1.0 Pengenalan: Learning Outcomes

K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1

NOTA PELAJAR 1 - Determine filing administration requirements
HASIL PEMBELAJARAN (LEARNING OUTCOMES):
Upon completion of the course, students will be able to:
CLO 1 Explain the requirements needed for the office administration activities. (C3, PL01)
CLO 3 Follow good ethics throughout performing office administration duties and activities. (A2 PL03)
1.0 Pengenalan
Pengendalian fail adalah suatu kaedah pengurusan yang perlu dilakukan dengan
betul oleh setiap pegawai dan kakitangan di jabatan dan agensi kerajaan. Untuk
menyumbang ke arah mempertingkatkan kualiti pengurusan pentadbiran jabatan
dan agensi kerajaan tumpuan yang lebih padu terhadap seluruh proses
pendokumentasian, pengurusan maklumat, dokumen, rekod dan pengendalian fail
rasmi kerajaan hendaklah ditangani dengan lebih profesional.
Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara

memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal
pergerakan fail. Manakala penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail
yang boleh ditutup, penutupan dan pengasingan fail bagi tujuan pelupusan.
1.1 Definisi
a) Rekod
Maklumat dalam bentuk teks, data, imej atau suara yang disimpan sebagai
rujukan.
b) Pengurusan Rekod
Satu kaedah menyusun, menyimpan, mendapatkan semula, menyunting
(mengedit) dan melupuskan rekod.
c) Fail
Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang tertentu
(nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di dalamnya mudah dikesan.
d) Sistem Fail
Proses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan dan
mengindeks fail untuk tujuan pengesanan apabila diperlukan.
e) Fail Rasmi
Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung, disusun dengan teratur dan
didaftarkan. Fail ini diberi tajuk spesifik sepertimana yang telah ditetapkan
dalam Klasifikasi Fail.
1
f) Kertas Minit
Kertas atau format yang dilampirkan di sebelah kiri fail yang mencatatkan
butiran dan maklumat lampiran. Ia boleh digunakan sebagai indeks kepada
lampiran yang terkandung di dalam fail. Kertas minit juga digunakan untuk
memberi arahan atau maklumbalas ringkas ke atas lampiran yang
berkenaan.
g) Sampul Kecil
Kulit fail yang menepati format Am 435A – Pin. 1/82. Kulit fail yang
digunakan sebagai fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau
apabila lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke
atas fail yang sama.
h) Daftar Fail
Format yang disediakan bagi mendaftar Fail Rasmi.
i) Kad Keluar Fail / Kad Pergerakan Fail

Kad kawalan yang merekodkan pergerakan fail di registri.
j) Indeks
Alat atau kaedah silang rujuk bagi membolehkan sesuatu dokumen
dikenalpasti atau dicapai dengan pantas.
k) SDP / KIV / BF
Simpan Dalam Perhatian/“keep in view” (KIV) – Arahan yang dikeluarkan
oleh mana - mana pegawai kepada kakitangan registri untuk menyimpan
sementara sesebuah fail dan memajukan kembali fail tersebut kepadanya
pada tarikh yang ditetapkan, disebut juga sebagai “bring forward” (BF).
l) Fail-Fail "Housekeeping"
Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi untuk
melaksanakan dan melicinkan pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan
kepada lima kategori utama seperti yang berikut :
i. Pentadbiran Am
ii. Bangunan & Harta
iii. Peralatan & Bekalan
iv. Perkhidmatan
v. Kewangan
m) Fail-fail "Functional"
Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi didalam
melaksanakan fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai
2
contohnya fail-fail berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh
organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".
1.2 Tujuan Dan Kepentingan Pengurusan Rekod
1.2.1 Membolehkan maklumat dirujuk semula dengan mudah dan cepat

Penyimpanan rekod yang sistematik memudahkan maklumat dirujuk
dengan cepat.
1.2.2 Memastikan maklumat pejabat dapat disimpan dengan baik dan selamat.
Penyimpanan rekod dalam dalam kabinet fail berkunci adalah selamat.
1.2.3 Membolehkan organisasi membuat laporan dan keputusan.

