Phần 1: Những yếu tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát của

CLB GYC
I. Chủ thể kiểm soát:
Câu lạc bộ GYC là một câu lạc bộ tổ chức sự kiện, mỗi sự kiện lại lên kế hoạch và
bầu lại các bộ phận quản lý khác với khi không có sự kiện.
1. Chủ thể kiểm soát bên ngoài.
 Ban Quản lý chương trình Tiên tiến, Chất lượng cao & POHE.

Hiệu trưởng – Bí thư Đảng

1 GS TS Trần Thọ Đạt Trưởng BQL
Ủy 
Phó Hiệu trưởng – Phó Bí
2 PGS TS Phạm Hồng Chương Phó Trưởng BQL
thư TT Đảng Ủy 
Ủy viên thường
3 PGS.TS. Bùi Huy Nhượng Giám đốc TT
trực
4 PGS.TS Phạm Thị Bích Chi Trưởng phòng TCKT Ủy viên
5 PGS.TS.  Bùi Đức Triệu Trưởng phòng QLĐT Ủy viên
Trưởng phòng
6 ThS. Nguyễn Hoàng Hà Ủy viên
CTCT&QLSV
Trưởng phòng
7 ThS Lê Xuân Tùng Ủy viên
KT&ĐBCLGD
8 TS Đào Thanh Tùng Trưởng phòng HTQT Ủy viên
9 ThS Đỗ Xuân Dũng Trưởng phòng TTPC Ủy viên
10 TS Vũ Văn Ngọc Phó TP TCCB Ủy viên
11 PGS.TS Phạm Trương Hoàng Trưởng khoa DL&KS Ủy viên
12 PGS.TS Phạm Văn Hùng Trưởng khoa Đầu tư Ủy viên
13 PGS.TS. Trần Văn Nam Trưởng khoa Luật Ủy viên
14 PGS.TS. Trương Đình Chiến Khoa Marketing Ủy viên
15 PGS.TS. Nguyễn Thành Hiếu Trưởng khoa QTKD Ủy viên
16 PGS.TS. Nguyễn Hữu Ánh Viện trưởng V.KTKT Ủy viên
17 PGS.TS. Đặng Ngọc Đức Viện trưởng V.NHTC Ủy viên
18 PGS. TS Hoàng Đức Thân Viện TM&KTQT Ủy viên
Trưởng phòng
19 TS. Đàm Sơn Toại Ủy viên thư ký
KT&ĐBCLGD
→ cơ quan quyền lực của đại học kinh tế quốc dân , nhằm giám sát , kiểm tra , chấn
chỉnh những lệch lạc trái pháp luật và nội quy nhà trường .

 Viện trưởng viện đào tạo CLC, TT, và POHE.

PGS TS Bùi Huy Nhượng
  Phó viện trưởng viện đào tạp CLC, TT, POHE
TS Lương Thu Hà
→ Giám sát nội dung, kế hoạch hoạt động các sự kiện của GYC
 Sinh viên hệ AEP
→ Đánh giá chất lượng của sự kiện .
2. Chủ thể kiểm soát bên trong
 Trưởng CLB : Nguyễn Chí Hiếu ( sinh viên K …)
→ Là người chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công hay thất bại của
CLB , đưa ra những chiến lược , tổ chức và kiểm tra .
 Trưởng ban tổ chức sự kiện : Trung Phạm ( sinh viên K…)
→Là người kiểm soát hoạt động của tất cả các quản lý bộ phận chức
năng của sự kiện, và cũng là người có trách nhiệm cao nhất về sự thành
công hay thất bại của sự kiện trong thời gian chạy sự kiện.
 Trưởng ban bộ phận chức năng .
Trưởng ban nội dung
Nguyễn Mai Phương
Nhóm các nhà quản lý
tiếp cận các chủ trương,
Trưởng ban truyền thông chính sách từ các nhà
quản lý cấp cao, chuyển
Vũ Lê Thủy Tiên nó thành kế hoạch và
phân chia công việc. Họ
có trách nhiệm kiểm
soát tiến độ tác nghiệp,
Trưởng ban đối ngoại công việc của các thành
viên trong ban của mình
Phạm Vũ Phương Thảo và theo nguyên tắc họ
không có quyền giám
sát bất kỳ một nhà quản
Trưởng ban hậu cần lý nào khách.
Trần Quốc Đạt

Sơ đồ hệ thống kiểm soát của CLB GYC.

