전화녹음업무 처리지침

디비투자파트너스㈜
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전화녹음업무 처리지침
제정 2022.05.06

제 1 조(목적)
이 지침은 집합투자증권 운용업무, 금융투자상품의 매매거래(이하 “거래업무”라 한다.) 등 회사의
업무처리 시 발생할 수 있는 고객, 중개회사 및 거래상대방과의 분쟁발생에 대비한 사전
입증자료를 확보하고 이해상충의 발생을 방지하며 이를 확인하기 위하여 거래업무의 처리와
관련한 회사 임직원과 고객, 중개회사, 판매회사 또는 계열회사 간의 통화내용을 녹음 및 청취,
모니터링 함에 있어서 필요한 사항과 절차를 정함을 목적으로 한다.

제 2 조(녹음대상업무)
① 전화녹음은 다음 각 호의 어느 하나의 업무담당자(이하 “담당자”라 한다.)에 한하여 실시하며,
그 업무수행을 위해 사용하는 모든 전화기에 연결되는 통화내용을 녹음대 상으로 한다.
1. 금융투자상품(증권, 파생상품 등)의 매매업무 담당자
2. 자본시장과 금융투자업에 관한 법률 시행규칙 제 10 조에 따라 매매업무를 수행할 수
있는 운용담당자 및 운용부서 임직원
3. 기타 관련 법규정 및 내규 등에 의해 전화녹음이 필요하다고 회사가 판단하는 업무 담당
임직원
② 제 1 항의 담당자는 이 지침의 시행일 또는 담당자가 된 날로부터 5 일 이내에 별지 제 1
호 서식에 의한 동의서를 준법감시인에게 제출하여야 한다.
③ 입사, 전보 또는 업무분장의 변경으로 제 1 항 각 호의 담당자의 변경이 있는 경우에 그
내역을 준법감시인에게 지체 없이 통보하여야 한다.

제 3 조(통화유의사항)
전화녹음 대상업무 담당자는 전화통화 시 다음 각 호의 사항에 특히 유의하여야 한다.
1. 품위 있고 세련되며 겸손한 언어로써 통화예절에 힘써야 한다.
2. 집합투자증권을 판매하는 경우에는 거래주체가 고객임을 분명히 인식하여야 한다.
3. 집합투자증권을 거래하는 고객과 투자상담 등을 할 때에는 금융시장 및 특정종목의 전망에
관해 단정적인 표현을 하여서는 아니 된다.
4. 전화기를 이용하여 집합투자증권 판매업무를 처리하는 경우에는 고객명, 실명번호의 일부,
계좌번호, 종목 및 비밀번호 등의 전부 또는 일부에 의해 본인여부를 확인하여 야 하며
그 통화내역과 송·수화자, 통화시각 등을 해당 신청서 등의 적당한 여백에 기재하여야 한다.
5. 중개회사 또는 거래상대방과 금융투자상품의 매매 시에는 종목, 수량, 가격, 매매의 시기,
매매의 구분(매도 또는 매수) 등에 관하여 분명하게 언급한 다음 그 주문내용 을 다시
확인하여 처리하여야 한다.
6. 제 2 조 제 1 항 각 호의 담당업무를 수행하기 위하여 휴대전화, 무선전화기, 회사가 제 공하는
제 2 항의 비업무용 전화기, 다른 회사가 제공하는 전화기 등 이 지침에 따라

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녹음이 되지 아니하는 전화기를 사용하여서는 아니 된다.

제 4 조(전화녹음 업무유형)
전화녹음업무는 제 2 조 제 1 항 각 호의 담당자에 한하며, 업무유형은 다음 각호와 같다.
1. 집합투자증권 거래업무
2. 집합투자재산인 금융투자상품의 매매거래 및 운용관련 업무
3. 약정에 의한 계좌폐쇄 및 각종 증명서의 발급신청
4. 고객의 주소, 전화번호 등 각종 통보처 및 연락처 정보의 정정
5. 기타 내부통제 관련업무 및 자금거래가 수반되지 않는 업무 중 회사가 필요하다고 인
정하는 경우

제 5 조(입증책임)
집합투자증권 운용업무 및 집합투자재산의 매매거래의 내용을 확정하는 통화는 반드시 녹
음이 가능한 전화기에 의하여야 한다. 휴대전화 등 개인소유의 전화기를 사용하는 등 전화 녹음이
가능하지 않은 전화기를 사용하거나 담당자가 입증자료 확보를 소홀히 하여 전화녹 음이
이루어지지 않은 경우 이와 관련된 분쟁 또는 민원이 발생하는 때에는 회사에 대한
입증책임은 당해 업무를 처리한 담당자에게 있다.

