Chương 3.

CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN

GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN

GV: Ths. Bùi Văn Hùng

3.1. Danh sách hàng chuyên chở (Cargo list)

3.1.1. Khái niệm:

Là chứng từ mà chủ hàng lập để đăng ký hàng chuyên chở và
xuất trình cho người vận chuyển.
3.1.2. Công dụng:
- Làm cơ sở để người vận tải lập sơ đồ xếp hàng trên tàu.
- Làm cơ sở để tính các chí liên quan đến công việc bốc dỡ
hàng
3.1.3. Nội dung:
Là danh sách hàng chuyên chở, bao gồm tên hàng, số lượng,
thể tích..
Container Packing List
3.2 Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan)
3.2.1. Khái niệm:
Là bản vẽ vị trí xếp đặt hàng trên tàu
3.2.2. Công dụng:
• Nhằm sử dụng hợp lý nhất các khoang chứa hàng của tàu
• Duy trì sự thăng bằng, ổn định cho tàu trong quá trình hàng
hải
• Đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình xếp và dỡ
hàng tại các cảng
3.2.3. Nội dung:
Là hình vẽ mặt cắt của con tàu thể hiện các hầm hàng, vị trí
của các lô hàng, số lượng, khối lượng hàng…
3.3. Bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest)
3.3.1. Khái niệm:
Là bản liệt kê tóm tắt về hàng vận chuyển trên tàu, do người vận
chuyển lập khi đã hoàn thành việc xếp hàng xuống tàu
3.3.2. Công dụng:
- Làm giấy thông báo của tàu cho người nhận hàng biết về các loại
hàng đã xếp trên tàu.
- Làm chứng từ để thuyền trưởng khai báo với hải quan về hàng
hóa đã xếp trên tàu.
- Làm căn cứ để lập bản thanh toán các loại chi phí liên quan đến
hàng hóa (phí xếp dỡ, phí kiểm đếm, đại lý phí..)
- Làm cơ sở để lập bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
3.3.3. Nội dung:
Tên tàu, ngày khởi hành, cảng đi, cảng đến, số vận đơn, tên hàng số
lượng, trọng lượng, ký mã hiệu của hàng hóa, tên người gửi và tên
người nhận.
Bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest)
3.4. Thông báo sẵn sang (Notice of readiness)
3.4.1. Khái niệm: là một văn bản do thuyền trưởng gửi cho
người gửi hàng hoặc người nhận hàng để thông báo là tàu đã đến
cảng và sẵn sàng để làm hàng.
3.4.2. Công dụng:
• Thông báo cho người gửi hàng biết tàu đã đến cảng để người
gửi hàng chuẩn bị phương tiện để tập kết hàng, cung cấp hàng
kịp người cho tàu.
• Thông báo cho người nhận hàng biết là tàu đã đến cảng để có
kế hoạch chuẩn bị phương tiện, nhân lực tiếp nhận hàng một
cách nhanh chóng và kịp thời.
• Làm căn cứ để xác định thời gian bắt đầu tính Laytime
3.4.2. Nội dung:
Có nội dung của một bức thư trong đó có hai phần quan trọng là
sự báo tin của tàu về việc tàu đã đến cảng vào giờ, ngày, tháng
nào đó và sẵn sang để bắt đầu tiếp nhận hoặc giao hàng hóa với
một số lượng nào đó; ngày giờ mà chủ hàng chấp nhận thông báo.
Thông báo sẵn sang
(Notice of readiness)
3.5. Biên bản sự kiện (Statement of fact)
3.5.1. Khái niệm: là biên bản ghi chép toàn bộ các sự kiện
diễn ra từng ngày cho đến khi tàu hoàn thành việc xếp
hoặc dỡ hàng.
3.5.2. Công dụng:
- Theo dõi các diễn biến của từng ngày trong quá trình làm hàng
- Làm căn cứ để lập bảng tính thưởng phạt xếp dỡ cho tàu.
3.5.3. Nội dung: bao gồm 3 phần
Phần một là các thông tin: tên tàu, loại hàng và số lượng,
tên cảng, thời gian tàu đến cảng, ngày giờ hoàn thành thủ
tục kiểm dịch, ngày giờ trao NOR và ngày giờ NOR được
chấp nhận, ngày giờ bắt đầu làm hàng.
Phần hai là được thể hiện dưới hình thức bảng biểu bao
gồm các cột ghi chú các sự kiện xảy ra của từng quãng
thời gian trong ngày (từ ..tới), và cột ghi chú các sự kiện
xảy ra của từng quãng thời gian trong ngày tương ứng.
Phần ba là chữ ký của các bên :Thuyền trưởng, Người
nhận hàng, Đại lý tàu.
Biên bản sự kiện
(Statement of fact)
3.6. Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ (Cargo outturn report)
3.6.1. Khái niệm:
Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng bị hư hỏng, đổ vỡ,
mất, thiếu.., chủ hàng có thể yêu cầu cơ quan liên quan phải
lập biên bản về tình trạng của hàng hoá gọi là “Biên bản đổ
vỡ và mất mát”.
Biên bản này được lập với sự có mặt của 4 cơ quan : Hải
quan, bảo hiểm, cảng và công ty xuất nhập khẩu (chủ hàng).
3.6.2. Công dụng:
Đòi cảng chứng minh nguyên nhân tổn thất.
Khiếu nại cảng hay công ty bảo hiểm, nếu tổn thất nằm trong
phạm vi bảo hiểm.
3.6.3. Nội dung:
Tên tàu, ngày tàu đến, số vận đơn, tên hàng, ký mã hiệu, số
lượng hàng, kho chứa hàng, tình trạng bên ngoài và bên
trọng của hàng hóa, nguyên nhân tổn thất, chữ ký của các
đại diện (Cảng, Hải quan, Bảo hiểm, Chủ hàng).
Biên bản hàng hư
hỏng, đổ vỡ
(Cargo outturn report)
3.7. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of
cargo)

