‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫د‪.‬بونعامة محمد‬
‫ترجمة للطبعة الفرنسية المنقحة في ‪2005‬‬

‫‪2008‬‬

‫محتويـات الدليل‬

‫‪1‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫التمهيد‪4...........................................................................‬‬
‫المقدمة‪5....................................................................‬‬
‫التذكير‪7.....................................................................‬‬
‫‪ .I‬جدول الحفظ و مسار حياة الوثيقة‪8.............................................‬‬
‫‪ .II‬جدول الحفظ ‪ :‬األهداف‪10........................................................‬‬
‫‪ .III‬تسيير الوثائق اإلدارية ‪11.........................................................‬‬
‫‪ -‬المشاكل و الصعوبات‪11................................................ :‬‬
‫‪ .1‬األ رشيف من منظور القانون ‪ 09 / 88‬المؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪16......1988‬‬
‫‪ .2‬منهجية العمل ‪19............................................................:‬‬
‫‪ . 1.2‬جمع المعلومات ‪19................................................‬‬
‫‪ . 2.2‬الجرد أو المقابلة‪20..............................................‬‬

‫‪ .IV‬أجزاء جدول الحفظ ‪21.....................................................:‬‬

‫تقديم جدول الحفظ ‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪ .1‬رقم الملف و‪/‬أو خطة الترتيب‪22...................................‬‬
‫‪ .2‬عنوان أو سلسلة الملف‪24..........................................‬‬
‫‪ .3‬المصلحة الحائزة ‪26...............................................‬‬
‫الملف‬ ‫‪ .4‬مضمون‬
‫‪28.................................................‬‬
‫‪ .5‬سند المعلومات ‪30.................................................‬‬
‫الحفظ‬ ‫‪ .6‬مدة‬
‫‪32......................................................‬‬

‫‪2‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫الخاتمة‬ ‫‪.‬‬ ‫‪VIII‬‬

‫‪39............................................................‬‬

‫‪ . IX‬المالحق ‪40............................................................... :‬‬

‫منشور رقم ‪ 1‬المتعلق بتنظيم تسيير الوثائق المشتركة‪40..................‬‬ ‫‪.1‬‬

‫المنتجة من طرف اإلدارات المركزية‪.‬‬

‫قانون رقم ‪ 09 / 88‬المؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪42......................1988‬‬ ‫‪.2‬‬

‫المتعلق باألرشيف الوطني‪.‬‬

‫كيفية تحديد مدد الحفظ ‪43.................................................‬‬ ‫‪.3‬‬

‫المصطلحات المستعملة‪44..................................................‬‬ ‫‪.4‬‬

‫‪3‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫التوطئة ‪:‬‬

‫االهتمام المتزايد الذي توليه المديرية العامة لألرشيف الوطني من أجل توطيد فعالية‬
‫نشاطات الدعم و التدخل عبر التعليمات و التوجيهات التطبيقية العملية‪ ،‬تزداد تشجيعا لما‬
‫يقابل ذلك من اهتمام فائق من قبل اإلدارات المركزية‪ ،‬ال سيما فيما يتعلق بتصور محتوى و‬
‫كيفية تحضير إعداد جداول الحفظ‪ .‬تم إعداد هذا المرشد استجابة لالنشغاالت التي مافتئت‬
‫تبديها اإلدارات و المؤسسات العمومية بغية وصول هذا المبتغى‪ .‬كما يهدف كذلك إلى‬
‫وضع منهج نموذجي واحد و موحد فيما يخص تنظيم تسيير األرشيف عبر أطواره المختلفة‪.‬‬

‫يعتبر هذا العمل التوجيهي مبدئيا استجابة منطقية لمتطلبات واقع أرشيف الو ازرات كما هو‬
‫الحال بالنسبة لإلدارات المحلية التي تم استكمال الشطر األكبر المتعلق بأرشيف الواليات و‬
‫المصالح الخارجية‪ ،‬استنادا إلى بعض المقتضيات التي يفرضها التكفل باألرشيف و التي‬
‫يجب التذكير بها و التعريف بأهدافها و حدودها‪.‬‬

‫بعد االنطالق في تطبيق البرنامج المنبثق عن السياسة األرشيفية الوطنية للمديرية العامة‬
‫لألرشيف الوطني‪ ،‬اقترحت منظومة االستشارة و التصور وسبل إرساء متكامل ألوضاع‬
‫األرشيف و الحلول المقترحة مع اإلدارات المركزية خاصة‪ .‬برزت إذ ذاك ضرورة اعتماد‬
‫طريقة إعداد جداول التسيير الخاصة بوثائق اإلدارات و المؤسسات في خضم المهام‬
‫التفتيشية التي قام بها أرشيفيوا األرشيف الوطني ‪،‬إذ تم الوصول إلى الكشف الوصفي‬
‫للوضعية الخطيرة لألرشيف على مستوى الو ازرات‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫تم على إثر مختلف العمليات التقييمية لوضعية األرشيف باإلدارات المركزية إلى اقت ارح‬
‫مخطط استعجالي إلنقاذ األرشيف‪.‬و قد بادرت المديرية العامة لألرشيف الوطني اعتمادا‬
‫على هذه الخبرة بتوجيه نشاطاتها إلى توعية و تعبئة مسؤولي الو ازرات من أجل التكفل و‬
‫التحكم الفعلي في أرشيفها‪.‬‬

‫انط القا من هذا الواقع المستنبط بدوره من سلسلة االجتماعات و كذا الملتقيات الدراسية‬
‫واإلعالمية‪ ،‬التي نظمت لمعالجة هذه الوضعية و تسطير األفق التنموية تم إدراج ضرورة‬
‫إعداد قائمة شاملة لمختلف الوثائق المنتجة أو المستلمة من قبل اإلدارات المركزية في إطار‬
‫مزاولة نشاطاتها‪ ،‬تعد لبنة أولى ترسي دعائمها لرسم المعالم الرئيسية لألرشيف المحفوظ‬
‫رغم اإلرادة التي ميزتها لم تتمكن عدة‬ ‫باإلدارات‪ ،‬وضعيته و كذا نسبة إنتاج الوثائق‪.‬‬
‫و ازرات من إعداد هذه القائمة ألسباب عدة‪.‬‬

‫عمال بمبدأ التدعيم و التوجيه المتخذ اتجاه الو ازرات‪ ،‬و لما لوضعية األرشيف من وقع على‬
‫ذاكرة المؤسسات مستقبال‪ ،‬ال سيما فيما يخص تنظيم و تسيير الوثائق اإلدارية‪ ،‬ترتيبها و‬
‫و مختلف‬ ‫تصنيفها‪ ،‬أعد األرشيف الوطني نموذجا توجيهيا يمكن اإلدارات المركزية‬
‫الهيئات في الوهلة األولى من وضع قائمة تجمع كل الوثائق المنتجة أو‪/‬و المستقبلة في‬
‫إطار نشاطاتها و وضع حيز التنفيذ فيما بعد جدول الحفظ لمجمل وثائقها اإلدارية‪.‬‬

‫و‬ ‫إن تجسيد هذه المقاربة تحذوها اإلرادة الهادفة إلى وضع حيز التطبيق أنظمة مقننة‬
‫موحدة في تسيير الوثائق اإلدارية لإلدارات المركزية على كل المستويات و منها تحديد دور‬
‫أهمية و كذا مصير ما سيشكل غدا ذاكرة مؤسساتنا‪.‬‬

‫المقدمـة ‪:‬‬

‫كل دراسة أو عمل بحثي يعد عموما لالستجابة إلى احتياجات أو متطلبات محددة و في‬
‫هذا الصدد تم إحداث هذا الدليل استجابة لمختلف التطلعات و االنشغاالت التي طرحت في‬

‫‪5‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫خضم المناقشات المنظمة في إطار األيام الدراسية و الملتقيات و كذا مهام التكوين على‬
‫مستوى الهيئة المكلفة باألرشيف الوطني و ذلك منذ سنة ‪. 1989‬‬

‫إن هذه المقاربة البراغماتية تشكل مسلمة مبدئية إزاء وضعية األرشيف سعيا إلرساء الركائز‬
‫األولى للتنظيم المقنن و الموحد الذي يطبق على سائر اإلدارات‪.‬‬

‫و‬ ‫يشكل هذا الدليل من حيث المسعى قاعدة و أداة توجيهية بالنسبة للو ازرات‬
‫المؤسسات التي لم تنجز بعد جدول الحفظ الخاص أو القطاعي و التي هي في طور‬
‫تحديد مدة حفظ الوثائق في مختلف المستويات‪.‬‬

‫يهدف إلى تطويق المشاكل و االلتباسات التي تعيق التسيير العقالني لألرشيف على‬
‫مستوى اإلدارات المركزية و مختلف مؤسسات الدولة فيما يخص تقنين مسار حياة‬
‫الوثيقة اإلدارية و كذا الفترة االنتقالية التي تمر بها مذ اكتسابها قيمة التسيير إلى‬
‫حصولها على قيمة السيرورة فقيمة البحث و إثبات الحقوق‪.‬‬

‫هذه بعض االعتبارات المبدئية التي جاءت لتضفي طابع اإلشراف الفني و التقني لعملية‬
‫التكفل الكمي و النوعي لما ينجر عن التدفق الهائل لإلنتاج الوثائقي لدى اإلدا ارت و‬
‫المؤسسات‪ ،‬و يبقى المبتغى المنشود في هذا المضمار هو الحفاظ على التراث الوثائقي‪،‬‬
‫التكفل به و استغالله خدمة للذاكرة و تواصل المؤسسات‪.‬‬

