CÁC CÔNG CỤ LEAN

I. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ KHÁI NIỆM.

1. CÁC LÃNG PHÍ TRONG LEAN.
a. Muda
Muda là một từ gốc Nhật có nghĩa là vô ích, vô dụng, lãng phí, phế thải… nó là một khái
niệm cơ bản trong Hệ thống sản xuất Toyota – Toyota Production System (TPS) và là
một trong ba loại biến thể (Muda, Mura, Muri). Giảm thiểu lãng phí là cách hiệu quả để
tăng lợi nhuận.
Một quá trình gia tăng giá trị bằng việc sản xuất ra các sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ
mà khách hàng chấp nhận trả tiền. Quá trình này tiêu tốn tài nguyên, và lãng phí được
sinh ra khi mà tài nguyên được sử dụng lớn hơn mức cần thiết để sản xuất ra sản phẩm
hoặc dịch vụ mà khách hàng thực tế cần. Quan điểm và công cụ của TPS giúp nâng cao
nhận thức và đưa ra các quan điểm mới về xác định lãng phí và thông qua đó khai thác
các cơ hội để giảm lãng phí. Toyota không ngừng tấn công vào Muda (lãng phí) bằng
cách trao quyền cho người lao động trong những hoạt động cải tiến được tiêu chuẩn hóa
và chia sẻ cho nhau.
Muda định nghĩa 7 loại lãng phí bao gồm:
 Transportation – Vận chuyển.
Mỗi khi một sản phẩm được vận chuyển, nó bị đặt trong tình trạng nguy hiểm, thất thoát,
bị chậm trễ… cũng như không được gia tăng giá trị. Việc vận chuyển không biến đổi đổi
sản phẩm, khách hàng không trả tiền cho việc đó.
Ví dụ: Vận chuyển nguyên liệu từ Kho tới Phân xưởng sản xuất, giữa các công đoạn với
nhau…
 Inventory - Tồn kho
Các dạng tồn kho có thể là nguyên liệu, bán thành phẩm (WIP) hoặc là các sản phẩm
hoàn thiện, đại diện cho nguồn vốn bỏ ra nhưng chưa tạo ra doanh thu bởi cả nhà sản xuất
và khách hàng. Bất kỳ loại nào trong 3 loại trên không được xử lý chủ động để tạo ra giá
trị đều là lãng phí.
 Motion – Thao tác.
Tương phản với Vận chuyển, Lãng phí do Thao tác diễn ra tại nơi sản xuất. Đó là các
chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của công nhân không gắn liền với
hoạt động sản xuất. Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ hay là các thao
tác thực hiện thừa (do thiết kế thao tác kém, do thiết bị bất tiện – cao quá, thấp quá…)
điều đó làm chậm tốc độ tại nơi làm việc.
 Waiting – Chờ đợi.
Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồn sản xuất
trong xưởng thiếu hiệu quả. Thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công sản phẩm cũng
được tính đến. Khi Sản phẩm không trong quá trình vận chuyển hoặc được xử lý, nó đang
trong tình trạng phải chờ đợi. Trong các quá trình thông thường, một phần lớn thời gian
của một sản phẩm là chờ đợi được gia công. Trong lúc đó chi phí cho nhân công và khấu
hao thiết bị vẫn phải có, nó làm tăng chi phí trên từng đơn vị sản phẩm.
 Over Processing – Xử lý thừa.
Xử lý thừa xảy ra khi bất kỳ công việc trên một phần nào đó được thực hiện vượt hơn yêu
cầu của khác hàng. Điều đó bao gồm việc sử dụng các thành phần phức tạp hoặc chất
lượng hơn so với yêu cầu, hay gia công với chất lượng vượt yêu cầu, chẳng hạn như đánh
bóng bề mặt quá mức hoặc tại vị trí không cần thiết…
 Over Production – Sản xuất thừa.
Sản xuất thừa xảy ra khi có nhiều sản phẩm được tạo ra hơn yêu cầu từ phía khách hàng.
Thực tế phổ biến ở các Doanh nghiệp thường là sản xuất theo mẻ lớn, lưu kho và tiêu thụ
dần trong thời gian dài. Điều đó dẫn đến các chi phí bổ xung như lưu kho, bảo quản, chi
phí nhân công…
 Defect – Khuyết tật
Khi khuyết tật xảy ra nó kéo theo một loạt các chi phí khác, chẳng hạn như chi phí sửa
chữa, thay đổi lịch sản xuất… và hệ quả là tăng chi phí nhân công, thời gian bán thành
phẩm bị kéo dài. Khuyết tật có thể khiến một sản phẩm có giá gấp đôi so với ban đầu.
Bên cạnh các khuyết tật trực tiếp về mặt vật lý, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về
giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, sai quy cách…
Một cách dễ nhớ 7 lãng phí đó bằng các chữ cái đầu: TIMWOOD
b. Mura
Mura trong tiếng Nhật có nghĩa “Không thống nhất, không đồng bộ, bất thường…”
Mura trong các cải tiến các quá trình hoặc hệ thống kinh doanh được giải quyết thông
qua hệ thống Đúng-thời-điểm Just-In-Time (JIT). Nó dựa trên nền tảng giữ cho mức tồn
kho ở mức thấp hoặc bị loại bỏ, cung cấp cho quá trình sản xuất đúng loại, đúng lúc, đủ
khối lượng, và dòng thành phần: vào trước – ra trước.
c. Muri
Muri trong tiếng Nhật có nghĩa “Quá tải, không hợp lý, vượt quá khả năng, sự quá
mức…”
Muri là tất cả các công việc không hợp lý được cấp lãnh đạo tạo ra cho công nhân và máy
móc khi không tổ chức kém, ví dụ như khuân vác nặng, di chuyển vật dùng vòng vòng,
công việc nguy hiểm, ngay cả việc di chuyển quá nhanh so với mức thông thường. Điều
này đặt con người hoặc máy móc vào tình huống bất thường. Có khi Muri đơn giản chỉ là
yêu cầu một quy trình phải đạt hiệu suất cao hơn mà không có một thay đổi gì đột phá.
Những yêu cầu không hợp lý cũng thường gây ra nhiều dao động.
Muda chú ý hơn về các lãng phí hơn hai nhóm còn lại, điều đó có nghĩa trong khi nhiều
học viên Lean được học về cách nhận biết Muda lại không phát hiện ra sự khác nhau với
Mura (Không đồng bộ) và Muri (Quá sức). Dẫn đến việc quá quan tâm đến việc kiểm
soát quá trình mà không còn thời gian để thiết kế cải tiến quá trình.
Liên kết ba khái niệm này lại một cách đơn giản:
 Trước hết, Muri tập trung vào sự chuẩn bị và lập kế hoạch cho quá trình, hoặc
công việc nào có thể được tránh được một cách tích cực và có chủ đích.
 Tiếp theo, Mura tập trung vào việc thực hiện và sự loại bỏ sự dao động trong việc
lên kế hoạch hay cấp độ hoạt động, như chất lượng và sản lượng.
 Cuối cùng, Muda được mang vào sau quá trình đã được thiết lập và các phản hồi
đã được. Điều này được nhận biết qua sự dao động ở đầu ra.
Vai trò của quản lý là kiểm tra Muda, trong những quá trình và loại trừ những nguyên
nhân sâu xa hơn bằng việc xem xét những kết nối tới Muri và Mura của hệ thống. Những
sự bất ổn của Muda và Mura phải được phản hồi trở lại cho Muri, hay việc lập kế hoạch
giai đoạn cho dự án tiếp theo.
2. CÁC KHÁI NIỆM.
a. Talk time
Takt-time là chu kỳ thời gian mà chi tiết hoặc sản phẩm được sản xuất đáp ứng theo yêu
cầu của khách hàng.
Takt-time được tính bằng cách lấy thời gian làm việc yêu cầu chia cho yêu cầu đặt hàng
trong ngày. Đơn vị của takt-time được tính bằng phút hoặc giây.
Công thức tính:
Thời gian thuần đáp ứng làm việc 1 ngày
Takt−time=
yêu cầu đặt hàng 1 ngày
Ví dụ: Một đơn vị sản xuất nhận yêu cầu sản xuất là 3600 sản phẩm 1 ngày. Làm việc 2
ca, mỗi ca 8 giờ. Thời gian nghỉ giữa ca là 1 giờ (ăn trưa, tối, vệ sinh…) thì thời gian
thuần đáp ứng mỗi ca còn lại 7 giờ.
Số giây làm việc = 2 × 7 × 60 × 60 = 50400 (giây)
Takt-time = 50400/3600 = 14 (giây)
Từ công thức tính toán và ví dụ, có nghĩa rằng, khi đơn hàng tăng lên Takt-time cũng
được cài đặt tăng lên và ngược lại. Takt time là một yếu tố mà thông qua nó doanh
nghiệp có thể tác động nhằm thay đổi năng suất, đo lường và kiểm soát các lãng phí.
Thay vì tập trung quan tâm đến năng suất đầu ra (Số Sản phẩm trên giờ hoặc phút), Takt-
time hướng đến việc làm cách nào dòng chảy trong toàn bộ quá trình có cùng nhịp sản
xuất, nó vừa là vai trò giữ nhịp, vừa là yếu tố chính cùng với cân bằng sản xuất
(Heijunka) để áp dụng hệ thống kéo (Pull) một cách linh hoạt.
d. Cycle time
Cycle time hay chu kỳ sản xuất là khoảng thời gian giữa khi bắt đầu công việc cho đến
khi sản phẩm sẵn sàng để chuyển giao. Nó cũng có thể được định nghĩa một cách khác
bằng khoảng thời gian giữa 2 sản phẩm hoàn thành liên tiếp. Cycle time là thời gian thực
tế sản xuất, nó có thể bằng hoặc không bằng Takt-time. Mong muốn của Doanh nghiệp
luôn là Cycle time nhỏ hơn hoặc bằng Takt-time.
Cycle time sử dụng để đo lường năng lực sản xuất của quá trình.
Cycle time=Thời điểm bắt đầu −Thời điểm sẵn sàng chuyển giao

e. Lead time
Lead time đôi khi gọi là Thời gian sản xuất, là tổng thời gian kể từ khi có đơn đặt hàng
được thành lập cho đến khi đã được chuyển giao.
Lead time không nhỏ hơn Cycle time.
Lead time=Thời điểm đặt hàng−Thời điểm chuyển giao

