CHỨC NĂNG

Quy trình mua hàng

Cấu trúc tổ chức của phân hệ MM
Master data
Mô-đun quản lý vật liệu trong SAP bao gồm có nhiều thành phần chính và một số thành
phần phụ. Nổi bật nhất và được sử dụng rộng rãi là Master Data, Purchasing và Hàng tồn
kho Physical Inventory
Tất cả các thành phần này đều có các thành phần con mà những thành phần con này đóng
vai trò rất cần thiết trong các processes cụ thể và tất cả các quy trình thực hiện bằng cách
sử dụng các giao dịch transaction

Thành phần Purchasing thực hiện những công việc sau đây: 1. Mua hàng và dịch vụ ở bên
ngoài; 2. Xác định xem nguồn cung ứng cho yêu cầu mua hàng PR được sinh ra bởi hệ
thống kiểm soát và lập kế hoạch vật liệu MRP hoặc là phát sinh trực tiếp từ bộ phận mua
hàng ; 3. Giám sát và theo dõi việc giao hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
Purchasing bao gồm các document sau: PR, RFQ, Quotation, PO, contract là thỏa thuận
ràng buộc giữa bên mua và bên bán về việc cung cấp một sản phẩm nhất định trong
khoảng thời gian xác định, scheduling agreement là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán
mà bên giao hàng sẽ giao hàng dựa theo số lượng và ngày giao hàng dự kiến theo lịch
trình của bên mua.
Master Data là dữ liệu được sử dụng ở tất cả các giao dịch như mua hàng, bán hàng, sản
xuất, chuyển kho,…
Một số master data như

 Material master data

 Customer master data
 Vendor master data
 Pricing/conditions master data
 Warehouse management master data (storage bin master data)

Inventory management được sử dụng để quản lý hàng kho của công ty, dựa trên một số
giao dịch như Goods movement, GI, GR,…

 Movement type movement types are used for distinction how the goods will be
moved in our inventory. Để phân biệt việc ra vô hàng hóa trong kho như thế nào.
101 nhận hàng từ ncc hoặc từ bộ phận sản xuất, Movement type 311 to be used for
stock transfer from one storage location to another in one step.
 Movement type 601 for goods issue for outbound delivery

Cấu trúc tổ chức của phân hệ MM

Client: là cấp tổ chức cao nhất trên trong SAP ERP. Đại diện cho 1 doanh nghiệp, công ty
enterprise có có nhiều công ty con hoặc một công ty mà có nhiều chi nhánh.

Mỗi công ty con hoặc mỗi chi nhánh sẽ tượng trưng cho company code, company code là
một thực thể pháp lý hạch toán độc lập có báo cáo tài chính riêng.

1. Plant là đơn vị tổ chức thực hiện nhiều chức năng và liên quan đến nhiều quy trình.
Plant có các chức năng sau: là nơi để sản xuất sản phẩm và dv; là nơi lưu trữ hàng
hóa sau phân phối; là nơi lên kế hoạch sản xuất; nơi thực hiện hoạt động bảo trì và
 sửa chữa. Một plant có thể là công ty chính, công ty con, hoặc nhà máy, warehouse,
trung tâm phân phối, một trung tâm dịch vụ hoặc văn phòng, plant được chia ra làm 3
loại: Production Plant: Where the production facility available 2. Inventory Plant:
Where the stock of materials are managed 3. Maintenance Plant: Where the
maintenance of goods take place.
2. Sản xuất thì có nhà máy, bảo trì.
Công ty có nhiều văn phòng mỗi văn phòng thực hiện những chức năng khác nhau thì
là plant
Là nơi sản xuất, phân phối, bảo trì, xử lý trả hàng,đối với tập đoàn, có nhiều hoạt
động như
Storage location: là nơi lưu trữ vật lý, hay gọi là kho, chúng ta có các loại kho như
kho thành phẩm kho bán thành phẩm.
Mỗi Plant được chia thành đơn vị nhỏ hơn là Stor.Loc (kho). Việc nhập, xuất, tồn kho
của vật tư được thực hiện ở cấp Stor.Loc.
Mỗi storage location đại diện cho 1 kho lưu trữ vật lý, là nơi mà hàng hóa được lưu
trữ tại đó, kho sẽ được phân chia dựa trên thuộc tính của hàng hóa Raw Material
Storage Location, Finished Goods Storage Location, Spares Storage Location,
Returns Sales Storage Location, Temperature Controlled Storage Location, etc.
Purchasing org là đơn vị chịu trách nhiệm mua hàng và dịch vụ, thương lượng các
điều kiện mua hàng với nhà cung cấp.
Một bơ ọt có thể mua hàng cho nhiều company code khác nhau; một bơ ọt chịu trách
nhiệm mua hàng cho một company code hoặc là một bơ ọt chịu trách nhiệm mua
hàng cho một plant

