Documents administratius

Ofici
Definició
L'ofici és una comunicació escrita monotemàtica de caràcter oficial, que emet
l’Administració per comunicar qüestions relacionades amb la tramitació d’un
procediment administratiu, demanar informació, contestar, trametre documents, etc.

Intern

Parts del document

Capçalera
Identificació del document (opcional)
1. Destinació
2. Fórmula de salutació (opcional i només en l’ofici extern)
3. Nucli
4. Fórmula de comiat (opcional i només en l’ofici extern)
5. Signatura
6. Datació
7. Informacions addicionals
Consells per redactar un ofici
Consells generals
 S’ha de redactar de manera clara i concisa i utilitzant les formes
verbals en primera persona del present d’indicatiu.
 No s’han d’utilitzar construccions de tipus impersonal.
Tractament personal
 Emissor: 1a persona del singular (jo). Us comunico…
 Receptor: 2a persona del plural (vós). Vau sol·licitar…

Identificació del document (opcional)

Has de saber que hi ha fulls destinats expressament a la redacció d’oficis que porten
imprès, a la part superior, el requadre destinat a consignar les dades del document: data,
referències i assumpte.
1. Destinació
Els oficis interns s’han d’adreçar al càrrec, no a la persona. Els càrrecs no van precedits
del tractament protocol·lari, si el tenen.
La disposició de les dades de la persona destinatària és la següent:
 nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr./Sra.)
 adreça, codi postal i població
Si es tracta d’un ofici intern i sempre que s’adreci a un càrrec de l’Administració per les
seves atribucions, es pot fer constar únicament aquest càrrec (i el centre i/o l’edifici on
té el despatx, si es vol), amb majúscules i precedit pel tractament protocol·lari, al peu
del document:
GERENT DELS SERVEIS D’EDUCACIÓ. EDIFICI DEL RELLOTGE
IL·LMA. SRA. ALCALDESSA DE BADALONA
2. Fórmula de salutació
Els oficis externs poden incloure una fórmula de salutació formal (Senyor, Senyora,
seguides d’una coma). Aquesta salutació no ha d’aparèixer als oficis interns.
3. Nucli
Perquè el text sigui clar i fàcil de comprendre, cal que sigui clar i concís. Si la
comunicació és breu, el nucli pot constar d’un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa,
cal redactar l’ofici en diversos paràgrafs, que s’han de separar amb doble espai
mecanogràfic, i ordenar la informació de manera lògica:
 introducció de l’assumpte
 exposició de fets, arguments, consideracions, etc.
 conclusió a partir d’una síntesi, petició, etc.
4. Fórmula de comiat
Els oficis externs poden incloure una fórmula de comiat (Atentament,), que no ha
d’aparèi¬xer en els de caràcter intern.
5. Signatura
La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:
 càrrec, precedit de l’article corresponent
 signatura
 nom i cognoms
6. Datació
La datació del document es compon de:
 població, seguida d’una coma
 data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 1 de març de 2017
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure
punt.
7. Informacions addicionals
De caràcter optatiu. S’escriuen al peu de l’ofici i les més habituals són les següents:
 annexos
 referència (també es pot indicar sota la capçalera impresa,
alineada per la dreta del full)
 inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (en majúscula) i
de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una
barra: NSG/mpc
Si el paper imprès que s’utilitza conté un apartat inicial per a la referència, no s’ha
d’incloure aquí, sinó en aquell apartat del començament.

Carta
Definició
La carta és un document per a comunicacions de caràcter interpersonal, de contingut
general i diversitat temàtica, que no forma part de la tramitació d’un procediment
administratiu.
Parts del document
Capçalera
1. Destinació
2. Fórmula de salutació
3. Nucli
4. Fórmula de comiat
5. Signatura
6. Datació
7. Informacions addicionals
Esquema de la carta en format PDF
Baixa el document
Consells per redactar una carta
Consells generals
Una carta pot tractar diversos temes i hi preval el caràcter interpersonal sobre l’oficial.
Per això, el grau de formalitat pot ser divers.
Per tant, cal definir d’entrada el to de relació entre els comunicants i mantenir-lo al llarg
de tot el document. Hi ha d’haver correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat,
que han de ser coherents amb el to general de la carta.
Tractament personal
Emissor:
jo (Us agraeixo… / T’agraeixo…, segons el grau de formalitat).
nosaltres: adequat per accentuar el caràcter institucional per sobre del personal (Us
agraïm…).
Receptor:
vós, to neutre i preferent (Aprofito per saludar-vos…).
vostè: to més distant (Aprofito per saludar-lo…).
tu: només adequat en cas d’amistat i confiança (Et saludo…).

