ISSN:2661-7781 / 04 :‫العدد‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫األداوت واألساليب‬: ‫إدارة الوثائق اجلاريـــة والوسيطة‬

‫ منوذجا‬-‫ الشلف‬- ‫جامعة حسيبة بن بوعلي‬
Managing current and intermediate documents: tools and methods
Hassiba Ben Bouali University - Chlef - as a model

‫لطرش حكيم‬ ‫فتيحة قوميد‬

‫وثائقي أمين محفوظات رئيس ي‬ ‫أستاذة محاضرة‬
‫جامعة حسيبة بن بوعلي الشلف الجزائر‬ ‫ الجزائر‬/‫ أحمد بن بلة‬1 ‫جامعة وهران‬
h.latreche@univ-chlef.dz goumid.fatiha@univ-oran1.dz

2019/12/31 :‫تاريخ النشر‬ 2019/12/25 :‫تاريخ القبول‬ 2019/11/23 :‫تاريخ اإلرسال‬

‫ملخص‬
‫ من خالل إحاطة‬. ‫هدفت هذه الدراسة إلى التعرف على واقع الحالي لنظام إدارة الوثائق في املصالح اإلدارية التابعة لجامعة حسيبة بن بوعلي بالشلف‬
. ‫بأهم األدوات واألساليب املعتمدة في تنظيم الوثائق وامللفات بالجامعة ومدى امتثالها للمعايير العاملية والتشريعات الوطنية‬
‫كما تبين نقص املعرفة لدى املوظفين باملمارسات‬، ‫وقد توصلت الدراسة إلى وجود وعي لدى املسؤولين ومتخذي القرار بأهمية ادارة الوثائق‬
‫ وخلصنا الى تقديم عدد من االقتراحات والتوصيات لتنظيم الوثائق وفق نظام‬.‫الصحيحة واملعايير و التشريعات الوطنية حول إدارة وثائق النشاط‬
. ‫عصري قائم على اداوت موحدة ومقننة وممارسات معيارية ورؤى مستقبلية‬
.‫ أرشيف جامعة الشلف‬، ‫إدارة الوثائق الوسيطة‬، ‫ إدارة الوثائق الجارية‬، ‫ إدارة وثائق النشاط‬: ‫الكلمات املفتاحية‬

Abstract
This study aimed to identify the current reality of the document management system in the
administrative departments of Hassiba Ben Bouali University in Chlef. By taking note of the most
important tools and methods adopted in the organization of documents and files at the University and
its compliance with international standards and national legislation.
The study found an awareness among officials and decision makers of the importance of
document management, as well as a lack of knowledge among employees of the right practices and
national standards and legislation on the management of activity documents. We concluded by
presenting a number of suggestions and recommendations for organizing documents according to a
modern system based on standardized tools, standard practices and future visions.

Key words: activity document management, ongoing document management, intermediate

document management, Chlef University Archive.

141
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫مقدمة‪:‬‬
‫تعمد األجهزة االدارية بمختلف مصالحها ومكاتبها الى انتاج الوثائق التى تعمل على ضبط مختلف االنشطة االدارية التى تم‬
‫انجازها ‪ ،‬و تعتبر هاته الوثائق ضرورية لفعالية تلك األجهزة اإلدارية ألنها تحتوي على معلومات مهمة حول حيثيات(تاريخ ومكان‬
‫ومضمون النشاط) وطب يعة العمل املنجز‪ .‬و ال يمكن لهذه الوثائق أن تؤدي الغرض الذي من أجله وجدت إن لم يتم ضبطها‬
‫وادارتها بالشكل السليم على مدى مراحلها العمرية املتتالية‪.‬وتعني اإلدراة ‪:‬فرض نظام يؤثر على الضبط وامكانية الوصول‬
‫‪،‬واالستبعاد ‪ ،‬والتخزين ‪ ،‬واالستدامة ‪.‬لهذا الدليل الذي اليعوض‪(.‬التكروري سناء ‪،2004،‬ص ‪.).20‬‬
‫إن نجاح اإلدارات في أداء وظائفها يتوقف على مدى نجاعة األساليب والطرق املعتمدة في إدارة وثائقها‪.‬‬
‫والهدف من ادارة الوثائق هو جعل الوثائق تخدم احتياجات العمل الرسمي ‪،‬و التعامل معها بطريقة فعالة واقتصادية‬
‫(امحمد‪،‬ليليى محمد السنوس ي‪،2014 ،‬ص‪.)633.‬‬
‫و بناءا على عدة مناشير و تقارير أعدت من طرف املديرية العامة لألرشيف الوطني حول وضعية األرشيف في مؤسسات الجزائرية‬
‫التي تعاني من مشاكل تنظيمية وفنية وعملية و نقص في اإلمكانيات واإلطارات البشرية ‪،‬يرجع املختصين الى أن اغلب املشاكل التى‬
‫يعاني منها االرشيف ترجع في االساس الى الطريقة تنظيم الوثائق خالل عمرها االداري‪ .‬و من هنا برزت أهمية خلق آليات تعنى‬
‫بتنظيم الوثائق وتعمل على إدارتها في عمرها األول والثاني وفق نظام عصري قائم على أسس ومعايير عاملية ‪.‬‬
‫وباعتبار الجامعة احدى أهم املؤسسات الفاعلة في املجتمع ‪ ،‬التى لها عالقة بشريحة كبيرة من الطلبة واألساتذة واإلداريين‬
‫وغيرهم ‪ ،‬وتتوفر على رصيد كبير من الوثائق االرشيفية املهمة في النشاط اإلداري و الخدماتي األمر الذي يستدعي حرص املسؤولين‬
‫وأصحاب القرار على الطابع اإللزامي في إعداد آلية تسيير الوثائق االدارية الجارية والوسيطة على كل املستويات اإلدارات واملصالح‪.‬‬
‫وبما أننا طلبة متخصصين في علم األرشيف وموظفين في الجامعة تواجه العديد من املشاكل ومثيالتها ‪ ،‬انصب اهتمامنا في هذه‬
‫الورقة لتناول واقع إدارة الوثائق الجارية والوسيطة في جامعة حسيبة بن بوعلي لوالية الشلف محاولين التعرف على املشاكل‬
‫والعراقيل وتحليلها واقتراح الحلول املناسبة لذلك‪.‬‬
‫تكمن أهمية الدراسة في محاولة تسليط الضوء على واقع إدارة وثائق النشاط(الوثائق الجارية والوسيطة) في جامعة حسيبة بن‬
‫بوعلي بوالية الشلف عن طريق الدراسة النظرية والتطبيقية للوضع الحالي للوثائق ‪ ،‬كما تكمن أهميتها في ‪:‬‬
‫‪ -‬أن تعطي نتائج الدراسة تصورا واضحا للمشرفين و املسؤولين حول أهمية إدارة الوثائق في الجامعة‪.‬‬
‫‪ -‬اقتراح منهجيات حديثة لتصميم وتطبيق نظام إدارة الوثائق وفق املعايير العاملية وأفضل املمارسات في هذا املجال طبقا‬
‫للمتطلبات القانونية الوطنية‪ ،‬على ضوء النتائج املستخلصة‪.‬‬
‫‪ -‬تكمن أهميتها التطبيقية فيما سنقدمه من نتائج‪.‬‬
‫تساؤالت الدراسة‪:‬‬
‫ما هي األدوات واألساليب املعتمدة في بناء نظام إدارة عصري قائم على أسس ومعاييردولية وتشريعات في املجال ‪ ،‬و ما مدى‬
‫وعي املسؤولين واملوظفين بأهمية إدارة الوثائق االدارية باملصالح اإلدارية للجامعة حسيبة بن بوعلي ‪ ،‬؟ويتفرع التساؤل‬
‫الجوهري إلى التساؤالت الثانوية‪:‬‬
‫‪ -‬ما هي الصعوبات واملشاكل التي يعاني منها نظام إدارة الوثائق الحالي؟ وما هي الحلول املمكنة ؟‬
‫‪ -‬ما هي املنهجية املتبعة في بناء وتطبيق نظام إدارة الوثائق في الجامعة؟‬
‫‪ -‬ما مدى حرص ووعي املسؤولين في الجامعة بأهمية وإدارة الوثائق اإلدارية؟‬
‫الفرضيات‪:‬‬
‫‪ .1‬الوضعية السلبية لألرشيف في اإلدارات املركزية يرجع إلى عجز املؤسسة عن توفير البنية التحتية‪.‬‬
‫‪ .2‬الواقع الذي أل إليه األرشيف راجع إلى غياب برنامج علمي وعملي إلدارة وثائق النشاط‪.‬‬

‫‪142‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫‪ .3‬قطاع األرشيف في الجامعة يعاني التهميش بسبب نقص الوعي لدى املسؤولين وصانعي القرار بأهمية عملية األرشفة‪،‬‬
‫وأثارها على السير املؤسساتي‪.‬‬
‫‪ .4‬هناك بعض املصالح اإلدارية تعطي أهمية كبيرة لقطاع األرشيف وذلك من خالل توفير قاعات مالئمة وتوظيف إطارات‬
‫بشرية إلشراف على تسييره ومنحهم امتيازات و تحفيزات مادية ومعنوية تشعرهم بقيمة املهنة التي يمارسونها ‪.‬‬
‫لتحقيق األهداف املرجوة من الدراسة ‪ ،‬ووضع املوضوع في سياقه النظري و العلمي وتحديد املصطلحات املستخدمة‪ ،‬و اإلحاطة‬
‫بواقع وآفاق تسيير األرشيف في مختلف اإلدارات العمومية وتبين اإلجراءات العلمية ووصف أهم املمارسات في هذا املجال ‪،‬‬
‫اعتمادنا على املنهج الوصفي الذي يقوم على تجميع الحقائق واملعلومات حول الظاهرة وتحديد خصائصها و أبعادها ومقارنتها‬
‫وتحليلها للوصول إلى تفسير مناسب يعيننا على فهم الوضعية الحالية وتشخيصها ‪.‬‬
‫ومن أجل البحث عن البيانات واملعلومات حول وضعية الوثائق اإلدارية الجارية والوسيطة في جامعة حسيبة بن بوعلي ‪ ،‬وتحديد‬
‫الدقيق ألبعاد املشكلة في الواقع استخدمنا األدوات املنهجية التالية ‪:‬االستبيان ‪ ،‬املقابلة ‪ ،‬املالحظة وقد اختارنا جامعة حسيبة‬
‫بن بوعلي بوالية الشلف على حالة للدراسة كما أشارنا الى ذلك سابقا‪.‬‬
‫‪ -‬عينة البحث‪:‬‬
‫تمثلت عينة مجتمع البحث في الفئات التالية ‪:‬‬
‫‪ -‬بعض املسؤولين ومتخذي القرار في الجامعة املعنية بالدراسة اعتمدنا معهم أسلوب املقابلة‪.‬‬
‫‪ -‬عدد من املوظفين في مجال األرشيف وبلغ عددهم ‪ 14‬أرشيفي استهدفهم االستبيان‪.‬‬
‫‪ -‬املشرفين على إدارة املصالح ومكاتب املكلفة بإدارة الوثائق واعتمدنا على أسلوب املقابلة أو املالحظة املشاركة‪.‬‬
‫تحديد املصطلحات‪:‬‬
‫وبصدور املقياس الدولي ‪ 30300‬سنة ‪ 2011‬الذي صدر بعنوان نظام إدارة وثائق النشاط ‪ ،‬واستخدم رسميا في املقياس الدولي‬
‫إيزو ‪ 2016- 15489‬املصطلح "وثائق النشاط" ‪ ،‬الذي يعرفه ميشال روبرج على أنها " الوثائق النشطة ( الجارية) وشبه نشطة‬
‫(شبه جارية)وفي بعض األحيان الغيرالنشطة ( املمكن إتالفها بعد انتهاء الحاجة منها)" بوحرات سفيان ‪،2019،‬ص‪.)47.‬‬
‫وتتسم وثائق النشاط كونها‪":‬شكل من أشكال أوعية املعلومات وتستمد أهميتها من طبيعتها الخاصة التي تتفرد بها عن‬
‫سائر األوعية األخرى ملا تحويه من معلومات على درجة كبيرة من الصحة التي يمكن الوثوق بها واالعتماد عليها كمصدر هام‬
‫من مصادراملعلومات لإلدارة و البحث على حد سواء " (جاد هللا محمد حسن ‪ 2009،‬ص‪)24.‬‬
‫أما في الجزائر‪ ،‬نطاق دراستنا‪ ،‬فإن املصطلح املعتد عليه هو "الوثائق األرشيفية ‪:‬تعني الوثائق ذات االستعمال اإلداري والتى لم‬
‫تدخل في خانة األرشيف بعد‪.‬مثل‪:‬‬
‫‪ -‬الوثيقة الجارية ‪" :‬الوثائق الالزمة والتي يحتاج إليها في نشاط آو عمل إدارة ما ‪ ،‬وبالتالي يجب أن تحفظ في مكاتب اإلدارة‬
‫نفسها أو في الحفظ الجاري لهذه اإلدارة ‪ ،‬كذلك هي جارية ألن العمل مازال يجري فيها ومازالت الزمة في العمل اليومي"‬
‫(ميالد سلوى ‪،1982 ،‬ص ‪.)68‬وتسمى كذلك الوثائق النشطة وهي التي يكون العمل بها مستمر‪.‬‬
‫‪ -‬الوثيقة الوسيطة ‪ :‬وتسمى كذلك بالوثائق الشبه جارية (وثائق وسيطة) وتعرف بأنها "األوراق التي فقد صلتها بالحياة‬
‫اليومية ‪ ،‬ولكن مازال يرجع إليها عند الحاجة" (ميالد سلوى‪.‬علي إبراهيم ‪.1976،‬ص‪ .).6.‬وقد استخدمت املؤلفة‬
‫مصطلح األرشيف الوسيط للداللة على الوثائق الوسيطة‪.‬‬
‫ضبط املصطلح الرئيس ي للدراسة‪:‬‬
‫في بداية كانت لدينا إشكالية في إختيار املصطلح األصح علميا لتعبير على املفهوم الرئيس ي ملوضوع بحثنا " األرشيف الجاري‬
‫والوسيط" ‪ ،‬حيث صادفنا عدة مصطلحات استخدمت في أدبيات املوضوع ذاته لذا اعتمدنا في بداية البحث على املصطلح األقرب‬
‫من وجهة نظرنا واملفهوم لدى املختصين وهو "الوثائق اإلدارية الجارية والوسيطة" لداللة على األرشيف الجاري و الوسيط آو ما‬
‫جاء في املعيار الدولي إيزو ‪ 2016-15489‬ب "وثائق النشاط"‪.‬‬

