You are on page 1of 43

26/08/2021

Human Capital
International

Human Capital
International

JOB ANALYSIS – JOB DESCRIPTION


SUNAWAN
Spesialisasi:
HR System & Organization Development
Fokus Pengembangan & Implementasi

HP / WA : 0817 994 0224


Email: sunawans@yahoo.com

Human Capital
International
CV Singkat
SUNAWAN
WA / HP: 0817 994 0224
Di Panggil Cak Sun
Terjun kedunia Konsultan / Training sejak tahun 2004
Klien BUMN, BUMD, BANK, MIGAS, Manufaktur, Ritel, Mall, Perguruan
Tinggi, Sekolah.
⚫ Asesor Kompetensi Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP), TUV Rheinland – Jerman
⚫ Expertise:
⚫ Vision, Mission, and Value
⚫ Balanced Scorecard • Strategic Management • Employee Survey : EE, ESS
⚫ Corporate Culture & change • DISC, Graphology, Doodle Test • Market Survey : CSI
⚫ Change Management • Business acumen • Competency & Assessment Tools
⚫ Six Sigma • 7 waste, delapan langkah 7 alat • Pelatihan Berbasis Kompetensi
⚫ Scenario planning • Business development • Business & productivity coach
⚫ HRM :
o Recruitment o Assessment o Survey : Employee / Customer
o Performance Management o Competency based HRM o HR Audit
o Training Development o Job Analysis – Job Description o SOP
o Career Development o Job Evaluation o Efficiency & Cost reduction
o PP / PKB / PK o TNA, Curriculum, Module, Matrix
o Compensation and Benefit
o Analisa beban kerja o Grand Design & Setup HR
o Talent Management
o Salary structure

1
26/08/2021

Human Capital
MODUL KONSULTASI, TRAINING & PENDAMPINGAN I n t e r n a 25.
t i o Training
nal Need Analysis
1. Strategic management 24. Training Matrix, Curriculum
2. Perencanaan strategic (strategic planning) 25. Pengembangan kompetensi
3. Scenario planning 26. Competency Design & Matrix
4. Strategi Pengelolaan HR 27. Survey (ESS, EES, EHS, IKM, politik)
5. Pengadaan & Rekrutmen • Employee satisfaction survey
6. Organization Development • Employee engagement Survey
7. Learning & Development • Employee happiness survey
8. Talent Management • Customer satisfaction survey (IKM)
9. Performance Management 28. Draft PP / PKB / PK
10.Manajemen Remunerasi / Kompensasi 29. Interview berbasis kompetensi
11.Hubungan Industrial 30. SOP
12.Culture (kodifikasi, intervensi dan audit) 31. HR Audit
13.Employee engagement 32. Six Sigma
14.Employee satisfaction 33. Mentoring
15.People Development 34. HR Scorecard System
16.Career Management 35. Change Management
17.Business Process Mapping 36. Coaching skill
18.Job Analysis - Job Description 37. BSC (Balanced Scorecard)
19.Job Evaluation & Grading System 38. Manpower Planning & Workload Analysis
20.Struktur & Skala Upah 39. Leadership Program & Roadmap
21.Goal setting 40. Leadership development
22.KPI & Target setting 41. Business development
23.Eksekusi 42. Business acumen
24.Pengembangan pelatihan 43. LAIN – LAIN

Selain pelatihan & konsultasi, Cak Sun juga memberikan pendampingan untuk eksekusi

Human Capital
PENDAMPINGAN & COACHING I n t e r n aSunawan
tional
1. Business Coach Beliau lulusan Institute Pertanian Bogor dan
1. UMKM Universitas Indonesia.
2. Corporate Riwayat pekerjaan beliau adalah
2. Productivity Coach 1. Tergabung menjadi asesor TUV Rheinland –
1. Cost Reduction Jerman
2. Productivity Improvement 2. Tergabung menjadi asesor di LSP – BNSP
3. Life Coach MSDM – Jakarta
1. Bisnis/karir 3. Asosiet konsultan di Bakrie Learning Center
2. Keuangan 4. Komisaris Utama PT Manajemen
3. Pengembangan diri Produktivitas International - Jakarta
4. Keluarga 5. Senior Konsultan & Trainer PT Manajemen
5. Spiritual Produktivitas International
6. dll 6. Komisaris Utama PT Human Capital
4. Execution Coach International – Jawa Barat
1. Performance coach 7. Senior Konsultan & Trainer PT Manajemen
5. Culture Coach Produktivitas International
6. Leadership Coach 8. Konsultan Independen di beberapa
perusahaan seperti Pertamina, Wijaya Karya,
Blue Gaz Indonesia, Faber Castell, MIG Sawit,
Baitul Mall Hidayatullah, Rumah Zakat, Bank
Mayapada, Hyunday motor, Hino,
Mitsubishi, BlueScopstell Indonesia,
Kementrian pertanian, Balai POM, dll

Selain pelatihan & konsultasi, Cak Sun juga memberikan pendampingan untuk eksekusi

2
26/08/2021

Human Capital
International

AGENDA

Outline:
1). Apa itu job analysis
2). Dasar hukum & Kegunaan
3). Siapa yang melakukan
4). Komponen job analysis
5). Menulis job description
6). Format & rumus-rumus
7). Job Description & KPI
8). Rambu-rambu
9). Validasi, Simulasi & praktek

Human Capital
International

Apa itu Job Analysis (Analisa Jabatan)?