1. Destinació
  nom i cognoms (amb el tractament
corresponent: Sr. / Sra. / Il·ltre. Sr.)
 càrrec (opcional)
 adreça, codi postal i població
2. Fórmula de salutació
S’ha d’ajustar al to relacional del conjunt de la carta i ha de ser coherent amb la fórmula
de comiat. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents
(de menys a més formalitat):
Benvolgut / Benvolguda [nom
propi]
Cordialment,
Benvolguda amiga,
Ben cordialment,
Benvolguts companys,
Una salutació
Benvolgut, / Benvolguda,
cordial,
Benvolgudes senyores,
Distingit amic,
Senyor, / Senyora,
Atentament,
Distingit senyor, / Distingida
Ben atentament,
senyora,
3. Nucli
Té una redacció menys fixada que d’altres documents, però cal seguir-hi una estructura
lògica i ordenada:
 presentació
 desenvolupament
 conclusió
4. Fórmula de comiat
S’ha d’ajustar al to general de la carta i ha de correspondre a la fórmula de salutació. El
ventall és ampli i a continuació s’ofereixen les més comunes:
Cordialment,
Ben cordialment,
Una salutació cordial,
Atentament,
Ben atentament,
Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament.
Resto a la vostra disposició i us saludo ben atentament.
La fórmula va seguida d’una coma, quan no inclou cap verb. Si n’inclou algun, va
seguida d’un punt.
5. Signatura
En la carta, la identificació nominal preval sobre l’oficial:
 signatura
 nom i cognoms
 càrrec
6. Datació
 població, seguida d’una coma
 data (el dia del mes i l’any, en xifres):
Barcelona, 29 de novembre de 2016
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure
punt.
7. Informacions addicionals
S’hi pot afegir un apartat d’informació addicional introduït per la sigla PD (postdata),
que s’ha de situar després de la data.
Remarques
Remarques
L’ús de connectors per iniciar paràgrafs és important i no s’ha d’obviar:
D’altra banda, vull exposar-vos l’interès de la vostra proposta […]
Pel que fa al vostre suggeriment, he de dir-vos que el tindrem en consideració.

Certificat
Definició
El certificat és un document expedit per l’Administració, en el qual una persona
autoritzada legalment dóna fe d’un fet, del contingut d’un document o de les
circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc.
Normalment el certificat s’expedeix a petició de la persona interessada i sovint amb una
finalitat concreta.
Té una destinació externa i l’emet el secretari de l’òrgan. Quan es transcriuen acords
d’òrgans col·legiats, el vistiplau del president és obligatori (Llei 40/2015).
Parts del document
Capçalera
1. Dades de qui signa el certificat
2. Nucli
3. Fórmula de certificació
4. Datació
5. Signatura
Esquema del certificat en format PDF
Baixa el document
Consells per redactar un certificat
Consells generals
En la redacció del certificat, convé respectar els aspectes següents:
 L’estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació.
 La claredat i el rigor, amb una exposició acurada de la
informació que s’hi detalla.
 El to formal i concís, atès el valor de constatació oficial del
document.
Tractament personal
 Emissor: 1a persona del singular (jo). Certifico / signo /
expedeixo…
 Receptor: no hi ha tractament per a la persona destinatària.

