3.

Cách sử dụng

Tính năng kiểm kho của phần mềm quản lý kho hàng KiotViet đã giúp các cửa hàng
thực hiện để kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho nhằm nắm được tình
hình hàng hóa thực tế trong kho, lượng chênh lệch so với thực tế.

I- Tạo phiếu kiểm kho

Để thực hiện tạo phiếu kho bạn thực hiện như sau:

 Tại màn hình Quản lý, vào menu Hàng hóa (1), kích chọn Kiểm kho (2)

 Màn hình Kiểm kho hiện ra, bạn kích + Kiểm kho (3)

 
 Màn hình tạo phiếu kiểm kho hiện ra như sau:

Hệ thống hỗ trợ tùy chọn hiển thị trên danh sách hàng hóa kiểm kho, bạn kích chọn

biểu tượng    để bật/tắt hiển thị Chế độ lọc, Ảnh hàng hóa hoặc Sắp xếp thứ tự hàng

hóa khi nhập vào phiếu kiểm.

- Tạo phiếu kiểm kho theo các bước sau:

Bước 1: Thêm hàng hóa vào phiếu kiểm
- Có 3 cách để thêm hàng hóa vào phiếu kiểm kho: Chọn hàng hóa bằng công cụ tìm kiếm, chọn
hàng hóa theo nhóm hàng hóa và thêm hàng hóa từ file excel.
 Chọn hàng hóa bằng công cụ tìm kiếm
Tại ô tìm kiếm hàng hóa, tìm và nhập hàng hóa theo 1 trong 2 chế độ:  Chế độ
nhập thường và Chế độ nhập nhanh. Để chuyển chế độ nhập, kích vào biểu

tượng     hoặc bấm phím F6.

 o Chế độ nhập thường:

o Chế độ nhập nhanh:

 Chọn hàng hóa kiểm kho theo nhóm hàng

o Để chọn kiểm kho theo nhóm hàng hóa, bạn kích vào biểu tượng     trong ô
tìm kiếm.
 o Bạn chọn nhóm hàng hóa cần kiểm kho và kích Xong.
o Toàn bộ hàng hóa trong danh mục đã chọn sẽ được đưa vào phiếu kiểm kho.
o Nhập số lượng tồn kho thực tế của từng hàng hóa vào cột Thực tế.

 Thêm hàng hóa từ file excel

Để thêm hàng loạt hàng hóa vào phiếu kiểm kho từ file excel có sẵn thực hiện như
sau:

o Tại màn hình Kiểm kho, chọn Tải về file mẫu excel Excel file.

o
o Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin:  Mã hàng, Số
lượng và Serial/IMEI hoặc Lô, hạn sử dụng (nếu có) tương tứng trên gian hàng.

o Bạn kích Chọn file dữ liệu và chọn đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.
Bước 2: Xem lại danh sách hàng hóa trong phiếu kiểm kho
- Danh sách hàng hóa được chọn vào phiếu kiểm được chia thành các tab: Tất cả, Khớp, Lệch,
Chưa kiểm.

Tương ứng như sau:

 Tất cả: Bao gồm tất cả danh sách hàng hóa được thêm vào phiếu kiểm kho
 Khớp: Danh sách hàng hóa có Số lượng thực tế bằng tồn kho trên phần mềm
 Lệch: Danh sách hàng hóa có số lượng thực tế khác tồn kho trên phần mềm
 Ngoài việc hiển thị số lượng hàng hóa chênh lệch thì hệ thống hỗ trợ tính giá trị của số
lượng hàng hóa bị lệch này, giúp người dùng hình dung được số tiền đang lệch.
  Giá trị lệch = Số lượng lệch * Giá vốn tại thời điểm tạo phiếu kiểm kho
 Chưa kiểm: Danh sách hàng hóa chưa nhập số lượng thực tế.

Bước 3: Rà soát thông tin phiếu kiểm

 Sau khi hoàn thiện xong việc chọn hàng hóa và cập nhật số lượng tồn kho thực tế,   bạn có
thể thay đổi một số thông tin chung của phiếu kiểm đó như: Mã kiểm kho, ngày/giờ tạo
phiếu hay thêm ghi chú cho phiếu này.
 Phần Kiểm gần đây hiển thị lịch sử các thao tác của người dùng khi thêm, sửa, xóa số
lượng thực tế trên phiếu kiểm này.
 Cuối cùng bạn kích Hoàn thành để thực hiện thao tác kiểm kho.

II- Thay đổi nội dung phiếu kiểm kho

Với những phiếu kiểm kho có trạng thái là Phiếu tạm, bạn có thể tiếp tục kiểm kho bằng cách:
 Trên thanh menu Hàng hóa, bạn chọn Kiểm kho.
 Bạn kích chọn phiếu kiểm cần tiếp tục kiểm kho hoặc thay đổi thông tin.
  Kích Cập nhật.

Hệ thống hiển thị ra màn hình Kiểm kho để bạn tiếp tục thao tác Kiểm kho.

* xóa hủy bỏ
 Hệ thống chỉ hỗ trợ Xóa hoàn toàn phiếu kiểm kho khi phiếu có trạng thái Phiếu tạm.
- Các phiếu kiểm kho trạng thái Đã cân bằng chỉ có thể Hủy bỏ.
- Để xóa/ hủy phiếu kiểm kho thao tác như sau:
o Vào Hàng hóa, chọn Kiểm kho.
o Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu Kiểm kho.
o Tìm kiếm và chọn phiếu Kiểm kho muốn xóa, hủy chọn Hủy bỏ.
o Kích Đồng ý để xác nhận hủy phiếu.

III- Tìm kiếm, sắp xếp phiếu kiểm kho

Để xem danh sách tất cả các phiếu kiểm kho, cũng như thông tin về từng phiếu kiểm kho, vào
menu Hàng hóa, chọn Kiểm hàng.
- Hệ thống hiển thị ra danh sách các phiếu kiểm kho, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách
Tìm kiếm phiếu kiểm kho (1)
 Bạn tìm kiếm theo mã phiếu kiểm kho, mã hàng, tên hàng, Serial/Imei hoặc Lô Hạn sử dụng (nếu có)
 Tìm kiếm theo thời gian
 Tìm kiếm theo trạng thái: Phiếu tạm, Đã cân bằng kho, Đã hủy
 Tìm kiếm theo người tạo
  Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm,  bạn có thể tự tạo ra nhiều các báo cáo khác nhau
theo các tiêu chí tìm kiếm.
- Sắp xếp danh sách phiếu kiểm kho (2)
 Trong màn hình danh sách phiếu kiểm kho, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như:  Mã kiểm
kho, Thời gian, Ngày cân bằng kho, Ghi chú, Trạng thái theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
 Để sắp xếp danh sách phiếu kiểm kho theo cột nào, bạn kích vào tiêu đề của cột đó.