‫تجدر اإلشارة إلى أن فحوى الدليل يشمل األطوار األساسية لجدول الحفظ كما يقدم‬
‫تقارب تطبيقي لمختلف العناوين و الفصول الخاصة بالمدة الزمنية لحفظ األرشيف‪.‬‬

‫من أين تكون البداية ؟‬ ‫‪‬‬

‫ما هي األطوار المتبعة من أجل تجميع قائمة شاملة للوثائق المنتجة و المستقبلة ؟‬ ‫‪‬‬

‫تلك هي التساؤالت الرئيسية التي تطرح و التي يجيب عنها فحوى الدليل‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫طريقة العرض في التصدي لهذه اإلشكالية نظرية و تطبيقية في آن واحد‪ ،‬مفاد ذلك‬
‫توصيل المعلومات و توضيح استعمال المحاور التوجيهية‪.‬‬

‫يحوي مخطط العمل جزأين توصف فيهما العناصر األساسية إلعداد جدول الحفظ‪ ،‬بدءا‬
‫من تجميع المعلومات ووصف الوثائق إلى غاية تحديد المدة الزمنية لحياة الوثيقة‪.‬‬

‫يرتكز الجزء األول على التقريب النظري التنظيمي والتقنيني لألرشيف الوطني مستلهم من‬
‫التسيير الحالي ألرشيف اإلدارات‪ ،‬كقاعدة أساسية و أداة إثبات لسيرورة الفعل اإلداري‪.‬‬

‫أما الجزء الثاني فيتعلق بإجراءات إعداد جدول تسيير الوثائق عبر مختلف مستويات‬
‫استغالل الوثائق و كذا القيمة المكتسبة‪ ،‬هذا القسم يبرز عن طريق تبيان تصويري‬
‫للمواضيع و الجداول من أجل تبسيط طريقة العمل‪.‬‬

‫التـذكير‪:‬‬

‫يشمل جدول الحفظ المشار إليه في صلب موضوع هذا الدليل كل الوثائق المتعلقة‬
‫بالنشاطات الممارسة إداريا و رسميا بدءا من تكوين األرشيف أو الملف في أول مساره أي‬

‫‪7‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫تبادل اإلرساليات إلى غاية تكوينه‪ ،‬ويخص أيضا المميزات الخاصة بكل إدارة‪ ،‬وعليه فدليل‬
‫إعداد جداول الحفظ ال يعني الملفات المتعلقة بالنشاطات المشتركة لمختلف اإلدارات‪.‬‬

‫أما فيما يخص هذا الصنف من الملفات المسماة "ملفات التسيير" فيمكن الرجوع إلى مذكرة‬
‫المعدة من قبل المديرية العامة لألرشيف الوطني المتضمنة تنظيم و‬ ‫(‪)1‬‬ ‫المنشور رقم ‪1‬‬
‫تسيير الوثائق المشتركة المنتجة من قبل اإلدارات المركزية‪ ،‬المكملة بالقائمة الشاملة للوثائق‬
‫المشتركة‪.‬‬

‫‪.‬‬ ‫(‪ )1‬أنظر الملحق رقم ‪1‬‬

‫‪ . IV‬جداول الحفظ و مسار الوثيقة‬

‫تتميز عملية تحديد مدة حفظ الوثائق بميزتين أساسيتين‪ ،‬فباإلضافة إلى التحكم في تداول‬
‫و‬ ‫الوثائق‪ ،‬فإنها تساعد كذلك على المتابعة التقنية لتسيير الوثائق عبر مسارها اإلداري‬
‫تحديد أمد حياتها و مآلها‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫تتجلى في هذا الصدد الصعوبة التي يتعرض لها مسيرو األرشيف على مستوى الهيئات‬
‫و المؤسسات في إنتاجها للوثائق لبعض التساؤالت و منها ‪:‬‬

‫متى يجب تطبيق عملية الحذف ؟‬

‫كيف يتم اللجوء إلى الحذف ؟‬
‫هذه بعض االنشغاالت التي يجب الرد عليها و التي بالرغم من بساطة طرحها فهي مركبة‬
‫المعالم‪.‬‬
‫تكمن صعوبة اإلجابة على هذه االهتمامات في فحوى الوثيقة نفسها التي تشمل خصوصيات‬
‫ميزة ذلك أنها وثيقة وحيدة‪ ،‬أصلية كما تستعمل للشهادة و البحث‪.‬‬

‫عند تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل صنف أو مجموعة من الوثائق يجب مراعاة‬
‫ما يلي‪:‬‬

‫مدة االحتفاظ بها على مستوى المكاتب أو المصالح المتعاملة مع الوثيقة‪.‬‬

‫مدة الحفظ على مستوى مصلحة األرشيف الخاصة بالمؤسسة للحفظ المؤقت قصد‬
‫االستعمال عند الحاجة‪.‬‬
‫االقتراح المحتفظ به فيما يخص مصير الوثائق سواء تعلق األمر بالحذف أو الدفع‬
‫(الحفظ النهائي ) ‪.‬‬
‫يمكننا جدول الحفظ بناءا على هذا التمييز المطبق على مختلف مستويات حفظ الوثيقة‬
‫اإلدارية فإن جدول الحفظ يساعد على التحكم في تسيير هذه الوثائق و متابعة مسار حياتها‪.‬‬
‫( البيان رقم ‪. ) 1‬‬

‫مسار الوثيقة ) البيان رقم ‪) 1‬‬

‫وضع حيز االستعمال الجاري‬ ‫اإلنتاج‬

‫وثائق بالمصالح اإلدارية‬

‫‪9‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق الجارية‬
‫وثائق ذات استعمال دائم‬
‫أصول و نسخ‬
‫و قيمة إدارية قصوى‬
‫بعد الفرز‬
‫الحفظ في المكاتب‬

‫حذف بعض األعداد من النسخ‬

‫االستعمال المؤقت للوثائق في المكاتب‬

‫الوثائق الوسيطة‬

‫الحفظ بمصالح األرشيف‬ ‫أصلية‬

‫للهيئات المنتجة‬
‫بعد الفرز‬
‫وثائق عديمة للقيمة اإلدارية‬

‫وثائق ذات قيمة تاريخية‬ ‫حذف الوثائق‬

‫نسخ ‪ -‬أصول‬
‫أصول‬

‫وثائق عديمة القيمة اإلدارية و األرشيفية‪.‬‬

‫‪ .V‬جدول الحفظ ‪ :‬األهداف‬

‫بإعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‪ ،‬تعمل الو ازرات عن طريق األرشيفيين الموكلة لهم‬
‫مهمة متابعة تنفيذ أطوار العملية و بالتنسيق مع األرشيف الوطني على تجاوز العراقيل و‬

‫‪10‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫تفادي الصعوبات المصادفة لها لتسيير وثائقها من خالل استنادها على أداة عمل تتيح لها‬
‫و المتمثلة على النحو التالي ‪:‬‬ ‫بلوغ بعض األهداف المنشودة‬

‫التعرف على مختلف الملفات و الوثائق المستعملة من قبل اإلدارة ‪.‬‬

‫التحكم في عامل التمييز بين مختلف األطوار و القيم التي تكتسبها الوثيقة‪.‬‬

‫التعريف بالوثائق التي اكتسبت القيمة التاريخية أو قيمة البحث‪.‬‬

‫الخفض من حجم الوثائق من خالل إقصاء تلك التي فقدت أهميتها اإلدارية‬
‫و القانونية‪.‬‬

‫االستعمال المنطقي لتجهيزات الترتيب ‪.‬‬

‫الرفع من الفعالية اإلدارية ‪.‬‬

‫‪ .VI‬تسيير الوثائق اإلدارية‬

‫المشاكل و الصعوبات ‪:‬‬

‫تعتبر الوثيقة منذ الحقب الغابرة شهادة حقيقية ودليال ملموسا على تطور اإلنسان و نشاطات‬
‫مختلف الهيئات و المؤسسات عبر العصور‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫و‬ ‫بدءا من األوعية البدائية المتمثلة في الصفائح الطينية‪ ،‬مرو ار بالبردة و المخطوطات‬
‫الورق إلى آخر االختراعات في مجال األوعية‪ ،‬حيث قامت اإلدارة بمفهومها المؤسساتي‬
‫الشامل بتدوين و تسجيل النشاطات المقيدة في إطار مهامها المؤدىة ضمن الوظائف التي‬
‫أنشئت من أجلها‪.‬‬

‫فالبرغم من أن هذه األوعية اإلعالمية الجديدة (وعاء مغناطيسي‪ ،‬البصري‪ ،‬األفالم المصغرة)‪،‬‬
‫أدخلت في اإلدارات تغييرات كبيرة فان هذه الوسائل التي تعتبر أدوات التكنولوجيا و التطور‪ ،‬لم‬
‫تقضي على الوثيقة المكتوبة و لم تعالج المشاكل المتعلقة بالتسيير‪.‬‬

‫و‬ ‫بالفعل فكل اإلدارات المركزية تدير و تستعمل الوثائق الحية التي تخص نشاطاتها اآلنية‬
‫تصطدم بمشاكل مركزية إن لم نقل معقدة في الوضعية الحالية و المتعلقة بكيفية تسيير‪،‬‬
‫تصنيف‪ ،‬فرز وثائقها‪ ،‬و بالتالي فكل نقائص أو التباسات تسجل على هذا المستوى فإنها‬
‫تنعكس بصفة منطقية على نمط تسيير اإلدارة و عليه فتشكل عائقا جديا تعيق نجاعتها‪.‬‬

