KIK Laporan Kumpulan Kreatif Dan Inovasi

PERTANDINGAN ANUGERAH INOVASI
KONVESYEN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)
JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

TAHUN 2011
JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT BAHAGIAN SAMARAHAN

TINGKAT BAWAH, BANGUNAN RESIDEN
94300 SAMARAHAN, SARAWAK
TEL: 082-571191
Kumpulan QTEN Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan
1.0 PROFIL JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI SARAWAK
1.1 LATAR BELAKANG
Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Sarawak

telah dinaikkan taraf dari Bahagian Kebajikan di
Kementerian Pembangunan Sosial Sarawak pada bulan
Mac, 1993. Fungsi Jabatan telah berkembang maju dan
ditempatkan sebagai agensi penting di bawah
Kementerian Pembangunan Sosial dan Urbanisasi
Sarawak.
Pada permulaannya Bahagian Kebajikan diwujudkan untuk menangani hal kebajikan dengan
mengambil alih tugas Sarawak Welfare Council dalam memberi Bantuan Am dan membantu
mangsa bencana, selain mengembangkan lagi aktiviti kebajikan dengan mengadakan khidmat
sokongan yang diperlukan mengikut perubahan semasa.
Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 2

1.2 TAHUN PENUBUHAN JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI SARAWAK
1965
1966 1975
Kementerian Kebajikan Belia
Bahagian Kebajikan Kementerian Kebajikan Am
Dan Kebudayaan
1984 1993
Kementerian Pembangunan Jabatan Kebajikan
Sosial Masyarakat Negeri Sarawak

Kebajikan Masyarakat dimaktubkan dibawah Perlembagaan Malaysia, dalam Jadual 9 SENARAI

BERSAMA atau concurrent list dan oleh yang demikian di negeri Sarawak, Jabatan Kebajikan
Masyarakat telah diwartakan sebagai sebuah agensi yang bertanggungjawab kepada perkara-perkara
seperti berikut :
a) Coodination of all Policies and Activities relating to welfare Services

b) Charitable Trusts (excluding Muslim Charitable Trusts)
c) Care and Counseling Service for Juvenile Deliquents
d) Protection of Women and young Girls
e) Protection of Welfare of Children an Young Persons in need, and prevention of Child Abuse
f) Adoption of Children
g) Rehabilitation and Welfare of Disable and Vagrants
h) Coordination and Supervision of Activities of Voluntary Organisations
i) Relief and Rehabilitation of Victims of natural and Civil Disasters
j) Administration of Old Folk Homes
k) Supervision of Care Centre

1.3 LOKASI JABATAN
Wisma Kebajikan
Lot 4273, Blok 14
Off Jalan Siol Kanan
93050 Kuching
SARAWAK

1.4 KEBAJIKAN MASYARAKAT
Kebajikan Masyarakat di definasikan sebagai “Satu sistem perkhidmatan sosial dan institusi
yang tersusun dan terancang, direka untuk membantu individu dan kumpulan mencapai taraf
kehidupan dan kesihatan yang standard serta hubungan sosial dan perseorangan yang
membenarkan mereka membina kapasiti dan mempromosi kesejahteraan hidup yang harmoni
berdasarkan kepada keperluan keluarga dan masyarakat”.
1.5 KERJA SOSIAL
Bagi melaksanakan tugas dan tanggungjawab, Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Sarawak
menggunakan pendekatan kerja sosial ke arah mencapai matlamat kebajikan masyarakat. Kerja Sosial
pula di definasikan sebagai “adalah satu aktiviti professional yang membantu individu, kelompok
atau masyarakat untuk meningkat atau membaiki kapasiti mereka bagi memenuhi keperluan
sosial dan mewujudkan satu keadaan yang kondusif bagi mencapai tujuan tersebut”.

1.6 PROFIL PEJABAT KEBAJIKAN MASYARAKAT BAHAGIAN SAMARAHAN
1.7 LATAR BELAKANG
Pada awal kewujudan Jabatan Kebajikan Masyarakat

Bahagian Samarahan,perkhidmatan disampaikan melalui
seorang pegawai yang berulang-alik daripada Jabatan Kebajikan
Masyarakat Bahagian Kuching. Setelah Samarahan diistiharkan
sebagai sebuah bahagian dan daerah wujudlah Pejabat Daerah
yang menjadi asas kepada kewujudan Jabatan Kebajikan
Masyarakat di Samarahan.
Setelah mendapat bangunan dan kawasan yang bersesuaian untuk dijadikan Pejabat Kebajikan
Masyarakat, wujudlah Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan yang hanya terdiri daripada
beberapa orang kakitangan. Bertapak dari situ Jabatan Kebajikan terus menyediakan perkhidmatan
kebajikan kepada masyarakat setempat dengan penuh keringat dan kudrat kakitangan yang ada.

Kini Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan telah berkembang menjadi sebuah
jabatan yang tidak kurang pentingnya dalam meningkatkan pembangunan masyarakat Bahagian
Samarahan berdasarkan matlamat, visi, misi dan objektif yang selaras dengan peredaran masa
memperlihatkan Jabatan Kebajikan Masyarakat menjadi sebuah entiti yang penting bukan sahaja dalam
menjaga kebajikan masyarakat namun juga dilihat sebagai sebuah jabatan yang banyak menyumbang
terhadap usaha membasmi kemiskinan tegar dalam kalangan masyarakat.
Fungsi jabatan itu sendiri telah berkembang selaras dengan

masyarakat yang semakin hari semakin kompleks. Disini peranan
kebajikan masyarakat dalam usaha memperjuangkan golongan-
golongan yang memerlukan dalam usaha memperjuangkan
golongan-golongan yang memerlukan terserlah dengan
melibatkan fungsi-fungsi memperjuangkan hak kanak-kanak,
golongan orang kurang upaya (OKU), warga tua, keluarga dan
wanita semakin mencabar dan dilaksanakan dengan penuh
intergriti dan juga integrasi di antara agensi-agensi dan jabatan-
jabatan lain yang tidak kurang pentingnya dalam membangunkan negara secara keseluruhannya.

Antara pegawai yang pernah berkhidmat sebagai Pegawai Kebajikan di Jabatan Kebajikan
Masyarakat Bahagian Samarahan sejak awal kewujudannya adalah seperti berikut;
1986 : En. Peter Gabung
1986 - 1991 : Pn. Ling How Kee
1991 - 1993 : En. Anuar Haji Mohd. Nor
1993 - 1998 : Pn. Saptuyah Sazali
1998 - Mei 2009 : Cik Sh. Ranimah Wan Hashim
Mei 2009 - Sekarang : Pn. Hjh. Norhayati Bt. Hj. Abdul Rahman

1.8 LOKASI PEJABAT
Jabatan Kebajikan Masyarakat

Bahagian Samarahan
Tingkat Bawah, Kompleks Pentadbiran Samarahan
94300 Kota Samarahan

1.9 MOTTO, VISI DAN MISI
• Berkhidmat Secara
VISI • Membangunkan
Profesional Masyarakat Ke Arah
• Masyarakat Sejahtera Kesejahteraan Sosial
Dan Penyayang
MOTTO MISI

2.0 OBJEKTIF JABATAN
Membangunkan
Memberi
masyarakat melalui
perlindungan dan
perubahan sikap dan
pemulihan kepada
peningkatan
kumpulan sasar
keupayaan untuk
jabatan
berdikari
Meningkatkan
kesejahteraan
masyarakat melalui
Mewujudkan perkhidmatan
masyarakat yang kebajikan dan
berbudaya pembangunan sosial
penyayang yang profesional dan
perkongsian
tanggungjawab yang
strategik