Mối quan hệ của một client có nhiều company code nhưng một company code chỉ thuộc
về một client mà thôi
Một company code có 1 hoặc nhiều plant nhưng một plant chỉ thuộc về một cc
Một plant có nhiều storage location nhưng một storage location chỉ thuộc về một plant
Master Data
Phân hệ MM gồm các master data sau:
Vendor master data chứa tất cả thông tin cần thiết để giao dịch với nhà cung cấp bên
ngoài; được sử dụng bởi bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán; mỗi nhà cung cấp phải có
một master record; cách tạo material master và vendor
Material master data chứa tất cả các thông tin về nguyên vật liệu để công ty có thể
quản lý; dữ liệu về nguyên vật liệu được sử dụng bởi hầu hết các phân hệ trong hệ
thống SAP như SD, MM, PP, QM, Accounting/Controlling, PM plant maintance.
Purchasing Info Record chứa thông tin về một hàng hóa nào đó và nhà cung cấp hàng
hóa đó, nó giúp bộ phận mua hàng biết được một mặt hàng nào đó sẽ được bán bởi nhà
cung cấp nào với cái giá nào; mua hàng hoặc một nguyên vật từ một nhà cung cấp trong
khoảng thời gian cụ thể; cho phép xác định được ứng với một nhà cung cấp cụ thể nào đó
thì nhà cung cấp đó đã cung cấp những mặt hàng nào cho mình; hoặc là đối với một mặt
hàng cụ thể thì sẽ có những nhà cung cấp nào; khi một PO được tạo để mua một mặt hàng
nào đó của một ncc bất kì ra thì PIR sẽ refer giá của mặt hàng tương ứng vs nhà cc đó;
PIR chứa các dữ liệu về giá và conditions mua hàng (chiết khấu hoặc chi phí cố định,…)
PIR có thể phát sinh tự động bởi Quotation và PO và tạo thủ công; có 4 loại PIR: standard
và gia công
Quy trình

Requirement: xác định nhu cầu nguyên vật liệu; nhu cầu nguyên vật liệu được xác định
bởi bộ phận mua hàng hoặc được xác định thông qua MRP, MRP giúp xác định được là
cần phải mua gì, mua bao nhiêu và mua khi nào.
MRP is a system function to determine the material requirements on both the material and
BoM level. A BoM (Bill of Materials) is a list of components and subcomponents a single
material is consisting of.

Source Determination

The Purchasing component helps you identify potential sources of

supply based on past orders and existing longer-term purchase agreements.
This speeds the process of creating requests for quotation (RFQs), which
can be sent to vendors electronically via SAP EDI, if desired.

Purchase Requisition là một chứng từ nội bộ yêu cầu bộ phận mua hàng mua
hàng hóa hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian cụ thể.

Được tạo tự động hoặc được tạo thủ công

Chọn nhà cung ứng

Có nhiều cách để bộ phận mua hàng xác định được nhà cung ứng thích hợp:
một là nguôn cung ứng nội bộ, 2 là nguồn cung ứng bên ngoài. Nếu chọn
nguồn cung từ bên ngoài thì sẽ xác định thông qua source list hoặc thông qua
outline agreement (contract hoặc Scheduling agreement)

Menu path: Logistics > Materials Management > Purchasing > Purchase
Requisition > Create

T-code: ME51N

Nhập loại chứng từ

Check vào dòng determination để hệ thống tự phát sinh ra nhà cung cấp đã
có giao dịch hàng hóa đó rồi

Các nguồn cung ứng mà hệ thống xem xét đề xuất bao gồm:
Nhà cung cấp độc quyền khai báo từ source list.
Hợp đồng (contract) đã khai báo trên hệ thống.
Dữ liệu giá mua được phê duyệt và khai báo vào info record.

Dữ liệu đơn hàng đã giao dịch trong quá khứ.

Yêu cầu báo giá RFQ:

Quotations are requests for vendors to provide us information about their best
prices, terms and conditions, schedule of deliveries and other information in
order to select the best source for our procurement needs.

Báo giá là yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp cho chúng tôi thông tin về giá
cả, điều khoản và điều kiện tốt nhất của họ, lịch giao hàng và thông tin khác
để chọn nguồn tốt nhất cho nhu cầu mua sắm của chúng tôi.

Là yêu cầu được gởi đến nhà cung cấp bởi bộ phận mua hàng để yêu cầu
nhà cung cấp cung thông tin về giá cả điều khoản mua hàng hoặc kế hoạch
giao hàng của một hàng hóa dv cụ thể.

Được tạo ra bằng 2 cách là tạo thủ công hoặc tự động. Sau đây là màn hình
được tạo thủ công

Logistics ⇒ Materials Management ⇒ Purchasing ⇒ RFQ/Quotation ⇒

Request for Quotation ⇒ Create

TCode: ME41
Đây là màn hình Create RFQ: Header data

Như ta đã biết một yêu cầu báo giá có rất nhiều bảng báo giá cho nó nên để
gom hết được tất cả các báo giá cho một RQF thì chúng ta sử dụng Coll. No

Provide the name of the material, quantity of material, material group, and
quotation deadline date.
Provide the quantity and delivery date for the material.

Tại màn hình Item Overview, Click để chọn Vendor (hoặc F2)
Provide the vendor address (street number, city, country, pin code) to which
you are addressing the RFQ. Click on Save. A new Request for Quotation will be
created.

Sau khi đã có tất cả các nhà cung cấp rồi thì chúng ta bắt đầu so sánh giá
giữa các nhà cung cấp

T-code: ME49