Đơn vị kiểm tra, kiểm soát trước khi trình LĐV phê

Nội dung thanh toán/tạm duyệt

TT Chứng từ kèm theo
ứng
Phòng HCTC Phòng QLKH Phòng KHTC
Hợp đồng thuê (giao) khoán chuyên môn/ hợp đồng kinh tế x x
 Các hồ sơ, quyết định kèm theo (cụ thể là gì?)

*Hợp đồng thuê (giao) khoán chuyên môn x x x

* Hợp đồng kinh tế

Báo giá x
Tạm ứng kinh phí thực hiện
1 Quyết định thành lập Hội đồng lựa chọn đơn vị cung cấp hàng
đề tài – lần 1 x x x
hóa, dịch vụ
Biên bản họp Hội đồng lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch
x
vụ
Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ x x
Hợp đồng x x x

Biên bản kiểm tra định kỳ của Viện (nếu có) x

Tạm ứng kinh phí thực hiện Báo cáo tiến độ thực hiện đề tài đã được Viện phê duyệt (nếu có) x
2
đề tài - đợt tiếp theo Báo cáo quyết toán đề tài đợt 1 x
Hợp đồng thuê (giao) khoán chuyên môn/ hợp đồng kinh tế x
Biên bản nghiệm thu x x
Biên bản thanh lý hợp đồng x x x
Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành x x
Thanh toán kinh phí thực Báo cáo quyết toán x
3
hiện đề tài – đợt cuối Báo cáo kết quả thực hiện đề tài đã được Lãnh đạo Viện phê
x
duyệt (nếu có)
Biên bản bàn giao sản phẩm của đề tài, dự án x

Thuyết minh, đề cương của đề tài đã được phê duyệt x

Tiền công xây dựng thuyết
4 Danh sách chi tiền công có xác nhận của CNĐT (nếu có) x
minh, đề cương đề tài, dự án

Page 1
 Hợp đồng TKCM, Biên bản nghiệm thu, TLHĐ x x
Tiền viết báo cáo tổng kết
5 -       Biên bản bàn giao sản phẩm x
đề tài
-       Báo cáo tổng kết đề tài đã được nghiệm thu x
-       Tờ trình/ Quyết định chi trả cho cán bộ, viên chức tham gia
x
6 Kinh phí quản lý cơ sở quản lý đề tài dự án
-       Danh sách chi tiền công x
-       Hợp đồng x x
-       Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng x x
-       Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành x x
Thanh toán hợp đồng hợp -       Biên bản bàn giao sản phẩm của hợp đồng x
7 tác NCKH với đơn vị thực
hiện 1 nội dung của ĐT -       Các kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ
x
được CNĐT – DA ký xác nhận đạt yêu cầu.
-       Bản sao toàn bộ chứng từ chi tiêu của hợp đồng có xác nhận
x
của bên hợp tác
-       Hợp đồng, TLHĐ (nếu có) x
Thanh toán thuê lao động
8 -       Bảng chấm công x
giản đơn
-       Danh sách chi tiền công lao động x
-       Giấy đề nghị mua sắm đã được Lãnh đạo Viện duyệt x
Mua sắm nguyên vật liệu, -       Báo giá đã được lãnh đạo Viện duyệt x
vật tư tiêu hao, văn phòng
9 -       Hóa đơn tài chính x
phẩm, dịch vụ giá trị dưới
20 triệu đồng -       Biên bản bàn giao hàng hóa x
-       Chứng từ nhập xuất vật tư x
-       Giấy đề nghị mua sắm đã được Lãnh đạo Viện duyệt x
-       03 báo giá x
-       Quyết định thành lập hội đồng xét báo giá x x x
Mua sắm nguyên vật liệu, -       Biên bản xét báo giá x
vật tư tiêu hao, văn phòng -       Quyết định lựa chọn nhà cung cấp x x
phẩm, dịch vụ giá trị từ 20
10 -       Hợp đồng x x x
triệu đồng đến dưới 100
triệu đồng (Phục vụ các đề -       Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng x x
tài NCKH) -       Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành x
-       Hóa đơn tài chính x
-       Biên bản bàn giao hàng hóa x x

Page 2
 -       Chứng từ nhập xuất vật tư x
-       Các chứng từ tương tự mua nguyên vật liệu hóa chất x
-       Tờ trình/Đề nghị mua sắm, sửa chữa của đơn vị được Lãnh
x
đạo Viện phê duyệt
Mua sắm, sửa chữa máy -       Catalog, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, chất lượng sản
11 x
móc thiết bị phẩm

