Hoofdstuk 2: Literatuuronderzoek

2.1 Verantwoording literatuur

1. Uitleg keuze literatuur
Tabel 2: Gekozen literatuur
Theoretische deelvragen Literatuur geraadpleegd Verantwoording Literatuur
1.Welke relevante principes 1. De Kern van de 1. Inzicht krijgen in wat de
omtrent het voorraadbeheer, administratieve organisatie principes / theorieën zijn met
de procesverbeteringen en de (Paur & van Boxel, 2019) betrekking tot het
Interne beheersing bestaan voorraadbeheer, het
er ? 2. Interne beheersing procesmanagement en de Interne
(Meuwissen & Vaassen, beheersing.
2. Op welke wijze leggen de 2021)
voorraadverschillen druk op de 2. Inzicht krijgen in de Interne
winstgevendheid van een 3. Grondslagen AO- Deel A: beheersingsmaatregelen zowel
handelsbedrijf ? Algemene beginselen (Bast & preventief als repressief om
Nijland , 2020) voorraadverschillen te
3. Welke Interne minimaliseren.
beheersingsmaatregelen 4. Bestuurlijke
sturen op gerichte acties om informatievoorziening 3. Inzichten krijgen in
voorraadverschillen te (Leijnse, 2019) alternatieven voor de verbetering
verminderen binnen een van processen. Uiteraard binnen
handelsbedrijf ? 5. In Control met BIV/AO de typologie van
(Van den Hoeven & Hendriks- handelsbedrijven.
Lensink , 2021)
4. Inzicht hoe de
voorraadverschillen
(voorraadvariantie), druk leggen
op de winstgevendheid en de
winst van een organisatie
vernietigt.
5. Overeenkomen van de Fysieke
voorraden met de voorraden in
 het WMS.

2.2 Literatuurstudie
In de literatuurstudie wordt aandacht besteed aan de uitwerking van de theoretische
deelvragen. De theoretische deelvragen zijn verwerkt in verschillende paragrafen.

Onder voorraadbeheer wordt verstaan, het optimaal beheersen van de voorraden/

goederenstromen binnen een onderneming. (Bast & Nijland , 2020) Het beheren van voorraad
brengt met zich mee dat verspillingen worden voorkomen, opslagkosten worden bespaard en
kostbare voorraadfouten worden voorkomen.

Voorraadbeheer is het geheel aan activiteiten dat gericht is op het op peil houden of brengen
van de hoeveelheid giederen en het behouden van de kwaliteit van de goederen. Het beheren
van de voorraad betekent ervoor zorgdragen dat de voorraad de juiste kwaliteit en kwantiteit
heeft. Hoe nauwkeurig het voorraadbeheer, hoe hoger de voorraadbetrouwbaarheid.
Voorraadbetrouwbaarheid is de mate waarin verschillen tussen de werkelijke en administratieve
voorraad voorkomen. (EduHint Educatieve, 2020)

Onder een proces wordt verstaan, een keten van activiteiten gericht op een output /resultaat.
Een proces kan over verschillende afdelingen lopen. Om de activiteiten uit te voeren is er
informatie en communicatie nodig. Elk proces heeft een begin- en eindpunt. (Leijnse, 2019)

In elke organisatie zijn er 3 soorten processen namelijk (Leijnse, 2019) :

1. Primaire processen: Deze zijn de basisactiviteiten en de operationele processen.

2. Ondersteunde processen: Deze vormen de randvoorwaarden om de primaire processen
optimaal te laten functioneren.
3. Besturingsprocessen: Deze processen hebben als doel het aansturen en bijsturen van de
primaire en ondersteunde processen door middel van planningen, rapportages en Audits.

