LVF UM SD MM BusinessPartner V1.0

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
DANH MỤC KHÁCH HÀNG – NHÀ

CUNG CẤP
Thông tin tài liệu
Mã dự án LVF
Mã tài liệu LVF_UM_SD_MM_BUSINESSPARTNER
SD_Quản lý bán hàng

Phân hệ
MM_ Phân hệ quản lý mua hàng, kho
Lê Thị Thùy Dung

Người tạo
Phan Nguyễn Duy Anh
Phiên bản 1.0
Ngày cập nhật 10/10/2018
Confidential Trang 1/69

3.12-BM/TV/HDCV/FIS-HCM 1/0
QUẢN LÝ THAY ĐỔI
Ngày thay Mục, bảng, sơ đồ được thay đổi Mô tả thay đổi T/S/X Phiên
đổi bản
15/08/2018 Toàn bộ tài liệu Tạo mới T 0.1
10/10/2018 Toàn bộ tài liệu Chỉnh sửa tài liệu S 1.0
T – Tạo mới S – Sửa đổi X – Xóa

NỘI DUNG
1 TỔNG QUAN...............................................................................................................4
1.1 Phạm vi tài liệu................................................................................................................... 4
1.2 Thuật ngữ.......................................................................................................................... 4
1.3 Ý nghĩa các biểu tượng thông dụng...................................................................................4
1.4 Nguyên tắc tìm kiếm dữ liệu...............................................................................................6
2 BUSINESS PARTNER................................................................................................8
2.1 Tạo business partner (BP).................................................................................................8
2.1.1 Màn hình Maintain Business Partner (BP).........................................................................8
2.1.2 Màn hình Create Organization (BP)...................................................................................9
2.1.3 Màn hình Create Organization – Role 000000 Business Partner (Gen.) (BP)..................11
2.1.4 Màn hình Create Organization – role FI Customer (BP)..................................................18
2.1.5 Màn hình Create Organization – role Customer hoặc Customer Office (BP)...................23
2.1.6 Màn hình Create Organization – role Vendor (BP)..........................................................30
2.1.7 Màn hình Create Organization – role FLVN01 Vendor (Purchasing)...............................36
2.1.8 Màn hình Create Organization – role SAP Credit Management (UKM000) (BP).............43
2.2 Tạo Contact Person và gán cho Business Partner...........................................................47
2.2.1 Tạo Contact Person (BP).................................................................................................47
2.2.2 Gán Contact Person cho đối tác kinh doanh (khách hàng / nhà cung cấp) (BP)..............53
2.3 Gán nhân viên cho Business Partner...............................................................................56
2.3.1 Gán nhân viên cho đối tác kinh doanh (khách hàng / nhà cung cấp) (BP).......................56
2.4 Tìm kiếm lại Business Partner đã tạo (BP).......................................................................60

1 TỔNG QUAN
1.1 Phạm vi tài liệu
Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích hướng dẫn người sử dụng thao tác tạo hoặc chỉnh
sửa dữ liệu business partner (khách hàng, nhà cung cấp) trên hệ thống SAP
1.2 Thuật ngữ
ST
Thuật ngữ Định nghĩa
T
1. R Required- Giá trị bắt buộc nhập liệu
2. O Optional- Giá trị có thể nhập liệu hoặc không
3. NCC Nhà cung cấp
4. KH Khách hàng
1.3 Ý nghĩa các biểu tượng thông dụng
Biểu tượng Tên trên hê ̣ thống Mô tả
Print In
Find Tìm kiếm
Find next Tìm kiếm tiếp giá trị tiếp theo
Create Tạo mới
Copy Sao chép
Change Sửa, thay đổi
Display Hiển thị
Chuyển từ chế độ “Sửa, thay đổi” sang chế độ
Display/Change “Hiển thị”, hoặc ngược lại chuyển từ chế độ
“Hiển thị” sang chế độ “Sửa, thay đổi”
Delete Xóa

Execute Thực hiện
Choose <detail>, Detail Xem chi tiết
Select All Chọn tất cả
Deselect All Bỏ chọn tất cả
Sort in Ascending Order Sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Sort in Descending Order Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Filter Lọc
Header, Basic data Thông tin chung, Dữ liệu cơ sở
Overview Tổng quan
Locked, Lock Khóa
FSMC, Unlock Không khóa, mở khóa
GSMCn Light, Go, Okay Màu xanh lá cây, Tiếp tục, Okay
Yellow Light, Caution Màu vàng, Chú ý, Thận trọng
Red Light, Stop, Errors Màu đỏ, Ngừng, Lỗi
Extreme left, First… Về đầu tiên…
Extreme right, Last… Về cuối cùng…
Column left, Previous Về trước
Column right, Next Về sau
Page right Trang bên phải
Page left Trang bên trái
Previous value, Next entry Giá trị trước, Mục trước
Next value, Previous entry Giá trị sau, Mục tiếp theo

Note, Change note, Remark Lưu ý, Thay đổi lưu ý, Đánh dấu
Create note Tạo lưu ý
Display note Hiển thị lưu ý
Costing Chi phí
Graphic Biểu đồ
Create text Tạo văn bản
Display text Hiển thị văn bản
Text, Change text, Long text Văn bản, Thay đổi văn bản
Information Thông tin
OK, Continue, Choose <value> OK, Tiếp tục, Chọn <giá trị>
Cancel Hủy bỏ
Required field Trường bắt buộc nhập liệu
1.4 Nguyên tắc tìm kiếm dữ liệu
Biểu tượng Diễn giải
Tìm kiếm những giá trị có ký tự cuối là 28
Tìm kiếm những giá trị có chứa ký tự 28
Tìm kiếm những giá trị có ký tự đầu là 28