Rekod yang disimpan memudahkankan organisasi menganalisis data dan
maklumat untuk menyediakan laporan. Cth. Laporan Tahunan /
Kewangan.
1.3 Konsep Sistem Fail
1.3.1 Sistem Fail adalah sebahagian dari pengurusan rekod yang melibatkan
urusan penyimpanan dan mengikut klasifikasi.
1.3.2 Fail merupakan nadi dalam pengurusan harian organisasi. Oleh itu, ia
perlu diurus dengan baik supaya mudah dicapai.
1.3.3 Satu kaedah yang saintifik dan sistematik untuk mengurus maklumat,
dokumen dan rekod-rekod sesebuah organisasi di dalam fail.
1.3.4 Meliputi proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan,
penyelenggaraan dan pengindeksan fail-fail yang ada untuk tujuan
pengesanan apabila diperlukan.
1.3.5 Bertujuan untuk memudahkan proses pengurusan apabila diperlukan
1.4 Matlamat Sistem Fail
Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa
yang ditetapkan dengan kos / perbelanjaan yang terendah.
Matlamat Sistem Fail

The Right File (Fail yang betul)
To The Right (Peminta yang tepat)
Person (Masa yang
At The Right Time ditetapkan)
2.0 JENIS KULIT FAIL
3
2.1 Terbuka
Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80)
KULIT FAIL TERBUKA

(AM 435 – Pin. 1/80)
2.2 Sampul kecil

Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)
SAMPUL KECIL
AM 435A - Pin. 1/82
2.3 Terhad
Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80) dengan cop TERHAD
4
KULIT FAIL TERHAD

(AM 435 - Pin. 1/80)
2.4 Sulit
Kulit fail berwarna hijau (Am 436)
KULIT FAIL SULIT

(AM 436)
5
2.5 Rahsia
Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah (Am 437)
KULIT FAIL RAHSIA

(AM 437)
3.6 Rahsia Besar
Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438)
6
KULIT FAIL RAHSIA BESAR
(AM 438)
3.0 PERALATAN PEMFAILAN
3.1 Jenis Peralatan
Nama Peralatan Gambar

1. Fail Kertas
2. Tali Hijau
7
3. Penebuk lubang
4. Pen Merah /
Pen Biru @ Hitam
5. Kertas Minit
8
6. Marker Hitam @
Biru / Merah
7. Cap Terima
8. Cap Masuk dan

Keluar
9
9. Pembaris
10. Tali putih
11. Gunting
10
4.0 CARTA ALIR

4.1 Carta Alir Pengurusan Fail
1. Mengumpul
Rekod
2. Pengisihan
KOD SIMBOL
Rekod
Proses
3. Memeriksa
Rekod Penyimpanan
Pilihan
4. Memfailkan
Rekod
Mula / akhir
5. Penyimpanan
Aktif
11
6. Penilaian TIDAK
7. Pembangunan Penyimpanan
Semula Tidak Aktif
Fail
YA
4.1.1. Penerangan Carta Alir Pengurusan Fail

Rujuk Arkib
Pelupusan
Kepada1. Mengumpul Rekod
Rekod Rekod dalam bentuk surat, dokumen dan sebagainya perlulah
dikumpulkanpada satgu tempat untuk tujuan pemfailan. Semua maklumat
yang hendak difailkan hendaklah mempunyai perkara berikut:
 Perlu ada tandatangan ringkas pegawai (Pegawai yang diberi kuasa
untuk tujuan tersebut).
 Dicap atau ditulis dengan perkataan “UNTUK DIFAILKAN”
 Sistem lain boleh digunakan seperti penggunaan warna tertentu atau
satu garis melintang di permukaan surat bagi tujuan memfail.
2. Penyisihan Rekod
Rekod yang telah dikumpulkan perlu diasingkan dan dikelaskan sebelum
difailkan mengikut sistem pemfailan yang telah ditetapkan oleh sesebuah
organisasi. Cth mengikut nama, tajuk, nombor dsbnya.
3. Memeriksa Rekod
Setelah rekod diasingkan pegawai hendaklah memeriksa rekod sekali lagi
mengikut prosedur berikut:
 Asingkan semua kelib kertas dan pengikat daripada rekod.
 Stepler semua surat atau dokumen berkaitan bersama-sama.
 Baiki sebarang rekod yang koyak dengan pita lutsinar.
 Lekatkan rekod yang kecil pada kertas bersais A4 untuk mengelakan
daripada tercicir.
4. Memfailkan Rekod
 Rekod hendaklah dimasukkan ke dalam fail yang betul. (Rujuk Tajuk
Fail, Nombor Rujukan dan sebarang maklumat yang boleh ditentukan.
 Rekod yang hendak difailkan hendaklah dicatatkan tarikh dokumen
diterima. (Rekod disusun dengan dokumen yang terkini berada di
bahagian atas di dalam fail berkenaan).
 Fail yang sedia ada perlu dikeluarkan dahulu dari tempat simpanan.
(Pencarian fail mengikut bantuan kad rujukan silang, buku atau kad
indeks).
12
5. Penyimpanan Aktif
 Fail-fail disimpan dalam pejabat atau di dalam bilik fail khas.
 Fail disimpan di dalam rak. Kabinet, unit fail gantung Rotari secara
menegak atau mendatar.
 Selepas digunakan, pastikan fail disimpan semula ditempatnya.
Biasanya akan diperiksa dari masa ke semasa untuk pastikan perjalanan
fail teratur atau tidak hilang semasa peredarannya.
6. Penilaian Semula Fail

