CHƯƠNG 4: GHI SỔ KẾ

TOÁN
Nội dung của chương
Dòng dữ liệu kế toán.
Nhận biết được các yếu tố của chứng từ kế toán, vai trò của
chứng từ trong kế toán;
Nhận diện các yếu tố của sổ kế toán, các loại sổ trong kế
toán.
Xử lý ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Dòng dữ liệu kế toán

Công bố
Thu thập Ghi nhận
thông tin
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Nhiệm vụ của kế toán:

Thu thập/lập chứng từ kế toán

Luân chuyển chứng từ kế toán

Lưu trữ chứng từ kế toán

Lập, kiểm tra và sử dụng
Sử dụng
Kiểm tra chứng từ
chứng từ - Chuyển đến các bộ
Lập chứng từ
phận liên quan
- Hình thức: rõ ràng, - Ghi sổ, đối chiếu
- Lập đầy đủ trung thực, đầy đủ,
- Chỉ lập một lần số liệu
không tẩy xóa… - Lưu trữ, bảo quản
cho mỗi nghiệp vụ - Nội dung: hợp
- Rõ ràng, chính pháp, hợp lý
xác, kịp thời - Phát hiện gian lận,
- Sửa sai theo quy sai sót
định
- Đủ số liên
- Trách nhiệm cá
nhân
Chứng từ kế toán
Ý nghĩa của chứng từ kế toán:
Căn cứ để ghi sổ kế toán
Căn cứ để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ.
Phương tiên thông tin của doanh nghiệp.
Cơ sở để xác định trách nhiệm của cá nhân, đơn vị liên quan đến
nghiệp vụ
Nội dung của chứng từ

Tên, số hiệu chứng từ

Ngày, tháng, năm lập chứng từ
Nội Tên, địa chỉ các đơn vị, cá nhân lập
dung
Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận
chủ
yếu Nội dung nghiệp vụ phát sinh
Số lượng, đơn giá, số tiền
Chữ ký, họ tên người lập, duyệt và có liên quan
Chứng từ kế toán
Chứng từ điện tử
Là chứng từ kế toán mà nội dung được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa,
không có sự thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc
trên vật mang tin như băng đĩa, thẻ thanh toán…

Điều kiện cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng chứng từ điện tử:
- Cần có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật.
- Có đường truyền, thiết bị thông tin phù hợp.
- Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, tương xứng với yêu cầu kỹ thuật.
- Đảm bảo được tính bảo mật…
Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các
NVKT đã phát sinh có liên quan đến đơn vị.
Các loại sổ kế toán trong doanh nghiệp:
Nhật ký chung: theo dõi NVKT theo thời gian
Sổ Cái: ghi chép số liệu tổng quát về một đối tượng, được lập theo hệ
thống tài khoản tại đơn vị
Sổ chi tiết: kết cấu giống sổ Cái tuy nhiên theo dõi chi tiết cho từng
chi tiết trong doanh nghiệp (chi tiết từng đối tượng khách hàng, từng
hàng tồn kho, từng nhà cung cấp....)
Sổ Nhật ký chung (General Journal)
Sổ Cái (Ledger)
Sổ chi tiết (Subsidiary Ledger)
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết

đặc biệt

Đối
Bảng tổng hợp
SỔ CÁI
chiếu chi tiết
Đối chiếu: Tổng SDĐK/SDCK/SPS tất
cả TK chi tiết = SDĐK/SDCK của TK Bảng cân đối
tổng hợp tương ứng. TK

Báo cáo tài chính

Ví dụ trình tự ghi sổ
Trong tháng 3/N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
Ngày 1/3/N rút 50 000 TGNH về nhập quỹ tiền mặt
Ngày 5/3/N Trả lương cho người lao động bằng tiền gửi ngân hàng 100
000
Ngày 10/3/N Khách hàng K trả nợ bằng TGNH số tiền 130 000
Ngày 15/3/N Mua 15 màn hình máy tính ASUS, đơn giá 5 000, chưa trả
tiền nhà cung cấp ASUS.
Yêu cầu: thực hiện ghi sổ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên
trên các tài khoản có liên quan
 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 3 năm N (Đơn vị tính: nghìn đồng)