‫‪143‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫‪ )1‬تعريف إدارة الوثائق‪:‬‬

‫• هي عبارة عن ضبط عملي وعقلي للوثائق‪،‬بداية من لحظة ميالدها باملكاتب ومرورا باستخدامها وإنتهاءا‬
‫باستبعادها ‪،‬سواءا بنقلها إلى األرشيف القومي أو التخلص منها نهائيا‪(.‬محمد الشريف‪ ،‬اشرف‪ .2008.‬ص‪)26.‬‬
‫• اإلشراف على هذه املواد منذ إنشائها في الجهاز اإلداري حتى خروجها منه‪،‬إما بالترحيل إلى املؤسسة‬
‫األرشيفية الوسيطة ‪،‬حتى تستنفذ ما تبقى لها من قيمة إدارية ‪،‬أو يتضح خاللها ما تحمله من قيم ثقافية‬
‫أو غيرها ‪،‬و إما بالتحويل إلى األرشيفات القومية لحفظها بصورة أبدية لقيمتها الدائمة وإما بإهالكها‬
‫النعدام قيمتها بالكلية‪.‬‬
‫ومن هنا يمكن القول بان إدارة الوثائق اإلدارية تشمل القيام بعمليات تجميع وتنظيم وصيانة وحفظ وتداول املستندات خالل‬
‫عمرها اإلداري النشيط‪( .‬الخولي ‪،‬جمال ‪.2012،‬ص‪)79.‬‬
‫• إن إدارة الوثائق هي معرفة ما لديك من الوثائق‪ ،‬وأين تمتلكها‪ ،‬واملدة الزمنية الالزمة لالحتفاظ‬
‫بها‪)https://twitter.com/Recordmangement (.‬‬
‫أستعمل هذا االصطالح من قبل املدرسة الكندية (كيببك) ‪،‬أما القانون الجزائري استخدم عبارة " تسيير الوثائق‬
‫األرشيفية"‪.‬اعتمادا على املدرسة الكالسيكية الفرنسية ‪،‬أما حاليا فاالستعمال الذي انتشر خاصة مع التطورات الحاصلة في‬
‫ميدان األرشيف هو إدارة الوثائق‪)4(.‬‬

‫هذا املصطلح له ترجمات كثيرة منها ‪ :‬إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وهذا املصطلح اعتمد عليه في هذا البحث ‪،‬بإضافة إلى‬
‫مصطلحات أخرى مثل‪ :‬إدارة السجالت –إدارة الوثائق –تسيير األرشيف الجاري والوسيط‪-‬تسير الوثائق اإلدارية األرشيفية ‪،‬بإدارة‬
‫وثائق النشاط‪.‬‬
‫‪ -2‬مكونات نظام إدارة وثائق الجارية والوسيطة (أو أدوات عمل النظام)‬
‫يرتكز نظام إدارة الوثائق بين الوحدات اإلدارية على جملة من األدوات العملية تتعلق أساسا‬
‫بإعداد قائمة اسمية ألنواع الوثائق وامللفات‪ ،‬تليها تصنيف وظيفي لهذه امللفات والوثائق من خالل ما يسمى بنظام تصنيف‬
‫الوثائق‪ ،‬لتنتهي بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق وهي اآللية األخرى لتحديد مدد حفظ الوثائق وتقرير مصيرها النهائي‪.‬‬
‫‪ .1-2‬القائمة االسمية (أو مسح السجالت أو الوثائق)‪:‬‬
‫هي قائمة تظم جميع أنواع الوثائق وامللفات املتداولة لدي املرفق العمومي‪ ،‬وهي دليل يجمع مختلف الوثائق الوظيفية حسب‬
‫التنظيم الهيكلي للمرفق العمومي‪.‬‬
‫تظم القائمة االسمية وثائق مفردة وأخرى مجمعة في شكل ملفات‪ ،‬وتعتبر مرجع ضروري للموظف أثناء ممارسة نشاطه‪ .‬كما‬
‫حينها كلما ظهرت وثائق جديدة أو تصور جديد لوثائق قديمة متداولة‪ ،‬لكي تساير مختلف التطورات‬ ‫تتسم باملرونة ألنه يتم ُت ّ‬
‫والتغييرات في نظام العمل‪ (.‬تونس ‪،‬وزارة الشؤون الدينية ‪(،.‬د‪.‬ت)‪.‬ص‪)8.‬‬
‫‪ -2-2‬نظام التصنيف (مخطط التصنيف)‪:‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫يتمثل في طريقة املعتمدة في ضبط تجميع الوثائق حسب أوجه التشابه بينها عبر تحديدها داخل أقسام‪ ،‬وفق قواعد إجرائية‬
‫مبنية منطقيا في شكل نظام تصنيف‪ (.‬أل عبد القادر‪،‬عبد املحسن ‪.2009،‬ص‪)8.‬‬
‫و يعمل على تنظيم الوثائق في إطار إعادة تشكيل رصيد متكامل وفق قاعدة مقننة وموحدة ‪ ،‬تضبط فيها مكانة الوحدة األرشيفية‬
‫ضمن الرصيد األرشيف وذلك حسب طبيعتها ‪ ،‬محتواها و تاريخ إنتاجها ‪.‬‬
‫( الجزائر‪.‬املديرية العامة لألرشيف الوطني ‪.2011،‬ص‪ )11.‬ويجسد عمليا عن طريق الترتيب وذلك باالعتماد على رموز التصنيف‬
‫املسندة الى ترفيف الوثائق لوضعها حسب تسلسل الرموز ‪(.‬املديرية العامة لألرشيف الوطني ‪.2013،‬ص‪)22.‬‬
‫‪ -3-2‬جدول مدد استبقاء الوثائق‪:‬‬

‫‪144‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫يمثل جدول تسيير الوثائق املشتركة أداة أساسية في نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة والتي تعد مسبقا وتحدد فيها لكل‬
‫نوع من أنواع الوثائق املتداولة في الجهات الحكومية مدة استبقائها في املكاتب ثم العمر الوسيط ‪،‬وأخيرا املصير النهائي الذي تؤول‬
‫إليه (الحفظ الدائم أو اإلقصاء)‪(.‬مركزالشارقة للوثائق والبحوث ‪ ،2014.‬ص‪)39.‬‬
‫وهو عبارة عن قائمة تعرف مختلف أنواع الوثائق املنتجة من طرف مؤسسة ما مع تحديد مدد حفظ لكل نوع من أنواع الوثائق‬
‫املحصورة‪ (.‬حسيان‪،‬نجوى‪.‬محاجبي‪،‬عيس ى‪ .‬ص‪( 07.‬مقال منشور في االنترنت)‬
‫تتضمن جداول ممد استبقاء مايلي ‪(:‬حكومة الشارقة‪.2016 ،‬املادة(‪:))14‬‬
‫▪ مدد استبقاء الوثائق الجارية أثناء املمارسة اإلدارية‬
‫▪ مدد استبقاء الوثائق الوسيطة‬
‫▪ املصير النهائي التي تؤول إليه الوثيقة (الحفظ الدائم أو اإلقصاء)‬
‫العمليات املتعلقة بإدارة الوثائق الجارية والوسيطة ‪:‬‬
‫أ ‪ -‬إدارة الوثائق الجارية‬
‫تتمثل األعمال املتعلقة بتنظيم الوثائق الجارية فيما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬تسجيل الوثائق وتجميعها‬
‫‪ -‬تصنيف الوثائق‬
‫‪ -‬تحديد املسار العمري‬
‫‪ -‬متابعة املراسالت (سلطنة عمان ‪،‬هيئة الوثائق واملحفوظات الوطنية‪.2011.‬ص‪).52-48.‬‬
‫ب ‪ -‬عناصرإدارة الوثائق الوسيطة‪:‬‬
‫يتكون نظام إدارة الوثائق الوسيطة من مجموعة عناصر هي‪:‬‬
‫✓ نقل واستقبال الوثائق بمركز الوثائق‪.‬‬
‫✓ تخزين وترتيب الوثائق‬
‫✓ استرجاع الوثائق وإتاحتها عند الطلب‬
‫تنفيذ مقتضيات املصير النهائي للوثائق‪ :‬الفرز واإلتالف والترحيل(محمد الشريف اشرف ‪ ،‬ص‪.).141.‬‬
‫ت‪ -‬تنفيذ مقتضيات املصيرالنهائي للوثائق الوسيطة ‪:‬‬
‫‪ -‬الفرز الوثائق‪ :‬بعد انتهاء مدة حفظ الوثائق الوسيطة‪ ،‬تجري عملية الفرز التي تهدف‪:‬‬
‫إلى التمييز بين الوثائق القابلة لإلقصاء والوثائق املعدة للدفع‪.‬‬
‫‪ -‬ترحيل الوثائق(أو عملية الدفع الوثائق األرشيفية)‪:‬‬
‫‪ -‬اإلتالف‪ :‬يعتبر نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة(وثائق النشاط)‪،‬جزءا أساسيا ومهما من السياسة الشاملة للوثائق‬
‫و األرشيف‪ ،‬ألنه الضابط املتحكم في إنتقاء وتحديد الوثائق التي يمكن أن تمثل أرشيف املستقبل‪.‬وذلك من خالل‬
‫العمليات و اإلجراءات التي ترافق الوثيقة منذ ميالدها الى غاية تقرير مصيرها‪.‬‬

‫الدراسة امليدانية‪:‬‬
‫تعد الدراسة امليدانية نزوال إلى أرض واقع الظاهرة املدروسة الستنباط املادة الخام على ما هي عليه باعتماد األدوات املنهجية‬
‫املعتمدة في هذا اإلطار من أجل البحث والحصول عن البيانات واملعلومات حول وضع القائم للوثائق في املصالح اإلدارية للجامعات‬
‫واملتمثلة في سياق بحثنا هذا في‪:‬اإلستبيان‪ ،‬املقابلة‪ ،‬املالحظة ‪ ،‬وقد إخترنا جامعة حسيبة بن بوعلي لوالية الشلف كما أشارنا إلى‬
‫ذلك سابقا العتبارات أهمها‪:‬‬

‫‪145‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫‪ -‬كون الجامعة ذات طابع إداري يتوافق مع موضوع البحث‪.‬‬