‫طرحت أثناء النقاشات المنبثقة عن مختلف اللقاءات العلمية و التقنية التي قام بتنظيمها‬
‫األرشيف الوطني‪ ،‬عدة مشاكل تتعلق أساسا بالصعوبات التي تواجه اإلدارة في التمييز بين‬
‫الوثيقة اإلدارية و الوثيقة ذات القيمة التاريخية‪ .‬هذا األمر يؤدي باإلضافة إلى الخلط في‬
‫المفاهيم األرشيفية للوثيقة اإلدارية و بالتالي ينتج عن هذا االلتباس إعاقات تحول دون تنظيم‬
‫تسيير إداري محكم ألطوار الوثيقة اإلدارية أصال‪ ،‬كما ينجر عن ذلك غموض بين الوثائق‬
‫المخطط حفظها قطعيا من التي يكون مصيرها اإلتالف‪.‬‬

‫إن هذا الغموض الذي يكتنف هذه المفاهيم يرجع أساسا إلى عدم وجود مخطط تصنيف‬
‫و تسيير الوثائق اإلدارية‪ .‬و بالنظر لهذه الصعوبات التي تظهر غالبا في تسيير الوثائق‬
‫خاصة في هذا المستوى‪ ،‬فانه يتوجب إجراء مراقبة صارمة و متابعة مستمرة للوثائق التي‬
‫تعتبر مورد إعالمي في غاية األهمية‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫تجعلنا هذه االعتبارات المبدئية نتطرق للمعالم المركزية التي تدخل ضمن منهجية التفريق بين‬
‫الوثيقة اإلدارية و الوثيقة ذات القيمة التاريخية‪ ،‬دون الخوض في صراع االتجاهات في هذا‬
‫المنوال‪ ،‬فإننا نتطرق إلى تجربتين رائدتين في هذا المجال أال و هما‪:‬‬

‫‪ ‬التجربة الفرنسية‪.‬‬

‫‪ ‬التجربة الكندية‪.‬‬

‫فيما يخص المدرسة الفرنسية فإن منظروها الذين يعدون من األرشيفيين الرواد‪ ،‬فان نظرتهم‬
‫للوثيقة تنبعث من منطلق أرشيفي بحت‪ ،‬وهذا يرتبط أصال بالنظرة المؤسساتية التاريخية‬
‫لألرشيف عبر العصور الذي يعتبر كنز و أداة للسيادة‪ ،‬بحيث كان " نابليون بونابرت " كلما‬
‫تحرك بجيوشه أول ما يعتزم الحفاظ عليه هو أرشيف المؤسسة الملكية‪ ،‬وعلى هذا المنوال‬
‫يتمتع المنظرون األرشيفيون و كذا المدارس األرشيفية الفرنسية بميزة التأثير على الساحة‬
‫العلمية و التاريخية‪ ،‬و بالتالي بسطت نفوذها على المستوى اإلداري باعتبار الوثيقة مذ‬
‫صدورها أو إنتاجها في الطور األول و ًأيا كان المنتج مؤسسة أو شخص‪ ،‬معنوية أو‬
‫مادية‪ ،‬فهي أرشيف بالدرجة األولى‪.‬‬

‫وعليه فالتعامل األرشيفي للمدرسة الفرنسية مع الوثيقة يتضح على النحو التالي‪:‬‬

‫يمر األرشيف بثالثة أطوار‪:‬‬

‫الطور األول ‪:‬‬

‫‪13‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫يتعلق بإنتاج الوثيقة في إطار نشاطات المؤسسة أو اإلدارة و استعمالها المباشر في‬
‫المكاتب و المصالح‪ .‬فالوثيقة تعتبر في هذا الطور أرشيف حي‪ ،‬أو أرشيف الطور‬
‫األول‪.‬‬

‫الطور الثاني ‪:‬‬

‫تخص الوضعية التي تكتسيها الوثيقة األرشيفية في مسارها اإلداري إذ تكون وسيطة بين‬
‫القيمة اإلدارية و التاريخية التي ستكتسيها بعد إجتياز هذه المرحلة‪ ،‬و التي تتعلق‬
‫باضمحالل القيمة اإلدارية لألرشيف‪ ،‬بحيث يضحى يكتسب قيمة ثانية و هي القيمة‬
‫التاريخية و هذا يخص الوثائق التي مرت في مرحلة انتقالها من الفترة األولى اإلدارية‬
‫الحية إلى الفترة الثانية أين تكون في طور اكتساب قيمة إضافية مستقبلية و التي تكون‬
‫قد أجريت عليها عملية الفرز المبدئي و اإلتالف العادي إلى جانب العملية األولى لترتيبها‬
‫حسب المصلحة المنتجة لها و تدعى األرشيف الوسيط ‪.‬‬

‫الطور الثالث ‪:‬‬

‫يخص األرشيف في صورته النهائية و ذلك بعد انقضاء القيمة اإلستعمالية في طوريها‬
‫األول الحي و الثاني الوسيط و اكتساب القيمة التاريخية الدائمة‪ ،‬و يدعى األرشيف‬
‫النهائي ‪ ( .‬البيان رقم ‪. ) 2‬‬

‫نفس المنحنى تأخذه الوثيقة في مسارها اإلداري لدى المدرسة الكندية إال أنها تكرس البعد‬
‫اإلداري للوثيقة دون اإلشارة إلى الطابع األرشيفي الذي تحويه الوثيقة‪ ،‬بحيث يبرز االختالف‬
‫من هذه الوجهة فحسب‪ .‬وبالتالي فيكون التطلع األرشيفي لدى المنظرين الكنديين تطبيقي إذ‬

‫‪14‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫و االستعمال‬ ‫يتمثل في متابعة في مسار حياة الوثيقة شطرها اإلداري أي االستغالل‬

‫للوثيقة يكون بالنسبة لقيمتها اإل دارية و التحضير الكتسابها الطابع التاريخي خارج اإلطار‬
‫اإلداري لها‪.‬‬

‫و عليه فمسار الوثيقة من هذا المنظور يكون على النحو التالي‪:‬‬

‫الطور األول‪ :‬وثيقة حيوية‪:‬‬

‫تتمتع الوثيقة بقيمة إدارية محضة ألغراض اإلدارة حسب ماتقتضيه خصوصيات القضية‬
‫اإلدارية التي أنشأت من أجلها تؤخذ بعين االعتبار في هذا السياق المعايير اإلدارية للوثيقة‬
‫من حيث مصدر اإلنتاج و كذا المستعمل و الغاية األصلية لنشأتها‪.‬‬

‫الطور ثاني ‪ :‬وثيقة نصف حيوية ‪:‬‬

‫تتمتع بقيمة إدارية ثانوية و يرجع ذلك إلضمحالل نسبة االستعمال و االستغالل اإلداريين‬
‫للوثيقة‪ ،‬و بالتالي فالقيمة المنتسبة للوثيقة من حيث فعاليتها اإلدارية فحسب‪.‬‬

‫الطور ثالث ‪ :‬وثيقة غير حيوية ‪:‬‬

‫تفقد الوثيقة في هذا الطور كل ما تتمتع به من قيمة إدارية إذ تصبح عديمة الفائدة بالنسبة‬
‫أو‬ ‫لإلدارة بحيث ال تعود تشكل مرجعا عمليا وذلك بانقضاء اآلجال القانونية للقضية‬
‫تصفيتها و بالتالي ينتهي مآلها و تفقد مضمون نشأتها في اإلدارة‪.‬‬

‫تسيير الوثائق اإلدارية (بيان رقم ‪) 2‬‬

‫‪15‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫مدد حفظ الوثائق األرشيفية‬

‫‪‬‬ ‫الطور الثالث‬ ‫الطور الثاني‬ ‫الطور األول‬

‫المصير النهائي للوثائق‬ ‫تسيير الوثائق الوسيطة‬ ‫تسيير الوثائق الجارية‬

‫اقتراح الدفع‬

‫مدة الحفظ المؤقت‬ ‫مدة الحفظ في المكاتب والمصالح‬

‫( طور انتقالي )‬ ‫المستعملة للوثائق‬

‫الحذف و التقييم‬ ‫المعالجة و التصنيف‬ ‫ترتيب و ضبط الملفات‬

‫الحذف‬ ‫الدفع‪ /‬الحفظ‬

‫‪ ‬بالنسبة لكل عملية حذف للوثائق الغير منصوص عليها في جدول الحفظ‪ ،‬تلزم الهيئة‬
‫المعنية بتقديم لألرشيف الوطني جدول لقائمة الوثائق المقترحة للحذف مرفقة بمواصفات‬
‫االستعمال االعتيادية‪.‬‬

‫فخصوصية المدرسة الكندية أن مفهومها للوثيقة ينبعث من تكريسها الطابع اإلداري البحت‪،‬‬
‫فهي تمر بنفس األطوار لكن من وجهة نظر إدارية‪ ،‬بمعنى أن الوثيقة تقاس بمقدار قيمة‬

‫‪16‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫استغاللها إداريا‪ ،‬و تتبلور قيمتها النهائية نتاجا لمسارها اإلداري‪ ،‬و بالتالي يكون مصيرها‬
‫اإلداري األخير فقدانها لحيويتها بالنسبة لإلدارة ‪.‬‬

‫تكمن مواطن استعمال الوثيقة في إطار هذا المنظور حسب األهداف المتوخاة من قبل‬
‫اإلدارة أو الهيئة المنشئة لها و كذا الصالحيات و المهام التي تؤديها‪ ،‬و هي في هذه الحالة‬
‫تخص صلب نشاط الهيئة‪ ،‬و يكون استعمالها لهدفين يتقدمان على النحو التالي ‪:‬‬

‫تنشأ الوثيقة و تحفظ في خضم مسار حياتها بغية أداء الوظائف المتعلقة باإلدارة‬ ‫‪.1‬‬

