Trade Finance

Topic 3: Trade Documentation, Uniform Customs &

Rules, & Incoterms
‫ وشروط التجارة الدولية‬، ‫ الجمارك والقواعد الموحدة‬، ‫التوثيق التجاري‬

Types of Trade Documentation

‫انواع التوثيق التجاري‬

Trade documentation includes any document used in a trade transaction. The

main types can be categorized as financial, commercial, or transport
documents.

‫ يمكن تصنيف األنواع‬.‫تتضمن المستندات التجارية أي مستند مستخدم في معاملة تجارية‬

.‫الرئيسية على أنها مستندات مالية أو تجارية أو مستندات نقل‬
Financial Documents
‫الوثائق المالية‬

Financial documents, such as bills of exchange and trust receipts, are used to
obtain finance.

.‫ للحصول على التمويل‬، ‫ مثل الكمبياالت وإيصاالت األمانة‬، ‫تُستخدم المستندات المالية‬

• A bill of exchange (B/E), sometimes referred to as a draft, is an unconditional

order to pay a stated sum on or by a specified date. It is a negotiable instrument
issued by an exporter that is proof of liability once accepted by the importer and/or
a bank.
• A trust receipt (TR) is an acknowledgement from one party, usually an
importer, that the legal right to goods released by an exporter remains with a third
party, usually a bank, until payment has been made. TRs are also used to allow
importers to temporarily take possession of goods prior to making payment to an
exporter under documentary collections

‫ هي أمر غير مشروط لدفع مبلغ محدد‬، ‫ يشار إليها أحيانًا باسم المسودة‬، )B / E( ‫*الكمبيالة‬
‫ إنها أداة قابلة للتداول صادرة عن المصدر وهي دليل على المسؤولية‬.‫في أو بحلول تاريخ محدد‬
.‫ أو البنك‬/ ‫بمجرد قبولها من قبل المستورد و‬

‫ بأن الحق القانوني‬، ‫ عادة ما يكون مستوردًا‬، ‫) هو إقرار من طرف واحد‬TR( ‫*إيصال األمانة‬
.‫ حتى يتم السداد‬، ‫ عادة ً بنك‬، ‫في البضائع المفرج عنها من قبل المصدر يبقى مع طرف ثالث‬
‫ أيضًا للسماح للمستوردين باالستيالء مؤقتًا على البضائع قبل الدفع لمصدر‬TRs ‫تُستخدم‬
‫بموجب التحصيل المستندي‬
Commercial Documents
‫الوثائق التجارية‬
Commercial documents relate to a trade transaction that is not financial- or
transport-related. Examples include:
 :‫ االمثله تشمل‬.‫تتعلق المستندات التجارية بصفقة تجارية غير مالية أو متعلقة بالنقل‬

• Commercial invoices ‫الفواتير التجارية‬

• Certificates of origin ‫شهادات المنشأ‬
• Customs ‫الجمارك‬
• Inspection certificates ‫شهادات التفتيش‬
• Consular invoices ‫فواتير القنصلية‬
• Insurance policies/certificates ‫ شهادات التامين‬/ ‫وثائق‬
• Packing lists ‫قوائم التعبئة‬
• Import & export licenses ‫تراخيص االستيراد والتصدير‬

Transport Documents
‫وثائق النقل‬

Transport documents provide evidence that goods have been accepted for
shipment and/or details of the agreement for carriage. They include

‫ يشملوا‬.‫ أو تفاصيل اتفاقية النقل‬/ ‫تقدم مستندات النقل دليالً على قبول البضائع للشحن و‬

• Bills of lading ‫فواتير الشحن‬

• Rail waybills ‫بوليصة شحن السكك الحديدية‬
• Air waybills ‫بوليصة الشحن الجوي‬
• Multimodal transport documents ‫مستندات النقل متعدد الوسائط‬

Importance of Trade Documentation

‫اهمية التوثيق التجاري‬

Different documents have different roles, such as detailing the goods shipped,
specifying the amount due for payment, and evidencing that the goods have
been loaded for shipment.

‫ وتحديد المبلغ المستحق‬، ‫ مثل تفصيل البضائع المشحونة‬، ‫المستندات المختلفة لها أدوار مختلفة‬
.‫ وإثبات أن البضائع قد تم تحميلها للشحن‬، ‫للدفع‬

Some documents have value, such as accepted B/Es that can be used to
enforce payment. Others, such as import licenses and commercial invoices,
are needed to smooth the clearance of goods in transit. Submission of all
required documents is necessary for an L/C to be negotiated.

