CHƯƠNG 7 MỤC TIÊU HỌC TẬP

SỔ KẾ TOÁN &
Sau khi nghiên cứu, người học có thể nắm được:
CÁC HÌNH THỨC 1. Khái niệm và các yêu cầu của sổ kế toán;
2. Các loại sổ kế toán;
KẾ TOÁN 3. Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán;
4. Các hình thức kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp.
- Nhật ký-Sổ cái
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký chứng từ

www.themegallery.com

NỘI DUNG
Tài liệu tham khảo:
7.1 SỔ KẾ TOÁN - TS. Lê Thị Thanh Hà, TS. Trần Thị Kỳ, Giáo trình
Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Ngân hàng
7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN Tp.HCM, nhà xuất bản Thống kê, năm 2011
- PGS,TS. Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán –
Trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM, nhà xuất bản Đại học
Kinh Tế Tp.HCM, năm 2013
- Bộ Tài chính, Thông tư 200/2014, Chế độ kế toán
doanh nghiệp
- Chính phủ, Luật Kế toán, năm 2003
- Chính phủ, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày
31/5/2004 của Chính phủ, năm 2004
- Website của Bộ Tài chính : www.mof.gov.vn
www.themegallery.com

1

7. 1 SỔ KẾ TOÁN
5 6
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán
7.1.1.1 Khái niệm
Lưu ý: Trường hợp Sổ kế toán lập trên máy vi tính
cũng phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho
từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau
khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại
sổ, đơn vị phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp,
sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký
tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ
lập bằng tay.
7 8
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán
7.1.1.1 Khái niệm
Sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây
dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng
để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ
sở số liệu của chứng từ kế toán
Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của
phương pháp tài khoản
Ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý
của phương pháp ghi sổ kép
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán
7.1.1.2. Yêu cầu đối với sổ kế toán
 Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi
chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn
cứ vào hệ thống sổ kế toán của BTC
Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật
Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu như ngày
tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn
cứ ghi sổ, số tiền và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số
dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ
2
 7.1.2. Các loại sổ kế toán 7.1.2. Các loại sổ kế toán

 Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán ND ghi Cấu Hình
PP ghi
chép trúc sổ thức sổ
cho một kỳ kế toán năm chép

 Sổ kế toán có nhiều loại. Có thể phân loại sổ kế

• Sổ ghi theo • Sổ kế • Sổ theo kiểu
toán theo các tiêu thức sau: trình tự thời một bên • Sổ tờ rời
toán tổng
gian
- Theo phương pháp ghi chép hợp • Sổ theo kiểu • Sổ đóng
• Sổ ghi theo hai bên thành
- Theo nội dung ghi chép • Sổ kế
hệ thống quyển
toán chi • Sổ theo loại
- Theo kết cấu (cấu trúc) sổ tiết
• Sổ liên hợp bàn cờ
- Theo hình thức tổ chức sổ

9 www.themegallery.com

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và
sửa sổ kế toán sửa sổ kế toán

7.1.3.1. Mở sổ
7.1.3.1. Mở sổ
 Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.
 Đối với những đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế
7.1.3.2. Ghi sổ toán phải mở kể từ ngày thành lập.
 Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước
7.1.3.3. Khóa sổ kế toán và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán
trong kỳ, để xây dựng mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào
sổ, có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời.
7.1.3.4. Sửa sổ kế toán
 Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải
có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng
11 12

3
 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và
sửa sổ kế toán sửa sổ kế toán

7.1.3.2. Ghi sổ
 Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp
pháp, hợp lệ chứng minh.
 Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung
của sổ. Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác,
trung thực, đúng với sổ kế toán.
 Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi
trên sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục
từ khi mở sổ đến khi khoá sổ
 Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía
trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách
dòng
 Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây
dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp.
13
7.1.3.3. Khóa sổ kế toán
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo
cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác
theo quy định của pháp luật ( Kiểm kê đột xuất, sát nhập
chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động,
giải thể DN . . .)
Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang
phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ
trên sổ.
Công việc thực hiện bao gồm: Cộng phát sinh, tính số
dư cuối kỳ, chuyển cột để cân đối, kiểm tra
14