 Fail yang tidak digunakan dalam masa tertentu, perlulah diasingkan
untuk memastikan atatusnya sama ada aktif ataupun tidak.
 Fail-fail akan dinailai dan ditentukan oleh pegawai berkenaan atau yang
bertanggungjawab.
7. Pelupusan Fail
 Fail-fail yang statusnya tidak aktif, hendaklah disimpan ke dalam arkib.
 Penyimpanan fail boleh dalam bentuk media yuang lain. Cth. Disket, pita,
CD
 Sekiranya fail-fail tersebut dinilai sudah diperlukan lagi, fail tersebut boleh
dilupus dengan cara membakar atau diricih.
5.0 KLASIFIKASI FAIL

Proses mengenalpasti dan mengumpulkan maklumat secara logikal ke dalam
kategori/kumpulan yang sama atau seakan-akan sama, di mana setiap satu
kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.
5.1 Keperluan Pembangunan Klasifikasi Fail

a) Mewujudkan keseragaman klasifikasi fail di pejabat awam
b) Pra-syarat pelaksanaan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik
c) Membolehkan pewujudan dan penawanan rekod secara sistematik bagi
memenuhi keperluan pengauditan, penyiasatan dan keakuran kepada
perundangan
d) Memudah dan mempercepatkan pengesanan rekod untuk meningkatkan
penyampaian perkhidmatan
e) Membantu dalam penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
5.2 Kaedah Klasifikasi Fail
5.2.1 Abjad (Alphabetic)

13
a) Setiap fail mengandungi surat-surat yang berkenaan dengan tajuk dan
disusun mengikut turutan abjad.
b) Huruf pertama bagi sesuatu nama merupakan satu panduan ringkas
kepada kedudukan fail fail-fail di dalam ruang kabinet.
c) Pengelasan fail mengikut abjad adalah mudah, tidak memerlukan
peralatan yang khusus. Hanya kabinet yang mempunyai laci, almari biasa
atau kabinet memfail melintang dengan kocek-kocek yang digunakan
untuk menyimpan fail-fail.
d) Fail-fail akan dikelaskan mengikut abjad bagi nama individu atau syarikat.
i. Menggunakan Nama Individu

Nama Failkan
Ahmad Albab Bin Junus Ahmad Albab Junus
Fatimah Salwa Bt Khalidi Fatimah Salwa Khalidi
Karam Singh Singh, Karam
Karam Singh Walia Singh, Karam Walia
Balakrishanan a/l Kuppusamy Kuppusamy, Balakrishnan
Lee Chin Boon Lee, Chin Boon
C.B. Lee Lee, C.B
ii. Menggunakan nama individu dengan gelaran (Diletakan dalam kurungan)
Nama Failkan
Dr. Ahmad Albab Bin Junus Ahmad Albab Junus, (Dr)
Datin Fatimah Salwa Bt Khalidi Fatimah Salwa Khalidi, (Datin)
Tan Seri Karam Singh Singh, Karam, (Tan Seri)
iii. Menggunakan Nama Syarikat

Nama Syarikat Failkan
Mahamad Trading Sdn. Bhd. Mahamad

14
Syarikat Gunasama Bhd. Gunasama
Mercu Gemilang Enterprise Mercu Gemilang
iv. Menggunakan Nama Syarikat Perkongsian

Ghazali Dan Anak-Anak Sdn. Bhd, Ghazali Dan Anak-Anak
Boon & Associates Boon & Associates
Chandran & Lee Enterprise Chandran & Lee
v. Menggunakan Nama Singkatan
BIMB Bank Islam Malaysia Berhad
UUM Universiti Utara Malaysia
MPSP Majlis Perbandaran Sungai Petani
5.2.2 Nombor (Numeric)
a) Fail-fail diatur mengikut nombor dan setiap dan setiap surat

dinomborkan mengikut nombor fail.
i. Nombor bersiri / turutan, contoh: 1, 2, 3, 4, 5, … 01, 02, 03,
04, 05, …….
Contoh penggunaan nombor bersiri:
 Pentadbiran - 1
 Harta & Bangunan - 2
 Aset - 3
 Kewangan - 4
 Sumber Manusia - 5
ii. Nombor blok, contoh: 100, 200, 300, 400, 500 ……….
Sistem ini disediakan berdasarkan kepada nombor seturut dan
direkabentuk khusus untuk satu-satu kumpulan rekod.
Contoh penggunaan nombor blok:
15
 Pentadbiran - 100
 Harta & Bangunan - 200
 Aset - 300
 Kewangan - 400
 Sumber Manusia - 500
iii. Block Numeric System, contoh : digunakan oleh Arkib Negara

