CHƯƠNG 4

GHI SỔ KẾ TOÁN

1
 MỤC TIÊU
Phân biệt được các loại sổ sử dụng trong công tác
kế toán.
Thiết kế được các loại sổ kế toán cơ bản đáp ứng
yêu cầu xử lý thông tin kế toán.
Phân tích được mối quan hệ giữa các loại sổ kế
toán trong quá trình xử lý thông tin kế toán.
Vận dụng được các loại sổ kế toán để phản ánh
các nghiệp vụ phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.

2
 Dòng dữ liệu kế toán

Chứng từ kế toán

Sổ ghi theo trình tự thời gian Sổ kế toán chi tiết

Sổ ghi theo đối tượng Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối TK

Báo cáo kế toán

 Dòng dữ liệu kế toán (hình thức Nhật ký chung)

4
 Dòng dữ liệu kế toán
(hình thức kế toán trên máy tính)

5
 Chứng từ kế toán

 Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ
kế toán. (Luật kế toán, 2015)

 Nghiệp vụ kinh tế được minh chứng bằng một bộ các chứng từ đầy đủ

nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc hình thành nghiệp vụ kinh tế đồng thời
để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành.

bằng chứng khách quan cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế

 Tổ chức thu thập thông tin ban đầu:

+ xác định các loại chứng từ kế toán được sử dụng

+ quy định về lập và luân chuyển chứng từ để theo dõi sự phát sinh và biến
động của các đối tượng kế toán.
6
 Chứng từ kế toán

Tên, số hiệu

Ngày, tháng, năm

YẾU TỐ Tên, địa chỉ các đơn vị, cá nhân lập chứng từ
CỦA
CHỨNG
Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận chứng từ
TỪ
KẾ
TOÁN Nội dung của NVKT, tài chính phát sinh

Số lượng, đơn giá, tổng số tiền của NVKT

Chữ ký, họ tên người lập, duyệt và có liên quan

 Chứng từ kế toán

8
 CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ
Điều 17, Luật kế toán (2015):
 Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các

yếu tố chủ yếu của chứng từ, được thể hiện dưới dạng dữ liệu
điện tử.
 Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu,

thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý,
kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao
chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy
định.
 Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử (Chữ ký trên chứng từ

9 điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy)

 CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

10
 SỔ KẾ TOÁN
 Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp
vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị.
 Sổ kế toán phải ghi rõ:

+ tên đơn vị kế toán;

+ tên sổ;
+ ngày, tháng, năm lập sổ;
+ ngày, tháng, năm khóa sổ;
+ chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán;
+ số trang;

11
+ đóng dấu giáp lai.
 SỔ KẾ TOÁN
Sổ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu tố sau đây:

+ Ngày, tháng, năm ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm
căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các
tài khoản kế toán;
+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Sổ kế toán được lập dưới dạng phương tiện điện tử phải tuân
theo quy định ở trên về hình thức và nội dung, ngoại trừ việc đóng
dấu giáp lai.
12
 CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN

Phân loại sổ kế toán theo trình tự hệ thống thông

tin: Sổ Nhật ký

Phân loại sổ kế toán theo đối tượng: Sổ Cái & Sổ

chi tiết

13
 SỔ NHẬT KÝ
Sổ Nhật ký là sổ kế toán dùng để ghi chép:

+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế
toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời
gian
+ Ngày tháng phát sinh các nghiệp vụ KT, nội
dung nghiệp vụ (tóm tắt), TK ghi Nợ, TK ghi Có và
số tiền của nghiệp vụ KT.
14
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG

15
 SỔ CÁI
 Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp, ghi theo đối tượng, dùng để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kì và trong niên độ kế toán theo các
tài khoản tổng hợp được quy định trong chế độ kế toán.

16
 SỔ CHI TIẾT

17
 SỔ CHI TIẾT

18
 MỐI QUAN HỆ GIỮA SỔ CÁI & SỔ CHI TIẾT

Số liệu trên các sổ chi tiết có tác dụng bổ trợ, giải
thích làm rõ số liệu trên Sổ Cái.
Về quá trình ghi sổ, việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế
phát sinh vào Sổ Cái và sổ chi tiết được tiến hành
đồng thời.
Về số liệu, số liệu trên Sổ Cái và số liệu trên Sổ chi

tiết có quan hệ đối chiếu cân bằng nhau.

19
 MỐI QUAN HỆ GIỮA SỔ CÁI & SỔ CHI TIẾT
 Định kì, kế toán phải từ các Sổ chi tiết của một đối tượng tổng hợp để lập
Bảng tổng hợp chi tiết của đối tượng đó và số liệu tổng cộng trên Bảng tổng
hợp chi tiết này sẽ được đối chiếu bằng nhau với số liệu trên Sổ Cái tương
ứng của nó.

