Buoi3 PDF

Bài giảng
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
CHƯƠNG 2:
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
NỘI DUNG
• Mục đích và nội dung khảo sát 
• Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
• Xác định phạm vi, yêu cầu, mục tiêu
và hạn chế của dự án
• Phác họa các giải pháp, cân nhắc tính
khả thi
• Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự
án
Mục đích khảo sát hiện trạng
Khảo sát hiện trạng là bước mở đầu của quá
trình phát triển HT, còn gọi là bước phát biểu
bài toán, đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ.
Thông thường một HT mới được xây dựng là
nhằm để thay thế cho một HT cũ đã bộc lộ
nhiều điểm bất cập.
Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối
với HT mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và
đánh giá HT cũ. Vì rằng HT này đang tồn tại,
đang hoạt động nên ta gọi đó là hiện trạng.
Nghiên cứu hiện trạng HTTT nhằm các mục
đích:
• Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi
trường hoạt động của HT.
• Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và
cung cách hoạt động của HT.
• Chỉ ra các chỗ hợp lý của HT, cần được kế
thừa và các chỗ bất hợp lý của HT, cần
được nghiên cứu khắc phục
Mục đích của việc nghiên cứu hiện trạng là
trả lời cho được các câu hỏi:
• HT đang làm gì? Gồm những công việc gì?
Đang quản lý cái gì?
• Những công việc trong HT do ai làm? Làm
ở đâu? Khi nào làm?
• Mỗi công việc được thực hiện như thế
nào? Mỗi công việc liên quan đến dữ liệu
nào?
• Chu kì, tần suất, khối lượng công việc?
• Đánh giá các công việc hiện tại: tầm quan
trọng như thế nào? Các thuận lợi, khó
khăn? Nguyên nhân dẫn đến khó khăn?
Mục đích cuối cùng của giai đoạn khảo sát
là “kí kết được hợp đồng thỏa thuận” giữa
nhà đầu tư và nhóm phát triển HT để xây
dựng HTTT đối với HT nghiệp vụ của một
tổ chức.
Nội dung khảo sát hiện trạng
Với mục đích đã nói trên, để nghiên cứu
hiện trạng một HTTT, phân tích viên nên
khảo sát các nội dung sau:
• Tìm hiểu môi trường XH, KT và kĩ thuật
của HT. Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ
quan chủ quản của HT đó.
• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ
sách, các file dữ liệu cùng với các phương
thức xử lý các thông tin đó.
• Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý,
tức là các quy định, các quy tắc, các công
thức tính toán.
• Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao
dịch. Mô tả các luồng thông tin và tài liệu
giao dịch được luân chuyển như thế nào.
• Thống kê các phương tiện và tài nguyên
đã và có thể sử dụng.
• Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê
về hệ thống thông tin cũ và những yêu
cầu, đòi hỏi về hệ thống tương lai.
• Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
Một trong những yếu tố quan trọng quyết
định sự thành công của HTTT là giai đoạn
nghiên cứu hiện trạng của HT. Điều này đòi
hỏi các phân tích viên phải làm việc nghiêm
túc và chính xác.
NỘI DUNG
• Mục đích khảo sát hiện trạng