2.1 OBJEKTIF UNIT STRATEGI
Memantapkan dan
Mengoptimumkan keupayaan
mempertingkatkan penyampaian
dan pemulihan kepada kumpulan
perkhidmatan kebajikan di semua
sasar jabatan
peringkat
Memastikan aspek kebajikan di

integrasi dalam perancangan ke Mempertingkatkan pengurusan
arah mencapai kejayaan dan penggunaan sumber
pembangunan sosio-ekonomi manusia secara optimum
yang menyeluruh
Mempertingkatkan peranan dan

keupayaan jabatan sebagai paksi Mempertingkatkan kualiti
utama dalam perancangan dan perancangan dan pengurusan
penilaian program-program kewangan serta teknologi
pembangunan kebajikan maklumat dan komunikasi secara
masyarakat di peringkat profesional
kebangsaan dan antarabangsa

2.2 PIAGAM PELANGGAN
Memberi jagaan dan perlindungan kepada anggota masyarakat yang

memerlukan dan memastikan kerahsiaan pelanggan tidak dihebahkan
Menggerakkan perubahan sikap dan meningkatkan keupayaan berdikari
Mewujudkan masyarakat yang berbudaya ikram
Mewujudkan kemudahan jagaan dan perlindungan
Menjalankan usaha pencegahan masalah daripada berlaku dan merebak
Menjalankan kegiatan pemulihan mangsa sosial berdikari
Membantu Pertubuhan-Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO) dalam khidmat

mereka kepada kumpulan sasar
Membangunkan kesedaran masyarakat ke arah penglibatan dan penyertaan

dalam kerja kebajikan
Melaksanakan sistem pengurusan, perangcangan dan latihan yang berkesan

2.3 CARTA ORGANISASI JABATAN

PERANCANGAN
PROJEK

3.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN
3.1 PENGENALAN
Kumpulan Inovatif Dan Inovatif (KIK) ini telah ditubuhkan oleh Penolong Pengarah Bahagian,
Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan. Kertas Minit bertarikh 3 September 2010
daripada Penolong Pengarah Bahagian telah dikeluarkan dan diedarkan kepada kakitangan jabatan
yang terpilih untuk menganggotai kumpulan KIK jabatan ini. Penubuhan kumpulan ini adalah bertujuan
seperti berikut :
Membantu menangani masalah yang dihadapi di JKMB Samarahan dan sekaligus aktviti
penambahbaikan.
Salinan Kertas Minit lantikan penubuhan kumpulan adalah seperti di Lampiran.

3.2 AHLI KUMPULAN
Barisan hadapan (dari kiri) : Cik Roziana Bt. Keram, Pn. Sureyah Bt. Karbo, Pn. Hjh. Norhayati Bt. Hj. Abdul Rahman (Fasilitator), dan Cik Yati
Bt. Jon.
Barisan belakang (dari kiri) : En. Fadzell B. Su’ut, En. Mohd. Nadzmi B. Othman (Ketua Kumpulan), En. Jeffery B. Mahali, En. Sujang Tan
(Setiausaha), En. Majani B. Jobli dan En. Ahmad Zaidi B. Alem.

3.3 CARTA ORGANISASI KUMPULAN QTEN

3.4 BIDANG TUGASAN AHLI KUMPULAN QTEN

Jawatan Jawatan Dalam
Gambar Nama Bidang Tugasan
Sebenar Kumpulan
Sebagai perantara dalam
mengekalkan keharmonian
kumpulan
Penolong
Pn. Hjh. Norhayati Bt. Hj. Pakar rujuk kepada
Pengarah Fasilitator
Abdul Rahman kumpulan
Bahagian
Mengesan dan
memastikan kemajuan
kumpulan
Membantu kumpulan
menyimpan rekod
Penolong Memastikan pergerakan
En. Mohd. Nadzmi B. Pegawai Ketua ahli kumpulan
Othman Kebajikan Kumpulan Membantu menyelesaikan
Masyarakat masalah ahli kumpulan
Memberi sokongan kepada
ahli kumpulan
Mencatat minit mesyuarat

Latihan
Mengemaskini laporan dan
Pemerkasaan
En. Sujang Tan Setiausaha data projek
Keupayaan
Siswazah Memasukkan data dalam
komputer


Sebenar Kumpulan
Pegawai Semakan data

En. Majani B. Jobli Ahli Biasa
Psikologi Ketua analisis data
Penolong
Pegawai Analisis data
En. Muhd. Fadzell B. Su’ut Ahli Biasa
Pembangunan Pengumpulan data
Masyarakat
Pembantu Penyediaan sumber

En. Jeffery B. Mahali Kebajikan Ahli Biasa maklumat
Masyarakat Mengambil gambar


Sebenar Kumpulan
Pembantu Pengumpulan data

En. Ahmad Zaidi B. Alem Kebajikan Ahli Biasa Penyediaan sumber
Masyarakat maklumat

Cik Roziana Bt. Keram Kebajikan Ahli Biasa Penyediaan sumber
Masyarakat maklumat

Pn. Sureyah Bt. Karbo Kebajikan Ahli Biasa Penyediaan sumber
Masyarakat maklumat

Cik Yati Bt. Jon Kebajikan Ahli Biasa Penyediaan sumber
Masyarakat maklumat

3.5 TATACARA PENGENDALIAN PROJEK
3.6 KITARAN PDCA
• Penubuhan • Mengumpul data

kumpulan • Menganalisis
• Mengenalpasti data
projek/masalah • Cadangan
• Penetapan tema penyelesaian
dan objektif • Pelan tindakan
projek
• Mengenalpasti
P D cadangan
• Penyediaan
punca masalah bahan cadangan
PLAN DO penyelesaian dan
perlaksanaan
percubaan
A C
ACTION CHECK
• Tindakan • Analisis dan
penyeragaman penilaian
• Tindakan susulan pencapaian
• Persembahan
projek kepada
pengurusan

3.7 CARTA PERBATUAN
Kumpulan QTEN telah menggabungkan Kitaran PDCA dengan Carta Perbatuan untuk merancang
aktiviti kumpulan. Jadual ini menunjukkan perancangan dan pelaksanaan projek sebenar. Carta
Perbatuan Kumpulan QTEN adalah untuk tempoh dari bulan September 2010 hingga Mei 2011 seperti
jadual berikut :

Carta Perbatuan
Bulan 2010 2011
September Oktober November Disember Januari Februari Mac April Mei
Aktiviti 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penubuhan kumpulan
Petunjuk :
Mengenalpasti Perancangan
P
projek/masalah
Perlaksanaan
Penetapan objektif projek
Mengenalpasti punca
masalah
Mengumpul data
Menganalisis data
D Cadangan penyelesaian
Pelan tindakan cadangan
Penyediaan bahan
cadangan penyelesaian dan
perlaksanaan percubaan
Analisis dan penilaian
C
pencapaian
Persembahan projek kepada

pengurusan
Tindakan penyeragaman
A Tindakan susulan

3.8 LOGO KUMPULAN
RASIONAL LOGO
Huruf Q yang berwarna oren tersebut bermaksud “Quality”. Kualiti ini merupakan aset penting
yang ada pada setiap ahli kumpulan dalam menyumbangkan pelbagai idea yang bernas semasa
perbincangan kumpulan.
Huruf “TEN” pula membawa maksud ahli kumpulan terdiri daripada 10 orang ahli.