‫ هناك‬.‫ المقبولة التي يمكن استخدامها لفرض الدفع‬B / Es ‫ مثل‬، ‫بعض المستندات لها قيمة‬
‫ لتسهيل تخليص البضائع‬، ‫ مثل تراخيص االستيراد والفواتير التجارية‬، ‫حاجة إلى أخرى‬
.‫أمرا ضروريًا للتفاوض بشأن خطاب االعتماد‬ً ‫ يعد تقديم جميع المستندات المطلوبة‬.‫العابرة‬

In all cases, it is important that documents are produced in a timely manner

and are free from errors. If not, issues such as the following can occur:
 .‫ من المهم أن يتم إنتاج المستندات في الوقت المناسب وخالية من األخطاء‬، ‫في جميع الحاالت‬
:‫ فقد تحدث مشكالت مثل ما يلي‬، ‫إذا لم يكن األمر كذلك‬

• Delays to shipments ‫التاخير في الشحنات‬

• Discrepancies when L/Cs are negotiated ‫التناقضات عند التفاوض علي خطابات االعتماد‬
• Refusal by importers to accept goods ‫رفض المستوردين قبول البضائع‬
• Rejection of claims by insurers ‫رفض المطالبات من قبل شركات التامين‬

Trade documentation remains predominantly paper-based, but the use of

electronic versions, such as FIATA Bills of Lading (eFBLs), has grown in
recent years and is expected to continue into the future. This improves the
speed and accuracy of document transmission.

‫ مثل‬، ‫ ولكن استخدام النسخ اإللكترونية‬، ‫تظل الوثائق التجارية في الغالب قائمة على الورق‬
‫ قد نما في السنوات األخيرة ومن المتوقع أن يستمر‬،FIATA Bills of Lading (eFBLs)
.‫ يعمل هذا على تحسين سرعة ودقة إرسال المستندات‬.‫في المستقبل‬

Role of the ICC

‫دور الغرفة التجارية الدولية‬

The International Chamber of Commerce (ICC) is an international body aimed

at promoting international trade. In seeking to achieve its objectives, the ICC
works closely with other global bodies such as the UN, the World Trade
Organization (WTO), and SWIFT. Its main areas of activity are:

‫ في سعيها‬.‫( هي هيئة دولية تهدف إلى تعزيز التجارة الدولية‬ICC) ‫غرفة التجارة الدولية‬
‫ تعمل غرفة التجارة الدولية بشكل وثيق مع هيئات عالمية أخرى مثل األمم‬، ‫لتحقيق أهدافها‬
:‫ مجاالت نشاطها الرئيسية هي‬SWIFT. ‫( و‬WTO) ‫المتحدة ومنظمة التجارة العالمية‬

• Agreeing rules – agreeing and promoting the guidelines set out in various
Uniform Customs and Rules documents.
• Resolving disputes – providing independent arbitration and mediation services
that help address issues arising from international trade, including interpretations
of Uniform Customs and Rules.
• Promoting best practice – working via a series of national level chambers and
special project teams to promote best practices and develop new products to
support trade

‫ الموافقة على المبادئ التوجيهية المنصوص عليها في مختلف وثائق‬- ‫*الموافقة على القواعد‬
.‫القواعد والجمارك الموحدة وتعزيزها‬

‫ تقديم خدمات التحكيم والوساطة المستقلة التي تساعد في معالجة القضايا‬- ‫*حل النزاعات‬
.‫ بما في ذلك تفسيرات القواعد واألعراف الموحدة‬، ‫الناشئة عن التجارة الدولية‬
 ‫ العمل من خالل سلسلة من الغرف على المستوى الوطني وفرق‬- ‫*تعزيز أفضل الممارسات‬
.‫المشاريع الخاصة لتعزيز أفضل الممارسات وتطوير منتجات جديدة لدعم التجارة‬

Specifically, the ICC has developed (among other rules/guidelines):

)‫ إرشادات أخرى‬/ ‫ وضعت غرفة التجارة الدولية (من بين قواعد‬، ‫على وجه التحديد‬

*guidelines for handling documentary credits (letters of credit) - Uniform

customs and practice for documentary credits (UCP 600)

‫ عادات وممارسات موحدة‬- )‫*إرشادات للتعامل مع االعتمادات المستندية (خطابات االعتماد‬

(UCP 600)‫لالعتمادات المستندية‬

*Rules covering the handling of documents sent for collection - Uniform rules
for collection (URC 522(

‫ قواعد موحدة للتحصيل‬- ‫*القواعد التي تتناول التعامل مع المستندات المرسلة للتحصيل‬
)URC 522(
*Rules covering the issuance and handling of claims for bonds and
guarantees -Uniform rules for contract guarantees (URCG 325), Uniform rules
for demand guarantees (URDG 758), Uniform rules for contract bonds (URCB
524)