1. Dades de qui signa el certificat

 Nom i cognoms de la persona que signa el certificat, sense les
formes senyor/senyora ni cap altre tractament.
  El càrrec, entre comes (no cal que vagi precedit per la
forma com a o en qualitat de).
Aquestes dades no es destaquen amb cap marca tipogràfica (negreta, subratllat, etc.).
Neus Arana Gómez, secretària de l’Ajuntament de Romagosa,…
2. Nucli
S’introdueix amb la forma CERTIFICO, en majúscules i seguida de dos punts. A
continuació, amb la conjunció que, s’escriuen els fets o les circumstàncies que se
certifiquen.
Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs quedin separats visualment (1, 2,
etc.).
Quan al nucli es transcriuen acords d’un òrgan col·legiat o parts dispositives d’una
resolució, cal escriure’ls entre cometes, ja que són una citació literal.
3. Fórmula de certificació
Té una estructura bàsica fixa, amb algunes variants. Quan la fórmula final inclou la
referència al vistiplau del president, el càrrec no ha d’anar acompanyat de cap
tractament protocol·lari.
I, perquè consti, signo / expedeixo aquest certificat.
I, perquè així consti, signo aquest certificat (per ordre i) amb el vistiplau del president.
I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada.
I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, amb el
vistiplau del president.
I, perquè així consti i a petició de la senyora Júlia Martí Saavedra, expedeixo aquest
certificat.
I, perquè consti, només a l’efecte de presentar-lo davant [organisme], signo aquest
certificat.
4. Datació
La datació del document es compon de:
 població, seguida d’una coma
 data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 1 de març de 2017
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure
punt.
5. Signatura
 Signatura de qui certifica i segell de l’organisme (el nom i
cognoms i el càrrec ja figuren a l’encapçalament).
 La fórmula Vist i plau (si escau), situada a la dreta de la
signatura de qui expedeix el certificat. A continuació, el càrrec,
precedit per l’article, i a sota de la signatura, el nom i els
cognoms
Remarques
Remarques
 Tot i que tradicionalment l’emissor tenia el tractament de
tercera persona (certifica), actualment s’utilitza la primera
persona, perquè contribueix a l’estil directe que ha de
caracteritzar la documentació administrativa.
 Qui expedeix el certificat se’n queda còpia, perquè l’original és
per a la persona destinatària.
 El certificat no es registra; el que es registra és l’ofici de
tramesa.
  La fórmula final i la datació no s’han d’escriure en un sol
paràgraf, sinó en paràgrafs diferents.
x
I, perquè consti, expedeixo aquest certificat, a Barcelona, a 20 de gener de 2017.
 El nom i els cognoms de la signatura no han d’anar precedits de
l’expressió Signat.

Diligència
Definició
Una diligència és un certificat intern que es produeix dins les actuacions
administratives i que acredita l’execució d’un tràmit, com el desglossament d’un
document d’un expedient, la presa de possessió d’un funcionari, una modificació de
sou, etc.
A diferència del certificat, pot ser interna o externa, la pot expedir qualsevol funcionari
autoritzat i no necessita el vistiplau del president de l’òrgan.
Si escau, pot incloure la signatura d’una persona aliena a l’Administració que hi ha
comparegut per fer un tràmit (El / La compareixent).
Parts del document
Capçalera
1. Nucli
2. Datació
3. Signatura

Esquema de la diligència en format PDF

 Baixa el document
Consells per redactar una diligència
Consells generals
S’ha de redactar de manera clara i concisa.
Tractament personal
Emissor:
1a persona del singular (jo). FAIG CONSTAR que…
Impersonal. DILIGÈNCIA per fer constar que…
Receptor:
no té destinatari, per la qual cosa no hi ha referència a la persona interessada

1. Nucli
S’introdueix amb una d’aquestes dues fórmules:
FAIG CONSTAR que […]
DILIGÈNCIA per fer constar que […]
A continuació cal exposar el fet que es constata, d’una manera concisa.
Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs en què es presenten quedin
diferenciats visualment (1, 2, etc.).
2. Datació
La datació del document es compon de:
 població, seguida d’una coma
 data (el dia del mes i l’any, en xifres)
Barcelona, 1 de març de 2017
La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure
punt.
3. Signatura
La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:
 càrrec, precedit de l’article corresponent
 signatura
 nom i cognoms
En les diligències que porten la signatura d’una persona aliena a l’Administració,
aquesta firma apareix a la dreta del càrrec que certifica els fets.
Remarques
Remarques
Qui expedeix la diligència se’n queda l’original, que s’arxiva a l’expedient. Se’n pot fer
còpia a la persona compareixent, si n’hi ha.