3.9 VISI, MISI, MOTTO, MATLAMAT DAN OBJEKTIF KUMPULAN
VISI MISI MOTTO MATLAMAT OBJEKTIF

• Budaya Kerja • Bekerjasama • Kualiti Kerja • Mengamalkan • Membantu
Berkualiti Dalam Keutamaan Budaya Kerja Klien Jabatan
Amalan Kami Memberi Kami Yang Yang
Perkhidmatan Sistematik Mempunyai
Yang Terbaik Untuk Minat Dan
Kepada Klien Meningkatkan Potensi Untuk
Kualiti Maju Dengan
Penyampaian Menceburi
Perkhidmatan Bidang
Ekonomi

4.0 KEHADIRAN MESYUARAT
Mesyuarat kumpulan diadakan sekali seminggu iaitu pada pukul 9.00 pagi setiap hari Jumaat.
Namun, mesyuarat dan perbincangan kumpulan juga turut diadakan pada hari lain sekiranya ahli-ahli
kumpulan mempunyai tugasan lain. Kehadiran mesyuarat tidak dapat dicapai 100% kerana terdapat ahli
kumpulan yang bercuti, menghadiri kursus dalam dan luar jabatan dan hal-hal lain.
TAHUN 2010 2011
BULAN September Oktober November Disember Januari Februari Mac April Mei
Pn. Hjh. Norhayati 4 4 4 4 4 4 4 4 4
En. Mohd. Nadzmi 3 3 4 4 4 4 4 4 4
En. Sujang Tan 4 4 4 4 4 4 4 3 4
En. Majani 4 4 4 4 4 3 4 4 4
En. Muhd. Fadzell 4 3 3 4 4 4 3 4 4
En. Jeffery 4 4 3 4 4 4 3 4 4
En. Ahmad Zaidi 4 4 4 3 4 3 4 4 4
Cik Roziana 4 4 3 4 3 4 4 4 4
Pn. Sureyah 4 4 4 4 4 4 3 4 3
Cik Yati 4 4 3 4 3 4 3 4 4
JUMLAH 39 38 36 39 38 38 36 39 39

4.1 PERATUS KEHADIRAN MESYUARAT
KEHADIRAN :
342/360X100 = 95%
5%
Hadir
Tidak Hadir
95%

Gambar Mesyuarat Kumpulan

5.0 MENGENALPASTI PROJEK/PEMILIHAN MASALAH

5.1 MENYENARAI MASALAH
Nama
Bil Masalah
Pencadang
1 Pendaftaran TASKA Di Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan Nadzmi
2 Halatuju Bekas Pelatih Perintah Khidmat Masyarakat Selepas Tamat Perintah Sureyah
Rekod Pendaftaran OKU Yang Tidak Sistematik Di Jabatan Kebajikan Masyarakat

3 Roziana
Samarahan
4 Sistem Penghantaran Surat-Menyurat Yang Tidak Efisien Jeffery
Mengesan Klien Sudah Meninggal Dunia Tanpa Berhubung Ke Jabatan Pendaftaran

5 Zaidi
Negara (JPN)
6 Sistem Pengurusan Akta Keganasan Rumah Tangga (AKRT) Kurang Berkesan Yati
Pusat Aktiviti Kanak-Kanak (PAKK) Kurang Mendapat Sambutan Dari Kalangan

7 Majani
Masyarakat Setempat
Pemantauan Projek Geran Pelancaran Yang Tidak Efisien Di Jabatan Kebajikan

8 Sujang
Masyarakat Bahagian Samarahan
9 Sistem Pengurusan Bencana Yang Tidak Teratur Fadzell

1. Pendaftaran TASKA di Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan
KEADAAN SEKARANG
Pendaftaran yang agak rumit dan bayaran untuk mendapatkan sijil pendaftaran TASKA agak
mahal
KEADAAN DIKHENDAKI
Semua pengusaha TASKA perlu berdaftar dengan JKM bagi mengelakkan penubuhan TASKA
yang tidak berdaftar
PENJELASAN
Nadzmi Mengelakkan penubuhan TASKA yang tidak berdaftar dengan JKM
Pengusaha akan lebih peka akan kepentingan pendaftaran TASKA di JKM
2. Halatuju Bekas Pelatih Perintah Khidmat Masyarakat Selepas Tamat Perintah
KEADAAN SEKARANG
Pelatih masih menggangur dan kurang kesungguhan untuk berusaha memajukan diri
KEADAAN DIKHENDAKI
Menyediakan latihan yang berkaitan kemahiran untuk membimbing bekas pelatih menjadi insan
yang berguna
PENJELASAN
Sureyah Bekas pelatih tiada perancangan masa depan

Menggalakkan bekas pelatih supaya tidak bergantung sepenuhnya terhadap keluarga

3. Rekod Pendaftaran OKU Yang Tidak Sistematik di JKMB Samarahan
KEADAAN SEKARANG
Rekod pendaftaran OKU yang lama sukar dikesan
KEADAAN DIKHENDAKI
Perlu mempunyai satu sistem agar mudah bagi pegawai mengurus untuk mendapatkan maklumat
khususnya berkaitan dengan statistik
PENJELASAN
Roziana Rekod pendaftaran OKU yang lama tidak dapat dikenalpasti

Masalah dalam penyediaan statistik
4. Sistem Penghantaran Surat-Menyurat Yang Tidak Efisien
KEADAAN SEKARANG
Penghantaran surat tidak efisien iaitu tidak sampai
KEADAAN DIKHENDAKI
Aduan surat tidak sampai dalam nilai sifar
PENJELASAN
Tiada individu khusus menghantar surat dengan cepat dan tepat pada masanya
Alamat gagal dikesan serta individu berkaitan tidak dikenali oleh penduduk kampung
Jeffery
Klien mengadu kerana tidak menerima keputusan permohonan

5. Mengesan Klien Sudah Meninggal Dunia Tanpa Berhubung Ke Jabatan Pendaftaran Negara (JPN)
KEADAAN SEKARANG
Kebanyakkan penerima bantuan yang sudah meninggal dunia tidak dimaklumkan kepada JKM
KEADAAN DIKHENDAKI
Dapat mengenalpasti klien yang sudah meninggal dunia secara telus dengan adanya satu sistem
yang khusus
PENJELASAN
Zaidi Pembayaran bulanan dibayar seperti biasa tanpa mengetahui klien yang sudah meninggal dunia
6. Sistem Pengurusan Kes Akta Keganasan Rumah Tangga (AKRT) Yang Kurang Berkesan
KEADAAN SEKARANG
Pengurusan AKRT memerlukan proses kerja yang panjang dan memakan masa yang lama
KEADAAN DIKHENDAKI
Menyediakan satu sistem bagi memudahkan pengurusan AKRT
PENJELASAN
Yati Klien terpaksa menunggu lama bagi penyelesaian sesuatu kes AKRT

7. Pusat Aktiviti Kanak-Kanak (PAKK) Kurang Mendapat Sambutan Dari Kalangan Masyarakat Setempat
KEADAAN SEKARANG
Penubuhan PAKK jarang dikunjungi oleh kanak-kanak berdekatan
KEADAAN DIKHENDAKI
Aktiviti yang dijalankan mendapat sambutan 100% daripada masyarakat setempat
PENJELASAN
Masyarakat kurang mengetahui tentang kepentingan dan tujuan penubuhan PAKK
Majani
Penubuhan PAKK di tempat yang tidak strategik
8. Pemantauan Projek Geran Pelancaran Yang Tidak Efisien Di JKMB Samarahan
KEADAAN SEKARANG
Projek Geran Pelancaran tidak mendapat pemantauan daripada pegawai/pekerja kes
KEADAAN DIKHENDAKI
Pemantauan Projek Geran Pelancaran hendaklah dilakukan secara berkala dan berterusan
PENJELASAN
Projek Geran Pelancaran kurang berjaya
Sujang Projek yang dirancang tidak berjalan seperti yang telah dirancangkan
Klien kurang kesungguhan untuk memajukan projek Geran Pelancaran

9. Sistem Pengurusan Bencana Yang Tidak Teratur
KEADAAN SEKARANG
Tidak mempunyai proses kerja yang khusus
KEADAAN DIKHENDAKI
Menggunakan satu sistem untuk tujuan rekod dan kelulusan bantuan daripada pihak atasan
PENJELASAN
Pegawai kes masih menggunakan cara lama dan memakan masa yang panjang untuk
Fadzell diselesaikan

5.2 MENYENARAIPENDEK MASALAH
Bil Masalah S M A R T Keputusan
Pendaftaran TASKA Di Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian

1 / / / / / TERIMA
Samarahan
Halatuju Bekas Pelatih Perintah Khidmat Masyarakat Selepas

2 / / x / x TOLAK
Tamat Perintah
Rekod Pendaftaran OKU Yang Tidak Sistematik Di Jabatan