‫ القواعد الموحدة لضمانات‬- ‫*القواعد التي تغطي إصدار ومعالجة مطالبات السندات والضمانات‬
‫ القواعد‬، )URDG 758( ‫ القواعد الموحدة لضمانات الطلب‬، )URCG 325( ‫العقود‬
)URCB 524( ‫الموحدة لسندات العقود‬

*Standardized items that define the roles and responsibilities of the various
parties involved in a trade transaction –Incoterms
‫البنود الموحدة التي تحدد األدوار والمسؤوليات من مختلف األطراف المشاركة في الصفقة‬
‫التجارية – الشروط التجارية الدولية‬
Uniform Customs & Rules
‫جمارك وقوانين موحدة‬

Uniform Customs and Rules aim to ensure that all parties involved in handling
trade transactions act in the same manner when faced with the same
situation. They were developed because policies and practices used by
different parties, such as banks, were not always aligned. This resulted in
different interpretations or actions being taken that led to delays in processing
transactions, disputes, and so on.
‫تهدف الجمارك والقواعد الموحدة إلى التأكد من أن جميع األطراف المشاركة في التعامل مع‬
‫ لقد تم تطويرها ألن‬.‫المعامالت التجارية تتصرف بنفس الطريقة عندما تواجه نفس الموقف‬
.‫ لم تكن دائ ًما متوافقة‬، ‫ مثل البنوك‬، ‫السياسات والممارسات التي تستخدمها األطراف المختلفة‬
‫وقد أدى ذلك إلى تفسيرات مختلفة أو إجراءات تم اتخاذها أدت إلى تأخيرات في معالجة‬
.‫المعامالت والنزاعات وما إلى ذلك‬
Following extensive periods of consultation, the ICC published several
documents detailing agreed practices and requirements. These documents
have been regularly updated since first being published many years ago.

‫ نشرت الغرفة التجارية الدولية العديد من الوثائق التي‬، ‫بعد فترات طويلة من المشاورات‬
‫ تم تحديث هذه الوثائق بانتظام منذ‬.‫توضح بالتفصيل الممارسات والمتطلبات المتفق عليها‬
.‫نشرها ألول مرة منذ عدة سنوات‬
Limitations
)‫القيود ( المحددات‬

While Uniform Customs and Rules have helped to codify best practice and
improve the processing of trade transactions, there are some limitations,
including:

‫بينما ساعدت الجمارك والقواعد الموحدة في تقنين أفضل الممارسات وتحسين معالجة‬
:‫ بما في ذلك‬، ‫ إال أن هناك بعض القيود‬، ‫المعامالت التجارية‬

• As they are only guidelines, the contents of the various documents are not
formal requirements that can be legally enforced.
• Opportunities for different interpretations remain despite the best efforts of
those involved in drafting and approving the documents.
• There are limits as to what can be covered without the guidelines becoming
unduly long or prescriptive

‫ فإن محتويات المستندات المختلفة ليست متطلبات رسمية يمكن‬، ‫نظرا ألنها مجرد إرشادات‬ ً *
.‫إنفاذها قانونًا‬
‫*تظل فرص التفسيرات المختلفة قائمة على الرغم من الجهود الحثيثة التي يبذلها المشاركون في‬
.‫صياغة الوثائق والموافقة عليها‬
‫*هناك حدود لما يمكن تغطيته دون أن تصبح المبادئ التوجيهية طويلة أو إلزامية بشكل غير‬
‫مالئم‬
Further, as the volume of trade transactions grows and their nature evolves,
the handling of such transactions must also change (the emergence of
electronic documentation is an example of this). While this can mean that
elements of Uniform Customs and Rules are out of date, or that some
activities are not covered by them, it is only practical to update these
documents on a periodic basis.

‫ يجب أيضًا تغيير طريقة‬، ‫ مع نمو حجم المعامالت التجارية وتطور طبيعتها‬، ‫عالوة على ذلك‬
‫ في حين أن هذا‬.)‫التعامل مع مثل هذه المعامالت (ظهور الوثائق اإللكترونية هو مثال على ذلك‬
‫ فمن‬، ‫ أو أن بعض األنشطة ال تغطيها‬، ‫قد يعني أن عناصر الجمارك والقواعد الموحدة قديمة‬
.‫العملي فقط تحديث هذه الوثائق على أساس دوري‬

Despite these limitations, the various Uniform Customs and Rules documents
have gained wide international acceptance and quasi-legal status. In practice,
however, parties to a trade transaction are not bound by their provisions
‫‪unless they agree to be. Even then, local laws may take precedence should a‬‬
‫‪dispute result in legal action.‬‬

