CHƯƠNG 5

SỔ KẾ TOÁN

1
 MỤC TIÊU

- Phân biệt được các loại sổ sử dụng trong công tác kế toán.
- Thiết kế được các loại sổ kế toán cơ bản đáp ứng yêu cầu xử
lý thông tin kế toán.
-Phân tích được mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán trong
quá trình xử lý thông tin kế toán.
-Vận dụng được các loại sổ kế toán để xử lý các nghiệp vụ
phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.

2
 CĂN CỨ GHI SỔ KẾ TOÁN
- Tổ chức thu thập thông tin ban đầu:

+ xác định các loại chứng từ kế toán được sử dụng

+ quy định về lập và luân chuyển chứng từ để theo dõi sự phát
sinh và biến động của các đối tượng kế toán.

- Nghiệp vụ kinh tế được minh chứng bằng một bộ các chứng từ đầy
đủ nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc hình thành nghiệp vụ kinh tế
đồng thời để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự
hoàn thành.

- “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ
kế toán.” (Điều 3 - Luật kế toán, 2015)
3
 Chứng từ kế toán
Tên, số hiệu

Ngày, tháng, năm

YẾU TỐ
CỦA Tên, địa chỉ các đơn vị, cá nhân lập
CHỨNG Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận
TỪ
KẾ Nội dung của NVKT, tài chính phát sinh
TOÁN
Số lượng, đơn giá, số tiền của NVKT

Chữ ký, họ tên người lập, duyệt và có liên quan

5
 CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ
Điều 17, Luật kế toán (2015):
- Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các yếu
tố chủ yếu của chứng từ như đã trình bày ở phần trên, được thể hiện
dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong
quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật
mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
- Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu,
thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý,
kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao
chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
- Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên
bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị
phù hợp để sử dụng.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện
tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
6
 KHÁI NIÊM SỔ KẾ TOÁN

- Sổ kế toán chính là phương tiện hệ thống hóa thông tin kế toán trên
cơ sở chứng từ để phản ánh tình hình đối tượng kế toán trong kì,
cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý ở mức độ nhất định.

- Về hình thức, sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.

- Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm
lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán
trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang;
đóng dấu giáp lai.

7
 KHÁI NIÊM SỔ KẾ TOÁN
- Về nội dung, sổ kế toán phải có các yếu tố sau đây:
+ Ngày, tháng, năm ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm
căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các
tài khoản kế toán;
+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
- Sổ kế toán được lập dưới dạng phương tiện điện tử phải tuân theo
quy định ở trên về hình thức và nội dung, ngoại trừ việc đóng dấu
giáp lai.

8
 VAI TRÒ SỔ KẾ TOÁN

- Thông tin từ chứng từ (dữ liệu ban đầu) sẽ được hệ thống hóa thành
các chỉ tiêu theo yêu cầu của người quản lý.

- Định kỳ, từ số liệu được xử lý trên hệ thống các sổ, kế toán mới có
cơ sở để tổng hợp, lập ra các báo cáo kế toán. Như vậy, sổ kế toán là
bước trung gian giữa chứng từ và báo cáo kế toán.

9
 CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN

- Phân loại sổ kế toán theo trình tự hệ thống thông tin: các
sổ Nhật ký

- Phân loại sổ kế toán theo đối tượng: Sổ Cái & Sổ chi tiết

10
SỔ NHẬT KÝ
- Sổ Nhật ký là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo
trình tự thời gian và quan hệ đối ứng kế toán của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
- Đặc điểm:
+ các nghiệp vụ được ghi theo trình tự thời gian phát sinh, giúp
quản lý chặt chẽ các chứng từ kế toán sử dụng tại đơn vị trong kỳ.
+ tạo thuận lợi cho việc tra cứu các chứng từ trong công tác
kiểm tra đối chiếu số liệu khi có yêu cầu.
+ chưa hệ thống hóa được thông tin kế toán theo từng loại đối
tượng kế toán.

11
 SỔ NHẬT KÝ
- Kết cấu đơn giản, bao gồm các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ
ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Bao gồm sổ Nhật ký chung & các sổ Nhật ký đặc biệt (hình thức sổ
kế toán Nhật ký chung).