Malaysia (ANM)
ANM 100 : Pentadbiran
ANM 200 : Tanah & Bangunan
ANM 300 : Aset (Bekalan & Kelengkapan)
ANM 400 : Kewangan
ANM 500 : Sumber Manusia
5.2.3 Perkara
a) Surat-surat dan dokumen boleh difailkan mengikut tajuk perkara dan
disusun mengikut urutan abjad.
b) Panduan utama bagi sistem ini ialah dengan memberi tajuk utama
kepada perkara yang berkaitan dengan urusniaga.
c) Contoh : Syarikat Mawar Sdn. Bhd mengiklankan produknya di dalam
surat khabar harian, surat khabar mingguan, radio, televisyen dan
majalah. Surat-surat yang berkaitan akan dikumpulkan di dalam iklan
suratkhabar harian, iklan surat khabar mingguan, iklan radio, iklan
televisyen dan iklan majalah. Tajuk utama yang sesuai diberikan ialan
“Pengiklanan”. Kemudian fail disusun mengikut abjad.
Contoh Indeks Mengikut Perkara

Indeks Perkara Tajuk Fail
Majalah
Pengiklanan
Radio
Surat Khabar Harian
Surat Khabar Mingguan
Televisyen
5.2.4 Kronologi
16
Merupakan sistem penyusunan dokumen-dokumen difail mengikut tarikh
dan turutan angka. Pemfailan kronologi tidak selalu digunakan sebagai
satu sistem.
5.2.5 Geografi
a) Surat-menyurat disusun mengikut negeri, bandar atau kawasan
urusniaga.
b) Dokumen-dokumen difail mengikut kawasan atau negeri, bandar
secara urutan abjad. Ini bermakna semua surat-surat dari sesebuah
negeri, bandar atau kawasan dikumpulkan di dalam sebuah fail
berasingan bagi tiap-tiap kawasan.
c) Penggunaan sistem ini biasanya bagi perniagaan pengangkutan,
import eksport, jabatan perancangan, jabatan pemasaran.
d) Contoh ikut negeri:
i. Perlis
ii. Kedah
iii. Pulau Pinang
e) Contoh ikut bandar:

i. Alor Setar
ii. Bentong
iii. Kangar
iv. Ipoh
Contoh Indeks Mengikut Geografi

Negeri Daerah
Johor Johor Bahru
Pasir Gudang
Kelantan Kota Bharu
Tumpat
Perak Gerik
Ipoh
6.0 PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSI KERAJAAN
17
6.1 Skop klasifikasi fail yang digunapakai oleh agensi kerajaan
Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua rekod-rekod
dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu rekod-rekod "Housekeeping"
dan rekod-rekod "Functional".
6.1.1 Fail-fail "Housekeeping"

Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut diberikan:
Kod
Tajuk Besar
(nombor)
Pentadbiran Am 100
Bangunan & Harta 200
Peralatan & Bekalan 300
Kewangan 400
Perkhidmatan & Personel 500
6.1.2 Fail-fail “Functional”

a) Dilaksanakan mengikut fungsi jabatan atau mengikut fungsi unit.
Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh
Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada
kaitan dengan aktiviti mereka
b) Bagaimana membangunkan klasifikasi fungsi :
i. Menganalisa fungsi dan aktiviti organisasi
Berdasarkan kepada profil sesebuah organisasi:
• Carta organisasi
• Misi
• Visi
• Fungsi
• Objektif
ii. Membina tesaurus

Tesaurus ialah himpunan istilah yang sama atau seakan-akan
sama. Buku yang mengandungi senarai kata seerti dan kata yang
berkaitan maknanya yang disusun mengikut sistem atau olahan
tertentu. (Kamus Dewan Edisi Empat)
18
iii. Pengkodan
Satu aktiviti memberi ganti nama kepada istilah/ fungsi dalam
tesaurus dengan menggunakan sistem Block Numeric. Tujuan
untuk memudahkan kita mengingati istilah / fungsi di setiap
peringkat hirarki tesaurus.
Nombor yang di blok bagi Peringkat 2 hingga 4, adalah bermula

dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity.
Tanda sengkang (-) digunakan untuk memisahkan nombor di
Peringkat 1 dengan Peringkat 2. Tanda serong (/) digunakan
memisah nombor di Peringkat 2 dengan Peringkat 3, Peringkat 3
dengan 4. Contoh: 600-1/1/1, 600-1/1/2.
6.1.3 Susunan Hierarki Klasifikasi Fail

a) Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang telah dikenalpasti
hendaklah dikelompokkan dan disusun mengikut hierarki. Hierarki
yang dibangunkan hendaklah tidak melebihi 4 peringkat (level).
Ketetapan 4 peringkat ini penting bagi memudahkan klasifikasi ini
digunapakai di dalam kedua-dua persekitaran konvensional dan
elektronik.
b) Fungsi merujuk kepada tanggungjawab utama/khusus yang
dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai objektif
penubuhannya.
c) Aktiviti pula merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan oleh

sesebuah pejabat awam dalam mencapai fungsi khusus
penubuhannya.
d) Manakala, sub-aktiviti adalah kegiatan-kegiatan khusus yang

dilaksanakan di bawah aktiviti.
e) Transaksi pula merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah
sesuatu sub-aktiviti. Ia merupakan peringkat keempat dalam Klasifikasi
Fail dan mengandungi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan
tajuk fail tersebut.
6.2 Pemberian Kod
Setiap fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang disusun dalam hierarki
klasifikasi yang telah diluluskan perlu diberi kod. Sebagai contoh Arkib Negara
Malaysia (ANM) menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi semua rekod
19
Urusan Am bermula dari 100 sehingga 500 untuk diguna pakai oleh semua
pejabat awam. Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan bagi rekod
Urusan Fungsian (core business) sesebuah pejabat awam.
6.2.1 Rekod Urusan Am (untuk semua pejabat awam)

100 Pengurusan Pentadbiran
200 Pengurusan Tanah, Bangunan dan Infrastruktur
300 Pengurusan Aset
400 Pengurusan Kewangan
500 Pengurusan Sumber Manusia
6.2.2 Rekod Urusan Fungsian

a) Contoh 1: Arkib Negara Malaysia
600 Pengurusan Rekod
700 Pentadbiran Arkib
800 Arkib Memorial
b) Contoh 2: Jabatan Agama Islam Selangor

600 Hal Ehwal Islam
700 Pengurusan Sekolah Agama
800 Penguatkuasaan
c) Contoh 3: Majlis Peperiksaan Malaysia

600 Pengurusan Peperiksaan
d) Contoh 4: Lembaga Kemajuan Terengganu Tengah

600 Pembangunan Wilayah
700 Penguatkuasaan
6.2.3 Penyelarasan penggunaan tanda pemisah

Tanda yang diguna pakai untuk memisahkan fungsi, aktiviti, sub-aktiviti
dan transaksi hendaklah diselaraskan seperti berikut:
a) Tanda sengkang (-) hendaklah digunakan untuk memisahkan fungsi
dan aktiviti.
b) Tanda serong (/) hendaklah digunakan untuk memisahkan aktiviti, sub-
aktiviti dan transaksi.
20
6.2.3 Singkatan Nama Pejabat Awam

a) Setiap kod klasifikasi fail yang telah dibangunkan perlu bermula
dengan singkatan nama pejabat awam seperti berikut:
UPM - Universiti Pertanian Malaysia
MAMPU - Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia
b) Pejabat awam perlu menggunakan singkatan nama yang telah
dipersetujui bersama dengan Arkib Negara Malaysia dalam
menyediakan skema klasifikasi fail bagi mengelakkan kekeliruan akibat
pertindihan penggunaan singkatan nama yang sama dengan pejabat
awam yang lain.
c) ANM akan mewujudkan daftar induk singkatan nama pejabat awam
bagi tujuan pengawalan.
6.3 Penyediaan Manual Klasifikasi Fail

6.3.1 Setelah klasifikasi fail selesai dibangunkan, pejabat awam hendaklah
menyediakan manual yang menerangkan:
a) Kaedah penggunaan klasifikasi fail.
b) Kod klasifikasi
c) Kaedah pembukaan, penamaan dan penutupan fail
d) Lain-lain perkara mengenai klasifikasi fail dan pengendalian fail yang
e) Perlu diketahui oleh kakitangan pejabat awam berkenaan
6.3.2 Manual Klasifikasi Fail ini perlu dikemaskini oleh pejabat awam dari masa
ke masa sekiranya terdapat perubahan atau pertambahan fungsi.
7.0 PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL

Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara, memasukkan
kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal pergerakan fail. Manakala
penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail yang boleh ditutup, penutupan dan
pengasingan fail bagi tujuan pelupusan.
21
7.1 Pembukaan Fail
7.1.1 Fail dibuka apabila:

a) Fail yang diperlukan belum ada;
b) Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu;
c) Fail asal tidak dapat dikesan;
d) Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit baharu;
e) Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan
f) Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi
yang baharu.
7.1.2 Surat dan dokumen yang diwujudkan atau diterima hendaklah

dikandungkan dengan segera ke dalam fail yang betul supaya ianya
mudah dikawal, dikesan dan diambil tindakan.
7.1.3 Sebelum fail baharu dibuka, semak rujukan tuan atau baca isi kandungan
surat atau semak klasifikasi fail. Sekiranya fail berkenaan telah ada,
kandungkan surat atau dokumen tersebut ke dalamnya. Sekiranya fail
berkenaan belum ada, fail baharu hendaklah dibuka.
7.1.3.1 Pembukaan Fail Baharu
a. Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baharu
dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara-perkara berikut:
i. Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail
yang sama;
ii. Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor
rujukan fail yang berlainan; dan
iii. Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor
rujukan fail yang sama.
b. Bagi mengelakkan perkara i, ii dan iii di atas berlaku, langkah-

langkah berikut hendaklah diambil:
i. Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara
utama dalam surat;
ii. Semak Klasifikasi Fail bagi menentukan tajuk fail dan nombor
rujukan fail; dan
iii. Buka kulit fail baharu menggunakan jenis kulit fail yang
sesuai, catatkan tajuk fail dan nombor rujukan fail selaras
dengan (ii) di atas;
iv. Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5 sm dari
penjuru kiri dan atas.
v. Masukkan tali hijau dan kertas minit.
vi. Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail.
22
7.2 Mencatatkan Butiran Pada Kulit Fail
7.2.1 Tajuk Fail Dan Nombor Rujukan Fail

Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan pada kulit fail
dengan jelas menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru seperti
gambarajah di bawah.
Contoh Kulit Fail
(Am 435-Pin. 1/80)
ANM.600-23/2/
ANM.600-23/2/1
23
Kertas-kertas Yang Berhubung
…………………………………….………………………………
…………………………………….………………………………. Didaftarkan di bawah perkara

…………………………………………..
…………………………………….……………………………….
…………………………………………..
…………………………………….……………………………….
…………………………………………..
…………………………………….……………………………….
…………………………………………..
………………………………………
PERKARA
KURSUS PENGURUSAN REKOD
Tarikh Kandungan Tarikh Kandungan
Pertama…………………………. Akhir…………………………….
Dihantar Tarikh Dihantar Tarikh Dihantar

Tarikh
kepada dihantar kepada dihantar kepada
dihantar
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN SETERUSNYA HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM KULIT
FAIL BAHARU
24
7.2.2 Kertas-Kertas yang Berhubung
Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait dengan fail ini
umpamanya fail dasar, mesyuarat, jawatankuasa, undang-undang, peraturan
dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang. Di samping itu sekiranya ada
rombakan kepada skima klasifikasi fail catatkan nombor rujukan fail lama di
kulit fail baharu dan nombor rujukan fail baharu di kulit fail lama.
7.2.3 Didaftarkan di bawah perkara

Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baharu dibuka di ruang
ini selaras dengan sistem klasifikasi fail
7.2.4 Tarikh Kandungan Pertama

Catatkan tarikh dokumen kandungan pertama di ruang ini. Tarikh kandungan
adalah tarikh surat atau dokumen dan bukan tarikh penerimaan atau pun
tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini.
7.2.5 Tarikh Kandungan Akhir

Tarikh dokumen kandungan terakhir dicatat di ruang ini apabila fail ditutup.
Tarikh kandungan terakhir adalah tarikh dokumen atau surat dan bukan tarikh
penerimaan atau pun tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini.
7.2.6 Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar

Butiran ini adalah perihal pergerakan fail. Catatkan dengan jelas singkatan
nama jawatan pegawai yang menggunakan fail ini untuk mengambil tindakan
dan tarikh fail itu dihantar kepada beliau. Butiran yang sama perlu juga
dicatatkan pada Kad Pergerakan Fail (Registri 1) seperti di rajah di bawah .
7.3
25
Memfail Atau Mendaftarkan Dokumen Ke Dalam Fail
7.3.1 Dokumen yang hendak difailkan perlu :

a) Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
b) Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
c) Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujuk contoh di bawah);
d) Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green
tag); dan
e) Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor
kandungan fail. Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-
dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.
 Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen
berdakwat merah, manakala
 Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru
atau hitam.
f) Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit (Rujuk perkara
6.4.1 dan 6.4.2)
Contoh Memfailkan Surat/Dokumen ke dalam Fail
Lubang yang
ditebuk di
penjuru atas
Kertas Minit sebelah kiri
kulit fail Surat/Dokumen
contoh sahaja
3
Kertas Minit No. Helaian No. O
Ruj. Kami:ANM600-23/2/1
Tarikh: 30 May 2011
Ketua Pengarah
Jabatan Inovatif Malaysia
50568 KUALA LUMPUR
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Sekia
“BER
peri
26
.
No kandungan
surat/dokumen
Kulit Fail
7.4 Penyediaan Kertas Minit

