Các bước xếp TKB sử dụng phần mềm SmartScheduler

1. Nhập dữ liệu
2. Thêm giới hạn ràng buộc vào TKB
3. Cố định những tiết học đặc biệt
4. Xếp trước TKB, cố đinh buổi nghỉ của các giáo viên dạy 2 buổi
5. Xếp TKB tự động
6. Chỉnh sửa làm đẹp TKB
7. In TKB

Chú ý:
Trên đây là chu trình các bước xếp TKB được chúng tôi đúc kết trong 1 thời gian dài trực
tiếp sắp xếp TKB cho các trường học mà theo chúng tôi là hiệu quả nhất. Tuy nhiên bạn
vẫn có thể xếp TKB theo trình tự khác nếu bạn thấy trình tự xếp TKB của bạn hiệu quả
và quen thuộc với bạn hơn.
1. Nhập dữ liệu
Mục đích:
Nhập các thông tin về lớp học, giáo viên, bảng phân công giảng dạy …

Yêu cầu:
+ Nhập xong thông tin chung về trường học
+ Nhập xong danh sách lớp học (*)
+ Nhập xong danh sách các nhóm lớp học
+ Nhập xong các nhóm lớp học
+ Nhập xong danh sách giáo viên (*)
+ Nhập xong danh sách các nhóm giáo viên
+ Nhập xong các nhóm giáo viên
+ Nhập xong danh sách môn học (*)
+ Nhập xong danh sách các nhóm môn học
+ Nhập xong các nhóm môn học
+ Nhập xong số tiết chuẩn của môn học
+ Nhập xong bảng Phân công giảng dạy (*)
+ Nhập xong danh sách ngoại lệ (*)
+ Cố định các tiết nghỉ của lớp học (*)

(*) Bắt buộc phải hoàn thành

Hướng dẫn:
Xây dựng CSDL và theo từng bước nhập dữ liệu trong WizardChọn Dữ liệu

Một số điểm cần chú ý khi nhập dữ liệu:

a. Danh sách môn học

Môn học sẽ tương ứng với những tiết có sự tham gia đồng thời của lớp học và giáo viên.
Tiết SHL (Sinh hoạt lớp), thông thường không được xem là môn học nhưng đối với
chương trình thì đây là môn học vì có sự tham gia của lớp học và giáo viên chủ nhiệm.
Như vậy tổng số tiết/1 tuần của lớp học và giáo viên chủ nhiệm sẽ tăng thêm 1.

b. Bảng Phân công giảng dạy

Bạn có thể nhập nhiều lớp học (giáo viên, môn học) cùng 1 lúc. Sử dụng chức năng này
sẽ giảm được đáng kể thời gian nhập dữ liệu.
Ví dụ:
Giáo viên Cẩn dạy môn Toán các lớp 9A, 9B, 7B.
Bạn có thể nhập dữ liệu như sau:
+ Ở Môn học chọn môn Toán
+ Ở Lớp học bạn gõ “9A,9B,7B” và kích chuột vào nút {Thêm}
+ Chương trình sẽ thêm 3 phân công giảng dạy vào bảng phân công giảng dạy

Nếu các khối học của trường bạn có Kế hoạch giảng dạy như nhau (các lớp cùng khối
học có số tiết/1 tuần của các môn học như nhau) thì bạn nên nhập trước Số tiết chuẩn của
môn học và ở bảng phân công giảng dạy bạn khi đó 2 ô Số tiết và Giới hạn sẽ được
tôchọn Sử dụng số tiết chuẩn mờ, chương trình sẽ tự động tìm số tiết/1 tuần và giới hạn
số tiết/1 buổi của môn học từ bảng Số tiết chuẩn của môn học.

Việc nhập dữ liệu cho bảng Phân công giảng dạy sẽ mất nhiều thời gian và rất dễ nhầm
lẫn. Sau khi nhập xong bạn nên để chương trình kiểm tra lại bảng Phân chương trình
sẽcông giảng dạy bằng cách kích chuột vào nút {Kiểm tra} tự động tìm kiếm và hiển thị
các lỗi ở bảng Phân công giảng dạy mà bạn có thể đã nhập sai. Ngoài ra bạn có thể kích
chuột vào nút {Thống kê} để xem thống kê tổng thể bảng Phân công giảng dạy theo lớp
học, giáo viên, môn học.