• Phác họa các giải pháp, cân nhắc tính
khả thi
án
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
• Khảo sát thường được tiến hành qua hai
giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả
thi của dự án
Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính
xác những gì sẽ thực hiện và khẳng
định những lợi ích kèm theo
• Chia thành bốn bước chính:
 Bước 1: khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt
động của HT cũ. Tìm hiểu các hoạt động của
HT hiện tại nhằm xác đinh các thế mạnh và
các yếu kém của nó.
 Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho HT mới. Xác
định phạm vi ứng dụng và các ưu nhược điểm
của HT dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà
HT mới sẽ làm, những thuận lợi và khó khăn
khi cải tiến HT.
Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có
cân nhắc tính khả thi. Phác họa các giải pháp
để thỏa mãn các yêu cầu của HT mới đồng
thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (kinh tế,
xã hội, thuận tiện,…) để có thể đưa ra các
quyết định lựa chọn cuối cùng.
Bước 4: vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự
trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai
cho các giao đoạn tiếp theo. Dự trù các
nguồn tài nguyên (tài chính, nhân sự, trang
thiết bị,..) để triển khai dự án.
Việc quan sát tìm hiểu và đánh giá hệ
thống theo cách nhìn của nhà tin học. Điều
đó có nghĩa là xác định các lĩnh vực nào, công
việc nào thì nên tin học hóa, lĩnh vực nào thì
tin học hóa không có tác dụng hay không có
tính khả thi.
1. Các phương pháp khảo sát hiện trạng:
Các mức khảo sát cho dù là khảo sát sơ bộ
cũng được phân biệt 4 mức theo thứ tự: tác
vụ, điều phối quản lý, quyết định và tư vấn.
Mức thao tác thừa hành:
Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người
nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có.
NSD làm việc trực tiếp với các thao tác của
HT và họ thường xuyên nhận ra những khó
khăn và những vấn đề nảy sinh ít người được
biết. Những công việc này có ảnh hưởng rất
lớn do có sự thay đổi các thủ tục và những
thay đổi khác kèm theo khi có HT mới.
Mức điều phối quản lý:
Mức giám sát của những người quản lý
trực tiếp. Họ cung cấp thông tin báo cáo
tóm tắt định kì các thông tin chi tiết mà họ
quản lý tại mọi thời điểm.
Tuy nhiên họ không nhìn vấn đề xa được
và không phải là người trực tiếp ra quyết
định.
 Mức quản lý lãnh đạo:
Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban
lãnh đạo, các sách lược phát triển doanh
nghiệp nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ
thống dự kiến.
Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra
quyết định, những ý tưởng mang tính chiến
lược phát triển lâu dài quyết định xu hướng
phát triển của HT.
 Mức chuyên gia cố vấn:
Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố
thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến.
Mức này bao gồm cố vấn và những người
chuyên nghiệp. Vai trò của họ tư vấn về chuyên
môn sâu và có thể phê phán hoặc chấp nhận HT.
Họ có thể quan trọng hay không tùy thuộc vào
đánh giá của mức quyết định.
Mỗi mức ở trên có vai trò và ảnh hưởng đến
hoạt động và sự phát triển chung của HT theo các
khía cạnh khác nhau nên cần phải được khảo sát
đầy đủ.
2. Hình thức khảo sát:
Có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử
dụng kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác
thực, tính khách quan và tính toàn diện của
phương pháp luận.
 Quan sát theo dõi:
Bao gồm quan sát trực tiếp và gián tiếp,
giúp cho người quan sát thấy được cách quản
lý các hoạt động của tổ chức cần tìm hiểu.
Quan sát trực tiếp: thường có chuẩn bị và
thông báo trước.
Quan sát bằng mắt, tại chỗ tỉ mỉ từng chi
tiết công việc của hệ thống cũ, của các
nhân viên thừa hành.
Quan sát từng phần tử riêng biệt khi thu
thập thông tin không phải là phương pháp
tốt nhất.
Quan sát gián tiếp:
Quan sát từ xa, hay qua phương tiện tổng thể
của HT để có được bức tranh khái quát về tổ
chức và cách thức hoạt động trong tổ chức đó.
Ta cần xem xét các giấy tờ và tài liệu, lý do
dừng công việc, phân chia thời gian không hợp lý
và sự phản ánh trung thực về môi trường làm việc
tốt.
Quan sát gián tiếp cho ta các kết luận khách
quan hơn
Các nhà phân tích phải ghi chép lại các yêu cầu
sau:
Các bộ phận trong tổ chức
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa các bộ phận trong
tổ chức.
Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận.
Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các
bộ phận.
 Khối lượng công việc của mỗi bộ phận.
 Những yếu tố bất thường để xác định tính
khả thi của dự án mà trong giai đoạn lập kế
hoạch trước đây chúng ta chưa lường trước
• Ưu điểm:
Dễ thực hiện đối với người quan sát.
Theo dõi trực tiếp hoạt động của hệ
thống trong thực tế.
Cho một bức tranh khái quát về HT
tương lai
Nên kết hợp với các phương pháp khác
có hiệu quả hơn.
• Nhược điểm:
Mang lại kết quả có tính chủ quan do sự
thiếu hiểu biết của người phân tích
Khó giới hạn được lĩnh vực nghiên cứu
vì phân tích viên có phần thụ động
trước các hiện tượng
Chỉ có thể nắm bắt được các yếu tố
bên ngoài
Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan
sát
Tốn kém thời gian
 Phỏng vấn:
Là phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều
tra, người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt
lọc lấy thông tin cần thiết qua các câu trả lời
của người được điều tra.
Phương pháp này luôn được sử dụng trong
quá trình xây dựng HTTT. Đây là phương pháp
rất hữu ích bởi vì nó mang lại nguồn thông tin
xác thực và chi tiết cho quá trình PTTKHT
Người phân tích phải lập kế hoạch phỏng
vấn cụ thể bao gồm:
• Lập kế hoạch phỏng vấn rất chi tiết đến đến từng
đối tượng dự định phỏng vấn (thời gian, địa điểm và
nhu cầu thu thập thông tin đối với từng đối tượng)
• Xây dựng bộ câu hỏi phù hợp cho từng đối tượng
được phỏng vấn
• Dự kiến một số tình huống có thể xảy ra và
phương án dự phòng cho các tình huống đó.
Một số lưu ý khi tiến hành phỏng vấn:
• Lựa chọn các câu hỏi hợp lý: Xác định rõ loại
câu hỏi sẽ đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng
tùy theo yêu cầu nội dung phỏng vấn.
Câu hỏi mở là câu hỏi mà số khả năng trả lời
rất lớn, người hỏi chưa hình dung hết được.
Câu hỏi mở là có ích khi người hỏi chưa có ý
định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở
vấn đề và người trả lời phải là người có hiểu
biết rộng, cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý.
Câu hỏi đóng là câu hỏi mà các phương án trả
lời có thể dự kiến có sẵn, chỉ cần khẳng định đó
là phương án nào. Câu hỏi đóng là có ích khi ta
đã có chủ định điều tra và cần biết rõ các chi
tiết.
• Phải tổ chức tốt cuộc phỏng vấn: chọn số
người phỏng vấn, thống nhất trước nội dung,
chủ dề cuộc phỏng vấn để các bên có thời gian
chuẩn bị.
• Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng
mực khi phỏng vấn.
Phỏng vấn lãnh đạo: mục đích là nắm các
thông tin chung nhất của tổ chức, cần nắm:
 Nhiệm vụ chung của tổ chức
 Sơ đồ tổ chức chúng sẽ cho biết danh sách
các điểm công tác và vai trò của chúng
trong HT
 Các số liệu chung cho biết quy mô của HT
 Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến
HTTT sắp được xây dựng
 Các quyết định được thực hiện mà HTTT cần
đáp ứng
 Phỏng vấn các điểm công tác: mục đích là thu
thập các thông tin chi tiết liên quan đến công
việc, các quy tắc thực hiện công việc.
Điểm công tác (nơi làm việc): là các điểm, đầu
mối phát sinh hoặc thu nhận thông tin. Thông
thường điểm phát sinh hoặc thu nhận thông tin
cũng là nơi lưu trữ và xử lý nó.
Có 2 loại điểm công tác: điểm công tác trong

và điểm công tác ngoài.
Điểm công tác trong có thể là nơi lưu trữ, xử
lý, thu nhận và phát sinh thông tin.
Điểm công tác ngoài chỉ có thể là nơi phát
sinh hoặc thu nhận thông tin. Trong SADT điểm
công tác trong và điểm công tác ngoài được
gọi là Tác nhân trong và Tác nhân ngoài.
Ví dụ:
Trong HT “Quản lý bán hàng”: thì điểm công
tác Quản lý kho là điểm công tác trong vì đây
là nơi lưu trữ, xử lý, thu nhận và phát sinh
thông tin.
Trong khi đó điểm công tác Nhà cung cấp là
điểm công tác ngoài vì ở đây không cần thiết
lưu trữ thông tin của HT mà chỉ là nơi phát
sinh hoặc thu nhận thông tin mà thôi.
Tại mỗi điểm công tác cần phải mô tả và liệt
kê các qui trình của công việc phải thực hiện.
Mỗi qui trình phải nắm được:
 Phương thức hoạt động: công việc được
thực hiện tự động hay thủ công
 Các thông tin và lượng thông tin liên quan
đến công việc, các qui tắc thực hiện công
việc
 Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện
nào thì công việc được khởi động
 Thời gian và chu kì thực hiện: công việc
được thực hiện khi nào và khoảng thời gian
bao lâu thì công việc được thực hiện lại
 Ngôn ngữ công việc tại mỗi điểm công tác
để thiết kế giao diện người máy với HTTT
tương lai
 Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm
công tác này đến điểm công tác khác hoặc
đến môi trường ngoài của HT
Tổ chức phỏng vấn:
Thông báo trước thời gian, địa điểm, nội
dung phỏng vấn với người được phỏng vấn.
Cần mở đầu hợp lý, biểu lộ thiện cảm và
tôn trọng đối với người được phỏng vấn.
Sau khi phỏng vấn xong phải tóm tắt lại nội
dung đã phỏng vấn, khẳng định các thỏa
thuận, để ngỏ khả năng tranh luận để phát
huy tính tích cực của người được phỏng vấn.
Để có được các tài liệu tổng kết giai đoạn
nghiên cứu hiện trạng, sau mỗi lần phỏng vấn
các phân tích viên phải ghi chép các thông tin
về cuộc phỏng vấn: người được phỏng vấn,
chức vụ, chủ đề phỏng vấn, dự án, ai hỏi, thời
gian hỏi, địa điểm hói, các câu hỏi, các câu trả
lời tương ứng, đánh giá người phỏng vấn,
ngày tháng năm phỏng vấn,…
Các thông tin này nên tổ chức trên các phiếu
phỏng vấn như sau:
Nội dung một phiếu phỏng vấn