‫في إطار رسمي‪ ،‬و في هذه الحالة تدعى بوثائق التسيير بمعنى أنها أنشئت ألجل‬
‫قضايا إدارية معينة و تستوفي صالحيتها بحل القضية أو اكتمال شروط نهايتها ‪.‬‬

‫تنشأ الوثيقة بغرض الداللة القانونية بالنسبة لإلدارة التي تسيرها‪ ،‬و بالنسبة إلثبات‬ ‫‪.2‬‬

‫حقوق األفراد أو الجماعات ‪ ،‬و في هذه الحالة تكتسي الصبغة القانونية‪.‬‬

‫األرشيف من منظور القانون رقم ‪88 / 09‬‬

‫قبل التطرق للحيثيات المتعلقة بإعداد فحوى جدول الحفظ الذي يعتبر أساس و منطلق‬
‫تنظيم تسيير األرشيف منذ نشأته إلى غاية دفعه و منذ نعومة قيمته اإلدارية إلى غاية‬

‫‪17‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫اكتسابه القيمة األرشيفية‪ ،‬من األجدر التذكير في هذه اإلطاللة ببعض التعاريف‬
‫و التوجيهات حول أهمية األرشيف من وجهة نظر المشرع الجزائري ‪.‬‬

‫يعرف نص القانون رقم ‪ 09-88‬المؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪ 1988‬المتعلق باألرشيف الوطني ال‬

‫سيما في مواده ‪ 1‬و ‪ 2‬بصفة دقيقة األرشيف منفعته و فائدته (‪. )1‬‬
‫يستند هذا التعريف على ركيزتين أساسيتين األولى تعرف األرشيف و الثانية تشير إلى أهميته‪.‬‬
‫يتشكل األرشيف في نظر القانون صلب الموضوع‪ ،‬من كل الوثائق التي تحوي معلومات‬
‫ينطبق فحواها على جانبين أساسيين هما ‪:‬‬
‫‪ ‬جانب التسيير ‪.‬‬
‫‪ ‬جانب البحث ‪.‬‬
‫لهذين الغرضين األساسيين المتعلقين بفحوى المعلومات التي تتضمنها الوثيقة‪ ،‬و تنظم‬
‫عملية حفظ و تنظيم األرشيف للمنفعة العامة و ذلك طبقا لما تمليه المادة ‪ 4‬من القانون‬
‫موضوع الدراسة‪ ،‬كما يستغل األرشيف في إطار المهام التي أنشىء من أجلها و ذلك وفق‬
‫النصوص التنظيمية و التشريعية المسيرة لألرشيف تطبيقا لنص القانون المشار إليه السيما‬
‫في المادة ‪ 2‬منه ‪.‬‬
‫يكون األرشيف من هذا المنطلق مهما كان تاريخ إنشاءه و مهما كان شكله أو وعائه المادي‬
‫فهو يستغل للغايات التالية‪:‬‬
‫‪ .1‬ألغراض التسيير‪.‬‬
‫‪ .2‬لتأكيد حقوق األشخاص كدليل (برهان)‪.‬‬
‫‪ .3‬ألغراض نشاطات البحث اإلداري‪ ،‬العلمي و التاريخي‪.‬‬

‫أنظر الملحق رقم (‪.)1‬‬ ‫)‪(1‬‬

‫يتجلى بوضوح أنه ال يمكن إذن التمييز بين احتياجات التسيير و تلك الخاصة بالبحث من‬
‫أجل تحديد مفهوم األرشيف ذلك أن الوثائق اإلدارية بالنظر للمادة ‪ 2‬من القانون ‪ 88-09‬تعرف‬
‫على أنها أرشيف منذ نشأتها‪.‬‬

‫‪18‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫يتضح جليا أن هذا التعريف يحثنا على معالجة الوثيقة و التعامل معها كأنها في مرحلة الحفظ‬
‫النهائي ذات القيمة التاريخية القصوى و ذلك منذ نشأتها بتحديد مسار حياتها و متابعة المراحل‬
‫التي تمر بها‪.‬‬

‫يتبين على ضوء ما سبق تقديمه و خاصة إذا ما تمعننا في المادتين ‪ 7‬و ‪ 8‬من القانون‬
‫المتضمن األرشيف الوطني‪ ،‬أن كل مؤسسة أو هيئة عمومية تنتج أو تستقبل الوثائق في‬
‫إطار ممارسة نشاطاتها‪ ،‬هي ملزمة بفرز‪ ،‬معالجة و ترتيب وثائقها و اقتراح منها التي تكتسي‬
‫القيمة األرشيفية لتدفع إلى مركز األرشيف الوطني‪.‬‬
‫(‪)1‬‬

‫يعتبر األرشيف من هذا المنظور أداة إثبات النشاط و دليل وجوده‪ .‬فالوثائق تتشكل في خضم‬
‫هذه النشاطات و تسمح للمتوافدين و المستعملين للوثيقة ( إذا كانت محل عناية تقنية في‬
‫ترتيبها و معالجتها علميا ) من اإلطالع عليها و االستفادة منها طبقا للقوانين السارية المفعول‬
‫كما تعيد تشكيل هذه النشاطات‪.‬‬

‫بالفعل فمن أجل ترتيب هذه الوثائق وتصنيفها‪ ،‬يجب توفر األداة و الميكانيزمات التي تسمح‬
‫بتقنين و تنظيم تداول الملفات و بالتالي التحكم و تحديد مسبقا سيرورة حياة الوثيقة في كل‬
‫فترة من فترات تداولها في إطار نشاطات المؤسسات‪.‬‬
‫يعتبر جدول الحفظ في هذا السياق (جدول تسيير الوثائق أو رزنامة حفظ الوثائق‪ )...‬األداة‬
‫المثلى التي تستجيب لكل متطلبات – اإلدارة – المتعلقة بتسيير و تنظيم الوثائق اإلدارية‪،‬‬
‫وذلك عن طريق وصف دقيق لمجمل الملفات التي تخص النشاطات العادية لإلدارة وتحديد‬
‫( البيان رقم ‪. ) 3‬‬ ‫مستوى‪)2(.‬‬ ‫لمدة الحفظ في كل‬

‫المادة السابعة من نص القانون ‪ 09/88‬المؤرخ في ‪ 26‬يناير ‪. 1998‬‬ ‫(‪)1‬‬

‫(‪ )2‬أنظر الجدول رقم ‪ 1‬و ‪. 2‬‬

‫تسيير الوثائق اإلدارية من المنظور القانوني (بيان رقم ‪) 3‬‬

‫إنتاج الوثيقة‬
‫إنتاج‪ 19‬الوثيقة‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫القيمة اإلدارية‬

‫وثائق ثانوية االستعمال‬ ‫وثائق أولية االستعمال‬

‫وثائق غير مستعملة‬

‫الفرز و المعالجة‬
‫إنتاج الوثيقة‬
‫إنتاج الوثيقة‬
‫قيمة تاريخية‬
‫إنتاج الوثيقة‬
‫تلج عملية معالجة الوثائق في كل مراحل تسييرها‪ ،‬و جزء من هذه الوثائق تتعرض في‬
‫كل مرحلة تمر بها إلى عمليتي الفرز واإلقصاء‪ ،‬هذه الوثائق التي استوفت مدة حفظها‬
‫وفق جدول الحفظ المعتمد من األرشيف الوطني‪.‬‬

‫منهجية العمـل ‪:‬‬

‫جمع المعلومات ‪:‬‬

‫‪20‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫من أجل ضمان مقاربة عقالنية في إعداد رزنامة الحفظ‪ ،‬يتعين على المسؤول المكلف بهذه‬
‫المهمة العمل على جمع المعلومات الشاملة و الوافية من لدن المديريات و المصالح لإللمام‬
‫في الوهلة األولى بمجموع الوثائق التي تنتج أو تستقبل في إطار مزاولة نشاطات‬
‫المؤسسات و التصدي فيما بعد للمستوى الثاني المتعلق بتنظيم الوثائق حسب طبيعتها‬
‫لتقييمها و تحديد أمد حفظها‪ .‬تتطلب هذه المهمة تكامل وتضافر كل المتدخلين و باألخص‬
‫الدعم الواجب أن يوفره المسؤوليين على مختلف هياكل اإلدارة في هذا المجال ‪.‬‬

‫قصد التحكم في هذه العملية و تجنب إحصاء المعلومات الغير كاملة‪ ،‬يستوجب على‬
‫المكلف بمهمة جمع المعلومات و إحصاء أصناف الوثائق الشروع في العمل الميداني أي‬
‫االتصال الفعلي بالهياكل التي يقع على عاتقها إنتاج‪ ،‬معالجة و تكوين الملفات لتزويدهم‬
‫بكافة المعلومات و التوجيهات إلى جانب العمل المنتظر منهم في هذا اإلطار حتى يتسنى‬
‫له الحصول على كافة المعطيات التي تخص الملفات‪ ،‬طبيعتها و المعالم المتعلقة بظروف‬
‫إنتاجها و مآلها‪.‬‬
‫يمكن لهذا النمط من التعامل أن ينجز عن طريق حصص عمل و التي غالبا ما تكون‬
‫مجدية وفعالة إلى حد بعيد بالنظر للخبرة و المرونة التي يتمتع بها مسؤولي الهياكل‬
‫لتعودهم على التسيير و االستغالل اليومي لهذه الوثائق‪ ،‬و عليه فهم في الموقع المناسب‬
‫للمساعدة في تجسيد هذه المهمة‪ .‬لذا يجب أن يتحلى األرشيفي المكلف بهذه العملية‬
‫بالمرونة و الجدارة في التعامل الحواري ‪.‬‬
‫أما منهجية التصدي لحيثيات هذه العملية‪ ،‬من أجل تحقيق نسبة وافية في نجاعة الوسائل‬
‫المستعملة‪ ،‬السيما في جمع و تحديد أصناف الوثائق فيمكن االعتماد على طريقتين تختار‬
‫كل واحدة على حدا أو االثنتين معا إذ تكون الواحدة مكملة لألخرى‪ ،‬و هما على النحو‬
‫التالي ‪:‬‬