제 6 조(녹음방해행위의 금지)
누구든지 전화녹음을 하지 못하도록 방해하거나 전화녹음내용을 임의로 조작 또는 변조해
서는 아니 된다.

제 7 조(관리책임자)
준법감시인은 전화녹음과 관련된 정책의 수립 및 점검, 매월 1 회 이상 녹음상태의 점검,
녹음자료의 보관, 내부통제 목적의 전화녹음내용 모니터링 업무를 담당한다. 준법감시인은
전화녹음을 위한 장치의 설치 및 유지보수, 녹음장치의 보관 및 시건 상태 확인, 녹음상태 의
개선 등 전화녹음장치와 관련된 제반 관리업무를 담당한다.

제 8 조(녹음자료의 관리 및 보존)
준법감시인은 전화녹음장비를 통하여 전화녹음내용이 수록된 녹음디스크 등(이 지침에서 “
녹음자료”라 한다.)의 저장상태를 주기적으로 점검 한다. 녹음자료는 회사 외부로 유출하
거나 복사하여서는 아니 된다. 녹음자료는 녹음한 날의 회계연도 말로부터 10 년간 보존하
며, 보존기간이 만료된 녹음자료는 준법감시인 입회 하에 폐기하거나 수록된 전화녹음내용 을
완전히 삭제(포맷) 후 재사용한다.

제 9 조(청취 및 모니터링)
① 녹음한 내용을 청취하고자 하는 경우에는 반드시 통화자 본인, 준법감시인의 입회 하 에
행하여야 한다.
② 고객 또는 직원이 녹음내용을 청취하고자 하는 경우에는 준법감시인은 별지 제 2 호 서
식의 녹음자료청취대장에 그 내용을 기록하고 모든 입회자가 이를 확인하며 그 대장은 5
년간 유지·보관하여야 한다.

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③ 다음 각 호의 경우 외에는 녹음내용을 청취할 수 없다.

1. 고객과의 분쟁 및 민원발생으로 녹음내용을 확인할 필요가 있는 경우
2. 거래업무 처리와 관련하여 그 사실관계를 확인할 필요가 있는 경우
3. 대표이사, 준법감시인, 감사위원회 또는 그가 지정하는 자가 관계법령 또는 회사의 규정
등에서 정한 목적에 따라 감사 또는 내부통제 업무를 수행하는 경우
④ 제 1 항 내지 제 3 항에도 불구하고 제 7 조 제 1 항에 따라 녹음상태를 점검하는 경우 또는
이해상충 방지 등 내부통제를 위하여 전화녹음내용을 모니터링하는 경우에는 준법감 시인의
책임 하에 청취할 수 있다.
⑤ 준법감시인은 이 지침에 따라 전화녹음내용을 청취 또는 모니터링하는 경우에 그 내
역이 전화녹음장치에 기록되어 남을 수 있도록 유지하여야 한다.
⑥ 이 지침에 의하여 청취가 허락된 경우에도 청취목적에 적합하다고 인정되는 통화자,
통화 일시 외의 녹음내용을 청취하여서는 아니 되며, 실시간 청취를 하여서는 아니 된다.
다만 집합투자재산 또는 회사의 고유재산과 관련된 긴급한 통화로서 준법감시 인이
승인하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제 10 조(비밀유지)
고객 또는 직원은 자기와 무관한 녹음내용을 청취하여서는 아니 된다. 이 지침에 의하여 전화녹음
장치의 설치, 유지보수 및 개선, 점검을 위하여 불가피하게 녹음내용을 청취하거 나
업무목적으로 청취가 허락된 경우에도 청취를 통하여 인지한 내용을 타인에게 유포하여 서는
아니 된다.

부 칙

제 1 조 (시행일)
이 지침은 금융위원회의 일반 사모집합투자업 등록일부터 시행한다.

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(별지 제 1 호)

녹음 동의서

성 명 :
소 속 :
직 위 :

상기 본인은 전화녹음업무 처리지침에 의거하여 회사

업무를 처리함에 있어서 그 지침의 내용을 숙지하였고
녹음대상업무를 수행하기 위하여 사용하는 모든 전화기에
연결되는 통화내용이 녹음되고 있으며 내부통제 목적으로
모니터링을 실시하고 있음을 알고 있으며 이에 대하여 이의가
없음을 확인합니다.

20 년 월 일

위 상기인 : (인, 서명)

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(별지 제 2 호)

녹 음 자 료 청 취 대 장

입회자 확인
청취 청취대상
신청일자 청취사유
신청자 일시

준법
통화자 본인 감시인

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