STUD1 BEBAN KERJA PETUGAS DALAM KEGIATAN PENCATATAN

DAN PELAPORAN Dl PUSKESMAS WLlNGl DAN NGLEGOK

KABUPATEN BLITAR

Lestari Handayani, Bambang Wasito, Sulistiyawati, Siswanto'

ABSTACT
Recording and reporting (RR) program is one out of many activities that run in health center
(HC). Complain from the health manpower were still exist althought some revision of the RR
forms has been done. Hence, it was become the topic of this study. This study described the fact
at 2 HCs in Blitar that are Nglegok HC (with inpatient services) and Wlingi HC (without inpatient
semMce).
The study found that there are 135 recording forms and 87 reporting Iorms in HC which
cover the semces programs run by HC. The HC staffs spend 30% of their working hour in average
to do the RR. Most of the data came from the rural area wich collected by bidan desa" (midwives
who located in ruralarea) and then the HC staff did the data rec@tulation. The HC staffs complained
about the RR activities due to the complexity, ovedapping, inconsistency and the number of RR
forms. The obstacles for doing the RR is explored, and the study found some of them such as!he
high target to be reach, many program to be handled, limitation of the resource. The HC staffs
expected simple RR forms which cover only the important data needed by higher level (district
health oifice) while the rest will record and report according to the HC need.

Key words: recording and reporting; health centre

PENDAHULUAN serta meningkatkan kesehatan baik

individu rnauiun kelornpok rnasyarakat.
Kegiatan yang dilakukan puskesrnas
Dalarn melaksanakan kegiatan yang
meliputi kegiatan pelayanan pengobatan
diiaksanakan di puskesmas selalu
dan perawatan kepada rnasyarakat
disertai dengan kegiatan pencatatan
yang rnernbutuhkan. Disarnping itu
pelaporan. Kegiatan ini rnerupakan
puskesrnas rnernpunyai tugas untuk
rekarnan dari seluruh kegiatan
mernbina rnasyarakat di wilayahnya
puskesrnas yang dapat dirnanfaatkan
dalarn rnenjaga dan mernpertahankan
sebagai dokumentasi kegiatan, sebagai

Pusat Penelitian dan Pengembangan Pelayanandan Teknologi Kesehatan JI. lndrapura 17, Surabaya
 Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001:27-40
laporan pertanggungjawaban pelaksana-
an program, memonitor kegiatan, atau
sebagai penilaian kinerja puskesmas
(Bucharl Lapau dkk. 1987).
Sistem Pencatatan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2T P)
merupakan suatu sistem pencatatan dan
pelaporanyang diterapkandi puskesmas
secara nasional sejak tahun 1981 (Dinkes
Propinsi Jawa Timur, 1981). SP2TP
disadari telah memberikan beban
tambahan, serta kurang dirasakan
manfaatnya dalam menunjang
manajemen puskesmas. Telah
ditemukan beberapa kendala rendahnya
pemanfaatan SP2TP antara lain variabel
terlalu banyak dan lebih berorientasipada
kebutuhan tingkat pusat, hasil isian
SP2TP sulit dimengerti maknanya untuk
kepentingan lokal, umpan balik jarang
diberikan, seringnya permintaan laporan
khusus baik dari tingkat kabupaten,
propinsi maupun pusat, pedoman
pemanfaatan data SP2TP belum ada.
Oleh karena itu pada tahun 1996
dilakukan penyederhanaan SP2TP yang
lebih sesuai dengan kebutuhandi tingkat
operasional dilengkapi dengan Sistem
lnformasi Manajemen Puskesmasl
SlMPUS (Depkes, Buku I, 11, 111 1997).
Meskipun telah dilakukan
penyederhanaan SP2TP namun pada
kenyataannya keluhan tentang kegiatan
pencatatan dan pelaporan (PP) oleh
petugas puskesmas masih sering
dijumpai (Buchari Lapau dkk, 1987).
Petugas puskesmasmerasa kegiatan PP
memberatkan sedangkan manfaat dari
kegiatan tersebut kurang dirasakan. Yang
dipermasalahkan dalam penelitian ini
adalah seberapa jauh kegiatan PP
mengambil waktu kerja efektif petugas
puskesmas dan seberapa besar beban
serta kendala yang dihadapi.