Resolució
Definició
La resolució és un document amb què es prenen decisions sobre un assumpte
determinat. Generalment, posa fi a un procediment administratiu.
Parts del document
Capçalera
1. Identificació del document
2. Part expositiva
 fets
 fonaments de dret
3. Part dispositiva: resolució
4. Peu de recurs
5. Datació i signatura

Esquema de la resolució en format PDF

Baixa el document
Consells per redactar una resolució
Consells generals
Les resolucions tenen dues parts: l’expositiva i la dispositiva. Criteris per redactar
aquest document:
 La informació s’ha d’exposar de manera ordenada i clara i
concisa, sense formulismes innecessaris.
 Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera
concisa.
 Cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i la
resolució.
 Cada fet, fonament de dret o conclusió s’ha de redactar en un
paràgraf diferent. Si n’hi ha més d’un, s’ha de numerar.
  Convé evitar introduir els paràgrafs
amb Atès, Vist, Considerant, ja que sovint deriven en un text
incomplet i de difícil comprensió. Cal redactar-los seguint
l’ordre habitual dels elements de la frase.
Tractament personal
Emissor: 1a persona del singular (resolc).
Destinatari: tot i que el destinatari sigui la persona interessada, el receptor no es
manifesta en la redacció de la resolució, que s’ha d’enviar com a document adjunt d’un
ofici de notificació; aquest darrer és el document adreçat al destinatari.

1. Identificació del document

S’hi indica el número de resolució, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar
de manera sintètica i clara.
2. Part expositiva
Aquesta part està composta per dos blocs: Fets i Fonaments de dret.
Fets
S’hi han d’exposar els fets o antecedents rellevants, de manera concisa i en paràgrafs
ordenats cronològicament i numerats.
Fonaments de dret
S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets i que justifiquen la
resolució. No n’hi ha prou d’enunciar la normativa, sinó que cada fonament ha
d’explicitar de quina manera es relaciona amb els fets; això és el que permet arribar a la
resolució a través d’un procés lògic.
Cada fonament s’ha d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Sovint, en l’últim
fonament s’hi esmenta la competència per resoldre.
3. Part dispositiva
S’introdueix amb la fórmula:
Per tant, resolc:
A continuació s’hi detallen les resolucions que es prenen, amb punts numerats i
introduïts amb un verb en infinitiu (atorgar, aprovar, etc.). Quan només hi hagi un punt,
no s’ha de numerar ni encapçalar amb el mot Únic.
4. Peu de recurs
A continuació de les resolucions dictades, es fan constar els recursos que s’hi poden
interposar; aquesta informació també es pot escriure al final del document, després de la
signatura. Tradicionalment, el peu de recurs s’escrivia en un cos de lletra inferior al del
document; actualment, però, es recomana fer-ho en el mateix cos que la resta del text.
5. Datació i signatura
Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:
 Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la
localitat i sense punt final)
 El / La + identificació funcional
 Rúbrica
 Nom i cognoms
Remarques
Remarques
 Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per
tant, cal evitar utilitzar-les amb aquest sentit. Per expressar
instruccions, disposicions o obligatorietat, podem utilitzar els
verbs haver de o caldre o bé el present d’indicatiu.
x
Les corporacions de dret públic es regiran per la seva normativa específica.
√
Les corporacions de dret públic es regeixen per la seva normativa específica.
x
Els assentaments al llibre de registre contindran la informació següent.
√
Els assentaments al llibre de registre han de contenir la informació següent.
 La resolució no porta cap fórmula final, com ara Així ho mano i
ho disposo.

