HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

GAPOWORK

Dành cho thành viên

 MỤC LỤC
Tài khoản Các hoạt động nhóm
& các hoạt động cá nhân trên GapoWork

1. Đăng ký - đăng nhập GapoWork 3 13. Tạo nhóm mới 34

2. Đổi mật khẩu 5 14. Đổi ảnh bìa nhóm 37
3. Đổi ảnh avatar/ ảnh bìa 6
15. Chỉnh sửa thông tin nhóm 38
4. Chỉnh sửa thông tin cá nhân 7
16. Tạo thông báo trong nhóm 39
5. Tìm kiếm thành viên/ nhóm 8
17. Đăng bài trong nhóm 40
6. Đặt câu hỏi ẩn danh 9
7. Tạo ghi nhận cho một cá nhân 10 18. Tạo nhóm chat 43

8. Lịch 12 19. Tạo thăm dò ý kiến trong nhóm chat 45

9. Quản lý công việc 16 20. Khảo sát thành viên 46
10. Dùng chatbot 23
11.Chấm công 25
12. Phê duyệt 30

2
1. ĐĂNG KÝ - ĐĂNG NHẬP TÀI KHOẢN SĐT
Kiểm tra SMS chứa link được
1 gửi vào SĐT
Nhấn vào đường link
2 Tạo mật khẩu
3 Thiết lập
thông tin cá nhân 4 Click vào Workspace có “ Lời
mời tham gia “

Lưu ý : 3
1. ĐĂNG KÝ - ĐĂNG NHẬP TÀI KHOẢN SĐT

5 Đăng nhập tài khoản là SĐT và

mật khẩu (tự tạo ở bước 2)

- Điện thoại: Tải app GapoWork

- Web: www.gapowork.vn/login

4
2. ĐỔI MẬT KHẨU

1 2 3
Ấn vào tên tài khoản ở góc Ấn “Đổi mật Nhập mật khẩu cũ và mới
phải phía trên màn hình khẩu” => Ấn “Lưu”
=> Ấn “Cài đặt” => Ấn “Đóng” để hoàn thành

Mục lục 5
3. ĐỔI ẢNH ĐẠI DIỆN VÀ ẢNH BÌA

1 2
Ấn vào tên tài khoản ở góc
Ấn “Thay ảnh” hoặc “Cập nhật ảnh bìa”
phải phía trên màn hình
=> Chọn hình ảnh muốn thay
=> Ấn “Chỉnh sửa thông tin”

Mục lục 6
4. CHỈNH SỬA THÔNG TIN CÁ NHÂN

1 2
Ấn vào tên tài khoản ở góc Ấn “Chỉnh sửa” bên cạnh thông tin cần sửa và
phải phía trên màn hình lưu
=> Ấn “Chỉnh sửa thông tin”

Mục lục 7
5. TÌM KIẾM THÀNH VIÊN VÀ NHÓM TRONG TỔ CHỨC

● Nhập tên thành viên/ nhóm cần

tìm lên thanh công cụ tìm kiếm
ở góc phải phía trên màn hình
● Hỗ trợ tìm kiếm theo bài đăng
và tên file đã tải lên

Mục lục 8
6. ĐẶT CÂU HỎI ẨN DANH

Vào trang cá nhân của người muốn đặt câu Viết câu hỏi. Ấn “Gửi câu hỏi”
1 hỏi => Ấn “Đặt câu hỏi” 2 Ấn “Đóng” để hoàn thành

Lưu ý: Có thể tắt chế độ ẩn danh nếu muốn

Mục lục 9
7. TẠO GHI NHẬN CHO MỘT CÁ
NHÂN

Vào trang cá nhân của người muốn ghi

1 nhận.

Ấn “Ghi nhận”

10
7. TẠO GHI NHẬN CHO MỘT CÁ
NHÂN

2 Viết điều chia sẻ (không bắt

1 Chọn huy hiệu muốn ghi nhận
buộc)
=> Ấn “Ghi nhận”

Mục lục 11
8. TÍNH NĂNG LỊCH

Chọn biểu tượng Lịch trên

1 thanh chức năng

Chọn Tạo sự kiện để lên

2
lịch

12
8. TÍNH NĂNG LỊCH

3 Nhập các thông tin

● Tên sự kiện
● Thời gian diễn ra (ngày, giờ)
● Mời thành viên tham gia
● Nhập email khách mời
● Thêm mô tả chi tiết
● Chọn thông báo nhắc lịch