• Analisa jabatan adalah proses metoda secara sistimatis untuk


memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi
jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan
program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen
Sumber Daya Manusia (Kepmen 49 tahun 2004 pasal 1)

• Analisa jabatan merupakan proses memperoleh dan


mengolah data jabatan menjadi informasi jabatan yang
dituangkan dalam bentuk uraian jabatan (Permen 1 tahun
2017 pasal 4)

3
26/08/2021

Human Capital
Mengapa Job Analysis? International

Human Capital
International

Kegunaan
Career &
Succession
Planner

Recruitment Organization
& Selection Design

Job Analysis
Reward &
Work Load
Benefit

Training & Performance


Development Setting

4
26/08/2021

Human Capital
International

Dasar Hukum
Peraturan menteri no 1/2017 Pasal 2
(1) Struktur dan Skala Upah wajib disusun oleh Pengusaha dengan
memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.
(2) Golongan sebagaimana dimaksud merupakan banyaknya Golongan
Jabatan.
(3) Jabatan sebagaimana dimaksud merupakan sekelompok tugas dan
pekerjaan dalam organisasi Perusahaan.
(4) Masa Kerja sebagaimana dimaksud merupakan lamanya pengalaman
melaksanakan pekerjaan tertentu yang dinyatakan dalam satuan tahun
yang dipersyaratkan dalam suaru jabatan.
(5) Pendidikan sebagaimana dimaksud merupakan tingkat pengetahuan yang
diperoleh dari jenjang pendidikan formal sesuai dengan sistem pendidikan
nasional yang dipersyaratkan dalam suatu jabatan.
(6) Kompetensi sebagaimana dimnaksud merupakan kemampuan kerja yang
mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai dengan
standar yang ditetapkan dan dipersyaratkan dalam suaru jabatan.

Human Capital
International

Dasar Hukum
Pasal 3 Peraturan menteri no 1/2017
(1) Upah yang tercantum dalam Struktur dan Skala Upah merupakan upah pokok.
(2) Upah pokok sebagaimana dimaksud merupakan imbalan dasar yang dibayarkan kepada
Pekerja/Buruh menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarannya ditetapkan
berdasarkan kesepakatan.

Pasal 4 Peraturan menteri no 1/2017


(1) Penyusunan Struktur dan Skala Upah dapat menggunakan tahapan:
a. analisa jabatan;
b. evaluasi jabatan; dan
c. penentuan Struktur dan Skala Upah.
(2) Analisa jabatan sebagaimana dimaksud merupakan proses memperoleh dan mengolah
data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalarn bentuk uraian jabatan.
(3) Evaluasi jabatan sebagaimana dimaksud merupakan proses menilai, membandingkan, dan
memeringkat jabatan.
(4) Penentuan Struktur dan Skala Upah sebagaimana dimaksud dilakukan oleh Pengusaha
berdasarkan kemampuan Perusahaan dan harus memperhatikan upah minimum yang
berlaku

5
26/08/2021

Human Capital
International

Apa itu uraian jabatan?

Analisa jabatan merupakan proses memperoleh dan mengolah data jabatan


menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan
(Permen 1/2017)
Jadi uraian jabatan adalah output dari analisa jabatan

Uraian jabatan adalah ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari


suatu jabatan, termasuk tugas dan tanggung jawab dan tingkat
pelaksanaan jabatan tersebut (kepmen 49 tahun 2004 pasal 1)

Human Capital
International

Siapa yang melakukan?


KOMITMEN
MANAJEMEN PUNCAK
Atasan PROSES

Analis Jabatan
(Fasilitator)

Pemegang Jabatan

Peran atasan sangat penting &


dominan, bahkan di banyak kasus
URAIAN JABATAN HASIL cukup atasan saja mewakili
dalam pembuatan Analisa
Jabatan

6
26/08/2021

Human Capital
International
KOMPONEN

VERSI CRG Plus

❑ Identifikasi Jabatan

❑ Tujuan Umum
FORMULIR
❑ Ukuran Perusahaan POSITION DESCRIPTION

❑ Interaksi Hubungan Kerja 2 halaman


(1 lembar bolak balik)
❑ Persyaratan Minimum

❑ Area Tanggung Jawab

❑ Level

❑ Kriteria Pengukuran Hasil

❑ Kewenangan

Human Capital
KOMPONEN International

Kepmen No : KEP.49/2004
Analisa jabatan - menghasilkan uraian jabatan dalam
organisasi perusahaan meliputi :
a. Identifikasi jabatan
b. Ringkasan tugas
c. Rincian tugas
d. Spesifikasi jabatan termasuk didalamnya :
d.1. Pendidikan
d.2. Pelatihan / kursus
d.3. Pengalaman kerja
d.4. Psikologi (bakat kerja, temperamen kerja dan
minat kerja)
d.5. Masa kerja
e. Hasil kerja
f. Tanggung jawab

14

7
26/08/2021

Human Capital
KOMPONEN International

PERMENPAN No 33/2011

❑ Identitas Jabatan
❑ Ringkasan Tugas
❑ Hasil Kerja
❑ Bahan kerja
❑ Peralatan Kerja
❑ Rincian Tugas
❑ Keadaan Tempat Kerja
❑ Resiko Bahaya
❑ Persyaratan Jabatan

Human Capital
KOMPONEN International

VERSI HAY
❑ Identifikasi Jabatan

❑ Tujuan Jabatan

❑ Tanggung Jawab Utama

❑ Dimensi

❑ Hubungan Kerja

❑ Kewenangan

❑ Spesifikasi Jabatan

❑ Struktur Organisasi

8
26/08/2021

Human Capital
International
Komponen – Permen no 1/2017

Human Capital
International
Analisa atas pekerjaan, bukan orang : ------>
fokus adalah pekerjaan, bukan pejabatnya

•Merupakan analisis bukan


daftar: ------> menyajikan
analisa pekerjaan, bukan
daftar kegiatan

Berdasar fakta, bukan pendapat : ---->


dasarnya adalah fakta pekerjaan, bukan
pendapat subyektif dari pemegang
jabatan maupun analisnya.