• Ưu điểm:
 Thông tin thu nhập được trực tiếp nên có độ
chính xác cao.
 Biết được khá đầy đủ các yêu cầu của người
sử dụng đối với hệ thống mới.
 Nếu có nhiều dự án xây dựng HTTT khác
nhau đối với cùng một tổ chức thì qua việc
phỏng vấn lãnh đạo có thể xác định được quan
hệ giữa các dự án này để có thể tận dung các
thành quả đã có hay đảm bảo sự nhất quán
cũng như tạp được các giao tiếp với hệ đó.
Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các
yếu tố khác quan như sự thân thiện giữa người
phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu
tố ngoại cảnh, các yếu tố tình cảm.
Nếu không được chuẩn bị tốt thì dễ dẫn đến thất bại.
Bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái
niệm được đề cập.
Cần hỏi được trực tiếp người cần có thông tin của họ.
 Điều tra thăm dò: được thực hiện để nắm
những thông tin có tính vĩ mô. Phương
pháp này thích hợp với việc điều tra tần
suất trong nghiên cứu khả thi.
Thông thường phương pháp này chỉ lấy
những thông tin mang tính định hướng.
Người phân tích sử dụng các bảng hỏi, các
mẫu điều tra, phiếu thăm dò chứa câu hỏi có
nội dung trả lời sẵn, người trả lời tự lựa chọn.
• Ưu điểm:
Bổ sung cho 2 phương pháp trên để khẳng định
kết quả khảo sát.
Tiết kiệm thời gian vì cùng trong một lúc có thể
điều tra được nhiều người dùng khác nhau.
Là một phương pháp hiệu quả điều tra tần suất
trong nghiên cứu khả thi
Việc xây dựng bản hỏi có thể đáp ứng được nhu
cầu thể hiện được các thông tin cần biết là khó
khăn
Hạn chế dùng các câu hỏi mở.
Đôi khi phải chi phí cho người được điều tra thì
mới thu được các thông tin hữu ích.
 Nghiên cứu các văn bản tài liệu: Nghiên
cứu tài liệu cũng là một phần công việc cảu
nghiên cứu hiện trạng.
Qua các tài liệu của HT phân tích viên có
thể nắm được:
 Các chức năng của tổ chức
 Các quy tắc, công thức tính toán,… tại mỗi
điểm công tác
Các tài liệu nghiên cứu bao gồm:
 Các văn bản pháp quy, qui định về chức
năng, nhiệm vụ của tổ chức
 Các văn bản pháp quy, qui định về tiêu
chuẩn, qui tắc, phương thức làm việc
 Các chủ trương, chính sách của tổ chức
Nhà nước ban hành
 Các báo cáo, bảng biểu, thống kê đã có
3. Tập hợp, phân loại thông tin:
Các thông tin thu thập được qua quá trình
khảo sát cần phải rà soát, phân loại và biên
tập theo các tiêu chí:
 Thông tin phản ánh hiện tại hay tương lai
 Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về
môi trường, hoàn cảnh, các thông tin có lợi
ích cho nghiên cứu HT quản lý
 Thông tin cho tương lai được phát biểu từ
các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế
hoạch.
 Thông tin dạng tĩnh, đổi hay biến đổi
 Thông tin tĩnh là thông tin ít có tính thay đổi,
biểu diễn các mặt ổn định, bền vững của hệ
thống, như cơ cấu tổ chức, thông tin về các
phòng ban, họ tên, chức vụ năm sinh và các
thông tin cấu trúc hóa như sổ sách….
 Thông tin động thường là các thông tin luôn
thay đổi theo thời gian hay không gian. Các
thông tin về không gian như các đường di
chuyển tài liệu, về thời gian như thời gian xử lý,
hạn định chuyển giao thông tin
Các thông tin biến đổi: là những quy tắc quản
lý, các qui định của Nhà nước, của cơ quan làm
nền cho việc xử lý thông tin
 Thông tin thuộc môi trường hay nội bộ:
Phân biệt các thông tin của nội bộ hoặc từ
môi trường có tác động với HT.
Chú ý đánh giá tác động qua lại giữa hệ thống
và môi trường xung quanh. Các ảnh hưởng của
môi trường xung quanh như điều kiện làm việc:
nhiệt độ, áp suất, độ ẩm lên các máy móc.
4. Phát hiện các yếu kém của hiện
trạng:
Với mục đích xây dựng HT mới tthay thế
HT hiện tại, nhà phân tích cần chỉ ra các yếu
kém của HT hiện tại.
Đây là công việc khó khăn và hết sức tế
nhị vì rằng HT cũ dù rằng có các nhược điểm
nhưng dù sao cũng gặp phải tính bảo thủ trì
trệ của một số cá nhân dẫn đến sự bất hợp
tác trong việc cung cấp dữ liệu.
 Sự yếu kém thể hiện ở các mặt:
 HT hoạt động kém hiệu lực, hiệu suất thấp
do các yếu tố về phương pháp xử lý không
chặt chẽ, cơ cấu tổ chức bất hợp lý, lưu chuyển
thông tin vòng vèo, quá dài, tài liệu trình bày
kém và xảy ra sự ùn tắc thông tin, sự quá tải
về xử lý.
 HT thiếu một số chức năng nào đó, thiếu
phương tiện xử lý thông tin, thiếu con người
thực hiện, thiếu người quản lý,…
 Tổn phí cao: thực chất sự chi phí cho HT
cần được đánh giá theo một tiêu chuẩn và
khía cạnh nào đó như yếu tố thời gian, con
người, quá trình khai thác. Do hiệu quả làm
việc thấp, do cơ cấp tổ chức bất hợp lý, do tốc
độ cạnh tranh cao dẫn đến các chi phí cao
không thể bù đắp được.
 Chất lượng thông tin: các thông tin của HT
cũ thường không ổn định, thiếu chính xác,
không rõ ràng và thiếu tính thời sự.
NỘI DUNG
và hạn chế của dự án 
• Phác họa các giải pháp, cân nhắc
tính khả thi
án
Xác định phạm vi dự án
Thống nhất các mục tiêu trước mắt và lâu dài
trong việc phát triển HT. Căn cứ vào kết quả
khảo sát, đánh giá HT cũ và các phương hướng
phát triển đã đề ra nhà phân tích và nhà quản lý
cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ
đó đi đến thống nhất phạm vi của HT tương lai.
• Phạm vi dự án là khoanh vùng cần thực hiện.
Phạm vi có thể bao trùm lên toàn bộ HT hay chỉ
đề cập đến một vài bộ phận nhỏ, HT có thể
quản lý toàn diện hay chỉ giải quyết một vài
công việc đơn lẻ, riêng biệt nào đó.
• Phạm vi còn phụ thuộc vào loại doanh
nghiệp lớn hay vừa và nhỏ.
• Xác định phạm vi của dự án với các
phương pháp sau:
 Phương pháp khoanh vùng theo chiều
sâu nhằm hạn chế trong phạm vi hẹp và
đi sâu
 Phương pháp khoanh vùng theo chiều
rộng nhằm hạn chế giải quyết tồng thể,
nhất quán, mang tính tập trung hóa cao,
có định hướng lâu dài
Trên thực tế xác định phạm vi của HT
các nhà phân tích thường chọn dung hòa
cả hai phương pháp này và có chú ý tới
yếu tố phát triển tương lai.
Chẳng hạn nếu phạm vi chỉ nhằm chiều
sâu thì HT cần đề cập sẽ phát triển theo bề
rộng và ngược lại, nếu khoanh vùng theo
chiều rộng sẽ đề cập đến sự phát triển
theo chiều sâu, chi tiết.
• Phạm vi dự án liên quan dến các mặt sau:
 Xác định các lĩnh vực của dự án: mỗi
lĩnh vực là một bộ phận tương đối độc
lập của hệ thống (ví dụ: bán hàng, mua
hàng)
 Xác định các chức năng: xác định rõ
các nhiệm vụ trên từng lĩnh vực của dự
án (ví dụ: trong bán hàng: Tăng cường
tiếp thị, cải tiến cơ cấu bán hàng)
Xác định yêu cầu dự án
• Một HTTT thường khá phức tạp mà không
thể thực hiện được trong một thời gian nhất
định bởi vậy cần hạn chế, đưa ra một số
ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi.
• Các yêu cầu của HT có thể lấy từ các nguồn
sau:
Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp
ứng: trong quá trình khảo sát nhà phân tích
đã chỉ ra các thông tin mà HT yêu cầu nhưng
HT hiện tại chưa đáp ứng được.
Xác định yêu cầu dự án
Bản chất của HTTT là nhằm thỏa mãn về thông
tin của mọi đối tượng tham gia HT.
 Các nguyện vọng của nhân viên: người sử
dụng sẽ dùng sản phẩm cuối cùng nên
nguyện vọng của họ chính là yêu cầu của
HT mới.
 Dự kiến kế hoạch của lãnh đạo: các nhà
quản lý, lãnh đạo là người chịu trách nhiệm
trước sự phát triển lâu dài của HT nghiệp
vụ nên dự kiến kế hoạch của họ là yếu tố
quyết định sự phát triển của HTTT
Xác định mục tiêu dự án
• Một HTTT được xây dựng nhằm đáp ứng
vai trò của nó trong HT nghiệp vụ cho
nên các mục tiêu chính của nó là:
Phục vụ lợi ích của nghiệp vụ như tăng
khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ với thông tin đưa ra có giá
trị, tin cậy, chính xác, an toàn bảo mật
và kịp thời
Mang lại lợi ích kinh tế như giảm các
hoạt động thủ công, giảm biên chế, chi
phí hoạt động
Xác định mục tiêu dự án
Mang lại lợi ích sử dụng như nhanh
chóng, thuận tiện
Khắc phục những yếu kém hiện tại,
đáp ứng những nhu cầu trong tương
lai, đồng thời thể hiện chiến lược phát
triển lâu dài của tổ chức nghiệp vụ
Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi
phí, con người
Xác định các hạn chế dự án
Ngoài phạm vi xác định ở trên, hạn chế của
dự án nhằm chỉ ranh giới của HT do các yếu tố
thực tế mà sau này khi phân tích sâu hơn cần
được xem xét cụ thể hơn và chỉnh sửa.
Các hạn chế đối với dự án, do cơ quan chủ
quản đề xuất tùy theo khả năng của mình, cần
được trao đổi kĩ. Có thể có 4 loại sau:
• Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và
kinh phí cho phép triển khai
Xác định các hạn chế dự án
• Hạn chế về con người: khả năng quản lý, nắm
bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tác vụ
• Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật: các khả năng về
kỹ thuật và thiết bị cho phép đáp ứng các yêu
cầu xử lý
• Hạn chế về môi trường: các yếu tố ảnh hưởng
về môi trường, xã hội, chính sách, pháp lý
• Hạn chế về thời gian: các ràng buộc của cả
HT về thời gian hoàn thành, phân phối tài liệu
NỘI DUNG
tính khả thi 
án
Phác họa các giải pháp
•Việc đưa ra một giải pháp ở giai đoạn này