Ngày, Chứng từ Diễn giải Đã STT TK đối ứng Số tiền

tháng ghi dòng
Số Ngày Nợ Có
ghi sổ sổ Cái

A B C D E F G H I
1/3/N BN05 1/3/N Rút TGNH nhập 1 111 112 50.000
PT03 quỹ tiền mặt
5/3/N UNC0 5/3/N Trả lương người 2 334 112 100.000
6 lao động bằng tiền
gửi ngân hàng
10/3/N BC121 10/3/N Khách hàng K trả 3 112 131 130.000
nợ bằng TGNH
15/3/N HĐ12 15/3/N Mua màn hình 4 152 331 75.000
58 ASUS chưa trả
tiền cho người bán
Trang 1
 SỔ CÁI
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Tháng 3 năm N (Đvt: 1.000đ)
Ngàyghi Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK Số tiền
sổ đối ứng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng 10.000
1/3 PT03 1/3 Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt 1 1 112 50.000
 SỔ CÁI
Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112
Tháng 3 năm N (Đvt: 1.000đ)
Ngàyghi Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số tiền
sổ TK đối
Số Ngày Trang sổ STT Nợ Có
ứng
dòng
Số dư đầu tháng 900.000
1/3 BN03 1/3 Rút TGNH nhập quỹ tiền 1 1 111 50.000
mặt
5/3 UNC06 5/3 Trả lương người lao động 1 1 334 100.000
bằng tiền gửi ngân hàng
10/3 BC121 10/3 Khách hàng K trả nợ bằng 1 1 131 130.000
TGNH
 SỔ CÁI
Tên tài khoản: Phải trả CNV Số hiệu: 334
Tháng 3 năm N (Đvt: 1.000đ)
Ngàyghi Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK Số tiền
sổ đối ứng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng 100.000
5/3 UNC06 5/3 Trả lương CNV 1 1 112 100.000

SỔ CÁI
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131
Tháng 3 năm N (Đvt: 1.000đ)
Ngàyghi Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK Số tiền
sổ đối ứng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng 500.000
10/3 BC121 10/3 Khách hàng K trả nợ HĐ… 1 1 112 130.000
 SỔ CÁI
Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331
Tháng 3 năm N (Đvt: 1.000đ)
Ngàyghi Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK Số tiền
sổ đối ứng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng 700.000
15/3 HĐ1258 15/3 Mua màn hình ASUS 1 1 156 75.000

SỔ CÁI
Tên tài khoản: Hàng hóa Số hiệu: 156
Tháng 3 năm N (Đvt: 1.000đ)
Ngàyghi Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK Số tiền
sổ đối ứng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
sổ dòng
Số dư đầu tháng 500.000
15/3 HĐ1258 10/3 Mua màn hình ASUS 1 1 331 75.000
 SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA (tháng 3/N)
Tên vật tư:Màn hình ASUS (Đvt: 1.000đồng)

Chứng từ Nhập Xuất Tồn

Diễn

Số Ngày giải SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
(tấn) (tấn) (tấn)

Tồn đầu kỳ 3 4.000 12.000

HĐ1 15/3 Mua nhập kho 15 5.000 75.000 3 4.000 12.000

528 15 5.000 75.000
…

Tồn cuối kỳ
 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP
Tháng 3 năm N
Tên nhà cung cấp: Công ty ASUS (Đvt: 1.000đồng)

Chứng từ Diễn Số phát sinh Số dư Thời hạn

giải thanh toán
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu tháng 20.000

HĐ15 15/3/N Mua màn hình 75.000 10/7/N

38 ASUS, chưa thanh
toán
Số dư cuối tháng 95.000
 SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tháng 3 năm N
Tên nhà cung cấp: Công ty K (Đvt: 1.000đồng)

Chứng từ Diễn Số phát sinh Số dư Thời hạn

giải thanh toán
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu tháng 200.000

BC12 10/3/N Khách hàng K trả 130.000

1 nợ
Số dư cuối tháng 70.000
Bảng cân đối tài khoản (Trial Balance)
 Mục đích: Dùng để đối chiếu kiểm tra số liệu ghi chép trên TK tổng hợp.
 Thời gian lập: Trước khi lập BCKT
Số phát sinh trong
Tên TK (hoặc số SDĐK SDCK
kỳ
hiệu TK)
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1. TK Tiền mặt
2. TK TGNH
3. TK Tiền đang
chuyển
…

Tổng cộng Tổng (1) Tổng (2) Tổng (3) Tổng (4) Tổng (5) Tổng (6)
Bảng cân đối tài khoản (Trial Balance)
 Cách lập bảng:
Ghi SDĐK của từng TK vào cột SDĐK bên Nợ hoặc bên Có tùy theo từng TK.
Ghi tổng số phát sinh bên Nợ của từng TK vào cột “Số phát sinh trong kỳ”.
Ghi tổng số phát sinh bên Có của từng TK vào cột “Số phát sinh trong kỳ”.
Ghi SDCK của từng TK vào cột SCDK bên Nợ hoặc bên Có tùy theo từng TK.
 Cách kiểm tra:
Tổng (1) = Tổng (2)
Tổng (3) = Tổng (4)
Tổng (5) = Tổng (6)
Bảng cân đối tài khoản (Trial Balance)

Ưu điểm:
Đơn giản, dễ hiểu.
Hạn chế:
Không giới hạn được phạm vi kiểm tra
Không phát hiện được các sai sót như: bỏ sót, ghi trùng, ghi sai quan
hệ đối ứng.
QUESTIONS???