‫الجرد و ‪ /‬أو المحادثة ‪:‬‬

‫كلتا الطريقتين تتطلب دراية بعالم التسيير األرشيفي ومسار الوثيقة اإلدارية على حد سواء‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫فالمنهج األول يقتضي المعاملة الكتابية بحيث يطلب من الهياكل المنتجة للوثيقة تحضير‬
‫جرد مدقق و محك م لكافة الوثائق التي تنتج أو تستقبل على مستواها في إطار مزاولة‬
‫نشاطاتها الرسمية مع التأكيد على اإلجراء المتمثل في وصف شكلي و مراعاة إمكانية‬
‫اقتراح مدة الحفظ لهذه الوثائق على مستوى الهيكل المنتج للوثيقة ‪ .‬و يقع على ٍ‬
‫األرشيفي‬
‫أو المسؤول عن هذه المهمة‪ ،‬عملية التأكد من مطابقة فحوى الجرد الذي يقدم له مع الواقع‬
‫و كذا مع الطبيعة القانونية للوثائق المعنية‪.‬‬

‫أما الثاني فيظهر أكثر جدارة ذلك انه يساير واقع التسيير اإلداري و يتماشى و التعامل‬
‫العلمي إلداراتنا ذلك بالنظر إلى الوضعية التي يعاني منها أرشيفها‪.‬‬

‫كما تعتبر ذات أهمية بمكان إذ تمكن المعني من الحصول على وافر االستفسارات كما‬
‫يستفيد من خبرة المسؤول المباشر على إنتاج و إدارة الوثائق موضوع الدراسة‪ ،‬كما يمكنه‬
‫اللقاء المبني على الحوار المباشر تحديد مسار الوثيقة و كيفية استغاللها‪ ،‬األمر الذي يفيده‬
‫في تحديد فيما بعد قيمة الوثيقة على مستوى اإلدارة و درجة استعمالها عبر كل المراحل‬
‫التي تمر بها منذ نشأتها‪.‬‬

‫يقتضي من جهة أخرى مدلول هذه الطريقة التنقل إلى الهياكل نفسها ومحاورة المسؤولين‬
‫و توعيتهم‬ ‫المعنيين بصفة مباشرة‪ ،‬و بالتالي فيمكن ضمنيا إشراك هؤالء مع تعبئتهم‬
‫اتجاه العملية صلب الموضوع مع مراعاة عرض موضوع و مجريات العمل بصفة مبسطة‬
‫مع توضيح المعالم‪ ،‬األهداف و المميزات التي تنتج عن العمل المنتظر منهم‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ .VII‬األجزاء المكونة لجدول الحفظ‬

‫تقديم جدول الحفظ ‪:‬‬

‫الطريقة المثلى في تقديم جدول الحفظ أن يكون ملما بكل الجوانب و التفاصيل المتعلقة بظروف‬
‫نشأة الوثيقة و يشترط فيه أن يحوي األجزاء التالية ‪:‬‬

‫التعريف باإلدارة أو الهيئة المنتجة للوثائق و المعنية بإعداد جدول الحفظ‪.‬‬

‫التعريف بالمفاهيم والمصطلحات و كذا الرموز الخاصة بالترتيب ألصناف‬

‫الوثائق المعنية بذلك و المستعملة في إنجاز جدول الحفظ ‪.‬‬

‫تقديم جدول الحفظ ‪ :‬يستحسن في هذا الصدد تقديم المجموعات المكونة للملفات‬
‫أو‬ ‫أو الوثائق حسب الهيكلة أو التسلسل الترتيبي لنشاطات اإلدارة المعنية‬
‫باألحرى حسب الهيكل التنظيمي المتضمن تنظيم مختلف هياكل المؤسسة أو‬
‫الهيئة‪.‬‬

‫و موازاة لهذه البيانات‪ ،‬تحتوي أقسام جدول الحفظ على المعلومات األكثر دقة المتعلقة‬
‫بالنقاط الموالية ‪:‬‬

‫‪ .1‬مقدمة الجدول ‪:‬‬

‫تحتوي على نبذة تاريخية للمؤسسة تضم التعريف و كذا نظرة وجيزة حول صالحيات و‬ ‫‪‬‬

‫مهام اإلدارة المعنية‪ ،‬هيكلتها و إذا تعذر ذلك إرفاق جدول الحفظ بالهيكل التنظيمي‬
‫لإلدارة‪.‬‬
‫إيضاحات حول المفاهيم و الرموز المستعملة في تحديد مدة الحفظ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪23‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ .2‬رقم الملف و‪/‬أو خطة الترتيب (إذا وجدت)‪:‬‬

‫يجدر التذكير بضرورة السهر على تقديم السلسلة أو الملف أو الوثائق طبقا لهيكلة الوظائف و‬
‫النشاطات الخاصة بالهيئة أو اإلدارة المعنية و أحسن طريقة للعمل المنهجي في هذا الشأن أن‬
‫يستعان بالنص التنظيمي المنشئ لإلدارة و الذي ينص على الهيكل التنظيمي لها‪.‬‬

‫فباإلضافة إلى األهمية التي يقدمها هذا القسم فيما يخص تصنيف الملفات‪ ،‬فانه يمكن من‬
‫وضع ترتيب موضوعي يضمن متابعة سهلة للوثائق عبر مختلف المستويات التي تمر بها‬
‫الوثيقة‪ (.‬الجدول رقم ‪ 1‬و ‪.) 2‬‬

‫جدول ( ‪)1‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪...................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪.................................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪.............................‬‬

‫رقم الملف‬

‫‪01‬‬

‫‪24‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)2‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪...................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة‪.................................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪.............................‬‬

‫رمـز الترتيــب‬ ‫رقـم الملـف‬

‫أ‪1.‬‬ ‫‪01‬‬

‫‪25‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ .3‬عنوان السلسلة أو الملف ‪:‬‬

‫تكمن أهمية عنوان الملف في كيفية تقديمه و سهولة فهمه ‪ :‬فإن تبسيط و توضيح‬ ‫‪‬‬

‫العنوان تمكن من التعريف أكثر بفحوى الملف و تسهل الفهم بالنسبة لسلسلة الوثائق و‬
‫تعريف أو تشخيص أسرع‪.‬‬

‫كما تمت اإلشارة إليه فيما يخص إعداد القائمة الشاملة فمهمة اقتراح تحديد عناوين‬ ‫‪‬‬

‫السالسل و الوثائق التي هي بحوزة هياكل اإلدارة‪ ،‬ترجع إلى مسؤولي الهياكل نفسها‪.‬‬
‫وتتم هذه العملية بالتشاور و التعاون مع المسؤول المكلف بإعداد جدول الحفظ و ذلك‬
‫بعد جمع الوثائق على شكل ملفات‪.‬‬

‫وعليه فإتباع المراحل المدونة أدناه تصبح ذات أهمية قصوى إذ تحدد مدى نجاعة التحكم في‬
‫تسيير الوثائق و جمعها لهذا الغرض‪.‬‬

‫تفادي العناوين الشاملة ( العموميات )‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مثال‪ :‬ملف تسيير المعلومات‪.‬‬

‫تفادي الترتيب في القائمة لعدة ملفات متشابهة و لكن العمل على جمعها في سلسلة‬ ‫‪‬‬

‫وضبطها بعنوان دقيق‪.‬‬

‫تسجيل السالسل التي تحوزها اإلدارة فعليا‪ ،‬و التي تدخل ضمن الملفات المقترحة لهذا‬ ‫‪‬‬

‫الغرض و جاري العمل بها في إطار تسيير مهام الهياكل‪ (. .‬الجدول رقم ‪.) 3‬‬

‫‪26‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)3‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪.................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪...............................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪...........................‬‬

‫عنوان الملف أو السلسلة‬ ‫رمز التصنيف‬ ‫رقم الملف‬

‫المبادالت و التعاون الدولي‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬

‫‪27‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ .4‬المصلحة الحائزة على الملف ‪:‬‬

‫في بعض األحيان تكون اختيارية إال أن اإلشارة إليها تمكن من التعريف بأصل الوثيقة‬
‫أو مصدرها و من جهة أخرى المتابعة المنطقية لتسيير الوثائق‪ ،‬و في نفس السياق إمكانية‬
‫تكوين أرصدة متجانسة‪.‬‬

‫ففي خضم اإلنتاج الواسع و السريع للوثائق الجارية على مستوى الو ازرات و الهيئات‬
‫العمومية‪ ،‬يجدر التركيز على ضرورة دمج المصلحة الحائزة على الملف التي تتيح لنا‬
‫معرفة و تحديد ‪:‬‬

‫‪ ‬الجهاز أو الهيئة الحائزة ‪.‬‬

‫‪ ‬مكان معالجة‪ ،‬حفظ‪ ،‬و استغالل الوثائق ( المكاتب‪ ،‬المصالح‪ ،‬المديريات ‪)....‬‬
‫‪ ‬مصدر الوثائق أثناء عمليات الدفع ‪.‬‬
‫‪ ‬تسمح بجمع الوثائق الصادرة عن نفس الهيكل‪ ( .‬الجدول ‪.) 4‬‬