9
26/08/2021

Human Capital
International

A. IDENTIFIKASI JABATAN

sunawan 19

Human Capital
International
A. IDENTIFIKASI JABATAN

Jabatan:
(isi nama jabatan /level Anda)

Departemen:
(isi nama departemen dimana Anda bekerja)

Pemegang Jabatan:
(isi dan garisbawahi nama Anda dan isi juga nama rekan Anda yang mengerjakan pekerjaan yang sama dengan
Anda)

Melapor kepada:
(isi nama jabatan kemana Anda melapor)

Tanggal:
(isi tanggal penyusunan uraian jabatan)

Lokasi:
(isi lokasi tempat Anda bekerja)

20

10
26/08/2021

Human Capital
International

IDENTIFIKASI JABATAN (1)


Jabatan: Contoh Nama Jabatan:

❑ Kepala Divisi Marketing


(isi nama jabatan yang Anda kerjakan) ❑ Kepala Seksi General Affairs
❑ Supervisor Gudang

Pangkat: Contoh Nama Pangkat:

❑ Senior Manager
(isi nama Pangkat yang Anda sandang) ❑ Manager
❑ Supervisor

Departemen:
❑ General Affairs
(isi nama departemen dimana Anda ❑ Training & Development
bekerja)

Pemegang Jabatan:

(isi nama Anda dan rekan2 Anda yang Amir, Budi, Chandra
mengerjakan pekerjaan yang sama dengan
Anda)

Human Capital
International

IDENTIFIKASI JABATAN (2)


Melapor kepada: Contoh Nama Jabatan:

❑ Kepala Divisi Marketing


(isi nama jabatan kemana Anda
❑ Kepala Seksi General Affairs
melapor) ❑ Supervisor Gudang

Pangkat: Contoh Nama Pangkat:

❑ Senior Manager
(isi nama Pangkat yang Anda sandang) ❑ Manager
❑ Supervisor

Tanggal:
(isi tanggal penyusunan uraian 9 September 2010
jabatan)

Lokasi:
(isi lokasi tempat Anda bekerja) Pabrik, Cilegon

11
26/08/2021

Human Capital
International

B. POSISI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

sunawan 23

Human Capital
International
POSISI DALAM STRUKTUR ORGANISASI
(Bagaimana keterkaitan jabatan dengan atasan, bawahan dan rekan kerja)

Dengan Siapa
Anda Melapor

Jabatan rekan kerja Anda yang berbeda


Jabatan Anda * dengan jabatan Anda & berada satu level
di departemen yang sama

B C
Jabatan Bawahan Anda

12
26/08/2021

Human Capital
International
POSISI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Menggambarkan keterkaitan jabatan anda dengan atasan, bawahan dan rekan kerja

Kepada Siapa
A Anda Melapor

B C1 C2
Jabatan Anda *
Nama rekan kerja Anda yang
berbeda pekerjaan dengan Anda
& memiliki atasan langsung yang
sama dengan anda
D D
Jabatan Bawahan Anda

sunawan
25

Human Capital
International

C. DIMENSI

sunawan 26

13
26/08/2021

Human Capital

DIMENSI JABATAN
International

(Seberapa besar dampak/tanggung jawab yang


dinyatakan dalam bentuk angka)

•Mencakup hal-hal yang bersifat kuantitatif dalam sebuah jabatan

•Bisa bersifat keuangan maupun non-keuangan

•Ketepatan dalam menentukan dimensi lebih penting daripada jumlah


angka/kuantitasnya

Human Capital
International

DIMENSI JABATAN

KEUANGAN

•Penghasilan Bersih Tahunan


•Laba Tahunan
•Pendapatan Tahunan
•Anggaran Tahunan
•Biaya Tahunan

NON KEUANGAN

•Jumlah anak buah (langsung & tidak langsung)


•Jumlah Kantor Cabang
•Jumlah project
•Jumlah item yang berbeda yang ada di gudang.
•Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh seorang area sales
manager
•Jumlah serikat pekerja dimana seorang manajer personalia
melakukan negosiasi

14
26/08/2021

Human Capital

DIMENSI JABATAN
International

Contoh: Sales Manager

DIMENSI KUANTITAS

Keuangan
Target Penjualan : Rp, $……..

Non Keuangan
Tipe Produk :2 (Tipe A & Tipe B)
Jumlah Distributor :3

Human Capital
International
DIMENSI JABATAN

Format : Dimensi + Kuantitas

Contoh: Sales Manager


Jenis Dimensi Kuantitas

Target Penjualan 500 Juta/Bulan


Keuangan
Budget Tahunan 1 Milyar Rupiah
2 Jenis (Tissue,
Jenis Produk
Non Keuangan Foto Copy Paper)
Jumlah Distributor 5 Distributor

30

15
26/08/2021

Human Capital
International

D. Tujuan Utama

sunawan 31

Human Capital
TUJUAN
I n t eJABATAN
rnational

Model I
Pernyataan dalam kalimat singkat dan jelas tentang definisi & peran utama posisi, Bukan
menjelaskan bagaimana posisi tsb dijalankan maupun apa saja yang dilakukan oleh posisi tsb
Dalam menjelaskan Tujuan, kalimat yang ditulis harus mampu menjawab
1. Mengapa Posisi ini ada?
2. Dalam batas-batas apa tanggung jawab posisi dilaksanakan?
3. Apa Tujuan-tujuan tetap dari tanggung jawab dalam posisi ini?

FORMAT Kata kerja aktif + sesuai dengan + dengan tujuan untuk

PENTING
1. Kata kerja aktif = menggambarkan garis besar peran utama & tanggung jawab posisi (Mengapa
posisi tsb ada)
2. Sesuai dengan = batasan atau kerangka kerja posisi tsb dijalankan (Batasan tanggung jawab)
3. Dengan tujuan untuk = tujuan tetap dari tanggung jawab posisi tsb atau hasil akhir posisi
(Tujuan tetap)
CONTOH
Mengorganisasikan, mengarahkan dan mengontrol pelaksanaan akunting PT XYZ
sesuai dengan aturan dan metode akutansi dengan tujuan untuk memberikan data
akutansi yang akurat kepada manajemen secara tepat waktu

SUNAWAN - sunawans@yahoo.com

16
26/08/2021

Human Capital
International

Penulisan Tujuan Jabatan


• Dituliskan dalam bentuk suatu pernyataan/kalimat
• Merupakan Intisari dari tanggung jawab utama.
• Memberikan gambaran tujuan dari mengapa jabatan tersebut dibuat.
• Ditulis dalam bentuk 1 kalimat
• Bila tujuan jabatan lebih dari 1 maka hendaknya ditulis dalam 1 kalimat
• Gunakan kata sambung antara tujuan jabatan yang pertama dengan tujuan jabatan
yang kedua seperti “disamping itu”, “selain itu”

CONTOH JABATAN MANAGER HR & GA


– Mengkoordinasikan dan memastikan kegiatan HR sesuai dengan strategi organisasi untuk
mendukung tercapainya tujuan organisasi disamping itu juga mengkoordinasikan
pekerjaan general affair (GA) sesuai dengan pedoman yang belaku untuk mendukung
kelancaran operasional organisasi

sunawan 33

Human Capital
International

TUJUAN JABATAN
Model II
Kata Kerja Aktif + Area Kontribusi + Hasil Akhir yang diharapkan
Format :

Contoh : HR Manager
Merumuskan kebijakan dan prosedur di HRD
dalam pengembangan staff, rekrutmen &
seleksi, reward & benefit untuk mendukung
pencapaian target dan strategi perusahaan.