2 BUSINESS PARTNER
2.1 Tạo business partner (BP)
- Ý nghĩa: Chức năng này được sử dụng để tạo một đối tượng kinh doanh trên hệ thống
SAP, có thể là khách hàng hoặc là nhà cung cấp.
 Chức năng này chỉ áp dụng cho các trường hợp tạo mới nhà cung cấp/ khách hàng/
nhân viên tạm ứng
- Quy trình áp dụng: MM.02 – Quy trình quản lý danh mục mã nhà cung cấp và SD.01 –
Quy trình quản lý danh mục khách hàng.
- Đường dẫn/Tcode thực hiện:
Menu N/A
Transaction Code BP
2.1.1 Màn hình Maintain Business Partner (BP)
- Ở màn hình Maintain Business Partner có biểu tượng tạo mới với 3 loại: Person/
Organization/ Group
 Phần này sẽ được chọn tùy theo đối tượng khách hàng/ nhà cung cấp của công ty thuộc
nhóm nào:
o Person: Khách hàng/ Nhà cung cấp là cá nhân

o Organization: Khách hàng/Nhà cung cấp là tổ chức/doanh nghiệp/ công ty
o Group: Khách hàng/Nhà cung cấp là tập đoàn.
 Ứng với mỗi nhóm khách hàng/nhà cung cấp được chọn để tạo thì hệ thống sẽ có màn
hình để nhập liệu khác nhau ở một số điểm, tuy nhiên có thể chọn chung là loại
Organization để có thể giống nhau giữa các màn hình nhập liệu.
- Sau khi chọn xong hệ thống tự động chuyển sang màn hình Create Organization.
2.1.2 Màn hình Create Organization (BP)
- Màn hình Create Organization, đầu tiên phải xác định được các giá trị sau:
Tên R/
Diễn giải Giá trị Ghi chú
trường O
Giá trị này chỉ bắt buộc
đối với nhóm khách hàng/
nhà cung cấp nội bộ.
Các nhóm khác để trống
hệ thống tự động sinh
Busines Mã số của khách
theo dãy số đã thống nhất
s hàng/ nhà cung O
trong tài liệu BP của phân
Partner cấp trên hệ thống
hệ SD
(LVF_BP_SD_V1.10) và
MMWM
(LVF_BP_MM_WM_V1.0)
.
Groupin Business Partner R Chọn 1 trong các nhóm dưới Nhóm đối tác kinh doanh
g Group – Nhóm đây: sẽ ảnh hưởng tới dãy số
đối tác kinh Z001: NCC NVL-Bao bì-Vật Business Partner sinh ra
doanh tư-HH trên hệ thống
Z002: NCC Máy móc,thiết bị
Z003: NCC Dịch vụ
Z004: Nhân viên
Z005: Ngân hàng, Tổ chức

Tên R/
trường O
chính quyền
Z006 Nhà cung cấp nội bộ
Z099: BP Vãng lai
ZE: Sales Employee
ZS15: KH trong nước
ZS16: Kh nước ngoài
Chọn các role tương ứng:
- 000000: Business
Partner (Gen.) : tạo ở
mức chung
- FLCU00: FI Customer:
Khách hàng có giao
dịch liên quan tới kế
toán
- FLCU01: Customer:
Khách hàng có giao
1 business partner có thể
dịch liên quan tới
Create chọn nhiều role, mỗi role
Vai trò của đối Sales (bán hàng)
in BP R sẽ có màn hình nhập liệu
tác kinh doanh (Không phải là khách
role khác nhau và bắt buộc
hàng nội bộ)
nhập các field khác nhau
- FLVN00: Vendor: nhà
cung cấp có giao dịch
liên quan tới kế toán
- FLVN01: Suplier: Nhà
cung cấp có giao dịch
liên quan tới mua hàng
- UMK000: SAP Credit
Management: khách
hàng cần quản lý hạn
mức tín dụng.
- Tùy theo từng Role được chọn mà hệ thống sẽ hiển thị các màn hình khác nhau:
2.1.3 Màn hình Create Organization – Role 000000 Business Partner (Gen.)
(BP)
2.1.3.1 Tab Address:

Tên R/
trường O
Để trống hoặc
Title Danh xưng R chọn giá trị là
Company
Hệ thống cho 4 trường Name:
 Name 1: Tên ngắn gọn của
khách hàng/ nhà cung cấp
 Name 2, name 3, name 4:
Tên khách hàng/nhà
Name R Điền giá trị Tên dài của khách hàng/
cung cấp
nhà cung cấp, điền theo
nguyên tắc:
Tên dài = name 2 + name 3
+ name 4
Ví dụ: Kính gửi công ty ABC
Là lời chào mở đầu mặc định khi
Salutation Lời chào O Điền giá trị
gửi mail cho khách hàng/nhà cung
cấp