Onder Interne beheersing wordt verstaan, het totaal aan interne richtlijnen, procedures en
maatregelen om ervoor te zorgen dat een onderneming ‘in control’ is. Met ‘in control’ wordt
bedoeld dat de onderming met haar huidige Interne beheersingsmaatregelen, in staat is haar
risico’s af te dekken. (Van den Hoeven & Hendriks-Lensink , 2021)
Onder risico’s wordt verstaan, gebeurtenissen die kunnen leiden tot het niet behalen van de
organisatie doelstellingen. (Van den Hoeven & Hendriks-Lensink , 2021)

Interne beheersingsmaatregelen worden onderverdeeld in (Paur & van Boxel, 2019) :

1. Preventieve beheersingsmaatregelen: Dit zijn maatregelen die gericht zijn om een

ongewenste gang van zaken vooraf voor te komen. De nadruk wordt gelegd op het voorkomen.

Voorbeelden van Preventieve beheersingsmaatregelen zijn (Paur & van Boxel, 2019) :

 Controletechnische functiescheidingen
 Procedures of richtlijnen, voorschriften en instructies
 Primaire registraties o.a. inkoopregistraties en voorraadregistraties
 General en application controls (Automatisering)

2. Repressieve beheersingsmaatregelen: Dit zijn maatregelen gericht op interne analyses en

deze worden achteraf ondernomen. Met behulp van repressieve maatregelen wordt nagegaan
indien de preventieve maatregelen hebben gewerkt of zijn nageleefd.

Voorbeelden van Repressieve beheersingsmaatregelen zijn (Paur & van Boxel, 2019) :

 Inventarisaties
 Cijferanalyses
 Verschillenanalyse en verbandscontroles op de voorraadstromen.

De 3 principes / modellen die besproken zullen worden zijn: het COSO-ERM model, Deming’s
PDCA-cyclus voor processen en het Typologiemodel van Starreveld binnen de
handelsbedrijven. Verder wordt de theorie van Starreveld over de AO binnen de
handelsbedrijven besproken.

Deming’s PDCA- cyclus

De PDCA cirkel van Deming is een kwaliteitsmanagementmodel. Volgens Deming wordt dit
model gebruikt bij organisatieprocessen. Dit model leidt tot verbeterde procesbeheersing.
Volgens Deming zal door procesmatig te werken, binnen een organisatie altijd worden
aangestuurd op de resultaten. (Leijnse, 2019)

Een kenmerk van het model is dat processen continu worden gemeten, worden geanalyseerd
en verbeterd. Volgens Deming leidt deze doorloop tot een succesvolle operatie, mits de
uitvoering correct gebeurt. Omdat processen elkaar opvolgen binnen een organisatie, zijn de
kleinste afwijkingen ongewenst. (Leijnse, 2019)

Het PDCA- cyclus is onderverdeeld in 4 stappen namelijk (Leijnse, 2019) :

 Plan: Het ontwerpen van de processen.

 Do: Het uitvoeren van de processen.
 Check: Het meten van de output in relatie met de beoogde doelstellingen.
 Act: Afwijkingen analyseren en het bijstellen van de processen.

De voordelen van het PDCA-cyclus zijn (Leijnse, 2019):

 Uniforme werkwijze
 Waarborgen van kwaliteitszaken en continue verbetering te realiseren.
 Continue verbeteracties uitvoeren (DO) en vervolgens controleren (CHECK) indien de
resultaten hiermee zijn verbeterd.

COSO-ERM model

Het COSO-ERM model is een risicomanagementmodel waarmee risico’s geïdentificeerd

worden om te bepalen in hoeverre een organisatie controle heeft over situaties. Interne
beheersing wordt beschreven als een proces gericht op het verschaffen van redelijke zekerheid
dat de doelstellingen van een organisatie op het gebied van effectiviteit en efficiency van de
operaties, de betrouwbaarheid van financiele informatie en de wet-en regelgeving worden
gerealiseerd. Bij het COSO-ERM model staat centraal als het bedrijf met haar huidige
risicomangementsysteem in control is. Bij het COSO-ERM model staan de
organisatiedoelstellingen centraal. De risico’s worden in kaart gebracht die kunnen leiden tot het
niet-behalen van de doelstellingen. De 4 doelstellingen in het framework zijn: de strategische
doelstellingen (in samenhang met de missie en de visie), operationele doelstellingen,
doelstellingen m.b.t. de interne-en externe informatievoorziening (reporting) en de compliance
doelstellingen. (Meuwissen & Vaassen, 2021)