tuy có hơi sớm nhưng đây chỉ giải pháp
thô nghĩa là nó bao gồm các quyết định sơ
lược như:
 Chức năng chính của HT, đầu vào, đầu
ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu
cầu của người dùng
 Kiến trúc tổng thể của HT, bao gồm kiến
trúc phần mềm và kiến trúc phần cứng
• Để đạt được mục tiêu đề ra thường thì

ban đầu ta nên đề xuất nhiều giải pháp,
cố gắng tìm ra lượng tối đa các giải pháp.
• Các giải pháp đó có thể ở những mức tự
động hóa khác nhau, miễn là nó có mang
lại một sự cải tiến tích cực:
 Có thể chỉ là một sự tổ chức lại các hoạt
động thủ công
 Có thể đó là sự tự động hóa ở mức độ

vừa phải: dùng máy tính trợ giúp cho
một số công việc, không gây ra sự đảo
lộn lớn về tổ chức cơ quan
 Có thể là sự tự động hóa ở mức cao, kèm
theo sự thay đổi đáng kể về cơ cấu tổ
chức và cung cách lam việc của cơ quan.
• Mức tự động hóa: có nhiều mức khác nhau
Mức thấp: không tự động hóa và chỉ cần
tổ chức lại các hoạt động thủ công.
Mức trung bình (tự động hóa một phần)
có máy tính trợ giúp nhưng không đảo
lộn cơ cấu tổ chức: tự động hóa từng bộ
phận, chức năng hay một số lĩnh vực của
HT.
Mức cao: Tự động hóa hoàn toàn HT,
thay đổi toàn diện cơ cấu tổ chức và
phương pháp làm việc.
Cân nhắc tính khả thi
• Sau khi đã xác định một số giải pháp, ta

phải đánh giá tính khả thi của từng giải
pháp, để từ đó tiến hành cân nhắc, so
sánh và thỏa thuận với bên sử dụng lấy
một giải pháp thỏa đáng nhất.
• Tính khả thi có thể cân nhắc trên các mặt
sau:
 Khả thi về nghiệp vụ: có đáp ứng các nhu
cầu và nghiệp vụ của bên sử dụng không,
cung cấp các thông tin nghiệp vụ cần thiết
vào đúng lúc yêu cầu và đến đúng nơi?
 Khả thi về kỹ thuật: các yêu cầu về kỹ thuật
và công nghệ của giải pháp có thể đáp ứng
được không?
 Khả thi về kinh tế: chi phí cho giải pháp là
có thể đáp ứng được không, có thỏa đáng
so với lợi ích thu lại không?
NỘI DUNG
tính khả thi
án 
Lập dự trù về thiết bị và kinh phí
• Dự trù về thiết bị:

 Do đang ở giai đoạn khởi đầu dự án,
chưa có đầy đủ các căn cứ để tính toán
một cách chính xác cấu hình của thiết
bị cần có cho HT tương lai
 Tuy nhiên, việc dự trù thiết bị lại cần
làm sớm, vì việc đặt mua và lắp thiết bị
cần có thời gian
 Có thể dựa vào một số căn cứ sau để

ước lượng:
 Khối lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài
 Các dạng làm việc (xử lý theo mẻ, từ
xa, tương tác, trực tuyến,..)
 Số lượng người dùng tối đa
 Khối lượng thông tin cần thu thập
 Khối lượng thông tin cần kết xuất,
các tài liệu cần in ra
 Trên các căn cứ này, có thể xác định

cấu hình của thiết bị, bao gồm:
 Mạng hay máy lẻ
 Các thiết bị ngoại vi
 Các đường truyền, các PLC
(programmable logic controller)
 Các phần mềm cơ bản (hệ điều
hành, hệ QTCSDL, ngôn ngữ lập
trình)
 Việc đặt mua các thiết bị cần được cân

nhắc trên các mặt sau:
 Chất lượng và giá cả
 Điều kiện giao hàng và lắp đặt
 Huấn luyện
 Bảo hành
• Dự trù về kinh phí:
 Ngoài kinh phí cho thiết bị và xây dựng
địa điểm, còn phải có kinh phí cho quá
trình phát triển triển khai dự án.
 Kinh phí này phải được thỏa thuận của
đôi bên tham gia dự án, căn cứ trên các
mặt:
 Khối lượng công việc và số người tham
gia thực hiện qua các giai đoạn
 Mức độ của các đòi hỏi về chất lượng
sản phẩm, về thời hạn hoàn thành và về
bảo hành sản phẩm
Kinh phí cho dự án thường được phân
bổ cho các giai đoạn triển khai dự án.
Kế hoạch triển khai dự án
• Tổ chức nhóm làm việc: có 2 cách
 Tổ chức cổ điển: một trưởng dự án được chỉ
định, người này phụ trách mọi thành viên trong
nhóm.
• Các thành viên này được phân loại thành
người thiết kế, người phân tích, người lập
trình,… với mức lương thấp dần. Công việc
mỗi loại thành viên này đóng kín.
• Đặc biệt người phân tích thì từ chối lập trình
vì cho như thế là dưới khả năng, còn người
lập trình không được đụng tới phân tích vì cho
như thế là muốn vượt khung hay muốn lên
lương.
• Đương nhiên sự thiếu hợp tác giữa các loại
thành viên như thế không mang lại lợi ích
gì cho dự án.
• Để chống lại quan điểm tổ chức cổ điển
như trên, người ta đề nghị một cách tổ
chức khác gọi là “nhóm lập trình”,chỉ định
một nhóm làm việc bình đẳng, trong đó có
một trưởng nhóm, là một người có khả
năng hơn mọi người và được mọi người tin
tưởng
 Tổ chức “Nhóm lập trình”:
Được thành lập xung quanh một hạt
nhân gồm có 3 người: một trưởng nhóm,
một phó trưởng nhóm và một thư ký.
Tư tưởng chủ đạo là lập một cấu trúc
mềm dẻo, trong đó người trưởng và người
phó có thể thay thế lẫn nhau và hai nhà
chuyên môn này có thể trút mọi công việc
hành chính cho người thư ký.
• Sự phân biệt có tính quan liêu giữa người thiết
kế, người phân tích, người lập trình và những
người khác trở nên mờ nhạt hoàn toàn, mọi
người đều là lập trình viên và chẳng ai ngăn
cấm mỗi người có thể có những kiến thức
riêng biệt trên các lĩnh vực khác.
• Lưu ý rằng tổ chức theo kiểu “Nhóm lập trình”
hoàn toàn không có nghĩa là xem nhẹ các
khâu phân tích và thiết kế, mà chỉ để cho các
phần việc phân tích, thiết kế và lập trình dễ
hòa quyện với nhau hơn.
.
• Sự điều hành dự án:
Ban điều hành gồm một số lượng hạn chế
các thành viên, trong đó có cả nhà tin học
và cả người dùng, được tổ chức bên trên
nhóm làm việc của dự án và chịu trách
nhiệm về việc đưa ra các quyết định có tính
định hướng cho dự án, như là:
 Quyết định các mục tiêu và chỉ ra cách
đạt đến các mục tiêu đó
 Xác định các mức độ an toàn và các
kiểm tra tương ứng
 Phân phối các nguồn lực xét thấy cần
thiết về nhân lực, vật lực hay ngân quỹ
 Kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự
án, đánh giá thường kỳ các kết quả đạt
được so với các chỉ tiêu dự kiến
• Tiến trình triển khai dự án:
 Lập lịch:
Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố
thời gian (một trong các nhân tố quyết
định sự thành công của dự án) nên phải có
kế hoạch phân bổ công việc (thời gian chi
tiết và hợp lý), xác định các mốc thời gian
của dự án khiến cho công tác kiểm tra
giám sát tiến độ thực hiện.
Người Tổng số
Công việc CB tin Người tháng Bắt đầu Kết thúc
học dùng
Phân tích HT 1 1 4 1/10/2013 1/2/2014
hiện hành
Thiết kế HT 1 1 4 1/12/2013 1/4/2014
Thiết kế chi tiết 3 1 6 1/2/2014 1/7/2014
Thực hiện 3 1 8 1/4/2014 1/12/2014
Một tiến trình dự trù thời hạn và nhân lực cho 3 giai đoạn
 Tiến độ triển khai dự án
 Các giai đoạn triển khai dự án
 Các kế hoạch lắp đặt
 Các kế hoạch huấn luyện người dùng
 Các mối liên quan đến dự án khác
trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các
cơ quan ngoài.
MỘT SỐ VÍ DỤ
• Hệ thống Quản lý vật tư 

• Hệ thống Quản lý bán hàng
• Bài tập về nhà
Nội dung
• Mô tả hệ cung ứng vật tư
 Nhiệm vụ cơ bản
 Quy trình xử lý
 Mẫu biểu
• Phê phán hiện trạng
• Lựa chọn giải pháp
• Xây dựng dự án
Mô tả bài toán
• Hệ cung ứng vật tư nhà máy Z
Nhà máy Z là một nhà máy cơ khí lớn.
Gần đây bộ phận cung ứng vật tư sản xuất
của nhà máy tỏ ra bất cập, không đáp ứng
kịp thời các nhu cầu sản xuất tại các phân
xưởng. Vì vậy có yêu cầu cải tiến quản lý ở
bộ phận này.
Mô tả bài toán
• Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư, bộ
phận cung ứng vật tư phải thực hiện mua
hàng ở các nhà cung cấp đưa về:
 Đáp ứng vật tư cho phân xưởng theo quy
trình
 Kiểm soát hàng nhận – tiền trả tránh sai xót
Nhiệm vụ cơ bản
Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Bộ phận cung ứng vật tư gồm 3 tổ, hoạt
động tương đối độc lập với nhau:
• Tổ thứ nhất: đảm nhiệm việc đặt hàng dựa
trên các dự trù vật tư của các PX. Tổ này có
sử dụng 1 PC trên đó có một hệ chương
trình gọi là hệ Đặt hàng (ĐH) trợ giúp các
việc chọn người cung cấp, làm đơn hàng và
theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng.
Nhiệm vụ chính của hệ ĐH:

- Chọn NCC
- Thương lượng với NCC
- Lập đơn hàng
- Sao lưu đơn hàng và lưu trong file “Đơn
hàng”.
• Tổ thứ hai: đảm nhiệm việc nhận và phát
hàng. Tổ này cũng có 1 PC trên đó có một
hệ chương trình gọi là hệ Phát hàng (PH)
trợ giúp các việc ghi nhận hàng về và làm
thủ tục phát hàng cho các PX.
- Theo dõi hàng về.
- Nhập hàng vào kho.
- Phát hàng về PX.
• Tổ thứ ba: là tổ đối chiếu và kiểm tra, làm
hoàn toàn thủ công.
 Sở dĩ có tổ này là vì 2 máy tính ở 2 tổ nói
trên không tương thích cho nên không nối
ghép được với nhau.
 Vì vậy các thông tin về đặt hàng và nhận
hàng quản lý ở 2 máy tính hoàn toàn bị
tách rời. Do đó hàng về mà không xác
định được là cho PX nào.
 Hàng ngày bộ phận thu nhận hàng, in các
danh sách hàng nhận về gửi đến bộ phận
đối chiếu, trong danh sách đều ghi SH-đơn.
 Đối chiếu SH-đơn để tìm địa chỉ phát hàng
để bộ phận nhận hàng phát cho nơi nhận.
 Đối chiếu nhận hóa đơn với danh sách hàng
về, nếu khớp chuyển cho tài vụ để trả tiền,
nêu không khớp thì trao đổi về các thiếu xót
giữa Đơn hàng-Nhận hàng-Hóa đơn.
Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Khi có nhu cầu vật tư, một phân xưởng
sẽ lập một bản dự trù gửi cho tổ Đặt
hàng, trong đó có các mặt hàng yêu cầu
với các số lượng yêu cầu tương ứng.
Tổ Đặt hàng trước hết chọn NCC để mua
các mặt hàng nói trên, nó dùng máy tính
để tìm các thông tin về NCC lưu trong
tệp NGCCAP.
Chú ý rằng mỗi một bản dự trù vật tư có
thể đáp ứng bởi NCC khác nhau, tuy
nhiên mỗi mặt hàng trên một bản dự trù
chỉ do một NCC cung ứng.
Mỗi đơn hàng lại có thể chứa nhiều mặt
hàng do nhiều PX tiêu thụ yêu cầu, trên
mỗi đơn hàng không có lưu thông tin nơi
PX đã dự trù hàng đặt.
Sau đó tổ đặt hàng thương lượng trực tiếp
với NCC được chọn (gặp mặt hoặc thông
qua điện thoại).
Sau khi đã thỏa thuận, dùng hệ chương trình
ĐH để in Đơn hàng. Các thông tin trong đơn
hàng được lưu lại để theo dõi trong tệp
ĐƠN HÀNG, còn đơn hàng in ra thì gửi tới
NCC. Lưu ý rằng đơn hàng gửi tới NCC
không chứa thông tin về phân xưởng đã dự
trù hàng đặt.
Vì vậy, cần lưu mối liên hệ giữa các bản
dự trù của các phân xưởng với các đơn
hàng đã được phát đi trong một tệp gọi
là DT-ĐH, ở đó đặt liên kết mỗi Số hiệu
dự trù và mỗi Số hiệu đơn hàng.
NCC căn cứ trên đơn đặt hàng để chuyển
hàng đến nhà máy kèm phiếu giao hàng.
Tổ nhận và phát hàng tiếp nhận hàng đó.
Hàng thì cất tạm vào một kho (có nhiều
kho) còn thông tin trên phiếu giao hàng
cùng địa điểm cất hàng được lưu vào
trong máy tính, trong tệp NHẬN HÀNG.
Trên phiếu giao hàng, mỗi mặt hàng được
giao đều có ghi rõ Số hiệu đơn hàng đã đặt
mặt hàng đó. Như thế vẫn chưa rõ hàng đó
là do phân xưởng nào yêu cầu đề có thể
phát hàng về phân xưởng ngay được
Để giải quyết vướng mắc này hàng tuần
tổ nhận hàng sử dụng hệ chương trình PH
in ra một danh sách Nhận hàng trong tuần,
gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung:
SH giao hàng – Tên NCCẤP – SH Mặt
hàng - Số lượng nhận – SH Đơn hàng
Mặt khác, tổ Đặt hàng sử dụng hệ
chương trình ĐH in ra 1 danh sách Đặt hàng
trong tuần, gửi cho tổ đối chiếu với nội
dung:
SH Đơn hàng – Tên NCCẤP – SH mặt hàng –
Số lượng đặt - SH dự trù – Tên phân xưởng
Tổ đối chiếu khớp hai danh sách này tìm ra
SH đơn hàng chung và từ đó xác định được
lượng hàng nào cần phải về phân xưởng nào.
Danh sách các địa chỉ phát hàng được lập
và gửi lại cho tổ Nhận và Phát hàng, để tổ
này chuyển hàng kèm Phiếu phát hàng cho
các phân xưởng.
Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ

tiếp nhận Hóa đơn từ nhà cung cấp gửi đến,
đối với hàng đã nhận, nếu chính xác thì xác
nhận chi lên hóa đơn và gửi cho bộ phận
thanh toán để làm thủ tục trả tiền.
Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa
hàng đặt – hàng nhận và tiền phải trả, tổ đối
chiếu và kiểm tra khiếu nại với NCC để chỉnh
sửa lại.
Việc kiểm tra thường có khó khăn:

 Nhiều khi NCC thiếu hàng, chưa đáp ứng
đủ ngay mà còn nợ lại một phần để giao
sau.
 Còn về phía nhà máy có khi chưa đủ tiền
để trả đủ theo hóa đơn mà còn nợ lại
một phần để trả sau.
Mặt khác:
Tổ Đặt hàng lại cũng muốn biết đơn hàng
do mình phát ra là đã hoàn tất hay chưa,
cho nên tổ này đã yêu cầu bộ phận thanh
toán mỗi khi trả tiền công thì gửi cho tổ
một bản ghi trả tiền.
Thông tin trả tiền này được cập nhật vào
tệp Đơn hàng, nhờ đó biết đơn hàng nào là
đã hoàn tất
Một số mẫu biểu
Phê phán hiện trạng
• Thiếu:
Không có sẵn kho hàng chứa các mặt
hàng thường sử dụng trong nhà máy
do đó khi phân xưởng yêu cầu sẽ
không có hàng ngay
Bộ phận nhận phát hàng còn thiếu
việc quản lý kho nên gây khó khăn
cho việc nhận phát hàng
Phê phán hiện trạng
• Kém:
Chu trình quá lâu do khâu chờ đợi địa
chỉ phát hàng
Kiểm tra không chặt dễ xảy ra sai xót
hàng và tiền
• Tổn phí cao:
Tốn nhân lực ở khâu đối chiếu và kiểm
tra bằng tay, tốn thời gian
Lựa chọn giải pháp
• Giải pháp 1:
 Thiết lập 1 kênh liên
kết giữa 2 máy tính
vốn có
 Xóa bỏ tổ Đối chiếu và
Kiểm tra
• Giải pháp 2:
 Trang bị cho tổ 3
một máy tính để
giải quyết khâu đối
chiếu
 3 máy tính được
nối mạng
• Giải pháp 3:
 Xóa bỏ tổ Đối chiếu và
Kiểm tra
 Gộp 2 công việc của tổ
1 và tổ 2 vào một máy
tính
 Bỏ đi một máy tính cũ
• Giải pháp 4:
 Bỏ cả 2 máy tính
 Đưa bài toán vào trung tâm máy tính
chung của cơ quan
 Tổ chức lại công việc thủ công
• Giải pháp 5:
 Xóa bỏ tổ Đối
chiếu và Kiểm
tra
 Giữ nguyên tổ 1,
2. Điều chỉnh lại
nghiệp vụ tổ 1, 2
• Giải pháp 1, 2: Không khả thi về kỹ
thuật, các máy tính cũ không tương thích
nên không nối ghép được.
Giải pháp 2 chuyển việc đối chiếu và kiểm
tra thực hiện bằng tay sang thực hiện trên
máy tính mà không cải tiến lại quy trình
xử lý thì cũng kém hiệu quả
• Giải pháp 3: giả sử 1 máy tính giữ lại là
đủ mạnh thì khả thi về kỹ thuật
Theo kết quả khảo sát ban đầu thì 2 hệ
chương trình ĐH và PH là không tương
thích với nhau
Ít nhất phải viết lại khoảng một nửa số
chương trình
Kém khả thi về kinh tế
• Giải pháp 4: không khả thi về kinh tế vì
Cung ứng vật tư chỉ là một công việc
đóng khung trong một bộ phận nhỏ
Không đáng phải đem hòa chung vào
quy trình xử lý thông tin tổng thể của cả
nhà máy vì như thế sẽ phải tốn kém cho
việc viết lại tất cả các chương trình
• Giải pháp 5: là một giải pháp có tính chất
thỏa hiệp
 Hai máy tính cũ cùng 2 hệ chương trình ĐH
và PH được tận dụng triệt để (thỏa mãn
điểm ưu tiên mà cơ quan sử dụng đề xuất)
 Việc đưa thêm kho hàng dự trữ cùng với các
cải tiến mới về khâu phát hiện địa chỉ phát
hàng và kểm tra đã đáp ứng được các mục
tiêu mà không gây nên phiền nhiễu.
 Giải pháp 5 đã được chọn
Xây dựng dự án
• Hồ sơ vào/ra:
Vào: Phiếu dự trù, Phiếu giao hàng,
Bảng chi tiền
Ra: Đơn hàng, Phiếu giao hàng, Hóa đơn
xác nhận chi
• Tài nguyên HT: phân xưởng, vật tư –
NCC, danh mục vật tư, vật tư tồn kho
Xây dựng dự án
• Nhóm người dùng HT:
Nhân viên tổ Đặt hàng, nhân viên tổ
Nhận và phát hàng
• Dự trù thiết bị: PC tổ đặt hàng, PC tổ
nhận và phát hàng, máy in
• Phần mềm: tận dụng lại các phần mềm
đã có
MỘT SỐ VÍ DỤ
• Hệ thống Quản lý vật tư

• Hệ thống Quản lý bán hàng 
• Bài tập về nhà
Nội dung
• Mô tả hoạt động hệ thống TTTM

• Các mẫu biểu
• Nhu cầu tin học hóa
• Yêu cầu đối với HT mới
Giới thiệu TTTM Thái Bình
• Trung tâm thương mại tổng hợp Thái Bình
(TTTMTH TB ) là trung tâm bán buôn lớn
của tỉnh Thái Bình. TT hiện đang kinh
doanh khoảng trên 5000 mặt hàng, đảm
bảo cung cấp hàng hóa cho số lượng lớn
các cửa hàng và hộ kinh doanh trên địa
bàn tỉnh. Đối tác chính của TT là các hộ
kinh doanh (khách hàng) và nhà cung cấp
Mô tả hoạt động
• Định kì nhà cung cấp gửi đến BQL TTTM
đơn chào hàng và phiếu báo giá các mặt
hàng mà nhà cung cấp đó có khả năng
đáp ứng nằm trong danh mục các mặt
hàng kinh doanh của TTTM.
• Thủ kho căn cứ lượng hàng tồn lập dự trù
sơ bộ lượng hàng cần bổ sung trong kho
gửi lên bộ phận kinh doanh theo định kỳ.
•Bộ phận kinh doanh của TTTM căn cứ vào
báo cáo thống kê số lượng hàng bán
trong tháng, căn cứ vào thống kê các mặt
hàng tồn kho và dự trù sơ bộ của thủ kho
để xây dựng kế hoạch mua hàng gửi lên
BQL TTTM.
•BQL TT căn cứ vào kế hoạch mua hàng,
căn cứ vào đơn chào hàng, báo giá và các
thông tin chi tiết về nhà cung cấp để
quyết định chọn nhà cung cấp nào cho
phù hợp.
Khi kế hoạch mua hàng đã được phê
duyệt bộ phận kinh doanh sẽ gửi đến nhà
cung cấp đơn đặt hàng trong đó có thông tin
chi tiết về các mặt hàng mà TT cần nhập.
Nhà cung cấp căn cứ vào đó để giao hàng
cho TT. Khi giao hàng bộ phận kinh doanh
và thủ kho sẽ cập nhật các mặt hàng bổ
sung, viết biên nhận đồng thời lập hóa đơn
nhập hàng để giao cho nhà cung cấp và bộ
phận tài chính của siêu thị.
Bộ phận tài chính căn cứ vào hóa đơn nhập
hàng và thống kê nợ để viết biên lai thanh
toán và thanh toán tiền hàng cho nhà cung
cấp.
Tại TTTM hàng hóa được bày lên các quầy, để
khách hàng vào mua có thể xem và lựa chọn.
Đối với mỗi mặt hàng bày trên quầy đều có
ghi rõ các thông tin chi tiết về từng mặt hàng
(Mã mặt hàng, tên mặt hàng, tên nhà sx, đơn
giá...)
Khách hàng khi đăng ký là hội viên của
siêu thị sẽ được cấp 01 “Thẻ hội viên”
trong đó có in thông tin chi tiết về khách
hàng bao gồm: Mã khách hàng cũng là mã
số thẻ, ảnh của khách hàng, tên khách
hàng, địa chỉ, và một số thông tin chi tiết
khác.
Khi khách hàng đến TTTM, trước khi
vào cửa khách hàng phải đưa thẻ hội viên
cho nhân viên kiểm tra thẻ.
• Tại đây nhân viên bán hàng có nhiệm vụ
tiếp đón hướng dẫn khách hàng xem
hàng, khách hàng sau khi xem xét tự mình
lựa chọn các mặt hàng mà mình cần mua
sau đó ra quầy thu ngân để thanh toán.
• Trường hợp khách hàng gửi đơn đặt
hàng thì TTTM sẽ giao hàng tận nơi cho
khách hàng, các thủ tục thanh toán cũng
giống như đối với khách hàng dến mua
hàng tại TT
Tại quầy thu ngân nhân viên thu ngân
căn cứ vào thẻ hội viên và hàng hóa mua
để xây dựng hóa đơn tính tiền cho khách
hàng.
Trong hóa đơn ghi rõ các thông tin về
khách hàng, thông tin về nhân viên lập hóa
đơn, thông tin chi tiết các mặt hàng đã
mua và tổng số tiền mà khách hàng phải
thanh toán.
Nhân viên thu ngân nhận tiền từ khách
hàng, ký nhận vào hóa đơn tính tiền.
Hóa đơn có hai liên, một liên được giao cho
khách hàng, một liên được lưu tại siêu thị.
Căn cứ vào hóa đơn, khách hàng thanh
toán tiền, nhận hóa đơn và mang hàng hóa
ra khỏi TTTM.
Những mặt hàng điện tử, điện lạnh, cơ

