Hdan t.hanh dly tau.

Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

Qui trình làm việc của Boarding Agent

Nguyen Viet 04 Oct 2018
Xin chào, mình đã xem qua box shipping nhưng không thấy có bài viết nào về qui trình làm thủ
tục xuất nhập cho tàu hay nhiệm vụ của một đại lý viên cả. Mình mạo muôi lập topic này để chia
sẻ cho các bạn nào muốn biết thực tế công việc của 1 agent.

Trong văn phòng :

Check mail : rất quan trọng vì bạn chủ yếu làm việc với hãng tàu và khách hàng qua mail.
Nhận hồ sơ chứng từ của tàu thường là Manifest xuất (Outward Manifest), Crew list, Bill draft,
Ship's particular (bảng thông số tàu) Stowage plan....và bạn phải check mail thường xuyên.
Lệnh giải phóng hàng (release cargo mail) : thường xảy ra đối với các lô hàng có cước trả sau
(Collect Freight), chỉnh sửa B/L (B/L amendment), làm bảo lãnh ngân hàng (Bank guarantee).
Mail của thuyền trưởng với nội dung ngày giờ dự kiến đến Vung Tàu (ETA) và các yêu cầu về
cung ứng như dầu, nước, hải đồ, thiết bị phụ tùng thay thế...
Các mail yêu cầu khác của hãng tàu

Khi nhận được thông tin tàu tới, bạn phải làm các thông báo tàu tới (notice of arrival) cho Cảng
Vụ (Port Authorities), Hoa tiêu (Pilot company), Lai dắt (Tug company), Cảng (Ports), và Khách
hàng (Customers) và fax cho tất cả các bên liên quan.
Luật Hàng hải qui định phải thông báo tàu đến cho cảng vụ ít nhất 48 tiếng trước khi tàu tới.
Kinh nghiệm :
Gọi điện cho tất cả các bên để xác nhận xem họ có nhận được giấy báo chưa và nên hỏi tên
người nhận cho chắc ăn, đăc biệt là cảng vụ, ta phải xác định được họ đã nhận hay chưa nếu ko
sẽ nảy sinh rắc rối với họ.
Gọi điện cho hoa tiêu để xin Giờ tàu vào cảng, xem Hoa tiêu có lên tàu được ngay ko hay tàu
phải chờ con nước ---> nếu bạn có thể ước lượng được sau mấy ngày tàu xong hàng thì hỏi luôn
con nước cho tàu ra. Bạn nên nắm được con nước tốt nhất để tàu ra khỏi cảng trong khoảng 3-4
ngày, như vậy bạn sẽ chủ động trong công việc của mình.( mình sẽ ví dụ cụ thể).
Tìm mọi cách liên lạc với chủ hàng để thông báo giờ vào cảng dự kiến, điều này cũng quan trọng
vì nhiều khách hàng sẽ nhận hàng trực tiếp từ tàu mà ko lưu kho nên sẽ bị complain nếu không
thông tin cho họ sớm.
Làm Manifest nhập (Inward Manifest) : dựa trên Manifest xuất của hãng tàu đưa cho để làm,
đóng thành 2 bộ, 1 giao cho hải quan giám sát cảng đến, 1 làm thủ tục Hải quan nhập. Ở khâu
này bạn phải hết sức chú ý vì thực tế của việc làm Maniifest là đánh máy số BL, tên chủ hàng,
Hdan t.hanh dly tau.
Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