TUJUAN PENELlTlAN
Secara umum penelitian ini bertujuan
untuk (1) mengkaji beban keja petugas
dalam melaksanakan kegiatan
pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas (SP2TP) serta pencatatan
pelaporanyang lain di tingkat puskesmas;
(2) mengkaji tentang jenis dokumen
pencatatan dan pelaporan yang
dikerjakan di tingkat puskesmas dan
(3) hambatan yang ditemukan dalam
pelaksanaan kegiatan pencatatan
pelaporan. Saran dari petugas pelaksana
pencatatan dan pelaporan ditampung
sebagai masukan bagi pihak pengambil
keputusan.
BAHAN DAN CARA
Penelitian ini merupakan suatu
penelitian deskriptif dengan lama
penelitian sembilan bulan dimulai pada
bulan Maret sampai Desember 2000.
Populasi penelitian adalah puskesmas
dengan pelayanan rawat jalan dan rawat
inap yang melayani masyarakat dengan
jumlah kunjungan bulanan yang cukup
tinggi. Sampel penelitian diambil secara
purposif yaitu 2 puskesmas di kabupaten
Blitar, satu puskesmas non perawatan
Studi Beban Kerja Petugas dalarn Kegiatan (1.estari Handayani eta0
(puskesrnasWlingi) dan satu puskesrnas
dengan perawatan (puskesrnas Nglegok)
dan dipilihkan dengan keadaan wilayah
dan status sosial ekonorni serta
kesehatan yang tidak jauh berbeda.
Variabel penelitian adalah beban
kerja pencatatan dan pelaporan, jenis
pencatatan dan pelaporan, alur/proses
pengisian laporan, harnbatan yang
dihadapi petugas puskesmas dalarn
rnelaksanakan tugas pencatatan
pelaporan dan saran yang disarnpaikan.
Data dikumpulkan dengan bantuan
kuesioner dan forrnulir isian serta buku
catatan harian yang digunakan untuk
rnernbantu dan rnernberi kernudahan
dalarn pengurnpulan data. Data tersebut
akan rnenggarnbarkanjurnlah jam dalarn
satu bulan yang dirnanfaatkan
oleh petugas puskesrnas dalarn
rnelaksanakan kegiatan utarna sesuai
tugas pokok dalarn struktur puskesrnas,
kegiatan tarnbahan dan kegiatan lain di
luar tugas puskesrnas. Data yang
diperoleh disusun secara deskriptif
dengan ditarnbah dengan rnasukan dari
petugas rnaupun kepala puskesmas
untuk rnendapatkan hasil yang lebih
konkrit,
HASlL PENELlTlAN & PEMBAHASAN
Kedua puskesrnas sarnpel penelitian
terletak dalarn wilayah kabupaten Blitar
yaitu puskesrnas Nglegok dan Wlingi.
Status kesehatan kedua wilayah ini tidak
jauh berbeda. Data tentang indikator
kesehatan di Nglegok dan Wlingi yaitu
IMR 17,53 perrnil & 24,l perrnil, MMR
0,94 perrnil & 0,71 perrnil, CDR
5,25perrnil & 6,12 perrnil. Wilayah
puskesrnas Nglegok terdiri dari
1 kelurahan dan 10 desa. Jenis
pelayanan di puskesrnas Nglegok selain
pelayanan rawat jalan juga rnerniliki unit
rawat inap dengan 13 ternpat tidur
perawatan dan 3 ternpat tidur untuk
persalinan serta merniliki 3 puskesrnas
pembantu dan 7 polindes serta
85 posyandu. Wilayah puskesrnas Wlingi
terdiri dari 5 kelurahan dan 1 1 desa.
Puskesrnas Wlingi hanya rnernberikan
pelayanan rawat jalan dengan fasilitas
lain berupa 4 puskesrnas pernbantu dan
1 1 polindes. Karena letaknya yang cukup
strategis dan rnerupakan kota kecarnatan
yang cukup rarnai, di wilayah Wlingi juga
terdapat fasilitas kesehatan lain yaitu
1 rurnah sakit, 1 rumah bersalin dan
4 klinik swasta.
Beban Kerja Petugas Puskesmas
Petugas puskesrnas yang
rnelakukan pelayanan langsung untuk
rnasyarakat (di luar petugas tata usaha)
banyak yang rnelaksanakan kegiatan
rangkap. Petugas puskesrnas Nglegok
yang melaksanakan tugas rangkap
antara lain Perawat Pustu rnerangkap
untuk semua kegiatan yang dilaksanakan
di pustu mulai kegiatan pembersihan
sarnpai dengan pelayanan pengobatan,
petugas loket rnerangkap P2M, petugas
sanitasi rnerangkap PKM, JPS BK dan
JPKM. Sedangkan untuk puskesrnas
Wlingi kegiatan yang dirangkap adalah
 Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40
petugas KIA merangkap BP pustu,
petugas BP merangkap bendahara
JPKM, retribusi barang, petugas BP
merangkap TB Paru dan kesehatan jiwa,
petugas BP pustu merangkap UKS dan
imunisasi, petugas PHN merangkap
program usila dan bendahara, petugas
UKS merangkap JPSBK.