Lead time là thông số đo khả năng đáp ứng của Doanh Nghiệp đối với Khách hàng.
Cycle time là là thông số chỉ đo năng lực của Doanh Nghiệp.
Takt time, Cycle time và Lead time là ba thông số đo lường đánh giá quan trong trong
Lean.
II. CÁC CÔNG CỤ LEAN.
1. 5S VÀ TỔ CHỨC NƠI LÀM VIỆC.
a. Giới thiệu
5S là một triết lý và phương pháp quản lý cơ bản nhằm cải tiến môi trường làm việc, một
chương trình hoạt động thường trực trong tổ chức. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc
trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ và khoa học thì tinh thần, thể trạng được thoải mái,
năng suất lao động được nâng cao. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng
mang lại hiệu quả trong thực tế.
5S là cách viết tắt của 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật: SERI – Sàng lọc, SEITON – Sắp
xếp, SEISO – Sạch sẽ, SEIKETSU – Săn sóc, SHITSUKE – Sẵn sàng.
f. Ứng dụng
5S là một công cụ cơ bản khi tổ chức và doanh nghiệp cần:
 Loại bỏ các lãng phí từ nơi làm việc, đặc biệt là loại lãng phí về thao tác.
 Cải thiện an toàn làm việc.
 Xây dựng nền tảng ý thức lao động, môi trường cho việc cải tiến lao động.
STT Ý nghĩa Tầm quan trọng Ứng dụng giải quyết vấn đề

Loại bỏ các vật Không gian, thời gian, Nhà máy chật trội và khó làm việc.
dụng không cần tiền và các tài nguyên
thiết cho hoạt khác có thể được quản lý Lưu trữ các vật dụng không cần thiết
động sản xuất và sử dụng hiệu quả Mất nhiều thời gian tìm kiếm chi tiết, dụng cụ…
hiện tại. nhất.
Sàng lọc

Máy móc và hàng tồn kho không cần thiết phải

Chỉ giữ lại vừa đủ Giảm các vấn đề và rắc tốn chi phí duy trì.
vật dụng cần thiết rối trong công việc.
để làm việc Tồn kho thừa ẩn bên trong các vấn đề
Cải thiện giao tiếp giữa
  người lao động Các vật dụng và dụng cụ thừa cản trở cải tiến quá
trình
Tăng chất lượng sản
phẩm
Các vật dụng cần Loại bỏ các lãng phí bao Thao tác thừa
thiết được sắp xếp gồm:
để dễ dùng, dễ Tìm kiếm tốn nhiều thời gian
Sắp xếp

lấy. - Tốn thời gian tìm kiếm.

Hoa phí nhiều sức lực trong lao động
Dán nhãn thiết bị - Khó khăn trong việc sử
dụng Lưu kho thừa
hỗ trợ mọi người
có thể tìm và trả - Khó khăn trong việc trả Sản phẩm khuyết tật
lại. lại thiết
Dọn dẹp sạch sẽ Biến nơibị/dụng
làm việccụsạch sẽ Thiếu ánh sáng có thể dẫn tới giảm hiệu quả công
Sạch sẽ

hàng ngày mọi gọn gàng, mọi người việc.

thứ. hứng thú làm việc
Khuyết tật chưa rõ ràng
  Giữ mọi thứ trong điều
Vũng nước hoặc vệt dầu rơi rớt có thể làm bị ngã
 Tích hợp 3S đầu Đảm bảo rằng việc này Có dấu hiệu tình trạng không mong muốn trở lại.
Săn sóc
thành một thể không làm xấu đi tình
thông nhất trạng trước đây, và là Khu vực làm việc bừa bộn và bẩn.
điều kiện đảm bảo thực Kho dụng cụ xáo trộn, khó tìm vật dụng cần thiết.
  hiện cho 3S trụ cột.
Thực hiện một Hệ quả của việc duy trì Các vật dụng không cần thiết đang tích tụ
Sẵn sàng

thói quen duy trì lớn hơn hệ quả của việc

một cách chính không giữ nó. Dụng cụ, đồ gá không được trả về nơi quy định
xác. Không có ý thức và hành động khi các vật dụng,
 
rác thải xuất hiện.

g. Cách sử dụng
a. Phương pháp dụng các S lần lượt như sau.
 S thứ nhất Seiri – Sàng lọc:
o Lên kế hoạch và thực hiện Seiri: Sàng lọc những cái cần thiết ra khỏi những cái
không cần thiết:
 Tạo danh sách những cái cần thiết cơ bản cho công việc của bạn (Công
cụ, nguyên vật liệu, tài liệu…)
 Xác định đâu là cái cần thiết và không cần thiết đang có ở nơi làm việc.
 Đối với cái cần thiết, số lượng bao nhiêu là phù hợp.
 Cái không cần thiết nào cần loại hoặc vứt bỏ.
 Xác định lại các tổ chức tốt hơn.
 Đề xuất phương án xử lý cái không cần thiết.
o Làm thẻ đỏ:
 Gắn thẻ đỏ cho phép nhận biết các gì cần được loại bỏ.
 Vật liệu/thiết bị có thể được di chuyển tới một khu vực đã được đánh
dấu sẵn trước khi xử lý.
o Thiết lập mức ưu tiên dựa trên việc sử dụng.
 Nguyên tắc dưới đây có thể đước sử dụng để xác định việc giữ lại hoặc
loại bỏ (và nên đi kèm với các tài liệu hoặc văn bản)

Ưu tiên Tần suất sử dụng Các lưu trữ

 Ít hơn 1 lần/năm
Thấp
 Có thể 1 lần/năm
 Khoảng 2-8 tháng/lần
Trung
 Ít nhất 1 lần/tháng
bình
 Ít nhất 1 lần/tuần
 Ít nhất 1 lần/ngày
Cao
 Ít nhất 1 lần/giờ
 Vứt bỏ
 Giữ ở địa điểm cách nơi khu việc.
 Lưu giữ cùng nhau trong khu làm
việc (tòa nhà, nhà máy)
 Lưu trữ trong khu làm việc.
 Giữ và đặt trong nơi làm việc cá nhân
(phòng làm việc, ô sản xuất…)

o Tuy nhiên cơ sở của từng đơn vị là khác nhau do đó hãy:

  Thử và nghĩ ít nhất 5 lý do phù hợp với từng nhóm và nơi chúng
đang được lưu trữ.
 Không gian lưu trữ đã được tối ưu chưa? Hãy sáng tạo và áp dụng
thông tin điện tử trong việc lưu trữ.
 Thay đổi nào là thực sự cần thiết?
 S thứ hai Seiton – Sắp xếp:
o Nguyên tắc:
 Triết lý để thực hiện là “Một vị trí cho mọi thứ, và mọi thứ ở vị trí
của nó”
 Sắp xếp các vật dụng để chúng dễ tìm, sử dụng và được đặt lưu trữ
bên cạnh.
 Sử dụng bảng hiệu, sơn nền và tường, kẻ các đường biên, sử dụng
mã màu và dán nhãn thường xuyên.
 Tiến hành cải tiến, hợp lý hóa và đồng nhất hóa nhãn hiệu và cách
sắp xếp, lưu trữ…
 Luôn luôn trực quan hóa.
 S thứ ba Seiso – Sạch sẽ:
o Nguyên tắc: Mọi thứ luôn luôn cần được sạch sẽ và sẵn sàng để sử dụng:
 Xây dựng lịch và mục tiêu cho việc dọn dẹp với bảng công và
checklist.
 Đảm bảo các dụng cụ được yêu cầu luôn sẵn sàng đáp ứng và
không quên bảo trì.
 Giám sát và đánh giá kết quả.
 Lưu ý rằng việc “sạch sẽ” có thể bao gồm cả các đối tượng phi vật
lý, như các tệp tin dữ liệu máy tính chẳng hạn.
o Ví dụ:

Trước 5S Sau 5S
 Hộp dụng cụ

Nơi để dụng cụ quét dọn

Bàn làm việc của một thợ máy

Hình 1.1: Các kết quả thu được sau khi thực hiện 5S. Bên trái: Trước 5S, Bên phải: Sau
5S.

 S thứ tư Seiketsu – Săn sóc:

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống.
Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm
vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4
là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và
phát triển.
 S thứ năm Shitsuke – Sẵn sàng:
Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các
thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần
nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng
suất chung của Công ty cao hơn.
b. Kế hoạch 6 bước sau triển khai:

Hình 1.2. Kế hoạch 6 bước thực hiện 5S tại một đơn vị.
BƯỚC 1 – CHUẨN BỊ: Sau khi đánh giá thực trạng 5S, Công ty lập kế hoạch triển khai
5S để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước. Kế hoạch trong giai đoạn
chuẩn bị bao gồm cà việc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh
giá và cải tiến việc triển khai 5S. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính
sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn.
Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trong Công ty cũng
được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3. Ngoài ra, các cán bộ công nhân viên cần được
đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S.
BƯỚC 2 – PHÁT ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH 5S: Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước
toàn thể cán bộ công nhân viên về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện
cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S
BƯỚC 3 – TIẾN HÀNH TỔNG VỆ SINH: Toàn thể cán bộ công nhân viên sử dụng
một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình (theo sơ đồ phân
công trách nhiệm đã có ở bước 1)
BƯỚC 4 – TIẾN HÀNH SÀNG LỌC BAN ĐẦU: Ngay trong ngày Tổng vệ sinh, các
CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần
thiết tại nơi làm việc của mình. Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã
được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ). Các đồ vật xác định được lưu
trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc.
BƯỚC 5 – DUY TRÌ SÀNG LỌC, SẮP XẾP VÀ SẠCH SẼ: Việc tiến hành, triển khai
và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các
khu vực. Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được
thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn. Tại bước này, các
thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị. Nội
dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo
tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động và các hướng dẫn/quy định
công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm thanh)
BƯỚC 6 – TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 5S: Dựa trên tấn suất hợp lý, Ban chỉ
đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai
5S. Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí
đánh giá 5S tại các khu vực. Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện qua hình ảnh
và điểm số đánh giá. Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến
cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S
tốt. Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các cán bộ công nhân
viên tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn.
2. SW – CHUẨN HÓA CÔNG VIỆC.
a. Giới thiệu.
Chuẩn hóa công việc hay chuẩn hóa quy trình làm việc có nghĩa là các quy trình và
hướng dẫn sản xuất được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức chi tiết nhằm tránh sự
thiếu nhất quán và tự suy diễn về cách thực hiện công việc.
h. Ứng dụng
Chuẩn hóa công việc nhằm thực hiện thống nhất các hoạt động sản xuất, ngoại trừ trường
hợp quy trình sản xuất cần được điều chỉnh một cách có chủ ý. Chuẩn hóa công việc
giúp tổ chức và doanh nghiệp đạt được kết quả đầu ra một cách ổn định và giảm các giao
động do người thực hiện tác động không mong muốn vào. Khi thủ tục quy trình chưa
được chuẩn hóa ở mức cao, người thực hiện có thể sáng tạo ra các cách làm việc theo ý
họ, điều này dễ đưa đến các suy diễn và kết quả sai.
Mức độ chuẩn hóa công việc cao cho phép tổ chức và doanh nghiệp kiểm soát được tiến
độ công việc, tránh được sự gián đoạn. Nó đồng thời tổ chức và doanh nghiệp có khả
năng mở rộng sản xuất dễ dàng hơn, thuận lợi khi hướng dẫn người mới bắt đầu tiếp cận
công việc.
i. Cách sử dụng
Để xây dựng một chuẩn hóa công việc cần thực hiện theo các bước sau đây.
 Bước 01: Liệt kê trình tự công việc chuẩn
Đây là trình tự người thực hiện phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao
tác, các bước thực hiện. Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều
thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn có khả năng
gây ra phế phẩm. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước
thao tác cho mỗi công nhân. Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô
tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và
đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc. Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả
cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.
 Bước 02: Thiết kế thời gian chuẩn – Takt-time.
Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy
trì ở các công đoạn khác nhau. Đối với các nhà sản xuất lean, takt time của mỗi quy trình
sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục. Takt
time khác với thời gian chu kỳ sản xuất (cycle time) là thời gian cần để quy trình hoàn tất
một sản phẩm. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ gỗ có thể cách 10 phút cho xuất xưởng một
ghế sofa (takt time) nhưng thực sự họ phải mất 3 ngày làm việc để hoàn tất một ghế sofa
(cycle time).
  Bước 03: Xác định mức tồn kho chuẩn trong quy trình.
Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu, bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên
chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn. Mức tồn
kho chuẩn nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối
thiểu này trong chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu.
Đây là yếu tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho
các nguồn cung cấp từ công đoạn trước.
 Bước 04: Truyền đạt quy trình chuẩn cho nhân viên.
Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh,
các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc
các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực
quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn
nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ
hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết. Điều này đặc biệt đúng với trường hợp ở
Việt Nam khi có nhiều công nhân với mức học vấn thấp sẽ thấy các bảng hiển thị bằng
hình ảnh dễ hiểu hơn so với các tài liệu văn bản. Một số công ty thậm chí áp dụng việc
huấn luyện bằng phim video cho các loại công việc phức tạp hay các vấn đề liên quan về
an toàn lao động.
 Bước 05: Cập nhật và sửa đổi.
Một số doanh nghiệp ở Việt Nam thể hiện sự lo ngại rằng việc thiết lập các quy trình
chuẩn về sản xuất sẽ dẫn đến sự cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Mặc dù quy trình chuẩn đòi
hỏi có mức độ chi tiết cao, ở Lean Manufacturing, các hướng dẫn công việc chuẩn nên
được cập nhật thường xuyên càng tốt nhằm gắn kết với các cải tiến quy trình đang diễn
ra. Trong thực tế, các công ty được khuyến khích tối đa hoá tốc độ cải tiến quy trình đồng
nghĩa với việc cập nhật liên tục các hướng dẫn công việc chuẩn. Ngoài ra một quy trình
chuẩn thường bao gồm các hướng dẫn rõ ràng để công nhân xử lý các tình huống bất
thường, do đó thúc đẩy họ ứng xử theo cách linh hoạt đối với các tình huống bất thường.
Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm nên được phân công rõ ràng trong việc
chuẩn bị và phân phát các tài liệu cần thiết, các bảng hiển thị, cũng như đảm bảo rằng bất
kỳ một thay đổi nào cũng đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên bên dưới.
Một khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, các quy trình công việc chuẩn có thể được
bổ sung một cách thường xuyên. Trên thực tế, các công ty áp dụng lean manufacturing
như Toyota được biết đến bởi dự linh hoạt cả dưới hình thức sản phẩm đa dạng và khả
năng cải tiến các quy trình sản xuất một cách nhanh chóng, vì vậy giúp công ty phản ứng
nhanh hơn đối với các thay đổi về nhu cầu của khách hàng.
3. VSM – LƯU ĐỒ CHUỖI GIÁ TRỊ.
a. Giới thiệu
Sơ đồ chuỗi giá trị VSM là công cụ quan trọng và cơ bản trong Lean nhằm nhận diện vấn
đề cần cải tiến. Sơ đồ chuỗi giá trị là công cụ sử dụng giấy và bút chì, giúp chúng ta thấy
được dòng thông tin và nguyên vật liệu của quá trình, như là quá trình ra sản phẩm (ví dụ:
mua hàng, đặt hàng, bán hàng, giao hàng và sản xuất…) là cách mà quá trình đi qua thể
hiện dưới dạng chuỗi giá trị.
Mục đích của công cụ này là xác định các hoạt động làm tăng giá trị và các hoạt động
không làm giá trị trong quá trình. Vì sơ đồ chuỗi giá trị nên phản ánh những gì đang thực
sự diến ra hơn là nhưng gì mong muốn được xẩy ra. Nhờ việc đó, các cơ hội cải tiến có
thể được nhận diện.
j. Ứng dụng
Mục tiêu của VSM là để xác định và giảm hoặc loại bỏ các lãng phí trong dòng chảy giá
trị tại công ty của bạn. Khái niệm lãng phí trong Lean là bất cứ cái gì không làm tăng giá
trị sản phẩm, và VSM là một công cụ cực kỳ hiệu quả giúp cho cấp quản lý và công ty
tập trung vào các nỗ lực liên tục cải tiến trong lộ trình đúng đắn, và cải thiện dòng chảy
sản phẩm thông qua quy trình sản xuất bằng cách giảm bớt các cản trở và WIP (hàng tồn
trên chuyền). Việc cải thiện dòng chảy sẽ làm tăng lợi ích sản xuất.
k. Cách sử dụng
 Các Biểu tượng:
Biểu thị cho khách hàng hoặc nhà cung cấp nguyên vật liệu

Vận chuyển nguyên vật liệu hoặc giao thành phẩm cho khách hàng

Hộp hoạt động.

Thông tin kho: số lượng, chủng loại, tồn kho…

Hộp thông tin các yêu cầu tối thiểu

Dòng thông tin

Dòng thành phẩm
 Hình 2.1. Sơ đồ chuỗi giá trị bao gồm 2 dòng chảy: Dòng thông tin (màu đỏ), Dòng vật
liệu (màu xanh).
 Các giai đoạn thực hiện:
Một quá trình cải tiến dựa vào công cụ VSM bao gồm 5 giai đoạn thực hiện theo thứ tự:
Giai đoạn I: Xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại.
Giai đoạn II: Nhận điện các cơ hội cải tiến
Giai đoạn III: Phát triển sơ đồ chuỗi giá trị tương lai.
Giai đoạn IV: Triển khai các mục tiêu và các cải tiến.
Giai đoạn V: Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai (Sơ đồ hiện tại)

Giai đoạn I: Xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại.

Bước 01: Xác định thông tin liên quan đến khách hàng
Xác định các dòng thông tin từ khi khách hàng bắt đầu đặt hằng (Sản phẩm, số lượng,
yêu cầu giao hàng, cam kết…) cho đến khi tổ chức hoặc doanh nghiệp lên được các yêu
cầu sản xuất và cung cấp thông tin đó đến các bộ phận liên quan (Mua hàng, điều phối,
sản xuất…)
 Hình 2.2. Các bước xây dựng sơ đồ VSM.
Bước 02: Xác định thông tin liên quan đến nhà cung ứng.
Tương tự bước 01, ở bước này tổ chức phải xác định các nhu cầu vật tư cần thiết để đáp
ứng các lệnh sản xuất. Điều này đôi khi cũng bao gồm việc kiểm tra xác nhận lại của
chính tổ chức về khả năng đáp ứng đang có (nguyên vật liệu tồn kho, hàng tồn…)
Bước 03: Xác định thông tin nội bộ của tổ chức và doanh nghiệp
Ở bước này, các dòng thông tin thực tế của tổ chức cần được liệt kê và kết nối giữa các
bộ phận trong tổ chức.
Bước 04: Hoàn tất sơ đồ dòng thông tin.
Bước 05: Đo lường giá trị cho các hộp thông tin.
Các thông tin cần đo lường bao gồm:
- Thông tin tồn kho Nguyên Liệu: Ghi nhận giá trị và số lượng hiện tại cho mỗi
chủng loại
- Thông tin kho Thành Phẩm: Ghi nhận giá trị và số lượng tồn hiện tại mỗi chủng
loại.
- Thông tin kho Bán Thành Phẩm: Ghi nhận giá trị và số lượng hiện tại cho mỗi
chủng loại
 - Thông tin các Hộp xử lý: Bao gồm các thông tin Cycle time, Change Over Time,
Hiệu suất, số công nhân…
Bước 06: Xem xét các hoạt động tạo giá trị và hoạt động không tạo giá trị. Đo lường giá
trị hiện tại.
Giai đoạn II: Nhận điện các cơ hội cải tiến

Hình 2.3. Các vòng lặp Loop được nhận diện.

