PHIẾU KIỂM TRA

1. Khái niệm:

Phiếu kiểm tra là một biểu mẫu được sử dụng để thu thập, ghi chép thông tin
cụ thể về một quy trình một cách có tổ chức và phân tích dữ liệu. Thu thập dữ liệu là
một hoạt động quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề vì nó tạo cơ sở cho các
hành động tiếp theo.

Ví dụ: giả sử rằng nhà điều hành dây chuyền sản xuất của bạn muốn xem
những lỗi nào được tạo ra thường xuyên nhất. Anh ta sẽ thiết lập một danh sách tất cả
các lỗi được tạo ra trong dây chuyền sản xuất và sau đó sử dụng một phiếu kiểm tra
để ghi lại các loại lỗi đó khi nào nó xảy ra.

Các loại phiếu kiểm tra thông thường bao gồm:

 Phiếu kiểm tra để lưu hồ sơ hay để điều tra nghiên cứu

 Phiếu kiểm tra các hạng mục khuyết tật/ lỗi
 Phiếu kiểm tra các nguyên nhân khuyết tật/ lỗi
 Phiếu kiểm tra nơi gây ra khuyết tật/ lỗi
 Phiếu kiểm tra quá trình khuyết tật/ lỗi
 Phiếu kiểm tra bảo dưỡng mãy móc thiết bị

Dữ liệu có thể là số, quan sát và ý kiến,… Không giống như nhiều công cụ
chất lượng khác, công cụ này rất đơn giản và cơ bản. Nó không yêu cầu phần mềm để
sử dụng công cụ này. Thông thường sẽ sử dụng 1 trong 2 cách sau:

 Thủ công: Sử dụng bút và giấy: Trong hầu hết các trường hợp, phương
pháp này sẽ hoạt động tốt trừ khi khối lượng dữ liệu lớn.
 Microsoft Excel: Nếu khối lượng dữ liệu lớn và việc thu thập thủ công
là không thực tế, bạn cần một số phần mềm hỗ trợ. Nếu dữ liệu được
thu thập tự động với khối lượng lớn, bạn có thể sử dụng công cụ phân
tích dữ liệu (chẳng hạn như Excel) để biên dịch hoặc nhóm dữ liệu
thành nhiều danh mục khác nhau.
 Tuy nhiên, để tiến trình thu thập được thuận lợi và đảm bảo có được kết quả
chính xác cần hết sức lưu ý đến cách xây dựng biểu mẫu thu thập, phương pháp thu
thập, người thu thập và thời điểm thu thập dữ liệu.

2. Tác dụng:

 Thu thập dữ liệu

 Giám sát hiệu suất quá trình sản xuất (số lượng, vị trí của các lỗi/ khuyết tật,
số trường hợp an toàn)
 Trích xuất nguồn gốc

3. Ưu điểm

 Việc thu thập dữ liệu trở nên đơn giản hơn, có hệ thống, dễ dàng và hiệu quả
 Tiết kiệm được thời gian trong quy trình sản xuất thông thường.
 Theo dõi được hiệu suất của quy trình.
 Sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như đếm, theo dõi,…
 Dễ dàng truy xuất nguồn gốc

4. Nhược điểm

 Dữ liệu khó thống nhất nếu có số lượng lớn người tham gia thu nhập và phân
tích dữ liệu
 Không thể lấy hết toàn bộ các cỡ mẫu (chỉ lấy được các mẫu chính)
 Phiếu kiểm tra dễ bị thất lạc hoặc bị hỏng.
 Khó đo lường những thứ không trả lời được bằng câu hỏi đang được hỏi =>
nhiễu dữ liệu