34
sunawan

17
26/08/2021

Human Capital
International

5. TANGGUNG JAWAB UTAMA & INDIKATOR


KEBERHASILAN

sunawan 35

Human Capital
International

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Menyatakan apa saja atau area kontribusi utama atau area


kritikal atau area kunci pemegang Jabatan dalam
organisasi dalam rangka mendukung obyektif pekerjaan

terdiri dari :
1. Maksimal 9 tanggung jawab utama

SUNAWAN -
36
sunawans@yahoo.com

18
26/08/2021

Human Capital
International

Komponen
1. Nomor Urut / Rangking
➢ Menunjukkan urutan kepentingan (diurutkan nomornya berdasarkan
derajat kepentingan dari aktivitas)
2. Area Tanggung Jawab Utama atau Area Kritikal atau Key
Result Area - Judul
➢ Menunjukkan area kritis yang harus mendukung capaian obyektif dari
jabatan
➢ Menjadi judul dari tanggung jawab utama dari pekerjaan
3. Tugas Utama + Hasil Akhir
➢ Menunjukkan aktivitas utama dimana sipemegang jabatan harus perform
diarea utama
➢ Merupakan penjabaran dari area hasil utama
4. Indikator Keberhasilan
➢ Menyatakan Indikator kinerja keberhasilan & menunjukkan telah
tercapainya tujuan
sunawan 37

Human Capital
International

Tips : Tanggung Jawab Utama


1. Bertanya:
➢ Area dimana saja atau diarea apa saja saya diminta pertanggungjawaban?
➢ Titik kritikal apa saja dimana saya diminta pertanggungjawaban?
Contoh
Production Head
1. Cost Production
2. Quality Production
3. Safety
4. Quantity Production

2. Bila susah memakai pendekatan fungsi dari jabatan


(Pendekatan ini hanya alternatif terakhir saja)

sunawan 38

19
26/08/2021

Human Capital
International

Pendekatan Fungsi Jabatan


a) Cara Proses
➢ Proses dari A ke B ke C
➢ Misal Manager HRD - Proses
1. Rekrutmen (karyawan masuk)
2. Kinerja (Karyawan diakses & dinilai)
3. Developmen (Setelah bekerja terdapat plus minusnya sehingga perlu dikembangkan)
Karyawan dikembangkan)
4. Hubungan Industrial (selama dalam perusahaan dia bergaul dengan banyak pihak
sehingga diperlukan aturan main)
5. Terminasi (setelah bekerja sekian lama maka karyawan keluar dari perusahaan)
6. Reward (selama bekerja yang bersangkutan menerima imbalan)

b) Cara Produk / Jasa


➢ Menunjukan produk yang harus dihantarkan pemegang jabatan
➢ Misal Manager HRD – produk / jasa HRD
1. Berkaitan dengan rekrutmen
2. Berkaitan dengan reward
3. Berkaitan dengan training & development
4. Dstnya
sunawan 39

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


1. Tanggung Jawab Utama harus bersifat unik, yaitu pekerjaan
tersebut tidak dilakukan oleh orang lain. Jadi, hindari menuliskan
pekerjaan yang juga dilakukan oleh semua pemegang jabatan
lainnya.

Hindari Penggunaan kata :


– Memotivasi anak buah agar…………
– Menuliskan laporan………….
– Membantu………….
– Mengamati……….
– Mendelegasikan……….

Format : Kata Kerja Aktif + Area Kontribusi (Aktivitas)+


Hasil Akhir yang diharapkan
SUNAWAN -
40
sunawans@yahoo.com

20
26/08/2021

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


2. Gabungkan beberapa aktivitas kecil yang berurutan menjadi
satu kegiatan.
Contoh :
1. Menerima laporan nama karyawan yang melakukan pelanggaran untuk
dimasukkan kedalam komputer.
2. Memasukkan data karyawan kedalam komputer untuk memperoleh
X Print Out Surat teguran
3. Membagikan Surat Teguran kepada karyawan untuk memastikan
karyawan sadar akan pelanggaran yang dilakukannya
Penulisan seharusnya :
Memproses Surat Teguran terhadap karyawan untuk memastikan
√karyawan tersebut sadar akan pelanggaran disiplin yang
dilakukannya.
SUNAWAN -
41
sunawans@yahoo.com

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


3. Tuliskan hanya tanggung jawab utama yang
berkesinambungan, bukan inisiatif terhadap pencapaian hasil
akhirnya atau bukan yang sifatnya sesaat/proyek

Melakukan project SixSigma untuk memperoleh bisnis


X proses yang efektif dan efisien

X Menerapkan Project Maksima untuk menghasilkan


otomatisasi di HRD.