Bước 01: Nhận diện các vòng lặp – “Loop” trong sơ đồ.
Nhận diện các Vòng có thể lặp lại trong sơ đồ. Trong ví dụ hình … ta có một số các
Vòng:
- Vòng liên quan đến khách hàng
- Vòng liên quan đến điều phối sản xuất
- Vòng Nhà cung cấp.
- Vòng Sản xuất
- Vòng lắp ráp
- Vòng giao hàng
Bước 02: Liệt kê các vấn đề cần cải tiến.
Sử dụng thông tin tại các Vòng đã nhân diện, khảo sát, lấy mẫu, đo lường, phân tích… để
nhận diện các vấn đề cần cải tiến tại các vòng.
Ví dụ: Thời gian giao hàng chậm, không đáp ứng nhu cầu khách hàng, chỉ số giao hàng
đúng hẹn chỉ đạt 70%
 Vấn đề cần cải tiến: Cải tiến thời gian giao hàng, tăng chỉ số giao hàng đúng hẹn
lên 99%
Ví dụ: Change over time ở công đoạn sản xuất lớn.
 Vấn đề cần cải tiến: Cải tiến change over time ở quá trình STAMPING xuống 20
phút.
Ví dụ: Tồn kho bán thành phẩm lớn.
 Vấn đề cần cải tiến: Giảm tồn kho bán thành phẩm.
Giai đoạn III: Phát triển sơ đồ chuỗi giá trị tương lai.
Để phát triển sơ đồi chuỗi giá trị tương lai, chúng ta áp dụng các công cụ cải tiến liên tục
của Lean vào giải quyết các vấn đề cụ thể đã được xác định nhằm đạt được kỳ vọng.
Ví dụ: Tồn kho bán thành phẩm lớn.
 Vấn đề cần cải tiến: Giảm tồn kho bán thành phẩm.
 Công cụ: Kanban, 5S, Quản lý trực quan…
 Hình 2.4. Các công cụ được ứng dụng để xây dựng mô hình tương lai.
4. TPM – DUY TRÌ HIỆU SUẤT TỔNG THỂ.
a. Giới thiệu
 Khái niệm
Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể - TPM (Total Productive Maintenance) là một phương
pháp quản lý được áp dụng đầu tiên tại Nhật Bản, sau đó được phổ biến, áp dụng rộng rãi
trong các ngành sản xuất công nghiệp trên toàn thế giới. TPM được giới thiệu vào những
năm 1950, khi các nhà máy tại Nhật Bản du nhập, nghiên cứu, áp dụng phương pháp bảo
dưỡng phòng ngừa (Preventive Maintenance - PM) từ Mỹ. Theo phương pháp này, việc
vận hành máy móc tại phân xưởng sản xuất là do công nhân vận hành thực hiện, còn việc
bảo dưỡng máy móc mới do một bộ phận chuyên trách khác. Tuy nhiên, với mức độ tự
động hóa ngày càng cao, hoạt động bảo dưỡng phòng ngừa đòi hỏi nhiều nhân lực
chuyên môn cho bộ phận bảo dưỡng, thậm chí có khi còn cao hơn số lượng công nhân
vận hành. Điều này khiến các nhà quản lý phải tìm cách thay đổi, theo đó: công nhân vận
hành phải đảm nhiệm cả công việc bảo dưỡng hàng ngày còn bộ phận bảo dưỡng chuyên
trách sẽ quản lý và đảm nhiệm các công tác bảo dưỡng quan trọng định kỳ. Khái niệm tự
chủ bảo dưỡng (Autonomous Maintenance - AM), một yếu tố quan trọng của TPM cũng
được xuất hiện từ đây.
 Lịch sử
Khái niê ̣m và phương pháp TPM được Viê ̣n Bảo dưỡng Nhà máy Nhâ ̣t bản (Japan
Institute of Plant Maintenance-JIPM) giới thiê ̣u lần đầu tiên vào năm 1971. Bắt đầu từ
những năm 1980, TPM bắt đầu được phổ biến rộng ra bên ngoài Nhật Bản nhờ cuốn sách
Introduction to TPM and TPM Development Program của tác giả Seiichi Nakajima, mô ̣t
chuyên gia của JIPM, PM dần được thay thế bằng TPM (Total Productive Maintenance).
Có thể hiểu TPM là việc bảo trì hiệu quả với sự tham gia của tất cả mọi người - một dạng
kết hợp của PM và một phần TQM (Quản lý chất lượng toàn diện- Total Quality
Management). Nhiều tổ chức hiểu sai về TPM khi cho rằng chỉ công nhân trong xưởng
cần tham gia. Thực ra, để có hiệu quả, TPM cần phải được thực hiện có hiệu lực trên cơ
sở toàn bộ tổ chức.
 Cốt lõi
Việc thực hiện TPM là nhằm tối đa hóa hiê ̣u suất thiết bị, nâng cao năng suất với một hệ
thống bảo trì được thực hiện trong suốt vòng đời của thiết bị, đồng thời nâng cao ý thức
và sự hài lòng với công viê ̣c của người lao đô ̣ng. Với TPM, mọi người cùng hợp lực và
tương tác với nhau để nâng cao hiệu suất hoạt động của thiết bị một cách hiệu quả nhất.
Suy nghĩ trách nhiệm của tôi (công nhân vận hành thiết bị) là vận hành thiết bị, trách
nhiệm của anh (công nhân bảo trì) là sửa chữa thiết bị, được thay bằng tôi và anh cùng
chịu trách nhiệm về thiết bị của chúng ta, nhà máy của chúng ta, tương lai của chúng ta .
 Mục tiêu cơ bản của TPM là:
Chỉ số Hiê ̣u suất thiết bị toàn bô ̣ (OEE-Overall Equipment Effectiveness) tối thiểu phải
đạt được là 85 %. Trong đó:
OEE = A x P x Q (%)
 A (Availability) = (Thời gian máy chạy thực tế/ Thời gian chạy máy theo kế hoạch)
 P (Performance) = (Công suất thực tế/ Công suất thiết kế)
 Q (Quality) = (Số lượng sản phẩm đạt chất lượng/ Số lượng sản phẩm sản xuất ra)
Các nghiên cứu trên thế giới chỉ ra rằng OEE trung bình của các nhà máy sản xuất
khoảng 60 %. Đối với các nhà máy được quản lý tốt theo chuẩn thế giới phải có OEE
khoảng 85 % trở lên, với các yếu tố cấu thành như sau:
 A ≈ 90 %
 P ≈ 95 %
 Q ≈ 99.99 %
 Zero Product Defects: Không có sản phẩm lỗi
 Zero Equipment Unplanned Failures: Không có sự cố dừng máy ngoài kế hoạch
 Zero Accidents: Không có tai nạn xảy ra trong hoạt động
TPM giúp tổ chức, doanh nghiệp lôi cuốn toàn thể người lao đô ̣ng vào các hoạt đô ̣ng
nhóm để bảo dưỡng tự giác và cải tiến thiết bị
 Các hoạt động chính của TPM:
Các trụ cột (Pillars) của hoạt động TPM
5S: Hoạt động 5S là nền tảng của TPM, khởi đầu cho việc phát hiện các vấn đề để tiến
hành các hoạt động cải tiến trong TPM;
Autonomus Maintenance (Jishu Hozen): Bảo trì tự quản, muc đích công nhân vận hành
máy biết sửa chữa, bảo trì máy và nhận diện các hư hỏng ở một mức độ nhất định. Công
việc này giúp công nhân vận hành biết về kết cấu và chức năng của máy, hiểu về quan hệ
giữa máy móc và chất lượng, quen với việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định từ đó phát
hiện và chẩn đoán chính xác mọi bất thường của máy cũng như cách khắc phục nhanh
chóng và phù hợp;
Kobetsu Kaizen (Focus Improvement): Cải tiến có trọng điểm, thực tế tại mỗi tổ chức
luôn phát sinh những vấn đề, như: chất lượng, chi phí, năng suất, an toàn lao động ... tuỳ
theo từng thời điểm, ý nghĩa và mức độ cần thiết của sự việc trong thời điểm đó, người ta
sẽ chọn lựa đưa ra vấn đề và thành lập một nhóm hay một số nhóm để tập trung cải tiến
các vấn đề đó. Bên cạnh đó vẫn khuyến khích những sáng kiến cải tiến nhỏ của từng cá
nhân hoặc từng bộ phận trong tổ chức. Tất cả hoạt động trên đều nằm trong chiến lược
phát triển của tổ chức: cải tiến liên tục nhưng ở đây muốn nhấn mạnh một điều nếu tập
trung tất cả nguồn lực vào một, hay một số mục tiêu lựa chọn trước thì dễ dẫn đến thành
công mà không lãng phí thời gian, công sức;

Hình 4.1. Các trụ cột của TPM.

