SAĞLIK HİZMETLERİ MYO

TIBBİ DOKÜMANTASYON VE
SEKRETERLİK PROGRAMI

TDS123-Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv-I

Öğr. Gör. Aysel Arslan
Sekreterlik Mesleği ve Önemi

TDS123-Tıbbi Dokümantasyon
ve Arşiv-I

Hafta-11
 Sekreterlik Mesleği ve Önemi

• “Sekreter” sözcüğü Latincedeki “sır” anlamına gelen “secret”

sözcüğünden gelmektedir. “Sırlara sahip olan, gizli ve sırları
en iyi saklayan” anlamındadır. İngilizcede “Secretary” sır
saklayan kişi olarak kullanılır, Fransızcada ise “secretaire”
“güven”anlamında kullanılmıştır.

Günümüzde sekreter yazışma yapan, telefonlara bakan kişi

olmaktan çıkmıştır.
Sekreterler Birliği sekreteri; “Mükemmel ofis becerilerine sahip,
doğrudan yönlendirilmeden kendiliğinden sorumluluk alabilen,
inisiyatif ve yargı kullanabilen, verilen yetki çerçevesinde
kararlar alabilen kişi” olarak tanımlamıştır.
Sekreterlerin 3 farklı düzeyde görevleri mevcuttur. Bunlar:
• İletişim Görevleri: Telefona bakmak, İç ve dış yazışmaları yapmak,
Ziyaretçileri ağırlamak.
• Belgeleme Görevleri: Yazışmaları dosyalamak, Ziyaretçi kayıtlarını
tutmak, Fatura kesmek, Randevuları vermek
• Düzenleme Görevleri: Dış gezi organizasyonu, Toplantı düzenlemek.

Karmaşıklaşan yönetim sürecinde yöneticiler, yönetim başarılarının

etkin takım çalışmasına bağlı olduğunu çok iyi bilmektedir.
Yöneticilerin başarılı olmalarında en büyük pay sekreterlere aittir.
İşletmelerde önemli bir göreve sahip olan sekreterlerin başarı elde
edebilmeleri ve üzerlerine düşen görevleri tam anlamıyla
yapabilmeleri için kendilerini sürekli geliştirmeleri ve değişikliklere
ayak uydurma noktasında esnek olmaları gerekmektedir.
 Türkiye’de Sekreterlik Mesleğinin Gelişimi

• Sekreterlik mesleğinin kökeni eski Roma ve Yunan

toplumlarına dayanmaktadır. İlk ticari daktilonun 1873
yılında kullanılmaya başlaması işyerlerinde daktilo
kullananlar için bir kadro oluşturmuş, böylece
sekreterlik denilen birim yavaş yavaş ortaya çıkmıştır.
Sekreter sözcüğü pek çok kişide “bayan eleman”
çağrışımı yapmakla birlikte, Endüstri Devrimi
öncesinde sekreterlik hizmetleri erkek iş gücü
tarafından yürütülmüştür.
• Türkiye’de sekreterlik mesleğinin gelişim süreci
Osmanlı İmparatorluğu dönemine dayanır. Osmanlı
İmparatorluğu’nda sır katipliği olarak nitelendirilen
sekreterliğin, devlet yönetiminde etkin bir yeri
olmuştur.
• Türkiye’de sekreterlik mesleğinin, dünya ile birlikte olmasa da
benzer şekilde geliştiğini söyleyebiliriz. Türkiye’de sekreterlik
hizmetleri sanayileşme ile birlikte, iş yeri yöneticilerinin iş akışlarının
artması ve karmaşıklaşmasına bağlı olarak iş hayatına girmiştir. Bu
durum sekreterlik hizmetlerine ve sekreterlere olan ihtiyacı artırmış,
iş yerlerinin sekreter istihdamını zorunlu hâle getirmiştir.
• Türkiye’de bugünkü anlamda sekreterlik hizmetleri; 1953 yılında
Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel
Müdürlüğünde uygulanmıştır. Sekreterliğin bir meslek olarak kabul
edilmeye başlanmasıyla ilk kez 1956’da Amerika’dan gelen
uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süreli
lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır. Bu 2
yıllık eğitim programı on ilde daha açılmıştır. Ancak statülerinin belli
olmaması ve karşılaştıkları diğer güçlükler nedeniyle 1975-76
öğretim yılında kapatılmıştır.
• Sekreterlik mesleğine verilen önem 1980’li yıllardan sonra
artmaya başlamıştır. Örgütlerin genişlemesi ve sayılarının
artması, iş hacminin büyümesi hem sekreterlere hem de
bu konuda yetişen nitelikli elemanlara duyulan ihtiyacı
arttırmıştır.