Tên R/
trường O
Search Term 1 & Search Term 2

Ghi nhận thông tìm dùng để ghi chú các từ đại diện
Search
kiếm đại diện cho O Điền giá trị cho khách hàng để hỗ trợ giới hạn
Term 1/2
khách hàng dữ liệu khi tìm kiếm khách
hàng/nhà cung cấp
R/
Tên trường Diễn giải Giá trị Ghi chú
O
Street/Hous Địa chỉ có nhiều ký tự, SAP hỗ trợ
Địa chỉ của công ty
e number, các trường street 2,3,4,5 để điền.
khách hàng/ nhà R Điền giá trị
Street 2,3,4, Địa chỉ khách hàng/ nhà cung cấp
cung cấp
5 = street 2+ 3+ 4+ 5
Chọn quốc
gia tương
ứng của
Country Quốc gia R
khách hàng/
nhà cung
cấp.
Region Tỉnh thành R Chọn tỉnh
thành tương
ứng với địa

R/
O
chỉ của khách
hàng/nhà
cung cấp
Tên trường Diễn giải R/O Giá trị Ghi chú

Language Ngôn ngữ hệ thống R Chọn giá trị
Telephone/ Số điện thoại khách hàng/
O Điền giá trị
Mobile Phone nhà cung cấp
Địa chỉ Fax, địa chỉ email
Fax/Email O Điền giá trị
của khách hàng
Comments Ghi chú cho địa chỉ O Điền giá trị
Address Valid Thời gian hiệu lực của địa Chọn ngày hiệu
O
From…To chỉ lực
2.1.3.2 Tab Address Overview:

Các loại địa chỉ, ví Ghi nhận nếu muốn
dụ: địa chỉ nhà, Chọn địa chỉ cần ghi sử dụng nhiều loại
Address Usages địa chỉ giao hàng, O nhận và nhập thông tin địa chỉ cho một
địa chỉ giao hóa địa chỉ khách hàng/ nhà
đơn v.v… cung cấp
Hệ thống tự cập nhật
Country Quốc gia N/A
thông tin từ tab Address
Address Địa chỉ của NCC/ Hệ thống tự cập nhật
N/A
Description KH thông tin từ tab Address
Thời gian bắt đầu
Valid from hiệu lực địa chỉ N/A
của NCC/ KH
Thời gian kết thúc
Valid to hiệu lực địa chỉ N/A
của NCC/ KH
2.1.3.3 Tab Identification

Chỉ cần điền nếu
Category Loại thuế O Mặc định VN0 khách hàng có thông
tin mã số thuế
Mã số thuế của
Tax number O Điền giá trị
khách hàng
2.1.3.4 Tab Payment Transactions

ID ID của ngân hàng O Điền giá trị
Quốc gia đặt ngân
Ctry O Chọn giá trị
hàng
Bank key Mã ngân hàng O Chọn giá trị
Bank acct Số tài khoản O Điền giá trị
2.1.3.5 Tab Additional Texts

Sử dụng khi khách hàng cần ghi
nhận một số thông tin mà các
Nhập giá trị
Text type Loại text O field chuẩn của hệ thống không
phù hợp
có
Có thể cấu hình bổ sung nếu cần
Nhập giá trị
Language Ngôn ngữ O
phù hợp
- Sau khi điền đầy các thông tin từ tab 2.1.3.1 đến 2.1.3.5 thì tiến hành lưu lại, hệ thống sẽ
tiến hành lưu toàn bộ thông tin vào cơ sở dữ liệu, dãy số business partner được sinh ra
với thông báo:
- Lúc này Business Partner mới tạo ở mức chung chưa phát sinh được các giao dịch liên
quan tới mua bán hàng hoặc các giao dịch liên quan đến kế toán
- Nếu Business Partner này là khách hàng và có các giao dịch liên quan đến kế toán, thực
hiện chọn lại Business Partner Role để tạo tiếp các dữ liệu liên quan đến kế toán cho
khách hàng (FI Customer)

- Nếu Business Partner này là Nhà cung cấp và có các giao dịch liên quan đến kế toán, thực
hiện chọn lại Business Partner Role để tạo tiếp các dữ liệu liên quan đến kế toán cho nhà
cung cấp (Role Vendor)
2.1.4 Màn hình Create Organization – role FI Customer (BP)
- Khi chọn role mới, màn hình thông tin chung sẽ xuất hiện một số field bổ sung tương ứng
với role được chọn
2.1.4.1 Tab Address:

Ghi nhận các Sử dụng khi cần ghi nhận thông
thông tin cho tin
khách hàng đặc Đối với trường hợp Khách hàng
Special biệt: khách VIP, Tích chọn check vào nút Undesirable
O
Customer khách hàng không các giá trị Customer thì phải chọn Reason
mong muốn có Undes. kèm theo để ghi nhận
quan hệ kinh nguyên nhân, ngoài ra có thể bổ
doanh sung thêm thông tin comment
Để ghi nhận các thông tin chi tiết hơn cho các giao dịch kế toán, phải chọn mức thông tin theo
từng Company code:

Hệ thống chuyển qua màn hình để chọn Company code muốn ghi nhận thông tin:
Sau khi đã điền thông tin Company code muốn ghi nhận thông tin, thực hiện điền đầy đủ thông tin
bắt buộc của các tab ở mục 2.1.4.2, 2.1.4.3, 2.1.4.4 và 2.1.4.5.
2.1.4.2 Tab Customer: Account Management

Tài khoản công nợ Chọn trong bộ danh
Reconciliation acct R
của khách hàng mục tài khoản
Chọn trong bộ danh
Phân nhóm quản
Planning Group R mục Planning
lý dòng tiền
Group
2.1.4.3 Tab Customer:Payment Transactions

Payment Term Điều khoản thanh toán R Chọn từ bộ giá trị
Chọn từ bộ giá trị, có thể
Payment methods Phương thức thanh toán O chọn nhiều hình thức
thanh toán
2.1.4.4 Tab Customer: Correspondence

Dunning Procedure Phương pháp nhắc nợ R Chọn LVF
2.1.4.5 Tab Customer: Status
- Tab này được dùng để quản lý việc block hoặc đánh dấu xóa khách hàng khi cần
- Sau khi thực hiện điền đầy đủ thông tin, bấm Save (Ctrl + S) để lưu dữ liệu, hệ thống
hiển thị thông báo:
- Ngoài các giao dịch kế toán, nếu khách hàng này có thực hiện giao dịch mua hàng của
LVF, thì thực hiện tạo cho khách hàng role bán hàng bằng cách chọn lại BP role:
Customer (Riêng đối với Khách hàng nội bộ chọn Role Customer Office).