Planned Maitenance: Bảo trì có kế hoạch, nhằm thực hiện phương châm “phòng bệnh
hơn chữa bệnh” để tránh dừng máy, tránh các lỗi lặp lại, tăng tuổi thọ máy, giảm thời
gian sửa chữa và chi phí cho công tác bảo trì. Đồng thời có kế hoạch sử dụng thích hợp
cho những máy móc thiết bị mới ngay từ khi bắt đầu đưa vào hoạt động;
Quality Maintenance (Hinshisu Hozen): Bảo trì chất lượng, nhằm xây dựng, duy trì và
quản lý một hệ thống quản lý chất lượng tốt, kiểm soát chất lượng từ khâu đầu tiên đến
khâu phân phối và hậu mãi, có hệ thống khắc phục và phòng ngừa. Đồng thời phân tích
quá trình sản xuất để tìm ra các điểm dễ xảy ra lỗi và tiến hành khắc phục thích hợp;
Training: Đào tạo, nếu không có quá trình đào tạo thích hợp và chuẩn hóa, TPM và hệ
thống bảo trì nói chung, sẽ không thành hiện thực. Việc đào tạo phải đảm bảo chất lượng,
hiệu quả;
Office TPM: hoạt động TPM các phòng ban gián tiếp hỗ trợ cho bộ phận sản xuất…
nhiệm vụ của họ là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, phục vụ các nhu cầu khác của sản
xuất;
Sefety, Health and Environment (SHE): An toàn, sức khỏe và môi trường, hướng tới
không có tai nạn lao động, không có bệnh nghề nghiệp, không tác động xấu đến môi
trường. Đặc biệt nhấn mạnh đến an toàn, sức khỏe và môi trường làm việc của công nhân
vận hành thiết bị.
l. Ứng dụng
TPM hướng nhiều vào phần cứng của hệ thống sản xuất trong một tổ chức, nên các đối
tượng thích hợp nhất là các tổ chức/doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, trong đó, phần
máy móc thiết bị tham gia đóng góp lớn cho việc tạo ra sản phẩm cũng như đóng vai trò
quan trọng tạo nên chất lượng sản phẩm đó. Kết hợp phần cứng TPM với phần mềm là
TQM (Total Quality Management) & TPS (Toyota Production System), có thể tạo ra một
hệ thống quản lý sản xuất tương đối hoàn chỉnh và phù hợp cho nhiều doanh nghiệp sản
xuất tại Việt Nam.
o Nâng cao năng suất và Chỉ số hiê ̣u suất thiết bị toàn bộ (OEE);
o Giảm thiểu chi phí sản xuất sinh ra do máy hỏng, máy dừng;
o Giao hàng đúng hạn 100%;
o Không để khách hàng phàn nàn;
o Không để xảy ra tai nạn;
o Khuyến khích các sáng kiến cải tiến của người lao đô ̣ng;
o Chia sẻ kinh nghiê ̣m;
o Cải thiê ̣n môi trường làm viê ̣c.
m. Cách sử dụng
Để thực hiện TPM cần 12 bước, được chia thành 4 giai đoạn:
 Giai đoạn chuẩn bị.
 Giai đoạn giới thiệu.
 Giai đoạn thực hiện.
 Giai đoạn duy trì, củng cố.
 Giai đoạn chuẩn bị: 
Thời gian: từ 3 đến 6 tháng, gồm các bước:
Bước 1: Lãnh đạo cao nhất giới thiệu TPM.
Bước 2: Đào tạo và giới thiệu TPM.
Bước 3: Hoạch định cách thức tổ chức tiến hành thực hiện TPM.
Bước 4: Thiết lập các chính sách cơ bản và các mục tiêu của TPM.
Bước 5: Trình bày kế hoạch phát triển TPM
 Giai đoạn giới thiệu TPM:
Bước 6: Bắt đầu TPM (hoạch định và thực hiện).
 Giai đoạn thực hiện:
Bước 7: Cải tiến hiệu suất của mỗi thiết bị trong dây chuyền sản xuất.
o Xác định rõ công việc.
o Xem xét tình trạng máy móc.
o Xem xét mối quan hệ giữa máy móc, thiết bị, vật tư, nhân lực và các
phương pháp sản xuất.
o Xem xét trình tự đánh giá chung.
o Xác định cụ thể các vấn đề.
o Đề xuất các cải tiến phù hợp.
Bước 8: Tổ chức công việc bảo trì.
o Chuẩn bị.
o Đo lường, kiểm tra dựa vào các nguyên nhân thực tế.
o Thiết lập tiêu chuẩn vệ sinh và bôi trơn.
o Kiểm tra tổng thể.
o Kiểm tra việc tự quản.
o Đảm bảo tính ngăn nắp và gọn gàng.
o Tự quản lý hoàn toàn.
Bước 9: Thực hiện công việc bảo trì có kế hoạch trong bộ phận bảo trì.
Bước 10: Đào tạo để nâng cao các kỹ năng bảo trì và vận hành.
Bước 11: Tổ chức công việc quản lý thiết bị.
 Giai đoạn củng cố, duy trì:
Bước 12: Thực hiện hoàn chỉnh TPM ở mức độ cao hơn.
Để thực hiện thành công TPM, chi phí đầu tư cho các hoạt động này không quá lớn đồng
thời có thể hoàn toàn được bù đắp bằng những thành quả ngay trong quá trình thực hiện,
tuy nhiên các tổ chức cần có sự nỗ lực kiên trì và lâu dài. Thông thường, tùy quy mô và
nền tảng, các tổ chức cần từ 3 ~ 5 năm để hoàn thiện được 12 bước trên. Các tổ chức có
sẵn một số nền tảng về thực hiện các hệ thống quản lý ISO hay các công cụ như 5S,
Kaizen, QCC, QC Tools… thì có lợi thế hơn.
5. KAIZEN.
a. Giới thiệu.
Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhắm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên
tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc,
cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khoá của sự
thành công” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong
quản lý.
KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau
chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” - ”thay đổi” hay
“làm cho đúng” và “zen” - “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. KAIZEN là sự tích lũy các
cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay
đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, KAIZEN còn hơn một quá
trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất
cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra
đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và
nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân. Kaizen là những
cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật
thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên.
Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc,
nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
Đặc điểm của Kaizen
 Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc;
 Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm
lãng phí;
 Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh
mẽ của lãnh đạo;
 Nhấn mạnh hoạt động nhóm;
 Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.
Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được
cải tiến. Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình. Người quản lý cần
phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi. Định hướng theo quá trình được áp dụng
khi áp dụng các chiến lược Kaizen khác nhau như: PDCA (Plan – Do – Check – Act),
SDCA (Standardize - Do – Check – Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just In
Time)...
Các chương trình KAIZEN cơ bản:
 5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt là
“Sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” và “sẵn sàng” được áp dụng để xây
dựng môi trường làm việc gòn gàng, khoa học và sạch sẽ.
 KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự
tham gia tích cực của người lao động thông qua các khuyến khích về tài chính và
phi tài chính.
 QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động
kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và
Kaizen trong nơi làm việc.
 JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một
phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế
và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản
xuất.
 7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ
để ra các quyết định, bao gồm: phương pháp phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra,
biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm
soát.
n. Ứng dụng
Mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất
lượng, hiệu quả công việc đều có thể áp dụng Kaizen.
Lợi ích hữu hình:
 Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;
 Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.
Lợi ích vô hình:
 Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
 Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
 Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
 Xây dựng nền văn hoá công ty.
o. Cách sử dụng
Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc:
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế
hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động
khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa
trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

PLAN

1. Lựa chọn chủ đề

2. Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
3. Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
4. Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.

DO

5. Thực hiện biện pháp

CHECK

6. Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

ACT

7. Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
8. Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Hình 5.1. Các bước triển khai thực hiện Kaizen theo chu kỳ PDCA
6. HEIJUNKA VÀ JIT – CÂN BẰNG CHUYỀN VÀ ĐÚNG-THỜI-ĐIỂM.
a. Giới thiệu
Just-in-Time (viết tắt là JIT) là một thành phần quan trọng trong Hệ thống sản xuất
Toyota (Toyota Production System)/Lean Production. JIT tập trung vào nâng cao hiệu
quả kinh tế trong quá trình sản xuất với nguyên tắc cơ bản là “sản xuất đúng sản phẩm -
với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm”.
Mục tiêu chính của JIT là kiểm soát tồn kho ở mức tối thiểu cần thiết. Để đạt được điều
này, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng
bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần
tới. JIT chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn, loại bỏ các quá trình không tạo
giá trị gia tăng, đồng thời đảm bảo quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình
hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào trong quá trình sản xuất rơi vào tình
trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào
vận hành.
JIT còn được xem là một chiến lược về vấn đề tồn kho, giúp nâng cao hiệu quả đầu tư
bằng cách giảm tồn đọng vốn, tồn kho và các chi phí liên quan.
Heijunka là một phần chính của các quá trình JIT. Với chi phí lưu kho JIT được tối thiểu
hóa bằng việc cung cấp các thành phần chỉ khi nào nó cần đến. Heijunka loại bỏ sự bất
thường của khối lượng công việc (Mura) bằng cách làm đều và liên tục khối lượng công
việc. Với Heijunka, Các quá trình được thiết kế để có khả năng chuyển đổi dễ dàng và chỉ
sản xuất những cái cần thiết khi cần thiết.
Heijunka cũng loại bỏ lãng phí Muri – Quá tải hoặc Quá áp lực công việc dẫn đến các
vấn đề về an toàn và chất lượng.
p. Ứng dụng
Heijunka được ứng dụng tập trung vào việc làm cho quá trình sản xuất được cân bằng,
đồng đều cả về lượng & loại các sản phẩm. Heijunka đặc biệt quan trọng với những đơn
vị sản xuất có quy mô trung bình đến lớn.
Heijunka giúp doanh nghiệp:
 Không sản xuất sản phẩm theo hướng bị cuốn theo sự biến động về loại, lượng sản
phẩm trong yêu cầu đặt hàng thực tế của khách hàng.
 Căn cứ theo lượng các đơn hàng của khách hàng trong 1 thời gian nhất định và cân
đối sản xuất theo lượng và loại sản phẩm tương tự nhau hàng tháng (hướng tới cân
bằng sản xuất hàng tuần và tốt nhất là hàng ngày).
 Tránh được việc sản xuất theo lô lớn (tránh được lãng phí “Over-production”).
  Giảm mức tồn kho thành phẩm (tránh được lãng phí “Inventory”).
 Giảm các chi phí về vốn (giảm bớt gánh nặng trả lãi suất).
 Đảm bảo ổn định nguồn lực (con người, máy móc không bị quá tải, căng thẳng).
 Giảm thời gian sản xuất - Lead time (khả năng giao hàng tốt hơn).
 Tạo được phương pháp hoạch định sản xuất để đáp ứng hiệu quả hơn các nhu cầu
đa dạng, thường xuyên thay đổi của nhiều khách hàng khác nhau một cách linh
hoạt.
q. Cách sử dụng và ví dụ.
Để thực hiện được sản xuất theo phương pháp Heijunka, trong khi vẫn tiếp tục mang lại
sự thỏa mãn của khách hàng, các nhà quản lý của Toyota cũng tính toán mức tồn kho tiêu
chuẩn của thành phẩm tại điểm cuối của quá trình sản xuất trong trường hợp sản xuất
theo phương thức “make-to-stock”. Đối với trường hợp các sản phẩm được sản xuất theo
đơn đặt hàng (make-to-order), mức tồn kho tiêu chuẩn của các sản phẩm này được thiết
lập tại ngay trước điểm tùy biến (point of customization) của sản phẩm đó. Mức độ tồn
kho phụ thuộc vào mức độ biến động của đơn hàng, sự ổn định của quá trình sản xuất và
tần suất giao hàng.
• Ví dụ 01:
Một nhà sản xuất nhận được nhiều đơn đặt hàng về nhóm các sản phẩm sản xuất được tạo
ra từ cùng quá trình. Các đơn hàng này có biên độ dao động về loại và lượng rất lớn.
Trong nhiều tuần liền, khách hàng đặt 600 đơn vị, nhiều tuần khác chỉ đặt 400 đơn vị, và
cũng có khi trong một tuần, yêu cầu đặt hàng thay đổi từng ngày. Để đạt được yêu cầu
không mấy dễ chịu này của khách hàng, theo cách làm truyền thống, nhà sản xuất này
phải dốc toàn lực mới có thể liên tục đáp ứng được đơn hàng, tức là cũng phải chấp nhận
sự biến động trong sản lượng và loại sản phẩm đầu ra sao cho cho cùng nhịp với yêu cầu
đầu vào của khách hàng. Nếu khách hàng đặt 600 đơn vị trong một tuần, cứ thế làm 600
đơn vị. Nếu khách hàng đặt 120 đơn vị trong 1 ngày, thì cũng làm 120! Theo quan điểm
TPS, cách làm trên là bình thường và có thể chưa nảy sinh vấn đề gì đối với một nhà
cung cấp có quy mô nhỏ, ví dụ ở quy mô sản xuất gia đình, có khách hàng đã được xác
định rõ, nhưng với một nhà sản xuất có quy mô lớn hơn thì hoàn toàn không hiệu quả. Lý
do là vì, sẽ không có một hệ thống sản xuất nào có thể liên tục đáp ứng được các đơn
hàng thường xuyên xoay đảo, biến động như thế mà không khỏi chịu ảnh hưởng bởi
Mura (không đồng đều về năng suất, chất lượng) và Muri (quá tải đối với máy móc, quản
lý và nhân viên/ công nhân).
Rõ ràng, với sự biến động lớn về tần suất và biên độ của các đơn đặt hàng đầu vào như
thế, chắc chắn sẽ gây ra sự mất cân bằng trong việc hoạch định lịch trình sản xuất của nhà
sản xuất để “đuổi” cho kịp tiến độ giao hàng, từ đó dẫn đến tình trạng sản xuất và tồn
lượng hàng lớn theo lô; hoặc phải thường xuyên tăng ca, làm thêm giờ để kịp tiến độ; gây
áp lực lên nhân lực, thiết bị trong tuần này, rồi có khi lại phải cho nhân viên nghỉ hoặc
giảm cường độ làm việc trong tuần tiếp theo do đơn hàng giảm. Sự biến động của quá
trình theo đó cũng sẽ dẫn đến sự biến động về chất lượng sản phẩm.
Các nhà quản lý của Toyota cho rằng, sẽ tốt hơn nếu nhà sản xuất tính toán cho được nhu
cầu dài hạn đối với sản phẩm liên quan, và tiến hành sản xuất theo tốc độ ổn định một
cách nhịp nhàng, đều đặn căn cứ theo nhu cầu dài hạn đó. Tức là, Nếu xem rằng quá trình
sản xuất là hoàn toàn ổn định (các công cụ hỗ trợ khác như 5S, TPM, Chuẩn hóa hoạt
động – Standardized Operations, …và các hệ thống như ISO 9001 có thể giúp đạt được
điều này) và tần suất giao hàng là 1 lần/tuần, trung bình nhu cầu đối với sản phẩm nào đó
là 500 đơn vị/ tuần (100 đơn vị/ngày × 5 ngày/tuần), thì tiến hành sản xuất theo tốc độ
được cân bằng là 500 đơn vị/ tuần (100 đơn vị/ngày), với mức tồn kho tối thiểu sẽ là 100
đơn vị sản phẩm vào đầu tuần và là 600 đơn vị vào cuối tuần tại thời điểm giao hàng, rồi
sẽ là 100 đơn vị vào đầu của tuần tiếp theo,…
• Ví dụ 02:
Dưới đây là minh họa về một công ty may (giả định) sẽ ứng dụng Heijunka để cân bằng
sản xuất về lượng và loại sản phẩm như thế nào.
 Công ty sản xuất các kiểu áo A, B, C, D cho thị trường.
 Nhu cầu giao hàng trung bình hàng tuần: 5A, 3B, 2C, 2D.