‫‪ -‬كون أني موظف بهذه الجامعة األمر الذي يتيح لي العمل والقيام بالبحث في أن واحد‪.‬‬
‫‪ -‬و من أجل التعرف على النقائص والصعوبات التي تعاني منها املصالح اإلدارية بالجامعة في ضبط ووضع سياسة واضحة‬
‫الخطوط و املعالم إلدارة وثائقها بشكل الصحيح ‪.‬‬
‫أما في مرحلة تحليل وضعية وحالة الوثائق اإلدارية في املكاتب واملصالح اإلدارية سنعتمد على املنهج اإلحصائي من خالل عرض‬
‫البيانات وتحليلها واستخالص النتائج بناءا على ما توفر من بيانات‪ .‬وخالل مراحل التحليل في دراستنا سنحاول مقارنة ما توصلنا‬
‫إليه مع ما جاء في املقاييس الدولية ذات الصلة بمجال تنظيم الوثائق اإلدارية‪ ،‬وهي قائمة مفصلة ألفضل املمارسات الوطنية‬
‫واملعايير الدولية إلدارة الوثائق واملعلومات‪.‬ومن بين أهم هذه املعايير التي تطرقنا إليها سابقا املقياس الدولي إيزو ‪15489‬‬
‫الخاص بإدارة وثائق النشاط الذي اعترفت به الكثيرمن الدول مثل املمارسة الكندنية واملمارسة االسترالية واألمريكية‪ ،‬ويعتبر‬
‫هذا املقياس املرجع األساس ي في دراستنا ‪.‬حيث يتطرق لكيفية إدارة وثائق النشاط ومنهجية بناء نظام متكامل لذلك و طريقة‬
‫تطبيقه‪ ،‬ويحدد املسؤوليات والسياسات وكل ما يتصل بعمليات التدقيق واملراقبة و جعل النظام في تطور مستمر ومتناسب مع‬
‫التغيرات اإلدارية أو الوثائقية أو التكنولوجية‪.‬‬
‫العينة والفئات املستهدفة‪ :‬تستهدف دراستنا الفئات اآلتية‪:‬‬
‫‪ -‬الفئات املشرفة على مجال تسير الوثائق من خالل توفير الدعم واملوارد الالزمة مثل املدير الفرعي للوسائل العامة‬
‫والصيانة واألمين العام للجامعة(لألسف لم نتمكن من إعداد مقابلة معهم بحجة توفر الوقت ‪،‬حيث تحولت إلى واألمناء‬
‫العامون للكليات)‪.‬‬
‫‪ -‬فئة كبار املسؤولين ومتخذي القرار في الجامعة مثل العمداء ورؤساء املصالح واملدراء الفرعيين‪.‬‬
‫‪ -‬املوظفون املتخصصون في املجال (األرشيفيون وأمناء املحفوظات ومسيرو الوثائق)من اجل الحصول على معلومات حول‬
‫الجوانب الفنية للدراستنا‪.‬‬
‫نتائج الدراسة وتحليلها‪:‬‬
‫قبل التطرق لتحليل نتائج اإلستبيان البد من اإلشارة الى أنه تم تجميع ‪ 14‬اإلستمارة من بين ‪ 17‬استمارة تم توزيعها على أفراد‬
‫العينة الذين تم التنقل إليهم شخصيا ‪.‬‬
‫سنقوم في املحور األول من اإلستبيان بتحليل وضع وثائق النشاط في املكاتب واملصالح اإلدارية التابعة للجامعة املعنية بالدراسة‪.‬أما‬
‫املحور الثاني سنحاول الكشف عن كل ما يتعلق بإدارة الوثائق الوسيطة من الناحية التنظيمية والفنية واملوارد البشرية والبنية‬
‫التحتية املتوفرة‪.‬‬
‫‪ .1‬نتائج الدراسة بإستخدام استمارة اإلستبيان‪:‬‬
‫قبل أن نشرع في عملية التحليل البيانات اإلستبيان سنوضح كيفية القيام بذلك‪.‬سنقوم أوال بذكر السؤال ثم نعرض النسب‬
‫املتحصل عليها في شكل بياني أو جدول ثم التعليق عليها من خالل التركيز على النسب الكبيرة والضئيلة‪.‬‬
‫الوظيفة ‪:‬‬

‫‪10‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪9‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬
‫‪0‬‬
‫أخصايئ إدإرة‬ ‫مساعد واثئقي‬ ‫واثئقي أمني‬ ‫رئيس مصلحة‬
‫إلواثئق‬ ‫حمفوظات‬

‫‪146‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫الرسم البياني رقم( ‪ :)02‬حول وظائف املجيبين على اإلستبيان‬

‫نالحظ من خالل بيانات الرسم البياني أعاله أن عدد الوثائقيين أمناء املحفوظات ‪ 09‬بنسبة تصل إلى ‪ %64.28‬وهذا مؤشر مهم‬
‫حول إدارك الصحيح لفحوى األسئلة وبالتالي تقديم إجابات املناسبة‪ .‬وينم على امتالك الجامعة إلطارات متخصصة في مجال‬
‫األرشفة وحفظ الوثائق ‪.‬وهذه النسبة موزعة على الكليات التابعة للجامعة األمر الذي يجعل نوع من الضبط والتنظيم املحكم‬
‫إلدارة الوثائق منذ ميالدها إلى غاية تقرير مصيرها ‪.‬وذلك بحكم إمتالكهم للخلفية العلمية املكتسبة من خالل دراساتهم الجامعية‬
‫وممارستهم للمهنة‪.‬‬
‫التخصص‪:‬‬
‫عمل إدإرة إلواثئق‬ ‫إلعلوم إلدإرية‬ ‫عمل إملكتبات والارش يف‬ ‫‪7%‬‬

‫‪21%‬‬

‫‪72%‬‬

‫رسم البياني رقم (‪:)03‬التكوين العلمي والتخصص ألفراد العينة‬

‫تمكنا من خالل املسح الذي قمنا به حول أفراد العينة من جمع بيانات حول نوعية التكوين األكاديمي والتخصص‪ ،‬ملعرفة مدى‬
‫تالءم وتوافق التخصص مع الوظائف املكلف بها‪،‬حيث وجد أن الغالبية (‪ )%71.42‬متخصصين في املكتبات و األرشيف ‪.‬هذا يدل‬
‫على توفر الجامعة على إطارات بشرية مؤهلة تمكنها من تنظيم و إدارة وثائقها بطريقة علمية ومقننة بناءا مؤهالتهم العلمية وجاء‬
‫هذا حسب ما حرصت علية مديرية األرشيف الوطني من خالل إرسال املذكرات التي تنص على ضرورة توظيف مختصين في مجال‬
‫تسيير األرشيف(املديرية العامة لألرشيف الوطني ‪.‬املذكرة رقم ‪ 11‬املؤرخة في ‪ 19‬أكتوبر ‪.)1998‬حسب ما جاء في املذكرة رقم‬
‫‪ 11‬أما الباقي واملقدر نسبتهم ‪ %21.42‬هم إداريون لهم إطالع على مصلحة األرشيف وتسييره بحكم املمارسة في إطار العقود ما قبل‬
‫التشغيل‪.‬وبالتالي نستنتج أن أكثر من ‪ %90‬يتوفرون على تكوين في مجال تسيير الوثائق اإلدارية‪ ،‬وهذا النسبة تساعد كذلك في‬
‫الحصول على إجابات دقيقة ومناسبة لألسئلة املتبقية‪ .‬وهي تساعد على بناء نظام إدارة الوثائق األرشيفية‪.‬‬
‫املحور األول ‪:‬إدارة الوثائق اإلدارية الجارية‬
‫‪ .1‬ماهو وضع الوثائق اإلدارية في املكاتب داخل اإلدارات؟‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫بدرجة‬
‫‪00‬‬ ‫‪00‬‬ ‫ممتازة‬
‫‪%50‬‬ ‫‪07‬‬ ‫جيدة‬
‫‪%35.71‬‬ ‫‪05‬‬ ‫مقبولة‬
‫‪14.28‬‬ ‫‪02‬‬ ‫غير مقبولة‬
‫‪%99.98‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم (‪:)06‬وضعية الوثائق اإلدارية في املكاتب‬
‫من خالل بيانات الجدول يتضح لنا أن ما نسبته ‪ %50‬من أفراد العينة تقر أن الوثائق اإلدارية منظمة بطريقة جيدة وفعال هذا‬
‫ما تم مالحظته في مختلف املصالح و املكاتب ذلك من خالل حرص املوظفين على تنظيم الوثائق التي يتم العمل في مكاتبهم وبعد‬
‫االنتهاء منها يتم حفظها في علب وحافظات حسب العملية أو النشاط في خزانات متواجدة بالقرب من املوظف حتى يتم استعانة‬

‫‪147‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫بها عند الحاجة ‪.‬كما اقر ‪ %35.71‬من العينة بأنها مقبولة التنظيم يعني أن ما مجموعه ‪ %85.71‬تقر أن الوثائق اإلدارية تنظيمها‬
‫بين الجيدة و املقبولة وهذا مؤشر ايجابي على تبني الجامعة نظاما إلدارة وثائقها ‪.‬‬
‫‪ .2‬تنظم وثائقكم اإلدارية‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫تنظيم الوثائق‬
‫‪%50‬‬ ‫‪07‬‬ ‫ألهميتها اإلدارية‬
‫‪%42.85‬‬ ‫‪06‬‬ ‫ألنها ضرورية لسير املصلحة‬
‫‪%7.14‬‬ ‫‪01‬‬ ‫مجرد إجراء إداري‬
‫‪%99.99‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم (‪:)07‬دوافع تنظيم الوثائق اإلدارية‬
‫نالحظ من خالل بيانات الجدول أن تنظيم الوثائق اإلدارية املهمة في املكاتب واملصالح تخضع لنظام تصنيف معين‬
‫بنسبة‪ . %50‬يعني ان الوثائق املهمة فقط هي التي تحظي باهتمام املوظف وبالتنظيم أما الباقي فيتم التخلص منها أما بإتالفها أو‬
‫بتحويلها إلى قاعة حفظ الوثائق(قاعة خاصة تتواجد على مستوى كل مصلحة ) وهذا األمر منطقي ‪،‬كما جاء في الجدول أن الوثائق‬
‫تنظم لتحقيق السير الحسن للمصلحة بنسبة ‪ %42.85‬فهذا يدل ان إدارة الوثائق هي جزء من اإلدارة املصلحة أو الجامعة وهذا‬
‫مبدأ من بمبادئ نظام إدارة الوثائق اإلدارية ‪.‬‬
‫‪ .3‬أين يتم حفظ الوثائق اإلدارية وامللفات املنتجة من طرف مصالحكم في ؟‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫يتم حفظ الوثائق في‬
‫‪%64.28‬‬ ‫‪09‬‬ ‫قاعة مخصصة للحفظ‬
‫‪%35.71‬‬ ‫‪05‬‬ ‫في إدراج املكاتب والخزانات‬
‫‪00‬‬ ‫‪00‬‬ ‫فوق املكاتب والخزانات‬
‫‪%99.99‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول (‪ :)08‬أماكن حفظ الوثائق اإلدارية‬
‫هذا السؤال هو مكمل للسؤال السابق وتأكيدا له بنسبة ‪ ، %64.28‬أنه بعد انتهاء املوظف من أي إجراء إداري أو عملية يقوم‬
‫بتنظيم تلك الوثائق وتحويلها مباشرة لقاعة مخصصة للحفظ تتوفر على املعدات الالزمة وهي متواجدة بالقرب من مكتبه وهذا‬
‫يدل على وعي املوظف و معرفته بالخطوات املتبعة في التعامل مع الوثائق بعد االنتهاء العمل بها ‪،‬في حين تشير البيانات املقدرة‬
‫بنسبة ‪ %35.71‬بأنه يتم حفظ الوثائق في املكاتب والخزانات وذلك ألسباب إدارية وقانونية إما لسريتها أو لعدم انتهاء اإلجراءات‬
‫املتعلقة بها‪ ،‬وكل من الخيار األول والثاني ايجابيين ألنهما مكانين مالئمين يوفران األمن والسالمة للوثائق اإلدارية‪.‬وهذا يعتبر من‬
‫مظاهر اإلدارة الرشيدة للوثائق‪.‬‬
‫‪ .4‬هل تقوم مصالحكم بالحذف الفوري للوثائق الغيرمهمة؟‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫يتم حذف الفوري الوثائق في‬
‫‪%35.71‬‬ ‫‪05‬‬ ‫نعم‬
‫‪%64.28‬‬ ‫‪09‬‬ ‫ال‬
‫‪%99.99‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم (‪ :)09‬عملية الحذف للوثائق اإلدارية‬
‫نالحظ من خالل بيانات الجدول أن عملية الحذف الفوري للوثائق اإلدارية ال تتم بنسبة ‪ ، %64.28‬ذلك أن املوظف ليس هو‬
‫املسئول عن العملية حتى ولو كانت تلك الوثائق غير مهمة ‪.‬ألنها تخضع لإلجراءات إدارية وقانونية وهذا ما يعمل على حفظ الوثائق‬
‫من الحذف العشوائي ‪ ،‬في حين أن نسبة ‪ %35.71‬أقرت بأن العملية تتم على مستوى املكاتب ‪ ،‬األمر الذي قد يؤدي إلى إتالف‬

‫‪148‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫بعض الوثائق التي تكون بالنسبة للموظف غير مهمة ومن جهة أخرى أن التخلص من النسخ والوثائق عديمة القيمة بهدف توفير‬
‫املكان في املكاتب وأنها ليست مهمة في العمل اإلداري وال جدوى من حفظها وهذا بالفعل ما تم مالحظته حيث أن املوظف يقوم‬
‫يوميا تقريبا بالتخلص من الوثائق الغير مهمة في مكتبه والبعض األخر يتركها مبعثرة في خزانات مكتبه إلى أجل ما ‪.‬‬
‫‪ .5‬هل حددت مصالحكم قائمة الوثائق املهمة ؟‬

‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫تم تحديد‬

‫‪%50‬‬ ‫‪07‬‬ ‫نعم‬
‫‪%50‬‬ ‫‪07‬‬ ‫ال‬
‫‪%100‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم(‪ :)10‬تحديد املصالح للوثائق املهمة والحيوية‬
‫من خالل بيانات الجدول يتضح لنا تساوي النسب بين الخيارين فالنسبة للخيار األول (نعم) ذلك راجع إلى حرص بعض املسؤولين‬
‫وملتخذي القرار في تحديد أو اإلشارة إلى ضرورة الحرص على الحفظ األمن للبعض الوثائق نظر ألهميتها مثل املراسالت الوزارية أو‬
‫محاضر االجتماع أو الوثائق األخرى مع األمر بحفظها أما في ملف املعني أو في حافظات‪ ،‬و رغم أهمية مثل هذه اإلجراءات التي يجب‬
‫تتوفر في سياسية إدارة الوثائق واألرشيف في أي مؤسسة لكنها تبقى مجرد توجيهات فردية حسب ما الحظ‪،‬في حين الخيار الثاني‬
‫وهو األنسب أن الجامعة ال تتوفر على قائمة إسمية مضبوطة للوثائق الحيوية واملهمة وهذا ما يؤثر سلبا على منظومة إدارة‬
‫الوثائق ‪.‬‬
‫‪ .6‬بعد االنتهاء من الحاجة للوثائق املهمة هل يتم ؟‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫يتم‬
‫‪%85.71‬‬ ‫تحويلها إلى مصلحة الوثائق و األرشيف ‪12‬‬
‫‪%14.28‬‬ ‫‪02‬‬ ‫تترك مجمعة في املكاتب‬
‫‪00‬‬ ‫‪00‬‬ ‫إهمالها‬
‫‪%99.99‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم (‪ :)11‬مآل الوثائق املهمة بعد انتهاء العمل بها‬
‫تبين من خالل بيانات الجدول أن الغالبية (‪ )%85.71‬تتفق أن الوثائق املهمة يتم تحويلها إلى مصالح األرشيف بعد انتهاء العمل‬
‫بها‪ ،‬وهذا هو اإلجراء الصحيح في التعامل مع الوثائق املهمة بعد انتهاء من صالحيتها اإلدارية‪.‬‬
‫‪ .7‬هل عملية تحويل الوثائق ودفعها إلى مصلحة األرشيف تتم بشكل؟‬

‫فرتإت معلية دفع الارش يف‬ ‫عشوإئيا‬

‫‪%7‬‬

‫عند إحلاجة‬
‫دوري‬ ‫‪%35‬‬
‫‪%58‬‬

‫الرسم البياني رقم (‪ :)04‬فترات عملية دفع األرشيف‬

‫يتضح لنا من خالل ما جاء في الرسم البياني أن عملية دفع الوثائق إلى مصلحة األرشيف تتم بشكل دوري ومنتظم (يعني بفترات‬
‫محددة مسبقا)بنسبة ‪، %57.14‬وهذا األمر الذي يساعد األرشيفين على التحكم الدفعات الوثائق املنتجة من مختلف املصالح‬

‫‪149‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫اإلدارية وذلك من خالل القيام بوضع رزنامة تحدد أوقات عملية الدفع الخاص بكل مصلحة وإجراءات األخرى املتعلقة بذلك مثل‬
‫إعالم املصلحة األرشيف ب‪ 48‬ساعة قبل العملية من اجل اتخاذ اإلجراءات الالزمة‪.‬أما الخيار الثاني عند الحاجة الذي كان بنسبة‬
‫‪ %35.71‬فهذا يشير إلى أن املصالح تدفع أرشيفها ووثائقها إال إذا تكدست الوثائق في مكاتبهم وذلك ربما ألسباب إدارية ترجع إلى‬
‫حاجة لتلك الوثائق أو عدم تفرغ لعملية تحضير وتجميع الوثائق املعنية بذلك نظرا لضيق الوقت األمر الذي قد يتسبب في عرقلة‬
‫نظام إدارة الوثائق وعلى الوثائق نفسها ألن عملية الدفع تخضع إلجراءات مضبوطة زمنيا ولوجسيتيكيا‬
‫(إمكانيات)‪.‬‬
‫‪ .8‬هل تقوم مصالحكم بعملية تهيئة الوثائق قبل دفعها؟‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫تقوم بذلك‬
‫‪%57.14‬‬ ‫‪08‬‬ ‫دائما‬
‫‪%21.42‬‬ ‫‪03‬‬ ‫أحيانا‬
‫‪%21.42‬‬ ‫‪03‬‬ ‫ال‬
‫‪%99.98‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم (‪ :)12‬خاص بإعداد الوثائق قبل عملية الدفع‬
‫نرى من خالل بيانات الجدول أن نسبة ‪ %57.14‬أكدت أن عملية توظيف وتجهيز الوثائق تتم قبل عملية الدفع وهذا مؤشر ايجابي‬
‫يدل على الوعي بأهمية الوثائق وتنظيمها ودور ذلك في تسهيل عملية استرجاعها‪ ،‬في حين أكدت فئة أخرى بنسبة ‪ %21.42‬بأن‬
‫عملية تجهيز الوثائق يتم أحيانا فقط وذلك راجع إلى االعتقاد السائد حول مفهوم األرشيف الذي لم يرقى إلى املستوى الالئق حيث‬
‫أن املفهوم الشائع لدى بعض املوظفين في الجامعة أن األرشيف هو الوثائق منعدمة القيمة بالنسبة لإلدارة‪.‬وهذا األمر الذي يؤثر‬
‫على املسار الصحيح للوثائق وسالمتها ‪،‬لذلك يستحسن وضع مذكرات مصلحية تلزم بتنظيم الوثائق داخل حافظات وعلب قبل‬
‫دفعها‪.‬أما الخيار الثالث الذي كان نسبته مساوية للخيار الثاني فهذا لألسف واقع وذلك بسبب النظرة الخاطئة لألرشيف حيث‬
‫تعمد بعض املصالح إلى تجميع الوثائق بطريقة غير منظمة في كراتين وتركها أمام باب مصلحة األرشيف بدون ادني الشروط الحفظ‬
‫والسالمة أو حتى اإلعالم كما أشارت إليه رئيس مصلحة األرشيف وهذا األمر خطير يدل على غياب الوعي بأهمية تلك الوثائق في‬
‫بعض املصالح اإلدارية التي تقوم بدفع وثائقها دون االلتزام بالقواعد املنصوص عليها‪.‬وهذا راجع إلى عدم اإلطالع على قطاع‬
‫األرشيفي وقلة االلتزام بالنصوص التشريعية املنظمة له‪.‬‬

‫املحور الثاني ‪:‬حول إدارة الوثائق الوسيطة (على مستوى مصلحة األرشيف)‬
‫‪ .1‬هل تتوفرمؤسستكم على قاعة أو مصلحة لحفظ األرشيف الصادرعم مختلف مصالحكم اإلدارية ومكاتبها؟‬
‫‪100%‬‬

‫‪0‬‬

‫الرسم البياني رقم (‪:)05‬حول توفر مصلحة حفظ األرشيف‬

‫تبين اإلجابات هذا السؤال على اتفاق كل أفراد وتوفر الجامعة على مخزن لحفظ الوثائق الوسيطة‪ .‬إن توفر مثل هذه املحالت له‬
‫اثر إيجابي على جودة التكفل بالوثائق واألرشيف وتفسير بعض ورد في اإلشكالية املطروحة في هذه الدراسة حول الوضعية السيئة‬
‫إلدارة وحفظ الوثائق واألرشيف‪.‬‬
‫‪ .2‬ما تقييمكم لظروف التخزين ومواصفات املعدات والتجهيزات بهذه الوحدة ‪/‬املصلحة؟‬

‫‪150‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫إن توفر مخازن الحفظ غير كافي ‪،‬بل يجب توفر مساحات كافية الستيعاب كميات الوثائق املنتجة من طرف اإلدارات ‪،‬كما يجب‬
‫أن تتوفر هذه املحالت على مقاييس الحفظ السليم ‪.‬‬
‫ممتاز‬
‫‪7%‬‬ ‫جيد‬
‫‪ 0%‬متوسط‬
‫ضعيف‬ ‫‪%36‬‬
‫‪%57‬‬

‫الرسم البياني رقم(‪:)06‬حول ظروف التخزين ومواصفات التجهيزات واملعدات‬

‫تظهر األرقام في الرسم البياني أن مستوى الحفظ ضعيف بنسبة ‪ ،%57‬األمر الذي يشير إلى أن نسبة كبيرة من الوثائق معرضة‬
‫للخطر وهذا األمر راجع إلى عدم توفر الوسائل املادية واملتمثلة في الرفوف املعدنية متحركة ملضاعفة طاقة االستيعاب ‪ ،‬ووجود‬
‫نظام إطفاء الحريق واألبواب املضادة للحريق ‪،‬ونظام تكييف مركزي يمكنه ضبطه على درجات الحرارة املناسبة والرطوبة املعتدلة‪.‬‬
‫تأتي بعد ذلك ظروف حفظ متوسطة بنسبة ‪ %36‬لكنها ال تلبي ظروف الحفظ الجيد للوثائق واألرشيف على املدى الطويل ‪.‬األمر‬
‫التي تم مشاهدته من خالل الزيارات امليدانية للمصلحة األرشيف والتى تعاني من ضيق املساحة وعدم توفر املطلوب للحفظ الجيد‬
‫بسبب بعد املصلحة عن مصالح ومكاتب متخذي القرار والنظرة السلبية لألرشيف ‪.‬وهذا يدل على ان قطاع األرشيف في الجزائر‬
‫مازال يعاني التهميش والالمباالة‪.‬كما أشارت نسبة قليلة بأن ظروف الحفظ ممتازة ربما ذلك راجع إلى عدم شرح معاني مستويات‬
‫التقييم ‪.‬‬
‫‪ .3‬هل لديكم لوائح‪ /‬أنظمة تحدد مدد حفظ الوثائق في اإلدارات قبل تحويلها إلى مصلحة األرشيف؟‬
‫إن توفر اللوائح وجداول مدد استبقاء الوثائق يساعد املوظفين في التعامل الجيد مع فائض كميات الوثائق املنتجة واملشاركة في‬
‫تقنيين الدورة العمرية لوثيقة اإلدارية‪.‬‬

‫‪100%‬‬
‫‪50%‬‬ ‫‪64%‬‬
‫‪36%‬‬
‫‪0%‬‬
‫ال‬ ‫نعم‬

‫سلسلة‪1‬‬

‫الرسم البياني ‪:‬رقم(‪ :)07‬توفر اللوائح وأنظمة مدد حفظ الوثائق‬

‫نالحظ من خالل أرقام الرسم البياني عدم توفر لوائح وقوائم تحدد مدة حفظ الوثائق اإلدارية على مستوى املكاتب وقاعات‬
‫الحفظ الخاصة بكل مديرية قبل تحويلها إلى مصلحة األرشيف‪ ،‬وهذا األمر يزيد من تعقيد الوضع حيث أن الكثير من امللفات‬
‫املنتمية إلى عمر األرشيف الوسيط مازالت محفوظة في املكاتب مما يتسبب في تكدسها في مكان العمل اإلداري ما يؤثر سلبا على‬
‫السير الحسن‪ ،‬باإلضافة للحيز املكاني الذي تشغله وصعوبة الوصول إلى الوثائق املطلوبة ‪ ،‬والذي تم مالحظته في املصالح اإلدارية‬
‫التابعة للجامعة هو االحتفاظ بملفات املترشحين ملسابقات التوظيف لسنوات تصل إلى ‪ 2013‬بسبب التخوف من حاجة الرجوع‬
‫إليها وهذا الوثائق في األصل عديمة القيمة بعد انتهاء اإلجراءات اإلدارية بها حسب تصريح املعنيين باألمر ‪.‬‬
‫كما أشارت نسبة ‪ 36%‬بوجود أنظمة فهذا لألسف ليس حقيقيا‪ ،‬وإنما قاعدة متعارف عليها بين املوظفين وهو االحتفاظ بالوثائق‬
‫ملدة خمس سنوات يعني نفس املدة لكل الوثائق وهذا أمر يعقد نظام إدارة الوثائق أكثر من عدم وجوده‪.‬‬
‫‪ .4‬ما تقييمك لعملية تحويل الوثائق وامللفات إلى مصلحة األرشيف حسب تجربتكم؟‬

‫‪151‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫الهدف من هذا السؤال هو معرفة هل تخضع عملية تحويل الوثائق من املكاتب وقاعات الحفظ إلى مصلحة األرشيف إلى ضوابط‬
‫وقواعد وإجراءات تضمن الوصول اآلمن للوثائق أم ال ‪،‬ملعرفة ذلك نقوم باستقراء بيانات الرسم البياني‬
‫غير منظمة‬ ‫مقبولة‬ ‫منظمة‬