Bạn cần phải kiểm tra kĩ và phát hiện sớm các nhầm lẫn ở bảng Phân công giảng dạy
trước khi xếp TKB. Nếu để khi xếp gần xong TKB mới phát hiện thì bạn sẽ mất nhiều
thời gian để xếp lại TKB.

c. Danh sách ngoại lệ

Trái với môn học, ngoai lệ tương ứng với những tiết KHÔNG có sự tham gia của lớp học
hoặc giáo viên hoặc cả hai. Có thể xem đây là những tiết nghỉ của lớp học và giáo viên.

d. Cố định các tiết nghỉ của lớp học

Có thể dùng phím tắt {CTRL+A}, {CTRL+C}, {CTRL+X}, {CTRL+V} để copy, cut,
paste

2. Thêm giới hạn ràng buộc vào TKB

Mục đích:
Áp đặt trước các ràng buộc đối với TKB. Khi sắp xếp TKB tự động, chương trình luôn
tuân thủ những ràng buộc này. Khi bạn chỉnh sửa hoặc xếp TKB bằng tay, chương trình
sẽ kiểm tra và thông báo nếu bạn vi phạm các ràng buộc.

Yêu cầu:
Chuyển tất cả các nguyện vọng của giáo viên và các yêu cầu của nhà trường về mặt sư
phạm thành các ràng buộc TKB.
+ Yêu cầu của giáo viên
+ Yêu cầu của môn học
+ Cố định tiết nghỉ của lớp học
+ Cố định tiết nghỉ của giáo viên
+ Cố định tiết nghỉ của môn học

Hướng dẫn:
Bạn thêm các ràng buộc vào TKB thông qua
a. Yêu cầu của giáo viên
Để khi soạn thảo tự động có thể sinh ra 1 TKB tương đối hợp lý, giảm thiểu thời gian
chỉnh sửa lại TKB, bạn cần áp đặt trước các ràng buộc về giới hạn số tiết/1 buổi học, giới
hạn số ngày dạy/1 tuần đối với mỗi giáo viên.
Bạn có thể có được tất cả những ràng buộc này bằng cách kích Kích chuột vào nút
Chọn chế độ mặc định chuột vào nút {Tự động thêm} {Thực hiện}. Sau đó chỉnh sửa
lại ràng buộc của các giáo viên có nguyện vọng đặc biệt ví dụ như xin không có ngày
nghỉ (để rải đều tiết dạy) hoặc xin có nhiều hơn 1 ngày nghỉ …

b. Yêu cầu của môn học

+ GH Phòng học: giới hạn số phòng của môn học tại 1 thời điểm
+ GH Giáo viên: giới hạn số giáo viên bộ môn có tiết dạy tại 1 thời điểm
+ Giới hạn số tiết/1 buổi của nhóm môn học: Đối với 1 số môn học đòi hỏi tư duy cao
của học sinh, bạn muốn số tiết/1 buổi của những môn học này không quá nhiều (vì dễ gây
căng thẳng, quá sức đối với học sinh). Hoặc đối với trường hợp môn Toán của các trường
THPT thường được tách thành Đại và Hình, khi đó bạn muốn giới hạn chỉ 2 tiết/1 buổi
đối với nhóm 2 môn Đại+Hình

Chú ý:
Thêm ràng buộc Yêu cầu của môn học sẽ làm giảm nhiều tốc độ soạn thảo TKB tự động
của chương trình. Bạn chỉ nên thêm ràng buộc này khi thực sự cần thiết.

c. Cố định tiết nghỉ của lớp học

Cố định trước các tiết nghỉ, các tiết đặc biệt (ngoại lệ) như Chào cờ, SH Đoàn, SH Đội …
cho lớp học

Chú ý:
+ Đối với lớp học 1 buổi: số tiết + số ngoại lệ = 30.
+ Đối với lớp học 2 buổi: số tiết + số ngoại lệ = 60.

d. Cố định tiết nghỉ của giáo viên

Cố định trước các tiết nghỉ, các tiết đặc biệt (ngoại lệ) như Giao ban, Họp tổ … cho giáo
viên

e. Cố định tiết nghỉ của môn học

Cố định trước các tiết nghỉ cho môn học. Bạn dùng ràng buộc này cho 1 số môn học có
yêu cầu đặc biệt ví dụ môn Thể yêu cầu không học vào tiết 5 (buổi sáng), tiết 1 (buổi
chiều) để tránh nắng …

3. Cố định những tiết học đặc biệt

Nội dung:
Có 1 số tiết học (của lớp học), tiết dạy (của giáo viên) luôn được cố định trước ở 1 vị trí
trên TKB. Ví dụ tiết SHL luôn được cố định ở thứ 7, tiết 5. Bạn cần xếp trước và cố định
những tiết học này trước khi soạn thảo TKB.