Proposta de resolució
Definició
La proposta de resolució és el document que aglutina tota la informació sobre un
expedient i que serveix de base per redactar-ne la resolució o l’acord. És un informe que
incorpora una proposta i, per tant, les característiques d’aquest document són les
mateixes que les de l’informe.
Parts del document
Capçalera
1. Identificació de l’expedient
2. Fets
3. Fonaments de dret
4. Proposta de resolució
5. Datació i signatura
6. Annexos
Esquema de la proposta de resolució en format PDF
Baixa el document
Consells per redactar una resolució
Consells generals
Les característiques i els criteris per redactar aquest document són les mateixes que les
de l’informe:
 La informació s’ha d’exposar de manera ordenada i clara i
concisa, sense formulismes innecessaris.
 Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera
concisa.
 Cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i la
conclusió o proposta.
 Cada fet, fonament de dret o conclusió s’ha de redactar en un
paràgraf diferent. Si n’hi ha més d’un, s’ha de numerar.
 Les pàgines s’han de numerar.
Tractament personal
Emissor: si hi ha proposta, 1a persona del singular (proposo).
Destinatari: no hi ha destinatari explícit.
1. Identificació del document
S’hi indica el número d’expedient, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar
de manera sintètica i clara.
2. Fets
També es pot anomenar Antecedents o Relació de fets. S’hi han d’exposar els fets
rellevants relacionats amb l’assumpte, ordenats cronològicament, separats en paràgrafs.
Cada paràgraf ha de descriure un sol fet i, si n’hi ha més d’un, s’han de numerar amb
cardinals. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.
Tradicionalment, aquests apartats s’han estructurat amb oracions subordinades
introduïdes amb Atès o Vist, dependents d’un verb que apareixia més avall del
document. Actualment, però, el criteri de redacció és estructurar-los en paràgrafs
sencers i independents, amb frases que mantinguin l’ordre habitual dels elements.
3. Fonaments de dret
S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets. Cada fonament s’ha
d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Cal separar visualment cada paràgraf amb
una línia en blanc.
No n’hi ha prou d’enunciar la normativa, sinó que cada fonament ha d’explicitar de
quina manera es relaciona amb els fets. Això és el que permet arribar a la conclusió o la
proposta a través d’un procés lògic.
Com en el cas dels fets, cal evitar els paràgrafs començats
amb Atès, Vist o Considerant i redactar-los amb l’ordre habitual dels elements.
4. Proposta de resolució
La proposta s’articula a partir del verb Proposo: o bé Proposo a […]:. A continuació,
s’exposen les propostes. Si n’hi ha més d’una, s’han de numerar amb cardinals.
5. Datació i signatura
Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:
 Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la
localitat i sense punt final)
 El / La + identificació funcional
 Rúbrica
 Nom i cognoms
6. Annexos
En aquest apartat, que és optatiu, s’hi poden fer constar els documents que s’adjunten a
la proposta.
Decret
Definició
El decret és un document que reflecteix les decisions d’un òrgan unipersonal de la
corporació sobre un afer determinat. En alguns casos posa fi a un procediment
administratiu i en d’altres són actes de tràmit (com ara la incoació d’un expedient).
Parts del document
Capçalera
1. Identificació del document
2. Part expositiva
 fets
 fonaments de dret
3. Part dispositiva: resolució
4. Datació i signatura de qui resol
Esquema del decret en format PDF
Baixa el document
Consells per redactar un decret
Consells generals
El decret té dues parts: l’expositiva i la dispositiva. Cal redactar-lo de manera clara i
concisa i respectar l’ordre lògic de les frases.
Tractament personal
Emissor: apareix a la part dispositiva. 1a persona del singular (resolc).
Destinatari: no hi ha destinatari explícit.

1. Identificació del document

S’hi indica el número de decret, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar de
manera sintètica i clara.
2. Part expositiva
Generalment, aquesta part està composta per dos blocs: Fets i Fonaments de dret.
Tradicionalment, aquests apartats s’han estructurat amb oracions subordinades
introduïdes amb Atès, Vist, Considerant, dependents d’un verb que apareixia a la part
resolutiva (Resolc). Actualment, però, el criteri de redacció és estructurar-los en
paràgrafs sencers i independents.
Fets
També es pot anomenar Antecedents o Relació de fets. S’hi han d’exposar els fets
rellevants, ordenats cronològicament, separats en paràgrafs i numerats. Cal separar
visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.
Fonaments de dret
S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets. Cada fonament s’ha
d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Cal separar visualment cada paràgraf amb
una línia en blanc.
A l’últim fonament s’hi acostuma a esmentar la competència per dictar el decret.
3. Part dispositiva
S’introdueix amb la fórmula:
Resolució
Per tant, resolc:
A continuació s’hi detallen les decisions, que s’han de numerar i han de començar amb
un verb en infinitiu (aprovar, notificar, etc.).
4. Datació i signatura de qui resol
Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:
 Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la
localitat i sense punt final)
 El / La + càrrec
 Signatura
 Nom i cognoms
Remarques
Remarques
Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per tant, cal evitar utilitzar-les
amb aquest sentit. Per expressar instruccions, disposicions o obligatorietat, podem
utilitzar els verbs haver de o caldre o bé el present d’indicatiu.
x
Les corporacions de dret públic es regiran per la seva normativa específica.
√
Les corporacions de dret públic es regeixen per la seva normativa específica.
x
Els assentaments al llibre de registre contindran, almenys, la informació següent.
√
Els assentaments al llibre de registre han de contenir, almenys, la informació següent.