‫‪29%‬‬ ‫‪28%‬‬

‫‪43%‬‬

‫الرسم البياني رقم (‪:)08‬حول تقييم عملية الدفع الوثائق‬

‫من خالل بيانات الرسم البياني نستنتج أن غالبية املصالح تقوم بعملية الدفع على انه إجراء تنظيمي في الجامعة ككل ويمس جميع‬
‫املوظفين منتجي الوثائق ‪،‬ولكن ال يكفي أن تقوم بعملية الدفع وإنما يجب ان تكون مضبوطة بطريقة التي توفر التحويل السليم‬
‫للوثائق والرجوع السريع لها وهذا ما أشارت إليه نسبة من أفراد البحث ‪ 43%‬إلى أن العملية تتم بطريقة مقبولة لكن من خالل‬
‫املالحظات واملقابالت مع املشرفين على الوثائق هناك ‪،‬تبين لنا وجود نوع من اإلهمال والالمباالت لبعض املسؤولين وهذا ما تشير‬
‫إليه مجموع نسبة غير املنظمة ‪ %28‬و املقبولة تصبح ‪ %81‬وهذه النسبة كبيرة تزيد من نسبة الضياع والتلف للوثائق وذلك‬
‫بسبب غياب الطابع اإللزامي الذي يفرض على كل مصلحة أن توضب وثائق بشكل صحيح‪ ،‬ونقص الوعي واملراقبة من طرف‬
‫املسؤولين ‪،‬وكما جاء في إحدى اإلجابات بأن عملية الدفع عشوائية وتتم دون إخطار املصالح املعنية كما أن املوظف ال يفكر في‬
‫عملية دفع إال عندما تتكدس لديه الوثائق ‪.‬وهنا يجب أن نشير إلى نقطة مهمة وهي التحول اإلجباري لوثائقي أمين محفوظات إلى‬
‫أخصائي إدارة الوثائق‪.‬وذكرت فئة أخرى ‪ % 28‬أنها منظمة ‪.‬‬
‫‪ .5‬عملية استرجاع الوثائق وامللفات من مصلحة األرشيف؟‬
‫الغاية من هذا السؤال هو التعرف على جودة الخدمات املقدمة من طرف مصالح الحفظ املؤقت‪.‬‬
‫النسبة‬ ‫التكرار‬ ‫االسترجاع‬
‫‪%64.28‬‬ ‫‪09‬‬ ‫سريع‬
‫‪%35.71‬‬ ‫‪05‬‬ ‫متوسط‬
‫‪00‬‬ ‫‪00‬‬ ‫بطيء‬
‫‪%99.99‬‬ ‫‪14‬‬ ‫املجموع‬
‫الجدول رقم ‪ )13(:‬جودة الخدمات االسترجاع‬
‫تشير املعطيات املوضحة في الجدول بأن املصلحة األرشيف توفر خدمات سريعة في استرجاع الوثائق وامللفات بنسبة ‪%64.28‬‬
‫وهذا راجع إلى الجهود القائمين على مصلحة األرشيف منذ إستقبال الدفعات إلى عملية تنظيمها وفق ملبدأ احترام منشأ مرورا‬
‫بعملية الفرز والتقييم والحذف املنظم للوثائق الغير مهمة واملسودات ‪،‬لكن هناك عامل قد يصعب من العملية االسترجاع في ظل‬
‫غياب التقنيات والوسائل الضرورية لذلك بسبب بعد املصلحة عن مقر املصالح املنتجة (مقر الجامعة الجديد) بمسيرة حول‬
‫ساعة من الزمن ذهابا وإيابا إال أن عملية االسترجاع في حد ذاتها سريعة كما أشارت إليه البيانات‪.‬أما اإلجابة الثانية بأنها متوسطة‬
‫التي كانت بنسبة ‪ %35.71‬ربما ذلك بسبب صعوبة التنقل أو عدم توفر خدمات أخرى كاالستنساخ أو الخدمات عن بعد‪.‬‬
‫‪ .6‬هل تتوفرمصلحة األرشيف على أدوات (دليل ‪ ،‬قوائم) تسهل عملية االسترجاع؟‬

‫‪152‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫‪20‬‬ ‫‪13‬‬

‫‪10‬‬ ‫سلسلة‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫‪0‬‬
‫ال‬ ‫نعم‬

‫الرسم البياني رقم (‪:)09‬حول توفر أدوات تسهل عملية االسترجاع‬

‫من خالل بيانات الريم البياني يتبين لنا أن مصلحة األرشيف توفر أدوات البحث التي تسهل عملية استرجاع الوثائق وامللفات‪،‬‬
‫وهذه األدوات تعمل على إعطاء فكرة على نوعية األرصدة املحفوظة وكمياتها وتساعد في عملية ضبطها ‪.‬‬
‫‪ .7‬ما هي الخدمات التي تقدمها مصلحة األرشيف ؟‬
‫ال يمكننا حساب النتائج ألن أفراد العينة قاموا باختيار أكثر من إجابة‪ ،‬وعلى ضوء ما الحظ وبناء على إجابات املقترحة تبين لنا‬
‫بأن املصلحة األرشيف تقدم خدمات متنوعة من توفير امللفات وخدمة االستنساخ الوثائق واإلجابة على األسئلة واالستفسارات‬
‫عن طريق الهاتف‪/‬الجوال‪.‬‬
‫‪ .8‬بعد انتهاء صالحية الوثائق اإلدارية املحفوظة في مصلحة األرشيف كيف يتم إتالفها ؟‬

‫إلريم يف إماكن خمتلفة‬

‫‪17%‬‬
‫إلمتزيق وإلتقطيع‬
‫‪25%‬‬

‫إحلرق‬
‫‪58%‬‬
‫الرسم البياني رقم(‪:)10‬طريقة اإلتالف الوثائق‬
‫من خالل الرسم البياني يتضح لنا أن املصلحة تعتمد على نظام إتالف أمن (‪ )%58‬وذلك باعتماد على الحرق الذي يحفظ سرية‬
‫املعلومات والوثائق‪ .‬و الحرص على عدم وقوعها في أيدي أجانب واالستعمال الخاطئ ‪،‬كما أنه هناك أسلوب أخر مستعمل في الكثير‬
‫من البلدان املتقدمة واملتمثل في التقطيع والتمزيق من خالل بيع للشركات تعمل على إعادة تصنيع الورق ‪.%25‬وإذا قمنا بتجميع‬
‫نسبة اإلجابتين نجد نسبة ‪ %83‬من فئة البحث أقرت بأن اإلتالف امن ‪ .‬أما ‪ % 17‬صرحت بان الوثائق يتم رميها في أماكن مختلفة‬
‫وهذا يشكل خطر على امن الوثائق ومعلوماتها ولألسف هو طريقة مستعملة لدى بعض املؤسسات ‪ .‬ويجب على املسؤولين‬
‫واألرشيفين التنبه لذلك‪.‬‬
‫‪ .2‬نتائج الدارسة باستخدام املقابلة‪:‬‬
‫كما ذكرنا سابقا أن املقابلة كانت مع بعض املسؤولين الكبار في الجامعة وبضبط مع عميد كلية العلوم اإلنسانية واالجتماعية‬
‫األستاذ‪ :‬بوقشور وبعض املشرفين على إنتاج الوثائق وهم ‪:‬‬
‫‪ -‬املدير الفرعي للمالية واملحاسبة السيد ‪ :‬بركان ‪.‬‬
‫‪ -‬رئيس مصلحة املستخدمين برئاسة الجامعة السيد ‪:‬لخظر طانم‬
‫‪ -‬األمين العام لكلية العلوم الطبيعة والحياة‬
‫وطبيعة األسئلة املقابلة تختلف عن أسئلة اإلستبيان في املحتوى والغاية منها ‪ ،‬أما عن طريقة التحليل سنقوم بذكر السؤال ثم‬
‫اإلجابة وبعدها التحليل ‪:‬‬
‫تعتبر اسئلة هذه املقابلة بمثابة محورا ثالث بعنوان ‪:‬إدارة الوثائق اإلدارية األدوارواملسؤوليات‬

‫‪153‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫س‪:1‬هل قامت مصالحكم بتعيين موظفين إلدارة الوثائق اإلدارية وامللفات؟‬

‫الجواب ‪ :‬كل األجوبة كانت نعم‪.‬‬
‫قد ال حظنا من خالل املقابالت حرص اإلدارة على تعيين موظفين وذوي الكفاءة في تسيير األرشيف اإلداري حيث أن كل مديرية من‬
‫مديريات الجامعة لها مساعد وثائقي يشرف على إدارة الوثائق وهي في عمرها األول وهذا جيد من أجل ضبط الوثائق منذ ميالدها‪.‬‬
‫س‪:2‬كم عدد املوظفين في إدارة الوثائق واألرشيف في مصالحكم؟‬
‫الجواب ‪ :‬كل مصلحة على حسب احتياجاتها‪،‬تتوفر كل أغلب املديريات والكليات على موظفين متخصصين في إدارة الوثائق اإلدارية‬
‫باإلضافة إلى األعوان والسكرتيرات املكلفات بإدارة البريد والصادر والوارد وتسجيله وتوزيعه على املصالح املعنية به‪.‬‬

‫س‪:3‬هل أصدرت مؤسستكم توجيهات (تعليمات) بشأن إدارة الوثائق امللفات ؟‬

‫الجواب ‪:‬خلصت أغلب اإلجابات إلى النفي‪ ،‬في حين علق البعض بوجود تعليمات شفوية وتوصيات متكررة على ضرورة تنظيم‬
‫األمن والسليم للوثائق ‪.‬وإنها تتمثل في مجرد إرشادات توجيهات مباشرة إلى األعوان حول طريقة حفظ الوثائق ‪ ،‬وذلك من خالل‬
‫املعارف املكتسبة من إثر االحتكاك باألجانب أثناء التربصات في الخارج للبعض األساتذة خالل إعداد بحوثهم كما صرح بها عميد‬
‫كلية العلوم اإلنسانية و االجتماعية ‪.‬‬
‫س‪:4‬هل تقوم مصالحكم بنشر سياسات واإلجراءات لضمان حماية الوثائق ضد اإلزالة الغير القانونية العرضية ‪،‬تشويه‬
‫‪،‬حذف‪/‬الدمار؟‬
‫الجواب ‪:‬جاء في اغلب األجوبة أنه ليس هناك تعليمات رسمية فقط ما جاء في القانون العام للوظيفة العمومية ‪ 03/06‬واملرسوم‬
‫التنفيذي ‪ 04/08‬وما نصت عليه املواد من إجراءات تأديبية‬
‫وفي ظل غياب مثل هذه السياسات‪ ،‬قد ال يكون املوظفون على دراية بمسؤولياتهم في املحافظة على الوثائق وامللفات لتلبية‬
‫االحتياجات اإلدارية والقانونية والتاريخية ‪.‬‬
‫س‪:5‬هل تجري مصالحكم دوريات تقييمية داخلية رسمية لتقييم ممارسات إدارة الوثائق وامللفات؟‬
‫الجواب ‪:‬اغلب اإلجابات كانت ب نعم‪.‬‬
‫نجد أن مثل هذه الزيارات التقييمية تساعد في التعرف على نقاط الضعف في نظام إدارة الوثائق وقياس فعاليته وضمان المتثاله‬
‫للوائح والسياسات التي تم نشرها وإلزام العمل بها ‪.‬‬
‫س‪:6‬هل تقدم مؤسستكم تدريبا منتظما إلى جميع موظفي العاملين لديها حول إدارة الوثائق وتنظيمها؟‬
‫الجواب ‪:‬اغلب اإلجابات كانت ب ال‪.‬‬
‫جزء أساس ي من تنفيذ نظام إدارة الوثائق هو ضمان حصول املوظفين على التدريب املناسب و ال يكفي فقط التدريب (برغم من‬
‫حصول جميع املوظفين على منح للتربص في الخارج إال أنها تصرف في غير غايتها)بل يجب الحرص على محتوى التدريب ومدى‬
‫مالءته لطبيعة املؤسسة وأخر املستجدات ‪.‬‬
‫س‪:7‬هل تقوم مصالحكم بإطالع كباراملسؤولين واملعنيين على وجه التحديد بأهمية إدارة الوثائق وامللفات بشكل املناسب ؟‬
‫الجواب ‪:‬ذكر اغلب الجهات بأنها أجرت هذا النوع من اإلحاطة ‪.‬‬
‫إن إحاطة املسؤولين بوضعية وحالة ظروف حفظ الوثائق واألرشيف يساعد في تنبيههم من أجل توفير البني التحية والوسائل‬
‫الضرورية وزيادة االهتمام بقطاع األرشيف ‪.‬‬
‫‪ .3‬تحليل النتائج الدراسة‬
‫من خالل تحليل النتائج التي توصلنا إليها من دراستنا لواقع حال الوثائق في جامعة حسيبة بن بوعلي بوالية الشلف‪ ،‬والزيارات‬
‫امليدانية ملصلحة األرشيف التابعة لها‪ ،‬وعن طريق املالحظة واملقابالت املباشرة التي أظهرت اهتمام واضحا من قبل املسؤولين‬
‫ومنتجي الوثائق في حفظ وإدارة الوثائق وامللفات الجارية‪ ،‬و وجود نوع من التنافس بين املصالح في التحفيز على أداء الحسن‬