Giao diện Lịch sẽ phân chia theo màu sắc. Mỗi màu sẽ tượng
trưng cho phân loại sự kiện của bạn. Sắp xếp lịch trình theo
Ngày, Tuần, Tháng

Các sự kiện màu tím là

Các sự kiện màu cam là

13
8. TÍNH NĂNG LỊCH

Đặt phòng họp vật (Sẽ dùng được khi QTV cài đặt danh sách các phòng họp vật lý trước)
lý

● Chọn biểu tượng Lịch trên

thanh chức năng

● Chọn Đặt phòng họp

14
8. TÍNH NĂNG LỊCH

Đặt phòng họp vật

lý
Chọn vào khu vực trống trên lịch để đặt
phòng họp. Nhập các thông tin

● Đặt tên cho cuộc họp

● Mời thành viên tham gia sự kiện.
● Nhập email khách mời
● Nhập mô tả sự kiện
● Đặt thời gian nhắc lịch cho sự kiện
● Và Lưu

15
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

1 Chọn Quản lý công việc 2 Tạo các dự án công việc

trong mục Tính năng tại màn hình Trang chủ

● Đặt tên cho dự án

● Thêm thành viên vào dự án.
● Và Lưu

16
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Tại phần
Tạo công việc của dự án
3 Chọn để đổi tên 4
Chọn biểu tượng
danh sách công việc phù hợp

17
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

5 Nhập tiêu đề và nội dung công việc 6 Thêm các thông tin các trường

● Thêm người thực hiện

● Đặt thời hạn công việc
● Đặt độ ưu tiên

18
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

7 Nhập mô tả công việc 8 Thêm danh sách việc cần làm

19
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

9 Kiểm tra danh sách công việc Phần công việc theo dự án, người
dùng có thể theo dõi các công việc
Theo dự án
Theo danh sách công việc của tôi trong dự án theo tiến độ:
● Cần làm
● Đang thực hiện
● Đã hoàn thành

Trong phần danh sách công việc của tôi, người dùng có thể
theo dõi các công việc theo phân loại:
● Tất cả công việc
● Giao cho tôi
● Tạo bởi tôi
● Đang theo dõi

20
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Người quản lý công việc có thể
● Xem chi tiết công việc
● Sao chép đường dẫn để gửi cho quản lý khác hoặc thành viên khác theo dõi công việc
● Tạo bản sao công việc
● Lưu trữ công việc
● Xóa công việc
● Xem báo cáo dự án

Mục lục 21
9. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

● Thành viên trong dự án có thể biết tình trạng chung

của dự án khi cần
● Thành viên trong dự án có thể biết hiệu suất công
việc của mọi người thông qua những chỉ số được tạo
ra trên tính năng Quản lý công việc
● Nắm được thành viên trong dự án đang làm việc như
thế nào, ai làm tốt, ai làm ko tốt
● Nhận biết nhanh những điểm nóng về công việc và
người khi cần đưa ra hành động
● Lọc để xem những chỉ số trên trong 1 khoảng thời
gian cụ thể khi cần review đánh giá tổng kết

Mục lục 22
10. CHATBOT

Tương tác với chatbot

Thành viên của tổ chức có thể tương

tác với Chatbot trong mục Chat nếu
QTV đã tạo Chatbot

Tìm tên Chatbot cần tương tác tại

mục tìm kiếm tin nhắn.

Tại màn hình chat, chọn hoặc gõ

câu lệnh /help để xem danh sách
toàn bộ câu lệnh của Chatbot này .

Chọn hoặc gõ câu lệnh với dạng /…

và xem kết quả Chatbot trả về.

Mục lục 23
10. CHATBOT
Thêm chatbot vào nhóm chat
❖ Chỉ “Chủ nhóm” mới có thể thêm chatbot và nhóm chat.
❖ Chủ nhóm chat sẽ có biểu tượng khiên màu xanh lá như hình.
❖ Ngay cả “Quản trị viên” của nhóm chat cũng không thêm chatbot được.
❖ Lưu ý: 1 nhóm chat chỉ được thêm 1 chatbot

● Tại nhóm chat vào phần Thành viên ● Tại thanh tìm kiếm tìm tên chatbot
● Chọn Thêm thành viên ● Chọn chatbot và nhấn “Xong”

Mục lục 24
11. CHẤM CÔNG

Để chấm công và theo dõi chấm công trên GapoWork các bạn làm như sau (Chỉ dùng được khi QTV
áp dụng Chấm công):

1 Mở chấm công

- Trên ứng dụng GapoWork chọn biểu tượng

để mở danh sách tính năng.
- Chọn mục Chấm công (Hiện hỗ trợ chấm
công trên điện thoại).