Beban kerja untuk kegiatan
pencatatan dan pelaporan di puskesmas
Nglegok dan Wlingi bervariasi untuk
setiap jenis program. Waktu kerja efektif
(dihitung berdasar waktu yang benar-
benar dimanfaatkanuntuk melaksanakan
tugas puskesmas) yang digunakan
petugas puskesmas Nglegok untuk
melaksanakan tugas puskesmas secara
keseluruhan berkisar antara 5.91 0 menit
sampai 16.875 menit dengan rata-rata
8.324 menit per bulan (32 responden).
~hdangkanuntuk puskesmas Wlingi
berkisar antara 4.895 menit sampai
12.130 menit dengan rata-rata 8.01 0
menit per bulan (21 responden). Lebih
lengkapnya dapat dilihat tabel 1 dan 2.
Secara keseluruhan rata-rata
petugas di dua puskesmas penelitian
melaksanakantugas puskesmas selama
lebih dari 8.000 menit dalam satu bulan.
Bila dihitung seluruh jam kerja
seharusnya pada saat yang sama dengan
pencatatan waktu efektif studi ini (satu
bulan dengan 6 hari kerja per minggu, jam
kerja Senin sampai dengan Kamis pukul
07.00-14.00 dan Jum'at pukul 07.00-
11.OO serta Sabtu pukul 07.00-1 2.00)
rnaka ditemukan angka sebesar 10.140
menit. Dengan demikian dibandingkan
lama jam kej a efektif sesuai kenyataan
dengan lama jam kerja seharusnya
terdapat selisih sekiiar 2000 menit atau
33 jam 20 menit dalam sebulan, atau
dengan pengertian lain lama waktu
tersebut merupakanjam kerja yang tidak
termanfaatkan. Dengan melihat keadaan
tersebut, tampaknya efektifitas kerja
petugas puskesmas masih dapat
ditingkatkan dengan memaksimalkan
waktu kerja efektif.
Bila dilihat dari pemanfaatan jam
kerja yang digunakan untuk kegiatan
pencatatan, terlihat jauh lebih tinggi
dibandingkan untuk pelaporan. Kegiatan
pencatatan dilakukan oleh seluruh
petugas puskesmas yang terlibat dalam
suatu program puskesmas sedangkan
untuk menyusun laporan dikerjakan oleh
petugas tertentu saja. 8 orang (25%) staf
puskesmas Nglegok menggunakan
waktu efektif kurang dari 20%, 18 orang
(56,3%) memanfaatkan > 20-40%
sedangkan 6 orang (18.7%)
memanfaatkan lebih dari > 40% waktu
efektifnya untuk kegiatan pencatatan dan
pelaporan (PP). Sedangkan di
puskesmas Wlingi, 10 orang (47,7%)
petugas puskesmas melakukan kegiatan
PP yang proporsinya kurang dari 20%
dari seluruh jam kerja efektif. Sembilan
orang (42,8%) rnelakukan pekerjaan PP
dengan proporsi antara > 20-40%
sedangkan hanya 2 orang (9,5%) yang
proporsi beban kerja PP terhadap seluruh
jam kerja efektif sebesar lebih dari 40%
diantaranyatermasuk petugas loket yang
seluruh waktu efektifnya digunakan untuk
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (Lestari Handayani eta0

Tabel 1. Beban Kerja Petugas Puskesrnas untuk Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan (PP) dan
Kegiatan Non PP Selama Satu Bulan, Kecarnatan Nglegok - Blitar, Juli-Agustus 2000
 Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40

l a b e l 2 Beban Kerja Petugas Puskesmas untuk Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan (PP) dan
-
Kegiatan Non PP Selama Satu Bulan, Kecamatan Wlingi Blitar, Juli-Agustus 2000

Keterangan untuk tabel 1 dan 2:

1. Tempat tugastunit kerjalprogram yang ditangani.
2. Waktu (dalam menit) yang dimanfaatkan untuk melakukan tugas puskesmas.
3. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan pencatatan kegiatan puskesmas
dibandingkan dengan seluruh waktu efektif.
4. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan pelaporan kegiatan puskesmas
dibandingkan dengan seluruh waktu efektif.
5. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan
puskesmas dibandingkan dengan seluruh waktu efektif.
6. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan kegiatan puskesmas yang bukan (non)
pencatatan dan pelaporan dibandingkan dengan seluruh waktu efektif.
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (Lestari Handayani et al)
melakukan pencatatan dan pelaporan.
Secara rata-rata diketahui bahwa
kegiatan PP di puskesmas Nglegok dan
Wlingi mengambil waktu efektif petugas
sebesar 28,91 dan 25,46%.
Perlu diperhatikan dalam ha1 ini
adalah apakah penggunaan porsi waktu
untuk kegiatan PP tersebut memang
sudah proporsional dalam rangka
pelaksanaan tugas selaku fasilitas
pelayanan kesehatan. Penggunaan
waktu kerja untuk kegiatan PP
selayaknya dalam proporsi yang
seimbang dengan kegiatan pelayanan
untuk masyarakat yang merupakan tugas
utama puskesmas. Namun perlu diingat
pula bahwa selaku fasilitas milik
pemerintah tentu juga mempunyai
tanggung jawab dalam ha1 pelaporan, di
mana data dari pelaporan tersebut
sebenamya ditujukan antara lain untuk
dimanfaatkan dalam rangka peningkatan
manajemen puskesmas.
Jenls Dokumen Pencatatan dan
Pelaporan serta Proses Penyusunan
Pelaporan
Kegiatan PP dalam SP2TP telah
disederhanakan dan pengaturan lebih
rinci serta teknis tentang SP2TP diatur
dalam SIMPUS (Sistem lnformasi
Manajemen Puskesmas). Dalam
pedoman terbaru terdapat perubahan
pada beberapa formulir pelaporan yang
harus diisi oleh puskesmas. Dengan
demikian puskesmas hanya akan
dibebani oleh formulir pelaporan rutin
bulanan dan tahunan ditarnbah beberapa
laporan tambahan lain bila ada.
Diperoleh keterangan dari petugas
bahwa untuk pelaksanaan kegiatan PP,
petugas pemegang program puskesmas
sebagian pernah mendapat pelatihan
tetapi dikhususkan untuk setiap jenis
program bukan secara keseluruhan.
Sedangkan petugas SP2TP belum
mendapat pelatihan secara khusus namun
sudah menerima buku-buku pedoman
SP2TP dan SIMPUS sebagai acuan dalam
penyelenggaraan kegiatan PP.
Pada umumnya kegiatan pelaporan
oleh petugas SP2TP banyak dibantu oleh
petugas masing-masing program untuk
menyediakan data yang dibutuhkan.
Sumber data dokumen pelaporan di
puskesmas dilakukan dengan berdasar
pada dokumen pencatatan yang
dikerjakan sebagai kegiatan harian
ataupun mingguan atau bulanan petugas ,
program yang bersangkutan. Beberapa
pencatatan yang dibuat tidak
dimanfaatkan sebagai sumber pelaporan
tetapi dipersiapkan untuk memenuhi
kebutuhan data yang menunjang
peningkatan pelayanan kesehatan baik
lintas program ataupun lintas sektor yang
terkait dengan kesehatan, serta dalam
rangka penilaian kinerja puskesmas.
Petugas SP2TP mengumpulkan data dari
masing-masing program kemudian
digabungkan dengan beberapa data lain
dari luar puskesmas misalkan
kecamatan, BKKBN, Pertanian,
Depdikbud, PU dll. untuk disusun dalam
forrnulir pelaporan.
 Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40
Jenis dokurnen PP yang dikirirn ke
tingkat atas sangat bewariasi untuk setiap
jenis upaya pokok puskesmas.
Pencatatan dilakukan di registedkartu
status/formulir isian yang telah baku atau
di buku bantu yang disusun sendiri oleh
petugas. Pelaporan pada urnumnya
dilakukan dengan format yang sudah
baku dalam bentuk formulir isian. Dalarn
penelitian ini setelah dirangkurn untuk
kedua puskesrnas Nglegok dan Wlingi
diternukan 135 macarn pencatatan (lihat
tabel 3) yang berupa register, kartu status,
formulir isiankartu lain dan buku bantu.
Jumlah pencatatan ini dua kali lipat
dibandingkan jurnlah pencatatan
sehantsnya berdasarkan buku petunjuk
pengisian pencatatan SPPTP yaitu
TaBel 3. Jenis pencatatan dan pelaporan untuk setiap jenis upaya pokok puskesmas
1 kartu rekarn kesehatan keluarga,
16 kartu individu, 42 register atau total
59 rnacarn pencatatan.