12
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
- Sổ Nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản
(định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật
ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.

13
 SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT

- Sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung dùng để ghi
riêng các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến một đối tượng có phát sinh
nhiều và có vai trò quan trọng trong hoạt động của đơn vị nhằm theo
dõi tập trung và cung cấp thông tin kịp thời về đối tượng đó cho
quản lí.
- Sổ Nhật ký thu tiền
- Sổ Nhật ký chi tiền
- Sổ Nhật ký mua hàng
- Sổ Nhật ký bán hàng

14
 SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
- Sổ Nhật ký thu tiền: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ
thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua
ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi
thu tiền (chi tiết theo ngân hàng).

15
 SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
- Sổ Nhật ký chi tiền: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ
chi tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi qua
ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi
chi tiền (chi tiết theo ngân hàng).

16
 SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
- Sổ Nhật ký mua hàng: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp
vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị như: nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ hay hàng hóa thanh toán theo hình thức trả tiền sau (mua
chịu) hoặc trừ vào số tiền đơn vị đã ứng trước cho người bán.

17
 SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
- Sổ Nhật ký bán hàng: là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp
vụ bán hàng của doanh nghiệp như: bán hàng hóa, bán thành phẩm hay bán
dịch vụ thanh toán theo hình thức thu tiền sau (bán chịu) hoặc trừ vào số
tiền khách đã ứng trước cho đơn vị.

18
 SỔ CÁI
- Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp, ghi theo đối tượng, dùng để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kì và trong niên độ kế toán theo các
tài khoản tổng hợp được quy định trong chế độ kế toán.

19
SỔ CHI TIẾT
- Sổ chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên
quan đến các đối tượng kế toán cần phải được theo dõi chi tiết theo
yêu cầu của quản lý.
- Số liệu trên sổ chi tiết cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu
quản lí chi tiết theo từng loại cụ thể đối với đối tượng kế toán tổng
hợp được phản ánh trên Sổ Cái.
- Sổ chi tiết được mở cho các tài khoản chi tiết hoặc các chỉ tiêu
phục vụ cho quản lý, căn cứ ghi sổ là từ chứng từ gốc.
- Sổ chi tiết phản ánh các đối tượng kế toán bằng các loại thước đo
thích hợp (thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo thời gian
lao động).

20
 SỔ CHI TIẾT
- Kết cấu các sổ chi tiết tùy thuộc vào đặc điểm của đối tượng kế
toán được phản ánh trên sổ và yêu cầu về thông tin cho quản lí sẽ
được thiết kế phù hợp.
- Sổ chi tiết rất đa dạng, có thể bao gồm: Sổ chi tiết nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa), Sổ chi tiết thanh toán với
người mua (người bán), sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết tiền gửi
ngân hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh
doanh.v.v..
- Mỗi đơn vị tùy thuộc vào đặc điểm đối tượng kế toán và yêu cầu
quản lý để mở các sổ chi tiết phù hợp.

21
SỔ CHI TIẾT

22
SỔ CHI TIẾT

23
 MỐI QUAN HỆ GIỮA SỔ CÁI & SỔ CHI TIẾT

- Số liệu trên các sổ chi tiết có tác dụng bổ trợ, giải thích làm rõ số
liệu trên Sổ Cái.

- Về quá trình ghi sổ, việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào
Sổ Cái và sổ chi tiết được tiến hành đồng thời.

- Về số liệu, số liệu trên Sổ Cái và số liệu trên Sổ chi tiết có quan hệ
đối chiếu cân bằng nhau.

24
 MỐI QUAN HỆ GIỮA SỔ CÁI & SỔ CHI TIẾT
- Định kì, kế toán phải từ các Sổ chi tiết của một đối tượng tổng hợp để lập
Bảng tổng hợp chi tiết của đối tượng đó và số liệu tổng cộng trên Bảng
tổng hợp chi tiết này sẽ được đối chiếu bằng nhau với số liệu trên Sổ Cái
tương ứng của nó.