 Ban Quản lý
chương trình Tiên
tiến, Chất lượng
cao & POHE.

Viện trưởng

Phó viện trưởng

Trưởng CLB

Trưởng BTC

Trưởng ban nội Trưởng ban truyền Trưởng ban đối Trưởng ban hậu
dung thông ngoại cần

12 người 14 người 10 người 15 người

II.Phương pháp và hình thức kiểm soát:

 Thu thập thông tin
 Tham vẫn ý kiến của các bạn sinh viên trong AEP, của giảng viên.
 Thu thập ý kiến của các thành viên trong CLB, các ban trong CLB
 Tạo điều kiện chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trình bày báo
cáo đầy đủ , trung thực .
 Xử lý kịp thời, đúng nội quy, pháp luật những hành vi gây cản trở đến
hoạt động kiểm soát.
III.Công cụ và kỹ thuật kiểm soát ở GYC
1. Dữ liệu thống kê: Phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch trong từng giai đoạn
hoặc toàn bộ quá trình một sự kiện nào đó được diễn ra.
Ví dụ: Ở chương trình Chào Tân Sinh Viên AEP UNLOCK 2018, những dữ liệu được
ghi ở công cụ kiểm soát dữ liệu thống kê sẽ thể hiện được xu hướng vận động, độ phủ
songs của chương trình,… và qua đó để rút kinh nghiệm, dự báo tình hình những
chương trình sự kiện sau đó.

2. Ngân quỹ: Kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng tiền để GYC thực hiện
được trong kế hoạch. Thông qua hệ thống ngân quỹ, những BOM hay chủ
nhiệm có thể kiểm soát được toàn bộ các hoạt động trong năm học đó, cũng
như những nguồn lực phân bổ để thực hiện những sự kiện đó.
Ví dụ: Khi GYC mong muốn tổ chức một chương trình nào đó cho các bạn sinh viên
AEP như Break Dawn, sẽ cần mời tài trợ từ các công ty, các tổ chức khác. Và khi đó,
những ban quản lý sẽ tùy thuộc theo số tiền xin ứng được để phân bổ công việc cho
từng cá nhân, mua dụng cụ hay thuê địa điểm.

3. Báo cáo công việc và phân tích chuyên môn: Thường được sử dụng trong
các buổi họp của các bạn, của coreteam làm sự kiện đó để ban điều hành giám
sát được tiến độ cũng như các thức hoàn thahf công việc.
Bên cạnh đó, GYC còn sử dụng một vài công cụ kiểm soát online như Google Sheet
để kiểm soát tiến bộ và phân công công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn

IV.Quy trình kiểm soát ở GYC:

Kiểm soát không phải là hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một quá trình bao gồm
nhiều hoạt động, và có thể chia thành các nhóm, các hoạt động cụ thể.
1. Lý thuyết:
 Xác định mục tiêu, nội dung kiểm soát
 Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
 Giám sát đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn
 Đánh giá và điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và kế hoạch
Ở GYC :
2. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát:
Ở mỗi nhiệm kỳ hoặc một năm học, ban điều hành ở GYC thường sẽ đặt ra một
mục tiêu qua việc trả lời một vài câu hỏi: Cần hoạt động trên lĩnh vực nào? Có
những ưu điểm và khuyết điểm gì? Những yếu tố của clb cần phải hoạt động có
hiệu quả cao để đảm bảo cho clb thành công?
3. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát:
  Các tiêu chuẩn về chi phí: liên quan đến việc đo lường bằng tiền tệ,chúng gắn
liền giá trị bằng tiền đối với các khoản chi phí hoạt động. Minh họa cho các
tiêu chuẩn về chi phí là chi phí bỏ ra để thuê và mua thiết bị lắp đặt ở bàn
truyền thông khi có sự kiện, chi phí bỏ ra để liên hoan cho cả một tập thể vào
những dịp đặc biệt,…
 Các tiêu chuẩn về chương trình: các Bom dung để theo dõi chính thức về sự
phát triển của những sự kiện mới hay các nhân sự hiện đang hoạt động trực
thuộc clb.
 Các tiêu chuẩn định tính: Đây là những tiêu chuẩn không đo đếm được. Ví dụ
như dung để xác định truyền thông cho chương trình mới có đáp ứng được sự
quan tâm của sinh viên hay không? Hay các thành viên clb có nhiệt tình năng
nổ đóng góp cho sự kiện của clb không?