3.7.1. Khái niệm: Sau khi hoàn tất việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu
lên bờ, cảng (đại diện cho chủ hàng) phải cùng với thuyền trưởng
ký một văn bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và đã nhận
gọi là ROROC.

3.7.2. Công dụng.

Dù là ROROC hay bản kết toán cuối cùng (Final report) đều có tác
dụng chứng minh sự thừa thiếu giữa hàng thực nhận ở cảng đến,
so với số lượng hàng ghi trên manifest của tàu.
ROROC là một trong các căn cứ để khiếu nại hãng tàu hay người
bán hàng, đồng thời dựa vào đó để cảng giao hàng cho chủ hàng
nhập.

3.7.3. Nội dung: của ROROC gồm có các cột : Số liệu căn cứ theo
manifest; số liệu hàng thực nhận; chênh lệch giữa hai số liệu đó.
Biên bản kết toán
nhận hàng với tàu
(Report on receipt of
cargo)
3.8. Lệnh giao hàng
(Delivery order)
 Q&A

1. Liệt kê các chứng từ phát hành tại cảng xếp và sắp xếp
chúng theo thứ tự thời gian phát hành?
2. Liệt kê các chứng từ phá hành tại cảng dỡ và sắp xếp
chúng theo thứ tự thời gian phát hành?
3. Lọc ra các chứng từ thuộc Bộ chứng từ hàng xuất và
hàng nhập.
QUY TRÌNH BOOK TÀU VÀ PHÁT HÀNH BILL OF LADING

(9) Bill of Lading

Customer
Sales
Service
Warehouse
(1)
(2)
Customers Documentation
Cát Lái A 213

(6) Gate-out (5)

empty

(8) Gửi S/I

Depot

(7) Gate-in full

Loading Port
19
3.9. Vận đơn đường biển

✓ Nhận biết vai trò của

B/L, cách đọc B/L, phân
loại B/L.
✓ Khái niệm Surrendered
B/L, seaway B/L, telex
release
✓ Nhận biết B/L sạch và
không sạch
✓ Phát hành B/L. Những
sai sót và cách khắc phục