Yêu cầu:
Xếp trước và cố định tất cả các tiết học, tiết dạy đặc biệt.

Hướng dẫn:
a. Đối với môn học (ví dụ như tiết SHL luôn xếp ở thứ 7, tiết 5)
Xếp môn họcBạn chọn Soạn thảo

b. Đối với tiết dạy của giáo viên

Ví dụ như yêu cầu giáo viên chủ nhiệm có tiết dạy vào thứ 2 (sát tiết chào cờ), thứ 7 (sát
tiết SHL). Bạn phải đến TKB của từng lớp học và xếp tiết dạy của giáo viên chủ nhiệm
sát tiết chào cờ và sát tiết SHL.

Chú ý:
Sau khi xếp các tiết học,tiết dạy đặc biệt bạn cần cố định bằng cách kích Cốchuột phải
và chọn Cố định hoặc chọn từ thực đơn chính Soạn thảo định TKB. Sau khi cố định các
tiết này được tô màu xanh

4. Xếp trước TKB, cố định buổi nghỉ cho các giáo viên dạy 2 buổi
Nội dung:
Để thuận tiện cho việc chỉnh sửa TKB, bạn nên xếp trước TKB của những giáo viên dạy
2 buổi đồng thời cố định buổi nghỉ cho các giáo viên này để đảm bảo yêu cầu giáo viên
dạy sáng thôi chiều, chiều thôi sáng. Tuy nhiên đối với các giáo viên dạy quá nhiều tiết/1
tuần thì phải chấp nhận dạy cả sáng và chiều/1 ngày hoặc không có ngày nghỉ.

Yêu cầu:
Xếp trước TKB, cố định buổi nghỉ cho tất cả giáo viên dạy 2 buổi.

Hướng dẫn:
a. Chọn giáo viên dạy 2 buổi
Kích chuột phải vào danh sách giáo viên và chọn Gv dạy 2 buổi
b. Xếp TKB
+ Chọn giáo viên dạy 2 buổi từ danh sách giáo viên
+ Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ
+ Nếu chưa xếp xong TKB thì bạn dùng chuột lôi-thả các tiết dạy đã xếp tới vị trí hợp lý
để có thể chèn vào các tiết chưa xếp.

c. Chọn buổi nghỉ

+ Dùng chuột lôi-thả các tiết dạy để có 1 TKB đẹp
Cố định tiết nghỉ của giáo viên hoặc kích chuột phải vào ô TKB và chọn Cố định tiết
nghỉ.+ Chọn Ràng buộc TKB
+ Cố định buổi nghỉ cho giáo viên đang xếp

5. Xếp TKB tự động

Nội dung:
Khả năng soạn thảo TKB tự động của SmartScheduler rất mạnh. Trong đa số trường hợp
chương trình luôn xếp được 100% TKB. Trong trường hợp bạn áp đặt nhiều ràng buộc
cho TKB thì chương trình cũng có thể xếp được ít nhất 95% TKB. Công việc của bạn
trong giai đoạn nay là kết hợp giữa khả năng tự động xếp TKB của chương trình và
những kinh nghiệm xếp TKB để đảm bảo xếp xong 100% TKB.

Yêu cầu:
Xếp xong 100% TKB.

Hướng dẫn:
a. Soạn thảo TKB tự động
Soạn thảo TKB tự động+ Chọn Soạn thảo
+ Chọn chế độ soạn thảo nhanh
+ Để chương trình chạy từ 5-10 phút. Sau khoảng thời gian này mà chương trình không
xếp xong 100% TKB thì bạn dừng chương trình và chuyển sang xếp TKB bằng tay.

b. Soạn thảo TKB bằng tay

+ Chọn giáo viên chưa xếp xong TKB bằng cách kích chuột phải vào danh sách giáo viên
và chọn Gv chưa xếp xong TKB
+ Dùng chuột lôi thả các tiết dạy đã xếp đến vị trị hợp lý để có thể chèn vào những tiết
chưa xếp.

