REPORT 1.

1
Duration: 16 – 17/12/2019
By: NhuLNK
I. SAP 4/HANA Overview
1. SAP 4/HANA Overview
Trong SAP bao gồm rất nhiều phân hệ (module) khác nhau nhưng được chia làm hai loại lớn là:
- Technical SAP Modules (ABAP, BI,…)
- Functional SAP Modules (FI, CO, MM,…)
Một số các Functional Modules được triển khai phổ biến:

2. MM Overview
- SAP MM (SAP Material Management) là một trong những modules thuộc mảng Logistics, hỗ trợ quản
lý các hoạt động thu mua (procurement) của một Doanh nghiệp.
- SAP MM bao gồm nhiều sub-modules, nhưng nổi bật và được sử dụng rộng rãi là Master Data,
Procurement Process, Inventory Management và Invoice Verification.
II. Organizational Structure
1. Definition

Client

Company Company
Code 01 Code 02

Plant 01 Plant 02 Plant 03

Purchasing
Storage Storage Storage
Organization/
Location 01 Location 02 Location 03
Purchasing Group

Org. Structure (cấu trúc tổ chức) trong MM thể hiện cấu trúc thực tế của một doanh nghiệp (enterprise
structure). Org Structure bao gồm các cấp độ tổ chức như sau:
- Client (Tổ hợp/ Corporate Group):
+ Là cấp độ cao nhất trong hệ thống SAP.
+ Dữ liệu mà được maintained ở Client Level sẽ valid cho toàn bộ các cấp dưới.
+ User cần phải nhập mã Client lúc đăng nhập vào hệ thống SAP.
- Company Code (Pháp nhân/ Công ty độc lập):
+ Trong Client, một Company Code sẽ là một pháp nhân độc lập.
+ Có báo cáo P&L và Balance Sheet của riêng nó.
+ Trong một Client có thể có nhiều Company Codes.
- Plant có thể hiểu với nhiều khái niệm khác nhau trong một Company Code nơi mà có hoạt động kinh
doanh diễn ra như là chi nhánh, nhà máy sản xuất, trung tâm phân phối, văn phòng đại diện,
headquater,…
- Storage Location:
+ Là nơi lưu trữ hàng hóa.
+ Một Plant có thể có nhiều Storage Location.
- Purchasing Organization:
+ Là một đơn vị tổ chức dưới Client, Company Code hoặc Plant mà chịu trách nhiệm cho các hoạt động
thu mua bên ngoài (external procurement).
+ Có hai kiểu Pur. Org. là centralized (client level) và decentralized.
- Purchasing Group là một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện các procurement
activities nhất định trong một Pur. Org.
 2. Define Organizational Structure in SAP
2.1. Define Client:
Client được tạo mới trong SAP Basis.
2.2. Define Company:
Company là đơn vị tổ chức gần cao nhất (sau Client). Một Company có thể có nhiều Company Codes. Trong SAP, tạo
Company là không bắt buộc (optional).
Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Definition ⇒ Financial Accounting ⇒ Define Company
Tcode OX15

Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền các thông tin cần thiết (các trường thông tin cần thiết: Company, Company Name & Country) ⇒ Nhấn Save.
Lưu ý: Company Name điền tối đa 30 ký tự.
Step 3: Sau khi nhấn Save màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Prompt for Customizing Request” ⇒ Chọn Create Request.

Điền Short Description ⇒ Nhấn Save ⇒ Nhấn Continue.

 2.3. Define Company Code:
Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Definition ⇒ Financial Accounting ⇒ Edit, Copy, Delete, Check Company Code
Tcode OX02

Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền các thông tin cần thiết (các trường thông tin cần thiết: Company Code, Company Name, Country & Currency)
⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing Request.
Lưu ý:
- Company Code đặt mã bốn chữ cái hoặc số (uniquely in the Client).
- Company Name điền tối đa 25 ký tự
 2.4. Define Plant:
Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Definition ⇒ Logistic General ⇒ Define, Copy, Delete check plant
Tcode OX10

Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền các thông tin cần thiết (các trường thông tin cần thiết: Plant & Name) ⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing
Request.
Lưu ý:

- Plant đặt mã bốn chữ cái hoặc số (uniquely in the Client).

- Name 1 & Name 2 điền tối đa 30 ký tự.

- Phải maintain trường Address của Plant nếu không lúc tạo PR & PO sẽ bị lỗi tìm kiếm.

2.5. Define Storage Location:

Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Definition ⇒ Materials Management ⇒ Maintain Storage Location
Tcode OX09
Step 1: Điền Plant mà muốn tạo Storage Location.

Step 2: Chọn New Entries icon.

Step 3: Điền các thông tin cần thiết (các trường thông tin cần thiết: SLoc & Description) ⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing
Request.
Lưu ý:

- SLoc đặt mã bốn chữ cái hoặc số (uniquely in the Plant).