SUNAWAN -
42
sunawans@yahoo.com

21
26/08/2021

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


4. Sesuaikan kata kerja yang anda gunakan dengan tanggungjawab
pekerjaan anda

Contoh Kata Kerja :


Mendistribusikan Mengimplementasikan Merencanakan Mengintegrasikan
Mengumpulkan Memeriksa Mengorganisir Mensinergikan
Memproses Memonitor Mengontrol Mengatur strategi
Membuat Mengidentifikasi Mengevaluasi Menyetujui
Menyediakan Memperbaiki Mencapai Memutuskan
Menyampaikan Mempertahankan Mengkoordinasikan Menetapkan
Memperoleh Meningkatkan Mengarahkan
Mengoperasikan Mengembangkan
Melakukan Membangun
Orientasi Orientasi
Tugas Strategi

SUNAWAN -
43
sunawans@yahoo.com

Cak Sun Tujuan


Human Capital
Perusahaan
International
❑ Menyetujui
❑ Memutuskan
❑ Menetapkan
❑ Mengarahkan
Orientasi Membangun Kebijakan ❑ Mengembangkan
Strategi Membangun
Menetapkan Sasaran ❑

❑ Mengintegrasikan
❑ Mensinergikan
❑ Mengatur strategi
Manajerial ❑ Merencanakan
❑ Menganalisa
❑ Memprediksi ❑ Mengorganisir
❑ Mengusulkan Specialist ❑

Mengontrol
Mengevaluasi
❑ Merekomendasikan
❑ Mendukung ❑ Mencapai
❑ Mengkoordinasikan

❑ Mengimplementasikan
❑ Memeriksa


Menguji
Menafsirkan
Penyelia ❑

Memonitor
Mengidentifikasi
❑ Membuktikan ❑ Memperbaiki
❑ Menyiapkan ❑ Mempertahankan
❑ Meningkatkan

❑ Mendistribusikan
❑ Mengumpulkan
Orientasi ❑ Memproses
Hindari kata kerja
Tugas
❑ Membantu
Pelaksana ❑

Membuat
Menyediakan
❑ Mengamati ❑ Menyampaikan
❑ Mendelegasikan ❑ Memperoleh
❑ Mengoperasikan
❑ Melakukan

22
26/08/2021

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


5. Bentuknya harus pencapaian hasil (output) tidak hanya aktivitas (proses)

Contoh
Jabatan: Supervisor Pengendali Mutu

Mensupervisi personil yang terlibat dalam inspeksi material masuk
dan aktivitas proses produksi

----------------

----------------
(SALAH)


Mensupervisi personil yang terlibat dalam inspeksi material masuk
dan aktivitas proses produksi untuk menjamin material sesuai dengan
standar spesifikasi yang telah ditetapkan

----------------

----------------
(BENAR)

SUNAWAN -
45
sunawans@yahoo.com

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


6. Hasil akhir yang diharapkan harus bersifat kuantitatif (harus bisa
diukur)

Contoh :
Untuk
√ meminimalkan down time
X membuat laporan
Untuk
√ memastikan Keakuratan laporan
Untuk
√ membuat Laporan yang tepat waktu
Untuk

SUNAWAN -
46
sunawans@yahoo.com

23
26/08/2021

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Contoh kata kerja hasil akhir :

▪ untuk menentukan/menetapkan ….
▪ untuk menjamin/memastikan ….
▪ untuk mengoptimalkan ….
▪ untuk meminimalkan ….
▪ untuk mencapai ….
▪ untuk memperoleh/mendapatkan ….
▪ untuk mendukung/menyokong ….

▪ dll

SUNAWAN -
47
sunawans@yahoo.com

Human Capital
International
TANGGUNG JAWAB UTAMA

Hal yang harus diperhatikan :


7. Sesuaikan jabatan dengan hasil akhir

PROSES REKRUTMEN:
1). Manajer HRD
2). Supervisor HRD
3). Staf Pelaksana


-------------------------------untuk memastikan bahwa calon yang
direkrut memiliki kualitas sesuai dengan permintaan pengguna


-------------------------------untuk memastikan bahwa semua proses
rekrutmen dijalankan oleh para pelaksana sesuai dengan prosedur
yang telah ditentukan


-------------------------------untuk memastikan jadwal penerimaan
karyawan dilaksanakan sesuai dengan permintaan pengguna
SUNAWAN -
48
sunawans@yahoo.com

24
26/08/2021

Human Capital
TANGGUNG
I n t eJAWAB
r n a t i o n a l UTAMA

MANAJER PRODUKSI

KRA KEY TASK HASIL

❑ Menetapkan rencana produksi Target produksi yg


1 Kuantitas Produk ❑ Memonitor hasil produksi ditetapkan
❑ Mengarahkan anak buah oleh persh tercapai
❑ Menetapkan rencana produksi Target kualitas
2 Kualitas Produk ❑ Memonitor hasil produksi produksi yg ditetapkan
❑ Mengarahkan anak buah oleh persh tercapai
Target biaya
Menyusun sistem dan priosedur kerja serta
3 Biaya Produksi produksi yg ditetapkan
mencari berbagai cara kreatif
oleh persh tercapai

4 Target keselamatan
Keselamatan Kerja Menyusun kebijakan keselamatan kerja
kerja tercapai

Human Capital
TANGGUNG
I n t eJAWAB
r n a t i o n a l UTAMA

MANAJER PRODUKSI

1. Kuantitas Produksi
Menetapkan rencana produksi, mengarahkan anak buah, dan memonitor hasil
produksi untuk mencapai target produksi yang ditetapkan oleh perusahaan

2. Kualitas Produksi
Menetapkan rencana produksi, mengarahkan anak buah, dan memonitor hasil
produksi untuk mencapai target kualitas produksi yang ditetapkan oleh
perusahaan

3. Biaya Produksi
Menyusun sistem dan prosedur kerja serta mencari berbagai cara kreatif untuk
mencapai target biaya produksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan

4. Keselamatan Kerja
Menyusun kebijakan keselamatan kerja untuk mencapai target keselamatan kerja

Format : Kata Kerja Aktif + Area Kontribusi (Aktivitas) +


Hasil Akhir yang diharapkan

25
26/08/2021

Human Capital
International

TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Training
Mengidentifikasi kebutuhan training, memberikan advis, merencanakan, mengorganisasikan
Mengkoordinir, dan mem-follow up program-program training dalam rangka untuk
Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan serta performance staff

Kata kerja aktif:


Mengidentifikasi, memberikan advis, merencanakan, mengorganisasikan,
Mengkoordinir, mem-follo up
Aktivitas:
Training
Hasil akhir:
pengetahuan dan ketrampilan serta performance staff