Hình 6.1. Lịch sản xuất Lean

  Theo cách tổ chức sản xuất truyền thống (mass producer): công ty này sẽ mong
muốn càng ít phải thực hiện chuyển đổi dây chuyền (con người, máy móc, nguyên
vật liệu, quá trình) càng tốt, khi đó, lịch trình sản xuất sẽ theo thứ tự sau:
AAAAABBBCCDD…. Hậu quả và các lãng phí có thể xảy ra với cách tổ chức
sản xuất này như đã được giải thích trong phần trên.
 Theo phương pháp Heijunka, với việc cân bằng cả về lượng và loại sản phẩm,
công ty may này sẽ hoạch định sản xuất theo cách sau: AABCDAABCDAB…. Để
thực hiện được kiểu hoạch định cân bằng sản xuất này, một trong các điều kiện
quan trọng là doanh nghiệp phải có thời gian chuyển đổi (change-over) ngắn nhất
có thể để linh hoạt chuyển đổi điều kiện sản xuất thích hợp từ sản phẩm này sang
sản phẩm khác.
Tóm lại, mỗi khi Heijunka được hiểu và vận dụng một cách thích hợp với loại hình doanh
nghiệp, sản phẩm, kết hợp nhuần nhuyễn với các công cụ Lean cơ bản khác như 5S,
TPM, quản lý trực quan, chuẩn hóa quá trình…
7. SMED/ QCO - CHUYỂN ĐỔI NHANH.
a. Giới thiệu
SMED là thuật ngữ được sử dụng để đại diện cho sự Chuyển Đổi Nhanh (Quick-
ChangeOver) hay thời gian cài đặt mà có thể được tính đến từng phút một. SMED thường
được sử dụng tương đương với “Chuyển đổi nhanh”. SMED và chuyển đổi nhanh là
phương pháp thực hành việc giảm thời gian thay đổi một dây chuyền sản xuất hay máy
móc từ sản phẩm này sang sản phẩm khác.

Mã hàng A A A A A ChangeOver B B B B B B
Thời gian 7h30 - 10h00 10h00 - 10h20 10h20 – 11h40
Hình 7.1. Thời gian chuyển đổi giữa 2 sản phẩm A-B
Để hiểu SMED có thể giúp như thế nào chúng ta phải quan sát quá trình chuyển đổi (sản
phẩm). Điển hình khi sản phẩm cuối cùng của lần chạy trước đã được sản xuất, thiết bị
được ngừng lại và khóa an toàn, dây chuyền được dọn sạch, dụng cụ được trả lại vị trí
quy định, các dụng cụ mới sẽ được lắp đặt để tạo điều kiện cho việc sản xuất sản phẩm kế
tiếp. Khi các điều chỉnh đã được thực hiện, những thông số quan trọng đã được cài đặt
(Nhiệt độ trục, bình chứa đầy, phểu đã được đổ đầy…) và dần dần quá trình khởi động
bắt đầu – sản xuất sản phẩm trong lúc thực hiện những sự điều chỉnh và kiểm tra chất
lượng và tăng tốc độ tới tiêu chuẩn. Quá trình này mất thời gian, thời gian mà có thể được
giảm thông qua SMED.
Chương trình SMED hiệu quả nhận ra và phân chia quá trình chuyển đổi thành những
thao tác chủ chốt:
 Cài Đặt Ngoài (External Setup) bao gồm những thao tác mà có thể được làm trong
khi máy đang chạy và trước khi quá trình chuyển đổi bắt đầu.
 Cài Đặt Trong (Internal Setup) là những thao tác phải xảy ra khi thiết bị dừng.
 Thao tác không cần thiết.

r. Ứng dụng
Thực hiện thành công SMED và chuyển đổi nhanh là chìa khóa tạo lợi thế cạnh tranh cho
bất kỳ nhà sản xuất nào trong sản xuất, chuẩn bị, xử lý hay đóng gói nhiều sản phẩm khác
nhau trên một máy, dây chuyền hay đơn vị làm việc. SMED và chuyển đổi nhanh cho
phép các nhà sản xuất giữ ít tồn kho hơn trong lúc đáp ứng nhu cầu khách hàng với
những sản phẩm thậm chí ít dao động hơn. SMED có nhiều lợi ích tiềm ẩn như việc giảm
WIP (Work In Process – bán thành phẩm) để gia tăng ROI (Return On Investment – lợi
nhuận trên vốn) của thiết bị đầu tư thông qua việc sử dụng hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện SMED:
 Rút ngắn thời gian chuyển đổi làm giảm các loại lãng phí bao gồm:
 o Sản xuất thừa
o Tồn kho
o Chờ đợi
o Sức lao động
o Lỗi sản phẩm.
 Rút ngắn thời gian chuyển đổi cho phép chu kỳ sản xuất nhanh hơn (Lead time
ngắn hơn)
 Hệ thống sản xuất linh hoạt hơn
 Chuyển đổi đơn giản an toàn hơn.
s. Cách sử dụng và ví dụ