25
 Ghi sổ kế toán
Chứng từ kế toán

Sổ ghi theo trình tự thời gian Sổ kế toán chi tiết

Sổ ghi theo đối tượng Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối TK

Báo cáo kế toán

Ghi sổ kế toán (hình thức Nhật ký chung)

27
Ghi sổ kế toán (hình thức kế toán trên máy tính)

28
Ghi sổ Nhật ký chung
- Bước 1: Ghi ngày tháng ghi sổ vào cột A.
- Bước 2: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm căn
cứ ghi sổ vào cột B và C.
- Bước 3: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên
chứng từ vào cột D.
- Bước 4: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung vào cột G. Số thứ tự
dòng sẽ được đánh lại từ đầu ở mỗi trang sổ.
- Bước 5: Ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ vào cột H và số tiền phát sinh ghi
Nợ vào cột 1 theo định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh.
- Bước 6: Ghi số hiệu tài khoản ghi Có vào cột H và số tiền phát sinh ghi
Có vào cột 2 theo định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh. Trong đó
cần lưu ý: Mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
- Bước 7: Định kì, kế toán sẽ đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký
chung đã được ghi vào Sổ Cái vào cột E.
29
Ghi sổ Nhật ký chung
GHI SỔ CÁI
- Bước 1: Ghi ngày tháng ghi sổ vào cột A.
- Bước 2: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm căn
cứ ghi sổ vào cột B và C.
- Bước 3: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên
chứng từ vào cột D.
- Bước 4: Ghi số trang của Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này vào cột E.
- Bước 5: Ghi số dòng của Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này vào cột G
- Bước 6: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh
phản ánh trên Sổ Cái (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau) vào
cột H.
- Bước 7: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột 1 hoặc cột 2.

31
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2
SỔ CÁI
Năm N (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ Số ngày Trang STT ứng Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)

Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111

Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/11/2
0X1
 SỔNHẬT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm
Năm N
20X1 (đvt: 1.000đ)
(ĐVT: 1.000đ)
Ngày,
Ngày, Chứng từ
Chứng từ Diễn giải
Diễn giải Đã STT Số hiệu
STT Số hiệu Số phát
Số phát sinh
sinh
tháng
tháng ghi dòng
ghi dòng TK
TK
ghi sổ Số
Số ngày
ngày sổ đốiđối
ứng Nợ Có
có
ghi sổ sổ
cái
cái ứng
Số
……… trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2
1/3/N PT011 1/11/ Rút
Séc, 1/3/N TGNHnhập
Rút TGNH nhậpquỹ tiềntiền
quỹ mặt X 1
13 111
111 50.000
3.000
0X1 PT.. 20X1 mặt X 2
14 112
112 50.000
3.000
Trang 6
Trang 2
SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng 3.000
1/11/20 PT011
X1
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2
SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ Số ngày Trang STT ứng Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/3/N PT… 1/11/2
0X1
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2
SỔ
SỔCÁI
CÁI
Năm
Năm20X1
N (đvt: 1.000đ)
(đvt: 1.000đ)
Tên
Têntài
tàikhoản:
khoản:Tiền
Tiềnmặt
mặt Số
Sốhiệu:
hiệu:111
111
Ngày, Chứng
Chứng từ
từ Diễn
Diễngiải
giải Nhật
Nhậtký
ký
Số
Sốhiệu
hiệu SốSốphát
phátsinh
sinh
tháng chungTK
chungTKđốiđối
ghi sổ Số ngày
ngày Trang
Trang STT
STT ứng
ứng Nợ
Nợ cócó
sổ
sổ dòng
dòng
Số
Số dư
dư đầu
đầu tháng
tháng 3.000
1/3/N PT… 1/11/2 Rút
1/3/N Rút TGNH
TGNH nhập
nhập quỹ
quỹ
0X1 tiền
tiền mặt
mặt
 SỔNHẬT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm
Năm N
20X1 (đvt: 1.000đ)
(ĐVT: 1.000đ)
Ngày,
Ngày, Chứng từ
Chứng từ Diễn giải
Diễn giải Đã STT Số hiệu
STT Số hiệu Số phát
Số phát sinh
sinh
tháng
tháng ghi dòng
ghi dòng TK
TK
ghi sổ Số
Số ngày
ngày sổ đốiđối
ứng Nợ Có
có
ghi sổ sổ
cái
cái ứng
Số
……… trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2
1/3/N PT011 1/11/ Rút
Séc, 1/3/N TGNHnhập
Rút TGNH nhậpquỹ tiềntiền
quỹ mặt X 1
13 111
111 50.000
3.000
0X1 PT.. 20X1 mặt X 2
14 112
112 50.000
3.000
Trang 6
Trang 2