‫‪154‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫والكفاءة في جميع املجاالت ‪،‬وشمل ذلك مجال ضبط وتسيير الوثائق النشطة من خالل توظيف إطارات بشرية تشرف على تنظيم‬
‫وحفظ وتداول تلك الوثائق بين املصالح واملوظفين‪ ،‬وهذا ما يؤكد الفرضية الرابعة‪ .‬ولكن هذه السلوكيات االيجابية اقتصرت‬
‫فقط على الوثائق النشطة ‪،‬أما مصلحة الحفظ املؤقت (الوثائق الغير نشطة) مازالت تعاني من عدم االهتمام من طرف صناع‬
‫القرار و املسؤولين (املدير الفرعي للوسائل والصيانة و األمين العام) في توفير البنية التحية املالئمة للقيام بعملية األرشفة ‪،‬وهذا‬
‫ما تم اإلشارة إليه من طرف موظفي املصلحة‪.‬كما توصلنا إلى النتائج سنستعرضها على ضوء الفرضيات املطروحة‪.‬‬
‫‪ 1.3‬تحليل النتائج على ضوء الفرضيات‪:‬‬
‫الفرضية األولى‪ :‬هناك بعض املصالح اإلدارية تعطي أهمية كبيرة لقطاع األرشيف وذلك من خالل توفير قاعات مالئمة وتوظيف‬
‫إطارات بشرية إلشراف على تسييره ومنحهم امتيازات‪ 1‬و تحفيزات مادية ومعنوية تشعرهم بقيمة املهنة التي يمارسونها‪.‬‬
‫أكدت بيانات الدراسة ما جاء في الفرضية األولى ‪،‬حيث أظهرت البيانات املتحصل أن عدد املتخصصين في مجال إدارة الوثائق‬
‫واألرشيف يصل إلى ‪ 35‬موظف يحملون شهادات مختلفة (تقني سامي ‪،‬ليسانس‪ ،‬ماستر)‪.‬وهذه اإلطارات موزعة على الكليات‬
‫واألقسام ‪.‬حيث تم تخصيص نسبة منهم إلدارة األرشيف الجاري املوجود في املكاتب –و أنا من ضمنهم‪ -‬وهذه تعتبر سابقة من‬
‫نوعها ‪،‬إذ تم تخصيص موظف إلدارة ملفات ووثائق مصلحة املوظفين وأخر إلدارة ملفات ووثائق مصلحة األساتذة باملديرية‬
‫الفرعية للمستخدمين والتكوين للجامعة‪ .‬وتعتبر هذه املبادرة ايجابية‪ ،‬الن أن اغلب املشاكل التي يعاني منها قطاع األرشيف في‬
‫الجزائر سببها األول سوء تنظيم الوثائق منذ لحظة ميالدها‪ .‬كما يحرص مسؤولي املصالح اإلدارية السالفة الذكر على توفير كل‬
‫تحتاجه قاعة حفظ األرشيف التابعة لهم من معدات وتجهيزات التي تحفظ للوثيقة خصوصياتها وشكلها الجمالي ‪ ،‬باإلضافة إلى‬
‫التوصيات املتكررة من طرفهم حول ضرورة املحافظة الوثائق وتوفيرها عند الطلب ‪.‬نظرا ملا تحتويه تلك الوثائق من معلومات‬
‫حيوية ومهمة في األداء الوظيفي للجامعة‪ .‬كما قام معظم املوظفين بتثمين الجهود املبذولة من طرف األرشيفين في السهر التسيير‬
‫الحسن والتداول األمثل للوثائق اإلدارية الجارية في االجتماعات والحوارات الجانبية‪ ،‬األمر الذي يحفز أكثر على العطاء‪.‬‬
‫لكن وثائق شبه النشاط ومراكز الحفظ املؤقت ال تلقى نفس االهتمام والرعاية كنظيرتها الجارية‪ .‬حيث تعاني من اإلهمال والنسيان‬
‫كما صرح به مسؤول املصلحة‪.‬‬
‫الفرضية الثانية‪ :‬الوضعية السلبية لألرشيف في اإلدارات املركزية يرجع إلى عجز املؤسسة عن توفير البنية التحتية‪.‬‬
‫أكدت نتائج اإلستبيان وزيارات امليدانية صحة الفرضية ‪ ،‬حيث تعاني مصلحة األرشيف من التهميش والشح في توفير املستلزمات‬
‫الضرورية لألداء (كما صرح به مسؤول املصلحة )‪.‬وافتقار املصلحة إلى املعدات والتجهيزات الالزمة للمعالجة العلمية والتقنية‬
‫للوثائق شبه النشاط مثل (املاسح الضوئي ‪ ،‬أجهزة املراقبة ‪،‬أجهزة اإلنذار ‪ ،‬أبواب ضد الحرائق‪....‬الخ) ‪.‬باإلضافة إلى ضيق مساحة‬
‫املخزن املخصص لحفظ الوثائق الوسيطة وأصبح غير قادر الستقبال دفعات أخرى مما يتسبب في تكدس الوثائق وامللفات في‬
‫املكاتب وأماكن العمل ‪.‬األمر الذي يصعب على املوظفين على أداء واجبهم‪.‬‬
‫وذكر نفس املسؤول بان الجامعة تعمل على توفير موقع جديد لحفظ األرشيف الوسيط مدعم بالتجهيزات واملعدات الالزمة (لكنها‬
‫تبقى مجرد معلومات) ‪.‬وإذا صدق الواقع ذلك ‪،‬فإنها تنفي الفرضية الثانية وتؤكد الفرضية األولى حول اهتمام إدارة الجامعة‬
‫بمجال تسيير الوثائق اإلدارية‪.‬‬
‫الفرضية الثالثة‪ :‬الواقع الذي أل إليه األرشيف راجع إلى غياب برنامج علمي وعملي إلدارة وثائق النشاط‪.‬‬
‫هذه الفرضية تبقي غير محققة نسبيا ‪ ،‬حيث عند قراءتنا لنتائج الدراسة تظهر لنا حرص العاملين في مجال تسيير و إنتاج الوثائق‬
‫على ترتيب وحفظ الوثائق بطريقة منظمة تسمح لهم باسترجاعها سريعا عند الحاجة إليها ‪،‬مستعينا في ذلك باستخدام ألوان و‬
‫الكلمات املفتاحية التي تميز الوثائق عن بعضها البعض كما صار لدى املوظف ووعي بأهمية تنظيم الوثائق وضبطها وتسجيلها‬
‫ألنها وسيلة إثبات واستشهاد على مختلف املعامالت النشاطات اإلدارية ‪ ،‬هذا األمر الذي دفع كل موظف لتنظيم وثائقه منذ لحظة‬

‫منحهم مناصب عليا وترقيات يف الرتب وتربصات يف اخلارج ‪ ،‬وحىت دعوهتم يف اجتماعات وندوات‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪155‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫إنتاجها و العمل على تسجيلها وتجميعها ضمن رصيدها األصلي ‪،‬و تحويلها إلى مصلحة الحفظ املؤقت بعد انتهاء العمل بها‬
‫والتخلص من الوثائق الجارية التي لم يعد لها أي قيمة إدارية‪.‬‬
‫أما املعالجة األرشيفية للوثائق الوسيطة‪ ،‬تبدأ منذ التفكير في عملية الدفع وذلك بتحضير األدوات الالزمة للعملية وتوعية‬
‫املوظفين باإلجراءات العلمية املناسبة من فرز و تنظيم الوثائق وتهيئتها قبل عملية دفعها‪.‬‬
‫و بعد استقبال دفعات الوثائق‪ ،‬يقوم املشرفون على مصلحة األرشيف بتشخيصها وفرزها الستبعاد الوثائق الغير مهمة ثم‬
‫تصنيفها معتمدين في ذلك على مبدأ احترام األرصدة‪ ،‬و ترتيبها وفق ترقيم متسلسل‪.‬كما يعملون على إعداد أدوات البحث التي‬
‫تساعد في استرجاع الوثائق وتسليمها عند الطلب بعد تسجيلها في سجل تقفي األثر لتعقب حركتها‪ ،‬كما تعتمد املصلحة على‬
‫أسلوب امن في إقصاء الوثائق واملتمثل في الحرق ‪.‬كل هذه العمليات تتم بطريقة منظمة‪ ،‬لكن الذي ما يعيبها هو أنه مازال تتم‬
‫بطريقة يدوية وتقليدية ‪،‬وغياب بعض األدوات الضرورية واملهمة في العمل األرشيفي و التي تتمثل في جداول ممدد حفظ الوثائق‬
‫والقوائم االسمية للوثائق اإلدارية الخاصة بالجامعة واإلدارات التابعة لها ‪ .‬هذا ما يجعل الفرضية الثالثة غير محققة‪.‬‬
‫الفرضية الرابعة ‪ :‬قطاع األرشيف في الجامعة يعاني التهميش بسبب نقص الوعي لدى املسؤولين وصانعي القرار بأهمية عملية‬
‫األرشفة‪ ،‬وأثارها على السير املؤسساتي‪.‬‬
‫أشارت اغلب إجابات املقابلة الى غياب التوجيهات (تعليمات) بشأن إدارة الوثائق و امللفات‪ ،‬مما يجعل املوظف يتصرف في الوثائق‬
‫بما يملكه من معارف وخبرات وهذا ما قد يعرض بعض الوثائق ومعلوماتها للخطر‪ ،‬خاصة في ظل انعدام اإلجراءات الزجرية و‬
‫السياسات لضمان حماية الوثائق ضد اإلزالة الغير القانونية ‪،‬تشويه وحذف(الدمار)‪.‬مما يؤدي إلى احتمال ضياع الوثائق و تغيير‬
‫حقائقها و استخدامها الغير قانوني لغير املخول لهم باإلطالع على مضامينها‪ .‬كما نجد أن الزيارات الداخلية الرسمية لتقييم‬
‫ممارسات إدارة الوثائق التي من شانها أن تضفي التعديالت الالزمة والتحسينات املرغوب فيها ال تتم بطريقة منتظمة ورسمية كما‬
‫ورد ذلك في أغلب اإلجابات السؤال الخامس من املقابلة‪.‬‬
‫إن نجاعة نظام إدارة وثائق النشاط يتوقف على مدى وعي املسؤولين بمسؤولياتهم وقناعتهم بأهمية برنامج إدارة الوثائق‪ ،‬والعمل‬
‫على توفير وتحقيق عوامل نجاحه ابتداء من تذليل الصعوبات و إخضاع اإلطارات لتكوينات ذات مضمون يتوافق مع التطورات‬
‫الحديثة في املجال ‪ ،‬باإلضافة إلى إحاطة املسؤولين الكبار بأهمية البرنامج من اجل توسيع دائرته وتطويره أكثر ليشمل جميع‬
‫املجاالت‪.‬‬
‫االستنتاجات العامة‪:‬‬
‫أن الغرض من التحليل لواقع وثائق باملصالح اإلدارية التابعة لجامعة الشلف هو التعرف على الصعوبات واملشاكل التي تعاني منها‬
‫من ونقاط القوة املتوفرة فيما يخص تنظيم الوثائق من جهة أخرى من أجل إعداد إستراتيجية تتوافق مع الوضع الحالي وترقى‬
‫لتحقيق متطلبات الجامعة املستقبلية ‪،‬وبناءا على املعطيات التي حصلنا عليها من االستبيان واملقابلة املباشرة مع بعض املسؤولين‬
‫بالجامعة خلصنا إلى النتائج التالية التي سنستعرضها وفقا جوانبها املختلفة‪:‬‬
‫أوال‪ :‬الجانب القانوني‪:‬‬
‫‪ -‬غياب ملحوظ للنصوص التشريعية والسياسات و التعليمات الداخلية حول برنامج أدارة وثائق النشاط‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬الجانب التنظيمي‪:‬‬
‫‪ -‬هناك تنامي في الوعي لدى املسؤولين بأهمية إدارة الوثائق كعنصر مهم لزيادة الكفاءة في العمل‪.‬‬
‫‪ -‬هناك تطور ملحوظا في األداء املنهي املتعلق بإدارة الوثائق في مختلف اإلدارات الذي يعمل على تحسين وتسهيل تداول‬
‫الوثائق‪.‬‬
‫‪ -‬وفرة الجامعة على املوارد البشرية املتخصصة في إدارة وثائق النشاط‪ .‬لكنها تحتاج إلى برامج تكوينية تساعدها في تخطي‬
‫كل الصعوبات والتحديات‪.‬‬