Pelaporan dalam penelitian ini
diternukan sebanyak 87 formulir/jenis
pelaporan yang dibuat oleh petugas (lihat
tabel 3) sedang jumlah laporan yang
dikirirn ke Dinas Kesehatan tingkat I1
sebanyak 53 rnacarn terdiri dari 3 buah
laporan tahunan, 1 laporan sernesteran,
43 buah laporan bulanan, 2 laporan
rningguan, 1 laporan 2 rningguan,
3 laporantribulan. Hal ini oleh karena ada
beberapa laporan yang tidak dikirirn tetapi
dipersiapkan untuk penilaian puskesmas
atau keperluan lain. Sedangkan bila
dibandingkan dengan petunjuk SP2TP
ternyata pengiriman jurnlah pelaporan
Studi Beban Kerja Petugas dalarn Kegiatan (1.estari Handayani eta?
rutin bulanan hanya terdiri dari 4 macam
formulir saja yaitu formulir data kesakitan
(LBl), laporan pemakaian dan lembar
permintaan obat (LB2), gizi, KIA,
imunisasi dan pengamatam penyakit
(LB3), serta kegiatan puskesmas (LB4),
sedang laporan bulanan sentinel adalah
formulir data penyakit imunisasi, lspa dan
diare (LB-1S) dan KIA, gizi dan penyakit
akibat kerja (LB-2s). Laporan tersebut
belum termasuk laporan tahunan rutin
puskesmas yang terdiri dari LT-1 (data
dasar puskesrnas), LT-2 (data
kepegawaian) dan LT-3 (data peralatan).
Jumlah pelaporanyang ditemukan dalam
penelitian ini menjadi banyak antara lain
karena beberapa formulir dipecah-pecah
sesuai jenis program, meskipun begitu
masih banyak tambahan laporan yang
harus dibuat oleh petugas puskesmas.
Bila ditotal secara keseluruhan
terdapat lebih dari 200 macam
pencatatan dan pelaporan yang harus
dikerjakan oleh petugas puskesmas.
Selain banyaknya macam pencatatan
dan pelaporan rutin yang harus dibuat
puskesmas, adanya beberapa jenis PP
tambahan telah menarnbah jumlah PP
yang harus disusun. Besarnyajumlah dan
jenis PP layak untuk diperhatikan
mengingat terbatasnya jumlah petugas
puskesmas disamping beban kerja rata-
rata yang cukup tinggi dengan adanya
berbagai program yang harus
dilaksanakan.
Dari hasil wawancara, diperoleh
bahwa sebagian besar petugas
berpendapat bahwa kegiatan PP penting
untuk dikerjakan tetapi di satu sisi juga
merupakan beban tambahan serta
sebagian menganggap sebagai
pekerjaan yang sia-sia karena
manfaatnya secara langsung tidak
dirasakan. Pemanfaatandata puskesmas
sebagai bahan untuk pelaksanaan
manajemen puskesmas juga kurang
dirasakan oleh dokterrkepala puskesmas
oleh karena terbatasnya petugas yang
mampu menganalisis data.
Hambatan dan Saran dalarn
Pelaksanaan Kegiatan Pencatatan dan
Pelaporan
Hambatan yang dirasakan dalarn
melaksanakan kegiatan PP untuk
masing-masing pemegang program
disampaikan kepada peneliti dilengkapi
dengan hasil wawancara dengan dokterl
kepala puskesmas menghasilkan
informasi sebagai berikut:
a) Rata-rata petugas di puskesmas
terlibat di beberapa program pokok
puskesmas. Pada petugas yang
dianggap mampu maka semakin
tinggi beban kerja yang ditangani
terrnasuk untuk kegiatan PP.
b) Berdasar perkiraan dokter
puskesmas, kegiatan PP menyita
hampir 50 persen dari jam kerja
efektif khususnya yang rnempunyai
beban kerja tinggi seperti bidan desa
karena sumber data berasal dari
masing-masing wilayah desa.
Keterlambatan masuknya laporan
dari wilayah (desa) akan
mengganggu ketepatan waktu
penyelesaian laporan puskesmas.
 Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40
Beberapa jenis laporan tumpang
tindih satu dengan lainnya (Laporan
SIMPUS dan SP2TP), karena ada
beberapa item yang sama misalkan
pada LB3-KIA (SP2TP) dan
SIMPUS.
Pengelompokan umur tidak sama
antara formulir satu dengan yang lain
sehingga menyulitkan dan
menambah pekerjaan.