• Sekreterlik mesleğinin gelişimini destekleyen en son

yenilik ise bilgi teknolojileridir. Bilgi teknolojilerinin
gelişmesiyle kâğıtsız bürolar ve büro otomasyonu
uygulamaları, işlerin daha kısa sürelerde ve en iyi şekilde
tamamlanması sağlamıştır.Klasik sekreterlik kavramının
dışında çağdaş uzmanlık alanı hâline gelen bu meslekler
günümüz işletmelerinde büyük öneme sahiptir.
• Sekreterler büroların düzenli işlemesini sağlayan, iletişimi
düzenleyen, yöneticinin zamanını organize eden vazgeçilmez
elemanlardır. Ofis ortamının sistemli olması, sadece
yöneticiler için değil işletmede çalışan kişiler açısından da
önemlidir. Diğer taraftan modern iş hayatında firmaların üst
düzey yöneticileri iletişimi düzenleyen, evrak akışını kontrol
eden profesyonel yardımcılara ihtiyaç duymaktadır. Bu önemli
görevi üstlenen yönetici sekreterler artık, yöneticinin sağ kolu
olmaktan çıkmış neredeyse iş ortağı durumuna gelmiştir.

• Sekreterlik mesleğinin gelişimine destek olması amacıyla ilk

olarak 1986 yılında Sekreter Dayanışma Derneği kurulmuştur.
Amaç; sekreterlik mesleğinin önemini ve gerekliliğini hem
sekreterlere hem de diğer kişilere anlatmaktır. Ancak gerekli
destek verilmediği için dernek kapanmıştır.
 Tıbbi Sekreter Eğitimi
• 1974 yılında açılan Hacettepe Üniversitesi Sağlık Teknolojisi
Yüksekokulu’nun 5 bölümünden biri olarak yer alan Tıbbi Sekreterlik
bölümünde, Türkiye’deki ilk tıbbi sekreterlik eğitimi verilmiştir. 1974-
1975 yılları arasında 34 tıbbi sekreterlik öğrencisi ile eğitim veren
bölüm ve okulun diğer bölümleri aynı yıl üniversite tarafından
kapatılmıştır. Bölümde okuyan 14 birinci sınıf öğrencisi; aynı yıl dört
yıllık lisans eğitimi vermek için açılan “Hastane İdaresi
Yüksekokulu’na aktarılmış ve 2. sınıftan başlatılarak bu okulun ilk
öğrencilerini oluşturmuşlardır.
• Türkiye’de ilk Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Programı 1985
yılında 7 programlı olarak açılan Hacettepe Üniversitesi Sağlık
Hizmetleri Meslek Yüksekokulu içerisinde iki yıllık bir program olarak
yer almış; aynı yıl Prof. Dr. Adil Artukoğlu okula Tıbbi
Dokümantasyon ve Sekreterlik Programından sorumlu Öğretim
Üyesi ve Bölüm Başkanı olarak atanmış, Türkiye’de tıbbi
dokümantasyon alanında bilimsel eğitim ve çalışmalar yapan ilk kişi
olmuştur.
• Sağlık enformasyon ve dokümantasyon
hizmetlerinin istenilen düzeyde
yürütülmesi ve sağlık hizmetlerinde
verimliliğin artması amacıyla sağlık meslek
liselerinin var olan bölümlerine ek olarak,
makamın 25.02.1994 tarihinde “Tıbbi
Sekreterlik” bölümü açılmış ve 1994-1995
öğretim yılında 22 okulda eğitim öğretime
başlamıştır.
 Sekreterlik Mesleğinin Önemi
Bir uğraşının meslek olarak nitelendirilebilmesi için temel bazı
şartları taşıması gerekmektedir. Bu şartlar
• ilgili uğraşının sürekli gelişen bir bilgi yapısını içermesi,
• uygulamada karşılaşılan sorunların çözümünde mesleki
yargıların kullanılması ve
• kamu yararına hizmet edecek mesleki bir sorumluk anlayışına
sahip olması gibi hususlardır.
• Sekreterlik mesleği hakkında oluşturulan sistemli bir bilgi
topluluğunun varlığı, bu alanda eleman yetiştirmek üzere lise
ve yüksekokul düzeyindeki okullarda bölümler açılıp
programlar oluşturulması ve bunların geliştirilmesi; büro
yönetimi uygulamalarında ahlaki unsurlara verilen önemin
artması ve işletmelerin genellikle bu konuda eğitim almış
kişileri talep etmeleri gibi hususlar, sekreterliğin meslek
olduğunu gösteren en güçlü kanıtlardır.
• Bilgi çağında başarılı olmanın tek yolu,
motivasyonu yüksek insanlar yetiştirmek
ve sağlıklı yüksek performanslı kuruluşlar
oluşturmaktadır. Kuruluşların
performanslarını bilgi işleme yetenekleri
belirlemektedir. Bugün sekreterlere
duyulan ihtiyaç, bilgiye duyulan
ihtiyaçlardan kaynaklanmaktadır.
 Sekreterlerin Sınıflandırılması