2.1.5 Màn hình Create Organization – role Customer hoặc Customer Office
(BP)
- Riêng đối với role Customer Office chỉ khác so với role FLCU01 ở tab Control sẽ ràng
buộc điền thông tin Trading partner (thông tin phục vụ cho báo cáo hợp nhất)
- Đối với role Customer các thông tin đã được đầy đủ ở các bước trước nên sẽ thực hiện
điền thông tin cho Sales and Distribution.
- Sau khi chọn vào nút Sales and Distribution hệ thống sẽ chuyển qua màn hình để ghi nhận
thông tin sales area data sẽ thực hiện lưu trữ thông tin bán hàng của khách hàng:

Sales Org. Tổ chức bán hàng R Chọn từ bộ giá trị
Distr. Channel Kênh bán hàng R Chọn từ bộ giá trị
Division ngành hàng R Chọn từ bộ giá trị
- Chỉ định được sales area để tạo dữ liệu khách hàng thực hiện điền các thông tin cần thiết.
2.1.5.1 Tab Orders

Sales District Khu vực R Chọn list giá trị
Customer Group Nhóm khách hàng R Chọn list giá trị
Sales Office Miền/ Châu lục R Chọn list giá trị
Sales group Vùng R Chọn list giá trị

Giá trị này sẽ mặc định đơn vị
Chọn list giá tiền tệ khi lên đơn hàng cho
Currency Đơn vị tiền tệ R
trị khác hàng, có thể chỉnh sửa
từng đơn hàng nếu có thay đổi
Nhóm xác định Là giá trị mặc định cho cấu
Cust.Pric.Procedure R Mặc định Z
bộ tính giá hình hệ thống
Nhóm xác định
Customer Là giá trị mặc định cho báo cáo
để lên các báo R Mặc định Z
Stats.Group chuẩn hệ thống
cáo chuẩn
2.1.5.2 Tab Shipping

Delivering Plant Nhà máy xuất hàng mặc định R Chọn list giá trị
Shipping
Điều kiện xác định điểm xuất hàng R Mặc định Z1
conditions

Không giới hạn dung sai giao
Unlimited Tolerance O
hàng
Underdel. Tolerance Dung sai dưới O
Overdel. Tolerance Dung sai trên O
2.1.5.3 Tab Billing
Ghi
Tên trường Diễn giải R/O Giá trị
chú
Payment Terms Điều khoản thanh toán R Chọn list giá trị
Z1: Khách hàng nội địa
Acct Assmt Grp Nhóm xác định tài khoản
R Z2: Khách hàng quốc tế
Cust. doanh thu
Z3: Khách hàng trong nước
Nhóm thuế của Khách 0: Không chịu thuế
Tax R
hàng 1: Chịu thuế
2.1.5.4 Tab Partner Function

- Hệ thống tự động mặc định những thông tin sau:
Sold – to party Người mua hàng R

Bill – to party Người nhận hóa đơn R
Payer Người thanh toán R
Ship – to party Người nhận hàng R
- Có thể chỉnh sửa các giá trị này ở những trường màu trắng.
2.1.5.5 Tab status

- Tab này quản lý block khách hàng ở mức các giao dịch bán hàng: có thể block ở mức tạo
đơn hàng (sales order block), mức tạo lệnh xuất hàng (delivery block), mức tạo hóa đơn
(billing block) ở các cấp độ:
o All sales areas: block cho tất cả các sales area
o Selected sales area: chỉ block ở sales area được chọn ở trên
- Sau khi điền tất cả các thông tin bấm Save (Ctrl + S) để lưu dữ liệu, hệ thống hiển thị
thông báo
- Nếu khách hàng vừa là nhà cung cấp, có giao dịch kế toán và bán hàng cho LVF thì thực
hiện chọn các role ở bước 2.1.6 & 2.1.7

2.1.6 Màn hình Create Organization – role Vendor (BP)
Đối với BP là nhà cung cấp, ở màn hình Create Organization (BP), NCC chọn Group liên quan
đến nhà cung cấp:
Các thông tin còn lại được khai báo tương tự các mục 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3
- Khi đã chọn role FLVN00 Vendor (new) , các thông tin chung đã được tạo ở mức General
nên không cần điền lại, chọn vào Company Code để điền các thông tin kế toán liên quan
tới nhà cung cấp.