20
 Ghi sổ Nhật ký chung
 Bước 1: Ghi ngày tháng ghi sổ vào cột A.

 Bước 2: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ
ghi sổ vào cột B và C.
 Bước 3: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên
chứng từ vào cột D.
 Bước 4: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung vào cột G. Số thứ tự dòng
sẽ được đánh lại từ đầu ở mỗi trang sổ.
 Bước 5: Ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ vào cột H và số tiền phát sinh ghi
Nợ vào cột 1 theo định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh.
 Bước 6: Ghi số hiệu tài khoản ghi Có vào cột H và số tiền phát sinh ghi Có
vào cột 2 theo định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh. Trong đó cần
lưu ý: Mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
 Bước 7: Định kì, kế toán sẽ đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung
đã được ghi vào Sổ Cái vào cột E.
21
Ghi sổ Nhật ký chung
 GHI SỔ CÁI
 Bước 1: Ghi ngày tháng ghi sổ vào cột A.

 Bước 2: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi
sổ vào cột B và C.
 Bước 3: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên
chứng từ vào cột D.
 Bước 4: Ghi số trang của Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này vào cột E.

 Bước 5: Ghi số dòng của Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này vào cột G

 Bước 6: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh
phản ánh trên Sổ Cái (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau) vào cột H.
 Bước 7: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột 1 hoặc cột 2.

23
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000

Trang 2
SỔ CÁI
Năm N (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)

Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111

Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh

tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/11/2
0X1
 SỔ
SỔNHẬT
NHẬT KÝ CHUNG
KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm
Năm N
20X1 (đvt:1.000đ)
(ĐVT: 1.000đ)
Ngày,
Ngày, Chứng từ
Chứng từ Diễn giải
Diễn giải Đã STT
STT Số
Số hiệu
hiệu Số
Số phát sinh
phát sinh
tháng
tháng ghi dòng
ghi dòng TK
TK
ghi sổ
ghi sổ Số
Số ngày
ngày sổ
sổ đốiđối
ứng Nợ có
Có
cái
cái ứng
………
Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/3/N
1/11/2 Séc, 1/3/N
PT011 Rút TGNH
1/11/ Rút TGNHnhập
nhập quỹ
quỹ tiềntiền
mặt X 13
1 111
111 3.000
50.000
0X1 PT.. 20X1 mặt X 2
14 112
112 50.000
3.000
Trang
Trang 6
2
SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng

Số dư đầu tháng 3.000

1/11/20 PT011
X1
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000

Trang 2
SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/3/N PT… 1/11/2
0X1
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000

Trang 2
SỔ
SỔCÁI
CÁI
Năm
Năm20X1
N (đvt:
(đvt:
1.000đ)
1.000đ)
Tên
Têntài
tàikhoản:
khoản:Tiền
Tiềnmặt
mặt Số
Sốhiệu:
hiệu:111
111
Ngày, Chứng
Chứng từ
từ Diễn
Diễngiải
giải Nhật
Nhậtký
ký Số
Sốhiệu
hiệu SốSốphát
phátsinh
sinh
tháng chung
chung TK
TKđối
đối
ghi sổ ứng
ứng
Số ngày
ngày Trang
Trang STT
STT Nợ
Nợ cócó
sổ
sổ dòng
dòng
Số
Số dư
dư đầu
đầu tháng
tháng 3.000
1/3/N PT… 1/3/N
1/11/2 Rút
Rút TGNH
TGNH nhập
nhập quỹ
quỹ
0X1 tiền
tiền mặt
mặt
 SỔ
SỔNHẬT
NHẬT KÝ CHUNG
KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm
Năm N
20X1 (đvt:1.000đ)
(ĐVT: 1.000đ)
Ngày,
Ngày, Chứng từ
Chứng từ Diễn giải
Diễn giải Đã STT
STT Số
Số hiệu
hiệu Số
Số phát sinh
phát sinh
tháng
tháng ghi dòng
ghi dòng TK
TK
ghi sổ
ghi sổ Số
Số ngày
ngày sổ
sổ đốiđối
ứng Nợ có
Có
cái
cái ứng
………
Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/3/N
1/11/2 Séc, 1/3/N
PT011 Rút TGNH
1/11/ Rút TGNHnhập
nhập quỹ
quỹ tiềntiền
mặt X 13
1 111
111 3.000
50.000
0X1 PT.. 20X1 mặt X 2
14 112
112 50.000
3.000
Trang 6
Trang 2

SỔ
SỔCÁI
CÁI
Năm
Năm20X1
N (đvt:
(đvt:
1.000đ)
1.000đ)
Tên
Têntài
tàikhoản:
khoản:Tiền
Tiềnmặt
mặt Số
Sốhiệu:
hiệu:111
111
Ngày, Chứng
Chứng từ
từ Diễn
Diễngiải
giải Nhật
Nhậtký
ký Số
Sốhiệu
hiệu SốSốphát
phátsinh
sinh
tháng chung
chung TK
TKđối
đối
ghi sổ ứng
ứng
Số ngày
ngày Trang
Trang STT
STT Nợ
Nợ cócó
sổ
sổ dòng
dòng
Số
Số dư
dư đầu
đầu tháng
tháng 3.000
1/3/N PT… 1/3/N
1/11/2 Rút
Rút TGNH
TGNH nhập
nhập quỹ
quỹ 62
0X1 tiền
tiền mặt
mặt
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/3/N PT… 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ 2 1
0X1 tiền mặt
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trang 118/sgk
Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng
Số dư đầu tháng
1/3/N PT… 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ 2 1 112
0X1 tiền mặt
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm 20X1 (ĐVT: 1.000đ)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT Số hiệu Số phát sinh

tháng ghi dòng TK
ghi sổ Số ngày sổ đối ứng Nợ Có
cái

Số trang trước chuyển sang xxx xxx

1/11/2 PT011 1/11/ Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt X 1 111 50.000
0X1 20X1 X 2 112 50.000
Trang 2

SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số phát sinh
tháng TK đối
ghi sổ ứng
Số ngày Trang STT Nợ có
sổ dòng

Số dư đầu tháng xxx

1/11/2 PT011 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ tiền 2 1 112 50.000
0X1 0X1 mặt
 GHI SỔ CÁI
SỔ CÁI
Năm 20X1 (đvt: 1.000đ)
Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112
Ngày, Chứng từ Diễn giải Nhật ký Số hiệu Số phát sinh
tháng chung TK đối
ghi sổ ứng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng xxx
1/11/2 GBN 1/11/2 Rút TGNH nhập quỹ 2 2 111 50.000
0X1 0X1 tiền mặt

Cộng số phát sinh tháng

- Số dư cuối tháng xxx
- Cộng luỹ kế từ đầu quý

33
Bài 1-5/trang 185-186, Bài 8/trang 189 (Giáo trình Nguyên lý kế toán)
 GHI SỔ CHI TIẾT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Quý 1_Năm 20X1
Đơn vị tính: triệu đồng
 
Chứng từ
    Số phát sinh
     
Ngày, tháng
Diễn giải Đã ghi STT Số hiệu
ghi sổ Ngày,
Số hiệu Sổ Cái dòng TK Nợ Có
tháng
  đối ứng

A B C D E G H 1 2
2/1/20X1 PNK01 2/1/20X1 Mua hàng hóa A nhập kho chưa  
1 156  10.000   
thanh toán tiền cho người bán
   
2 331 10.000
   
………..
17/1/20X1 PNK02 17/1/20X1 Mua hàng hóa B nhập kho đã   5 156 5.000  
      thanh toán bằng chuyển khoản.   6 112   5.000
25/1/202N PXK01 25/1/20X1 Xuất kho hàng hóa A bán trực tiếp   7 632 5.000   
  8 156   5.000
……….
Trang 1
 GHI SỔ CHI TIẾT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Quý 1_Năm 20X1
Đơn vị tính: triệu đồng
 
Chứng t
    Số phát sinh
     
Ngày, tháng
Diễn giải Đã ghi STT Số hiệu
ghi sổ Ngày,
Số hiệu Sổ Cái dòng TK Nợ Có
tháng
  đối ứng

A B C D E G H 1 2
………..
12/3/202N PXK02 12/3/20X1 Xuất kho hàng hóa gửi đi bán   5 157 3.000  
  6 156   3.000
………… Trang 2
GHI SỔ CHI TIẾT

Bài 6-7/trang 187-189 (Giáo trình Nguyên lý kế toán)

 ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT

37
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN (TRIAL BALANCE)

Khái niệm:
Bảng cân đối tài khoản là bảng tổng hợp số liệu của tất cả
các TK cấp 1 được sử dụng trong kỳ của đơn vị, gồm các
số liệu trên TK như sau: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong
kỳ và số dư cuối kỳ.
 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
Tên TK SDĐK SPS trong kì SDCK
(số hiệu TK)
Nợ Có Nợ Có Nợ Có

1. TK Tiền mặt
2. TK Tiền gửi
ngân hàng
..............

Tổng cộng (1) (2) (3) (4) (5) (6)

 CÁCH LẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
Số liệu: từ tất cả các tài khoản cấp 1 (TK tổng hợp).
 Nếu SDĐK bên Nợ thì ghi vào cột SDĐK bên Nợ, SDĐK
bên Có thì ghi vào cột SDĐK bên Có theo từng tài khoản.
 Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản
để ghi vào cột “Số phát sinh trong kỳ” bên Nợ.
Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản để
ghi vào cột “Số phát sinh trong kỳ” bên Có.
 Nếu SDCK bên Nợ thì ghi vào cột SDCK bên Nợ, SDCK
bên Có thì ghi vào cột SDCK bên Có theo từng tài khoản.
 CÁCH KIỂM TRA TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Tổng SDĐK bên Nợ (1) = Tổng SDĐK bên Có (2)

Tổng SPS Nợ của các TK (3) = Tổng SPS Có của các TK (4)

Tổng SDCK bên Nợ (5) = Tổng SDCK bên Có (6)

ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Ưu điểm: cách lập và cách kiểm tra đơn giản

Nhược điểm:
+ Phải kiểm tra tất cả các TK sử dụng tại đơn vị
+ Một số sai sót không thể phát hiện được.

Yêu cầu 3_Bài 5/trang 102-103 (Giáo trình Nguyên lý kế toán)