Acta
Definició
L'acta és un document formal amb el qual es deixa constància d’una deliberació, un
acord o una manifestació de voluntat. És la forma utilitzada per recollir el que s’ha
tractat, debatut i acordat en una reunió d’un òrgan col·legiat.
Exemple d'acta
Baixa el document
Parts del document
Capçalera
1. Identificació de la reunió
2. Assistència.
3. Ordre del dia (opcional).
4. Desenvolupament de la sessió i resum del torn obert de paraules.
5. Acords i resum de les votacions (opcional, però convenient).
6. Assumptes pendents (opcional).
7. Fórmula final de tancament.
8. Signatures.
9. Annexos.
Esquema del document

<scpdownloads>
Esquema de l'acta en format PDF
Baixa el document
Criteris generals
La redacció del desenvolupament de la sessió ha de ser clara, rigorosa i sintètica i ha de
contenir la informació essencial, que s’ha d’estructurar en paràgrafs numerats.
Si l’acta conté l’ordre del dia, convé que la numeració dels temes tractats coincideixi
amb la dels punts a tractar.
Convé tenir en compte els criteris següents:
 Cal mantenir l'ordre lògic de la frase (subjecte-verb-
complements).
 S’han d’utilitzar els termes precisos i adequats i fer frases de la
llargada adequada.
  Pel que fa al temps verbal, es recomana l'ús del present, tot i
que la persona que redacti l'acta ho faci després de la reunió, a
partir de les notes preses durant la sessió o de la transcripció de
l'enregistrament.
 Si hi ha insercions textuals d’altres documents, s’han de marcar
amb cometes a l’inici i al final. S’han de distingir clarament del
text de l’acta, amb recursos com el sagnat o un cos de lletra més
petit.
 Pel que fa al tractament personal del secretari o de la secretària,
en la redacció de l'acta s'ha de fer servir la tercera persona del
singular (com amb la resta d’assistents) i en la fórmula final, la
primera persona del singular.
Estructura
S’ha d’estructurar en els diferents blocs d'informació que recull, que cal definir amb
encapçalaments o títols.
Aquesta estructura preveu els diferents apartats que hi pot haver en una acta de reunió,
alguns dels quals són opcionals o no es donen sempre.
Les pàgines s’han de numerar i, si l’acta és molt extensa, convé fer-ho amb el sistema
pàgina / nombre de pàgines (3/24 o bé pàgina 3 de 14).

1. Identificació de la reunió
S’hi fan constar les dades identificatives de la reunió:
 Número de la sessió
 Data (no s’ha de repetir al final del document)
 Hora d’inici i hora d’acabament
 Lloc de la sessió
2. Assistència
En aquest apartat, s’hi fan constar tant les persones assistents a la reunió com les
absents. En un primer bloc se situen el nom i els cognoms de les persones que hi han
assistit, seguits del càrrec o si hi assisteixen com a representants d'algun organisme. En
primer lloc hi ha d’aparèixer el president i en últim lloc, el secretari.
En un segon bloc s'hi consignen les persones que han estat convocades i no hi han
assistit.
3. Ordre del dia
Com a recordatori dels punts que s'ha previst de tractar a la reunió, es pot reproduir
l'ordre del dia que es detallava a la convocatòria de la reunió.
Les sessions ordinàries s’inicien amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la reunió
anterior, al qual no s’han d’afegir expressions com si escau. Aquesta informació es
considera supèrflua ja que és obvi que, si no escau, l’acta no s’aprovarà.
4. Desenvolupament de la sessió
En aquest apartat es fa constar l'evolució de la reunió. Se sintetitzen les intervencions
que cal que quedin recollides a l’acta i es deixa constància de la presentació de
documentació, si n’hi ha.
5. Acords
En aquest apartat es poden detallar els acords presos i el resum de les votacions, si es
vol. En aquest cas, convé que cada acord quedi individualitzat en un paràgraf a part,
numerat, i que l'ordre de presentació dels acords es correspongui amb el de l'ordre del
dia.
6. Assumptes pendents
Si es vol, es pot deixar constància a l’acta dels temes que han quedat pendents, ja sigui
perquè ho han acordat els assistents o perquè no hi ha hagut temps de tractar-los. En el
primer cas, formen part dels acords presos. N'hi ha prou amb una breu enumeració.
7. Fórmula final
Les fórmules acostumen a ser frases fixades que tenen poques variacions. En aquest cas,
la frase de tancament que s'utilitza habitualment és la següent:
El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari [com a secretària], estenc
aquesta acta.
8. Signatures
L’acta es fa oficial mitjançant la signatura del secretari i el vistiplau del president,
d’acord amb aquest criteri:
 A l’esquerra, El secretari i, a sota, la rúbrica.
 A la dreta, El president, precedit de l’expressió Vist i plau i, a
sota, la rúbrica.
9. Annexos
En aquest apartat s'inclou la documentació que s'annexa, d'acord amb la numeració que
s'indica en la remissió expressada a l'acta.
Remarques
Remarques
Sovint, a l’hora de fer constar les persones absents a una reunió, s’empra la forma
incorrecta han excusat l’assistència.
En aquest context, el verb excusar es fa servir per disculpar-se per alguna cosa. Per tant,
l’expressió excusar l’assistència significa disculpar-se per haver-hi assistit, just l’oposat
del que es vol dir. Per tant, en aquest cas sempre cal dir han excusat l’absència, és a dir
que s’han disculpat per ser absents a la reunió.