Laporan dan administrasi JPS-BK
terialu rumit, laporan harus dipilah-
pilah untuk setiap program, ditambah
lagi jumlah kunjungan pasien yang
memanfaatklan program JPS-BK
yang meningkat.
Kegiatan pelaporanpada akhir bulan
sering mengganggu tugas pokok
puskesmas.
Keterbatasan sarana berupa
formulir, komputerlmesin ketik, serta
sarana transportasi berupa
kendaraan ataupun biaya bensin
untuk melaksanakan kegiatan ke
masyarakat.
Format laporan berganti-
ganti sehingga membingungkan
sedangkan yang lama tidak dicabut.
Pengisian ICD untuk diagnosa
penyakit seringkali tidak tepat oleh
karena dalam pencatatan pada kartu
status pasien pada umumnya
petugas hanya mengisikan gejala
atau keluhan.
Pengelompokan penyakit ada yang
tidak masuk dalam standar.
Terlalu banyak formulir/kartu/
register yang harus diisi di BP.
I) Kurang umpan balik dari tingkat atas
(Dinas Kesehatan tingkat 11).
m) SDM untuk analisis data kurang
sehingga pemanfaatan data di
tingkat puskesmas kurang.
n) Adanya pasien dari luar wilayah
puskesmas.
o) Laporan bulanan PKL tidak sama
dengan LB4 kesing (SP2TP)
sehingga pencatatan yang dibuat
juga harus berbeda.
p) Untuk membuat laporan tahunan
tidak cukup dengan melihat data
kegiatan yang telah dicatat tapi hams
melihat dari instansi lain.
q) Beberapa target kegiatan tidak
mungkin dicapai dengan mengikuti
petunjuk pelaksanaan kegiatan misal
pada program UKS.
Saran yang diperoleh adalah:
a) Sistem pencatatan dan pelaporan
disusun lebih sederhana sehingga
tidak terjadi beberapa laporan yang
sama di beberapa formulir laporan.
(Salah satu saja SP2TP atau
SIMPUS).
b) Banyak laporan yang isinya sama
tetapi kemudian hams dibuat dalam
bentuk laporan yang berbeda-beda.
Puskesmas seharusnya hanya
mengeluarkan satu laporan yang
mencakup semua informasi
yang dibutuhkan dan bukannya
puskesmas hams memilah-milahnya
menjadi beberapa laporan sesuai
kebutuhan masing-masingbidang di
tingkat atas.
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (L.estari Handayani et a0
c) Formulir baru yang ditambahkan
untuk menggantikan yang lama
seharusnya diiringi dengan
penarikan formulir yang lama
sehingga tidak terjadi laporan yang
tumpang-tindih.
d) Formulir dicukupi sehingga tidak
harus menggandakan sendiri.
e) Laporan disamakan pengelompokan-
nya agar tiak rnenyulin.
Meskipun sebagian besar petugas
menyatakan bahwa pencatatan dan
pelaporan merupakan salah satu
kegiatan yang penting tetapi kesadaran
untuk menyampaikan data yang akurat
tampaknya masih kurang. Adanya target
dari Dinas kesehatan merupakan salah
satu pemicu petugas untuk memanipulasi
data. Hal ini juga diakui oleh dokter
puskesmas maupun petugas bahwa data
yang disajikan oleh puskesmas tidak
dapat dikatakan ketepatannya loo%,
namun selisihnya juga tidak terlalu besar
dibandingkan dengan angka yang
sebenarnya. Kenyataan tersebut tidak
selalu dapat digunakan sebagai cermin
rendahnya kinerja petugas oleh karena
ada beberapa kendala yang mungkin
menyertai dalam pelaksanaan kegiatan
PP. Sebagai contoh adanya kendala
untuk melakukan kegiatan sesuai
petunjuk pelaksanaan, seperti yang
dialami petugas UKS. Program UKS
mentargetkan jumlah kunjungan ke
sekolah-sekolah yang tidak mampu
dipenuhi oleh petugas karena banyaknya
jumlah sekolah di wilayah puskesmas.
Jumlah kunjungan yang seharusnya
dilakukan tidak seimbang dengan jumlah
hari efektif masuk sekolah yang tersedia
sedangkan tenaga puskesmas terbatas
jumlahnya. Hal ini masih ditambah
dengan adanya benturan waktu dengan
tugas untuk program yang lain sehingga
waktu petugas semakin sempit.