3 / / / / / TERIMA
Kebajikan Masyarakat Samarahan
4 Sistem Penghantaran Surat-Menyurat Yang Tidak Efisien / x / x / TOLAK
Mengesan Klien Sudah Meninggal Dunia Tanpa Berhubung Ke

5 / / x / x TOLAK
Jabatan Pendaftaran Negara (JPN)
Sistem Pengurusan Akta Keganasan Rumah Tangga (AKRT)

6 / / x / x TOLAK
Kurang Berkesan
Pusat Aktiviti Kanak-Kanak (PAKK) Kurang Mendapat Sambutan

7 / / / / / TERIMA
Dari Kalangan Masyarakat Setempat
Pemantauan Projek Geran Pelancaran Yang Tidak Efisien Di

8 / / / / / TERIMA
Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan
9 Sistem Pengurusan Bencana Yang Tidak Teratur / / / x / TOLAK

S Pendaftaran TASKA di JKMB Samarahan Ya
M Jumlah pendaftaran TASKA dengan JKM Ya
A Masalah boleh diatasi sekiranya mendapat kerjasama dari pihak lain Ya
Nadzmi R Memerlukan masa yang lama Ya
T Tempoh untuk mendapatkan maklumat memakan masa yang lama Ya

Pendaftaran TASKA di
JKMB Samarahan
KEPUTUSAN TERIMA
S Halatuju bekas Pelatih Perintah Khidmat Masyarakat Ya
M Berdasarkan jumlah pelatih yang tamat perintah khidmat masyarakat Ya
A Memerlukan kerjasama daripada pelbagai agensi Tidak
Sureyah R Memerlukan masa yang lama Ya
Halatuju Bekas Pelatih

T Boleh diatasi dalam tempoh 1 tahun Tidak
Perintah Khidmat
Masyarakat Selepas Tamat
Perintah KEPUTUSAN TOLAK

S Rekod Pendaftaran OKU Ya
M Berdasarkan buku rekod pendaftaran OKU Ya
A Buku rekod pendaftaran OKU yang lama tidak dapat dikenalpasti Ya
Roziana R Memakan masa yang panjang untuk mengenalpasti rekod pendaftaran lama Ya
Rekod Pendaftaran OKU T Sepanjang tahun 2008 hingga 2009 Ya

Yang Tidak Sistematik Di
JKMB Samarahan KEPUTUSAN TERIMA
S Sistem penghantaran surat Ya
M Jumlah surat yang tidak dituntut dan gagal dihantar kepada klien Tidak
A Diluar kawalan dan memerlukan kerjasama daripada klien Ya
Jeffery R Alamat yang diberikan tidak betul dan tiada individu khusus untuk menghantar Tidak
surat
Sistem Penghantaran T Sepanjang tahun 2010 Ya

Surat-Menyurat Yang Tidak
Efisien KEPUTUSAN TOLAK

S Mengesan klien yang sudah meninggal dunia Ya
M Diluar kawalan Ya
A Memerlukan kerjasama daripada pewaris Tidak
Zaidi R Masalah timbul di bahagian kewangan Ya
Mengesan Klien Sudah T Sepanjang tahun 2008 hingga kini Tidak

Meninggal Dunia Tanpa
Berhubung Ke JPN KEPUTUSAN TOLAK
S Sistem Pengurusan Kes AKRT Ya
M Diluar kawalan Ya
A Penyediaan satu sistem khas bagi pemendekkan proses kerja Tidak
Yati R Klien terpaksa menunggu keputusan perintah yang lama Ya
Sistem Pengurusan Kes T Mulai tahun 2009 hingga kini Tidak

AKRT Yang Kurang
Berkesan KEPUTUSAN TOLAK

S PAKK Kurang mendapat sambutan Ya
M Jumlah pengunjung menurun Ya
A Menggalakkan penduduk setempat menyertai pelbagai aktiviti Ya
Majani R Mengadakan aktiviti yang menarik minat penduduk dan meningkatkan promosi Ya
PAKK Kurang Mendapat T Sepanjang tahun 2010 Ya

Sambutan Dari Kalangan
Masyarakat Setempat KEPUTUSAN TERIMA
S Pemantauan projek Geran Pelancaran Ya
M Projek Geran Pelancaran yang kurang berjaya Ya
A Pemantauan dilakukan secara berkala dan berterusan Ya
Sujang R Pemberian Geran Pelancaran menjadi sia-sia Ya
Pemantauan Projek Geran

T Mulai tahun 2008 hingga kini Ya
Pelancaran Yang Tidak
Efisien Di JKMB
Samarahan KEPUTUSAN TERIMA

S Sistem pengurusan bencana Ya
M Diluar kawalan Ya
A Mewujudkan satu sistem atau proses kerja yang efisien Ya
Fadzell R Masalah berlaku dalam proses siasatan dan kelulusan kes bencana Tidak
Sistem Pengurusan T Mulai tahun 2008 hingga kini Ya

Bencana Yang Tidak
Teratur KEPUTUSAN TOLAK

Setelah menggunakan Kaedah SMART, terdapat empat masalah telah disenarai pendek dan
dikenalpasti iaitu :
• Masalah Pendaftaran TASKA di JKMB Samarahan

1
• Masalah Rekod Pendaftaran OKU Yang Tidak Sistematik di JKMB

Samarahan
2
• PAKK Kurang Mendapat Sambutan Dari Kalangan Masyarakat

Setempat
3
• Pemantauan Projek Geran Pelancaran Yang Tidak Efisien Di JKMB

Samarahan
4

5.3 PEMILIHAN MASALAH UTAMA
ANALISA FAEDAH PEMILIHAN MASALAH UTAMA
Masalah Imej Klien Masa Penerimaan Kos Keputusan
Masalah pendaftaran TASKA di

3 4 2 4 2 15
JKMB Samarahan
Masalah rekod pendaftaran OKU

yang tidak sistematik di JKMB 4 5 3 2 2 16
Samarahan
PAKK kurang mendapat sambutan

dari kalangan masyarakat 4 4 2 3 1 14
setempat
Pemantauan projek Geran

Pelancaran Yang Tidak Efisien di 5 4 5 4 3 21
JKMB Samarahan
Petunjuk :
5 Sangat Setuju 3 Kurang Setuju 1 Sangat Tidak Bersetuju

4 Setuju 2 Tidak Setuju

5.4 MASALAH UTAMA
“PEMANTAUAN PROJEK GERAN PELANCARAN DI YANG TIDAK EFISIEN DI

JKMB SAMARAHAN”
Tajuk ini telah dipilih sebagai masalah utama projek melalui Kaedah Analisa Faedah Pemilihan Masalah
Utama.

5.5 RASIONAL PEMILIHAN MASALAH UTAMA
Membantu penerima bantuan

bulanan kebajikan ke arah
hidup berdikari dan tidak
bergantung kepada bantuan Menjadi contoh kepada klien
kebajikan bulanan selamanya jabatan yang lain
melalui projek Geran
Pelancaran dan keluar dari
kepompong kemiskinan
Membantu klien jabatan yang

mempunyai minat dan potensi Meningkatkan tahap ekonomi
untuk maju menceburi bidang klien
ekonomi
Menggalakkan klien menjadi

usahawan berjaya

5.6 AKIBAT MASALAH TIDAK DISELESAIKAN
Kebergantungan klien terhadap

Pembaziran masa
bantuan kebajikan berterusan
Sasaran objektif jabatan tidak

Pengetahuan dan kemahiran tercapai iaitu membangunkan
yang ada pada klien tidak masyarakat melalui perubahan
diperkembangkan sikap dan peningkatan
keupayaan untuk berdikari
Klien hilang keyakinan terhadap

keupayaan pegawai dan imej
jabatan terjejas

5.7 TEMA PROJEK
"Ke Arah Kejayaan Projek Geran Pelancaran Yang Berdaya Maju

Dan Berdaya Saing Sekaligus Menyumbang Kepada Pendapatan
Negara"
5.8 OBJEKTIF PROJEK
Meningkatkan Keberkesanan Kaedah Pemantauan Projek Geran