Setiap area tanggung jawab harus bisa menjabarkan “mengapa” dan “untuk alasan apa” tanggung
jawab tersebut dilakukan, dan ini akan menjawab “peran” dan “hasil akhir” suatu tanggung jawab

Human Capital
International

TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Marketing
Menilai kondisi dan trend pasar, merekomendasikan, merencanakan dan
Mengorganisasikan kegiatan marketing Untuk Memastikan perluasan
keuntungan perusahaan

Kata kerja aktif:


Menilai, merekomendasikan, merencanakan, dan Mengorganisasikan
Aktivitas:
Kegiatan marketing
Hasil akhir:
Perluasan keuntungan

Setiap area tanggung jawab harus bisa menjabarkan “mengapa” dan “untuk alasan apa” tanggung
jawab tersebut dilakukan, dan ini akan menjawab “peran” dan “hasil akhir” suatu tanggung jawab

26
26/08/2021

Human Capital
International

TANGGUNG JAWAB UTAMA

2. Manajemen Arus Kas


Memprediksi kebutuha modal jangka pendek dan jangka panjang, mengontriol
Debitur dan kreditur dan menginvstasikan dana-dana yang ada dalam rangka untuk
memelihara likuiditas yang pas dan memaksimalkan pengembalian investasi.

Kata kerja aktif:


Memprediksi, mengontrol, menginvestasikan
Aktivitas:
Arus Kas
Hasil akhir:
Likuiditas yang pas, pengembalian investasi

Setiap area tanggung jawab harus bisa menjabarkan “mengapa” dan “untuk alasan apa” tanggung
jawab tersebut dilakukan, dan ini akan menjawab “peran” dan “hasil akhir” suatu tanggung jawab

Human Capital
International

INDIKATOR KEBERHASILAN

sunawan 54

27
26/08/2021

Human Capital
International
INDIKATOR KEBERHASILAN 2. KATEGORISASI :
“COST, TIME, QUALITY, QUANTITY, HUMAN
REACTION”
TIP PI – HRM School COST

1. AJUKAN PERTANYAAN:
“BUKTINYA APA, INDIKATORNYA APA TIME
BAHWA ANDA TELAH SUKSES HUMAN
MENYELESAIKAN TANGGUNG JAWAB REACTION
ANDA?”
“BUKTINYA APA, INDIKATORNYA APA
BAHWA ANDA TELAH SUKSES MENCAPAI
HASIL YANG DIHARAPKAN DARI
PEKERJAAN TERSEBUT?”

QUALITY QUANTITY

1. Biaya (cost) : biaya unit, pengeluaran, pembayaran


2. waktu (time): kecepatan, batas waktu
3. Kuantitas (quantity): Laba, income, pangsa pasar, produksi per unit
4. kualitas (quality) : pelayanan admin, waste, defect
SUNAWAN -
5. reaksi manusia (human reaction) : keluhan, feedback, Kepuasan pelanggan 55
sunawans@yahoo.com

Human Capital
International

INDIKATOR KEBERHASILAN
TIP PI – HRM School
[1] OUTCOMES

PROGRAM EXECUTIVE
PENINGKATAN [PT LEBAH]
PENJUALAN MADU

[2] OUTPUTS PENCAPAIAN


(PRODUK ATAU JASA)
DEPARTEMEN KERJA
MANAGER
JML MADU DIPRODUKSI [RUMAH LEBAH]
PER RUMAH LEBAH
SUPERVISOR
JML NECTAR DIKUMPULKAN
PER LEBAH

[3] AKTIVITAS - ACCOMPLISHMENTS INDIVIDU JABATAN WORK UNITS


JML BUNGA YANG (PEGAWAI)
DIKUNJUNGI [INDIVIDU LEBAH] EMPLOYEE

SUNAWAN -
56
sunawans@yahoo.com

28
26/08/2021

Human Capital
International
TIP PI – HRM School

HASIL MEASUREMENT
CTQnQlHR

C =- Ql = -
Target produksi yg ditetapkan
T =- HR = -
oleh persh tercapai
Qn = Jumlah Total Produksi
C =- Ql = Jumlah Total Produk Reject (Total
Target kualitas produksi yg
T =- Return Product)
Ditetapkan oleh persh tercapai
Qn = - HR = -
C = - Jumlah Total Biaya Produksi Ql = -
Target biaya produksi yg
- Total Efisiensi T =-
Ditetapkan oleh persh tercapai
Qn = - HR = -
C =- Ql = -
Target keselamatan kerja tercapai T = -
Qn = Jumlah Total Kasus HR = -

SUNAWAN -
57
sunawans@yahoo.com

Human Capital
International

Performance Indicators
Primary Accountability
Key Result Area Key Task/ Key Responsibility Performance Indicators
Menetapkan rencana produksi, mengarahkan Jumlah Total Produksi
anak buah, dan memonitor hasil Produksi untuk
1. Kuantitas Produk
mencapai target produksi yang ditetapkan oleh
perusahaan
Menetapkan rencana produksi, mengarahkan Jumlah Total Produk Reject
anak buah, dan memonitor hasil produksi untuk
2. Kualitas Produk mencapai target kualitas produksi yang ditetapkan
oleh perusahaan

Menyusun sistem dan prosedur kerja serta Jumlah Total Biaya Produksi
mencari berbagai cara kreatif untuk mencapai Total Efisiensi
3. Biaya Produksi
target biaya produksi yang telah ditetapkan oleh
perusahaan

Menyusun kebijakan keselamatan kerja untuk Jumlah Total Kasus


4. Keselamatan Kerja mencapai target keselamatan kerja

sunawan 58

29
26/08/2021

Human Capital
International Cara Pengisian

Primary Accountability
Key Result Area Key Responsibility Indicator

Rekrutmen Mengkoordinasikan, melakukan dan mengevaluasi proses Jumlah kandidat yang


rekrutmen untuk mendapatkan kandidat yang memenuhi memenuhi kualifikasi
kualifikasi