Chú ý:
Trong khi xếp TKB bằng tay bạn cố gắng không xoá các ràng buộc. Tuy nhiên đối với
các trường hợp quá khó xếp thì phải chấp nhận xoá 1 vài ràng buộc. Ví dụ đối với giáo
viên dạy 15 tiết/1 tuần thì tốt nhất là xếp vào 5 buổi, 1 buổi 3 tiết nhưng không được thì
phải chập nhận có 1 buổi dạy 4 tiết và có 1 buổi dạy 2 tiết ...
c. Tối ưu TKB
Sau khi xếp xong 100% TKB, bạn chạy tối ưu TKB để làm đẹp TKB của các giáo viên,
giảm bớt những bất hợp lý trong TKB giáo viên như nhiều tiết trống, số tiết không rải đều
…
Tối ưu TKB+ Chọn Soạn thảo
+ Để chương trình chạy từ 5-10 phút. Chương trình có thể xử lý được từ 50-70% trường
hợp giáo viên có TKB xấu của.

d. Kiểm tra môn học có yêu cầu tiết đôi

Có 1 số môn học yêu cầu có tiết đôi (có 2 tiết xếp liền) để làm bài Kiểm tra. Ví dụ như
môn Văn, Toán … chương trình không hỗ trợ ràng buộc về môn học có tiết đôi nhưng
cung cấp công cụ tìm kiếm những lớp học không thoả mãn ràng buộc này.
+ Kích chuột phải vào danh sách lớp học và chọn Tìm kiếm

+ Trên hộp thoại Tìm kiếm lớp học bạn chọn môn học và yêu cầu tìm kiếm.

6. Chỉnh sửa làm đẹp TKB

Nội dung:
Sau khi bạn đã:
+ Xếp xong 100% TKB
+ Tối ưu TKB
+ Dịch chuyển các tiết học để đảm bảo yêu cầu có tiết đôi của 1 số môn học
Bạn phải chỉnh sửa làm đẹp TKB, đây là giai đoạn nặng nhọc, mất nhiều thời gian và đòi
hỏi bạn phải vận dụng tối đa những kinh nghiệm xếp TKB. Nhiệm vụ chính của giai đoạn
này là hạn chế tiết trống trên TKB của giáo viên đặc biệt là những trường hợp bị 2 tiết
trống/1 buổi.

Yêu cầu:
+ Loại bỏ tất cả trường hợp bị trống 2 tiết/1 buổi
+ Rải đều tiết dạy của giáo viên/1 tuần

Hướng dẫn:
Có 3 cách chính để dồn tiết dạy/1 buổi, hạn chế tiết bị trống cho giáo viên.

a. Cách 1:
Đây là cách làm thủ công. Bạn sẽ in TKB toàn trường ra giấy, tìm giải pháp dịch chuyển
trên giấy để loại bỏ những trường hợp bị trống tiết. Sau khi tìm được giải pháp dịch
chuyển, ví dụ:
(thứ 3, tiết 4)Gv A: (thứ 3, tiết 1)
(thứ 3, tiết 1)Gv B: (thứ 3, tiết 4)
(thứ 3, tiết 4)Gv C: (thứ 3, tiết 1)
+ Bạn vào TKB của giáo viên A, kích chuột phải vào tiết dạy của giáo viên A tương ứng
với vị trí (thứ 3, tiết 1) và chọn Dịch chuyển bằng tay

+ Chương trình sẽ hiện thị cửa sổ [Dịch chuyển bằng tay] cho phép bạn thực hiện các
thao tác dịch chuyển trên. Trong quá trình dịch chuyển chương trình luôn kiểm tra để
đảm bảo không vi phạm các ràng buộc TKB.

b. Cách 2:
Tương tự như cách 1 nhưng thay vì phải in TKB ra giấy và tìm cách dịch chuyển trên
giấy, bạn sẽ thao tác trực tiếp trên màn hình máy tính.
TKB toàn trường theo giáo viên+ Bạn chọn Xem
+ Chương trình sẽ hiển thị bảng TKB toàn trường theo giáo viên
+ Bạn có thể soạn thảo trực tiếp trên bảng TKB toàn trường ngoài ra bạn có thể cố định
các cột, lôi-thả dịch chuyển các cột, xem nhanh TKB các lớp học, giáo viên khác …