5. Nguyên tắc thu thập dữ liệu

 Ghi chép lại các dữ liệu vào mẫu ghi hồ sơ tiêu chuẩn
 Ghi chép lại mọi dữ liệu cần thiết
 Ghi chép dữu liệu đối với các loại hình công việc, máy móc và thời gian khác
nhau
  Dữu liệu cần phải đáng tin cậy và đầy đủ với các nội dung ở dạng các con số
có ý nghĩa để phục vụ cho mục đích kiểm tra
 Tránh ghi chép thiếu chính xác, sai nội dung, bỏ sót, viết không đúng quy định
 Trình phiếu ghi chép cho cán bộ quản lý có chịu trách nhiệm đúng thời hạn
theo như quy trình đã mô tả
 Phiếu ghi chép cần phải được đánh dấu để lấy xác nhận, nhận xét của nhưunxg
người có trách nhiệm kiểm tra, ngày lập hồ sơ và các nhận xét cần thiết khác.
 Trong trường hợp mô tả không đúng, thiếu chính xác, chưa rõ ràng hoặc các
hồ sơ công việc không đáp ứng tiêu chuẩn, cán bộ quản lý chịu trách nhiệm
lập hồ sơ, xác nhận nội dung và ban hành văn bản hướng dẫn hành động khắc
phục.

6. Các bước để thiết lập phiếu kiểm tra

Có 5 bước để thiết lập phiếu kiểm tra

Bước 1: Thiết lập những thông tin cần thiết

 Xác định những thông tin cần thiết

 Xây dựng biểu mẫu dữ liệu, phiếu kiểm tra theo mục đích ta sử dụng

Bước 2: Xác định 5W và 2H

 Tại sao cần dữ liệu này? (Why)

 Loại thông tin nào được yêu cầu thu nhập? (What)
 Dữ liệu nên được thu nhập từ đâu (nhà máy, máy móc, địa điểm,…) (Where)
 Ai phải thu nhập dữ liệu (người điều hành/ người giám sát/ người quản lý,…)
(Who)
 Khi nào thông tin sẽ được thu nhập? (mỗi giờ/ tại thời điểm nhận,…) (When)
 Dữ liệu cần được đo lường như thế nào? (dụng cụ/ đồng hồ,…) (How)
 Bao nhiêu dữ liệu là cần thiết? (How)

Bước 3: Xây dựng phiếu kiểm tra

Bao gồm 4 phần thông tin chính

1. Tiêu đề
 2. Thông tin nguồn
 Tên của chủ đề dự án/ vấn đề/ hạng mục.
 Vị trí của dữ liệu được thu thập
 Ngày, thời gian, khoảng thời gian và từ khi nào?
 Tên người ghi dữ liệu
3. Thông tin nội dung
 Cột/ hàng ghi tên lỗi/ sự kiện
 Sau đó là cột/ hàng để ghi tần suất
 Và cột/ hàng để ghi tổng
 Ghi chú (lý do xảy ra lỗi)
4. Tên (chữ ký) người giám sát/ thẩm định cuối cùng

Bước 4: Thử nghiệm

 Kiểm tra phiếu kiểm tra với ít nhất ba phiếu kiểm tra khác nhau
 Xác nhận lại các cột/ hàng là phù hợp và cần thiết
 Kiểm tra xem phiếu kiểm tra có dễ ghi và sử dụng không
 Thực hiện các thay đổi dựa trên phản hồi (nhân viên và trưởng bộ phận liên
quan).

Bước 5: Thực hiện phê duyệt cuối cùng để sử dụng phiếu kiểm tra

 Giải thích việc sử dụng phiếu cho người thu nhập dữ liệu
 Đảm bảo rằng người thu nhập dữ liệu hiểu lý do mà dữ liệu đang được thu
nhập
 Thu thập dữ liệu
 Tiêu chuẩn hóa việc sử dụng nó để đảm bảo tính nhất quán