- Description điền tối đa 16 ký tự.

 2.6. Define Purchasing Organization:
Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Definition ⇒ Materials Management ⇒ Maintain Purchasing Organization
Tcode OX08

Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền các thông tin cần thiết (các trường thông tin cần thiết: Purch. Organization & Purch. Org. Description) ⇒ Nhấn
Save ⇒ Create Customizing Request.
Lưu ý: Description điền tối đa 20 ký tự.
 2.7. Define Purchasing Group:
Path IMG ⇒ Materials Management ⇒ Purchasing ⇒ Create Purchasing Group
Tcode OME4
Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền các thông tin cần thiết (các trường thông tin cần thiết: Purchasing Group & Desc. Pur. Group) ⇒ Nhấn Save ⇒
Create Customizing Request.
Lưu ý:

- Purchasing Group đặt mã 3 chữ cái hoặc số.

- Description điền tối đa 18 ký tự.

3. Assign Organizational Units in SAP
Tất cả những đơn vị tổ chức đều được liên kết với nhau thành một cấu trúc tổ chức dựa trên cấu trúc thực
tế của Doanh nghiệp. Để hình thành mối quan hệ giữa những level này, chúng ta phải thực hiện assign trên
SAP. Trong số các Assignments trên SAP, có 4 assignments cơ bản sau:
- Plant to company code
- Purchasing organization to company code
- Purchasing organization to plant
 - Standard purchasing organization to plant
3.1. Assign plant to company code:
Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Assignment ⇒ Assign Plant to Company Code
Tcode OX18

Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền tên Company Code và Plant ⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing Request.

3.2. Assign Purchasing Organization to Company Code:

Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Assignment ⇒ Materials Management ⇒ Assign Purchasing Organization to
Company Code
Tcode OX01
 Tại màn hình Assign Pur. Org. to Company Code, chúng ta có thể thấy một bảng danh sách các Pur. Org. ⇒ Assign
Company Code cho Pur. Org. hoặc thay đổi Company Code của Pur. Org. ⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing Request.

3.3. Assign Purchasing Organization to Plant:

Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Assignment ⇒ Materials Management ⇒ Assign Purchasing organization to Plant
Tcode OX17

Step 1: Chọn New Entries icon.

Step 2: Điền tên Pur. Org. và Plant ⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing Request.

Lưu ý: Nếu một Pur. Org. chịu trách nhiệm process procurement cho tất cả các Plants trong một Company Code, thì chỉ
assign Pur. Org. to Company Code là không đủ. Phải luôn luôn assign tới các Plants mà Pur. Org thực hiện procurement.
 3.4. Assign Standard Purchasing Organization to Plant:
Standard Pur. Org. là Pur. Org. mặc định. Chúng ta assign Standard Pur. Org. to Plant khi chúng ta muốn một Pur.
Org. mặc định cho Plant đó.
Path IMG ⇒ Enterprise Structure ⇒ Assignment ⇒ Materials Management ⇒ Assign Purchasing organization to Plant
Tcode N/A

Tại màn hình Assign Standard Purchasing Organization to Plant, chúng ta có thể thấy một bảng danh sách các Plant
⇒ Assign Pur. Org. mặc định cho Plant hoặc thay đổi Pur. Org. mặc định của Plant ⇒ Nhấn Save ⇒ Create Customizing
Request.

CHÚ Ý: Purchasing Group chỉ sử dụng cho mục đích báo cáo nội bộ (internal reporting) nên sẽ không assign cho bất kỳ
organizational levels nào, nhưng có thể được assigned cho Material khi tạo Material Master tại Purchasing View.
III. Master Data
1. Definition
- Master Data là những bản ghi dữ liệu được lưu trữ trong database một khoảng thời gian dài và
thường xuyên được sử dụng.
- Master Data là không thay đổi theo thời gian (có thể update khi có nhu cầu).
- 3 loại Master Data quan trọng nhất trong procurement process:
+ Material Master Data
+ Vendor Master Data
+ Purchasing Info Record
2. Material Master Data

2.1. Overview:

- Material Master Data bao gồm các thông tin về hàng hóa mà Công ty thu mua, sản xuất, lưu kho, hoặc bán.

- Vì trong một Doanh nghiệp có các phòng ban khác nhau và mỗi phòng ban lại sử dụng một vài loại hàng hóa
nhất định nên họ sẽ nhập thông tin khác nhau dựa trên hàng hóa của họ. Vì vậy, mỗi phòng ban sẽ có View
của riêng mình khi tạo Material Master Data.