7.4.1 Merekodkan surat masuk dan surat keluar
Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam kertas minit
bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen seperti berikut :
7.4.1.1 Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan

 Surat daripada (Surat drp....)
 bertarikh (bth.....)
 difailkan pada (d/f pd.....)
 Ditulis menggunakan pen dakwat merah sebagaimana berikut
:
Surat drp __________ bth ____________d/f pd
_____________
7.4.1.2 Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan
 Surat kepada (Surat kpd....)
 bertarikh (bth.......)
 difailkan pada (d/f pd.....)
 Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitam sebagaimana
berikut :
Surat kpd __________ bth ____________d/f pd

_____________
 Format di atas boleh ditulis tangan atau menggunakan cap

getah.
Contoh Kertas Minit
7.4.2 Penulisan Minit Tindakan
7.4.2.1 Kebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen

masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas
Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat
arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan
dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam
sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain.
7.4.2.2 Penulis minit perlu:
a) Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;
b) Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang
diminitkan;
c) Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas. Minit
tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau ditaip.
Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta
mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh;
dan
d) Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat /dokumen
masuk atau keluar.
7.4.3 Minit Bebas

Sekiranya arahan, keputusan atau maklumbalas ini perlu diperincikan
dan melebihi separuh kertas minit ianya hendaklah ditaip di kertas
lain sebagai Minit Bebas. Minit Bebas ini hendaklah didaftarkan dan
difailkan sebagai kandungan berikutnya di dalam fail tersebut.
CARTA ALIRAN PEMBUKAAN FAIL
Mula
Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi
Rujuk dengan pegawai pengelas jika fail

terperingkat
Buka kulit fail baharu:

1. Tebuk Lubang pada kulit fail dan kertas minit
2. Tulis tajuk fail dan nombor rujukan fail
3. Masukkan tali hijau dan kertas minit
Masukkan kandungan, catat nombor kandungan dan

minitkan lampiran pada kertas minit
Daftarkan fail baharu dalam Buku Daftar Fail dan

sediakan
Indeks
Tamat
7.5 Penyimpanan
Berdasarkan kepada Arahan Keselamatan, Fail Terbuka dan Fail
Terperingkat hendaklah disimpan di lokasi berasingan. Hanya pegawai
yang dibenarkan sahaja berada di Bilik Fail (pegawai yang ditetapkan dan
melepasi tapisan keselamatan).
7.5.1 Bagi fail terbuka, ianya perlu disimpan di dalam Rak Fail Bergerak di
dalam sebuah bilik yang dikhaskan.
Gambar Contoh Rak Fail Bergerak
7.5.2 Kaedah penyimpanan fail terperingkat pula adalah seperti berikut :
BIL. PERINGKAT TEMPAT PENYIMPANAN
1 Rahsia Besar Bilik Kebal / Peti Besi yang dipasang

kunci tatakira / nombor kombinasi.
(Dokumen dalam tindakan disimpan di
dalam kabinet keluli berpalang)
2 Rahsia Seperti Rahsia Besar atau kabinet keluli /

almari keluli berpalang.
3 Sulit / Terhad Kabinet keluli / almari keluli

Gambar Contoh Alamri Keluli Berpalang
8.0 KAD PERGERAKAN FAIL
8.1 Kad pergerakan fail yang digunakan untuk mengawal pergerakan fail
hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan
lampiran menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.
8.2 Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini
hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan fail.
8.3 Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula
ke dalam fail.
Gambar Butiran Kad Pergerakan Fail
9.0 Kulit fail rosak
Kulit fail rosak perlu diperbaiki atau diganti dengan kulit fail baharu. Sekiranya
terdapat catatan penting di atas kulit fail yang rosak, kulit hadapan fail
berkenaan hendaklah dipotong dan dimasukkan ke dalam kulit fail yang
baharu dibuka. Sekiranya tidak ada apa-apa catatan penting kulit fail yang
rosak itu boleh dimusnahkan.
10.0 PENUTUPAN FAIL
Penutupan fail perlu dibuat apabila :
10.1 Mencapai ketebalan 4sm ; atau

