22100 문서규정

1989. 6. 9 제정
2008. 4.25 개정
(제3차 개정)

제1장 총 칙 무기능상 하위급부서에서 상위급부서로 구술, 전신,

전화 또는 서면으로 일정한 의사 및 정보를 전달하는
제1조(목적) 이 규정은 한전KPS주식회사(이하 “
회사”
라 한 것을 말한다.
다)의 문서의 작성, 처리, 보관, 보존, 이관, 서식 및 공인 8. “
공인”
이라 함은 회사의 임원, 경영간부, 각급 부서장
관리(이하 “
문서사무”
라 한다)에 관한 기준을 정함으로써 및 직제상 단위사업소장 명의로 사내외에 발행하는
문서사무의 간소화, 표준화, 과학화 및 정보화를 기하여 문서, 증명서, 기타 인증을 요하는 문서에 날인하기
업무의 능률 향상을 목적으로 한다. 위하여 새긴 인장을 말한다.
제2조(적용범위) ① 문서사무에 관한 기준은 다른 법령 또는 9. “
정보통신망”
이라 함은 전기통신설비를 활용하거나
규정에 특별히 정함이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용
정하는 바에 의한다. 하여 정보를 수집 • 가공 • 저장 • 검색 • 송신 또는 수
② 비밀문서의 문서사무에 관하여는 이 규정의 적용을 받 신하는 정보통신체제를 말한다.
는 외에 비밀보호에 관한 법령 및 관련 규정이 정하는 바 10. “
전자문서”
라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진
에 따라 처리한다. 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송 • 수신 또는
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 저장된 문서를 말한다.
호와 같다. 11. “
서명”
이라 함은 기안자 • 검토자 • 협조자 • 결재권자
1. “
문서”
라 함은 회사업무와 관련하여 작성, 시행 또는 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에
접수되는 모든 기록물(간행물, 도면, 사진, 디스크, 테 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도
이프, 필름, 슬라이드 및 전자문서 등의 특수매체기록 록 한글로 표시하는 것을 말한다.
을 포함 한다)을 말한다. 12. “
전자문자서명”
이라 함은 전자문서를 기안, 검토,
2. “
문서주관부서”
라 함은 회사 내의 문서의 분류, 배부, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자 • 검토자 •

수발업무 지원, 보존, 폐기, 서식, 공인관리 등 문서에 협조자 • 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에
관한 사무를 주관하는 부서를 말한다. 전자적 결합 으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자
3. “
문서처리부서”
라 함은 문서의 기안, 결재, 등록, 보관, 적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
시행 등 문서 내용의 처리를 담당하는 부서를 말한다. 13. “
전자이미지서명”
이라 함은 전자문서를 기안, 검토,
4. “
보관”
이라 함은 처리완결 또는 미결문서를 문서주관 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자,
부서에 이관하기 전까지 문서처리부서에서 관리하는 협조자, 결재권자 또는 발신명의인 등이 전자문서상
것을 말한다. 에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시
5. “
이관”
이라 함은 문서처리부서에서 보관중인 문서를 하는 것을 말한다.
문서주관부서에 인계하여 관리하게 함을 말한다. 14. “
전자이미지공인”
이라 함은 공인의 인영을 컴퓨터 등
6. “
보존”
이라 함은 문서처리부서에서 보관 후 이관된 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로
문서를 문서주관부서에서 소정의 절차에 따라 관리하 입력하여 사용하는 공인을 말한다.
는 것을 말한다. 15. “
전자문서시스템”
이라 함은 문서의 기안 • 검토 • 협
7. “
보고”
라 함은 요구나 지시에 의하여 직제상 또는 업 조 • 결재 • 등록 • 시행 • 분류 • 편철 • 보관 • 보존 • 이