4. Giám sát và đo lường thực hiện:

Khi này các BOM hay trưởng ban tổ chức cần trả lời câu hỏi: Đo cái gì? Đo
như thế nào? Khi này, ở GYC, mỗi khi kết thúc ngày sự kiện hay cả chuỗi sự
kiện, sẽ có những thành viên có trách nhiệm kiểm tra tiến độ và chất lượng sao
cho có hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, về kiểm soát những thành viên, sẽ có
bản đánh giá thái độ do các trưởng ban thực hiện đề phòng những trường hợp
xấu hoặc không ngờ đến xảy ra.

5. Đánh giá và điều chỉnh:

Bước này cần thiết nếu có sai lệch của hoạt động với kết quả so với tiêu chuẩn
và qua phân tích thấy được cần tiến hành điều chỉnh. Các trưởng BTC sẽ điều
chỉnh các sai lệch bằng cách xem xét lại các kế hoạch hoặc bằng cách sửa đổi
các mục tiêu đề ra thông qua họp ban. Ngoài ra, sự đánh giá và điều chỉnh còn
thể hiện qua việc đánh giá các thành viên và ban khác nhau để điều chỉnh, phân
công lại nhiệm vụ hay có thể là tuyển thêm những cộng tác viên mới.

Phần 2: Ưu và nhược điểm trong kiểm soát của CLB

GYC:

I.Ưu điểm:
1. Kiểm soát phòng ngừa:
Điểm quan trọng của kiểm soát này là đưa ra những hoạt động quản trị trước khi một
vấn đề xảy ra. Kiểu kiểm soát này được mong muốn vì nó cho phép nhà quản lý như
các trưởng ban, phó ban ngăn chặn vấn đề chứ không phải là khắc phục sau khi những
tổn thất đã xảy ra, ví dụ như một chương trình talkshow do clb tổ chức bị hỏng do bị
cháy thời gian hoặc trục trặc các vấn đề trên sân khấu (hỏng mic, hỏng loa, không phát
được slide...),... Tác động của kiểm soát lường trước là giúp cho clb GYC chủ động
đối phó với những bất trắc trong tương lai và chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu. Đây
là hình thức ít tốn kém nhất.
2. Kiểm soát tại chỗ:
Dạng phổ biến nhất của kiểm soát tại chỗ là giám sát trực tiếp. Khi một người trưởng
ban nhân sự - sự kiện của clb GYC trực tiếp theo dõi hoạt động của các thành viên
trong clb, người trưởng ban đó có thể vừa kiểm tra vừa khắc phục khi vấn đề xảy ra.
Mặc dù chắc chắn có sự chậm trễ giữa hoạt động và phản ứng để khắc phục của nhà
quản trị nhưng sự chậm trễ này là rất ngắn. Vấn đề thường được giải quyết trước khi
các nguồn lực bị lãng phí hoặc tổn thất lớn. Các thiết bị kỹ thuật (máy vi tính, máy
móc điều khiển bằng vi tính,…) có thể được lên chương trình để kiểm soát liên tục. Ví
dụ như trước talkshow clb tổ chức, ban tổ chức và các thành viên trong ban nhân sự -
sự kiện của clb GYC có thể kiểm tra trước slide, âm thanh, ánh sáng,...Ngoài ra những
chương trình có chất lượng được thiết kế dựa trên kiểu kiểm soát này giúp cho ban tổ
chức và đồng tổ chức biết được liệu talkshow họ làm ra có đạt được tiêu chuẩn hay
không, thành công hay không.
3. Kiểm soát phản hồi:
Kiểm soát phản hồi có 2 ưu điểm hơn hẳn kiểm soát lường trước lẫn kiểm soát đồng
thời: - Cung cấp cho các trưởng ban, phó ban đầy đủ thông tin về những hiệu quả của
nổ lực trong việc lập kế hoạch của họ. Cung cấp thông tin cần thiết để lập kế hoạch
hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị. Nếu kiểm soát phản hồi
chỉ ra rằng không có nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc mục
tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ công tác hoạch định hữu hiệu. Ngược lại sự
phát hiện có nhiểu sai lệch sẽ giúp các trưởng ban và phó ban của clb rút kinh nghiệm
để đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn. - Giúp cải tiến động cơ thúc đẩy các thành viên
trong clb làm việc tốt hơn. Cung cấp cho mọi thành viên những thông tin về việc họ
đã thực hiện tốt như thế nào cũng như làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt
động của mình trong tương lai.