Informe
Definició
L'informe és un document que analitza i fonamenta, des d’un punt de vista tècnic o
jurídic, qualsevol acte o resolució de l’Administració. Presenta, de manera ordenada i
exhaustiva, tots els elements tècnics, jurídics o administratius necessaris per resoldre un
afer.
Pot ser de diferents tipus i, en conseqüència, les parts i el contingut de l’informe poden
variar.
Parts del document
Capçalera
1. Identificació de l’expedient
2. Fets
3. Fonaments de dret
4. Conclusió o proposta
5. Datació i signatura
6. Annexos
Esquema de l'informe en format PDF
Baixa el document
Consells per redactar un informe
Consells generals
 La informació s’ha d’exposar de manera ordenada i clara i
concisa, sense formulismes innecessaris.
 Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera
concisa.
 Cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i la
conclusió o proposta.
 Cada fet, fonament de dret o conclusió s’ha de redactar en un
paràgraf diferent. Si n’hi ha més d’un, s’ha de numerar.
 Les pàgines s’han de numerar.
Tractament personal
 Emissor: si hi ha proposta, 1a persona del singular (proposo).
 Receptor: no hi ha destinatari explícit.
1. Identificació del document
S’hi indica el número d’expedient, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar
de manera sintètica i clara.
2. Fets
També es pot anomenar Antecedents o Relació de fets. S’hi han d’exposar els fets
rellevants relacionats amb l’assumpte, ordenats cronològicament, separats en paràgrafs.
Cada paràgraf ha de descriure un sol fet i, si n’hi ha més d’un, s’han de numerar amb
cardinals. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.
Tradicionalment, aquests apartats s’han estructurat amb oracions subordinades
introduïdes amb Atès o Vist, dependents d’un verb que apareixia més avall del
document. Actualment, però, el criteri de redacció és estructurar-los en paràgrafs
sencers i independents, amb frases que mantinguin l’ordre habitual dels elements.
3. Fonaments de dret
Els informes jurídics sempre contenen aquest apartat, però en informes tècnics de
qualsevol àmbit pot no ser-hi.
S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets. Cada fonament s’ha
d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Cal separar visualment cada paràgraf amb
una línia en blanc.
No n’hi ha prou d’enunciar la normativa, sinó que cada fonament ha d’explicitar de
quina manera es relaciona amb els fets. Això és el que permet arribar a la conclusió o la
proposta a través d’un procés lògic.
Com en el cas dels fets, cal evitar els paràgrafs començats
amb Atès, Vist o Considerant i redactar-los amb l’ordre habitual dels elements.
4. Conclusió o proposta
S’hi especifiquen les conclusions o les propostes que es desprenen del que s’ha dit
anteriorment. Si n’hi ha diverses, s’han de redactar en paràgrafs separats i numerats,
deixant una línia en blanc entre cadascun. Els informes descriptius no contenen aquest
punt.
5. Datació i signatura
Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:
 Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la
localitat i sense punt final)
 El / La + identificació funcional
 Rúbrica
 Nom i cognoms
6. Annexos
En aquest apartat, que és optatiu, s’hi poden fer constar els documents que s’adjunten a
l’informe. Si n’hi ha més d’un, cal numerar-los amb l’ordre en què apareixen a
l’informe.
Remarques
Remarques
Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per tant, cal evitar utilitzar-les
amb aquest sentit. Per expressar instruccions, disposicions o obligatorietat, podem
utilitzar els verbs haver de o caldre o bé el present d’indicatiu.
x
Les corporacions de dret públic es regiran per la seva normativa específica.
√
Les corporacions de dret públic es regeixen per la seva normativa específica.
x
Els assentaments al llibre de registre contindran, almenys, la informació següent.
√
Els assentaments al llibre de registre han de contenir, almenys, la informació següent.