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문서규정

관 • 접수 • 배부 • 공람 • 검색 • 활용 등 문서의 모든 3. 그 밖에 문서의 제반관리에 관한 사항

처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
16. “
누년 일련번호”
라 함은 연도구분과 관계없이 누년 제 2 장 문서관리
연속되는 일련번호를 말한다.
17. “
연도별 일련번호”
라 함은 연도별로 구분하여 매년 제 1 절 일반사항
새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호
를 말한다. 제6조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 규정문서, 지시문서,
18. “
연도표시 일련번호”
라 함은 연도표시와 연도별 일련 공고문서, 비치문서 및 일반문서로 구분한다.
번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다. 1. 규정문서는 회사의 정관, 규정, 세칙, 지침 등 주로 규
19. “
결재권자”
라 함은 사장, 사장으로부터 결재권을 위 정사항을 정하는 문서를 말한다.
임받은 자 및 대결하는 자를 말한다. 2. 지시문서는 훈령, 지시, 명령서 등 사장 또는 상위급부
20. “
분류기준표”
라 함은 처리부서별 • 단위업무별로 보존 서장이 하위급 부서장 또는 소속직원에 대하여 일정한
기간 • 보존장소 • 보존방법 • 비치여부 등을 정한 “
표” 사항을 지시하는 문서를 말한다.
를 말한다. 3. 공고문서는 공고, 광고 등 회사가 일정한 사항을 일반
제4조(문서사무처리 원칙) ① 문서는 공개문서로 작성함을 에게 알리기 위한 문서를 말한다.
원칙으로 한다. 단, 기업비밀 또는 개인의 신상에 관한 문 4. 비치문서는 대장, 카드 등 회사가 소정의 서식에 일정
서는 공개범위를 제한할 수 있다. 한 항목을 설정하고 기록관리하며 업무에 활용하는
② 모든 문서사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 문서를 말한다.
확보될 수 있도록 관리하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 5. 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든
어느 하나에 해당하는 경우로서 문서로 처리하지 못한 때 문서를 말한다.
에는 즉시 문서로 작성 처리하여야 한다. 제7조 (작성 원칙) 제6조에 따른 문서는 다음 각 호의 구분
1. 긴급하고 중요한 사항으로서 전화, 구술 등 문서 아닌 에 따라 작성한다.
방법으로 처리한 사항 1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련
2. 회의에서 합의된 사항 번호를 사용한다.
3. 그 밖에 후일의 업무처리에 관계되거나 참고될 것이라 2. 지시문서는 다음 구분에 따라 작성한다.
고 인정되는 사항 가. 훈령 : 사장이 하위급 부서장 또는 직원에 대하여
제5조(문서담당자) ① 문서처리부서에는 문서사무에 관한 업 상당한 기간에 걸쳐 일방적으로 지시하는 문서로서
무를 관장하기 위하여 다음 각 호의 직위에 보직된 자를 조문형식 또는 일반문서 형식으로 작성하고 누년
문서담당자로 둔다. 다만, 문서담당자는 문서사무 관장업 일련번호를 사용한다.
무를 하위직위자에게 위임할 수 있다. 나. 지시 : 사장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장
1. 본 사 : 문서처리부서내의 팀장 중 문서처리부서의 장 또는 직원에 대하여 개별적, 구체적인 사항을 지시
이 정한 자 하기 위한 문서로서 일반문서 형식으로 작성하고
2. 사업소 : 직제상 문서를 담당하는 팀의 장(팀장이 없는 연도별 일련번호를 사용한다.
사업소는 사업소장) 다. 명령서 : 임면, 당직, 출장, 특근, 각종 휴가 등
② 문서담당자는 다음 각 호의 문서사무에 관한 업무를 일일업무에 관한 명령으로서 따로 정하는 서식에
관장한다. 따라 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.
1. 문서의 수발 3. 공고문서는 연도표시 일련번호를 사용한다.
2. 문서의 분류 • 보관 • 이관 4. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의