Pelancaran Yang Sistematik

5.9 SASARAN PROJEK
Pembaziran
Masa/Kos
SEBELUM PROJEK TIDAK ADA SISTEM
Sistem kerja tidak

teratur
Penjimatan
masa/Kos
SELEPAS PROJEK ADA SISTEM
Sistem kerja lebih

teratur dan sistematik

6.0 APA ITU PROJEK GERAN PELANCARAN?
Geran Pelancaran merupakan salah satu bantuan yang diberikan kepada golongan sasar Jabatan
yang masih produktif agar mereka dapat menjalankan sesuatu projek atau perniagaan yang boleh
meningkatkan pendapatan dan taraf hidup mereka.
6.0.1 Syarat Dan Kelayakan Geran Pelancaran
Para penerima bantuan kebajikan bulanan dan ahli keluarga

Orang Kurang Upaya
Bekas pelatih/penghuni institusi Jabatan, dan
Golongan lain yang berkeperluan
6.0.2 Kadar Bantuan
Maksimum RM5000.00

6.0.3 Bidang Projek/Perniagaan Yang Boleh Diceburi
Pertanian/Perladangan/Kebun Tanaman sayur-sayuran

Tanaman/kebun buah-buahan
Tanaman kelapa sawit dan lain-lain
Ternakan/Perikanan Ternakan ikan air tawar/masin/dalam

sangkar
Ternakan udang
Penangkapan ikan di laut
Ternakan ayam/itik daging/telur
Ternakan kambing/ lembu dan lain-lain
Kedai/Gerai Makananan dan Kedai/gerai makanan dan minuman

Minuman/Katering Makanan Perkhidmatan katering
Gerai burger
Perusahaaan membuat kuih-muih dan lain-
lain

Bengkel Memperbaiki/cuci kereta/motor
Kedai Runcit Kedai runcit kampung

Menjual barang keperluan harian
Perusahaan Kraftangan Buluh

Ukiran kayu
Seramik

Perusahaan Jahitan/Kedai Menjahit baju

Pakaian Sulaman
Manik
Kedai/Gerai Buah- Gerai Buah-Buahan

Buahan/Sayuran/Ikan/Daging Gerai Sayuran/Tamu/Pasar Minggu/Pasar
Malam
Gerai Pasar Basah (Sayur/Ikan/Daging)
Perusahaan Pemprosesan Keropok/Kerepek

Makanan Makanan Kering

Perkhidmatan Perkhidmatan Urut, Gunting Rambut atau

Perkhidmatan Lain
Perusahaaan/Perniagaan Reload kad

Lain Barang alat ganti telefon bimbit

6.1 DEFINISI MASALAH (KAEDAH 5W + 1H)
“PEMANTAUAN PROJEK GERAN PELANCARAN DI YANG TIDAK EFISIEN DI JKMB

SAMARAHAN”
• Pemantauan projek Geran Pelancaran Yang Tidak Efisien Di JKMB

What Samarahan
• Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan

Where
• Pekerja Kes Dan Klien Jabatan
Who
• Setelah Permohonan Geran Pelancaran Mendapat Kelulusan
When
• Projek Geran Pelancaran Tidak Berjaya
Why
• Proses Pemantauan Projek Geran Pelancaran Tidak Dilaksanakan
How Kerana Ketiadaan Panduan Pengurusan Geran Pelancaran

6.2 ANALISA MASALAH
Gambarajah Ishikawa 1
Beban tugas MANUSIA Kurang pengalaman KAEDAH

Kurang pengetahuan Hilang minat Tiada panduan pengurusan Geran Pelancaran
Tiada kesungguhan Tiada kesungguhan Kurang latihan dalam bidang berkaitan
Tidak fokus Kurang pengetahuan Tiada kesinambungan kerja
Kurang minat Pekerja Kes Klien Salah guna bantuan
Kurang pengalaman Tiada kerjasama
Kekangan masa Kebergantungan terhadap Pemantauan Projek Geran Pelancaran
pekerja kes Yang Tidak Efisien Di JKMB Samarahan
Lokasi tidak strategik/jauh Borang pemantauan tidak dikemaskini

Tiada sokongan masyarakat setempat
PERSEKITARAN MATERIAL

6.3 PEMILIHAN PUNCA MASALAH
ANALISIS SWOT
Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman

Bil Punca Masalah Ulasan
S W O T
Fokus kepada Projek Geran
Pekerja kes dibebani Penyelarasan Klien tidak
1 permohonan bantuan Pelancaran DITERIMA
tugas lain senarai tugas berdikari
bulanan diabaikan
Projek GP tidak Jabatan Klien tidak
Pekerja kes kurang Tiada latihan dalam
2 diuruskan dengan menganjurkan mendapat DITERIMA
pengetahuan bidang berkaitan
baik kursus dan latihan maklumat
Klien menjalankan Projek GP
Pekerja kes tiada Tiada pengalaman dan Menguruskan projek
3 projek tanpa mengalami DITOLAK
kesungguhan minat secara terpaksa
bimbingan PK kegagalan
Menggalakkan lebih
Kurang tumpuan Projek klien kurang
4 Pekerja kes tidak fokus Dibebani tugasan lain tumpuan terhadap DITOLAK
terhadap GP berjaya
GP
Pengurusan GP yang Klien gagal
Pekerja kes kurang Objektif GP tidak Klien tiada
5 memerlukan prosedur meneruskan projek DITOLAK
minat tercapai kesungguhan
yang panjang dengan sempurna
Mendapatkan ilmu Pemohon GP
Perlaksanaan kes
Pekerja kes kurang Pertukaran pegawai yang daripada pekerja kes menunggu
6 mengambil masa DITOLAK
pengalaman mengambil alih tugasan yang keputusan dalam
yang lama
berpengalaman tempoh yang lama

Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman

Bil Punca Masalah Ulasan
S W O T
Klien tidak dapat
Pekerja kes menghadapi Tugasan lain dapat Dibebani tugasan Geran Pelancaran
7 respon dengan DITOLAK
kekangan masa dilaksanakan dengan baik lain diabaikan
cepat
Kurang bersesuaian Pengurusan projek
Klien kurang Tiada pengalaman dalam Menghadiri latihan
8 dengan kemampuan GP yang tidak DITOLAK
pengalaman projek yang diuruskan dan kemahiran
klien terancang
Tidak mendapat Projek yang
bimbingan dan khidmat Tidak mempunyai Memberi motivasi diusahakan tidak
9 Klien hilang minat DITOLAK
nasihat daripada Pekerja keyakinan diri kepada klien mendatangkan
Kes hasil
Tidak mempunyai
Projek yang
motivasi untuk Memberi motivasi
10 Klien tiada kesungguhan Mudah berputus asa diusahakan DITOLAK
memajukan projek yang kepada klien
menjadi sia-sia
dijalankan
Kegagalan
menyediakan Kos latihan
Klien kurang Tiada kemahiran dalam Menghadiri latihan
11 Rancangan berkaitan yang DITOLAK
pengetahuan menjayakan projek GP dan kemahiran
Perniagaan dan tinggi
pengurusan projek
Seliaan beterusan ke
Klien salah guna Sikap yang tidak Menjejaskan imej
12 atas kos Pembaziran DITOLAK
bantuan bertanggungjawab jabatan
perlaksanaan projek
Tidak mempunyai
Pemantauan tidak Perlu rangkaian Persekitaran yang
13 Klien tiada kerjasama hubungan interpersonal DITOLAK
berkesan hubungan tidak dinamik
dengan PK