- Màn hình nhập liệu Material Master Data được chia làm 2 loại:

+ Main Data: thông tin cơ bản (đơn vị đo, cân nặng,…)

+ Additional Data: thông tin thêm như là diễn giải ngắn về hàng hóa, tiền tệ,…

- Liên quan đến Material Master Data, có 4 khái niệm cần chú ý:

+ Material Types: Hàng hóa có chung đặc điểm cơ bản được nhóm lại với nhau và được gán cho một
Material Type. Việc này giúp phân biệt hàng hóa và cho phép Công ty quản lý hàng hóa khác nhau một cách
có hệ thống. VD: Raw Material, Finished Products,…

+ Material Groups: Nhóm hàng hóa có phạm vi rộng hơn loại hàng hóa (Material Type). VD: Công ty có
một số hàng hóa cần phải đóng gói (loại hàng hóa có thể là Đồ điện hoặc Thực phẩm), và Công ty có thể
nhóm các loại hàng hóa đó thành một Material Group là “Nhóm hàng hóa đóng gói”.

+ Number Range: Khi chúng ta tạo một Material Master Data, mỗi hàng hóa sẽ được ghi nhận bởi một mã
duy nhất (Mã hàng hóa – Material Number) theo 2 cách: External – user tự nhập (chữ cái hoặc số) và phải
unique, và Internal – hệ thống tự generate.

+ Industry Sector: Là trường thông tin cần xác định lúc tạo Material Master Data và không thể thay đổi
sau khi Material Master Data được tạo.
 2.2. Create Material Master Data:

Điền thông tin cơ Điền thông tin Màn hình hiển

Chọn Views
bản của hàng hóa Org. Levels thị

Path Logistics ⇒ Materials Management ⇒ Material Master ⇒ Material ⇒ Create Material

Tcode MM01

Step 1: Điền các trường thông tin bắt buộc (Material – nếu là external number assignment, Industry Sector & Material
Type) ⇒ Select Views
Step 2: Lựa chọn Views mà chúng ta cần tạo cho hàng hóa ⇒ Chọn Org. Levels ⇒ Điền thông tin trong Org. Level (nếu có).
Step 3: Điền các thông tin bắt buộc trong View(s) đã chọn ⇒ Save.

Lưu ý: Description trong Basic Data View điền tối đa 40 ký tự.

 3. Vendor Master Data

3.1. Overview:

- Vendor Master Data là các thông tin về nhà cung cấp (tên NCC, địa chỉ,…) mà Công ty mua hàng hoặc bán
hàng.

- Dữ liệu của Vendor Master Data có thể chia làm 3 loại:

+ General Data: được maintained tại Client Level và valid cho toàn bộ các level tổ chức (địa chỉ, thông tin
ngân hàng,…).

+ Accounting Data: được maintained tại Company Code Level và valid cho toàn bộ Plants thuộc Company
Code đó (số liệu tại các tài khoản đối chiếu – reconciliation accounts, phương thức thanh toán,…).

+ Purchasing Data: được maintained tại Pur. Org. Level (đơn vị tiền tệ của PO, các quy tắc thương mại quốc
tế (Incoterms),…).

- Vendor Master Data có thể được maintained tập trung (tất cả dữ liệu được maintained cùng nhau), hoặc phân
tán (các phòng ban có liên quan sẽ maintain dữ liệu của riêng họ). VD: nếu nhân sự của phòng Mua Hàng chỉ
được phân quyền vào một số Tcode General Data thì họ chỉ có thể maintain các dữ liệu như là địa chỉ NCC,
thông tin ngân hàng,… Và Kế toán viên sẽ nhập dữ liệu thanh toán.

- Liên quan đến Vendor Master Data, có 2 khái niệm cần chú ý:

+ Vendor Account Group: Các NCC có đặc điểm giống nhau sẽ được nhóm lại với nhau và được đặt trong
một danh mục. VD: tất cả các NCC trong nước có thể được đặt dưới một Vendor Account Group.

+ Number Range: Khi chúng ta tạo một Vendor Master Data, mỗi NCC sẽ được ghi nhận bởi một mã duy
nhất (Mã NCC – Vendor Number) theo 2 cách: External – user tự nhập (chữ cái hoặc số) và phải unique, và
Internal – hệ thống tự generate.

3.2. Create Vendor Master Data:

Path N/A
Tcode BP

Step 1: Chọn Organization.

Step 2: Điền các thông tin cần thiết (Business Partner – Mã NCC (mã tự sinh – internally hoặc nhập tay – externally), Create
in BP role – NCC hay khách hàng?, Grouping, Address, Language…) ⇒ Chọn Purchasing.

Lưu ý: Name điền tối đa 40 ký tự.

Step 3: Chọn Pur. Org. ⇒ Enter ⇒ Điền Order Currency ⇒ Save.

4. Purchasing Info Record:

- Dữ liệu hàng hóa và NCC được lưu lại cùng trong một bản ghi được gọi là bản ghi thông tin mua hàng
(Purchase Info Record).
- Purchase Info Record có thể được maintained ở Plant Level hoặc Pur. Org. Level.