7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và

7.1.3.4 SỬA SỔ KẾ TOÁN
sửa sổ kế toán

7.1.3.4. Sửa sổ kế toán 1 2 3

“ Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì PP cải chính PP ghi số âm PP ghi bổ sung
không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu  Gạch 1 đường thẳng • Ghi lại bằng mực
ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương xóa bỏ chỗ ghi sai đỏ (trong ngoặc Lập “chứng từ ghi
 Ghi số (chữ) đúng sổ” và ghi thêm số
pháp sau”: đơn) bút toán đã
bằng mực thường, ghi sai để hủy chênh lệch thiếu
- Phương pháp cải chính phía trên cho đủ
- Phương pháp ghi bổ sung  Có chữ ký của KTT • Ghi lại bút toán
- Phương pháp ghi số âm (phụ trách kế toán) đúng bằng mực
bên cạnh chỗ sửa thường.

www.themegallery.com

15 16

4
 7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán

 Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ

7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN chức sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ
thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó
có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và
phương pháp nhất định.

17 18

7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán 7.2.2 Các hình thức kế toán

Các hình thức kế toán

Các nội dung cơ bản của hình thức kế toán: đang được áp dụng tại Việt Nam
Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại sổ;
Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ;
Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá
trình xử lý thông tin.
Nhật ký Nhật ký Chứng Nhật ký Kế toán
sổ cái chung từ chứng từ trên
Ghi sổ máy VT

19 20

5
 7.2.2 Các hình thức kế toán 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng phải Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất, kinh Đặc được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và
trưng theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế
doanh của doanh nghiệp; trình độ nhân viên kế toán;
điều kiện và phương tiện tính toán. toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái.

Các loại • Nhật ký - Sổ cái

sổ KT
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết.

21 www.themegallery.com

7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Bộ:………………….. NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Chứng từ gốc
Đơn vị: ……………. Tháng …… năm………
Đơn vị tính: đồng

NHẬT KÝ SỔ CÁI Sổ quỹ Bảng tổng hợp CT Sổ, thẻ kế toán ch

G i tiết
TT Ngày Chứng từ Diễn Tài khoản Số TK 111 TK 112
ghi sổ giải tiề
Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có
n
NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi
tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
www.themegallery.com www.themegallery.com

6
 7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi

Ưu điểm vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian
Đặc
trưng phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy
Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái
theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Nhược điểm
• Sổ nhật ký chung
• Khó phân công công việc
Các loại • Sổ nhật ký đặc biệt
• Chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô họat động sổ KT • Sổ cái
nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều • Sổ và thẻ kế toán chi tiết.

www.themegallery.com www.themegallery.com

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
NHẬT KÝ CHUNG NHẬT KÝ THU TIỀN
Tháng …… năm……… Tháng …… năm………
Đơn vị tính: đồng
Đơn vị tính: đồng

Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ Ghi có các TK

Ngày Chứng từ Diễn giải Đã ghi Số hiệu Số phát sinh
ghi sổ Số Ngày TK 111 131 511 512 515 TK khác
ghi sổ Số Ngày sổ cái TK Nợ Có
Số Số tiền
hiệu

Cộng chuyển trang sau

Cộng trang 1
www.themegallery.com www.themegallery.com

7
 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI Chứng từ gốc
Tên tài khoản: Tiền mặt - Số hiệu: 111
Tháng …… năm……
Đơn vị tính: đồng Nhật ký
chuyên dùng Sổ, thẻ kế
NHẬT KÝ CHUNG toán chi tiết
Chứng từ Diễn giải Trang TK Số tiền
Số Ngày nhật đối ứng Nợ Có
ký Bảng tổng
Sổ cái
Số dư đầu kỳ hợp chi tiết

Bảng cân đối số

phát sinh

Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ Báo cáo tài chính

Cộng số phát sinh Đối chiếu, kiểm tra

Số dư cuối kỳ
www.themegallery.com www.themegallery.com

7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ưu điểm
Đặc “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ Trực tiếp
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công trưng
công việc để ghi sổ kế toán tổng hợp.