- Chọn Company code để thực hiện tạo nhà cung cấp:
- Trường hợp đây là mã BP 100024 đã tạo role Customer tại Lavifood, NCC tạo thêm role
Vendor, hệ thống sẽ cho xác định là Vendor này được tạo ở Lavifood hay Vendor của nhà
máy khác. Ví dụ:
o Trường hợp Customer 100024 này vừa là khách hàng và cũng là nhà cung cấp ở
Lavifood, thì chỉ việc tích chọn vào ô Supplier như hình bên trên sau đó bấm Adopt.
o Trường hợp, Customer 100024 là khách hàng của Lavifood nhưng là nhà cung cấp
của Tanifood thì NSD bấm vào Create, chọn company code 3000 – Tanifood và

tích chọn và nút Supplier >>> sau đó bấm như hình bên dưới
để đến bước tiếp theo.
- Sau khi đã chỉ định được Company code cho nhà cung cấp, thực hiện điền các thông tin
cho các tab:
2.1.6.1 Tab Vendor: Account Management

Tài khoản công nợ của Chọn trong bộ danh
Reconciliation acct R
khách hàng mục tài khoản
Phân nhóm quản lý dòng Chọn trong bộ danh
Planning Group R
tiền mục Planning Group
2.1.6.2 Tab Vendor: Payment Transactions

Điều khoản thanh
Payment Term R Chọn từ bộ giá trị
toán
Phương thức Chọn từ bộ giá trị, có thể chọn
Payment methods O
thanh toán nhiều hình thức thanh toán
2.1.6.3 Tab Vendor: Status

All Company Đánh dấu khóa mã NCC
O Tích chọn
Codes cho tất cả công ty
Selected Company Đánh dấu khóa mã NCC
O Tích chọn
Codes cho công ty được chọn
Nếu đánh dấu tích ở
Đánh dấu block cho trường này thì các
CoCd del.block master record (mức O thông tin ở mức
company code) general data không
thể bị xóa
Nếu đánh dấu tích ở
Đánh dấu xóa cho
Co.cde deletion trường này thì các
master record (mức O
Flag thông tin ở master
company code)
record sẽ bị xóa
Sau khi đã khai báo các thông tin ở Company code, bấm (Ctrl + S) để lưu thông tin. Người
dùng tiếp tục chọn Role FLVN01 Vendor (Purchasing) để khai báo các thông tin về Purchasing.

2.1.7 Màn hình Create Organization – role FLVN01 Vendor (Purchasing)
- Khi đã chọn role FLVN01 Vendor (Purchasing), các thông tin chung đã được tạo ở mức
General nên không cần điền lại, chọn vào Purchasing để điền các thông tin mua hàng liên
quan tới nhà cung cấp.
Tại màn hình Change Organization: xxx, new role Vendor (Purchasing), chọn
để khai báo tổ chức mua hàng. Hệ thống sẽ cho xác định nhà
cung cấp thuộc tổ chức mua hàng nào, trường hợp này là Nhà cung cấp thuộc Phòng cung ứng
Lavifood:

- Trường hợp nhà cung cấp thuộc nhiều tổ chức mua hàng, ví dụ:
o Nhà cung cấp 100024 thuộc cả 2 tổ chức mua hàng: 2000 – Lavifood và 3000 –
Tanifood:
Nhấn Create >>> Pur.Org 2000 – TCMH Lavifood
Nhấn Create >>> Pur.Org 3000 – TCMH Tavifood
Chọn dòng Pur.Org và bấm Transfer để khai báo các thông tin cho tổ chức mua
hàng:

2.1.7.1 Tab Purchasing Data

Chọn từ bộ danh
Order Currency Loại tiền tệ R
mục Currency
Điền thông tin Thông tin này sẽ

Người đại diện của
Saleperson O người đại diện của được ưu tiên chứng
NCC
NCC từ PO cần in
Điền thông tin SĐT Thông tin này sẽ

Số điện thoại
Telephone O người đại diện của được ưu tiên chứng
người đại diện
NCC từ PO cần in
Shipping Điều kiện vận

R Z1 - Standard
Conditions chuyển
Nếu tích vào nút

này, bắt buộc bước
GR-Based Inv. Hóa đơn dựa vào tạo hóa đơn phải
O Tích chọn
Verif. nhận hàng được thực hiện sau
khi đã thực hiện
nhận hàng
Chọn trong bộ danh

Purchasing Group Nhóm mua hàng O mục Purchasing
Group

Planned Deliv. Thời gian dự kiến Khai báo thời gian

O
Time giao hàng giao hàng dự kiến
- Sau khi điền tất cả các thông tin bấm Save (Ctrl + S) để lưu dữ liệu, hệ thống hiển thị
thông báo
- Trường hợp Nhà cung cấp thuộc nhiều tổ chức mua hàng, thì bấm vào Switch
Organization, rồi chọn một Purchasing Org khác, ví dụ ở đây là 3000 – TCMH Tanifood
Hoặc chọn một tổ chức mua hàng khác trong ô Purchasing Organizations >>> sau đó nhấn
Transfer.

Lần lượt điền các thông tin như hướng dẫn ở trên cho Purch. Org. 3000 – Tanifood.
Sau khi điền tất cả các thông tin bấm Save (Ctrl + S) để lưu dữ liệu, hệ thống hiển thị thông
báo .
2.1.7.2 Tab Vendor: Texts

Ngôn ngữ hiển thị

Language Ngôn ngữ O
trong ghi chú
Chọn loại ghi chú:
Sau đó nhấn nút Edit

ID Loại ghi chú O Hệ thống tự động
Text để điền thông
tin
Hệ thống tự cập
Diễn giải loại ghi
Description N/A nhật thông tin theo
chú
ID

2.1.8 Màn hình Create Organization – role SAP Credit Management
(UKM000) (BP)
- Trường hợp, khách hàng có quản lý hạn mức tín dụng, thực hiện chọn Role SAP Credit
Management.
- Đối với Role SAP Credit Management, màn hình thông tin chung sẽ có thêm tab Credit
Profile.