Umpan balik yang diperoleh dari
tingkat atas dirasakan kurang bermanfaat
untuk puskesmas oleh karena hanya
menekankan pada ketepatan waktu
penyerahan laporan dan pencapaian
target. Umpan balik yang menyangkut isi
laporan belum diberikan oleh tingkat yang
lebih atas sehingga puskesmas belum
merasakan manfaat dari SP2TP/
SIMPUS. Kenyataan ini senada dengan
pernyataan dari satu puskesmas di
Sumatera Barat (Rosmaini Rustam,
1986) yang menyatakan tidak menerima
umpan-balik dari tingkat yang lebih tinggi.
Oleh karena itu ha1 ini perlu menjadi
pemikiran bagi pemegang program di
tingkat kabupaten mengingat pentingnya
dukungan manajemen di tingkat
kabupaten dalam proses perencanaan
tingkat puskesmas.
Data puskesmas berupa register,
buku bantu, formulir pencatatan/
pelaporan, seharusnya merupakan
informasi yang dapat dipakai
menjalankan fungsi menejemen
puskesmas baik menyangkut
perencanaan, penggerakan maupun
fungsi pengendalian. (Ellen M Brooke
1976) menyatakan bahwa suatu register
dalam pelayanan kesehatan dapat
 Buletin Penelitian SisteIm Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40
dirnanfaatkan untuk perencanaan,
pelaksanaan dan penilaian pelayanan.
Pada kenyataannya, keadaan di
puskesrnas belurn rnernanfaatkan data
yang ada secara optimal. Hal ini antara
lain oleh karena adanya keterbatasan
kernarnpuan SDM (surnber daya
rnanusia) puskesrnas dalarn
rnenganalisis data yang ada.
Keluhan petugas tentang banyaknya
jenis pencatatan dan pelaporan, turnpang
tindih pelaporan, pengelornpokan yang
tidak konsisten, pernanfaatan yang tidak
dirasakan, perlu rnenjadi pertirnbangan
bagi usulan penyederhanaan baik
pencatatan dan pelaporan. SPPTP yang
sebenarnya telah direvisi dan
disederhanakan seharusnya segera
diterapkan dan tidak lagi banyak
ditarnbah dengan pencatatan dan
pelaporan lainnya. Kebutuhan data yang
belurn terpenuhi dalarn forrnulir SP2TP
baik untuk tingkat kabupaten, propinsi
atau pusat hendaknya ditarnbahkan
secukupnya saja dan bukan dengan cara
rnengulang-ulang formulir lama.
Adanya keluhan keterbatasansarana
untuk kegiatan pencatatandan pelaporan
seperti ketersediaanforrnulir, rnesin ketik,
adanya tugas rangkap dll. rnerupakan
suatu kendala yang perlu dipikirkan
pernecahannya. Hal ini perlu dikaitkan
dkgan pernanfaatan waMu kej a secara
efektif sehingga petugas rnarnpu
rnelaksanakan tugas pelayanan bagi
rnasyarakatdengan baik tanpa melupakan
kegiatan pencatatan dan pelaporan.
Pertirnbangan strategi pelaksanaan
kegiatan tentunya betbecia untuk rnasing-
rnasing puskesrnas sesuai dengan situasi
dan kondisi puskesrnas dan wilayah kerja
yang rnenjadi tanggung jawabnya.
Kenyataan yang dihasilkan oleh studi
ini dapat dijadikan surnber informasi untuk
rnernperbaiki penyelenggaraan SPPTP.
Perbaikan diharapkan akan rnernberikan
hasil informasiyang baik dan bermanfaat
guna rnernbantu rneningkatkan kualitas
rnanajernen puskesrnas. Peningkatan
kualitas pelayanan pernerintah di
berbagai bidang terrnasuk pelayanan
kesehatan sangat penting di era otonorni
daerah karena dapat rneningkatkan
efektifitas pernanfaatan puskesrnas
sehingga puskesrnas rnarnpu rnengelola
pelayanan yang diberikan dengan
rnernanfaatkan secara rnaksirnal
pendapatan yang diperoleh.
KESlMWLAN DAN SARAN
Pencatatan dan pelaporan di
puskesmas rnerupakan kegiatan yang
hasilnya seharusnya dapat rnenunjang
rnanajernen puskesrnas tetapi pada
kenyataannya belurn dirnanfaatkan
maksirnal dan hanya dirasakan sebagai
beban oleh petugas puskesrnas.
Keqiatan PP telah rnengarnbilporsi waMu
kerja efektif petugas puskesrnas
sebanyak harnpir 30%. Peningkatan
kinerja petugas dengan rneningkatkan
jurnlah jam kerja, pengaturanpembagian
tugas dan pernanfaatan sarana
yang tersedia diharapkan dapat
rnengefektifkan pernanfaatan waktu.