25
11. CHẤM CÔNG

2 Chấm công vào

- Bấm Chấm công vào để chấm công.

- Bấm Hoàn tất để hoàn tất chấm công.

26
11. CHẤM CÔNG

3 Chấm công ra

- Bấm Chấm công ra để chấm công.

- Bấm Hoàn tất để hoàn tất chấm công ra.

27
11. CHẤM CÔNG

4 Theo dõi chấm công trên điện thoại

- Bấm vào ngày muốn xem để xem chi tiết

chấm công.

- Giao diện sẽ hiện cả Ngày Phép đã được

duyệt (khi bạn dùng tính năng Phê duyệt)

Lưu ý: Nhân sự chỉ có thể chấm công trên App, chưa

hỗ trợ chấm công trên bản web/máy tính.

28
11. CHẤM CÔNG

5 Theo dõi chấm công trên máy tính

- Bạn chọn mục chấm công (1).

- chọn ngày muốn xem để xem chi tiết (2).
- Bấm tải xuống Excel (3), chọn ngày tháng
(4) để tải file excel bảng công về máy tính.

- Giao diện sẽ hiện cả Ngày Phép đã được

duyệt (khi bạn dùng tính năng Phê
duyệt)

Mục lục 29
12. PHÊ DUYỆT Giao diện trên Điện thoại

Trong mục Tính năng tại màn Chọn icon dấu cộng Điền, chọn các dòng,
1 hình Menu, chọn Phê duyệt 2 để Tạo đơn mới 3 mục để hoàn thiện đơn

30
12. PHÊ DUYỆT

Chọn Phê duyệt Theo dõi các Đơn

với vai trò là phê duyệt trong
Người phê duyệt mục Theo dõi

Các đơn xin nghỉ phép sau khi được duyệt, sẽ được cập nhập vào giao diện Chấm Công của bạn
31
12. PHÊ DUYỆT Giao diện trên Web

2 Nhấn Tạo đơn và điền đầy

đủ các mục trong mẫu để
hoàn thành Đơn, cuối cùng
ấn Tạo đơn

1 Trên bản Web, click chọn Phê duyệt trong thanh Tính năng

32
12. PHÊ DUYỆT

QTV sử dụng tính năng Tải

xuống Excel để thống kê các
đơn phê duyệt và theo dõi,
xử lý data các đơn trong
toàn Workspace

Mục lục 33
13. TẠO NHÓM MỚI

1
Truy cập vào giao diện Nhóm

Ấn vào “Tạo nhóm mới”

34
13. TẠO NHÓM
MỚI

2 3
Nhập tên nhóm và chọn ảnh bìa => Ấn “Tiếp Chọn loại nhóm và chế độ nhóm phù hợp
tục” => Ấn “Tạo nhóm”
Lưu ý: Có thể chọn ảnh bìa sau

35
13. TẠO NHÓM
MỚI

4 5
Chọn Mời bạn, chọn Thành Ấn “Xong” để hoàn thành
viên/Phòng ban/Chức vụ/Excel

Mục lục 36
14. ĐỔI ẢNH BÌA NHÓM

1 2
Vào biểu tượng Nhóm Ấn vào chữ “Ảnh bìa” ở phía trên để đổi

Trong mục “Nhóm bạn quản lý” bên

trái màn hình, chọn nhóm muốn đổi
ảnh bìa

Lưu ý: Gapo khuyến khích bạn sử dụng ảnh có kích thước 1800*672px. Vùng nội dung
chính của ảnh bìa cách lề mỗi bên một khoảng 300px để đảm bảo hiển thị tốt nhất trên
cả hai nên tảng Web & Mobile.

Mục lục 37
15. CHỈNH SỬA THÔNG TIN NHÓM

Thay đổi thông tin cần sửa

1 Vào nhóm cần chỉnh sửa 2 => Ấn “Lưu thay đổi”
Ấn “Cài đặt nhóm” bên góc
trái phía dưới màn hình

Mục lục 38
16. TẠO THÔNG BÁO TRONG NHÓM

Vào biểu tượng Nhóm

Trong mục Nhóm bạn quản lý bên trái màn
hình, chọn nhóm muốn ghim bài viết.

