Name in Vietnamese

1 Giấy phép kinh doanh

Các văn bản luật/Compliance with law

2 Đăng ký thuế
3 Giấy phép đầu tư
4 Mặt bằng nhà máy
5 Giới thiệu về nhà máy

6 Hồ sơ nhân viên bao gồm hợp đồng lao động

7 Hồ sơ tuyển dụng
Nội quy lao động- Đăng ký và phê duyệt của
8
SLĐTBXH
9 Quy trình lưu giữ và quản lý hồ sơ
Hồ sơ các nhà thầu phụ (Hợp Đồng/thỏa
10
thuận/Danh sách các nhà thầu)
11 Chính sách quản lý môi trường
12 Kế hoạch quản lý môi trường
13 Hồ sơ quản lý môi trường
Danh mục hóa chất độc hại/Bảng dữ liệu an
14
toàn hóa chất
Quy trình xử lý hóa chất & Lưu kho hóa
15
chất
Quy trình thông báo và ứng phó với sự cố
16
tràn hóa chất
Kế hoạch ứng phó khẩn cấp/Quy trình thông
sơ quản lý môi trường/Environment management record

17 báo với cộng đồng địa phương khi có sự cố

môi trường
Đăng ký chủ nguồn thải nguy hại với cơ
18
quan chức năng của địa phương
Quy trình xử lý rác thải/Hồ sơ xử lý các loại
rác thải(chứng từ, hợp đồng với cơ quan
19 chức năng xử lý vận chyển các loại rác thải/
sổ theo dõi và quản lý các loại rác thải tại
nguồn)
20 Giấy phép xả thải
21 Quy trình xả và xử lý nước thải
22 báo cáo kiểm tra nước thải hàng quý
23 Giấp phép khai thác nước ngầm
 Hồ sơ quản lý môi trường
Hồ sơ đào tạo công nhân cách sử dụng, xử
24 lý, phân loại và làm sạch hóa chất khi bi
chảy tràn

Hồ sơ đào tạo công nhân cách ứng phó khi

25
hóa chất chảy tràn hoặc có sự cố môi trường

26 Báo cáo kiểm định môi trường hàng năm

Danh mục các loại máy móc sử dụng trong
27
nhà máy
Kế hoạch bảo trì máy móc hàng năm và quy
28
trình kiểm định

29 Quy Trình bảo dưỡng và sửa chữa máy móc

Hồ sơ kiểm định/bảo trì và sửa chữa máy

30
móc
31 Bảng công lương của 06 tháng gần nhất
Thang bảng lương(đăng ký và phê duyệt của
32
sở LĐTBXH)
33 Chính sách lương, thêm giờ
34 Chính sách tăng ca, tự nguyện tăng ca
35 Sổ tay nhân viên
Các chính sách, quy định của công ty về chế
36
độ, phúc lợi
Danh sách nhân viên mới tuyển dụng 04
37
tháng gần nhất
38 Danh sách công nhân trẻ (nếu có)
Danh sách phụ nữ có thai (7 tháng trở lên và
39
nuôi con nhỏ 1 năm trở xuống)
Danh sách theo dõi khám thai và thanh toán
40
chế độ khám thai
41 Phiếu lương chi tiết
42 Chi tiết lương sản phẩm
43 Hồ sơ sản xuất
44 Quy trình và chính sách nghỉ phép
45 Kế hoạc nghỉ phép năm
Thống kê theo dõi phép năm,chi trả phép
46
hàng năm và khi nghỉ việc
lao động/ Labor
lao động/ Labor 47
Thông báo đối chiếu với cơ quan bảo hiểm 6
tháng gần nhất

Thanh toán chi trả ốm đau thai sản, khám

thai… tới người lao động (ủy nhiệm chi,
48
thông báo chuyển tiền, chứng từ chi trả tiền
cho người lao động)
49 Chính sách, quy trình và hồ sơ nghỉ việc
50 Quy trình kỷ luật
51 Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động
52 Quy trình sa thải

Quy trình phản hồi thông tin, Các cuộc họp

với công đoàn, đại diện công nhân hàng
53 tháng/quý… giải quyết các khiếu nại, thắc
mắc của công nhân, hồ sơ, biên bản record
lại các vấn đề và các biện pháp giải quyết

Quy trình, chính sách tuyển dụng, quy trình

54
xác định độ tuổi
Hồ sơ đào tạo công nhân mới, công nhân
đang làm việc tại nhà máy về an toàn vệ sinh
55 lao động / phổ biến về chế độ chính sách
lương thưởng, phúc lợi và các quy định của
công Ty, quy trình thực hiện
Thành lập BCH công đoàn/các hoạt động
56
công đoàn trong công ty