Hình 7.2. Ví dụ về các bước rút ngắn thời gian chuyển đổi.
Bước 01: Đo lường quá trình thực tế, xác định các hoạt động thực tế.
Bước 02: Tách các hoạt động Cài đặt bên trong (INT) ra khỏi các hoạt động Cài đặt bên
Ngoài (EXT).
Bước 03: Tìm cách biến đổi INT thành EXT.
Bước 04: Cải thiện thời gian cài đặt.
- Chuẩn hóa các chức năng.
- Sử dụng chức năng kẹp, loại bỏ ốc và vít.
- Sử dụng đồ gá trung gian
- Loại bỏ các công việc điều chỉnh
- Tiến hành thao tác song song.
- Cơ giới hóa
Bước 05: Chạy thử và cải tiến.
8. NGĂN NGỪA LỖI VÀ HỎNG.
a. Giới thiệu
Ngăn ngừa lỗi và hỏng hay còn gọi là chống sai lỗi có thể được xem như là một mở rộng
của FMEA (Failure mode and effects analysis). Trong khi FMEA giúp ta trọng việc dự
đoán và ngăn ngừa các vấn đề sai sót, còn công cụ chống sai lỗi sản phẩm cung cấp cho
khách hàng. Nó đặc biệt quan tâm tới mối nguy cơ xuyên suốt bất kì quá trình nào: lỗi do
con người gây ra.
Ngăng ngừa lỗi và hỏng cũng còn gọi là Poka-yoke trong tiếng Nhật, nó được phát triển
bởi một nhà tư vấn quản lý Shigeo Shingo. Những ý tưởng của Shingo là để chống sai lỗi
thì cần phải có một công cụ (phương pháp) chống sai lỗi. Công cụ chống sai lỗi với mỗi
hoạt động hay một quá trình bao gồm việc phát hiện, nhận dạng và thiết lập sự kiểm tra
và ngăn ngừa lỗi trong quá trình. Trong sản xuất, kinh doanh chúng ta hay gặp phải các
lỗi và sự cố như:
 Thiết bị vận hành sai chức năng: dừng đột ngột, hỏng, rò rỉ nguyên liệu…
 Vận hành thiết bị sai quy cách.
 Bàn giao nhận thiết bị sai vị trí, thời điểm, người nhận.
Có 4 mức độ của việc ngăn ngừa lỗi và hỏng gồm:
 OK – Lỗi đã được phát hiện sau khi tạo ra nó
 GOOD – Lỗi đã được phát hiện trong cùng thời điểm nó được tạo ra.
 BETTER – Lỗi được ngăn chặn cùng thời điểm mà nó có thể xảy ra.
 BEST – Thiết kế không cho phép bị lỗi xảy ra.
Ứng dụng
 b. Giắc cắm được thiết kế để không thể cắm
sai.
a. Cữ chặn ngăn ngừa việc lắp nhầm chiều chi
tiết
 c. Công tắc hành trình máy tự động.
Hình 8.1. Các ứng dụng thực tế nhằm ngăn ngừa lỗi và hỏng.
Ngăn ngừa lỗi và hỏng phương pháp nên được áp dụng cho mọi tổ chức, doanh nghiệp kể
cả cá nhân. Việc này giúp làm giảm được các lãng phí do việc làm lại, hoặc loại bỏ, giúp
các thao tác trở nên đơn giảm hơn…
t. Cách sử dụng
Trình tự công việc cần làm bao gồm các bước:
1. Xác định các lỗi có thể xảy ra ngay cả khi có các hành động phòng ngừa. Xem xét lại
mỗi bước trong quá trình đang làm đồng thời đạt ra câu hỏi “Trong bước này, lỗi nào có
khả năng xảy ra nhất, lỗi con người hay do lỗi thiết bị?”
2. Quyết định một phương thức phát hiện ra một số lỗi hay sự cố máy móc có thể xảy ra
hoặc sắp xảy ra.
Ví dụ: một đèn báo trong ô tô của bạn có thể cho biết liệu bạn đã thắt dây an toàn chưa?
Trong một dây chuyền lắp ráp; khay giữ các phụ kiện sẽ giúp cho công nhân phát hiện
liệu có phần nào bị thiếu hay không?
3. Xác định và lực chọn hành động phù hợp khi sai lỗi bị phát hiện. “Thiết bị chống sai
lỗi” bao gồm các cơ cấu cơ bản sau:
 Kiểm soát: một hoạt động có thể tự khắc phục lỗi quá trình, như thiết bị tự động
chỉnh lỗi và đánh dấu lỗi chính tả.
 Dừng hệ thống: một quá trình hoặc thiết bị ngăn chặn hoặc chấm dứt quá trình khi
có lỗi xảy ra. Ví dụ: tính năng tự động tắt của chiếc bàn là dùng tại gia đình
 Cảnh báo: báo động cho những người liên quan đến công việc khi có một sai lỗi
xảy ra. Ví dụ, còi thắt dây an toàn. Người ta thường hay bỏ qua những tín hiệu
cảnh báo, vì vậy các công cụ kiểm soát và ngắt hệ thống thường được sử dụng.
Việc áp dụng những phương thức phát hiện, tự khắc phục, ngăn chặn/chấm dứt hoặc cảnh
báo một vấn đề đòi hỏi chúng ta phải có thực tế và sáng tạo, nói chung nên sử dụng các
phương pháp đơn giản nhất có thể như:
 Đặt mã bằng màu và hình dạng phù hợp với các chất liệu và tài liệu
 Các biểu tượng và hình tượng để xác định dễ dàng các vật liệu, chi tiết, nguyên
công thường bịlẫn lộn
 Lập các bảng liệt kê công việc, các mẫu bảng biểu rõ ràng, các quá trình công việc
cập nhật nhất và sơ đồ công việc sẽ giúp ngăn chặn các lỗi xảy ra đối với các sản
phẩm
Dave Boenitz, nhà quản lý của nhà sản xuất các thiết bị chất bán dẫn cho biết công cụ
chống sai lỗi đã tập trung vào việc cải tiến và các nổ lực sản xuất đúng thời điểm. “Chúng
tôi đã tìm kiếm các phương thức làm dây chuyền láp ráp thật dễ hiểu để việc lắp ráp
không thể nào bị sai lỗi. Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện những việc có thể nhận biết dễ
dàng bằng mắt; chúng tôi đã có những sơ đồ được tô màu để dễ dàng nhận ra phần được
lắp ghép với nhau”. Cũng như vậy, các loại kỹ thuật lắp ghép và những chi tiết gá lắp
được thiết kế sao cho không thể lắp ráp sai lỗi – như là một chìa khoá chỉ khớp với một ổ
khoá nhất định
Cần quan tâm thêm đến việc kiểm tra công việc ở mỗi bước, như là: “Những người thực
hiện công việc kiểm tra sản phẩm của họ trước khi nó chuyển qua một qui trình khác; sau
đó những người đã nhận sản phẩm sẽ kiểm tra sản phẩm. Thông qua hành động này được
điều phối một cách hài hoà, chúng sẽ có thể giúp chúng ta loại bỏ hầu hết các lỗi lắp ráp
có thể xảy ra”
9. KANBAN
a. Giới thiệu
Kanban: là một công cụ để vận hành hệ thống JIT. Đó một chiếc nhãn, thường được bọc
bên trong một bao bì nhựa. Trên Kanban, thường chứa những thông tin sau:
 Tên chi tiết, sản phẩm được sản xuất.
 Sức chứa container.
 Địa chỉ, ký hiệu của quy trình làm việc trước.
 Địa chỉ, ký hiệu của quy trình sau.

Hình 9.1. Một ví dụ về thẻ Kanban

Ngoài các thông tin chủ yếu đó, thì tuỳ vào loại Kanban và tuỳ vào tình hình cụ thể của
mỗi doanh nghiệp mà có thể có thêm những thông tin khác.
Phương pháp Kanban:
Trong một xưởng sản xuất, bước làm việc thứ N chỉ sản xuất một khi được chỗ làm việc
thứ N+1 yêu cầu. Chỗ làm việc này lại chỉ sản xuất khi có yêu cầu từ chỗ làm việc thứ
N+2… chỗ làm việc cuối cùng chỉ sản xuất khi làm thỏa mãn yêu cầu khách hang.

Hình 9.2. Dòng thông tin Kanban thường đi ngược và đè lên dòng vật chất.
Phương pháp này cần phải có một hệ thống thông tin truyền nhanh những nhu cầu từ hạ
nguồn (chỗ làm việc cuối cùng) về thượng nguồn. Hệ thống thông tin này tồn tại và được
gọi là Phương pháp Kanban
Dòng thông tin của phương pháp Kanban đi ngược so với dòng vật chất và là tín hiệu để
bắt đầu dòng vật chất theo các thông tin mà Kanban quy định.
Chức năng của Kanban.
 Hướng dẫn: là công cụ hướng dẫn sản xuất và vận chuyển. (Sản xuất chi tiết, sản
phẩm nào, vận chuyển bao nhiêu…)
 Tự kiểm tra: để ngăn ngừa sản xuất thừa. Mỗi công đoạn tự kiểm tra để đảm bảo
chỉ sản xuất những chi tiết, sản phẩm vớI số lượng cần thiết, tạI thờI điểm cần
thiết.
 Kiểm tra bằng mắt: thẻ Kanban không chỉ chứa thông tin bằng số mà còn chứa
thông tin vật lý. (Ví dụ: các thẻ Kanban màu trắng, xanh lá, và vàng: màu trắng
hoặc xanh thì chưa cần sản xuất ngay, màu vàng là tín hiệu việc sản xuất phảI
được bắt đầu)
 Cải tiến hoạt động: Kanban duy trì mức tồn kho tối thiểu, giảm chi phí sản xuất,
nhờ vậy doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.
 Giảm chi phí quản lý: Hệ thống Kanban cũng giúp giảm chi phí quản lý do hoạch
định ngắn hạn không cần nữa, bởi bản chất kéo của hệ thống.
Có ba loại Kanban được dùng:
 Kanban sản xuất (in-process Kanban): là cái mang thông tin trực quan đặt ở
nguyên công dưới đặt hàng cho nguyên công trên một khối lượng sản phẩm tương
ứng một nhịp dây chuyền.
 Kanban 1 thẻ (single-card Kanban): Phương pháp đặt hàng giữa 2 công đoạn
chỉ sản xuất 1 loại sản phẩm. Ví dụ phương pháp “hai thùng” cung cấp vật tư
bằng cách dùng 2 thùng chứa có sức chứa như nhau, đủ cung cấp trong 1 nhịp dây
chuyền. Khi thùng 1 hết được gửi về như 1 tín hiệu đặt hàng nguyên công trên bắt
đầu sản xuất 1 lượng bằng sức chứa của thùng khi đó thùng thứ 2 đang được tiêu
thụ ở nguyên công dưới.
 Kanban nhiều thẻ (multiple-card Kanban): là phương pháp đặt hàng vật tư sử
dụng nhiều thông tin riêng biệt như vận chuyển, sản xuất, dự trữ…trong các trung
tâm sản xuất nhiều sản phẩm, độc lập có thời gian chuẩn bị sản xuất lớn, khoảng
cách xa, thời gian sản xuất 1 lô vận chuyển dài.
Ngoài ra Kanban còn được phân loại theo mục đích của nó:
 Kanban vận chuyển (transport kanban): đây là loại dùng để thông báo cho
công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm cho công đoạn sau.
 Kanban sản xuất (production kanban): đây là loại dùng để báo cho dây chuyền
sản xuất cần sản xuất chi tiết, sản phẩm để bù vào lượng hàng đã giao đi.
  Kanban cung ứng (supplier kanban): đây là loại dùng để thông báo cho nhà
cung cấp biết cần phải giao hàng.
 Kanban tạm thời (temporary kanban): kanban được phát hành có thời hạn
trong các trường hợp bị thiếu hàng.
 Kanban tín hiệu (signal kanban): là loại dùng để thông báo kế hoạch cho các
công đoạn sản xuất theo lô.

Hình 9.3. Các đường đi của Kanban và sản phẩm

u. Ứng dụng

Kanban sản xuất IPK: Là hệ thống mà Kanban chỉ di chuyển được giũa hai chỗ làm
việc, Kanban này được ghi rõ tên (địa chỉ) của chỗ làm việc bên trên và làm việc bên
dưới. Kanban sản xuất được sử dụng trong các dây chuyền sản xuất báo hiệu thời gian bắt
đầu sản xuất lô hàng tiếp theo tương ứng với nhịp dây chuyền. Dùng IPK có mục đích:
 Điều chỉnh những mất cân bằng nhỏ trên dây chuyền
 Đảm bảo sản xuất của dây chuyền phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
  Báo cho công nhân biết thời gian làm việc để duy trì nhịp sản xuất của nguyên
công tiếp theo.