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문서로서 적합한 형태의 서식을 정하여 사용한다.
5. 일반문서는 다음 구분에 따라 작성하며, 연도별
일련번호를 사용한다.
가. 시행문으로 변환할 필요가 없는 내부결재문서는
별표 1의 기안문형식에 따라 작성한다.
나. 대내발송문서는 별표 2의 대내시행문 형식에 따라
작성한다.
다. 대외발송문서는 별표 3의 대외시행문 형식에 따라
작성하되, 수신처가 행정기관인 경우 등 특별한 사
유가 있는 때에는 다른 형식으로 작성할 수 있다.
라. 중요한 방침사항으로 사전에 결재권자의 지침 또는
의견이 필요한 사항은 기안에 앞서 별표 4의 보고
서 형식에 따라 작성한다.
제8조(문서의 성립 및 효력 발생) ① 문서는 최종 결재권자
의 서명(전자문자서명 또는 전자이미지서명을 포함한다.
이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립되고 효력이
발생한다.
② 수신자가 있는 문서는 수신자에게 도달(전자문서는
수신자의 컴퓨터 파일에 등록된 때를 말한다)됨으로써
효력을 발생한다.
제9조(문서의 사용어) ① 문서는「국어기본법」제11조에 따
른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현
하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄
호 안에 한자 및 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특
별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.
② 문서의 사용어는 과격하고 불손한 감을 주지 아니하는
범위 안에서 경어를 생략할 수 있다.
③ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외
하고는 아라비아 숫자로 한다.
④ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연 • 월 • 일의
글자는 생략하고 그 사이에 온점을 찍어 표시하며, 시 • 분
의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시 • 분의 글자는
생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한
사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에
는 그러하지 아니하다.
제10조(용지의 규격) ① 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기
는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리
미터, 세로 297밀리미터로 한다.
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문서규정
② 문서는 용지의 위로부터 25밀리미터, 왼쪽, 오른쪽 및
아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.
제11조(문서의 전자적 처리) 문서주관부서의 장은 문서의 기
안 • 검토 • 협조 • 결재 • 등록 • 시행 • 분류 • 편철 • 보관 •
보존 • 이관 • 접수 • 배부 • 공람 • 검색 • 활용 등 문서의 모
든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되
도록 하여야 한다.
제12조(문서의 수정) 문서의 수정방법은 다음과 같이 한다.
1. 수기문서의 경우에는 문서의 일부분을 삭제하거나
수정할 때에는 원안의 글자를 알아볼 수 있도록 글
자 중앙에 가로로 두 선을 긋고 삭제자 또는 수정자
가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한
다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는
수정한 곳의 난 밖에 가제한 자수를 표시하고 서명
또는 날인하여야 한다.
2. 전자문서의 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여
결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안
자 • 검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고
인정 하는 경우에 이를 보존하여야 한다.
제13조(문서의 간인) ① 문서 발행에 있어서 특히 그 근거를
보존할 필요가 있을 때에는 발행문서 좌측상단과 발행대
장 해당란을 접속하여 공인으로 간인한다.
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이
루어지는 문서에는 제1항에 따라 간인하여야 한다. 다만,
경미한 내용일 때에는 그러하지 아니한다.
1. 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가, 등록 등에 관계되는 문서
제 2 절 문서의 구성
제14조(문서의 구성) 일반문서 중 시행문은 다음과 같이 두
문, 본문 및 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명 및 수신자로 한다.
2. 본문은 제목 • 내용 및 첨부로 한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자 • 검토자 • 협조자 • 결재권자의
직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행일자,
접수등록번호와 접수일자, 소속기관의 우편번호 • 주소 •
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홈페이지주소 • 전화번호 • fax번호, 기안자의 공식 전자
우편주소 및 공개구분 등으로 한다.
제15조(항목구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할
필요가 있는 때에는 다음 각 호의 구분에 따라 표시하여
야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ
등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4.……로 나누어 표시
한다.
2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라.……로 나누어 표
시한다.
3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4)……로 나누어 표 수 있다.
시한다.
4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라)……로 나누어
표시한다.
5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)……로 나누어
표시한다.
6. 여섯째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)…… 로 나
누어 표시한다.
7. 일곱째 항목의 구분은 ①, ②, ③, ④……로 나누어 표
시한다.
8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱……로 나누어 표
시한다.
9. 제2호ㆍ제4호ㆍ제6호 및 제8호의 경우 하., 하), (하), ㉻
이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), , 너., 너),
(너), ……로 이어 표시한다.
제16조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “
끝”
표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에
한 자 띄우고 “
끝”표시를 하여야 한다.
② 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿
은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “
끝”
표시를 하여야 한다.
③ 본문의 내용이 첨부의 표시 없이 도표로 끝나는 경우
에는 제2항에 따른다.
제 3 절 기안 및 시행
제17조(문서의 기안) ① 문서는 기안자가 기안하며, 기안 • 기록 관리하여야 한다.
검토 • 결정의 3단계 결재로 종결한다. 다만, 특별히 정하
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는 경우에는 그러하지 아니한다.
② 문서의 기안은 문서규정에서 정하는 서식으로 하여야
한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관
계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.
③ 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만,
업무의 성격 및 그 밖에 문서주관부서의 장이 인정하는
특별한 사정이 있을 경우에는 그러하지 아니한다.
④ 중요한 방침사항으로 사전에 결재권자의 지침 또는
의견이 필요한 사항은 기안에 앞서 별표 4의 보고서 형식
을 활용하여 결재권자의 지침 또는 의견을 받아 처리할
제18조 (보고문서) 정기보고 또는 수시보고 등으로 제출하는
계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 상부에 두문을 설
정한 서식을 제정하고 그 서식에 따라 보고할 수 있다.
제19조(검토 및 합의) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기
전에 직제규정에 정한 계통에 따라 검토를 받아야 한다.
다만, 검토자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등
부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토
자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.
② 기안문의 내용이 다른 부서 업무와 관련이 있는 때에
는 그 부서의 협조 또는 합의를 받아야 한다.
③ 합의에 있어서 다른 의견이 있는 경우에는 그 사유를
명시하고 서명하여야 하며, 다른 의견이 있음을 이유로 서
명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니 된다.
④ 합의가 이루어지지 아니한 사항은 상급 결재권자의
결정에 따른다. 다만, 상급 결재권자의 의견 채택여부에
대한 확인이 없으면 관련부서의 의견은 채택된 것으로
본다.
제20조 (회의에 의한 합의) ① 관련부서와 회의를 통하여 안
건에 관한 의견을 조정, 집약할 수 있다.
② 회의에 의한 합의를 요청하는 부서는 미리 그 내용을
관련부서에 송부하여 검토할 수 있도록 하여야 한다.
③ 안건의 합의처리를 위한 회의에 참석하는 직원은 소속
부서의 결재권자에게 적절한 보고를 하거나 승인을 얻어
야 한다.
④ 회의 주관부서는 회의록에 제시 의견, 합의내용 등을