‫على الرغم من هذه القيود ‪ ،‬فقد حظيت وثائق الجمارك والقواعد الموحدة المختلفة بقبول دولي‬
‫واسع ووضع شبه قانوني‪ .‬ومع ذلك ‪ ،‬من الناحية العملية ‪ ،‬ال تلتزم أطراف الصفقة التجارية‬
‫بأحكامها ما لم يوافقوا على ذلك‪ .‬وحتى في هذه الحالة ‪ ،‬قد يكون للقوانين المحلية األسبقية إذا‬
‫أدى النزاع إلى اتخاذ إجراء قانوني‪.‬‬
‫‪Incoterms‬‬
‫الشروط (المصطلحات ) التجارية الدولية‬

‫‪Incoterms, an abbreviation of International Commercial Terms, refers to the‬‬

‫‪set of rules published by the ICC to govern the delivery and transportation of‬‬
‫‪goods. Since being first published in 1936, Incoterms have gained widespread‬‬
‫‪commercial and legal acceptance across the globe. Their purpose is to help‬‬
‫‪exporters and importers agree on their responsibilities in a trade transaction.‬‬
‫‪More specifically, they cover:‬‬

‫تشير ‪ ، Incoterms‬وهي اختصار لمصطلحات التجارة الدولية ‪ ،‬إلى مجموعة القواعد التي‬
‫تنشرها غرفة التجارة الدولية للتحكم في تسليم البضائع ونقلها‪ .‬منذ نشرها ألول مرة في عام‬
‫ً‬
‫قبوال تجاريًا وقانونيًا واسع النطاق في جميع‬ ‫‪ ، 1936‬اكتسبت مصطلحات التجارة الدولية‬
‫أنحاء العالم‪ .‬والغرض منها هو مساعدة المصدرين والمستوردين على االتفاق على مسؤولياتهم‬
‫في صفقة تجارية‪ .‬وبشكل أكثر تحديدًا ‪ ،‬فهي تغطي‪:‬‬
‫‪Delivery‬‬
‫التوصيل‬

‫‪At what point is responsibility for the goods, and undertaking actions such as‬‬
‫?‪loading and unloading them, transferred from the exporter to the importer‬‬
‫في أي مرحلة تكون المسؤولية عن البضاعة والقيام بإجراءات مثل التحميل والتفريغ ‪ ،‬تنتقل من‬
‫المصدر إلى المستورد؟‬

‫‪Risk‬‬
‫الخطر‬

‫‪Who accepts the risks from the point at which goods leave the exporter's‬‬
‫?‪premises until they arrive at their final destination‬‬
‫من الذي يقبل المخاطر من النقطة التي تغادر عندها البضائع مباني المصدر حتى وصولها إلى‬
‫وجهتها النهائية؟‬

‫‪Freight Charges‬‬
‫رسوم الشحن‬

‫?‪Who should pay these charges – the exporter or importer‬‬

‫من يجب أن يدفع هذه الرسوم ‪ -‬المصدر أم المستورد؟‬
Costs
‫التكاليف‬

Who should pay for any other costs, such as insurance, import duties, and
port fees?
‫ مثل التأمين ورسوم االستيراد ورسوم الموانئ؟‬، ‫من الذي يجب أن يدفع أي تكاليف أخرى‬

To represent different combinations of roles and responsibilities, Incoterms

uses a set of three-letter acronyms such as FOB (free on board) and CIF
(cost, insurance, and freight). The agreed term is then included in the
contractual agreement between the exporter and importer as well as in any
appropriate documentation (such as in an L/C and on a commercial invoice).

‫ مجموعة من‬Incoterms ‫ تستخدم‬، ‫لتمثيل مجموعات مختلفة من األدوار والمسؤوليات‬

‫ التكلفة‬CIF ) ‫ مجاني على متن الطائرة) و‬FOB) ‫االختصارات المكونة من ثالثة أحرف مثل‬
‫ ثم يتم تضمين المصطلح المتفق عليه في االتفاقية التعاقدية بين المصدر‬.)‫والتأمين والشحن‬
) ‫والمستورد وكذلك في أي وثائق مناسبة (مثل خطاب االعتماد والفاتورة التجارية‬

Note that Incoterms do not cover (among other things) property rights or
ownership, the impact of unforeseeable events, contract termination, or the
insolvency of parties involved in a trade transaction.

‫ أو‬، ‫الحظ أن شروط التجارة الدولية ال تغطي (من بين أشياء أخرى) حقوق الملكية أو الملكية‬
.‫ أو إفالس األطراف المشاركة في صفقة تجارية‬، ‫ أو إنهاء العقد‬، ‫تأثير األحداث غير المتوقعة‬