6. Ví dụ

Ví dụ 1: Khi sơn mặt số của đồng hồ treo tường thường phát sinh lỗi như dây bẩn,
xước, sai lỗi in và các sai lỗi do chất lượng sơn... Để việc kiểm tra không chỉ đơn
thuần là phân loại mà còn chỉ rõ cho người thợ dạng lỗi và nguyên nhân sai lỗi mà họ
gây ra, người ta đã lập phiếu kiểm tra như hình 6.1. Phiếu đã cho thấy rõ dạng, số
lượng cũng như vị trí xảy ra các khuyết tật trong từng sản phẩm. Để người công nhân
kiểm tra, ghi chép đơn giản, mỗi sai lỗi được sử dụng bằng một ký hiệu và mỗi
khuyết tật tìm thấy chỉ đơn giản đánh dấu bằng một dấu gạch ở ô tương ứng. Khi nhìn
vào phiếu và xem xét chính xác các sản phẩm đã bị loại bỏ, quản đốc từng ca biết
được những sản phẩm đó do ai làm, đồng thời có cơ sở để phán đoán, kiểm chứng lại
các nguyên nhân gây ra khuyết tật, từ đó kịp thời có biện pháp phòng ngừa cho sản
phẩm tiếp theo.

Hình 6.1: Biểu thu thập dữ liệu các dạng khuyết tật sơn mặt đồng hồ

Ví dụ 2: Để phát hiện, loại bỏ và đề xuất các biện pháp phòng ngừa các khuyết tật cụ
thể tại từng công đoạn may, ta có thể dùng các dạng biểu kiểm tra như mẫu phiếu
Hình 6.2. Theo biểu này, sau 1-2 ca sản xuất, người ta lấy 10 sản phẩm (cụ hể ở đây
là 10 áo sơ mi) để kiểm tra. Mỗi dạng khuyết tật tại từng công đoạn được ghi bằng 1
gạch tại cột biểu thị khuyết tật tương ứng đang được xem xét. Cột tổng số cho biết số
lượng các dạng khuyết tật tại từng công đoạn, loại khuyết tật nào hay xảy ra nhất. Các
dữ liệu này không chỉ giúp cho việc định lượng để trả lương theo mức chất lượng mà
còn giúp cho việc xác định nguyên nhân, tìm cách khắc phục, phòng ngừa.

Hình 6.2: Biểu thu thập dữ liệu tình trạng và khuyế́t tật trong công đoạn may

Ví dụ 3: Đếm lỗi hàng ngày, vào cuối tuần phân tích lỗi để có hành động thích hợp để
sữa chữa hoặc loại bỏ chúng.

Tên dự án: ABC

Tên người ghi dữ liệu: Nguyễn Văn A

Vị trí dữ liệu: Máy số 1

Thời gian: 24/10/2022 – 30/10/2022

 Thời gian (24/10/2022 – 30/10/2022) Tổng Ghi
Tên
Thứ Thứ Thứ Thứ Thứ Thứ Chủ cộng chú
lỗi
2 3 4 5 6 7 nhật
Lỗi 1 1 7 2 1 1 2 2 16
Lỗi 2 6 2 3 6 6 3 3 29
Lỗi 3 8 3 4 8 8 4 4 39
Lỗi 4 3 4 2 3 6 2 2 22
Lỗi 5 4 2 3 4 8 6 6 33
Lỗi 6 2 8 4 2 3 8 8 35
Lỗi 7 3 3 3 2 2 3 3 18
Lỗi 8 4 4 3 3 3 4 4 25
Lỗi 9 2 2 4 4 4 2 2 20
Lỗi 10 5 5 2 2 2 7 9 32
Tổng 38 40 29 35 48 41 43 269

TÀI LIỆU THAM KHẢO

https://opexlearning.com/resources/check-sheets/3932/

https://tcvn.gov.vn/wp-content/uploads/2019/03/3.-128t-Bay-cong-cu-kiem-soat-
chat-lg.pdf

https://www.nikunjbhoraniya.com/2018/10/check-sheet-in-7-qc-tools.html

https://www.qualitygurus.com/seven-quality-tools-check-sheet/

https://isocert.org.vn/bay-cong-cu-kiem-soat-chat-luong-7-tools