제4절 결 재 속하는 문서에는 직인(전자이미지공인을 포함한다. 이하
제21조(결재) ① 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재 또는 공람란이 설정되어 있지 아니한 문서는 적당
한 여백에 결재 또는 공람의 표시를 하고 결재한다.
③ 결재권자가 부결한 때에는 그 부결사유를 명시하고, 처
리지침을 지시하여야 하며 정당한 사유 없이 결재를 지연
할 수 없다.
④ 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.
제22조(대결과 사후보고 등) ① 결재권자의 출장, 휴가, 기타
사유로 일정기간 동안 그 직무권한을 행사할 수 없을 때
에는 그 권한을 대행하는 자가 대결할 수 있다.
② 대결은 대결자의 란에 대결의 표시를 하고 서명하여야
한다.
③ 긴급을 요하는 문서는 결재권자 차하위 직위까지의 결
재로써 우선 시행하고 사후보고 할 수 있다. 다만, 회사의
권리의무에 관한 사항과 대외발송문서 중 중요한 사항에
관한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
④ 사후보고는 보고란에 보고받은 자의 확인을 받거나 사
본을 교부함으로써 갈음할 수 있다.
제23조(문서의 등록) ① 결재가 끝난 모든 문서는 기록물관
리지침에서 정하는 기록물등록대장에 등록하고, 생산등록
번호를 부여하여야 한다.
② 내부결재문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신자란에
“
내부결재”
표시를 하여야 한다.
제5절 발 송 부서에서 직접 받거나 또는 인계받은 문서에는 문서주관
제24조(시행문의 작성) 문서 중 발신을 하여야 할 문서는 시
행문을 작성하여야 한다.
제25조(발신명의) ① 본사에서 사외로 발신하는 문서는 사장
명의로, 사업소에서 사외로 발신하는 문서는 사업소장 명
의로 한다.
② 회사 내의 부서 상호간에 발신하는 문서(이하 “
대내문
서”
라 한다)는 각급 부서장 및 직제상 단위사업소장 직명
으로 발신한다.
제26조(공인날인 및 서명) ① 제25조 제1항에 따른 명의로
발신하는 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에
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문서규정
같다)을 날인한다.
② 공인을 날인하여야 할 문서로서 다수의 수신자에게
동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음
하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
제27조(문서의 발송) ① 시행문은 문서처리부서에서 발송하
되, 정보통신망, 우편, 인편 등을 이용하여 발신한다. 다만,
그 내용이 중요한 문서는 인편 • 등기우편 및 그 밖에 발
송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한
다.
② 직원 전체를 대상으로 한 공지성 문서나 일반적 지시
등의 문서(이하 “
공지성 문서”
라고 한다)는 전산망을 이용
하여 게시한다.
제6절 문서의 접수
제28조(문서의 접수) ① 문서는 문서처리부서에서 접수 하
여야 하며, 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 기록물관
리지침에서 정하는 기록물배부대장에 기록한 후 지체 없
이 문서처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.
② 당직 근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시
작 후 지체 없이 이를 문서주관부서에 인계하여야 한다.
③ 접수된 문서에는 접수인을 찍고, 기록물등록대장에 접
수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경
우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시 되
도록 하여야 한다. 다만, 제1항 및 제2항에 따라 문서주관
부서가 접수일시를 기재하여 해당 문서처리부서로 배부
한다.
제29조(문서의 배부) ① 문서주관부서에서 문서를 접수한 때
에는 부서장 또는 사업소장의 공람을 받은 후 지체없이
분류하여 처리부서에 이송한다.
② 문서주관부서는 받은 문서가 2 이상의 부서에 관련되
는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부
서에 배부한다. 문서처리부서에서 직접 접수한 경우에도
또한 같다.
③ 제2항에 따라 문서를 접수한 문서처리부서는 당해 문
서를 복사하여 관련 부서로 이송하여야 한다.
문서규정
제30조(문서의 처리) ① 문서처리부서의 문서수발업무를 담
당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하여야
한다.
② 처리담당자는 다음 각호에 해당하는 문서의 경우에는
공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하도록 하여야