SỔ
SỔCÁI
CÁI
Năm
Năm20X1
N (đvt: 1.000đ)
(đvt: 1.000đ)
Tên
Têntài
tàikhoản:
khoản:Tiền
Tiềnmặt
mặt Số
Sốhiệu:
hiệu:111
111
Ngày, Chứng
Chứng từ
từ Diễn
Diễngiải
giải Nhật
Nhậtký
ký
Số
Sốhiệu
hiệu SốSốphát
phátsinh
sinh
tháng chungTK
chungTKđốiđối
ghi sổ Số ngày
ngày Trang
Trang STT
STT ứng
ứng Nợ
Nợ cócó
sổ
sổ dòng
dòng
Số
Số dư
dư đầu
đầu tháng
tháng 3.000
1/3/N PT… 1/11/2 Rút
1/3/N Rút TGNH
TGNH nhập
nhập quỹ
quỹ 62
0X1 tiền
tiền mặt
mặt
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ Số ngày Trang STT ứng Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/3/N PT… 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ 2 1
0X1 tiền mặt
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ Số ngày Trang STT ứng Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/3/N PT… 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ 2 1 112
0X1 tiền mặt
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh
tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng xxx
1/11/2 PT011 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ tiền 2 1 112 50.000
0X1 0X1 mặt
 GHI SỔ CÁI
SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ Số ngày Trang STT ứng Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng xxx
1/11/2 GBN 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ 2 2 111 50.000
0X1 0X1 tiền mặt

Cộng số phát sinh tháng

- Số dư cuối tháng xxx
- Cộng luỹ kế từ đầu quý

41
 GHI SỔ CHI TIẾT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Quý 1_Năm 20X1
Đơn vị tính: triệu đồng
Chứng từ
Số phát sinh
Ngày, tháng
Diễn giải Đã ghi STT Số hiệu
ghi sổ Ngày,
Số hiệu Sổ Cái dòng TK Nợ Có
tháng
đối ứng
A B C D E G H 1 2
2/1/20X1 PNK01 2/1/20X1 Mua hàng hóa A nhập kho chưa
1 156 10.000
thanh toán tiền cho người bán
2 331 10.000

………..
17/1/20X1 PNK02 17/1/20X1 Mua hàng hóa B nhập kho đã 5 156 5.000
thanh toán bằng chuyển khoản. 6 112 5.000
25/1/202N PXK01 25/1/20X1 Xuất kho hàng hóa A bán trực tiếp 7 632 5.000
8 156 5.000
……….
Trang 1
 GHI SỔ CHI TIẾT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Quý 1_Năm 20X1
Đơn vị tính: triệu đồng
Chứng t
Số phát sinh
Ngày, tháng
Diễn giải Đã ghi STT Số hiệu
ghi sổ Ngày,
Số hiệu Sổ Cái dòng TK Nợ Có
tháng
đối ứng
A B C D E G H 1 2
………..
12/3/202N PXK02 12/3/20X1 Xuất kho hàng hóa gửi đi bán 5 157 3.000
6 156 3.000
…………

Trang 2
GHI SỔ CHI TIẾT
GHI SỔ CHI TIẾT

45
 ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT

- Bước 1: Số dư Nợ đầu kì của Sổ Cái TK 156 = Số tổng cộng Tồn
đầu kì trên Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.
- Bước 2: Tổng số phát sinh Nợ của Sổ Cái TK 156 = Số tổng cộng
phát sinh Nhập trong kì trên Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.
- Bước 3: Tổng số phát sinh Có của Sổ Cái TK 156 = Số tổng cộng
phát sinh Xuất trong kì trên Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.
- Bước 4: Số dư Nợ cuối kì của Sổ Cái TK 156 = Số tổng cộng Tồn
cuối kì trên Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.