• Yoğun rekabet koşulları ve işletmelerin çok daha

modern ve esnek yapılar haline gelmesiyle birlikte
hız ve zamanın önemi artmıştır. Bu gelişmelerle
birlikte işletmelerde sekreterlik mesleğinin önemi
de artmıştır. Yöneticiler, sekreterlerin işlerini
kolaylaştırmasını, iyi organizasyon yapmalarını,
yüklerini hafifletmelerini beklemektedir.
• Sekreterler görev aldıkları işletmeler, eğitim
düzeyleri ve yapmış oldukları işlere göre çeşitli
sınıflara ayrılmaktadır:
1.Üst Düzey Yönetici Sekreter:

*Üst düzey yöneticilere (genel müdür ve genel müdür yardımcıları)

asistanlık yaparlar.
*Üst düzey yöneticinin önemli kararların vermesi için gerekli bilgilerin,
raporların hazırlanması, düzenlemelerin yapılması, toplantı düzenleme,
işlerin takibi gibi daha zihinsel çaba gerektiren görevleri vardır.
*Özellikle yöneticisinin diğer kurum/işletme yöneticileriyle iletişimini
sağlar.
*Karar alma ve inisiyatif kullanma becerisinin olması gerekir.
*Yöneticisini çok iyi tanır, hatta o istemeden ne isteyeceğini bile tahmin
edip gerekli işleri yapabilir.
*Yöneticisini en iyi şekilde temsil eder.
*Üniversite mezunu olmalı, deneyim önemlidir.
*Yabancı dil bilmelidir.
2.Departman yöneticisi sekreteri
*İşletmelerde üretim, pazarlama, halkla ilişkiler,
insan kaynakları yönetimi, Ar-Ge gibi değişik
departmanlar bulunur. Bu departmanların
yöneticilerinin sekreterleridir. *Kendi bölümü ile diğer
bölümler arasındaki yazışmaların yapılması,
raporların hazırlanması gibi işlerden
sorumludur.Diğer teknik görevleri de vardır.
*Eğitimli ve deneyimli olması önemlidir. Bölümün
özelliğine göre yabancı dil bilmesi gerekebilir.
*Gelişime açık olmalıdır, çünkü üst düzey yönetici
asistanı olabilir.
3. Yönetim Kurulu Sekreteri: Yönetim kurulu bulunan iş yerlerinde
yönetim kurulu sekreteri görev yapar. Yönetim kurulu başkanı, genel
müdür ve genel müdür yardımcılarının ajandasını oluştur ve takip
eder. Toplantılara raportör olarak katılır.
Yönetim kurulu sekreterlerinin nitelikleri aşağıda sıralanmıştır.
• - Yönetim kurulunun çalışmalarını düzenleyecek
• - Üniversitelerin 4 yıllık bölümlerinden mezun ya da meslek
yüksekokulu mezunu (tercihen büro yönetimi ve sekreterlik mezunu)
• - İyi derecede yazılı ve sözlü İngilizce bilen
• - Office programlarını etkin olarak kullanabilen
• - Detaylı, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş
• - Çok iyi planlama, organizasyon ve koordinasyon becerilerine sahip
• - Motivasyonu yüksek, dinamik çalışma ortamına ayak
uydurabilecek
• - Diksiyonu düzgün, iletişim yönü güçlü olmalı
• - Güler yüzlü, dış görünüşüne önem veren kişiler bu işi başarabilir.
4. Büro Hizmetleri Sekreterleri
*Lise mezunu
*Telefonlara bakma, dosyalama gibi teknik
işlerle ilgilenir
*Bir yöneticiye bağlı değildir
*Büroda çalışan herkesle ilgili büro işlerini
yürütür.
*Çok deneyimli ve eğitimli olmasına gerek
yoktur.
5. Tıp Sekreteri:
*Sağlık kurumlarında hizmet veren yönetici ve hekimlerin teşhis, tedavi,
hastanın izlenmesi, gerekli malzeme temini gibi konularda,
yazışmalar yapmak gibi hayati öneme sahip görevleri yerine
getirirler.
*Tıp sekreterlerinin, sağlık kuruluşlarının işleyişini ve özelliklerini, tıbbi
terimleri çok iyi bilmesi gerekmektedir.
*Tıbbi sekreter, kendi başına ve belirli bir sürede, hastaların
muayeneye hazırlık, kabul ve dosya işlemlerini yapma ile tıbbi, idari
ve istatistikî dokümanları hazırlama bilgi ve becerisine sahip nitelikli
kişidir.
*Tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik bölümü mezunu, tıp jargonunu
bilen, insan ilişkilerini bilen, vicdanlı, güler yüzlü olmaları gerekir.
*Yazışmaları dikkatli yapmalıdır.Hasta kabulü, sevki, tedavisi, hasta
taburcu işlemleri gibi yazışmaları yaparlar.
6. Hukuk Sekreteri: Avukatlık bürolarında ve
adliyelerde görev yaparlar. Yazışmaların doğru
şekilde yürütülebilmesi için alanlarıyla ilgili bilgi
birikimlerini arttırmalıdırlar.
*Hukuk jargonunu iyi bilmeliler
*Adli yazışmaları yapabilmeli, dosyalama ve
arşivleme, dosya takibi gibi işleri yürütürler.
*Mahkeme celbi, tebligat düzenleme gibi yazışmaları
yapabilmeli.İlgili kanunları takip etmeli.
*Özellikle güvenilir olmalıdır, sır saklayabilmelidir.
7. Ticari Sekreter: Ticari sekreterler, ticari
işletmelerin çalışmalarında, yönetimin ve
yöneticilerin yazışma, iletişim ve diğer
sekreterlik hizmetlerini yürütmekle görevli
büro elemanlarıdır.
*Bono, poliçe, çek gibi kıymetli evrakların
kullanım şartlarını bilmelidir.
*Müşterilerce sorulabilecek her türlü soruya
cevap verebilmek için çalıştığı şirketin
ürünlerini, fiyat tarifelerini, sipariş şartlarını
bilmelidir.
8. Muhasebe Sekreteri: Muhasebe sekreterleri, sekreterlik
görevlerinin yanında muhasebe ve finansman konularında da
çalışmalar yürütmektedir. Muhasebe sekreterleri, muhasebe
ile ilgili bürolarda çalışan büro çalışanlarından biridir ve aynı
zamanda sekreterlik hizmetlerini de görmektedir.