Hubungan industrial Mewakili pengusaha dalam menjalankan hubungan industrial Jumlah kasus hubungan
dengan karyawan untuk mencapai hubungan kerja yang industrial
harmonis

Pengembangan Mengkoordinasikan, mengevaluasi kegiatan pengembangan Jumlah persentasi


organisasi organisasi dalam rangka mendukung tercapainya strategi perbaikan terkait proyek
organisasi OD

sunawan 59

Human Capital
International

F. Lingkungan Kerja & Tantangan Jabatan

sunawan 60

30
26/08/2021

Human Capital
International
Lingkungan Kerja

Menunjukkan kondisi area atau tempat kerja si


pemegang jabatan misalnya
• Ruangan ber-AC
• Basah
• Panas
• Dingin
• Terpapar kimia

Human Capital
International

Tantangan Jabatan
• Situasi yang akan memberikan pengaruh dan dampak terhadap
kinerja dari pemegang jabatan
• Memberikan orientasi tantangan nyata yang sangat mungkin
(MIGHT) dihadapi pemegang jabatan agar dapat mempersiapkan
mentalnya.
– Format
• Kata kerja + obyek tantangan + Berdampak kepada + pekerjaan atau aktivitas
• HA + berdampak / berakibat + aktivitas / kegiatan bermakna negatif yg harus
ditanggulangi
– Contoh
• Mencari kandidat yang kompeten berdampak kepada lamanya proses rekrutmen
• Melakukan rekrutmen berdasarkan permintaan yang mendadak berdampak kepada
waktu pengisian dan kualitas kandidat
• Mengatur proses rekrutmen yang sering menimbulkan bottleneck yang berdampak
kepada tertundanya layanan akademik

• Untuk mendapatkan kandidat yang kompeten berdampak /berakibat kepada lamanya


proses rekrutmen

sunawan 62

31
26/08/2021

Human Capital
International

G. HUBUNGAN KERJA

sunawan 63

Human Capital
International

HUBUNGAN KERJA

Prinsip I - Hubungan Kerja yang diluar hubungan atasan-bawahan

Prinsip II - Hubungan bisa Internal Perusahaan & Eksternal


Perusahaan

Format --> Job/Department : Tujuan dari hubungan kerja

sunawan 64

32
26/08/2021

Human Capital
International

Prinsip 1
Hubungan Kerja di luar Hubungan Atasan - Bawahan

B
√ B1

C D C1 D1

E F G H E1 F1 G1 H1

sunawan 65

Human Capital
International

Hubungan Atasan - Bawahan

A
X
B B1

C D C1 D1

E F G H E1 F1 G1 H1

sunawan 66

33
26/08/2021

Human Capital
International

Prinsip 2
Hubungan Kerja Internal & Eksternal Perusahaan

Lingkup Internal

Diluar (Eksternal)
B C

D E F G

sunawan 67

Human Capital
International
HUBUNGAN KERJA

Hubungan Kerja Internal & Eksternal Perusahaan

Lingkup Perusahaan (Internal) Diluar Perusahaan (Eksternal)

Perusahaan Perusahaan
A B

sunawan
68

34
26/08/2021

Human Capital
International
HUBUNGAN KERJA

Format : Bagian/Fungsi + Tujuan Hubungan Kerja

Contoh: Manajer Finance & Accounting

INTERNAL Perusahaan:
1. Semua Departemen – untuk merekapitulasi budget tahunan
2. Semua Karyawan – untuk melakukan pelayanan yang berkaitan dengan keuangan
3. Manajer Produksi – untuk mengumpulkan data guna keperluan “cost accounting”

EKSTERNAL Perusahaan:
1. Kantor Pajak – untuk membina hubungan baik dan memenuhi ketentuan2 pemerintah
2. Auditor Eksternal – untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan

sunawan
69

Human Capital
International

H. SPESIFIKASI JABATAN

sunawan 70

35
26/08/2021

Human Capital
International
SPESIFIKASI JABATAN

• Cara termudah menentukan Spesifikasi jabatan adalah dengan


asumsi bahwa anda dipindahkan atau dipromosi dan seseorang
akan direkrut untuk menggantikan posisi anda

▪ Tuliskan kualifikasi berdasarkan persyaratan minimum untuk


memegang jabatan Anda

▪ Jangan menuliskan kualifikasi hanya berdasarkan latar belakang


pendidikan dan pengalaman Anda

sunawan
71

Human Capital
International
SPESIFIKASI JABATAN
FORMAT
❑ Latar Belakang Pendidikan setara dengan persyaratan Jabatan

❑ Pengalaman Kerja dibawah persyaratan Jabatan

JABATAN LATAR BELAKANG PENGALAMAN


PENDIDIKAN KERJA

❑ Supervisor ❑ D3 / S1

❑ Group Leader ❑ SMU / D3 ❑ 3 - 4 Tahun

❑ Senior Operator ❑ SMU (yang sederajat) ❑ 3 - 4 Tahun

❑ Operator ❑ SMU (yang sederajat) ❑ 3 - 4 Tahun

❑ -

36
26/08/2021

Human Capital
International
SPESIFIKASI JABATAN

Contoh 1: SUPERVISOR PEMELIHARAAN


Pendidikan Bidang Pengalaman Kerja Lama
D3 / S1 Teknik Mesin Kepala Regu Maintenance 3 - 4 tahun

Contoh 2: OPERATOR TELEPON


Pendidikan Bidang Pengalaman Kerja Lama
SMA/Sederajat Semua Jurusan Tidak diutamakan

Contoh 3 : MANAGER REKRUTMEN


Pendidikan Bidang Pengalaman Kerja Lama
S1 Psikologi Supervisor Recruitment 3-4 tahun

sunawan
73

Human Capital
International

Pengalaman
• Ditulis dengan pengalaman jabatan dilevel
dibawahnya
➢ Manager HRD – berpengalaman 5 tahun sebagai
supervisor HRD
• Ditulis dengan keahlian
➢ Manager HRD – berpengalaman / mampu
menjalankan assessment center

sunawan 74

37
26/08/2021

Human Capital
International

KOMPETENSI
• Hard
– Knowledge (pengetahuan)
• Tips : Mengerti, memahami
– Memahami SOP
– Memahami peraturan perusahaan
– Skill (ketrampilan)
• Tips : Mampu, dapat / bisa
– Mampu melakukan interview
– Mampu mengopersionalkan software statistik SPSS
– Mampu mengembangkan dan mengevaluasi strategi organisasi
• Soft
– Soft Competency
• Misal
– Relationship
– Analytical thinking
– Leadership
– Customer orientation

sunawan 75

Human Capital
I n t COMPETENCY
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – SOFT ernational