2.1.8.1 Tab Credit profile.

Chọn rule xét hạn
Rules R Chọn list giá trị
mức cho khách hàng
Nhóm mức độ nguy
Risk Class R Chọn list giá trị
hiểm của khách hàng
Chọn bộ tổ hợp mặc
Nguyên tắc check
Check Rule R Chọn list giá trị định 01 Default – All
hạn mức
checks active
Khách hạng thuộc
Customer Group R Chọn list giá trị
nhóm tín dụng nào

- Sau khi đã điền thông tin Credit Profile, chọn vào Credit Segment Data để cập nhật tiếp dữ
liệu:
2.1.8.2 Tab Credit Limit and Control

Mặc định chọn
Credit Segment Phân khúc tín dụng R Z001 LVF Credit
segment
Hệ thống tự lấy dữ
Chọn rule xét hạn
Rules R liệu đã nhập từ
mức cho khách hàng
Credit Profile sang
Điền giá trị hạn
Xác định hạn mức
Limit Defined R mức cấp cho khách
cho khách hàng
hàng
Chọn ngày hết hiệu
lực cho hạn mức.
Hạn mức có hiệu lực
Valid To R Nếu hạn mức hiệu
đến khi nào
lực lâu dài, chọn là
31.12.9999
Số tiền đã sử dụng
Credit Exposure N/A N/A dựa trên các giao
trong hạn mức đã cấp
dịch của khách hàng
Hệ thống tự tính
toán dựa trên Credit
Utilization % % sử dụng hạn mức N/A N/A
Exposure so với
Credit Limit
- Cập nhật xong dữ liệu bấm Save (Ctrl + S)để lưu.
2.2 Tạo Contact Person và gán cho Business Partner
2.2.1 Tạo Contact Person (BP)
- Ý nghĩa: Chức năng này được sử dụng để tạo một đối tượng liên hệ với Business Partner
trên hệ thống SAP, là người đại diện của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Quy trình áp dụng: N/A
Menu N/A
Transaction Code BP
2.2.1.1 Màn hình Maintain Business Partner
- Ở màn hình Maintain Business Partner chọn biểu tượng Person (Đối tượng liên hệ/ đại
diện cho khách hàng, nhà cung cấp là một cá nhân).
- Bussiness Partner này là Contact Person và được gán cho một Bussiness Partner là
khách hàng hoặc nhà cung cấp với vai trò là người liên hệ hoặc người đại diện, thực hiện
chọn Business Partner Role để tạo các dữ liệu liên quan (Role Contact Person (New))
2.2.1.2 Màn hình Created Person : Role Contact Person
a. Tab Address:

R/
O
Title Danh xưng R Chọn giá trị Danh xưng

R/
O
First Name. Tên O Điền giá trị Tên
Last Name. Họ. R Điền giá trị Họ
Knows As Tên khác O Điền giá trị Tên khác
Name at Birth Tên khai sinh O Điền giá trị Tên khai sinh
Middle Name Tên đệm O Điền giá trị Tên đệm
Second Family
Tên thứ hai O Điền giá trị Tên thứ hai
Name
Name Affix 1/2 Tên phù hợp O Điền giá trị Tên phù hợp
Academic Title
Học vị O Điền giá trị Học vị
1/2
Name
Tên bổ sung O Điền giá trị Tên bổ sung
Supplement
Full Name Tên đầy đủ O Điền giá trị Tên đầy đủ
Langue Ngôn ngữ O Điền giá trị Ngôn ngữ

Ví dụ: Kính gửi công ty ABC
Salutation Lời chào O Điền giá trị Là lời chào mở đầu mặc định khi
gửi mail cho Contact Person
Search Term 1 & Search Term 2
dùng để ghi chú các từ đại diện
Search Term Ghi nhận thông tìm
O Điền giá trị cho khách hàng để hỗ trợ giới
1/2 tìm kiếm đại diện.
hạn dữ liệu khi tìm kiếm Contact
Person
b. Tab Address Overview:

Các loại địa chỉ, ví
dụ: địa chỉ nhà, Chọn địa chỉ cần ghi Ghi nhận nếu muốn
Address Usages địa chỉ giao hàng, O nhập và nhập thông tin sử dụng nhiều loại
địa chỉ giao hóa địa chỉ địa chỉ.
đơn v.v…
c. Tab Identification

Mặc định theo Title :
Sex Giới tính O - Ms là Female.
- Mr là Male.
Nationality Quốc tịch. O Điền giá trị Quốc tịch.
Occupation Nghề nghiệp O Điền giá trị Nghề nghiệp
Death Date Ngày mất O Điền giá trị Ngày mất

Ngày sinh/ nơi
Birth Date/ Place O Điền giá trị Ngày sinh/ nơi sinh
sinh
d. Tab Payment Transactions

ID ID của ngân hàng O Điền giá trị
Quốc gia đặt ngân
Ctry O Chọn giá trị
hàng
Bank key Mã ngân hàng O Chọn giá trị
Bank acct Số tài khoản O Điền giá trị
e. Tab Customer: Status