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (Lestari Handayani eta/)
Banyaknya jenis pencatatan dan
pelaporan di puskesrnas pada
kenyataannya jauh rnelebihijurnlah yang
seharusnya dibuat sebagairnana
petunjuk pada pedornan SIMPUS. Masih
banyak turnpang-tindih pencatatan dan
pelaporan, sefta berbagai buku bantu dan
pencatatan serta pelaporan tambahan
rnenjadikan kegiatan PP rnenjadi beban
yang cukup rnengganggu tugas pokok
mernberikan pelayanan kesehatan
kepada rnasyarakat.
Penyederhanaan bentuk pelaporan
sebenarnya sudah dilakukan oleh
Departernen Kesehatan narnun
tarnpaknya belurn diterapkan secara
rnenyeluruh sehingga masih banyak
saran untuk penyederhanaanpelaporan.
Revisi terhadap beberapa formulir
pencatatan dan pelaporan perlu
dipertirnbangkan. Format laporan
hendaknya tersusun dengan baik
terrnasuk konsistensinya sehingga
rnernudahkan pihak puskesrnas dan
dapat dipilah-pilah sendiri oleh setiap
bidang atau seksi di tingkat kabupaten,
propinsi atau pusat.
SP2TP belum mampu memberikan
inforrnasildata yang akurat oleh karena
adanya beberapa kendala agar ha1
tersebut tidak terjadi perlu ditekankan
kesadaran kepada petugas teniang
pentingnya data yang akurat sebagai
salah satu dasar dalam rnengelola suatu
fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk itu
disarankan agar pihak Dinas Kesehatan
tingkat kabupaten mernberikan 'feed
back' yang bermanfaat bagi puskesmas
khususnya bagi petugas yang terlibat
langsung dalarn suatu program.
DAFTAR PUSTAKA
Brooke, E.M. 1976. Penggunaan Register
pada Dewasa ini den pada Wakiu yang
akan Datang dalam Sistim lnformasi
Kesehatan. (terjemahan). Jakarta:
Depkes RI.
Departemen Kesehatan RI. 1997. Buku I.
Pedoman sistem infomsi manajemen
puskesmas. Jakarta: Direktorat
Jenderal Pembinaan Kesehatan
Masyarakat.
. 1997. Buku II, Seri A.
Batasan operasional SP2TP. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pembinaan
Kesehatan Masyarakat.
. 1997. Buku II. Seri B.
Petunjuk pengisian fonulirpencatatan
SP2TP. Jakarta: Direktorat Jenderal
Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
- . 1997. Buku II Seri D.
1. Kodifikasi Puskesmas, 2. Dafter
Tabulasi Dasar Penyakit, 3. lndeks Klas
Terapi, 4. Daffar Singkatan. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pembinaan
Kesehatan Masyarakat.
. 1997. Buku Ill. Petunjuk
Pengolahan dan Pemanfaatan Data
SP2TP. Jakarta: Direktorat Jenderal
Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
 Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40

1998. Pedoman Penyusunan . 1995. Sistem Pencatatan

Laporan Puskesmas tentang Morbiditas dan Pelaporan Terpadu Puskesmas.
(LB- 1 ) Berdasar Daftar Tabulasi Untuk Pelatihanpratugas dokfer/dohier
Morbiditas ICD- 10 dan Gejala Penyakit. gigi PTT. Jakarta: Pusat Pendidikandan
Jakarta: Dirjen Binkesmas, Yanmed, Latihan Pegawai.
PPM PLP.
Dinas Kesehatan Provinsi Dati I Jawa Timur.
------ . 1992. Pedoman 1981. Sistem Pencatatan dan
Perencanaan Tingkat Puskesmas Pelaporan Terpadu Puskesmas.
(Microplanning). Jakarta: Pusat Surabaya: Dinkes Prop. Dati I Jatim.
Pendidikan dan Latshan Pegawai.
Lapau Buchari, Achamad Djohari, Mymawati,
. 1997. Petunjuk pengisian Djoko Hartono. 1987. Pemanfaatan
fonnulirpelaporanSPZTP. Buku 11, Seri Data untuk Meningkatkan Kemampuan
C. Jakarta: Direktorat Jenderal Manajemen dalam Pelayanan
Pembinaan Kesehatan Masyarakat. Kesehatan di Tingkat Puskesmas.
Jakarta: Universitas Indonesia, Ford
Foundation, Unicef.