10.2 Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
 Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria penutupan fail seperti

berikut:
10.3 Apabila fail tidak dapat dikesan atau hilang ditemui kembali;
10.4 Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi
dikehendaki untuk pentadbiran harian;
10.5 Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil
ke atas fail tersebut;
10.6 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
 Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria penutupan fail seperti
berikut:
10.7 Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada system baharu;
10.8 Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi;
 Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria penutupan fail seperti berikut:
CARTA ALIRAN PENUTUPAN FAIL
Mula
Pastikan fail memenuhi kriteria penutupan fail
Cap atau tuliskan DITUTUP PADA.........(sila lihat

contoh di perenggan 3, kaedah penutupan fail)
Fail yang ditutup diikat bersama fail baharu

selama 3 bulan atau untuk tempoh tertentu
Fail yang ditutup dan tidak digunakan lagi

diasingkan daripada fail Jilid baharu
Tamat
SOALAN
1. Senaraikan 5 jenis klasifikasi fail.
a) _____________________________________
b) _____________________________________
c) _____________________________________
d) _____________________________________
e) _____________________________________
[ skor : 6 ]
2. Nyatakan 3 sebab fail perlu di tutup.

a) __________________________________________________
__________________________________________________
b) __________________________________________________
__________________________________________________
c) __________________________________________________
__________________________________________________
[ skor : 6 ]
SENARAI RUJUKAN
1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and

Distributors.
2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan.
Dewan Bahasa dan Pustaka.

1.0 Pengenalan: Learning Outcomes

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

1.0 Pengenalan: Learning Outcomes

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

K2 - FILING ADMINISTRATION

DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1

Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara

i) Kad Keluar Fail / Kad Pergerakan Fail

1.2 Tujuan Dan Kepentingan Pengurusan Rekod

1.2.1 Membolehkan maklumat dirujuk semula dengan mudah dan cepat

1.2.3 Membolehkan organisasi membuat laporan dan keputusan.

1.3 Konsep Sistem Fail

1.4 Matlamat Sistem Fail

Matlamat Sistem Fail

2.0 JENIS KULIT FAIL

KULIT FAIL TERBUKA

2.2 Sampul kecil

KULIT FAIL TERHAD

KULIT FAIL SULIT

KULIT FAIL RAHSIA

3.6 Rahsia Besar

Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438)

3.0 PERALATAN PEMFAILAN

3.1 Jenis Peralatan

Nama Peralatan Gambar

8. Cap Masuk dan

10. Tali putih

4.0 CARTA ALIR

4.1.1. Penerangan Carta Alir Pengurusan Fail

6. Penilaian Semula Fail

5.0 KLASIFIKASI FAIL

5.1 Keperluan Pembangunan Klasifikasi Fail

5.2 Kaedah Klasifikasi Fail

5.2.1 Abjad (Alphabetic)

i. Menggunakan Nama Individu

Ahmad Albab Bin Junus Ahmad Albab Junus

Fatimah Salwa Bt Khalidi Fatimah Salwa Khalidi

Karam Singh Singh, Karam

Karam Singh Walia Singh, Karam Walia

Balakrishanan a/l Kuppusamy Kuppusamy, Balakrishnan

Lee Chin Boon Lee, Chin Boon

C.B. Lee Lee, C.B

ii. Menggunakan nama individu dengan gelaran (Diletakan dalam kurungan)

Dr. Ahmad Albab Bin Junus Ahmad Albab Junus, (Dr)

Datin Fatimah Salwa Bt Khalidi Fatimah Salwa Khalidi, (Datin)

Tan Seri Karam Singh Singh, Karam, (Tan Seri)

iii. Menggunakan Nama Syarikat

Mahamad Trading Sdn. Bhd. Mahamad

Mercu Gemilang Enterprise Mercu Gemilang

iv. Menggunakan Nama Syarikat Perkongsian

Ghazali Dan Anak-Anak Sdn. Bhd, Ghazali Dan Anak-Anak

Boon & Associates Boon & Associates

Chandran & Lee Enterprise Chandran & Lee

v. Menggunakan Nama Singkatan

Nama Syarikat Failkan

BIMB Bank Islam Malaysia Berhad

UUM Universiti Utara Malaysia

MPSP Majlis Perbandaran Sungai Petani

5.2.2 Nombor (Numeric)

a) Fail-fail diatur mengikut nombor dan setiap dan setiap surat

iii. Block Numeric System, contoh : digunakan oleh Arkib Negara

Contoh Indeks Mengikut Perkara

Surat Khabar Harian

Surat Khabar Mingguan

e) Contoh ikut bandar:

Contoh Indeks Mengikut Geografi

Johor Johor Bahru

Surat kpd bth __d/f pd