Contact Tình trạng liên lạc O Allowed: Được cho
phép

Disallowed: Không
cho phép.
Check Permission: Kiểm
tra lại quyền hạn.
- Sau khi điền đầy các thông tin trong các tab ở mục 2.2.1.1 và 2.2.1.2 thì tiến hành lưu lại,
hệ thống sẽ tiến hành lưu toàn bộ thông tin vào cơ sở dữ liệu, dãy số business partner
được sinh ra với thông báo
2.2.2 Gán Contact Person cho đối tác kinh doanh (khách hàng / nhà cung
cấp) (BP)
- Sau khi lưu dữ liệu của Contact Person. Click vào nút Relationships để gán
Contact Person vào khách hàng/ nhà cung cấp.
- Ở màn hình Relationships chọn Relationship Cat : TBUR001 Is Contact Person For như
hình bên dưới.
- Chọn Khách hàng/ nhà cung cấp muốn gán Contact Person ở trường Relationship to BP
(Điền trực tiếp mã Khách hàng/ nhà cung cấp hoặc dùng F4 để tìm kiếm). Sau đó nhấn nút
sẽ xuất hiện hộp thoại khai báo các thông tin:

Tên R/
trường O
Departmen
Phòng ban O Chọn giá trị Phòng ban
t
Function Vị trí O Chọn giá trị Vị trí

Note Ghi chú O Điền giá trị Ghi chú
Telephone Số điện thoại O Điền giá trị Số điện thoại
Fax Số Fax O Điền giá trị Số Fax
- Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết chọn xuất hiện thông báo

- Sau đó chọn Save trên thanh Menu hệ thống báo gán thành công Contact Person
cho khách hàng/ Nhà cung cấp
2.3 Gán nhân viên cho Business Partner
2.3.1 Gán nhân viên cho đối tác kinh doanh (khách hàng / nhà cung cấp)
(BP)
- Sau khi tạo thành công Business Partner và nhân viên (Tham chiếu tới tài liệu
LVF_UM_SD_Sales Employee_V1.0) tiến hành gán nhân viên cho đối tác kinh doanh
(khách hàng/ nhà cung cấp).
- Ở màn hình Change Business Partner ta chọn Role Customer (Defined) như hình bên
dưới

- Sau đó chọn vào vùng dữ liệu Sales and Distribution trên thanh công cụ
chon vùng Sales Area muốn gán nhân viên bằng cách nhập trực tiếp
hoặc dùng nút để tìm kiếm lại những vùng Sales Area của
Business Partner đã có.

1000 Lavi Holding. Người dùng nhập
Sales
Đơn vị bán hàng O 2000 Nhà máy Lavifood. giá trị phù hợp
Organization
3000 Nhà máy Tanifood
Distribution Kênh phân phối O 10 Kênh truyền thống. Người dùng nhập

11 Kênh siêu thị. giá trị phù hợp
12 Kênh HORECA.
13 Kênh xuất khẩu.
Channel 14 Kênh nộ bộ.

15 Kênh B2B.
99 Kênh khác.
00 Kênh chung.
10 Rau củ quả tươi. Người dùng chọn
20 Nước juice. giá trị phù hợp.
30 Nước cô đặc.
40 Trái cây, rau củ quả đông

Division Dòng hàng O lạnh.
50 Trái cây sấy thăng hoa.

60 Trái cây sấy dẻo.
99 NH khác
00 NH chung
- Sau khi chọn Sales Area muốn gán nhân viên cho Business Partner. Chọn [Tab] Partner
function:
R/
O
Hệ thống mặc định mã khách
Sold – to party Người mua hàng R
hàng.

R/
O
hàng. Người dùng có thể sửa nếu
Bill – to party Người nhận hóa đơn R
người nhận hóa đơn khác với mã
khách hàng.
Payer Người thanh toán R
người thanh toán khác với mã
khách hàng.
Ship-To party Người nhận hàng R
người nhận hàng khác với mã
khách hàng.
- Để gán nhân viên cho Business Partner ở ô PR chọn nút tìm kiếm như hình bên dưới
sau đó chọn các giá trị là SE – Sales Emplyee nếu muốn gán nhân viên kinh doanh.

- Sau khi chọn giá trị điền mã nhân viên ở trường Number.
- Sau khi gán đầy đủ thông tin. Nhấn nút Save hệ thống thông báo
2.4 Tìm kiếm lại Business Partner đã tạo (BP)
- Ý nghĩa: Chức năng này được sử dụng tìm kiếm lại một business partner đã tạo để xem
lại hoặc chỉnh sửa thông tin.

- Quy trình áp dụng: MM.02 – Quy trình quản lý danh mục mã nhà cung cấp và SD.01 –
Quy trình quản lý danh mục khách hàng.
Menu N/A
Transaction Code BP
Ở màn hình BP có màn hình Locator để hỗ trợ tìm kiếm thông tin:
Trong một số trường hợp, màn hình không có phần Locator thì bấm vào nút Locator on/off
(phím tắt F9) để bật khung này lên:
Ở khung Locator sẽ có Tab Find hỗ trợ cho phần tìm kiếm. Ở phần này có 3 trường thông tin,
trong đó trường thông tin thứ 3 sẽ phụ thuộc vào nội dung nhập ở trường By