người bán, số lượng, trọng lượng hàng, và phần mô tả hàng hóa, nếu chỉ có 1-10 chủ hàng thì
còn dễ, nhưng với 30 chủ hàng thì bạn nghĩ sao. Chú ý : bạn có thể sai dấu chấm phẩy, nhưng
bạn không được sai địa chỉ người mua/bán số lượng trọng lượng hàng và quan trọng nhất là số
BL. Sai bất kỳ chỗ nào kể trên bạn sẽ phải đi chỉnh Manifest rất, rất, cực kỳ vất vả.
--> Bạn nên đánh máy lại tên các chủ hàng và người bán cũng như địa chỉ của họ để mình có thể
làm manifest thật nhanh và kiểm tra đi kiểm tra lại, tốt hơn là có người phụ kiểm tra.
Lưu ý : bộ Manifest nộp cho Hải quan giám sát phải đưa trước khi tàu tới (điều này là bắt buộc),
dĩ nhiên cũng có trường hợp quên đưa hay làm chưa xong thì tàu đã tới thì Hải quan có thể thông
cảm với điều kiện họ thân với mình và xiền nữa^^, cái nì mình ko khuyến khích làm.
-Khai báo Biên phòng (Immigration) : bạn khai số lượng thuyền viên qua mạng để lấy shorepass
(giấy bờ)cho thuyền viên (có phần mềm khai biên phòng). Cái này cũng rất quan trọng vì liên
quan đến tâm sinh lý của thủy thủ. Trừ khi tàu làm hàng nhanh trong khoảng 1 ngày thì ko cần
(làm hay ko do giám đốc đại lý quyết định).
-Khai cảng vụ qua mạng : mỗi đại lý đều có phần mềm khai qua mạng này.
Làm D.O (Dilivery Order) : gồm Notice to Readiness (for Customer) và D.O
Tùy theo mỗi đại lý thì số tờ D.O khác nhau, có thể là 3, 4 hay 5 tờ D.O (cái này mình ko biết
nguyên nhân). Nên làm thật cẩn thận vì nếu có tới 30 chủ hàng thì sẽ dễ trao nhầm D.O(cái nì
mình bị 1 lần rồi, nhưng may mà ko sao^^).
Chú ý: Notice of Readiness có 2 loại đó là Notice of Readiness for customer and Notice of
Readiness for Captain (bản này sẽ đưa cho Capt. khi gặp)
Làm Tờ khai chung General Declaration (GD) lượt vào và lượt ra. Thực ra là 1 mẫu nhưng khai
khác nhau.
Như vậy công việc chuẩn bị là tạm ổn rồi, bạn chỉ cần phải rà soát lại xem có thiếu sót gì không
và nhớ phải thường xuyên check giờ tàu vào với hoa tiêu. Giờ thì ra tàu thôi ^^

Hồ sơ chuẩn bị :
1. -General Declaration nhập-GD(6 pages)
2. -Notice to readiness (1 page)
3. -Inward Manifest
4. -Shorepass (phải lên biên phòng lấy trước khi ra cảng)
5. -Thẻ đại lý
6. -Thẻ ra vào cảng (o có thì đi bộ nát giò luôn ='=)
Làm tàu : ( Điều kiện tàu đến cảng TPHCM, còn các cảng khác thì o bít) Đại lý là người đầu tiên
lên tàu, bất kì ai muốn lên cũng phải hỏi đại lý viên (kể cả biên phòng-->oai wa ^^) và chỉ đc
phép lên boong thôi, ko đc lên accomodation (phòng thuyền viên) và bridge (cabin).
Hdan t.hanh dly tau.
Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

Lên cabin gặp thuyền trưởng (nó coi mình như papa í) rảnh rỗi thì ngồi uống nước với nó rồi làm
thủ tục cũng đc, nhưng nên làm ngay để cho nó nóng (lẹ rồi còn về chứ sao nữa).
Đòi nó giao toàn bộ hồ sơ tàu ra cho mình làm thủ tục (18 certificates)
LIST OF SHIP'S CERTIFICATES
CERTIFICATE OF REGISTRY (CERTIFICATE OF NATIONALITY)
TONNAGE CERT.
LOADLINE CERT.
I.O.P.P CERT. cái nì là gì mình quên rồi
CLASSIFICATION CERT.
MINIMUM SAFE MANING CERT.
SHIP STATION LICENSE
OFFICER'S LICENSE
CARGO SHIPS SAFETY CONSTRUCTION CERT.
CARGO SHIPS SAFETY EQUIPMENT CERT.
CARGO SHIPS SAFETY RADIO CERT.
CERT. OF CIVIL LIABILITY FOR OIL POLLUTION ( TANKER ONLY)
DERATTING CERT.
PASSENGER SHIPS SAFETY CERT. (PASSENGER SHIP)
DOCUMENT OF COMPLIANE.
SAFETY MANAGEMENT CERT.
I.S.S.C & PORT CLEARANCE
PASSPORTS.(SEAMAN BOOK)
Nguyên 1 list dài vậy ai nhớ cho nổi --> nên làm sẵn vài bản để đưa cho Capt. khỏi nói nhiều.
-Bảo Capt. photo các docs sau:
CREW LIST (1) danh sách thuyền viên
TEN PORTS OF CALL (2) 10 cảng đã đi trước khi đến cảng TPHCM
PROVISION LIST (3) thực phẩm
CREW' EFFECTIVE (4) hành lý thuyền viên
NIL LIST (5) không có trên tàu: súng, đạn,drugs ...
Hdan t.hanh dly tau.
Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