Nhược điểm
- Sổ Cái
• Khối lượng công việc tăng do ghi chép trùng Các loại - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
lắp nhiều sổ KT - Bảng cân đối số phát sinh tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
• Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy
mô lớn
www.themegallery.com www.themegallery.com

8
 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Mẫu chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc...
Nội dung Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có Sổ quỹ... CT - GS Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái Sổ đăng ký CT-GS

Bảng đối chiếu SPS Bảng chi tiết SPS

Cộng
Báo cáo Tài chính và các báo cáo kế toán khác
Người ghi sổ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 34

7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

- Tập hợp các NVKT PS theo bên có của các TK kết

hợp với phân tích các NVKT theo các TK đối ứng nợ
Ưu điểm
- Kết hợp việc ghi chép các NVKT PS theo trình tự thời
Đặc gian với việc hệ thống các NV theo ND KT (theo TK).
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm trưng - Kết hợp việc HT tổng hợp với HT chi tiết trên cùng
tra, thuận tiện cho phân công công việc kế
một sổ KT và trong cùng một quá trình ghi chép.
toán.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài
khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo
Nhược điểm
cáo tài chính.
Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc
Các - Nhật ký chứng từ (10 nhật ký);
nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng.
loại - Bảng kê (10 Bảng kê);
sổ - Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ);
www.themegallery.com KT - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. www.themegallery.com

9
 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ 7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Mẫu Nhật ký - Chứng từ

Nhật ký chứng từ Số 2 - Ghi Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Chứng từ gốc
Tháng năm

Sổ kế toán ct
Cộng Sổ quỹ... Bảng kê Bảng PB
Ghi có TK 112 – TGNH
CT Nội Có TK
Số Ghi nợ các TK
dung 112
TT Nhật ký CT
111 133 151 152 153 156 211 311 ...
S N
Bảng chi tiết SPS
Sổ cái

Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác

Đã ghi sổ Cái ngày....tháng....năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
37 38

7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ 7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Ưu điểm Đặc trưng:

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình
Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT phần mềm kế toán trên máy vi tính
công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời

Nhược điểm Sổ kế toán:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán
Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải nào thì sử dụng sổ của hình thức đó
có trình độ chuyên môn cao.

www.themegallery.com
40

10
 7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Ví dụ chương 7
Ngày 05/09/N, kế toán vật tư phát hiện số tiền
Sổ kế toán trên phiếu xuất kho số 105 ngày 03/09/N, số tiền
Chứng từ kế toán
Sổ tổng hợp 17.200.000đ đã được ghi sổ cái TK 152 như sau:
PHẦN MỀM
Sổ chi tiết Sổ cái TK 152
KẾ TOÁN Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền
Số Ngày ứng Nợ Có
Bảng tổng hợp
105 3/9/N Xuất NVL để 621 12.700.000
chứng từ kế toán -Báo cáo TC sản xuất sản
cùng loại -Báo cáo QT phẩm
MÁY VI TÍNH
Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số
tiền ghi sai trên sổ kế toán 152
41 42

Ví dụ 2:
Ngày 30/9/N, kế toán phát hiện số tiền của phiếu chi 10
ngày 8/9/N có nội dung “ Chi hoa hồng bán hàng”, số tiền
16.500.000đ đã được ghi sổ cái TK 111 như sau:
Sổ cái TK 111

Chứng từ Diễn giải TK Số tiền

Số Ngày đối Nợ Có
ứng
10 8/9/N Chi tiền hoa 641 15.600.000
hồng bán
hàng

 Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số
tiền ghi sai trên sổ kế toán 111
43

11