20
 3.9.1. Khái niệm:
B/L là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người
chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi
hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp.
Nguồn luật điều chỉnh vận đơn đường biển:
• Công ước quốc tế để thống nhất một số thể lệ về vận đơn đường biển
(The international convention for the unication of certain rules of law
relating to bill of lading 1924)
• Nghị định thư sửa đổi công ước quốc tế để thống nhất một số thể lệ về
vận đơn đường biển gọi tắt là Visby rules-Hague visby 1968
• Công ước LHQ về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
• Bộ luật HHVN 2015 và tập quán hàng hải quốc tế..
3.9.2. Chức năng:
✓ Là bằng chứng về những đk của hđvt (contract of carriage)
✓ Là chứng từ sở hữu (document of title)
✓ Là biên lai của carrier (Receipt of shipment)

21
 Vai trò của Vận đơn đường biển:

✓ Điều chỉnh mối quan hệ giữa người shipper, consignee,

carrier
✓ Theo dõi việc thực hiện HD mua bán
✓ Để khai báo hải quan và làm TTHQ
✓ Lập thành bộ chứng từ thanh toán tiền hàng, cước vận
chuyển
✓ Chứng từ quan trọng để khiếu nại người bảo hiểm, hay
những người khác có liên quan
✓ Làm chứng từ cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng
hóa ghi trên vận đơn

22
 3.9.3. Nội dung của B/L: có 2 mặt
❑ Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung
1. Number of B/L 10. Port of loading
2. Number of original B/L 11. Transhipment port
3. Place and date of issue 12. Port of discharge
4. Shipper/ consignor 13. Place of delivery
5. Consignee 14. Cargo specification
6. Carrier/Agent 15. Freight and charges
7. Notify party/notify address 16. Payment method
8. Vessel/ voy/ Flag 17. Shipped on board date
9. Place of receipt 18. Signature
❑ Mặt sau của Bill of lading
In sẵn các điều kiện, điều khoản chuyên chở như:
- Điều khoản chung, điều khoản trách nhiệm của người
chuyên chở.
- Điều khoản về phụ phí. Người thuê tàu phải mặc nhiên chấp
nhận các điều khoản này.
23
 3.9.4. Phân loại
❖ Căn cứ quyền chuyển nhượng sở hữu hàng hóa ghi trên
vận đơn
✓ Straight B/L
✓ Order B/L
✓ Bearer B/L
❖ Căn cứ cách phê chú của thuyền trưởng
✓ Clean B/L
✓ Unclean B/L
❖ Căn cứ cách chuyên chở và hành trình của hàng hóa
✓ Throught B/L
✓ Direct B/L
❖ Căn cứ thời gian cấp
✓ Shipped on board B/L
✓ Received for shipment B/L
24
• Căn cứ vào phương thức vận chuyển
➢ Combined B/L
➢ FIATA Multi-modal Transport B/L
➢ Intermodal Transport B/L
• Căn cứ vào phương thức thuê tàu chuyên chở
➢ Liner B/L
➢ Voyage B/L
• Căn cứ vào giá trị sử dụng và lưu thông
➢ Original B/L
➢ Surrendered B/L
➢ Seaway B/L
• Căn cứ vào cách lập B/L
➢ Short form B/L (Chỉ có mặt trước)
• Căn cứ vào bên lập B/L và phương thức gửi hàng
➢ House B/L
➢ Master B/L

25
 Original
Master B/L
B/L

Surrendere
Telex release House B/L
d B/L

Seaway
Order B/L
Bill
Khái niệm Surrendered B/L, Telex realease, Seaway B/L
Surrendered B/L: Vận đơn xuất trình. Vận đơn gốc đã nộp tại
Port of Loading:

- Khi Shipper yêu cầu Surrendered B/L có nghĩa là họ gửi yêu cầu
của mình đến Shipping Lines hay Công ty Forwarder yêu cầu trả
hàng (release cargo) cho consignee mà không cần B/L gốc nộp
tại Port of Discharge.
- Trong trường hợp này B/L gốc sẽ được thu hồi và hãng tàu hay
công ty giao nhận sẽ làm một điện giao hàng (Telex Release) yêu
cầu văn phòng và đại lý của họ ở cảng đến trả hàng cho
consignee mà không cần vận đơn gốc.
Như vậy Surrendered B/L phát sinh khi đã phát hành Original
B/L cho Shipper và hình thức này chỉ áp dụng cho Straight B/L.