‫‪156‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫‪ -‬غياب األدوات عمل األرشيفية التي يبنى عليها نظام إدارة فعال من أجل تنظيم الوثائق بطريقة مقننة ومضبوطة (نظام‬
‫تصنيف‪ ،‬القائمة االسمية للوثائق‪ ،‬جدول مدد حفظ الوثائق)‪.‬‬
‫‪ -‬عدم توفر ظروف الحفظ األمن على املدى املتوسط والبعيد‪ .‬و أن أغلب األماكن التي يتم فيها تخزين الوثائق الوسيطة‬
‫غير مالئمة‪.‬‬
‫‪ -‬ال توجد أنظمة فعالة وموحدة تضمن اإلتالف األمن للوثائق الغير تاريخية‪.‬‬
‫‪ -‬عدم تبني الجامعة لبرنامج إدارة الوثائق الحديثة وااللكترونية‪.‬مما يؤدي إلى التضخم ومشاكل الحفظ‪.‬‬
‫‪ -‬ثانيا‪ :‬الجانب مؤسسة األرشيف الوطني‪:‬‬
‫تمتلك مؤسسة األرشيف الوطني بما يخوله لها القانون الخاص باألرشيف الوطني الجزائري ‪،‬سلطة اإلشراف على ضمان السير‬
‫الحسن للوثائق املنتجة في مختلف املؤسسات واإلدارة العامة ‪ ،‬وذلك من خالل نشر السياسات والنصوص التنظيمية التي توضح‬
‫وتضبط الطريقة الصحيحة في التعامل مع تلك املمتلكات ‪،‬وتدعم ذلك بزيارات تفتيشية ترافقها تقارير إلى السلطات العليا من‬
‫أجل املحافظة على التراث واإلنتاج الوطني لألجيال القادمة ‪.‬إال أن هذا الدور غائب تماما ‪.‬مما يتسبب في إهمال قطاع األرشيف‬
‫وضياعه‪.‬‬
‫‪ -3.3‬التوصيات التطبيقية ‪:‬‬
‫• تبني سياسة عامة تهدف إلى تنظيم إدارة الوثائق بشكل يسهل عملية الوصول إليها ‪،‬ويعزز كفاءة العمل ‪،‬ويتيح حق‬
‫اإلطالع للمواطن ويكون هذا تحت إشراف املركز األرشيف الوطني و مختصين من قطاعات مختلفة ‪.‬‬
‫• العمل على وضع إطار تشريعي ينظم إدارة الوثائق‪ ،‬بما يشمل من إعداد القوانين والتعليمات واألدلة اإلجرائية الخاصة‬
‫بذلك‪.‬‬
‫• تعزيز القدرات املهنية والفنية والتقنية لدى العاملين في املجال ‪ ،‬من خالل إخضاعهم لتكوينات وعقد شراكة مع‬
‫مؤسسات أخرى ومراكز تقدم دورات تدريبية وتطورية في كل ماله عالقة بمجال تنظيم الوثائق‪ ،‬لتمكينهم من القيام‬
‫بمهامهم بشكل علمي ودقيق‪.‬‬
‫• قيام الجامعة بخلق برنامج تكويني في مجال إدارة الوثائق من أجل تكوين متخصصين ذوي كفاءات و احترافية في مجال‬
‫التخطيط و التطبيق املعايير العاملية‪.‬كما هو موجود في البلدان العربية األخرى مثل سلطة عمان و األردن‪.‬‬
‫• كما نوص ي املديرية العامة للوظيفة العمومية واإلصالح اإلداري باستبدال التسميات الوظيفية املختلفة تشعر‬
‫األرشيفي أنه جزء من تلك اإلدارة ‪،‬كما هو معمول به في تونس وسلطنة عمان ويكون تحت مسمى متصرف في الوثائق‬
‫واألرشيف‪.‬‬

‫اقتراح الخطة التنظيمية لتنظيم وإدارة وثائق النشاط بمصالح اإلدارية لجامعة الشلف‪.‬‬
‫بحكم التجربة واملمارسة امليدانية في مجال تسيير الوثائق واألرشيف التي قاربت عشر (‪ )10‬سنوات‪ ،‬وبناء على املعلومات التي‬
‫توصلنا إليها من خالل دراستنا لهذا املوضوع‪ ،‬سنحاول اقتراح خطة عمل إلدارة وثائق النشاط باملصالح اإلدارية للجامعة‪.‬‬
‫وثائق النشاط في الجامعة ‪ :‬هي عبارة عن وثائق لها عالقة باملسار املنهي ملوظف واألستاذ من الجانب اإلداري واملالي‪ ،‬والوثائق‬
‫البيداغوجية الخاصة بالطلبة وكذا البريد الصادر والوارد‪.‬‬
‫األهداف املنشودة‪:‬‬
‫✓ توفير املعلومات والوثائق عند الطلب بسرعة والسهولة املطلوبتين ‪.‬‬
‫✓ الحرص على الحفظ السليم للوثائق والعناية الالزمة بوثائق املصلحة ‪.‬‬
‫✓ توحيد األدوات والطرق واملمارسات العملية في املجال‪.‬‬
‫✓ توعية منتجي الوثائق بأهمية التزام باإلجراءات التنظيمية في تنظيم الوثائق‪.‬‬

‫‪157‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫املبادئ ‪:‬‬
‫‪ -‬االلتزام بمبادئ تنظيم وتسيير األرشيف‪.‬‬
‫تنص عليها النصوص‬ ‫‪ -‬تبني ممارسات معيارية قائمة على مقاييس دولية و أفضل املمارسات في مجال إدارة الوثائق‪،‬كما‬
‫التشريعية والتنظيمية في املجال‪.‬‬
‫‪ -‬االعتماد على التقنيات الحديثة املتوفرة في بناء نظام عصري فعال‪.‬‬
‫كما نود أن نشير أننا اعتمادنا على بعض تجارب الدول العربية في إعداد هذه الخطة ‪.‬‬
‫‪ 3.4.3.3‬خطوات العمل‪:‬‬
‫أوال ‪ :‬إعداد أدوات العمل األرشيفية ‪:‬‬
‫‪-1‬إع ـ ـ ـ ــداد القائم ـ ـ ـ ــة االسم ـ ـ ـ ـ ــية ‪:‬‬
‫األطراف‬ ‫الوصف‬ ‫الوثائق املعتمدة‬ ‫األهداف‬
‫ـ مصلحة األرشيف‬ ‫ـ تحديد الوثائق املنتجة واملستلمة وامللفات بمختلف‬ ‫‪ -‬القوائم‬ ‫الوثائق‬ ‫حصر‬
‫بالجامعة‪.‬‬ ‫أشكالها في شكل قائمة اسمية مبوبة حسب املصالح‬ ‫االسمية‬ ‫املنتجة في الجامعة‬
‫ـ مختلف املصالح‬ ‫‪ ،‬وامللفات والوثائق املشكلة لها ‪.‬‬ ‫للوثائق‬
‫اإلدارية‪.‬‬ ‫‪ -‬دراسة هذه القائمة من طرف لجنة لها دراية تامة‬ ‫للمصالح‬
‫ـ لجنة الجامعة ‪.‬‬ ‫بماهية الوثائق وإنتاجها من تسمية الوثائق وأهميتها‬ ‫املنتجة‬
‫ـ مؤسسة األرشيف‬ ‫وموقعها في الرصيد ‪.‬‬ ‫للوثائق‬
‫الوطني‬ ‫ـ عرض القائمة على مديرية العامة األرشيف الوطني‬
‫للمصادقة عليها ومدى امتثالها للمعايير املطلوبة‬
‫(التنظيم الداخلي للجامعة و قوانين الوظيفة‬
‫العمومي)‪.‬‬
‫ـ بعد الحصول على املصادقة يتم توزيع نسخ على‬
‫مختلف الجامعات لاللتزام بما جاء فيها وفقا مذكرة‬
‫عمل داخلية‬
‫‪-2‬إع ـ ـ ـ ــداد نـ ـ ـ ـ ـ ــظام تصنيف ‪:‬‬
‫األطراف‬ ‫الوصف‬ ‫الوثائق املعتمدة‬ ‫األهداف‬
‫ـ مصلحة األرشيف‬ ‫‪ -‬ـ تصنيف األرصدة و امللفات و الوثائق املكونة لها‬ ‫‪ -‬انتهاج سياسة ‪ -‬القائمة االسمية‬
‫بالجامعة‪.‬‬ ‫‪ -‬الهيكل التنظيمي حسب املصالح املنتجة باعتماد طريقة التفريعات‬ ‫تصنيف موحدة‬
‫ـ مختلف املصالح‬ ‫( التصنيف الوظيفي) ‪.‬‬ ‫‪ -‬سرعة االستدالل للجامعة‬
‫اإلدارية‪.‬‬ ‫‪ -‬الترميز من خالل إسناد لكل وثيقة رمز يقابلها في‬ ‫على الوثائق‬
‫ـ لجنة الجامعة ‪.‬‬ ‫نظام التصنيف‬
‫ـ مؤسسة األرشيف‬ ‫‪ -‬دراسة النظام من قبل لجنة الجامعة من اجل‬
‫الوطني‬ ‫التدقيق واملراجعة‬
‫‪ -‬عرضه على املديرية العامة لألرشيف الوطني‬
‫للموافقة‪ .‬ثم يتم توزيعه على مختلف الجامعات‬
‫‪-3‬إع ـ ـ ـ ــداد جداول مدد استبقاء الوثائق ‪:‬‬
‫األطراف‬ ‫الوصف‬ ‫الوثائق املعتمدة‬ ‫األهداف‬

‫‪158‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫ـ مصلحة األرشيف‬ ‫‪ -‬نستعين برأي املبدئي ملنتج الوثيقة من خالل‬ ‫النصوص‬ ‫‪-‬‬ ‫‪ -‬توحيد مدد حفظ‬
‫بالجامعة‪.‬‬ ‫اقتراحه ملدة معينة للحفظ الوثائق بناءا على مبدأ‬ ‫التشريعية‬ ‫خالل‬ ‫الوثائق‬
‫ـ مختلف املصالح‬ ‫الحاجة اإلدارية والقانونية‪.‬‬ ‫والتنظيمية الصادرة‬ ‫دوراتها العمرية‬
‫اإلدارية‪.‬‬ ‫إطالع على التشريعات في املجال ومدى موافقتها‬ ‫عن املديرية العامة‬ ‫ومصيرها النهائي‪.‬‬
‫ـ لجنة الجامعة ‪.‬‬ ‫ـ إطالع اللجنة ملدد املقترحة لحفظ الوثائق الجارية‬ ‫لألرشيف الوطني ‪.‬‬ ‫‪-‬استغالل األمثل‬
‫ـ مؤسسة األرشيف‬ ‫والوسيطة ومصيرها ومدى مالئمة لذلك ملتطلبات‬ ‫‪ -‬استعمال اإلداري و‬ ‫للموارد البشرية‬
‫الوطني ‪.‬‬ ‫الجامعة اآلنية واملستقبلية‪.‬‬ ‫القانوني للوثائق‬ ‫واملادية (املخازن‬
‫مستشارين‬ ‫ـ‬ ‫ـ بعد الحصول على موافقة املديرية العامة لألرشيف‬ ‫واملعدات الحفظ)‬
‫ومختصين في مجال‬ ‫الوطني ‪ ،‬يتم توزيعه على مختلف الجهات املعنية‪.‬‬
‫األرشيف ومؤرخين‪.‬‬
‫‪-4‬تحيين أداوت العم ـ ـ ــل األرشيف ـ ـ ــية‬
‫األطراف‬ ‫الوصف‬ ‫الوثائق املعتمدة‬ ‫األهداف‬
‫ـ تحيين القائمة لالسمية للوثائق وامللفات اثر حدوث ـ وزارة التعليم العالي‬ ‫ضمان نجاعة هذه ـ طلب تحيين القائمة‬
‫والبحث العلمي‬ ‫تغيير أو تعديل في الوثائق أو في تسميتها‪.‬‬ ‫األدوات بصفة االسمية‪.‬‬
‫ـ تحيين نظام التصنيف‪ ،‬اثر حدوث تغيير (حذف أو ـ لجنة الجامعة‬ ‫دائمة و وضمان ـ طلب تحيين نظام‬
‫ـ مصلحة األرشيف‬ ‫زيادة )في إحدى املصالح أو فروعها‪.‬‬ ‫لكل التصنيف‬ ‫مسايرتها‬
‫ـ تحيين جداول مدد استبقاء الوثائق كلما تغيرت والوثائق‪.‬‬ ‫و ـطلب تحيين جداول‬ ‫التغيرات‬
‫ـ مديرة العامة‬ ‫الحاجة اإلدارية أو القانونية للوثائق‪.‬‬ ‫التعديالت التي مدد استبقاء الوثائق‬
‫لألرشيف الوطني‬ ‫تطرأ على تسمية‬
‫الوثائق والوظائف‬
‫واملصالح‪.‬‬
‫ثانيا ‪:‬إدارة وثائق النشاط‬
‫‪-4‬إدارة الوثائ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــق الجارية‬
‫األطراف‬ ‫الوصف‬ ‫الوثائق املعتمدة‬ ‫األهداف‬
‫ـ تصنيف الوثائق بعد إنتاجها وفقا لنظام التصنيف ـ منتجي الوثائق‪.‬‬ ‫ـ توفير الوثيقة عند ـ مخطط نظام‬
‫املعد سابقا‪.‬لتحديد الرصيد وامللف الذي تنتمي اليه ـ أخصائي إدارة‬ ‫الطلب بالسرعة التصنيف‪.‬‬
‫الوثائق‪.‬‬ ‫الوثيقة‪.‬‬ ‫ـ جداول مدد استبقاء‬ ‫والسهولة‬
‫ـ الترميز من خالل البحث على الرمز الذي يناسب ـ الجهات املسؤولة‬ ‫الوثائق‪.‬‬ ‫املطلوبتين‪.‬‬
‫الوثيقة بدقة (مع من التشابه في األسماء ‪)..‬‬ ‫و‬ ‫ـ تنظيم عملية التشريعات‬
‫ـ ترتيبها باعتماد على موضوعها والرمز املسند لها‪.‬‬ ‫القوانين الوطنية في‬ ‫تداول الوثائق‪.‬‬
‫ـ ضبط عملية تداول الوثائق اإلدارية ‪.‬‬ ‫املجال ‪.‬‬
‫ـ تحديد الوثائق الغير الجارية والتحضير لعملية‬ ‫الداخلي‬ ‫النظام‬
‫تحويل للحفظ املؤقت ‪.‬‬ ‫للمصالح اإلدارية‪.‬‬
‫‪-5‬إدارة الوثائ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــق الوسيط ـ ــة‬
‫األطراف‬ ‫الوصف‬ ‫الوثائق املعتمدة‬ ‫األهداف‬