SHIP'S STORE (6) thiết bị, đồ dùng của tàu

BONDED STORE (7) hàng trong kho
nhiều tàu thì 3,6,7 chỉ có 1 tờ mà thôi

Lưu ý mỗi cái yêu cầu 6 bản để làm tiếp sau đây :

Nhanh chóng phân hồ sơ thành 4 bộ

Bộ Port authorities (PA): GD, 1,2,5, PORT CLEARANCE, 18 DOCS OF SHIP

Bộ Customs (CS): GD, Inward manifest, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

Bộ Health quarantine (HQ) (kiểm dịch) nếu làm ở Vũng Tàu rồi thì khỏi làm, nếu chưa thì GD,
1, 2, 5, và 2 mẫu khai của kiểm dịch (2 mẫu này mình nên xin trước ở cảng vụ rồi lên tàu đóng
dấu thôi là Health Quarantine Declaration of vessels on arrival và 1 mẫu nữa mình quên rồi ^^).

Bộ Immigration (IM) (công an biên phòng) GD,1,2,5, và SEAMAN BOOK.

Sau đó thì hỏi "quà" của Capt. thường là thuốc lá. cái này nên nhờ Capt đề tặng cho "người cần
thiết" nếu không thì o thuận lợi đâu.

Xong, ù ra cảng vụ rồi nộp cho 4 parties là ok, khi về tàu phải mang trả lại seamanbook và 18
docs cho Capt. nhé. Thường thì khoảng 1h-1h30 là xong phần thủ tục nhập. Khỏe rồi, về nhà
chơi nhưng nhớ phải theo dõi tình hình tàu nhé, nhiều cty khác yêu cầu agent phải bám sát tàu (ở
lại tàu í) vả lại trong luật cũng quy định thế thì phải, còn 1 số khác thì o.

Phải nắm đc tình hình tàu và làm report cho công ty hàng ngày, xem Capt có yêu cầu cung ứng
hay nhu cầu gì ko --> dịch vụ khách hàng nè ^^. Vô mánh đc thì phẻ luôn cả tháng nhá ='=
(commision = 10-20%)

Trên đây chỉ là công đoạn làm tàu nhập thôi, còn làm tàu xuất nữa là ok
Hdan t.hanh dly tau.
Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

Thủ tục xuất :

PA : GD xuất

CS : GD xuất, 4,3,6,7

IM : GD xuất

HQ : GD xuất, Health Quarantine Declaration for out bound vessel (mẫu khai)

Số giấy tờ Photo dư ra sẽ lưu trong hồ sơ của cty

sau đó ra lấy invoice của cảng vụ (phí tàu trong cảng bao gồm phí đậu ở Vũng tàu nếu có và phí
đậu tại cảng đích + dịch vụ buộc dây. Phí đậu tàu trong cảng phụ thuộc vào kích cỡ tàu và thời
gian làm hàng) rồi quay vào chỗ PA lấy PORT CLEARANCE và HQ lấy out bound health
quarantine --> đem 2 tờ này cho Capt.

Vậy là hoàn tất 1 lượt tàu rồi.