Điều kiện áp dụng hệ thống Kanban:

 Hệ thống thông tin phải rõ ràng, minh bạch.
 Dòng sản xuất linh hoạt và thông suốt.
 Thiết bị, máy móc phải được bố trí một cách hợp lý.
 Các sản phẩm có thời gian thay đổi ngắn.
 Các biến động ngẫu nhiên cần được loại bỏ.
 Mối quan hệ với nhà cung cấp phải được củng cố và phát triển.
 Lao động đa năng, có khả năng thay đổi chổ làm việc, có thể điều chỉnh và bảo
dưỡng máy móc.
 Tiêu chuẩn hóa các bộ phận và đơn vị lắp ráp sản phẩm.
Ưu điểm:
 Cho thấy được vấn đề lớn cần giải quyết của phân xưởng.
 Giúp nắm được tình hình máy móc thiết bị, phế phẩm phát sinh dựa vào dòng di
chuyển thông tin nhanh giữa các chỗ làm việc.
 Phối hợp chặc chẽ giữa các chỗ làm việc.
 Thích ứng quá trình sản xuất và nhu cầu.
 Số lượng tồn kho là ít nhất.
 Không cần lập kế hoạch hàng ngày.
 Cho phép dao động 10% so với nhu cầu.
 Trong phân xưởng, hệ thống kiểm tra KANBAN là then chốt.
  Có khả năng hiệu chỉnh chính xác kế hoạch được lập trên MRP II (Manufacturing
resource planning).
Nhược điểm: (khắc phục bằng cách sử dụng kết hợp MRP II)
 Khi áp dụng hệ thống Kanban, xưởng sẽ không có tồn kho, vì vậy không đáp ứng
được dao động lớn.
 Sự rối loạn của một công đoạn sẽ làm ảnh hưởng đến tòan hệ thống
v. Cách sử dụng
Công thức tính số Kanban:
D × L+G
N=
C

N: Số lượng Kanban
D: Nhu cầu trung bình trong 1 đơn vị thời gian
L: Chu kỳ sản xuất 1 thùng Kanban
G: Hệ số quản lý (<10% DL)
C: Sức chức 1 thùng
Nguyên tắc sử dụng Kanban:
 Nguyên tắc 1: Quá trình sau chỉ lấy đi các sản phẩm cần thiết từ quá trình trước
với số lượng cần thiết ở thời điểm cần thiết.
 Nguyên tắc 2: Quá trình phải sản xuất số lượng bằng số lượng đã lấy đi.
 Nguyên tắc 3: Những chi tiết sản phẩm bị lỗi không được chuyển đến quá trình
sau.
 Nguyên tắc 4: Tối thiểu số Kanban.
 Nguyên tắc 5: Kanban được sử dụng để hiệu chỉnh đối với sự thay đổi nhỏ trong
nhu cầu.
 Nguyên tắc 6: Số lượng các bộ phận chi tiết sản phẩm thực tế chứa trong hộp hoặc
đóng gói phải bằng với số lượng ghi trên Kanban.
Ví dụ:
 D = 500 chi tiết/h
 L = 30 phút
 C = 50 chiếc
 G = 20 chiếc
 D × L+G 500× 0.5+20
N= = =6
C 50

Vậy ta nên dùng 6 Kanban.

Ví dụ về Kanban một thẻ:

Hình 9.4. Các bước của một Kanban 1 thẻ.

Bước 1:
Người có trách nhiệm ở Trạm 2 Mở thùng chứa đầy chi tiết, lấy thẻ Kanban và cho vào
hộp Kanban.
Bước 2:
Người có trách nhiệm vận chuyển thẻ Kanban từ Hộp Kanban về Trạm 1.
Bước 3:
Trạm 1 sau khi sản xuất thùng chứa chi tiết, gắn thẻ Kanban và chuyển chúng đến trạm 2.
Ở Trạm 2, Lúc này ở Trạm 2 chi tiết được chứa trong thùng được sản xuất hết.
Bước 4:
Thùng chứa đã hết được trả về Trạm 1. Ở Trạm 2, thùng chứa chi tiết mới được đưa vào
sản xuất. Bắt đầu quay lại bước 1.
10. 5 Why’s
a. Giới thiệu:
5 Câu hỏi tại sao - 5 Why’s hay 5W là một kỹ thuật điều tra thường được dung để tìm
nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Kỹ thuật này được phát triển bởi ngài Sakichi Toyoda,
người sang lập Toyota Industries, Kỹ thuật này là một phần của hệ thống sản xuất Toyota
(TPS – Toyota Production System), và một công cụ điều tra chính trong hệ thống sản
xuất tinh gọn – Lean Manugacturing.
Ý tưởng phía sau của 5W rất đơn giản: Hãy hỏi tiếp những câu hỏi “Tại sao?” cho đến
khi bạn mở ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Mặc dù công cụ này khá đơn giản
nhưng lại mang lại hiệu quả rất lớn. Đa số các vấn đề đều có thể điều tra được nguyên
nhân của nó, nhưng những nguyên nhân cơ bản trực tiếp tác động rất khó để nhìn nhận
được ngay. Thông qua việc trả lời từng câu hỏi “Tại sao?” mà người trả lời chúng sẽ dần
hé lộ được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
w. Ứng dụng
Nguyên nhân gốc rễ chính là “tài nguyên” để sinh ra các vấn đề. Đa phần vấn đề đề có
một loạt các hành động để dẫn đến chúng. Hành động cuối cùng - cái là nguyên nhân trực
tiếp của vấn đề lại thường là một hệ quả của một tập hợp phức tạp các điều kiện và hành
động. Nguyên nhân gốc rễ là hành động đầu tiên để kích hoạt và gây ra phản ứng dây
truyền đó.
Phương pháp Lean cố gắng loại bỏ lãng phí. Việc xóa bỏ các điều kiện dẫn đến các vấn
đề và lãng phí là nền tảng của Lean. Yêu cầu này đòi hỏi việc xác định các nguyên nhân
cơ bản của một vấn đề.
Tuy nhiên một số hạn chế do các đòi hỏi về mặt chi phí, tài nguyên để tránh vấn đề hoặc
do không tập trung tìm nguyên nhân, mà vấn đề vẫn được “duy trì” khả năng quay lại.
Cách duy nhất để loại bỏ vấn đề là loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và các hoạt động dẫn đến
vấn đề.
5W sẽ dẫn đến gốc của vấn đề, thông thường nguyên nhân gốc lại do chính sách quản lý.
Các chính sách quản lý dẫn đến vấn đề theo nhiều cách. Đôi khi, chính sách mới có thể
dẫn đến hậu quả ngoài ý muốn, hay thay đổi tương tác giữa các bộ phận… Phổ biến nhất
là tạo ra động lực dẫn đến vấn đề.
x. Cách sử dụng
5W cung cấp một cách hệ thống để chuẩn đoán nguyên nhân gốc rễ. Quá trình này đơn
giản và dễ hiểu. Bắt đầu từ việc hỏi lý do tại sao một vấn đề xảy ra. Đâu là nguyên nhân
trực tiếp trả lời cho câu hỏi này. Bước tiếp theo là hỏi tại sao tình trạng này tồn tại. Tiếp
tục hỏi câu hỏi này ít nhất 5 lần.
Ví dụ dưới đây sẽ trình bày cách sử dụng 5W cụ thể hơn:
 What: Giao hàng chậm cho khách hàng
Why 1 Tại sao: Giao hàng chậm cho khách hàng
Vì: Một kíp sản xuất ở khu ép nhựa phải sản xuất lại.

Why 2 Tại sao: Một kíp sản xuất ở khu ép nhựa phải sản xuất lại.
Vì: Cấp sai nguyên vật liệu nhựa cho khu ép nhựa

Why 3 Tại sao: Cấp sai nguyên vật liệu nhựa cho khu ép nhựa
Vì: cấp liệu nhầm hạt nhựa trong kho.

Why 4 Tại sao: Cấp liệu nhầm hạt nhựa trong kho.
Vì: Nguyên vật liệu được đặt nhầm sang vị trí của nguyên vật liệu khác.

Tại sao: Nguyên vật liệu được đặt nhầm sang vị trí của nguyên
Why 5 vật liệu khác.
Vì: Khu vực để nguyên vật liệu không được kí hiệu nên khi nhập hàng đã để nhầm vào.

Solution Đánh dấu, kí hiệu các khu vực trong kho.

Hình 10.1. Mẫu ví dụ về 5Why’s

MỤC LỤC
I. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ KHÁI NIỆM.........................................................1
1. CÁC LÃNG PHÍ TRONG LEAN........................................................................1
a. Muda.................................................................................................................1
b. Mura..................................................................................................................2
c. Muri................................................................................................................... 2
2. CÁC KHÁI NIỆM................................................................................................3
a. Talk time...........................................................................................................3
b. Cycle time.........................................................................................................4
c. Lead time...........................................................................................................4
II. CÁC CÔNG CỤ LEAN.............................................................................................5
1. 5S VÀ TỔ CHỨC NƠI LÀM VIỆC.....................................................................5
a. Giới thiệu........................................................................................................... 5
b. Ứng dụng...........................................................................................................5
c. Cách sử dụng.....................................................................................................6
2. SW – CHUẨN HÓA CÔNG VIỆC....................................................................11
a. Giới thiệu.........................................................................................................11
b. Ứng dụng.........................................................................................................11
c. Cách sử dụng...................................................................................................11
3. VSM – LƯU ĐỒ CHUỖI GIÁ TRỊ....................................................................13
a. Giới thiệu.........................................................................................................13
b. Ứng dụng.........................................................................................................13
c. Cách sử dụng...................................................................................................13
4. TPM – DUY TRÌ HIỆU SUẤT TỔNG THỂ......................................................18
a. Giới thiệu.........................................................................................................18
b. Ứng dụng.........................................................................................................20
c. Cách sử dụng...................................................................................................21
5. KAIZEN.............................................................................................................23
a. Giới thiệu.........................................................................................................23
b. Ứng dụng.........................................................................................................24
 c. Cách sử dụng...................................................................................................24
6. HEIJUNKA VÀ JIT – CÂN BẰNG CHUYỀN VÀ ĐÚNG-THỜI-ĐIỂM.........26
a. Giới thiệu.........................................................................................................26
b. Ứng dụng.........................................................................................................26
c. Cách sử dụng và ví dụ.....................................................................................27
7. SMED/ QCO - CHUYỂN ĐỔI NHANH............................................................30
a. Giới thiệu.........................................................................................................30
b. Ứng dụng.........................................................................................................30
c. Cách sử dụng và ví dụ.....................................................................................31
8. NGĂN NGỪA LỖI VÀ HỎNG.........................................................................33
a. Giới thiệu.........................................................................................................33
b. Ứng dụng.........................................................................................................33
c. Cách sử dụng...................................................................................................34
9. KANBAN...........................................................................................................36
a. Giới thiệu.........................................................................................................36
b. Ứng dụng.........................................................................................................38
c. Cách sử dụng...................................................................................................40
10. 5 Why’s..............................................................................................................42
a. Giới thiệu:.......................................................................................................42
b. Ứng dụng.........................................................................................................42
c. Cách sử dụng...................................................................................................42