Correu electrònic

1. Determinar l’objectiu del correu que volem redactar.

2. Tenir clar el grau de formalitat que ha de tenir.
3. Ordenar les idees i la informació de més a menys rellevància.
4. Separar la informació en paràgrafs: cada tema, un paràgraf
diferent.
5. Redactar el missatge de manera concisa i concentrar-se en
l’essencial.
6. Aplicar els criteris de redacció administrativa (llargada de la
frase, ordre dels elements, puntuació…).
7. Evitar qualsevol ambigüitat en el contingut.
8. Revisar el correu abans d’enviar-lo.
Parts d’un correu electrònic
Recordem les parts d’un correu electrònic:

L’assumpte i el missatge són les parts del correu que més hem de cuidar quan redactem

L’assumpte
L’assumpte és el primer que es llegeix quan arriba un correu electrònic i el que, un cop
guardat, ajuda a localitzar-lo d’una llarga llista.
Per això, ha de ser breu i concís i ha de recollir la idea principal; per exemple, un
sintagma nominal amb dades específiques.

Si es respon un correu, convé deixar el mateix assumpte

 El missatge
És el contingut pròpiament dit i generalment està format per aquestes parts: Salutació,
Cos, Comiat i Signatura.

Recomanacions de redacció i estil

Ha d’expressar amb claredat l’objectiu del missatge.
Cal aplicar els criteris sobre:
 Ordre dels elements, llargada de la frase, puntuació, etc.
 L’ús de la tipografia (negreta, cursiva, cometes, etc.).
Les diverses informacions que s’exposen han d’estar ordenades de més a menys
rellevància.

Una mica de fraseologia

Correus per demanar
(sol·licitar, reclamar, requerir)
 Us agrairé que m’informeu sobre…
 Respecte de XXXXXXXX, cal que em trameteu…
 Et demano que m’enviïs tota la informació sobre…
Correus per informar
(comunicar, advertir, convocar)
 Us informo que es preveu obrir el termini per…
 Us convoco a la reunió de personal laboral, que tindrà lloc…
 Et comunico que s’ha aprovat l’esborrany de l’informe XX…
 Et recordo que resta pendent enviar…

La salutació i el comiat
 Les fórmules de salutació i comiat marquen el to del correu.
  Han de ser coherents entre elles i s’han d’ajustar al grau de
formalitat del correu.

Salutació

Comiat

Benvolguts,
Benvolgut, / Benvolguda,
Benvolgut / Benvolguda + [nom propi]
Benvolguda amiga,
Benvolguts companys,
Benvolguts senyors,
Hola, + [nom propi],
[Nom propi],
Cordialment,
Ben cordialment,
Una salutació cordial,

Senyor, / Senyora,
Distingit senyor, / Distingida senyora,
Atentament,
Ben atentament,
Abans d’enviar el missatge, cal revisar

Elements a revisar abans d’enviar un missatge

Aquí tens una llista ràpida per a que no et deixis cap detall
 He escrit correctament l’adreça electrònica del destinatari o
destinataris?
 L’assumpte és adequat i representatiu del missatge?
 En el missatge, queda clara la informació que vull transmetre?
 He utilitzat el to adequat segons la persona a la qual m’adreço?
 He ordenat les idees i la informació de forma lògica i
entenedora?
 Si he d’enviar un arxiu, l’he adjuntat al correu?