II.Nhược điểm:
1. Kiểm soát phòng ngừa:
Kiểu kiểm soát này đòi hỏi những thông tin chính xác, mất nhiều thời gian và rất khó
thu thập được. Vì vậy mà các nhà kiểm soát là các trưởng ban, phó ban hay sử dụng 2
loại kiểm soát còn lại.
2. Kiểm soát tại chỗ:
Dạng kiểm soát này chỉ có hiệu quả khi các trưởng ban, phó ban hoặc trưởng phụ
trách chương trình có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi
trường và về hoạt động tại talkshow mà họ tổ chức. Nếu họ không nắm bắt được kịp
thời và chính xác các thông tin thì sẽ dẫn đến sai lầm nghiêm trọng, talkshow đó có
thể bị thất bại.
3. Kiểm soát phản hồi:
Loại kiểm soát này là độ trễ về thời gian thường khá lớn, từ lúc sự cố thực sự xảy ra
đến khi phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay
kế hoạch đã đề ra. Nhưng đối với nhiều hoạt động sự phản hồi chỉ là một hình thức tin
cậy sẵn có.

Phần 3: Hoàn thiện hệ thống

Kiếm soát phòng ngừa: Đây là một hình thức rất quan trọng khi mọi chuyện đều có
thể xảy ra tình huống xấu nên cần có biện pháp phòng ngừa, phương án dự phòng
trong mọi trường hợp
VD: về các vấn đề kĩ thuật trước hoạt động sự kiện cử những người có chuyên môn kĩ
thuật cao để kiểm tra máy móc, chạy thử. Luôn có các phương án dự phòng với các
vấn đề hỏng mic, loa, máy chiếu ... như chuẩn bị mic, loa, máy chiếu dự phòng.
Kiểm soát tại chỗ: những người trưởng ban, phó ban chịu trách nhiệm tổ chức
chương trình nên là những người đã có kinh nghiệm tổ chức những chương trình
tương tự để có thể ứng biến kịp thời và đúng cách với những vấn đề bất ngờ xảy ra
Kiếm soát phản hồi: với clb, sau mỗi sự kiện tổ chức nên có những bài kiểm tra ý
kiến của những người tham gia để nắm được mức độ hài lòng, những điểm chưa tốt
nên khắc phục theo ý kiến của họ. Từ đó rút ra những điểm mà clb đã thực hiện tốt và
chưa tốt để phát huy hoặc khắc phục cho những sự kiện tiếp theo.
Kết luận: CLB cần kết hợp và thực hiện tốt 3 loại hình kiểm soát trên một cách đều
đặn và thường xuyên liên tục để luôn đạt được hiệu quả tốt nhất trong các chương
trình, sự kiện mà mình tổ chức.

Nhóm 7:
Đỗ Huy Vũ
Lê Tố Uyên
Hoàng Ngọc Thủy
Vũ Thu Thảo
Nguyễn Hiệu Thu Trang
Trương Thu Trang