한다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전
자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서
2. 민원문서
3. 기관간 또는 부서간 업무협조에 관한 문서
4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인
면 또는 법률ㆍ예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요
한 문서
5. 그밖에 회사직원의 신상(身上), 교육훈련 등과 관련하
여 회사직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야
할 필요가 있는 문서
③ 제2항에 따른 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기
한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는
때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
제31조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 문서주관부서 및 문서
처리부서의 각 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는
때에는 그 문서의 생산등록번호ㆍ시행일자ㆍ제목과 반송
사유를 명시하여 발신기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.
② 문서처리부서는 문서주관부서로부터 그 소관에 속하지
아니하는 문서를 배부받은 때에는 지체 없이 문서주관부
서에 반송하여야 하며, 이 경우 문서주관부서는 당해 문서
를 즉시 재배부하되, 문서주관부서의 장이 지정하는 문서
처리부서로 보내야 한다.
③ 문서처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하
지 아니하는 경우에는 이를 지체 없이 문서주관부서에 보
내어 해당 문서처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.
④ 제2항 및 제3항에도 불구하고 문서를 접수한 문서처리
부서의 장은 접수한 문서가 다른 문서처리부서의 소관
사항임이 명백한 경우에는 이를 지체 없이 해당 문서처리
부서의 장에게 이송하여야 한다.
제32조(공람의무) ① 공지성 문서 등 전자게시된 문서는 전
직원이 공람하여야 한다.
② 전자게시 문서는 별도의 이첩 또는 사본배부를 생략한
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다.
제7절 문서의 보관 및 보존
제33조(문서의 보관 • 보존 등) 문서의 보관 • 보존 등의 시행
에 필요한 사항은 기록물관리지침으로 정한다.
제3장 서식관리
제34조(서식의 제정 및 개폐) ① 장기간에 걸쳐 반복적으로
사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유
가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.
② 제35조 2호의 일반서식을 제정 또는 개폐하고자 할
경우에는 문서주관부서장의 승인을 받아야 한다.
③ 제2항의 경우에 2개 이상의 부서와 관련되는 서식은
그 관계되는 부서의 장과 미리 협의하여야 한다.
제35조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 규정서식과 일반서
식으로 나눈다.
1. 규정서식은 법령에서 정한 서식과 정관, 규정, 시행
세칙 및 지침 등으로 정한 서식을 말한다.
2. 일반서식은 규정서식을 제외한 모든 서식을 말한다.
제36조(서식설계의 일반원칙) ① 서식에 사용되는 용지의 규
격은 제10조에 따른 용지의 규격과 같게 하되, 증표류 또
는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 그 밖에 특별한 사유가 있
는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.
② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의
기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식자체를 기안
문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호 • 접수
등록번호 • 수신자 • 시행일자 및 접수일자 등의 항목을
넣어 설계한다.
③ 서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크
기 등을 균형있게 조절하여 기입항목의 식별이 쉽도록
설계하여야 한다.
④ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여
설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣
어서는 아니된다.
⑤ 서식은 법령에 따라 서식에 날인하도록 정한 경우를
제외하고는 서명이나 날인을 선택적으로 할 수 있도록
설계하여야 한다.

