ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ



BÀI TẬP CÁ NHÂN

MÔN: LÝ THUYẾT VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC
BÀI TẬP NHÓM THỰC TẾ
Công ty TNHH Ngọc Linh

GVHD: Ngô Xuân Thủy

Sinh viên: Dương Tấn Hậu
Nhóm: 1
Lớp sinh hoạt: 44K02.1

Đà Nẵng, 04/2022
 CHỦ ĐỀ 7: “NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ NHỮNG HÌNH THỨC LIÊN
HỢP THÔNG TIN DỌC VÀ NGANG TRONG CÔNG TY MÀ NHÓM
NGHIÊN CỨU”
Sau khi nghiên cứu, tôi nhận thấy hình thức liên hợp thông tin dọc và ngang trong công
ty TNHH Ngọc Linh như sau:

1. Liên hợp thông tin dọc

Để phối hợp hoạt động giữa các cấp trong tổ chức, công ty đã sử dụng hệ thống liên
hợp dọc với 2 cách thức: sự chỉ dẫn theo cấp bậc, hệ thống thông tin dọc.

1.1. Sự chỉ dẫn theo cấp bậc

Giám đốc là người nắm giữ quyền ra quyết định chính. Giám đốc sẽ đưa ra kế hoạch,
và chỉ đạo xuống cho các nhà lãnh đạo tuyến. Xong những người này sẽ phổ biến lại cho
nhân viên để họ triển khai kế hoạch. Khi nảy sinh một vấn đề nào đó mà nhân viên không
giải quyết được thì người lãnh đạo trực tiếp của họ có trách nhiệm giải quyết. Còn khi
nhân viên cấp dưới có vấn đề gì cần trao đổi thì phải thông qua người lãnh đạo trực tiếp
của mình trước rồi người lãnh đạo này sẽ thông báo lại cho giám đốc. Sau đó, giám đốc
sẽ đưa ra hướng giải quyết xuống cho nhà lãnh đạo tuyến, rồi nhà lãnh đạo này sẽ thông
báo lại cho nhân viên của mình.

1.2. Hệ thống thông tin dọc

Hệ thống thông tin dọc bao gồm các báo cáo định kỳ có chứa những thông tin cần thiết,
được gửi đến nhà quản trị. Hệ thống thông tin liên lạc dọc làm cho việc liên lạc lên cấp
trên hoặc xuống cấp dưới được thực hiện một cách hiệu quả. Trong công ty TNHH Ngọc
Linh thì thông tin được chia làm hệ thống từ trên xuống và hệ thống thông tin từ dưới lên.

¡ Thông tin từ trên xuống: Các văn bản, chỉ thị, mệnh lệnh của giám đốc được đưa
xuống cho các phòng ban trong công ty. Ví dụ: như mệnh lệnh yêu cầu báo cáo số
lượng nguyên vật liệu còn lại trong kho được chuyển từ giám đốc xuống cho trưởng
 phòng quản lý kho xưởng, cửa hàng; kế hoạch khuyến mãi được chuyển từ giám đốc
xuống cho trưởng phòng bán hàng, … Các thông tin này được truyền tải đến cấp dưới
trực tiếp thông qua các văn bản, chỉ thị, email, và trong các cuộc họp.
¡ Thông tin từ dưới lên: Sau mỗi quý kinh doanh các trưởng phòng sẽ phải làm báo cáo
về các hoạt động, kết quả công việc trong phòng ban của mình và gửi báo cáo lên
giám đốc. Các nhân viên có đề xuất ý kiến đóng góp cho hoạt động kinh doanh của
công ty thì họ phải đề xuất lên trưởng phòng, sau đó trưởng phòng xem xét và tập
hợp các đề xuất của nhân viên và gửi lên giám đốc. Các thông tin này được truyền tải
đến cấp trên trực tiếp thông qua các cuộc họp, văn bản, email và các lời nói trực tiếp.
Kết luận: Công ty TNHH Ngọc Linh có hình thức liên hợp thông tin dọc chủ yếu dựa
vào các văn bản bằng giấy hoặc email.