27
Khái niệm Surrendered B/L
• Khái niệm Surrendered B/L đi
kèm với khái niệm điện giao hàng
(Telex Release), đơn giản là
phương thức truyền tin của hãng
tàu hay công ty giao nhận tại cảng
bốc hàng đến văn phòng hay đại lý
của họ tại cảng dỡ hàng rằng vận
đơn gốc đã nộp tại cảng đến và
yêu cầu trả hàng (release) cho
người nhận hàng(cnee).
• Ngày này Telex Release được gửi
bằng Fax/Email nhưng tên gọi vẫn
duy trì như cách nó thực hiện ở
thời điểm ban đầu.

28
Lý do vì sao shipper sử dụng Surrendered B/L:
• Người gửi hàng (shipper) và người nhận hàng (cnee) có mối
quan hệ tốt, có thể là các chi nhánh của nhau. Nên không cần
phải sự dụng B/L gốc
• Một vài trường hợp người gửi hàng (shipper) không gửi B/L gốc
kịp cho người nhận hàng (cnee) trong khi hàng hóa đã đến cảng
dỡ hàng thì họ sẽ yêu cầu hãng tàu hay công ty giao nhận làm
Telex release để tránh các chi phí phát sinh.
• Khi yêu cầu làm Surrendered B/L thì phát sinh chi phí, thường
gọi là Telex Fee mà hãng tàu hay công ty giao nhận thu lại chủ
hàng (shipper) khi họ yêu cầu.

29
Seaway B/L
• Là vận đơn mà hãng tàu phát hành cho khách hàng của mình khi
họ thanh toán các chi phí cho lô hàng. Một Seaway B/L là một
chứng từ không thể chuyển nhượng được và không phát hành
một bản gốc nào và không phải chứng từ sở hữu hàng hóa
(Document of Title to the goods). Seaway B/L thường dùng
cho các giao dịch phi thương mại, giữa các công ty con trong
một tập đoàn hay các giao dịch không liên quan đến L/C. Trả
hàng khi sử dụng Seaway B/L được gọi là Express Release.
• Seaway B/L có thể không phải mất chi phí như Telex Release,
tuy nhiên một số hãng tàu quy định thời gian thanh toán sau khi
tàu chạy mới áp dụng Seaway B/L không mất phí.
• Tuy nhiên một số quốc gia họ quy định không được sử dụng
Seaway trong vận chuyển hàng hóa.

30
 Sự khác nhau?

• Surredered B/L: • Seaway B/L:

• Original B/L • Without original B/L
• Release cargo by telex release • Release caro by Express release
• Hold cargo cargo.
• Express release cargo
Phân biệt Master B/L và House B/L
• Master B/L
1. Dẫn chiếu một số công ước
quốc tế phổ biến như Hague
Rules. Hague Visby Rules
hoặc Hamburge Rules
2. Quy định các quyền và
nghĩa vụ người vận tải biển
liên quan tới việc bốc xếp,
chuyên chở, dỡ hàng và trả
hàng phát sinh từ hợp đồng
thuê tàu
3. Địa điểm càng bốc hàng và
cảng dỡ hàng
4. Ghi rõ đã bốc hàng lên tàu
hoặc đã nhận hàng để bốc
lên tàu
5. Người gửi hàng là shipper,
người nhận hàng là
consignee
• House B/L
1. Thế giới không có một công
ước nào điều chỉnh
2. Chứa đựng cả những quy
định pháp lý về cc bằng
đường bộ, sông, sắt
3. Ghi thêm địa điểm nhận
hàng để chở và địa điểm trả
hàng
4. Ghi nhận để vận chuyển vì
có thể chở bằng đường
biển, đường sông , đường
bộ
5. Người gửi hàng là
consignor
32
• Master B/L
6. Là chứng từ xác nhận quyền
định đoạt.
7. Không chịu trách nhiệm về
hàng đến chậm
8. Thời hiệu khiếu nại là 1 năm
9. Chỉ cần 1 con dấu và 1 chữ
ký vì nó chỉ được cấp sau khi
hàng hóa đã bốc lên tàu.
• House B/L
6. Quyền định đoạt hh có hay
không do hai bên thỏa thuận
khi phát hành.
7. Người giao nhận phải chịu
trách nhiệm về hàng đến
chậm, phải đền gấp đôi số
tiền cước cho thiệt hại do
giao hàng chậm
8. Thời hiệu khiếu nại là 9
tháng
9. Do được phát hành khi nhạn
hàng để chở nên phải có
thêm 1 con dấu và 1 chữ ký
nữa xác nhận rằng hàng đã
được bốc lên tàu
33
 3.9.5. Nội dung ghi chú trên vận đơn:
* Về nội dung:
• Carrier có quyền ghi chú nghi vấn về tình trạng bên ngoài/bao bì
hàng hóa.
• Mục số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu mô tả hàng hóa phải
ghi phù hợp với số lượng hàng thực tế xếp lên tàu và phải ghi thật chính
xác.
• Phải lưu ý số lượng hàng thực nhận so với số hàng ghi trong vận
đơn, nếu thấy thiếu, sai hoặc tổn thất thì phải yêu cầu giám định để khiếu
nại ngay.
• Mục người nhận hàng: căn cứ quyền chuyển nhượng sở hữu hàng
hóa (đích danh, xuất trình, theo lệnh) mà ghi chính xác. Phải ghi theo yêu
cầu của L/C nếu lô hàng áp dụng thanh toán bằng L/C
• Mục địa chỉ người thông báo: nếu L/C yêu cầu thì ghi theo yêu cầu
của L/C, nếu không thì để trống hay ghi địa chỉ của người nhận hàng.
• Mục cước phí và phụ phí: phải lưu ý đến đơn vị tính cước và tổng số
tiền cước.
• Mục ngày ký vận đơn: ngày ký vận đơn thường là ngày hoàn thành
việc bốc hàng hóa lên tàu và phải trong thời hạn hiệu lực của L/C
• Mục chữ ký vận đơn: chữ ký trên vận đơn có thể là trưởng hãng tàu,
đại lý của hãng tàu, khi đại lý thì phải ghi rõ hay đóng dấu trên vận đơn “
as agent only” 34
 * Về hình thức:
• Hình thức của vận đơn do hãng tàu lựa chọn phát hành để
sử dụng trong kinh doanh.
• Giá trị pháp lý của vận đơn không được quyết định bởi
hình thức phát hành mà phải xem xét đến các nội dung thể
hiện trên vận đơn.
• Những hình thức thể hiện của vận đơn:
+ Vận đơn đường biển thông thường: chỉ áp dụng trong
chuyên chở hàng hóa bằng đường biển.
+ Vận đơn dùng cho cả vận tải đơn phương thức và đa
phương thức: “B/L for combined transport shipment or part
shipment” là vận đơn đường biển có thể chuyển nhượng
được trừ phi người phát hành đánh dấu vào ô “Seaway bil,
non negotiable”
+ Vận đơn dùng cho cả lưu thông và không lưu thông” B/L
not negotiable unless consigned to order”. Vận đơn này không
chuyển nhượng được trừ phi phát hành theo lệnh.