Werking van het COSO-ERM model

De organisatie moet zowel interne als externe gebeurtenissen identificeren die risico’s vormen
voor de organisatiedoelen. Vervolgens komt de fase van risicobeoordeling aanbod waarbij de
risico’s middels een matrix worden ondergebracht. Het management stuurt op gerichte acties in
lijn met de risicotolerantie en de sterkten binnen een organisatie. (Meuwissen & Vaassen, 2021)

Risico’s kunnen worden geëlimineerd, geaccepteerd, overgedragen en voorkomen. Daarvoor

bestaat de voorwaarde dat Interne beheersingsmaatregelen eerst in werking moeten treden. De
laatste fase is de informatie- en monitoringsvoorziening. Deze fase gaat om het bijstellen van
het managementsysteem o.b.v. de verkregen informatie. (Meuwissen & Vaassen, 2021)

Het COSO-ERM model onderscheidt de volgende controleactiviteiten (Meuwissen & Vaassen,

2021) :

 Reviews: Hieronder wordt verstaan rapportering aan het management en Directie.

 Functiescheiding: Hierdoor wordt verstaan verdeling van verantwoordelijkheden om op deze
wijze risico van fouten en fraudes te verminderen.
 Informatiecontrols: Dit zijn controls op basis van geautomatiseerde informatiesystemen.
Voorbeelden hiervan zijn de toegangscontroles en applicatie-controls.

Typologiemodel van Starreveld

Het typologiemodel van Starreveld is bedoeld als raamwerk voor de interne beheersing. Het
geeft ten eerste richting aan het soort organisatie en de mogelijke aanknopingspunten voor de
interne beheersing. De opbouw van het typologiemodel is gebaseerd op het verband tussen
geld en goederen.

Binnen het typologiemodel van Starreveld wordt slechts gekeken naar handelsbedrijven. De
primaire processen binnen de handelsbedrijven, volgens Starreveld zijn de inkoop processen,
magazijnprocessen, processen binnen de operatie en de Financieel-administratieve processen.
(Paur & van Boxel, 2019)

Starreveld beschrijft bij de primaire processen welke risico’s kunnen optreden bij de geld- en
goederenbewegingen. Starreveld legt de nadruk bij de primaire processen op mogelijke
attentiepunten. Deze attentiepunten kunnen risico’s vormen voor de organisatie. Daarnaast
somt Starreveld diverse Interne beheersingsmaatregelen op om de risico’s te beheersen. (Paur
& van Boxel, 2019)

Het framework van Starreveld bestaat uit 4 elementen namelijk (Paur & van Boxel, 2019) :
 Randvoorwaarden: Automatisering d.m.v. een voorraadadministratiepakket, de general controls
en de application controls.
 Informatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
 Processen en Verbandscontroles rond de voorraadstromen en geldstromen.

In het typologiemodel van Starreveld staan de registraties van goederen centraal. Hij beschrijft
dat de voorraadadministratie apart van de afdeling Logistiek, ook als taak moet zijn van de
financiële afdeling. Starreveld beschrijft dat de voorraadcontrole ligt bij de controlerende functie.
(Bast & Nijland , 2020)

In het boek (Grondslagen AO-Deel A Algemene beginselen), benoemt Starreveld taken voor de
financiële afdeling o.a. het registreren van de aanwezige- en verkochte voorraden, signaleren
van de incourante producten en grote voorraden. De controle van de voorraden vindt dus plaats
door de vastgestelde kantoorvoorraadadministratie te vergelijken met de werkelijke voorraad bij
de inventarisatie. Starreveld stelt een ERP-pakket of voorraadsysteem voor diverse gescheiden
voorraadadministraties. (Bast & Nijland , 2020)