2. Liên hợp thông tin ngang

Hệ thống liên hợp thông tin ngang đề cấp tới số lượng liên lạc và hợp tác giữa các
phòng ban cùng cấp. Công ty TNHH Ngọc Linh thực hiện hình thức liên hợp thông tin
ngang nhờ sự phối hợp giữa các phòng ban ở cùng cấp trong công ty. Công ty gồm 4
phòng ban: phòng kinh tế, nghiệp vụ; phòng bán hàng; phòng quản lý kho xưởng, cửa
hàng; phòng quản lý vận tải, nâng hạ, bốc xếp và dịch vụ vận tải. Và công ty đã sử dụng
các phương pháp sau để truyền tải thông tin liên lạc và hợp tác giữa các bộ phận:

2.1. Công việc thư lại – ghi nhớ, báo cáo

Công ty trao đổi công việc bằng văn bản về một vấn đề hay quyết định nào đó. Các
phòng ban sẽ được thông báo cho nhau về các hoạt động một cách thường xuyên. Sự kết
nối này đảm bảo cho sự phối hợp nhưng phòng ban này không có quyền tham gia vào quá
trình ra quyết định của phòng ban khác. Như trong công ty TNHH Ngọc Linh, phòng bán
hàng sẽ gửi báo cáo về kết quả doanh thu đến phòng kinh tế, nghiệp vụ để làm báo cáo tài
chính. Nói chung, các phòng ban đều phải thống nhất thông tin với nhau để làm ra những
báo cáo chính xác, phù hợp rồi nộp lên cho giám đốc.
 2.2. Người tổng điều hành

Người tổng điều hành là người được bổ nhiệm để thực hiện việc phối hợp các hoạt
động của một dự án nhất định. Người tổng điều hành đứng ngoài các phòng ban và có
trách nhiệm phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau. Tại công ty TNHH Ngọc
Linh, giám đốc dự án có nhiệm vụ kết nối 4 phòng ban lại với nhau nhằm triển khai dự
án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và chất lượng.

2.3. Lực lượng tác nghiệp

Lực lượng tác nghiệp chỉ xuất hiện khi phát sinh một dự án, lực lượng này gồm một
nhóm bao gồm các thành viên đến từ các phòng ban trong công ty. Mỗi nhân viên thực
hiện chức năng như ở phòng ban của mình hay còn gọi là chức năng chuyên môn, sau khi
kết thúc dự án các nhân viên này quay trở lại với phòng ban của mình. Như ở công ty
TNHH Ngọc Linh, khi có một dự án đột xuất thì giám đốc sẽ thành lập đội dự án và mỗi
phòng ban sẽ cử một người để tham gia vào và thực hiện dự án. Sau khi dự án đó kết thúc
thì nhân viên trở về làm việc bình thường tại phòng ban của mình.

3. Đánh giá hình thức liên hợp thông tin trong công ty TNHH Ngọc Linh
Công ty TNHH Ngọc Linh chỉ có 2 cấp quản lý là giám đốc điều hành và các trưởng
phòng nên việc truyền tải thông tin theo chiều dọc từ giám đốc xuống nhân viên diễn ra
nhanh chóng và đảm bảo được tính chính xác. Thông tin góp ý từ nhân viên, báo cáo kết
quả công việc của các trưởng phòng lên giám đốc cũng diễn ra suông sẻ và nhanh chóng.
Liên hợp thông tin ngang tại công ty TNHH Ngọc Linh tương đối cao do tính chất công
việc đòi hỏi các bộ phận phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn thành tốt công việc. Tuy
nhiên, việc ra quyết định tại từng phòng ban không chịu sự ảnh hưởng bởi các phòng ban
khác.
 Tài liệu tham khảo:
1. https://ngoclinhdn.com/view/gioi-thieu/2/gioi-thieu-chung/vat-lieu-xay-dung-
ngoc-linh.html