Bil Punca Masalah Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman Ulasan

S W O T
14 Mengharapkan bantuan Bilangan penerima
Kebergantungan Objektif jabatan
bulanan kebajikan Kesedaran kendiri bantuan bulanan DITERIMA
terhadap pekerja kes tidak tercapai
berterusan semakin meningkat
15 Tiada panduan Mewujudkan Wujud
Tidak mempunyai Projek GP tidak
pengurusan Geran panduan percanggahan DITERIMA
keseragaman tindakan berjalan lancar
Pelancaran pengurusan GP pendapat
16 Pengetahuan
Kurang latihan dalam Latihan tidak mencakupi Pembangunan
tentang GP yang Kos yang tinggi DITOLAK
bidang berkaitan semua PK latihan
tidak menyeluruh
17 Dasar perlu
Tiada kesinambungan Sistem kerja yang Pengwujudan
Tiada proses kerja diterima oleh DITOLAK
kerja tidak sistematik prosedur kerja
semua
18 Tapak projek yang Persaingan projek
Pemantauan projek Perancangan
Lokasi tidak strategik diusahakan sukar untuk yang sama dalam DITOLAK
tidak dilaksanakan pemantauan projek
dipantau kawasan setempat
19 Kewujudan projek Membentuk
Sambutan yang
Tiada sokongan Tiada promosi dan tidak diketahui oleh portfolio projek
kurang DITOLAK
masyarakat setempat publisiti masyarakat sebelum
menggalakkan
setempat perlaksanaan projek
20 Klien tidak
Prestasi kemajuan Mewujudkan Kad
Borang pemantauan Maklumat kemajuan mengetahui
projek tidak dapat Penilaian Prestasi DITOLAK
tidak dikemaskini projek tidak lengkap kedudukan prestasi
dinilai Projek
projek

6.4 PUNCA MASALAH YANG DIPILIH
Kumpulan QTEN telah meneliti dan mengkaji Gambarajah Ishikawa 1 untuk menyenarai punca-
punca paling mungkin atau memberi kesan utama kepada masalah yang dipilih. Terdapat empat punca
utama kepada masalah yang dikenalpasti di Gambarajah Ishikawa 1 iaitu :
Manusia
Pekerja Kes
I. Kurang pengetahuan
II. Beban tugas
Klien
I. Kebergantungan terhadap pekerja kes
Kaedah
I. Tiada panduan pengurusan Geran Pelancaran

Gambarajah Ishikawa 2
MANUSIA KAEDAH
Kurang pengetahuan Tiada panduan pengurusan Geran Pelancaran
Beban tugas
Pekerja Kes Klien Kebergantungan terhadap
pekerja kes
Pemantauan Projek Geran Pelancaran
Yang Tidak Efisien Di JKMB Samarahan
PERSEKITARAN MATERIAL

6.5 SEBAB-SEBAB PALING MUNGKIN
BIL SEBAB-SEBAB PALING MUNGKIN HURAIAN
1 Pekerja kes kurang pengetahuan  Menyebabkan projek Geran Pelancaran tidak

dipantau
 Projek Geran Pelancaran kurang berjaya
 Pembaziran bantuan kewangan dan masa
2 Pekerja kes mempunyai beban tugas lain  Projek Geran Pelancaran kurang diberi
tumpuan
 Klien tidak mendapat bimbingan sepenuhnya
3 Kebergantungan klien terhadap Pekerja  Mengharapkan bantuan bulanan

Kes  Objektif jabatan tidak tercapai
4 Tiada panduan pengurusan Geran  Pekerja kes tidak menjalankan tugas dgn
Pelancaran efektif dan sistematik
 Projek Geran Pelancaran terbengkalai

6.6 KUTIPAN DATA SEBELUM PERLAKSANAAN
2010
Jumlah
Bil Punca Masalah
Kekerapan
Sept Okt Nov Dis
1 Pekerja Kes kurang pengetahuan 28 27 25 11 91
2 Tiada Panduan Pengurusan Geran Pelancaran 22 20 19 17 78
3 Pekerja Kes mempunyai beban tugas lain 28 25 8 6 67
4 Kebergantungan klien terhadap Pekerja Kes 26 25 8 7 66
JUMLAH 104 97 60 41 302
Sumber : Borang Soal Selidik
Pengumpul : Jeffery, Sureyah, Zaidi, Yati dan Roziana
Tarikh : 30 Disember 2010

6.7 LEMBARAN SEMAKAN TERKUMPUL SEBELUM PERLAKSANAAN PROJEK
Peratus
Kekerapan Peratus
Bil Punca Masalah Kekerapan Kekerapan
Terkumpul Kekerapan
Terkumpul
Pekerja Kes kurang

1 91 91 30% 30%
pengetahuan
Tiada Panduan Pengurusan

2 78 169 26% 56%
Geran Pelancaran
Pekerja Kes mempunyai

3 67 236 22% 78%
beban tugas lain
Kebergantungan klien
4 66 302 22% 100%
terhadap Pekerja Kes
JUMLAH 302 - 100% -

Rajah Pareto Sebelum Perlaksanaan
Chart Title
100%
300
90%
% Kekerapan Kumulatif
250 80%
70%
200
60%
150 50%
40% Series2
100 30% Series1
20%
50
10%
0 0%
Pekerja Kes Tiada Panduan Pekerja Kes Kebergantungan
kurang Pengurusan mempunyai klien terhadap
pengetahuan Geran beban tugas lain Pekerja Kes
Pelancaran
Merujuk kepada Rajah Pareto diatas, didapati punca Pekerja Kes Kurang Pengetahuan mencatatkan
kekerapan paling tinggi diikuti dengan Tiada Panduan Pengurusan Geran Pelancaran.

6.8 CADANGAN PENYELESAIAN

6.9 ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN
Bil Punca Cadangan Kebaikan Keburukan Keputusan
1 Seliaan berkala dan Dua minggu Projek Geran Kekangan masa

berterusan sekali bagi Pelancaran lebih
bulan pertama terancang DITERIMA
Dua kali setiap
tiga bulan
2 Panduan Pengurusan Menyediakan garis Projek dapat Tiada

Geran Pelancaran panduan yang boleh dikendalikan
diwujudkan DITERIMA
digunapakai dengan lebih
sistematik
3 Pekerja kes diberi latihan Menghadiri latihan Menambah Kos penganjuran

dan pendedahan sekurang-kurangnya pengetahuan dan latihan yang tinggi
mengenai pengurusan tiga kali setahun kemahiran bagi
projek berkaitan dengan membantu DITOLAK
Geran Pelancaran pengurusan dan
perlaksanaan
projek
4 Klien diberi latihan dan Rujukan ke agensi Menambahkan Kos

bimbingan lain kemahiran dan DITOLAK
pengetahuan

5 Projek berpotensi untuk Memperkenalkan Projek dapat Tiada kerjasama

dimajukan projek klien ke diperkembangkan daripada agensi
DITOLAK
pasaran yang lebih dan dikenali yang berkaitan
luas masyarakat ramai
6 Rancangan perniagaan Memastikan Memudahkan Klien tiada

perlu diteliti maklumat sokongan pekerja kes kemahiran untuk
perlu mengenalpasti menyediakan
kemahiran dan Rancangan DITOLAK
kemampuan klien Perniagaan
untuk menjayakan
projek tersebut
7 Pengkhususan bidang Tempatkan Proses kerja Kekurangan

tugas di kalangan pekerja sekurang-kurangnya berjalan lebih kakitangan untuk
kes lima orang pekerja lancar dan menjalankan
DITOLAK
kes mempunyai tugas lain
kesinambungan
tugas

8 Carta aliran kerja dan Mempastikan Perlaksanaan Tidak mengikut DITOLAK

senarai semak perlu pekerja kes projek Geran prosedur yang
dipatuhi mengikut prosedur Pelancaran lebih ditetapkan
yang telah berdaya maju
ditetapkan
9 Penilaian dibuat pada Menyediakan Prestasi projek Tiada DITOLAK

setiap peringkat Kitaran senarai semak serta dapat dinilai
Geran Pelancaran borang kemajuan
projek Geran
Pelancaran
10 Laporan Prestasi Projek Penetapan tempoh Prestasi projek Tiada kerjasama DITOLAK
harus dikemukakan bagi pemantauan dapat dikenalpasti daripada klien
projek Geran
Pelancaran
11 Pengwujudan Kad Setiap penerima Dapat Kekangan masa DITERIMA

