Lesson 6.

Computers

- access (v) truy cập, tiếp cận

(n) quyền truy cập
accessible (a)
- allocate (v) phân bổ
allocation (n)
allocated (a)
- designate (v) bổ nhiệm
- be compatible with: tương thích với
- delete (v) = remove: xóa
- display (v) hiển thị
- duplicate (v) sao chép
(n) bản sao
duplication (n)
- failure (n) sự thất bại + to Vo
fail (v) + to Vo
fallible (a)
- figure out (v) = understand: hiểu ra
- ignore (v) phớt lờ
ignorance (n)
ignored (v)
- search (n) = investigation: điều tra
(v) = look for: tìm kiếm
- shut down (v) = turn off: tắt (máy)
- warning (n) cảnh báo; alert to danger: báo động nguy hiểm
(a)
warn (v) + sb + to V o

12
 When I try to shut down my computer,
a warningpops up that says “Low Memory.”
From there, I can’t figure out what to do.
The computer won’t let me access any of
my files, so I can’t search for those that I
could delete. I’ve already deleted all of my
duplicate files, and I can’t believe that my
remaining files are using up so much
memory. I’d be happy to ignore the
computer’s warning, but I have no option,
since the displayis frozen on this message.
Do you think I’ve failed to understand
something about the operations of this
computer? If you can, would you please
allocate a few minutes in your busy
schedule to help me solve this dilemma?
As I said before, I’m sure that my software
is compatible and is not the source of this
problem.
dilemma /daɪˈlem.ə/ (n)
13
Khi tôi cố gắng để tắt máy tính của
tôi, một thanh bật mởcảnh báo nói là "Bộ
nhớ Thấp". Từ đó, tôi không thể hiểu ralàm
cái gì. Máy tính sẽ không cho phép tôi truy
cập bất kì tập tin nào của tôi, vì vậy tôi
không thể tìm kiếm những cái mà tôi có thể
xóa. Tôi đã xóa tất cả các tập tin trùng lặp
của tôi, và tôi không thể tin rằng các tập tin
còn lại của tôi đang sử dụng quá nhiều bộ
nhớ. Tôi sẽ hạnh phúc để phớt lờ cảnh báo
của máy tính, nhưng tôi không có lựa chọn,
bởi vìviệc hiển thịbị đóng băngtrên thông
báo này. Bạn có nghĩ rằng tôi đã khônghiểu
được điều gì đó về các hoạt động của máy
tính này? Nếu bạn có thể, bạn vui lòng dành
một vài phút trong lịch trình bận rộn của bạn
để giúp tôi giải quyết vấn đề nan giải này?
Như tôi đã nói trước đây, tôi chắc chắn rằng
phần mềm có tương thích và không phải là
nguồn gốc của vấn đề này.
 Lesson 7. Office Technology

- affordable (a) phải chăng  affordable price

reasonable
competitive
afford (v) đủ khả năng chi trả
affordability (n)
- as needed (adv) khi cần
- be in charge of (v) phụ trách, chịu trách nhiệm
- appoint (v) bổ nhiệm, chỉ định + to Vo
- capacity (n) 1. sức chứa
2. khả năng
- ability to Vo: khả năng để làm gì
- durable (a) = strong: bền
- initiative (n) sáng kiến
initiate (v)
initiation (n) sự đề xướng, sự mở đầu
- physically (adv) về mặt thể chất
physical (a)
physique (n) thể chất
- provider (n) = supplier: nhà cung cấp
provision (n)
provide (v)  provide sb with st
provide st to sb
- recur (v) tái diễn
recurrence (n)
recurring (a)
- occur (v) xảy ra
- reduction (n) = decrease: sự cắt giảm
reduce (v)
reducible (a)
- stay on top of (v) nắm bắt
- stock (v) lưu kho
(n) hàng trong kho

14
 Many companies have one person or
a department that is in charge of running the
office. If you have ever worked for a
company that doesn’t have an office
manager, you very quickly learn to
appreciate the importance of the job. Who
is in charge of placing orders? Who
services the fax machine or printer? Who
makes sure that the office is presentable for
customers? Are the new conference tables
and shelves durable as well as affordable?
It is the office manager’s
responsibility to maintain an efficient and
smooth-running office. He or she looks for
ways to reduce costs and minimize
interruptions in the day-to-day operations.
Whereas functional managers know the
capacity of their employees, the office
manager knows the physical capacity of the
office and the supplies and machines that
are in the office.
The office manager initiates the
ordering of furniture and supplies, and stays
on top of changing office technology. Over
time, he or she may notice recurring
problems that require changing a service
provider. Furniture and large items are
ordered on an as needed basis. Other
frequently used materials, such as paper,
folders, and mailing materials, are on an
automatic ordering schedule and a stock of
those supplies is on hand at the office.
15
Nhiều công ty có một người hay một
bộ phận có nhiệm vụ vận hành văn phòng.
Nếu bạn đã từng làm việc cho một công ty
mà không có một người quản lý văn phòng,
bạn rất nhanh chóng hiểu để đánh giá cao
tầm quan trọng của công việc. Ai chịu trách
nhiệm về việc đặt hàng? Ai phục vụ máy
fax hoặc máy in? Ai chắc chắn rằng văn
phòng thì dễ nhìn cho khách hàng? Những
bàn hội nghị mới và kệ thì bền cũng như có
khả năng chi trả không?
Đó là trách nhiệm của người quản lý
để duy trì một văn phòng hiệu quả và vận
hành trơn tru. Anh ta hoặc cô ấy tìm những
cách để cắt giảm chi phí và giảm thiểu sự
gián đoạn trong hoạt động ngày này qua
ngày khác. Trong khi các quản lý chức
năng biết năng lực của những nhân viên
của họ, quản lý văn phòng biết năng lực vật
lý của văn phòng và các vật tư và máy móc
trong văn phòng.
Quản lý văn phòng khởi đầu việc sắp
đặt của đồ nội thất và các vật tư, và nắm
bắtcông nghệ văn phòng đang thay đổi.
Theo thời gian, anh ta hoặc cô ta có thể
nhận thấy những vấn đề đang tái diễncái
mà đòi hỏi việc thay đổimột nhà cung cấp
dịch vụ. Nội thất và đồ vật lớn được đặt trên
nguyên tắc khi cần. Vật liệu khác thường
xuyên được sử dụng, chẳng hạn như giấy,
thư mục, và các nguyên vật liệu gửi thư,
trên một lịch trình đặt hàng tự động và một
kho hàngcủa những nguồn cung cấp có
sẵntại văn phòng.