46
ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT

47
SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN
- Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết
thông tin, số liệu ghi sai.
- Sửa chữa theo một trong 03 phương pháp:
+ phương pháp cải chính,
+ phương pháp ghi số âm
+ phương pháp ghi điều chỉnh
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm
được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế
toán của năm đó.
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm
đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán
của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
- Trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử, việc sửa chữa sổ kế toán được
thực hiện theo phương pháp quy định riêng.

48
PHƯƠNG PHÁP CẢI CHÍNH

- Phương pháp này áp dụng trong trường hợp:

+ sai sót được phát hiện trước khi cộng sổ,
+ không sai quan hệ đối ứng của các tài khoản.
- Phương pháp này được tiến hành như sau:
+ Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai
(đảm bảo nội dung sai vẫn được nhìn rõ)
+ Ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên (ghi bằng mực thường)
+ Phải có chữ ký của kế toán

49
PHƯƠNG PHÁP GHI SỐ ÂM
- Phương pháp này áp dụng đối với các sai sót:
+ Được phát hiện sau khi cộng sổ
+ Bao gồm các loại như: ghi sai quan hệ đối ứng kế toán, ghi
trùng nghiệp vụ kinh tế nhiều lần, ghi số sai lớn hơn số đúng.
- Phương pháp này thực hiện bằng cách:
+ Ghi lại số hoặc bút toán sai bằng mực đỏ hay trong dấu
ngoặc đơn để hủy
+ Ghi lại số đúng
+ Phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

50
PHƯƠNG PHÁP GHI SỐ ÂM
Ví dụ: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhập kho đã thanh toán bằng tiền mặt trị
giá 10.000.000đ. Kế toán đã ghi sổ như sau:
Nợ TK 153 10.000.000
Có TK 111 10.000.000
- Sai sót trong định khoản trên là ghi sai quan hệ đối ứng kế toán (sử dụng sai TK
153 thay vì TK 152).
- Việc sửa sai được tiến hành như sau:
+ Ghi bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn để hủy định khoản sai:
Nợ TK 153 (10.000.000)
Có TK 111 (10.000.000)
+ Ghi lại định khoản đúng bằng mực thường:
Nợ TK 152 10.000.000
Có TK 111 10.000.000

51
PHƯƠNG PHÁP GHI ĐIỀU CHỈNH
- Phương pháp này áp dụng:
+ Đối với các sai sót được phát hiện sau khi cộng sổ
+ Bao gồm các loại như: bỏ sót nghiệp vụ kinh tế, ghi số sai số
nhỏ hơn số đúng nhưng không sai quan hệ đối ứng kế toán.
- Phương pháp này tiến hành bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh”
và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

52
PHƯƠNG PHÁP GHI ĐIỀU CHỈNH
Ví dụ: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhập kho đã thanh toán
bằng tiền mặt trị giá 10.000.000đ.
Kế toán đã ghi vào sổ kế toán như sau:
Nợ TK 152 1.000.000
Có TK 111 1.000.000
Sai sót trong bút toán trên là số tiền ghi 1.000.000 nhỏ hơn số đúng
9.000.000 (=10.000.000-1.000.000)
Kế toán lập chứng từ điều chỉnh bằng số tiền chênh lệch thiếu
9.000.000 và ghi bổ sung như sau:
Nợ TK 152 9.000.000
Có TK 111 9.000.000

53
 LƯU TRỮ SỔ KẾ TOÁN
- . Sổ kế toán lưu trữ phải là bản chính, phải được đơn vị kế toán bảo
quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.
- Đơn vị phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản sổ
kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ
phận và từng người làm kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định việc bảo quản,
lưu trữ sổ kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử.
- Sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải
được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa
chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử.
- Việc lưu trữ trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật
thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu
trữ.

54
LƯU TRỮ SỔ KẾ TOÁN

- Sổ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân
loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát
sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Sổ kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó.
- Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại
đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài
liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ
ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán .

55
LƯU TRỮ SỔ KẾ TOÁN

- Thời hạn lưu trữ được quy định có thể tối thiểu 5 năm, 10 năm
hoặc lưu trữ vĩnh viễn tùy loại tài liệu kế toán. Cụ thể:
- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều
hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng
trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để
ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài
chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý
nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

56