Chọn bài viết và nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm

"..." chọn Tạo thông báo

Mục lục 39
17. ĐĂNG BÀI TRONG NHÓM

1 Vào nhóm cần đăng bài

Nhấp vào Chia sẻ với nhóm ở mục Thảo luận

40
17. ĐĂNG BÀI TRONG NHÓM

2 Nhập nội dung cần đăng

+ Chọn nếu cần đính kèm tệp tin

+ Chọn nếu cần đính kèm hình

ảnh/Video

- Ấn “Chia sẻ” để hoàn thành

Giới hạn dung lượng:

❖ Số lượng tệp: tối đa 9 tệp/ 1 bài đăng
❖ Dung lượng tối đa: 4 GB/ tệp
❖ Tối đa 100 hình ảnh và 5 video mỗi ngày
❖ Dung lượng tối đa mỗi ngày: 32 GB/ ngày/ User

41
17. ĐĂNG BÀI TRONG NHÓM

Gợi ý cách đăng bài:

Có thể đính thêm Hashtag vào bài đăng để tìm

kiếm dễ hơn

VD: Nhập #vanhoadoanhnghiep vào bài đăng (có

thể thêm Hashtag ngày)
Khi click vào #vanhoadoanhnghiep
hoặc nhập #vanhoadoanhnghiep trên thanh
tìm kiếm
=> hiện ra tất cả các bài đăng có
#vanhoadoanhnghiep

Mục lục 42
18. TẠO NHÓM
CHAT

Vào giao diện Chat

1 Bấm vào biểu tượng bên góc trái
màn hình sau đó tiến hành tạo nhóm
Chat

2 Thêm từng thành viên hoặc chọn theo phòng ban, chức vụ,
excel

3 Sửa lại tên nhóm chat

43
18. TẠO NHÓM
CHAT

4 Ghim tin nhắn lên đầu trong nhóm chat

Vào nhóm Chat

Chọn tin nhắn và bấm vào dấu chọn Ghim tin nhắn
Tin nhắn được ghim sẽ xuất hiện trên cùng của nhóm
Chat

Lưu ý: Không giới hạn số lần ghim tin nhắn.

Mục lục 44
19. TẠO THĂM DÒ Ý KIẾN TRONG NHÓM CHAT

Ấn vào biểu tượng ở phía dưới

màn hình trong nhóm chat

Nhập câu hỏi và câu trả lời

=> Ấn “Tạo bình chọn” để hoàn tất

Mục lục 45
20. TẠO KHẢO SÁT

1 Truy cập vào trang chủ. Mục Khảo 2 Ấn Tạo khảo sát bên góc phải màn hình
sát thành viên

46
20. TẠO KHẢO SÁT

3 Điền các trường thông tin

47
20. TẠO KHẢO SÁT

Đối với những khảo sát đã tạo, bạn có thể tải file khảo sát dưới dạng excel.

Mục lục 48
20. TẠO KHẢO SÁT
Phân biệt tạo Thăm dò ý kiến (Poll Vote) với Khảo sát (Survey)

Khảo sát
Thăm dò ý kiến

Dùng để lấy nhanh ý kiến của
Mục đích
1 người, nhóm người về một
sự việc bất kỳ. Kết quả sẽ
được chọn theo số đông.
Khảo sát sẽ gồm nhiều câu hỏi, nhiều sự
việc gửi đến nhóm người để tổng hợp,
đánh giá ở mức độ sâu hơn. Áp dụng để
làm bộ câu hỏi đánh giá chất lượng dịch
vụ/ sản phẩm/quy trình nhằm mục đích
duy trì, cải tiến tốt hơn.

Giao diện, vị trí Dùng tính năng này ở

Tìm Khảo sát ở thanh tính năng bên
● Đăng bài ở Trang chủ
tay trái ở giao diện Trang chủ
● Đăng bài ở Trang cá nhân
● Đăng bài ở các Nhóm
● Đăng bài ở các Nhóm Chat

Thao tác sử dụng Xem slide 46 Xem slide 53

Mục lục 49
Hotline GapoWork

1900 633 388

Thank you