Voor wat betreft de administratieve organisatie is het belangrijkste kenmerk voor

handelsbedrijven het verband tussen de geld-en goederenbeweging. Deze verbanden worden
weergegeven in de vorm van een waardekringloop. (Paur & van Boxel, 2019)

Interne beheersing bestaat uit maatregelen die getroffen worden om de organisatie als geheel
aan te sturen. De beoordeling van interne beheersing richt zich op: de taken en bevoegdheden,
structuren binnen een organisatie, de informatiestructuur en relaties tussen onderlinge
processen. Daarnaast moeten richtlijnen en procedures in werking treden, zodat risico’s te
beheersen zijn. (Bast & Nijland , 2020) Een procedure biedt een wijze van handelen aan. Een
procedure kan bijv. door het management of de directie worden voorgeschreven. Procedures
leiden tot een uniforme werkwijze van medewerkers. Het bieden van functieomschrijvingen aan
medewerkers leidt ook tot een duidelijke vastlegging van taken. De omschrijving omvat o.a. een
lijst met taken, de details over de uitvoering en de vereiste kennis om de functie uit te voeren.

WMS-Pakket
Een WMS is een voorraadbeheersysteem dat een real-time beeld van binnenkomende, huidige
en uitgaande voorraad weergeeft. Hierdoor wordt gezien wat ligt in het magazijn en de winkels.
Hiermee kan vanaf 1 plek verschillende logistieke processen worden aangestuurd.
 Met een WMS kunnen minimale en maximale voorraden worden vastgelegd. Het geeft de
eindgebruiker handvaten om voorraadkosten te verlagen, het magazijn sneller en efficienter in
te richten en de klanttevredenheid te vergroten. (Redactie TQL, 2020)
De voordelen in relatie met het voorraadbeheer zijn (Redactie TQL, 2020) :
 Juiste bestelmomenten
 Bedrijfprocessen beter aansluiten bij de rest van de keten
 Verminderen van voorraadverschillen
 Efficiëntie bereikt in bestelhoeveelheden, beheersing van de levertijden en inkoopprijzen

Interne beheersingsmaatregelen die sturen op gerichte acties bij Voorraadverschillen

De Interne beheersingsmaatregelen die sturen op gerichte acties bij voorraadverschillen zijn
(Bast & Nijland , 2020):

1. Administratief gesloten magazijn: Hiermee worden de ontvangsten en afgifte van goederen

geregistreerd in de voorraadadministratie. Dit werkt pas als er ook een gesloten magazijn
bestaat.

2. Periodieke inventarisatie: Het regelmatig inventariseren van voorraden in het magazijn en de

retail winkels zou een preventieve werking op het aantal diefstallen kunnen hebben. Analyses
van de voorraadverschillen komen ook bijkijken.

3. Procedure voor het afkeuren en vernietigen van verouderde of beschadigde voorraden.

Het afkeuren en vernietigen is een verstoring in de goederenbeweging. De magazijnmeester
zou samen met een geautoriseerde medewerker van de Financiele administratie betrokken zijn
bij dit proces. Bij het vernietigen of afkeuren moet er een procesverbaal worden opgemaakt, het
zogenoemde vierogenprincipe.

4. Fysieke controle bij inslag van goederen die worden geleverd en vergelijking met de pakbon.
Daarnaast is de doorvoering in het WMS pakket belangrijk op juistheid en volledigheid.

5. Essentiële functiescheiding tussen de inkoop afdeling (beschikkende functie ) en de magazijn

(bewarende functie). De magazijnmeester heeft een bewarende functie, terwijl
magazijnmedewerkers een uitvoerende functie hebben.

6. Richtlijnen vanuit het management en Directie m.b.t. aan te houden voorraden in de retail
winkels & magazijnen, analyse van voorraadverschillen en interne rapportages.
 Er zijn aantal richtlijnen m.b.t. voorraadbeheer, te weten:

1. De voorraden mogen niet negatief staan in het WMS pakket.

2. Voorraadontrekkingen, derving of beschadiging dient onder een vierogenprincipe plaats te

vinden. Daarnaast dient er een regristratie daarvan plaats te vinden.