Penilaian Prestasi Projek Geran Pelancaran mengenalpasti pekerja kes untuk
mempunyai Kad prestasi kemajuan melakukan
Penilaian Prestasi projek Geran penilaian projek
Projek yang Pelancaran Geran Pelancaran
disimpan oleh
pekerja kes

7.0 CADANGAN PENYELESAIAN
Masalah Utama Projek

PEMANTAUAN PROJEK GERAN PELANCARAN YANG TIDAK
EFISIEN DI JKMB SAMARAHAN
CADANGAN PENYELESAIAN 1 CADANGAN PENYELESAIAN 2

Panduan Pengurusan Geran Kad Penilaian Prestasi Projek
Pelancaran Geran Pelancaran

7.1 CADANGAN PERLAKSANAAN
Cadangan Penyelesaian Tujuan Cara Perlaksanaan
Panduan Pengurusan Geran Memastikan pengurusan Projek Dibekalkan kepada semua pekerja
Pelancaran Geran Pelancaran dikendalikan kes
dengan efisien dan sistematik Pekerja kes perlu memahami
setiap kitaran proses Geran
Pelancaran
Setiap tindakan dalam
melaksanakan projek Geran
Pelancaran haruslah mengikuti
prosedur yang terkandung dalam
Panduan Pengurusan Geran
Pelancaran
Kad Penilaian Prestasi Projek Memastikan perkembangan Setiap penerima Geran

projek dibuat penilaian Pelancaran mempunyai Kad
Penilaian Prestasi Projek untuk
tujuan pemantauan
Dibawa bersama oleh pekerja kes
semasa lawatan ke tapak projek
Diisi dan dilengkapkan oleh
pekerja kes semasa lawatan ke
tapak projek
Penilaian akan dibuat oleh
Penolong Pengarah Bahagian.

7.2 SURAT KELULUSAN MELAKSANAKAN PROJEK/UJICUBA/TINDAKAN PEMBETULAN

7.3 PERLAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN
Panduan Pengurusan
Geran Pelancaran
Kad Penilaian Prestasi

Projek Geran
Pelancaran
Gambar Pekerja Kes Semasa Melakukan Pemantauan Menggunakan Kad Penilaian Prestasi
Projek Geran Pelancaran

7.4 KUTIPAN DATA SELEPAS PERLAKSANAAN
2011
Jumlah
Bil Punca Masalah
Kekerapan
Jan Feb Mac April
1 Pekerja Kes kurang pengetahuan 10 10 8 4 32
2 Tiada Panduan Pengurusan Geran Pelancaran 10 7 6 3 26
3 Pekerja Kes mempunyai beban tugas lain 6 6 5 4 21
4 Kebergantungan klien terhadap Pekerja Kes 7 6 4 4 21
JUMLAH 33 29 23 15 100
Sumber : Borang Soal Selidik
Penganalisa : Denver Ak Bantok
Tarikh : 27 Mei 2011

7.5 LEMBARAN SEMAKAN TERKUMPUL SELEPAS PERLAKSANAAN PROJEK
Peratus
Kekerapan Peratus
Bil Punca Masalah Kekerapan Kekerapan
Terkumpul Kekerapan
Terkumpul
Pekerja Kes kurang

1 32 32 32 32
pengetahuan
Tiada Panduan Pengurusan

2 26 58 26 58
Geran Pelancaran
Pekerja Kes mempunyai

3 21 79 21 79
beban tugas lain
Kebergantungan klien
4 21 100 21 100
terhadap Pekerja Kes
JUMLAH 100 - 100% -

7.6 PERBANDINGAN RAJAH PARETO SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK
SEBELUM SELEPAS
100% 100%
300 300
90% 90%
250 80% 250 80%
70% 70%
200 200
60% 60%
150 50% 150 50%

Series2 Series2
40% Series1 40% Series1
100 30% 100 30%
20% 20%
50 50
10% 10%
0 0% 0 0%
Pekerja Kes Tiada Panduan Pekerja Kes Kebergantungan Pekerja Kes kurang Tiada Panduan Pekerja Kes Kebergantungan
kurang Pengurusan mempunyai beban klien terhadap pengetahuan Pengurusan Geran mempunyai beban klien terhadap
pengetahuan Geran Pelancaran tugas lain Pekerja Kes Pelancaran tugas lain Pekerja Kes
Berdasarkan kepada Rajah Pareto selepas perlaksanaan, terdapat beberapa punca-punca masalah
masih wujud. Hal ini berlaku disebabkan beberapa faktor iaitu :
a) Sikap Pekerja Kes yang sukar untuk diubah

b) Sikap kebergantungan klien terhadap Pekerja Kes masih berlaku

8.0 PENCAPAIAN HASIL PROJEK
8.1 Kepuasan Kakitangan
Dengan adanya Panduan Pengurusan Geran Pelancaran dan Kad Penilaian Prestasi Projek
Geran Pelancaran, Pekerja Kes (Pegawai Kebajikan) dapat melakukan pemantauan projek
klien menjadi lebih mudah, teratur dan sistematik.
8.2 Faedah Kepada Jabatan
Wujudnya Carta Aliran Kerja projek Geran Pelancaran
Pelaporan
Terima Lawatan ke Kelulusan
Semakan (Perbaiki Borang/
Permohonan Tapak Projek Pengarah
Penyediaan RP)
Pembayaran dan
Perlaksanaan
Pemantauan Kawalan Aku Janji Maklumkan Klien
Projek
Kewangan
Pengukuhan Penilaian Perlepasan
8.3 Faedah lain/sampingan

8.3.1 Pengurangan Kos Operasi
Anggaran Penjimatan
Bil. Perkara Catatan

1. Kadar Bantuan Bagi 1 Projek Geran Pelancaran (sekaligus) RM5,000.00
2. Bantuan Kebajikan Bulanan (seorang) RM 300.00
3. Andaian :
i. Bagi tempoh 1 tahun
RM300 x 12 bulan RM3,600.00
ii. Bagi tempoh 5 tahun
RM300 x 12 bulan x 5 tahun RM18,000.00
4. Penjimatan bagi 1 klien dalam tempoh 5 tahun
= RM18,000.00 – RM5,000.00 RM13,000.00
5. Purata Penjimatan bagi 1 klien dalam tempoh 1 tahun
= RM13,000.00 / 5 tahun RM2,600.00
6. Andaian :
5 klien 1 JKM B dalam tempoh 1 tahun
= RM2,600.00 x 5 klien RM13,000.00
7. Anggaran Penjimatan bagi 11 JKMB seluruh Negeri Sarawak
dalam tempoh 1 tahun RM143,000.00
= RM2,600.00 x 5 klien x 11 JKMB
8. Anggaran Penjimatan bagi 101 JKMB/D seluruh Malaysia
dalam tempoh 1 tahun RM1,313,000.00
= RM2,600.00 x 5 klien x 101 JKMB/D
8.3.2 Penjimatan Masa

Selepas pengwujudan Kad Penilaian Prestasi Projek Geran Pelancaran dan Panduan Pengurusan
Geran Pelancaran dilaksanakan, penjimatan masa semasa pemantauan dilakukan oleh Pekerja kes
dapat dikurangkan kepada 60 minit kepada 30 minit. Penjimatan masa selama 30 minit dapat dilakukan.
8.3.3 Peningkatan Output/Hasil Kerja
Jabatan
 Pertambahan daripada 6 projek ke 10 projek setahun
Pekerja Kes (Pegawai Kebajikan)

 Sasaran Kerja Tahunan (SKT) lebih jelas
Klien
 Pendapatan bulanan klien meningkat daripada RM300.00 ke RM800.00 sebulan
 Sebanyak 10 klien Geran Pelancaran dapat diberdikarikan
8.3.4 Penjimatan Sumber manusia

