5. Có mấy cách viết thư định dạng?

Hãy trình bày từng định dạng và minh họa

mẫu của từng định dạng.

- Ngày nay, người viết có thể chọn 1 trong 6 cách khác nhau, một số cách viết cực kì
đơn giản, 1 số cách khác phức tạp hơn và những cách viết khác nhau người viết có thể
áp dụng bao gồm:

-Block
- Modified block a8
- Modified semi-block
- Simplified
- Hanging indented
- Memo

1. Block:
- Cho đến ngày nay cách viết block là cách viết đơn giản nhất. Tất cả các mục của lá
thư đều bắt đầu từ lề trái, có các khoảng trống giữa các mục này, và dòng đầu tiên của
các đoạn văn đều không thụt vào. Làm như vậy sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của lá
thư.

2. Modified block:
- Giống như cách viết block, các thành phần, thứ tự và khoảng cách giữa các phần vẫn
giữ nguyên như trong cách viết block.
- Ngày, chữ ký và câu kết được viết từ giữa sang phải làm cho chúng nổi bật hơn.
- Câu kết và chữ kí được xếp thẳng hàng với ngày tháng năm và cũng được viết từ
giữa sang phải của bức thư, cách 2 khoảng trống (spaces) ở dưới đoạn văn cuối cùng.
- Khi viết thư bằng cách sử dụng hình thức Modified block, không có dòng nào được
thụt vào. Với đoạn mới, chỉ cần bỏ qua 1 dòng là được.

3. Modified semi-block:
- Người viết sẽ nhận ra cách viết dạng Modified semi-block như là dạng phổ biến nhất
được áp dụng trong viết thư thương mại. Nó cũng giống như cách viết dạng Modified
block, ngoại trừ các đoạn văn được thụt vào năm khoảng cách (5 spaces). Tất cả các
khoảng cách khác vẫn được giữ nguyên như vậy.
- Ngày tháng năm; lời chào kết thúc, chữ ký và thông tin của người viết được viết từ
giữa sang phải
- Tất cả các thông tin còn lại bắt đầu ở lề trái như kiểu Block
- Dòng đầu tiên của nội dung được thụt vào

4. Simplified:
- Dạng này rất hữu ích khi người viết không viết tên người mà mink không viết cho
hoặc khi đang viết để gửi cho 1 công ty, cơ quan hay tổ chức chính phủ. Thư ở dạng
simplified bỏ qua các chức năng (Mr., Mr., MS., Ms., Dr. ), câu chào kết bài. Trọng
tâm của bức thư là phần nội dung và những gì được nhắc đến trong thư. Các khoảng
giống như kiểu viết thư dạng Block.

5. Hanging indented:
- Dạng viết này hiếm khi được sử dụng và thỉnh thoảng người viết sẽ thấy dạng viết
này nhưng dùng cho các mục đích thực dụng. Ưu điểm chính của thư dạng Hanging
indented là làm nổi bật nội dung chính của mỗi bức thư và mỗi đoạn văn. Khoảng
cách giữa các dòng và cách phần tương tự.

6. Memo:
- Mục đích chính của bản kinh doanh (thường được gọi là 1 bản ghi nhớ) là để cho
phép truyền tải kịp thời cho 1 số lượng lớn các nhân viên hoặc thành viên khác của 1
tổ chức. Các bản ghi nhớ thường được sử dụng cho thông tin liên lạc nội bộ, mặc dù
các bản ghi nhớ có thể được sử dụng để giao tiếp với các cá nhân từ các tổ chức khác
trong 1 số trường hợp. Trên cùng 1 bức thư dạng memo là mục ngày tháng năm, tên
của người nhận, tên của người gửi và chủ đề của bức thư. Chữ viết tắt “RE” đôi khi
được dùng thay chữ “Subject” (chủ đề). phần này được canh lề trái.
- Nội dung của thư dạng Memo giống thư dạng Block. Chữ kí thường được căn giữa
trang với phần thông tin bổ sung được canh ở lề trái, không lời chào mở đầu và kết
thúc.
- Những giai điệu của 1 bản ghi nhớ nói chung là khá chính thức, do đó, cần chọn từ
ngữ 1 cách thích hợp. Sẽ không phù hợp nếu quá thân mật ( vd: sử dụng tiếng lóng),
nhưng không nên quá hoa mỹ. Súc tích và rõ ràng trong ngôn ngữ luôn luôn tốt nhất.
Sử dụng giọng nói tích cực hơn và thụ động bất cứ khi nào có thể.