c. Cách 3:
Đây là cách làm tự động, rất hiệu quả để xử lý những trường hợp bị trống tiết. Ví dụ giáo
viên A dạy tiết 1, 5 và bị trống tiết 2, 3, 4. Bạn dùng chuột lôi tiết 4. Sau khi thả chuột
chươngtiết dạy của giáo viên A từ tiết 1 trình sẽ tự động dịch chuyển (giống như cách
làm thủ công ở cách 1) và hiển thị khung hội thoại Dịch chuyển tự động thông báo các
bước dịch chuyển và những thay đổi trên TKB của các giáo viên liên quan. Sau khi quan
sát nếu thấy các bước dịch chuyển này không làm đảo lộn TKB toàn trường và không làm
xấu TKB các giáo viên liên quan thì bạn kích chuột vào nút {Thực hiện}. Nếu không thì
kích chuột vào nút {Huỷ bỏ} để tìm giải pháp khác. Ví dụ:
tiết 3 tiết 3 hoặc tiết 5  tiết 2 hoặc tiết 1 + Lôi tiết dạy của giáo viên A từ tiết 5
tiết 3 … tiết 2 sau đó lôi tiếp từ tiết 2 + Lôi tiết dạy của giáo viên A từ tiết 1

Chú ý:
+ Bạn nên dùng cách 3 để xử lý các trường hợp bị trống tiết, nếu không được mới dùng
đến cách 1 và cách 2.
+ Trong khi chỉnh sửa làm đẹp TKB bạn tuyệt đối tránh sử dụng chức năng Soạn thảo
TKB tự động vì như vậy sẽ làm đảo lộn TKB .
+ Chỉ nên lôi-thả các tiết học (tiết dạy) trong 1 thứ, tránh lôi-thả các tiết học (tiết dạy)
giữa 2 thứ khác nhau vì sẽ dễ gây đảo lộn TKB.
+ Sau khi lôi-thả bạn phải quan sát các bước dịch chuyển trong hộp thoại Dịch chuyển tự
động . Nếu thấy có bước dịch chuyển từ thứ này sang thứ khác thì nên Huỷ bỏ và tìm
cách dịch chuyển khác.

7. In TKB
Nội dung:
In TKB ra giấy in.

Yêu cầu:
+ In TKB toàn trường theo lớp học
+ In TKB toàn trường theo giáo viên
+ In TKB cho từng tổ chuyên môn
+ In TKB cho từng lớp học
+ In TKB cho từng giáo viên
+ In bảng PCGD toàn trường
+ In bảng PCGD cho từng tổ chuyên môn

Hướng dẫn:
Trước khi in TKB bạn nên nhập trước các nhóm lớp học, nhóm giáo viên bằng Dữ liệu
Nhóm lớp học và Dữ liệu  Dữ liệu lớp học cách chọn Dữ liệu Nhóm giáo viêngiáo
viên

a. In TKB toàn trường theo lớp học

TKB toàn trường theo lớp học In TKB + Chọn File
+ Chon buổi học, cách hiển thị TKB, khổ giấy in
+ Chọn tất cả lớp học
Chương trình sẽ in TKB ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa TKB trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy

b. In TKB toàn trường theo giáo viên

TKB toàn trường theo giáo viên In TKB + Chọn File
+ Chon buổi dạy, cách hiển thị TKB, khổ giấy in
+ Chọn tất cả giáo viên
Chương trình sẽ in TKB ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa TKB trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy

c. In TKB cho từng tổ chuyên môn

TKB toàn trường theo giáo viên In TKB + Chọn File
+ Chon buổi dạy, cách hiển thị TKB, khổ giấy in
+ Chọn các giáo viên trong cùng tổ chuyên môn
Chương trình sẽ in TKB ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa TKB trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy

d. In TKB cho từng lớp học

TKB lớp học In TKB + Chọn File
+ Chọn lớp học cần in, cách hiển thị TKB, khổ giấy in
Chương trình sẽ in TKB ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa TKB trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy

e. In TKB cho từng giáo viên

TKB giáo viên In TKB + Chọn File
+ Chọn giáo viên cần in, cách hiển thị TKB, khổ giấy in
Chương trình sẽ in TKB ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa TKB trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy

f. In bảng PCGD toàn trường

In bảng PCGD+ Chọn File
+ Chọn tất cả giáo viên
Chương trình sẽ in bảng PCGD ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa bảng PCGD trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy

g. In bảng PCGD cho từng tổ chuyên môn

In bảng PCGD+ Chọn File
+ Chọn các giáo viên trong cùng tổ chuyên môn
Chương trình sẽ in bảng PCGD ra file MS Word+ Kích chuột vào nút {Thực hiện}
+ Chỉnh sửa bảng PCGD trên file MS Word (nếu cần) trước khi in ra giấy
+ In ra giấy