⑥ 서식에는 가능한 한 회사의 로고 • 상징 • 마크 또는
홍보문구 등을 표시하여 회사의 이미지가 제고될 수 있도
록 하여야 한다.
제37조(서식의 전산관리) ① 문서주관부서의 장은 부득이한
경우를 제외하고는 서식을 전자문서시스템 등으로 관리하
고 이를 사용자에게 제공하여야 한다. 다만, 소프트웨어
개발은 정보업무처리부서의 장에게 의뢰할 수 있다.
② 전항에 따라 관리하는 서식은 회사의 정보통신망에
통합 수록함으로써 공통적으로 사용할 수 있도록 수록에
필요한 양식 및 설명서 등을 정보업무처리 부서의 장에게
송부하여야 한다.
제4장 공인관리
제38조(공인의 종류 및 규격) ① 공인의 종류, 규격, 서체, 인
영의 내용, 관리사용 책임자 및 사용범위는 별표 5와 같
다. 다만, 해외사무소의 공인은 주재국의 관습에 따라 달
리 운용할 수 있다.
② 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지공인을 생성할
수 있다.
제39조(공인의 교부 및 등록 등) ① 공인은 문서주관부서의
장이 제조하여 교부한다.
② 문서주관부서의 장은 공인을 별표 6의 공인인영등록부
에, 전자이미지공인을 별표 7의 전자이미지공인인영등록부
에 각각 등록 • 관리하여야 한다.
③ 공인은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.
④ 공인을 재등록 및 폐기할 경우에는 문서주관부서의
장에게 신청하여야 한다.
제40조(전자이미지공인의 등록 및 관리) 제39조 제2항 후단
의 전자이미지공인의 등록 및 관리는 다음 각 호에 따른
다.
1. 문서주관부서의 장은 전자이미지공인인영등록부에 따
라 전자이미지공인을 등록(재등록을 포함한다.)하고,
전자이미지 공인인영등록부를 관리하며, 정보업무처리
부서의 장은 전자이미지공인을 전자파일로 관리하여야
한다.
2. 전자이미지공인을 등록ㆍ재등록ㆍ폐기하고자 하는 경
우에는 문서주관부서에 등록신청을 하여야 한다.
23200-7
문서규정
3. 정보업무처리부서의 장은 전자이미지공인을 위조,
변조 또는 부정사용하지 못하도록 필요한 안전장치를
하여야 한다.
4. 문서주관부서의 장은 전자이미지공인을 등록하는 경우
에 정보업무처리부서의 장의 협조를 받아 공인의 인영
을 전자이미지공인 인영등록부의 해당란에 날인하고,
그 날인된 인영을 전자적인 이미지형태로 전자파일로
등록한 후 이를 출력하여 전자이미지공인 인영등록부
의 해당란에 붙여야 한다
제41조(재등록 및 폐기) ① 공인이 분실 또는 마멸되거나 갱
신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 들어 제39조에 따라
공인을 재등록하여야 한다.
② 전항 또는 그 밖의 사유로 공인을 폐기하고자 하는
때에는 공인인영등록부 및 전자이미지공인인영등록부에
공인폐기내역을 기재하고, 그 공인을 문서주관부서에 문서
와 함께 반납하여야 하며, 문서주관부서의 장은 폐기된 공
인이 잘못 사용되거나 유출되지 않도록 하여야 한다.
③ 전자이미지공인을 재등록할 경우에는 즉시 사용 중인
전자이미지공인을 삭제하고, 재등록할 공인의 인영을 전자
이미지공인으로 전환하여 사용하여야 한다.
④ 사용 중인 전자이미지공인의 인영의 원형이 제대로
표시되지 아니하는 경우 전자이미지공인을 재등록하여
사용하여야 한다.
제42조(공인의 사용 등) ① 발송문서를 제외한 각종 증명 또
는 교부하는 서류에 공인을 날인하는 경우에는 당해 업무
처리부에 날인사항을 기록ㆍ유지하여야 한다.
② 계약체결 등 권리관계서류에 공인을 날인하는 경우에
는 별표 8의 공인날인대장에 날인사항을 기록ㆍ유지하여
야 한다.
제43조(날인 위치) 공인은 그 직위의 명칭의 끝자가 인영의
가운데 오도록 날인한다.
제44조(공인인영의 색상) 공인 인영의 색상은 빨간색으로 한
다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를
통하여 문서를 접수하는 경우에는 공인 인영의 색상을
검정색으로 할 수 있다.
제45조(인장의 교부방법 및 수령) 인장을 교부 또는 재교부
하는 때에는 인장을 봉투에 넣어 밀봉한 후 인편에 의하
여 교부 또는 재교부하여야 하며, 폐기하는 때에는 당해
문서규정