khí, máy móc và một số mặt hàng gia dụng
khác có danh mục bảo hành sẽ được nhân
viên giao hàng của TT giao tận nơi cùng
phiếu bảo hành cho khách hàng, đồng thời
viết phiếu biên nhận để KH ký nhận.
Cuối mỗi ngày, tuần, tháng, quý bộ phận
kinh doanh, thủ kho, thủ quỹ tổng hợp các
số liệu sau:
Số lượng hàng hóa đã bán
Số lượng hàng hóa hiện còn trên quầy
Số lượng hàng tồn kho
Tổng lượng hàng hóa hiện có của TT
Số lượng hàng nhập từ các nhà cung
cấp
Tổng hợp số lượng khách hàng đến
mua hàng
Các báo cáo tài chính gửi lên BQL TT.
BQL TT căn cứ vào đó để đưa ra chiến
lược kinh doanh cho phù hợp như giảm giá
đối với các mặt hàng tồn kho đã quá lâu, gia
tăng nhập các mặt hàng đang bán chạy...vv.
Các mẫu biểu
Các mẫu biểu
Các mẫu biểu
Các mẫu biểu
Các mẫu biểu
Nhu cầu tin học hóa
Qua nghiên cứu mô tả hoạt động của TTTM
cho thấy có nhiều khâu bất hợp lý như:
Tại một thời điểm việc truy xuất thông tin
về hàng hóa, khách hàng hoặc nhà cung cấp
để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của
siêu thị là rất khó thực hiện nếu áp dụng biện
pháp thủ công.
Việc lập hóa đơn nhập, xuất hàng hóa mất
rất nhiều thời gian.
Nhu cầu tin học hóa
Do vậy tin học hóa ở một số khâu trong hoạt
động của TTTM là điều cần thiết đó là:
Lập đơn hàng gửi cho nhà cung cấp.
Nhập thông tin về hàng hóa, thông tin về khách
hàng và nhà cung cấp.
Xây dựng hóa đơn nhập hàng, hóa đơn xuất
hàng.
Xây dựng các báo cáo thống kê về hàng hóa, tài
chính...vv.
Làm và quản lý thẻ hội viên.
Tìm kiếm thông tin về hàng hóa, khách hàng,
nhà cung cấp.
Yêu cầu HT mới
• Lưu trữ và khai thác hồ sơ các nhà cung cấp
• Lưu trữ và khai thác hồ sơ các khách hàng
• Quản lý hàng hóa nhập từ nhà cung cấp
• Quản lý công nợ đối với nhà cung cấp
• Quản lý thông tin chi tiết về hàng hóa
• In biên lai thu tiền, phiếu bảo hành sản
phẩm
• In ấn các báo cáo thống kê theo yêu cầu
Yêu cầu HT mới
• Tra cứu tìm kiếm thông tin về hàng hóa.
• Tra cứu tìm kiếm thông tin về khách hàng.
• Tra cứu tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp.
• Thống kê số lượng khách hàng đến mua hàng
trong tháng.
• Thống kê hàng hóa bán ra trong ngày, tuần,
tháng, quý...
• Thống kê lượng hàng hiện có trên quầy, trong
kho, tổng lượng hàng hiện có của TT.
• Quản lý các đối tượng khai thác hệ thống.
• Quản lý doanh số thu, chi của TTTM.
MỘT SỐ VÍ DỤ
• Hệ thống Quản lý vật tư

• Hệ thống Quản lý bán hàng
• Bài tập về nhà 
Yêu cầu
• Áp dụng những phương pháp khảo sát hiện
trạng để tìm hiểu và kháo sát hiện trạng hệ
thống tương ứng với tên đề tài của các
nhóm trong đồ án môn học.
• Nội dung khảo sát bao gồm:
1. Cơ cấu tổ chức của HT
2. Mô tả hoạt động của HT
3. Các mẫu biểu
4. Phê phán hiện trạng của HT
5. Nhu cầu tin học hóa của HT
6. Các yêu cầu đối với HT mới
Hình thức nộp bài
• Mỗi nhóm nộp một bài.
• Hình thức: in trên khổ A4, đóng quyển
bìa mềm, số lượng trang: 5 -10 trang,
trình bày theo đúng quy định của cô
giáo.
• Hạn nộp bài tập: đầu giờ học môn
PTVTKHT ngày 9/3 (nộp muộn 1 ngày
trừ 1 điểm)
Hình thức nộp bài
• oanhthm@yahoo.com
• Chủ đề: Phân tích và thiết kế HT

Buoi3 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Buoi3 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Bài giảng

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Có 2 loại điểm công tác: điểm công tác trong

Nội dung một phiếu phỏng vấn

•Việc đưa ra một giải pháp ở giai đoạn này

• Để đạt được mục tiêu đề ra thường thì

 Có thể đó là sự tự động hóa ở mức độ

• Sau khi đã xác định một số giải pháp, ta

• Dự trù về thiết bị:

 Có thể dựa vào một số căn cứ sau để

 Trên các căn cứ này, có thể xác định

 Việc đặt mua các thiết bị cần được cân

Thiết kế chi tiết 3 1 6 1/2/2014 1/7/2014

Thực hiện 3 1 8 1/4/2014 1/12/2014

• Hệ thống Quản lý vật tư 

Nhiệm vụ chính của hệ ĐH:

Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ

Việc kiểm tra thường có khó khăn:

• Hệ thống Quản lý vật tư

• Mô tả hoạt động hệ thống TTTM

Những mặt hàng điện tử, điện lạnh, cơ

• Hệ thống Quản lý vật tư

You might also like