*Muhasebe-finans jargonunu bilmeli

*Bu nedenle muhasebe sekreterleri, hem sekreterlik hem
muhasebe konularında bilgi sahibi olmalıdır.
* Muhasebe sekreterleri sık sık ödeme, bildiri gibi sosyal
olaylarla da ilgilenmektedir. İşin üstesinden gelebilmek için
işlerini planlı yapmalı ve tüm ödeme işlemlerini not almalıdır.
9. Basın Sekreteri: Basın sekreterliği, bir gazete ya da
derginin hazırlanmasında, basın görevlileriyle ortaklaşa
yürütülen bir çalışmadır. Basın sekreterleri, gazete ve
dergilerin hazırlanmasında genel yayın yönetmeni,
yazarlar ve çeşitli muhabirlerle birlikte yayının istenilen
düzeyde gerçekleşmesi konusunda çalışmalar
yürütmektedir.
*Basın sekreterleri gazete, dergi, TV gibi basın organlarında
çalışırlar. Muhabirlerin verdiği bilgiler doğrultusunda
haber hazırlama, sayfa düzeninin yapılması, muhabirlerle
iletişimin yürütülmesi gibi görevleri vardır.
*Basın sekreterleri, gazetecilerin yazılarını yazmak,
düzenlemek ve sayfa tasarımını (fotoğraflarla birlikte)
yapmakla da görevlidir.
10. Turizm Sekreteri: Turizm bürosu sekreterinin görevi,
turistlerle ilişkiler kurmaktır. O, turistleri ağırlar, onlara,
bölgesindeki ilginç yerler, taşıt araçları ve oteller
hakkında bilgi verir. Sekreter turizm mevsimi boyunca
geçici olarak kendisine yardım eden elemanlarla
birlikte turistleri karşılar, onlara bilgi verir ve bu işlerle
ilgili yazışmaları yürütür.
*Turizm sekreteri, görevlerini yerine getirebilmek için
geniş coğrafya, tarih ve sanat bilgisine sahip olmalı ve
bölgenin turizm kaynaklarını yakından tanımalıdır.
*İletişimi güçlü olmalıdır.
11. Teknik Sekreter: Mühendislik alanında
hizmet veren kuruluşlarda sekreterlik
hizmetlerini yerine getiren sekreterlerdir.
Teknik sekreter, endüstri ve yönetimle ilgili
işlevleri üstlenmekte, genellikle
mühendisliğin teknik asistanı durumunda
bulunmaktadır. Yazışmalarda ve
görüşmelerde teknik bilgisinin olması
gerekir.
12. Uluslararası Organizasyon Sekreteri:
Uluslararası organizasyon sekreterleri, bir
ülke içindeki eğlence programlarını,
festivalleri, sportif etkinlikleri organize
eden, uluslararası görüşmeleri düzenleyen
kişilerdir. Uluslararası organizasyonlarda
sekreter, büyük kitlelere hitap etmektedir.