EXAMPLE:

Tàu tới vào ngày 15/03/2010 chở 20000mt steel ETA 0600HR arrive at VT PS (vũng tàu/ pilot
station)
Kiểm tra mail xem ETA của tàu là mấy giờ
Yêu cầu hãng tàu cung cấp crew list, ship's particular, stowage plan, inward manifest, BL draft
(thường là BL draft), draft (mớn nước tàu trước mũi và sau lái) , chiều cao tĩnh ko của tàu...

Xác nhận với boss xem tàu vào cảng nào

Hdan t.hanh dly tau.
Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

Liên lạc với hoa tiêu xem ETA của tàu và với mớn như thế, chiều dài, chiều rộng như thế, cảng
định cập thì có vào ngay đc ko, nếu có thì yêu cầu hoa tiêu lên tàu ngay (POB pilot on board),
còn nếu ko thì phải chờ ở VT trong bao lâu, con nước nào tốt nhất và nên hỏi luôn con nước cho
3 ngày tiếp theo để tàu ra. --> làm order cho hoa tiêu, và lai dắt

Sau đó thông báo cho boss biết tình hình --> yêu cầu tàu full ahead để tới VT (yes or no)
Làm manifest và kiểm tra it nhất 3 lần rồi in ra 2 bộ chuẩn bị nộp cho CS
Khai qua mạng biên phòng, cảng vụ để xác nhận tàu vào và lấy shorepass
Làm Notice to arrival cho tất cả các bên (trừ hoa tiêu và lai dắt), đặc biệt khi thông báo cho
customers phải ghi rõ chi phí cẩu bờ (nếu có) là ai trả để tránh phát sinh những rắc rối với họ về
sau.
Khi fix được giờ Hoa tiêu, làm xác báo (FORMAL) cho cảng vụ
Trước khi tàu đến 1 ngày ,lấy shorepass và đóng manifest cho hải quan giám sát cảng.
Tàu đến, lên tàu đòi giấy tờ hồ sơ (nêu trên) để đi làm thủ tục, lấy số điện thoại của capt. để liên
lạc khi cần. Khoảng 1h30 sau trở lại tàu trả hồ sơ tàu.

Về công ty "chơi" : phát DO, tư vấn khách hàng làm Bank guarantee, do anything.

Nếu dỡ 20,000mt steel với đk cẩu đầy đủ thì Cảng SG và Bến nghé sẽ làm trong 2 ngày( kiểm tra
tình hình tàu với chief tally), mình làm trước thủ tục xuất khoảng 1/2 ngày vì hạn của Port
clearance là 24h.

Cố gắng đi xem tàu 1 lần 1 ngày để nắm thông tin tàu, cảng kế, mớn dự kiến khi xong hàng, và
đáp ứng các yêu cầu của thuyền viên
1.5 ngày sau làm thủ tục xuất cho tàu và giao capt. PC, HQ, thu shorepass (khỏi thu cũng đc).
Hỏi Capt mớn nước bao nhiêu, mấy ngày tới cảng kế --> report to boss.
Lấy ROROC (report of receipt of cargo), Final discharging, biên bản hàng hóa hư hỏng (nếu có),
lấy Hóa đơn cảng, hoa tiêu... sau mỗi chuyến.

Trên đây là công việc thực tế mà mình đã làm, có thể ko được chi tiết lắm nhưng mình nghĩ cũng
tạm ổn cho những ai mún tham khảo.
Hdan t.hanh dly tau.
Nghiệp vụ đại lý và Môi giới Tuần 8

Lưu ý :

Tàu hàng rời không phải hàng cont.

Quy trình làm thủ tục có thể có một số thay đổi nhỏ mà mình o cập nhật được (mình bỏ lâu rồi)
Mọi người vào cùng chia sẻ kinh nghiệm nào. mình mún tìm hiểu thêm về
Kinh nghiệm làm tàu cont
Chỉnh sửa manifest
Phát sai DO
Làm gì nếu PC quá hạn
...

Nhiều cái để share lắm nhé. Thanks anyway.

Nếu hay thì thank nhiều cho mình nhé ^^.

Nguồn: Vietship