Contoh Menyusun Kompetensi Perilaku (soft competency) per jabatan

Nama Jabatan Customer Care Coordinator


Tujuan Jabatan Memonitor dan mengawasi kegiatan yang melibatkan pelanggan secara langsung dan tidak
langsung; menjadi jembatan antara pelanggan dan perusahaan sesuai dengan standar yang
ditetapkan untuk menjaga kualitas layanan PT Adira Sarana Armada
Uraian Tugas / a. Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS
Akuntabilitas untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan
b. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan survey kepuasan pelanggan untuk
mendapatkan indeks kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan
c. Merencanakan, membuat dan mengevaluasi program / project yang berkaitan dengan
perbaikan layanan, fasilitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan jasa
PT Adira Sarana Armada

A. Contoh : Menentukan aktivitas kerja & perilaku inti yang diharapkan Muncul
Customer Care Coordinator
Uraian Tugas Uraian Aktivitas Detil Perilaku yang diharapkan muncul
Memonitor dan Menerima, menganalisa & membantu
mengevaluasi SLS (service penyelesaian VOC yang masuk
level standard) serta
Memonitor penyelesaian VoC
membuat analisa data SLS
untuk mencapai perbaikan Menggali dan memastikan semua a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami
kualitas layanan sesuai target kebutuhan customer terdelivery situasi, masalah, harapan dan kebutuhan
yang ditetapkan dengan baik pelanggan
b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif
dengan pelanggan
c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan

sunawan 76
9

38
26/08/2021

Human Capital
I n t e r n aCOMPETENCY
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR tional

B. Contoh : Menganalisa Kompetensi Perilaku yang diperlukan


Customer Care Coordinator
Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang Perlu Ada

a. .....
b. .....
a. .....
b. .....

a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan Customer Focus
dan kebutuhan pelanggan Communication
b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan Building positive working relationship
c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan

10

Human Capital
International

HRD MANAGER
MAIN KEY FUNCTION MAJOR BASIC Pengetahuan Ketrampilan
PURPOSE (Job FUNCTION FUNCTION
(Tujuan Description) (Job Detail) (Step of
Jabatan) work)
1. 1. 1. Rekrutmen –
Mengkoordin Mengkoordina melakukan
asikan sikan kegiatan rekrutmen
kegiatan HRD rekrutmen
sesuai dengan dalam rangka
2. Seleksi
strategi memenuhi
perusahaan kebutuhan
3. Penempatan 1. Membuat Memahami peraturan (PK, Mampu membuat
dalam rangka SDM
& tanda PKWT/PKWTT) perjanjian kerja (legal
mendukung
tangan drafting)
tercapaikanya
kontrak kerja
tujuan
perusahaan 2. Mengerti proses
Penempatan penempatan karyawan
3. Program Mengerti proses program Mampu menjalankan
induksi induksi program induksi

sunawan 78

39
26/08/2021

Human Capital
International

• Contoh generik dari technical Competency (Hard)


– Mampu berbahasa inggris baik lisan maupun tulisan (Bahasa Inggris)
– Mampu mengoperasionalkan komputer (computer literacy)
– Memahami kebijakan & prosedur organisasi (org management policy & procedur)
– Memahami peraturan pemerintah (Goverment Regulations)
– Mampu melakukan pekerjaan terkait bidangnya (job skill)

• Contoh Soft Competency


– Relationship Building
– Analitical Thinking
– Planning & Organizing
– Leadership & People Development
– Innovation & problem solving
– customer Service

Sunawan 79

Human Capital
Integrasi Job description,
I n t e r n a t i o nKPI,
al Kompetensi

CONTOH

40
26/08/2021

Human Capital
International

CONTOH

Human Capital
International

I. K3 Keselamatan & Kesehatan Kerja

sunawan 82

41
26/08/2021

Human Capital
International

• K3 berbicara tentang resiko dan APD


• Resiko
– Ringan
– Sedang
– Tinggi
• APD
– Helm
– safety shoes
– glasses
– earplug
– sarung tangan
– hairnet
– jaket

Human Capital
International

1. SUSUNLAH DRAFT SEGERA SETELAH PROSES ANALISA JABATAN &


GUNAKAN KATA ATAU ISTILAH YANG KONSISTEN DENGAN YANG BIASA
DIGUNAKAN DALAM ORGANISASI
2. ANALIS HARUS DAPAT MENGHASILKAN MAKSIMUM 80 BUAH DALAM
SEBULAN
3. SELALU VALIDASI DENGAN KONDISI BISNIS DAN LAPANGAN
4. VALIDITAS RATA-RATA 3 TAHUN, TETAPI INCUMBENT & ATASANNYA
HARUS DIUPDATE SETIAP TAHUN.
5. UNTUK MENGHINDARI KONFLIK ANTARA INCUMBENT & ATASANNYA,
SEBAIKNYA DIMULAI DENGAN MEMBUAT DRAFT ATASANNYA TERLEBIH
DAHULU. HAL INI AKAN MEMBANTU KETERKAITAN PEKERJAAN ATAU
YANG DIDELEGASIKAN DAN MENENTUKAN KATA KERJA AKTIF YANG
SEBAIKNYA DIGUNAKAN

sunawan 84

42
26/08/2021

Human Capital
International

Simulasi
• Tugas
– Membuat Job Description

Human Capital
International

TERIMA KASIH
SUNAWAN
Senior Konsultan
Spesialisasi:
HR System & Organization Development
Fokus Pengembangan & Implementasi

HP/WA: 0817 994 0224

43

You might also like