Sebelum perlaksanaan projek, proses pemantauan Projek Geran Pelancaran memerlukan 5 orang
pekerja kes. Namun selepas perlaksanaan, penurunan pekerja kes yang terlibat dapat diturunkan
kepada 3 orang sahaja.
8.3.5 Peningkatan Imej Jabatan
Imej jabatan meningkat dan objektif “Productive Welfare” tercapai.
9.0 TINDAKAN PENYERAGAMAN

Berdasarkan faedah-faedah yang diperolehi daripada pengwujudan Panduan Pengurusan Geran

Pelancaran Dan Kad Penilaian Prestasi, Kumpulan QTEN telah memohon untuk menyeragamkan dan
meluaskan penggunaannya di Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian di Negeri Sarawak. Pada tarikh
2 Mei 2011, permohonan tersebut telah diluluskan.
Sebagai permulaan, Kumpulan QTEN telah memperkenalkan penggunaan Panduan Pengurusan

Geran Pelancaran dan Kad Penilaian Prestasi Projek Geran Pelancaran kepada beberapa orang
Pekerja Kes yang bertanggungjawab menguruskan Projek Geran Pelancaran di Jabatan Kebajikan
Masyarakat Bahagian Kuching.
Sehubungan dengan itu, penggunaan Panduan Pengurusan Geran Pelancaran dan Kad Penilaian
Prestasi Projek Geran Pelancaran ini akan diperluaskan ke seluruh Jabatan Kebajikan Negeri Sarawak
dan semua Pejabat Kebajikan di seluruh Malaysia.
10.0 PENILAIAN KUMPULAN

Penilaian kumpulan telah dibuat untuk menilai prestasi ahli kumpulan sepanjang perlaksanaan projek
KIK. Penilaian ini dibuat berdasarkan beberapa kriteria iaitu, pengetahuan KIK, komitmen, displin,
kreativiti dan kerjasama berpasukan. Jadual berikut menunjukkan markah yang diperolehi oleh ahli
kumpulan.
Perkara Yang Dinilai
Bil Nama Ahli Pengetahuan KIK Komitmen Displin Kreativiti Kerjasama Berpasukan
Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas
1 Mohd. Nadzmi 2 4 3 4 3 5 2 4 4 5
2 Sujang 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5
3 Majani 3 4 1 5 2 4 2 4 3 5
4 Fadzell 3 4 3 4 3 4 3 4 3 5
5 Jeffery 2 4 3 5 3 5 2 4 4 5
6 Zaidi 1 3 3 4 3 4 1 3 3 4
7 Roziana 1 3 3 4 3 4 1 3 3 4
8 Sureyah 3 4 3 4 3 4 3 4 4 4
9 Yati 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4
JUMLAH 21 34 25 38 27 47 21 35 31 49
PURATA 2.1 3.4 2.5 3.8 2.7 4.7 2.1 3.5 3.1 4.9

Berdasarkan jadual penilaian markah, dapat ditunjukkan dengan lebih jelas pada Carta Radar seperti
berikut :
Pengetahuan KIK 3.4

5
4.5
4
3.5
3
2.5
3.8
Kerjasama 2
4.9 Berkumpulan 1.5 2.1 Komitmen
1
3.1 2.5
0.5 Sebelum
0
Selepas
2.1
2.7
Kreativiti Displin
3.5 4.7

10.1 TINDAKAN MENANGANI AHLI KUMPULAN
Sepanjang perlaksanaan projek KIK, terdapat beberapa masalah atau isu telah dikenalpasti.
Tindakan untuk mengatasi masalah dan isu telah dicadangkan untuk memperbaiki prestasi kumpulan
pada masa hadapan. Antara masalah atau isu serta cadangan penyelesaian yang dikenalpasti adalah
seperti berikut :
Bil Masalah Cadangan Penyelesaian
Kekangan Masa Menetapkan jadual yang sesuai untuk perjumpaan

1
dan perbincangan kumpulan
2 Ahli Kurang Semangat dan Komitmen Pengiktirafan daripada Ketua Jabatan
3 Kurang Kefahaman Dalam Menguasai Teknik KIK Pengetahuan KIK dikongsi bersama
Melalui penubuhan dan perlaksanaan projek KIK ini, banyak pembelajaran yang diperolehi oleh
ahli-ahli kumpulan. Antaranya adalah semangat kerja berpasukan dalam menyelesaiakn masalah telah
meningkat. Dalam melaksanakan projek, semua ahli telah melibatkan diri dan berkerjasama sebagai
satu pasukan tanpa mengira kedudukan dan jawatan. Dengan itu, semua ahli bebas untuk
menyuarakan pendapat untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Selain itu, ilmu pengetahuan dan
keyakinan diri dapat dipupuk serta daya kreativiti dan inovasi setiap ahli KIK.

11.0 PENUTUP
Kesimpulannnya, projek KIK ini yang bertajuk “Pemantauan Projek Geran Pelancaran Yang Tidak
Efisien Di JKMB Samarahan” telah berjaya mencapai objektif kumpulan. Dengan wujudnya Panduan
Pengurusan Geran Pelancaran dan Kad Penilaian Prestasi Projek Geran Pelancaran, sistem
pemantauan projek Geran Pelancaran di Jabatan Kebajikan Masyarakat Bahagian Samarahan lebih
mudah, teratur dan sistematik.

KIK Laporan Kumpulan Kreatif Dan Inovasi

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

KIK Laporan Kumpulan Kreatif Dan Inovasi

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PERTANDINGAN ANUGERAH INOVASI

KONVESYEN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT BAHAGIAN SAMARAHAN

1.0 PROFIL JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI SARAWAK

1.1 LATAR BELAKANG

Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Sarawak

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 2

1.2 TAHUN PENUBUHAN JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI SARAWAK

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 3

Kebajikan Masyarakat dimaktubkan dibawah Perlembagaan Malaysia, dalam Jadual 9 SENARAI

a) Coodination of all Policies and Activities relating to welfare Services

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 4

1.3 LOKASI JABATAN

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 5

1.4 KEBAJIKAN MASYARAKAT

1.5 KERJA SOSIAL

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 6

1.6 PROFIL PEJABAT KEBAJIKAN MASYARAKAT BAHAGIAN SAMARAHAN

1.7 LATAR BELAKANG

Pada awal kewujudan Jabatan Kebajikan Masyarakat

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 7

Fungsi jabatan itu sendiri telah berkembang selaras dengan

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 8

1986 : En. Peter Gabung

1986 - 1991 : Pn. Ling How Kee

1991 - 1993 : En. Anuar Haji Mohd. Nor

1993 - 1998 : Pn. Saptuyah Sazali

1998 - Mei 2009 : Cik Sh. Ranimah Wan Hashim

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 9

1.8 LOKASI PEJABAT

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 10

1.9 MOTTO, VISI DAN MISI

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 11

2.0 OBJEKTIF JABATAN

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 12

2.1 OBJEKTIF UNIT STRATEGI

Memastikan aspek kebajikan di

Mempertingkatkan peranan dan

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 13

2.2 PIAGAM PELANGGAN

Memberi jagaan dan perlindungan kepada anggota masyarakat yang

Menggerakkan perubahan sikap dan meningkatkan keupayaan berdikari

Mewujudkan masyarakat yang berbudaya ikram

Mewujudkan kemudahan jagaan dan perlindungan

Menjalankan usaha pencegahan masalah daripada berlaku dan merebak

Menjalankan kegiatan pemulihan mangsa sosial berdikari

Membantu Pertubuhan-Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO) dalam khidmat

Membangunkan kesedaran masyarakat ke arah penglibatan dan penyertaan

Melaksanakan sistem pengurusan, perangcangan dan latihan yang berkesan

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 14

2.3 CARTA ORGANISASI JABATAN

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 15

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 16

3.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN

Salinan Kertas Minit lantikan penubuhan kumpulan adalah seperti di Lampiran.

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 17

3.2 AHLI KUMPULAN

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 18

3.3 CARTA ORGANISASI KUMPULAN QTEN

Laporan Projek Kumpulan Inovatif Dan Kreatif 2011 Page 19

3.4 BIDANG TUGASAN AHLI KUMPULAN QTEN