인장을 인편에 의하여 문서주관부서의 장에게 반납하여야 부 칙(1995. 9.16)

한다.
이 규정은 1995. 9.20부터 시행한다.
제46조(인장의 관리) 관리자의 이석 또는 업무시간 종료 후

에는 소정금고 또는 이중캐비넷에 보관하여야 한다.
제47조(인영의 인쇄사용 등) 문서처리부서의 장이 공인의 인
영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 당해 공인을 관
리하는 문서주관부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업
무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나
용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용
할 수 있다.
제48조(사고) 인장의 분실, 도난 등 사고가 발생하였을 때에
는 지체 없이 필요한 조치를 취하고 그 경위 등을 문서주
관부서의 장에게 보고하여야 한다.
부 칙(2001.10.24 전면개정)
제1조 (시행일) 이 규정은 2001.10.24부터 시행한다.
제2조 (경과조치) ① 종전의 규정에 의한 서식은 제57조
제2항에 의하여 승인된 것으로 본다.
② 제13조(문서분류기호), 제36조(보존년한)의 개정규정은
「문서사무편람」 제정 시행일부터 적용한다.
③ 이 규정 시행전에 문서생산부서에서 보관하고 있는
문서는 이 규정에서 정하는 바에 따라 재분류하고 문서
이관 등 필요한 조치를 한다.

제5장 보 칙 부 칙(2008.4.25 전부개정)

① (시행일) 이 규정은 2008. 4. 30부터 시행한다.

제49조(외국문서 특례) 외국기관과 수발하는 문서는 당해기
② (경과조치) 2008. 1. 1이후부터 이 규정 시행 이전에 이
관 또는 국제관례에 따라 관리할 수 있다.
미 작성 처리된 문서는 이규정에 의하여 처리된 것으로

부 칙(1989. 6. 9)
본다.

① (시행일) 이 규정은 1989. 6. 1부터 시행한다.

② (폐지사규) 이 규정 시행과 동시에 문서관리규정은 이를
폐지한다. 다만, 이 규정 시행당시 다른 사규에서 문서 관
리규정 또는 그 조문을 인용한 경우에 이 규정에 그 해
당규정이 있는 때에는 그 폐지규정에 갈음하여 이 규정
또는 이 규정의 해당조문을 인용한 것으로 본다.
③ (이 규정시행 이전에 작성처리된 문서에 대한 경과조치)
이 규정 시행 이전에 이미 작성 처리된 문서는 이 규정에
의하여 처리된 것으로 본다.
④ (서식개정에 따른 경과조치) 이 규정 시행당시 종전의
서식은 1989. 6.30까지 이 규정에 의한 개정서식과 함께
사용할 수 있다.
⑤ (보고지정 및 서식등록에 대한 경과조치) 이 규정 시행
당시 시행중인 정기보고 및 준정기보고와 사용중인 서식
은 1989. 6.30까지 문서담당부서에 보고의 승인 또는 서식
의 승인절차를 마쳐야 한다.

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 문서규정

[별표 1] 내부결재

한전KPS주식회사
Tel. Fax.

등록번호 :
결
기 안 일 :
재
등 록 일 :

공개구분 : 합
의
보
고

제 목 :

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문서규정

[별표 2] 대내시행문

한전KPS주식회사

수신자
(참 조)
제목

직무권한

시행 접수
우 /
전화 전송 / /

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 문서규정

[별표 3] 대외시행문

한전KPS주식회사

수신자
(참조)
제목

협조자
직무권한
시행 접수
우 /
전화 전송 / /

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[별표 4] 보고서

보 고 서

등록번호 재

기 안 일 합
의
등 록 일
보
공개구분 고

제 목 :
 공인의 종류, 규격, 인영 및 관리사용 책임자(제38조 관련)
[별표 5]