3.Regelmatig houden van periodieke controles en steekproeven om te controleren of de

administratie overeenkomt met de actuele voorraad.

7. Betaformules op aantallen. Deze formule houdt in de Beginvoorraad + de inkopen – de

eindvoorraad = verkopen (aantallen). Deze formule kan gehanteerd worden binnen de
retailstructuur.

Voorraadverschillen binnen de Administratie

Voorraadverschillen zijn verschillen tussen de werkelijke en de berekende of geregistreerde

voorraad. Voorraadwaardering gaat over het bijhouden van de voorraad op de balans aan de
linkerkant (activa-zijde). De voorraadwaarde wordt verhoogd wanneer voorraad wordt
ingekocht. Bij verkopen neemt de voorraadwaarde af. Bij gevallen als diefstal en bederfing
worden de voorraad ook afgewaardeerd. (Dr. Peter Epe RA, 2017)

Voorraadverschillen kunnen zowel positief als negatief optreden binnen handelsbedrijven. Als
de herkomst van het verschil niet verklaard kan worden, dan wordt het verschil verwerkt op de
rekening voorraadverschillen. Dit is een post in de winst-en verliesrekening. Bij een verhoging
van de voorraad op de balans, wordt gelijk een correctie geboekt in de winst-en verliesrekening
om de eerder geboekte kosten ongedaan te maken. Dit komt in de winst-en verliesrekening
terecht als een negatieve uitgave kostensoort “Inkoopwaarde Verkopen”. (Dr. Peter Epe RA,
2017)

De Omzetten minus de Kostprijs van de Verkopen vormen de Brutomarge. Om te komen tot de

Winst voor belastingen, dienen de kosten afgetrokken te worden vanuit de Brutomarge.
De druk die wordt gelegd op de winstgevenheid van een handelsbedrijf komt op 2 manieren tot
stand (Dr. Peter Epe RA, 2017) :
 Negatieve voorraadverschillen - Deze vormt dus een negatieve kostprijs correctie wat leidt tot
een verlies.
 Positieve voorraadverschillen – Deze vormt dus een positieve kostprijs correctie wat leidt tot
winsten.

Factoren die zorgen voor Voorraadverschillen

Enkele van de factoren die leiden tot verschillen tussen de theoretische en de fysieke voorraden
kunnen zijn :

1. Diefstal van goederen. Hieronder wordt verstaan het toe-eigenen van handelsgoederen
door medewerkers. Dit staat dus niet geregistreerd.
2. Afgevoerde Artikelen naar de retail winkels die niet staan geregistreerd in WMS.
3. Foutieve vestiging van handelsgoederen in de magazijnen of verkeerde groepering van
handelsgoederen. Dit kan ook plaatsvinden wanneer producten of productbenamingen veel
op elkaar lijken.
4. Telfouten, Administratiefouten en Pickfouten op dagbasis. Pickfouten hebben invloed op
voorraadverschillen, doordat een ander aantal producten of zelf een ander product wordt
gepickt dan dat geregistreerd wordt in het systeem. Telfouten kunnen voorkomen uit
foutieve tellingen en onbekende opslaglocaties. Doordat in het systeem geen opslaglocaties
aangegeven worden, weet het personeel dat de tellingen uitvoert niet precies waar de
producten opgeslagen staan.
5. Automatiseringsproblemen, waardoor de voorraden niet worden bijgeboekt d.m.v. een
pakbon of niet worden afgeboekt na de verkopen. Een ander automatiseringsprobleem kan
zijn, dat de barcode van het product niet wordt herkend.
6. Het niet registreren van de voorraden voor eigen gebruik.
7. In de retailwinkels kunnen schappen die niet staan genummerd of onvoldoende schappen
om alles geordend op te slaan, ook factor zijn van voorraadverschillen.