‫وبالتالي فهي تشكل العامل األولي واألساسي الذي يرمي إلى تطبيق مبدأ احترام األرصدة‪،‬‬
‫الذي يحفز من جهة تسيير منطقي و فعال في الطورين الهامين لتسيير الوثائق و من جهة‬
‫أخرى يساعد و يشارك في إزاحة اللبس في حالة ما إذا حدث تغيير أو دمج في صالحيات‬
‫الهيئات أو الهياكل ‪.‬‬

‫‪28‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)4‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪.................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪...............................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪...........................‬‬

‫المصلحة الحائزة‬ ‫عنوان الملف‬ ‫رمز التصنيف‬ ‫رقم الملف‬

‫أو السلسلة‬

‫مديرية المبادالت‬ ‫المبادالت و التعاون الدولي‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬

‫و التطوير‬

‫‪29‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ .5‬وصف مضمون الملفات ‪:‬‬

‫التعريف بمضمون الملفات يتم انطالقا من الحالة الوصفية لكل ملف و الوثائق المكونة‬
‫له حسب نموذج كل وثيقة‪.‬‬

‫إن هذه المقاربة الوصفية يتم دمجها لبساطتها و أهميتها في‪:‬‬

‫‪ ‬السماح بتجميع الوثائق و الملفات ذات الطبيعة و النشاط نفسه‪.‬‬

‫‪ ‬اجتناب عامل تكرار نفس الوثائق على مستوى عدة ملفات ‪ ( .‬الجدول ‪.) 5‬‬

‫مراسالت‪ ،‬استمارات‪ ،‬مذكرات‪ ،‬عرض بيان‪ ،‬تقارير‪ ،‬أوامر بمهمة‪.‬‬ ‫مثال‪:‬‬

‫‪30‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)5‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪..............................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪............................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪........................‬‬

‫وصف المضمون‬ ‫المصلحة‬ ‫عنوان الملف‬ ‫رمز‬ ‫رقم الملف‬

‫الحائزة‬ ‫أو السلسلة‬ ‫التصنيف‬

‫وثائق تتعلق بمهمات اتفاقيات‬ ‫مديرية المبادالت‬ ‫المبادالت‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬

‫تبادل الخبرات‪.‬‬ ‫و التطوير‬ ‫و التعاون الدولي‬
‫تربص بالخارج‬
‫تقارير المشاركين‬

‫‪31‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ .6‬سند المعلومات ‪:‬‬

‫يعد مفهوم السند‪ ،‬المادة الحاوية لكل نوع من أنواع المعلومات التي تحفظ بفضلها‪ ،‬ويمكن‬
‫استرجاعها عند الطلب‪ ،‬إذا تم حفظها وفق المعايير والمقاييس المرتبطة بنوعية المادة ‪.‬‬

‫مثال ‪:‬‬

‫الورق‪ ،‬األفالم المصغرة (ميكروفيلم)‪ ،‬األوراق المثقوبة‪ ،‬اسطوانات‪ ،‬أشرطة مغناطيسية‪..‬‬

‫يعمل هذا العامل على تحديد المادة ‪ ،‬الوعاء أو السند المستعمل و إتاحة مقاربة تثمين قيمة‬
‫وأهمية المعلومات ‪.‬‬
‫وفي هذا الحال يتوجب تعيين خصوصيات كل سند برمز تذكيري ( الجدول ‪.) 6‬‬

‫مثال ‪:‬‬
‫األرشيف المكتوب ‪:‬‬

‫و‬ ‫الورق‬
‫م‪.‬خ‬ ‫المخطوطات‬
‫مط‬ ‫المطبوعات‬

‫األرشيف السمعي البصري و اإللكتروني ‪:‬‬

‫ش‪.‬م‬ ‫شريط مغناطيسي‬

‫أ‬ ‫اسطوانات‬
‫أ‪.‬م‬ ‫ميكروفيلم‬
‫ف‬ ‫فيلم‬
‫ش‪.‬ض‬ ‫شريط ضوئي‬
‫ق‪.‬م‬ ‫قرص مرن‬
‫ق‪ .‬مض‬ ‫قرص مضغوط‬

‫‪32‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)6‬‬

‫اإلد ارة ‪ :‬وزارة ‪..................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪................................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪............................‬‬

‫سند‬ ‫وصف المضمون‬ ‫المصلحة‬ ‫عنوان الملف أو‬ ‫رمز‬ ‫رقم‬

‫المعلومات‬ ‫الحائزة‬ ‫السلسلة‬ ‫التصنيف‬ ‫الملف‬

‫و‪+‬ف‬ ‫وثائق تتعلق بمهمات اتفاقيات‬ ‫مديرية‬ ‫المبادالت‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬

‫تبادل الخبرات‪.‬‬ ‫المبادالت‬ ‫و التعاون‬
‫تربص بالخارج تقارير المشاركين‬ ‫و التطوير‬ ‫الدولي‬

‫‪33‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫مدة الحـفظ ‪:‬‬

‫تعتبر هذه المرحلة ذات أهمية قصوى في التصميم و اإلعداد لجدول الحفظ و بالتالي‬
‫للتسيير األنجع و المتابعة األمثل لتسيير الوثائق و تنظيمها‪ .‬ففي هذه المرحلة كذلك يكلف‬
‫المسؤول على إعداد جدول الحفظ بالقيام بهذه المهمة المتعلقة باقتراح مدة الحفظ للوثائق‬
‫بالتعاون مع مسؤول الهيكل المعني و كذا االقتراحات المتفق عليها فيما يخص المصير‬
‫و‬ ‫النهائي للوثائق وذلك قبل إيداعها للمديرية العامة لألرشيف الوطني لمناقشتها‬
‫المصادقة عليها ‪.‬‬

‫تذكيـر‪:‬‬

‫تجدر اإلشارة إلى أن مدة الحفظ تسجل على مستويين‪:‬‬

‫المستوى األول ‪:‬‬

‫هو المستوى الجاري العمل بالوثيقة أو ما يسمى بالمرحلة الجارية‪ ،‬مرحلة التسيير‬
‫المكثف للوثيقة على مستوى الهياكل المستعملة و ذلك لتداول استغاللها لفائدة التسيير‪.‬‬

‫المستوى الثاني ‪:‬‬

‫و‬ ‫تخص هذه المرحلة الشطر الثاني من عمر الوثيقة حيث تضمحل القيمة اإلدارية‬
‫بالتالي االستعمال العادي و الجاري على مستوى الهياكل المنتجة و المستعملة لها‪.‬‬
‫إذ تنقص ضرورة تواجدها على مستوى هذه الهياكل باستمرار‪ ،‬و تدعى هذه مرحلة الحفظ‬
‫الوسيط‪ ،‬المرحلة الممهدة لتمديد مآل الوثيقة إما الحفظ الدائم لفائدة البحث التاريخي و‬
‫الشهادة أو اإلقصاء ‪.‬‬

‫‪34‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫تحدد مدة الحفظ على هذا المستوى حسب الوقت الذي سيستغرقه استعمال الملف‬
‫على مستوى المكاتب ألغراض إدارية و شرعية و ذلك حسب طبيعة الملف أصال‪.‬‬
‫يتعين فيما يخص الوثائق الوسيطة و المعدة للحفظ المؤقت‪ ،‬تحديد مدة حفظها بعد‬
‫و ذلك‬ ‫عمليتي الفرز و الترتيب على مستوى مصلحة األرشيف لإلدارة المعنية‬
‫لغرض االستعمال المستقبلي بصفة سهلة و مرنة‪ ،‬و كذلك تهيئتها للمرحلة‬
‫النهائية‪.‬‬

‫لتحديد مدة أو فترة الحفظ على هذين المستويين يمكن أن نلجأ إلى الرموز أو البيانات التالية‪:‬‬

‫‪( 5‬سنوات) ‪.‬‬ ‫‪( 2‬سنتين)‬ ‫‪ . 1‬عدد السنين ‪:‬‬

‫‪( 19‬شهر)‬ ‫‪( 08‬أشهر)‬ ‫‪ . 2‬عدد األشهر‪:‬‬

‫‪ . 3‬حفظ الوثيقة إلى غاية انتهاء القضية‪.‬‬

‫‪ . 4‬حفظ الوثيقة إلى غاية استبدالها ( قرار تشريعي‪ ،‬تنظيمي‪ ( )...‬الجدول ‪.) 7‬‬

‫‪35‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جدول (‪)7‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪.................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪...............................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪...........................‬‬

‫مـدة الحـفـظ‬

‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬ ‫سند‬ ‫وصف‬ ‫المصلحة‬ ‫عنوان الملف‬ ‫رمز‬ ‫رقم‬

‫الوسيطة‬ ‫المعلومات الجارية‬ ‫المضمون‬ ‫الحائزة‬ ‫أو السلسلة‬ ‫التصنيف‬ ‫الملف‬

‫وثائق تتعلق‬
‫‪5‬‬ ‫‪2‬‬ ‫و‪+‬ف‬ ‫بمهمات‬ ‫مديرية‬ ‫المبادالت‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬
‫اتفاقيات تبادل‬ ‫المبادالت‬ ‫و التعاون‬
‫الخبرات‪.‬‬ ‫و التطوير‬ ‫الدولي‬
‫تربص بالخارج‬
‫تقارير‬
‫المشاركين‬

‫تذكيـر ‪ :‬يمكن اإلشارة إلى العبارتين ‪ 3‬و ‪ 4‬برموز خاصة ( الجدول ‪.) 8‬‬

‫‪36‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)8‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪...................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪.................................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪.............................‬‬