본사 관리사용 책임자 사업소 관리사용 책임자

종 류 규 격 서 체 내 용 사용범위
정 부 정 부
30m/m 한전KPS주식회사 총무처장 총무팀장 ◦대내 • 외 발신문서
회사직인 한글전서체, 가로새김 - -
정방형 사장(의)인 ◦제증명서
대표이사 한전KPS주식회사
18m/m 원 형 한글 전서체 〃 〃 - - 법인인감으로 날인되어야 할 제반문서
법인인감 대표이사인
대 한전KPS주식회사
“
가”호 〃 한글 전서체 〃 경리팀장 - - 당좌수표발행 및 보통예금 인출용
표 대표이사인
이 한전KPS주식회사 신청서, 청구서, 세금계산서, 입찰수금 등 사용인
사 “
나”호 〃 〃 ○○ 호 〃 총무팀장 사업소장 총무팀장
대표이사인 감으로 날인되어야 할 제반문제
등 한전KPS주식회사 2차
“
다”호 〃 〃 ○○-○ 호 - - 〃 1차사업소장이 위임한 업무
대표이사인 사업소장
사
용 한전KPS주식회사
인 “
라”호 〃 〃 ○○ 호 - - 사업소장 총무팀장 은행거래업무
감 소 장
이사회, 주주총회 의사록 및 법인등기 신청서류, 기
감사인 15m/m 원 형 한문고인체로 새김 감 사 의 인 총무처장 총무팀장 - -
타 감사인의 명의로 발송 또는 인증되는 제반문서
이사회의사록, 법인등기 및 신청서류, 기타 이사
이사인 〃 〃 이 사 의 인 〃 〃 - -
인의 명의로 발송 또는 인증되는 제반문서
한전KPS주식회사
본부장인 20m/m 원 형 한글 전서체 〃 총무팀장 - - 본부장 명의로 발신 또는 인증되는 제반문서
○○ 본 부 장 인

사 24m/m 한전KPS주식회사
업 “
가”호 한글전서체, 가로새김 - - 사업소장 총무팀장 사업소 대내 • 외 발신문서
정방형 ○○○사업소 인
소
직 21m/m 2차
“
나”호 〃 〃 - - 〃 1차사업소장이 위임한 업무
인 정방형 사업소장

길이 36m/m 높이15m/m의 타원형

계한전KPS 대내 • 외 발신되는 문서를 제외한 각종 증명서와
회사계인 을 세워서 상반부에 “ 계”자와 하반부 총무처장 총무팀장 사업소장 총무팀장
(주) 인증을 요하는 문서
에“한전KPS(주)”
를 가로 새김
문서규정

[별표 6]
공인인영등록부 (제39조 관련)

인 장 명
종 류 □직인 □ 인감 □ 계인 관리부서
등 록 일 년 월 일
(인 영) ( 재등록일 )
새 긴 날 년 월 일
□
등 주 소 :
새 긴 사 람 성명 및 상호 :
록 주민등록번호 :
•

□ 최초사용일 년 월 일
재
재 료
등
록
등록(재등록)
직 사 유
인
비 고

(인 영) 등 록 일
년 월 일
( 재등록일 )

폐 기 일
년 월 일
(분 실 일)

폐 폐기사유 □ 마멸 □ 분실 □ 기타( )
기
직
인 폐기방법 □ 소각 □ 이관 □ 기타( )

폐 기 자 소 속 :
(분 실 자) 직 급 : 성 명 :

비 고

※ 공인을 최초로 등록한 때에는 □등록란에 V표를, 재등록한 때에는

□재등록란에 V표를 한다.
※ 비고란은 관련문서의 등록번호 및 시행일자 등 참고사항을 기록한다.
 문서규정

[별표 7]

전자이미지공인인영등록부 (제39조 관련)

직 인 명
종 류 □직인 □ 인감 □ 계인

전자이미지공인인영
등록일(재등록일) : 년 월 일
최초사용일 : 년 월 일
□
등
록
• 등록(재등록)
□ 전자이미지공인 사 유
재 등록당시의 공인
관리부서
등 인영
록

비 고

등록일(재등록일) : 년 월 일
전자이미지공인 인영 폐기일 : 년 월 일
폐기사유
폐
소속 : 직급 :
폐 기 자
성명 :

비 고

비고
전자이미지공인을 등록할 당시의 공인의 인영을 해당란에 날인하고, 그 날인된 인영을 전자적인 이미지
형태로 컴퓨터 파일에 등록하며, 컴퓨터 파일에 등록된 전자이미지공인을 출력하여 그 전자이미지공인
의 인영을 해당란에 붙여야 한다.
문서규정

[별표 8]
공 인 날 인 대 장(제41조 관련)

사업소

일련 공인 날인
일자 관련근거 제출처 용도 제 목 부수 장수
번호 구분 청구자 날인자
(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

(인) (인)

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