35
 3.9.6. Một số vấn đề về vận đơn:
• Lập vận đơn:
• Theo nguyên tắc thì carrier hoặc agent phải lập và cấp
vận đơn cho người gửi hàng.
Vận đơn cho lô hàng xếp lên tàu nào thì phải dùng mẫu
vận đơn của hãng tàu đó trừ khi có sự thỏa thuận khác.
Một bộ vận đơn thường 1-3 bản chính và một số bản sao
tùy theo sự cần thiết. Sau khi thuyền trưởng hoặc đại lý ký
bản chính vận đơn thì vận đơn mới có hiệu lực giao dịch hay
làm chứng từ nhận hàng tại cảng dỡ. Một bản gửi cho người
gửi hàng, một bản cho người nhận hàng tại cảng dỡ, một
bản để gửi lần thứ 2 cho người nhận hàng nếu lần đầu bị
thất lạc hoặc bản này gửi theo tàu cho người nhận hàng.
Chú ý:
+ Trên vận đơn chỉ được ghi 1 shipper và 1 consignee
và 1 lô hàng.
+ Tất cả các chi tiết ghi trong vận đơn phải phù hợp với
HĐ mua bán hàng
+ Ngày tháng ghi trên vận đơn phải đúng. 36
• Ký vận đơn:
• Ngoài chủ tàu chỉ có Master hoặc agent của tàu được ủy
quyền mới có quyền ký vận đơn.
• Thời gian ký vận đơn: thông thường được hiểu là sau khi
đại phó đã ký biên lai thuyền phó chứng tỏ rằng hh đã được
xếp lên tàu.
• Phải xem kỹ và kiểm tra sự giống nhau giữa số lượng
hàng trong B/L và Mate’s Receipt.
• Không nên chấp nhận bất kỳ sự cam đoan nào của
shipper về tình trạng thực của hàng hóa và tình trạng ghi
trong vận đơn

37
 3.9.8 Trách nhiệm của người chuyên chở đối với hàng hóa:

• Trách nhiệm của người chuyên chở:

- Trước và lúc bắt đầu hành trình người chuyên chở phải cần mẫn cán
hợp lý để:
+Làm cho tàu đủ khả năng đi biển
+Biên chế trang bị và cung ứng tàu đúng mức
+Làm cho các hầm , buồng lạnh và tất cả các bộ phận khác của tàu
dùng để chở hàng, thích ứng và an toàn cho việc tiếp nhận, chuyên
chở và bảo quản hàng hóa.
- Người chuyên chở phải tiến hành một cách thích hợp và cẩn thận
việc bốc hàng, khuân vác, san xếp, vận chuyển, coi giữ chăm sóc và
dỡ hàng. Đây là trách nhiệm thương mại của người chuyên chở.
- Cấp vận đơn đường biển theo yêu cầu người gửi hàng.

38
 3.9.8 Trách nhiệm của người chuyên chở đối với hàng hóa:

• Những trường hợp miễn trách nhiệm của người chuyên chở:
- Người chuyên chở và tàu không chịu trách nhiệm về hư hỏng mất mát
hàng hóa do tàu không đủ khả năng đi biển, trừ khi tình trạng đó do khả
năng đi biển, và người chuyên chở cần phải chứng minh đã “cần mẫn
hợp lý”.
- Người chuyên chở và tàu không chịu trách nhiệm về hư hỏng, mất mát
của hàng hóa do các nguyên nhân sau đây gây ra:
+ Hành vi, sơ suất hay khuyết điểm của thuyền trưởng, thủy thủ, hoa tiêu,
hoặc người làm công của người chuyên chở trong việc điều khiển và
quản trị tàu.
+ Cháy trừ phi do lỗi của người chuyên chở cố ý gây ra.
+ Những tai họa nguy hiểm của biển, tại nạn bất ngờ trên biển, thiên tai.
+ Chiến tranh, hành động thù địch, bị chính quyền bắt giữ hoặc theo lệnh
tòa án.
+ Đình công, hay rối loạn.
+ Hạn chế về kiểm dịch

39
3.9.9. Những rủi ro thường gặp liên quan đến B/L và giải pháp khắc phục:

STT Rủi ro Người chịu Giải pháp

trách nhiệm
1 Ký B/L trước ngày giao hàng thực tế Hãng tàu

2 Mô tả hàng hóa trong B/L khác với Chủ hàng

Manifest Hãng tàu

3 B/L ghi sai Chủ hàng

Hãng tàu

4 B/L đến chậm Chủ hàng Bank guarantee

Hãng tàu

5 B/L bị mất Chủ hàng Bank guarantee. Đặt

cọc từ 150-200%
giá trị lô hàng.

40