‫مـدة الحـفـظ‬ ‫سند‬

‫المعلومات‬ ‫وصف‬ ‫المصلحة‬ ‫عنوان الملف‬ ‫رمز‬ ‫رقم‬
‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬ ‫المضمون‬ ‫الحائزة‬ ‫أو السلسلة‬ ‫التصنيف‬ ‫الملف‬
‫الوسيطة‬ ‫الجارية‬
‫وثائق تتعلق‬
‫‪5‬‬ ‫‪2‬‬ ‫و‪+‬ف‬ ‫بمهمات‬ ‫مديرية‬ ‫المبادالت‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬
‫اتفاقيات تبادل‬ ‫المبادالت‬ ‫و التعاون‬
‫(‪)1‬‬
‫(‪)2‬‬
‫الخبرات‪.‬‬ ‫و التطوير‬ ‫الدولي‬
‫تربص بالخارج‬
‫تقارير‬
‫المشاركين‬

‫‪ : 1‬تحفظ الوثائق إلى غاية انقضاء القضية‪.‬‬

‫‪ : 2‬تحفظ الوثائق إلى غاية استبدالها ‪.‬‬

‫‪37‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫فيما يخص النقطة الثالثة المتعلقة بعبارة " الحفظ إلى غاية انتهاء القضية " يمكن أن‬
‫تطبق على سبيل المثال على ملفات المستخدمين التي تحفظ الوقت الالزم للمسار‬
‫المهني وإلثبات الحقوق‪ ،‬و نفس األمر بالنسبة لملفات البناء و التعمير و كذا‬
‫المالحقات القضائية‪.‬‬

‫مالحظـة ‪:‬‬

‫نالحظ في هذه الحالة أن الملف يحتفظ به في الهيكل المنتج أو المعني بالقضية إلى غاية انتهاء‬
‫فائدة و استعمال الغاية التي استثنى من أجلها الملف و ذلك بتسوية القضية نفسها‪.‬‬

‫النقطة الرابعة المتعلقة بعبارة " الحفظ إلى غاية استبدال الملف أو الوثيقة بوثيقة أخرى تحمل‬
‫نفس القاعدة القانونية أو التنظيمية المنشأة لها " و لكن في صبغة و نظرة جديدة و فور‬
‫استبدالها تصبح غير مستعملة ‪.‬‬

‫يمكن أن تخص ‪:‬‬

‫مناشير تطبيقية ‪.‬‬
‫تعليمات إدارية تنظيمية ‪.‬‬
‫نصوص تنظيمية ‪.‬‬
‫مذكرات توضيحية‪...‬‬

‫تجدر اإلشارة إلى أن هذين المالحظتين أو العبارتين ال يمكن اللجوء إليهما إال في المرحلة الثانية‬
‫(الوسيطة)‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫‪ ‬اقتراحات بالنسبة للطور الثالث‪:‬‬

‫في حالة انعدام استعمال الوثيقة ألغراض التسيير اإلداري‪ ،‬في هذه الحالة يقترح المسؤول المكلف‬
‫بإعداد جدول الحفظ مآل الوثيقة و ذلك حسب القيمة األرشيفية التي يراها في الوثيقة‪.‬‬

‫مثـال ‪:‬‬

‫إ ‪ -‬بالنسبة للوثائق التي ال تحوي ال قيمة إدارية و ال قيمة أرشيفية‬ ‫‪ .1‬اإلقصاء‪:‬‬

‫تاريخية‪.‬‬

‫ح ‪ -‬بالنسبة للوثائق التي تكتسي فائدة أرشيفية ذات قيمة تاريخية‬ ‫‪ .2‬الحفظ ‪:‬‬
‫أوإلثبات الحقوق (الشهادة) أو عملية أي تكتسي طابع السيرورة‪.‬‬

‫ع ‪ -‬تخص حفظ الوثائق التي تمثل نموذج لسلسلة من الملفات مع‬ ‫‪ .3‬العينات ‪:‬‬
‫إشارة تتضمن إقصاء باقي الملفات األخرى التابعة لنفس السلسلة‬
‫( الجدول ‪.) 9‬‬

‫يتمخض عن االقتراحات المبينة أعاله رقم ‪ 2‬و ‪ 3‬أي الحفظ الكلي أو العينات‪ ،‬دفع الملفات‬
‫المعنية إلى مركز األرشيف الوطني أو المصلحة المكلفة بالحفظ النهائي حسب طبيعة الوثيقة‬
‫و الفضاء اإلقليمي التي أنتجت فيه‪.‬‬

‫و‬ ‫بالنظر لالمتيازات التي يقدمها جدول الحفظ في تنظيم تسيير األرشيف على مستوى اإلدارات‬
‫المؤسسات‪ .‬ال س يما فيما يخص ترتيب و تصنيف الوثائق حسب مدة حفظها و حسب قيمة‬
‫مضمونها اإلداري‪ ،‬االقتصادي أو غيره‪ ،‬فيضحى من الضروري القيام بهذه الخطوة األساسية‬
‫األولى في عملية تسيير أرشيف مؤسسات الدولة و استغالله لفائدة السير األنجع للمؤسسة‪.‬‬

‫‪39‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫جـدول (‪)9‬‬

‫اإلدارة ‪ :‬وزارة ‪...................................................................‬‬

‫المصلحة المنتجة ‪.................................................................‬‬
‫المسؤول ‪ :‬المكلف بإعداد الوثيقة أو المصادق عليها ‪.............................‬‬

‫مدة الحفظ‬ ‫سند‬ ‫وصف‬ ‫المصلحة‬ ‫عنوان الملف‬ ‫رمز‬ ‫رقم‬

‫المعلومات‬ ‫المضمون‬ ‫الحائزة‬ ‫أو السلسلة‬ ‫التصنيف‬ ‫الملف‬
‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬ ‫المرحلة‬
‫النهائية‬ ‫الوسيطة‬ ‫الجارية‬
‫وثائق‬
‫إ‬ ‫‪5‬‬ ‫‪2‬‬ ‫و‪+‬ف‬ ‫تتعلق‬ ‫مديرية‬ ‫المبادالت‬ ‫أ‪1.‬‬ ‫‪001‬‬
‫بمهمات‬ ‫المبادالت‬ ‫و التعاون‬
‫(‪)1‬‬
‫ح‬ ‫اتفاقيات‬ ‫و‬ ‫الدولي‬
‫(‪)2‬‬ ‫تبادل‬ ‫التطوير‬
‫ع‬ ‫الخبرات‪.‬‬
‫تربص‬
‫بالخارج‬
‫تقارير‬
‫المشاركين‬

‫‪ : 1‬تحفظ الوثائق إلى غاية انقضاء القضية‪.‬‬

‫‪ : 2‬تحفظ الوثائق إلى غاية استبدالها‪.‬‬

‫‪40‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫الخاتمـة‬

‫يعد هذا الدليل في اعتماده على الممارسة اإلدارية أداة تطبيقية لتنظيم تسيير الوثائق اإلدارية فهو‬
‫يساعد في إعداد الوثيقة القاعدية التي تتمخض عنها آليات إدارة الوثائق اإلدارية‪ ،‬و بالتالي التحكم‬
‫في مسار حياة الوثيقة بتطبيق مبادئ اإلدارة الرشيدة‪ ،‬مما يساعد األرشيفي المسير على المشاركة‬
‫و تقديمها‬ ‫في إستراتيجية اتخاذ القرار داخل المؤسسة من خالل بلورة و ضبط المعلومات‬
‫في آنها‪ .‬كما يعد همزة وصل بين قطبين‪ ،‬اإلداري من جهة باعتباره معبر إجباري البد منه‪ ،‬أين‬
‫تكتسي الوثيقة القيمة اإلدارية‪ ،‬ومن جهة أخرى التاريخي وأحقية الشهادة في الطور النهائي‪ ،‬ففيه‬
‫تكتسي الوثيقة القيمة ٍ‬
‫األرشيفية و التاريخية و تطبع بذلك بصفة الديمومة ‪.‬‬
‫و‬ ‫ارتأينا في هذا المضمار استعمال مصطلحات ذات الطابع اإلداري لتسهيل القدرة على فهم‬
‫متابعة مسار األرشيف اإلداري في طوره الجاري‪ ،‬ذلك أن إعداد هذه الوثيقة تعتبر في حد ذاتها‬
‫المعول الذي يحرك و يضبط إدارة و متابعة مسار الوثيقة منذ نشأتها إلى غاية حصولها على‬
‫التأهيل النهائي لتتبوأ مكانتها التراثية‪ ,‬مع التأكيد على أن كل هذه العملية تقام و تحدد معالمها في‬
‫و الثانية‬ ‫األطوار األولى التي تتبع نشأة الوثيقة و المتمثلة أصال في المرحلتين األولى‬
‫حيث تحدد مدة الحفظ و كيفية تم استخالص من بعض النتائج المتمخضة عن اللقاءات التي جرت‬
‫مع بعض الو ازرات التي قامت أو أقدمت على إنجاز جدول حفظ الوثائق ‪ ،‬ضرورة التأكيد على أن‬
‫جدول الحفظ يأتي كحل نهائي لكل المشاكل و العراقيل التي تصادف الوثائق في مسارها اإلداري‪،‬‬
‫كما أنه يقدم إيجابيات عدة توازي المجهودات المبذولة في إعداده ‪.‬‬
‫االنتقال من الطور األول إلى الطور الثاني أي في المكاتب أو المصالح التي نشأ و‪ /‬أو تستعمل و‬
‫تحفظ فيها الوثيقة ألغراض المتابعة اإلدارية أو إلثبات الحقوق أو لضرورة تقييد الملفات الخاصة‬
‫بقضية إدارية ما‪ ،‬هي في طور المتابعة‪.‬‬