- Find: ở field này chọn đối tượng cần tìm kiếm
o Business Partner: tìm kiếm tất cả các business partner
o Persons: Tìm các business partner là cá nhân
o Organizations: tìm kiếm business partner là tổ chức, công ty, xí nghiệp
o Groups: tìm kiếm các business partner là tập đoàn
- By: tìm kiếm bằng thuộc tính gì

o Number: tìm kiếm theo mã business partner không phân chia customer hay vendor
o Search Term: tìm kiếm theo search term đã điền ở màn hình general của business
partner
o External Number: tìm kiếm theo 1 mã số ghi chú ngoài

o Name: tìm kiếm theo tên của business partner
o Addresses: tìm kiếm theo 1 số nội dung của địa chỉ khách hàng

o BUPA_ALL_IDENTIFICATION_NUMBER: tìm kiếm theo các mã số nhận dạng cá
nhân, tổ chức (ví dụ: số hộ chiếu, chứng minh nhân dân, mã nhân viên v.v…)
o Customer Number: tìm kiếm theo mã số khách hàng.

o Vendor Number: tìm kiếm theo mã số nhà cung cấp.
 Lưu ý: Đối với phần tìm kiếm By Customer Number hoặc Vendor Number thì sẽ xuất
hiện field Customer/ Supplier để điền mã khách hàng hoặc mã nhà cung cấp chi tiết:
o Có thể thực hiện tìm kiếm ngay tại field Customer/ suplier bằng cách click vào biểu
tượng hoặc bấm phím tắt F4:

o Khung tìm kiếm sẽ hiện ra, tại khung tìm kiếm này có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu
chí khác nhau, chọn tiêu chí cần tìm kiếm:
o Đối với các field của SAP đều tìm kiếm theo nguyên tắc tìm kiếm dữ liệu ở
mục 1.4 – Nguyên tắc tìm kiếm dữ liệu
o Đối với Restrict number to: giới hạn số dữ liệu hiển thị => nếu muốn hiển thị hết thì
bấm vào nút No restriction
o Đối với trường hợp muốn chọn nhiều giá trị tìm kiếm, bấm vào biểu tượng Multiple
selection
o Đối với các trường hợp tìm kiếm các giá trị bằng, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn
hoặc bằng, khác v.v…. bấm vào biểu tượng:

 Sau khi chọn được các thông tin cần thiết bấm vào nút Start để bắt đầu tìm kiếm:
 Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các business partner thỏa điều kiện tìm kiếm, muốn xem thông
tin business partner nào thì click đúp vào business partner đó:

- Nếu màn hình hiển thị mờ tất cả thông tin nghĩa là đang hiển thị ở chế độ Display (xem) =>
Nếu muốn chuyển sang chế độ chỉnh sửa bấm vào biểu tượng: Switch Between
Display and Change (phím tắt F6) => Lúc đó màn hình chuyển sang chế độ chỉnh sửa với
các field sáng:

- Muốn chỉnh sửa role nào thì chọn lại role và thực hiện chỉnh sửa sau đó lưu thông tin lại
(Ctrl + S)


LVF UM SD MM BusinessPartner V1.0

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

LVF UM SD MM BusinessPartner V1.0

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

DANH MỤC KHÁCH HÀNG – NHÀ

Thông tin tài liệu

Mã tài liệu LVF_UM_SD_MM_BUSINESSPARTNER

SD_Quản lý bán hàng

Lê Thị Thùy Dung

Phiên bản 1.0

Ngày cập nhật 10/10/2018

Confidential Trang 1/69

15/08/2018 Toàn bộ tài liệu Tạo mới T 0.1

10/10/2018 Toàn bộ tài liệu Chỉnh sửa tài liệu S 1.0

T – Tạo mới S – Sửa đổi X – Xóa

Confidential Trang 2/69

Confidential Trang 3/69

1.1 Phạm vi tài liệu

1.2 Thuật ngữ

1. R Required- Giá trị bắt buộc nhập liệu

2. O Optional- Giá trị có thể nhập liệu hoặc không

3. NCC Nhà cung cấp

1.3 Ý nghĩa các biểu tượng thông dụng

Biểu tượng Tên trên hê ̣ thống Mô tả

Find Tìm kiếm

Find next Tìm kiếm tiếp giá trị tiếp theo

Create Tạo mới

Copy Sao chép

Change Sửa, thay đổi

Display Hiển thị

Confidential Trang 4/69

Execute Thực hiện

Choose <detail>, Detail Xem chi tiết

Select All Chọn tất cả

Deselect All Bỏ chọn tất cả

Header, Basic data Thông tin chung, Dữ liệu cơ sở

Overview Tổng quan

Locked, Lock Khóa

FSMC, Unlock Không khóa, mở khóa

Yellow Light, Caution Màu vàng, Chú ý, Thận trọng

Red Light, Stop, Errors Màu đỏ, Ngừng, Lỗi

Extreme left, First… Về đầu tiên…

Extreme right, Last… Về cuối cùng…

Column left, Previous Về trước

Column right, Next Về sau

Page right Trang bên phải

Page left Trang bên trái

Previous value, Next entry Giá trị trước, Mục trước

Confidential Trang 5/69

Create note Tạo lưu ý

Display note Hiển thị lưu ý

Costing Chi phí

Create text Tạo văn bản

Display text Hiển thị văn bản

Information Thông tin

Cancel Hủy bỏ

Required field Trường bắt buộc nhập liệu

1.4 Nguyên tắc tìm kiếm dữ liệu

Biểu tượng Diễn giải

Tìm kiếm những giá trị có ký tự cuối là 28

Tìm kiếm những giá trị có chứa ký tự 28

Tìm kiếm những giá trị có ký tự đầu là 28

Confidential Trang 6/69

2.1 Tạo business partner (BP)

- Đường dẫn/Tcode thực hiện:

2.1.1 Màn hình Maintain Business Partner (BP)

o Person: Khách hàng/ Nhà cung cấp là cá nhân