Sổ theo dõi tai nạn lao động, biên bản tai

57
nạn, báo cáo tai nạn lao động

58 Quy trình xử lý tai nạn lao động nhẹ/nặng

Biên bản/ảnh chụp tổ chức diễn tập phương
59 án chữa cháy, cho công nhân chạy thoát
hiểm lần/năm
rking condition
 Hồ sơ PCCC: Biên bản kiểm tra hệ thống
PCCC của công an PCCC, kiểm tra hệ thống
chống sét hàng năm, danh sách đội ngũ
60 PCCC, đào tạo về PCCC cho đội PCCC cơ
sở, hình ảnh, chứng chỉ đào tạo. Sổ theo dõi
Điều kiện làm việc/Working condition

kiểm tra chuông báo cháy, đèn thoát hiểm

khẩn cấp.

Đội ngũ sơ cứu (danh sách đội sơ cứu, giấy

61 chứng nhận, hình ảnh cho buổi tập huấn sơ
cấp cứu)
Kiểm định máy nén khí/nồi hơi/thang
62
máy/xe nâng/đường ống dẫn hơi
Bằng cấp, chứng chỉ của thợ vận hành nồi
63
hơi, máy nén khí, thanh máy/xe nâng

Chính sách và quy định về cấp phát và sử

dụng Bảo hộ lao động/kế hoạch hàng năm ,
64
hồ sơ quản lý, cấp phát bảo hộ lao động/ hồ
sơ đào tạo công nhân về việc sử dụng BHLĐ

65 Kiểm tra nước uống định kỳ 3 tháng 1 lần

Khám sức khỏe hàng năm cho người lao
66
động
67 Danh sách nhân viên nhà ăn

68 Chứng nhận bếp ăn đạt tiêu chuẩn VSATTP

Hợp đồng với các nhà cung cấp thực

69
phẩm/nguồn lấy thực phẩm.
Name in English
Business licenses
Tax registration
Business permit
Factory layout
Factory profile

Employee profile including labor contract

Employment eligibility records

Internal regulation and the approval by local authority

Recordkeeping procedures

Subcontract records (contracts/Agreements/Sub-cons list):

Environmental management policy

Environmental management plan(EMP)
Environment management record (EMR):

List of hazardous substances/MSDS

Chemical Handling procedures & Storage

Procedures for reporting and responding to chemical spills

Emergency response plan/Procedures for Notifying Local

Community for environmental accidents

Registration for hazardous waste to local authority

Procedures for disposing waste/kinds of waste disposal

records(Records, contracts with relevant parties to dispose
and transport kinds of waste, waste monitoring logbook)

Wastewater discharge permit

Procedures for discharge wastewater
Quarterly Wastewater monitoring report
Permit for exploiting natural resource water
Workers training records on chemical use, handling,
disposal and spill clean up

Workers training records on how to properly respond in the

event of a spill or environmental emergency

Annual Environment inspection record

Machinery list

Plan for machine inspection/maintenance and repairing

yearly

Machine inspection/maintenance and repairing procedure

Inspection & Maintenance/repairing Records

Payroll & time attendance of the nearest 06 months

Wage scale & the Approval by local authority

Wage policy and OT policy and procedure

OT voluntary agreement
Employee handbook

Company regulations, policies on bnefits

List of newcomers of the nearest 04 months

List of young worker(if any)

List of pregnant & breastfeeding women

prenatal check records

Wage statement pay /pay slip

Piece rate record
Production records
Leave policy & procedure
Plan for annual leave

Leave records and resignation &yearly payment

Insurance records with the nearest 6 months (monthly
Insurance contribution, declaration of employee increase,
decrease.. bank transfer…

Maternity and sick leave payment records

Policy and procedure and records of resignation

disciplinary
termination
dismissal

Grievance procedure and records

Recruitment policy, procedure/Age verification document

Workers training records/communication (on labor)

Decision for trade union foundation, Union activity records

Accident records: logbook, accident minutes and accident

reports to local authority every 6 month, procedure for light

Serious accidents

emergency and exit light inspection records on regular

basis, evacuation drill log twice per year
Fire fighting records: Inspection records by local fire police,
Certificate for FF system at the factory, annual anti-
lightening inspection, fire team training records (fire team
list, training minute/pictures for training, certificate after
training), fire alarm

First aid team record (First aid team list, training by

functional medical center, certificate after training, minute
& pictures for training)
Inspection of boilers/Compressors/elevators/forklifts/steam
pipes
Certificates of operators for
boilers/Compressor/elevators/forklifts

PPE records: Distribution/training(((Thông tư 04/2014/TT-

BLDTBXH, Điều 5)))

Portable water test every 03 month

Annual medical check up for workers

Staff list

Canteen: Certificate

contract with food suppliers/food sourcing