-       Giấy bảo hành x

-       Quyết định cử cán bộ đi công tác (ghi rõ phương tiện đi lại,
nội dung chuyến công tác, thời gian công tác, nguồn kinh phí x x x
thực hiện)
-       Giấy đi đường có xác nhận của nơi đi và đến công tác x
-       Hóa đơn tiền thuê phòng hoặc xác nhận lưu trú của địa
phương tại nơi đi công tác đối với những địa phương không có
Tiền công tác phí trong nước
12 dịch vụ nhà nghỉ/khách sạn (nếu có). Trong trường hợp không có x
(Phục vụ các đề tài NCKH)
hóa đơn tiền phòng thanh toán theo mức khoán được quy định
tại Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
-       Cuống vé máy bay, vé tàu xe hoặc Lệnh điều xe x
-       Bảng thanh toán tiền công tác phí có ký nhận. x
-       Hóa đơn mua xăng (nếu đi công tác bằng xe ô tô của Viện) x
-       Báo cáo kết quả chuyến công tác x x
-       Thư mời của đối tác đến nơi công tác (bản chính và bản dịch
x
có xác nhận của Viện)
-       Quyết định cử cán bộ đi công tác (ghi rõ nội dung chuyến
công tác, nơi đến, thời gian công tác tại nước ngoài, phương tiện x x
đi lại, kinh phí thực hiện)
-       Lịch trình chuyến công tác (có xác nhận của Viện) x x
-       Dự toán đoàn ra x
Tiền công tác phí nước
-       Chứng từ mua vé máy bay (như mục mua sắm NVL, vật tư
13 ngoài (Phục vụ các đề tài x
tiêu hao, văn phòng phẩm, dịch vụ)
NCKH)
-       Cuống vé máy bay (thẻ lên máy bay) x

Page 3
 NCKH)

-       Các chứng từ chi phí đi lại nội địa, cước phí điện thoại, phí,
x
lệ phí, bảo hiểm (nếu có).
-       Quyết toán chi phí đoàn ra x
-       Bảng thanh toán tiền công tác phí có ký nhận x
-       Báo cáo kết quả chuyến công tác x x
-       Hộ chiếu của các thành viên tham gia chuyến công tác x
-       Tờ trình/ Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo đã được lãnh
x
đạo Viện phê duyệt
-       Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo x x
-       Danh sách đại biểu tham dự hội thảo ký nhận tiền theo định
x
mức đã duyệt trong dự toán (được CNĐT xác nhận)
-       Biên bản hội thảo được CNĐT xác nhận x
14 Hội nghị, hội thảo
-       Giấy đi đường, hoá đơn tiền phòng ngủ của những người
được thanh toán tiền công tác phí và phụ cấp lưu trú khi tham dự x
hội thảo.
-       Thuê hội trường, văn phòng phẩm, in ấn photo tài liệu và các
dịch vụ khác (như mục mua sắm nguyên vật liệu, vật tư tiêu hao, x
văn phòng phẩm, dịch vụ)
-       Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu x x
-       Phiếu đánh giá của thành viên hội đồng x
-       Danh sách đại biểu tham dự ký nhận tiền theo định mức đã
x
được duyệt trong dự toán
Kiểm tra định kỳ, nghiệm -       Bản nhận xét của các thành viên hội đồng x x
15
thu nội bộ, cơ sở -       Biên bản họp có đầy đủ chữ ký của các thành viên hội đồng
tham dự => sửa lại: Biên bản họp có chữ ký của Chủ trì và x
Thư ký cuộc họp
-       Chứng từ chi khác: Hóa đơn tiền nước uống, văn phòng
x
phẩm,… (nếu có)
-       Hóa đơn điện, nước. Trường hợp số tiền trên hóa đơn được
phân bổ cho nhiều đề tài khác nhau thì chứng từ là bản sao hóa
16 Điện, nước x
đơn gốc kèm theo bảng phân bổ giá trị sử dụng cho từng đề tài
(có xác nhận của cơ quan thực hiện)

Page 4
 -       Giấy xin điều động xe ô tô (theo mẫu của Phòng Hành chính
– Tổ chức)
17 Xăng xe ô tô
-       Nhật trình hoạt động xe ô tô có xác nhận của người đi xe. x
-       Hoá đơn mua xăng x
- Giấy đề nghị sửa chữa của đơn vị được Lãnh đạo Viện phê
x
duyệt.
- Phương án sửa chữa của P.HCTC kèm dự toán được Lãnh đạo
Viện phê duyệt
Sửa chữa cơ sở hạ tầng (giá - 01 báo giá được Lãnh đạo Viện phê duyệt
18
trị dưới 50 triệu đồng)
- Hoá đơn tài chính x

- Biên bản nghiệm thu và bàn giao x

Lưu ý: Đối với hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp
đồng, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
- Giấy đề nghị sửa chữa của đơn vị được Lãnh đạo Viện phê
x
duyệt
- Phương án sửa chữa của Phòng HCTC kèm theo dự toán đã
x
Sửa chữa cơ sở hạ tầng (giá được Lãnh đạo Viện phê duyệt
19 trị từ 50 triệu đồng – 100 - 03 báo giá, trong đó báo giá của đơn vị thực hiện được Lãnh
triệu đồng) x
đạo Viện phê duyệt
- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng x
- Hoá đơn tài chính x
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao x

Ghi chú:
1 Các Hợp đồng của các đề tài NCKH
Phòng HCTC: kiểm soát về thể thức
Phòng QLKH: kiểm soát về nội dung và tiến độ thực hiện
Phòng KHTC: Kiểm soát về tài chính
2 Các Quyết định: Phòng HCTC kiểm soát

Page 5
Phòng QLKH chỉ kiểm soát các hồ sơ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng QLKH khi đơn vị soạn thảo trình để Lãnh đạo Viện ký, không kiểm soát
hồ sơ sau khi đã được Lãnh đạo Viện ký và làm thủ tục thanh toán

Page 6