‫‪159‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫التي ـ تحويل الوثائق اإلدارية الى مراكز الحفظ املؤقت‬ ‫ـ حفظ الوثائق التي املنشورات‬
‫يقل العمل بها في تحتوي أدوات العمل وفقا لرزنامة مضبوطة (تحدد فيها تاريخ لكل مديرية)‬
‫وتكون مطابقة ملدد الحفظ ‪.‬‬ ‫املكاتب توفيرها األرشيفية‬
‫ـ جدول الدفع‬ ‫عند الطلب‪.‬‬
‫ـ تكوين األرشيف قصاصات توصف ـ حفظ الوثائق حسب املنش ىء‪ .‬من خالل وضع‬
‫امللفات قصاصات لوصف محتواها‬ ‫محتوى‬ ‫التاريخي‬
‫والعلب ‪.‬‬
‫توفير امللفات والوثائق عند الطلب ‪،‬كما جاء في‬ ‫قوائم الوثائق‪.‬‬
‫استمارة طلب الوثيقة املنشور رقم ‪ 26‬املؤرخ في جويلية ‪ 2007‬حول تبليغ‬
‫األرشيف‪.‬‬ ‫سجل تقفي األثر‪.‬‬
‫جدول مدد استبقاء ـ الفرز و اإلتالف السنوي للوثائق باعتماد على‬
‫جداول مدد االستبقاء الوثائق ‪.‬‬ ‫الوثائق‬
‫ـ تحديد قائمة الوثائق املعدة للحذف ‪ ،‬للقيام‬
‫بالعملية إقصاءها وفقا لإلجراءات املنصوص عليها‬
‫في املنشور رقم ‪ 31‬املؤرخ ‪ 22‬اكتوبر ‪.2009‬‬
‫ـ ترحيل األرشيف النهائي الى مركز األرشيف الوطني‬
‫ـ تحيين أدوات البحث والفهارس التي تحمل بيانات‬
‫على الوثائق املرحلة‪.‬‬
‫الجدول رقم (‪:)14‬استراتيجية املقترحة إلدارة وثائق النشاط بجامعة الشلف‪.‬‬
‫الخاتمة ‪:‬‬
‫اتضح لنا من خالل النتائج التي خلصنا إليها فيما يتعلق بوضع الحالي لوثائق النشاط في الجامعة املعنية بالدراسة أنها تعاني من‬
‫مشاكل عديدة ‪ ،‬ترجع في األصل إلى نقص كفاءة لدى أخصائي إدارة وثائق النشاط وقلة درايته بما يتعلق بإدارة الوثائق من حيث‬
‫النظريات ‪،‬املمارسات و أهم املعايير الدولية و أفضل املمارسات‪ .‬وكيفية وضع إستراتيجية عمل مبنية على أسس علمية وقانونية‬
‫تسمح له بجعل الوثائق تتداول بين املصالح خالل مراحلها العمرية بطريقة بسيطة وواضحة‪ ،‬معتمدين في ذلك على أداوت عمل‬
‫مضبوطة وموحدة بين كل الجامعات‪- ،‬بحكم أن أغلب الوثائق مشتركة بينهم‪ -‬واعني بذلك األدوات التالية ‪:‬‬
‫‪ -‬القائمة االسمية للوثائق التي يتم فيها حصر جميع الوثائق املتداولة في الجامعات وكيفية تصنيفها وتجميعها وحفظها‪.‬‬
‫‪ -‬بناءا على القائمة يتم تحديد نظام التصنيف األنسب لوثائق الجامعة‪ ،‬وفي الغالب تعتمد املؤسسات العمومية على‬
‫التصنيف الوظيفي ملا هو من ميزات وخصائص تتناسب والهيكل التنظيمي لتلك اإلدارات‪.‬‬
‫‪ -‬جداول مدد حفظ الوثائق التي تعتبر أداة جد مهمة في نظام إدارة الوثائق بحث يتم فيها التحديد وقبل ميالد الوثائق‪،‬‬
‫ولكل أنواع الوثائق وامللفات مسارها ومصيرها النهائي‪.‬‬
‫وهذه األدوات يجب أن تكون في شكل منشورات رسمية موزعة على املصالح املكلفة بإدارة الوثائق ويتم تحيينها دوريا كلما دعت‬
‫الحاجة أو الضرورة‪ ،‬حتى تصبح فعالة لكل التغييرات التي تطرأ على الجامعة ووثائقها‪.‬‬

‫البيبلوغرافية‬
‫القواميس واملوسوعات‪:‬‬

‫‪160‬‬
 ‫العدد‪ISSN:2661-7781 / 04 :‬‬ ‫لدراسات املكتبات واملعلومات‬ ‫ببليوفيليا‬ ‫جملة‬

‫‪ .1‬ميالد‪ ،‬سلوى على‪،‬مراجعة اسكندر‪ ،‬توفيق ‪.‬قاموس مصطلحات الوثائق واالرشيف ‪.‬القاهرة ‪:‬دار الثقافة للطباعة والنشر‪.1982،‬‬
‫الكتب ‪:‬‬
‫‪ .1‬آل عبد القادر ‪،‬عبد املحسن‪.‬كيفية تصنيف الوثائق اإلدارية‪.‬تونس ‪:‬شبكة االلوكة قسم الكتب‪13 .2009،‬ص‪.‬‬
‫‪ .2‬جاد هللا‪ ،‬محسن حسن‪ :‬إدارة الوثائق الجارية في الهيئات واملؤسسات‪ .‬اإلسكندرية‪ :‬دار الثقافة العلمية‪.2009،‬‬
‫‪ .3‬الخولي ‪،‬جمال ‪ .‬إدارة الوثائق واملعلومات في الهيئات واملؤسسات‪ .‬اإلسكندرية‪ :‬دار الثقافة العلمية‪.2012،‬‬
‫‪ .4‬محمد الشريف‪ ،‬اشرف‪ .‬األرشيف الوسيط‪:‬ودوره في اختيار وتقييم الوثائق للحفظ التاريخي‪.‬الرياض‪:‬مكتبة امللك فهد‪ 370 .2008 ،‬ص‪.‬‬
‫‪ .5‬املديرية العامة لألرشيف الوطني ‪.‬مدونة النصوص التنظيمية ‪.2011-1990:‬الجزائر ‪:‬املديرية العامة لألرشيف الوطني ‪.2011،‬‬
‫‪ .6‬ميالد‪ ،‬سلوى ‪،‬علي ‪ ،‬ابراهيم ‪.‬األرشيف‪ :‬ماهيته وإدارته ‪.‬القاهرة ‪:‬دار الثقافة‪.1976،‬‬
‫املقاالت‪:‬‬
‫‪ .1‬حسيان‪،‬نجوى‪.‬محاجبي‪،‬عيس ى‪.‬أرشيف املؤسسات األكاديمية‪ :‬اقتراح خطة تنظيمية ألرشيف كلية العوم اإلنسانية لجامعة الجزائر‪( .‬مقال‬
‫منشور في االنترنت)‪.‬‬
‫‪ .2‬التكروري حافظ‪،‬سناء‪.‬ادارة الوثائق االرشيفية و تأهيل االرشيفين ‪.‬سلسلة رسالة املكتبة مج رقم ‪ 2004 .39‬ص‪(، 34- 5.‬مقال منشور على‬
‫االنترنت‪).‬‬
‫املؤتمرات ‪:‬‬
‫‪ .1‬املؤتمر الدولي األول بعنوان املكتبات ومراكز املعلومات في بيئة الرقمية املتغيرة‪.‬عمان‪:‬جمعية املكتبات واملعلومات األردنية‪.2014.‬ص‪.‬‬
‫األدلة ‪:‬‬
‫‪ .1‬مركز الشارقة للوثائق والبحوث‪.‬أسس إدارة األرشيف الجاري والوسيط ‪.‬الشارقة ‪:‬مركز الشارقة للوثائق والبحوث‪.2014،‬ص‪.73.‬‬
‫‪ .2‬سلطنة عمان ‪،‬هيئة الوثائق واملحفوظات الوطنية‪ ،‬دليل إجراءات إدارة الوثائق الجارية والوسيطة ‪.2010.‬ص‪.126.‬‬
‫‪ .3‬املديرية العامة لألرشيف الوطني‪.‬إجراءات تنظيم وتسيير وثائق واألرشيف البلديات‪.‬الجزائر ‪:‬املديرية العامة لألرشيف الوطني‪(.‬د‪.‬ت)‪44 .‬ص‪.‬‬
‫‪ .4‬الجمهورية التونسية ‪،‬وزارة الشؤون الدينية ‪.‬دليل أنواع امللفات والوثائق جارية االستعمال بوزارة الشؤون الدينية‪.‬تونس‪:‬وزارة الشؤون‬
‫الدينية(د‪.‬ت)‪8.‬ص‪.‬‬
‫‪ .5‬الجزائر‪.‬املديرية العامة لألرشيف الوطني‪..‬دليل إجراءات تسيير وحفظ أرشيف املستشفيات‪ .‬الجزائر‪ :‬املركز األرشيف الوطني‪39 .2013،‬ص‪.‬‬
‫االطروحات والرسائل الجامعية‪:‬‬
‫‪ .1‬بوحرات‪،‬سفيان‪.‬إدارة وثائق النشاطات في اإلدارات املركزية بالجزائر‪:‬دراسة حالة للمديرية العامة للوظيفة العمومية وإصالح اإلداري(رسالة‬
‫دكتوراه‪.‬إشراف ‪:‬عبد الحميد أعراب‪ .‬الجزائر‪:‬قسم علم املكتبات والتوثيق جامعة أبو قاسم سعد هللا‪.2019.‬ص‪.351.‬‬
‫التشريعات‪:‬‬
‫‪ .1‬القانون ‪ 09/88‬املؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪.1988‬‬
‫‪ .2‬املنشور رقم ‪ 13‬املؤرخ في ‪ 19‬ديسمبر‪ 1998‬املتعلق بمحالت الحفظ‪.‬‬
‫‪ .3‬ملحق املنشور رقم ‪ 37‬املؤرخ في ‪ 17‬أكتوبر ‪ 2010‬حول توحيد إجراءات إعداد جدول تسيير وثائق األرشيف‪.‬‬
‫‪ .4‬حكومة الشارقة‪،‬قرار املجلس التنفيذي رقم ‪ 44‬لسنة ‪ 2016‬بإنشاء وتنظيم هيئة الشارقة للوثائق واألرشيف ‪.‬‬
‫املواقع والصفحات على الويب‪:‬‬
‫‪ .1‬صفحة الرسمية تخصص إدارة الوثائق بجامعة السلطان قابوس على التوتير‪ . https://twitter.com/Recordmangement‬تمت الزيارة‬
‫‪2019./05/12‬‬

‫‪161‬‬