‫‪41‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫ملحق رقم ‪1‬‬

‫منشور رقم ‪ 1‬المتعلق بتنظيم تسيير الوثائق المشتركة و المنتجة‬

‫من طرف اإلدارات المركزية‬

‫لقد قامت المؤسسة الوطنية لألرشيف‪ ،‬منذ صدور القانون رقم ‪ 09/88‬المؤرخ في ‪ 26‬جانفي‬
‫‪ 1988‬و المتعلق باألرشيف الوطني‪ ،‬بوضع مخطط عمل استعجالي يهدف إلى صيانة التراث‬
‫األرشيفي على مستوى اإلدارات المركزية‪.‬‬

‫و‬ ‫و لقد تم صياغة هذا المخطط بالتعاون مع المشرفين على األرشيف في مختلف الو ازرات‪،‬‬
‫ذلك خالل جلسات عمل عديدة ضمت إطارات المؤسسة الوطنية لألرشيف‪ ،‬و المسؤولين عن‬
‫األرشيف في اإلدارات المركزية‪.‬‬

‫و يتمثل موضوع جلسات العمل هذه‪ ،‬في د ارسة ثالثة مراحل أساسية تندرج في مخطط العمل‬
‫اإلستعجالي‪.‬‬

‫و تكمن المرحلة األولى في إبالغ هؤالء المسؤوليين عن األهداف المنوطة من القانون الخاص‬
‫باألرشيف الوطني كما سمحت أيضا للمؤسسة الوطنية لألرشيف بإجراء فحص أولي حول وضعية‬
‫األرشيف و تسييره على مستوى اإلدا ارت المركزية و التي تتميز بمايلي‪:‬‬
‫‪ -‬عدم استقرار موظفي األرشيف‪.‬‬
‫‪ -‬عدم تساوي هياكل األرشيف‪.‬‬
‫‪ -‬الظروف الغير مالئمة لحفظ الوثائق و التي ترجع أساسا إلى االنتقاالت المتعددة للو ازرات و‬
‫إعادة هيكلتها‪.‬‬

‫‪42‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫و بعد االنتهاء من هذا الفحص تم القيام بإحصاء نوعية الوثائق المنتجة من طرف الو ازرات‪ ،‬ذلك‬
‫من خالل جلسات عمل خصصت لهذا الغرض‪ ،‬كما تم عرض تجربة إحدى الو ازرات التي قامت‬
‫بإعداد إحصاء كامل للوثائق المنتجة أو تلك المستلمة في إطار نشاطاتها‪.‬‬

‫أما في المرحلة الثالثة فسوف تتطرق اللجنة إلى إعداد القوائم الشاملة للوثائق المنتجة في مختلف‬
‫القطاعات‪ ،‬و التي تحدد فيها مدد استعمالها‪.‬‬

‫و تحقيقا لهذا الغرض عينت لجنة خاصة متكونة من ممثلي الو ازرات و إطارات المديرية العامة‬
‫لألرشيف الوطني بهدف دراسة اإلمكانيات و الوسائل التي من شأنها تمكين وضع القائمة الوطنية‬
‫الشاملة للوثائق المنتجة‪ .‬و نظ ار لصعوبة هذا العمل و أهميته في نفس الوقت تم االتفاق في مرحلة‬
‫أولى على دراسة الوثائق المشتركة و المنتجة من طرف كافة الو ازرات و تم التطرق في مرحلة ثانية‬
‫إلى دراسة القوائم الخاصة بكل قطاع‪ ،‬قبل وضع القائمة الوطنية الشاملة‪.‬‬

‫و بعد أن انتهت هذه اللجنة من د ارسة مجمل الوثائق الو ازرية‪ ،‬ارتأت المؤسسة الوطنية لألرشيف‬
‫نشر هذه التعليمة علما بأنها تشكل األداة التنظيمية األولى المتعلقة بمدد استعمال الوثائق‪ .‬كما‬
‫يمكن لمختلف الو ازرات اإلدالء بآرائها فيما يخص التساؤالت و الصعوبات التي قد تحول دون تنفيذ‬
‫هذا المنشور‪ ،‬و ليس الهدف من هذه التعليمة تصفية النزاعات القائمة حول تنظيم و تسيير‬
‫األرشيف في اإلدارات المركزية‪ ،‬بل أن هدفها الرئيسي تنظيم الوثائق المنتجة منذ سنة ‪. 1962‬‬

‫و‬ ‫تعد مرحلة معاينة الوثائق المشتركة و المنتجة من طرف كافة الو ازرات‪ ،‬و تصنيفها و دفعها‬
‫إلغائها‪ ،‬و إع داد عينات لها‪ ،‬مرحلة هامة من مراحل وضع القائمة‪ ،‬نظ ار النشغال السلطات‬
‫الوطنية في أعلى مستوى‪ ،‬خاصة بعد صدور القانون الخاص باألرشيف الوطني‪.‬‬
‫و تبقى المديرية العامة لألرشيف الوطني رهن إشارة اإلدارات المركزية‪ ،‬إذا طلبت هذه األخيرة‬
‫المساعدة في تنظيم مصالحها المكلفة بمهمة تسيير األرشيف‪.‬‬

‫المديرية العامة لألرشيف الوطني‬

‫ملحق رقم ‪2‬‬

‫‪43‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫القانون رقم ‪ 09/ 88‬المؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪1988‬‬

‫المتعلق باألرشيف الوطني‬

‫المادة ‪ : 2‬إن الوثائق ٍ‬

‫األرشيفية بمقتضى هذا القانون هي عبارة عن وثائق تتضمن أخبا ار مهما‬
‫يكن تاريخها أو شكلها أو سندها المادي‪ ،‬أنتجها أو سلمها أي شخص طبيعيا كان‬
‫أو معنويا أو أية مصلحة أو هيئة عمومية كانت أو خاصة أثناء ممارسة نشاطها‪.‬‬

‫المادة ‪ : 3‬يتكون األرشيف بمقتضى هذا القانون من مجموعة الوثائق المنتجة أو المستلمة من‬
‫الحزب و الدولة و الجماعات المحلية و األشخاص الطبيعيين و المعنويين سواء كانت‬
‫محفوظة من مالكها أو حائزها أو نقلت إلى مؤسسة األرشيف المختصة ‪.‬‬

‫المادة ‪ : 4‬إن إنشاء رصيد لألرشيف‪ ،‬و حفظ الوثائق ٍ‬

‫األرشيفية‪ ،‬يكون منظما للفائدة العامة ‪.‬‬

‫المادة ‪ : 7‬تلتزم الهيئات المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون بمباشرة أعمالها تحت تعليمات‬
‫المؤسسة المكلفة باألرشيف الوطني و توجيهاتها و بعملية إعداد الوثائق للحفظ المؤقت‬
‫‪.‬‬

‫المادة ‪ : 8‬عند انتهاء مدة استعمالها من طرف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثالثة من هذا‬
‫القانون‪ ،‬تكون الوثائق المنتجة أو المستلمة موضع فرز الختيار ذات الفائدة األرشيفية‪.‬‬
‫تكون الوثائق المخصصة لإلقصاء و كيفيات اإلقصاء محددة باالشتراك مع الهيئة‬
‫المعنية و المؤسسة المكلفة باألرشيف الوطني‪ .‬تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على‬
‫فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة باألرشيف الوطني‪.‬‬

‫ملحق رقم ‪3‬‬

‫‪44‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫كيفية تحديد مدد الحفظ‬

‫تنطوي الوثيقة على ثالث قيم أساسية‪ ،‬يتبين من خاللها تحديد مدد الحفظ ‪:‬‬

‫‪ .1‬قيمة قانونية للوثائق ذات االستحقاقات و المصير المحدد أو الدائم ‪.‬‬

‫‪ .2‬قيمة إدارية للوثائق المستغلة و المستعملة في تسيير القضايا اإلدارية ‪.‬‬

‫‪ .3‬قيمة تاريخية للوثائق التي تتيح إعادة تركيب األحداث و النشاطات التي تخدم مجال البحث‬
‫‪.‬‬

‫إستنادا على مدد االستعمال اإلداري و األهمية التي تقدمها الوثائق‪ ،‬تقترح الهيئات المنشئة تحديد‬
‫مصير الوثائق إما بحفظها النهائي أو إقصائها‪ .‬و من بين الوثائق المخولة لتقديم اهتمام أرشيفي‪،‬‬
‫نذكر بصفة عامة بعضا منها على النحو التالي ‪:‬‬

‫الوثائق التي تتيح التعريف بمنشأ اإلدارة التابعة لها‪ ،‬تنظيمها ‪ ،‬وظائفها‪ ،‬نظام برامجها‬
‫نشاطاتها و تطور هياكلها ‪.‬‬

‫الوثائق المدونة لتوجيهات ومراسيم تلم باإلجراءات المتعلقة بنشاطات اإلدارة‪ ،‬تنظيمها‪،‬‬
‫هيكلها‪ ،‬إلى جانب الوثائق المثبتة لحقوق إدارية‪ ،‬مالية أو قانونية ‪.‬‬

‫الوثائق المسطرة ألحداث األشخاص‪ ،‬المؤسسات‪ ،‬اإلنجازات العلمية‪ ،‬أو وثائق ذات‬
‫خصائص أخرى‪.‬‬

‫ملحق رقم ‪4‬‬

‫‪45‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫(‪)1‬‬ ‫المصطلحات المستعملة‬

‫معلومات مقيدة أو محفوظة على أوعية منوعة ( وعاء ورقي‪ ،‬شريط فيلم‪ ،‬شريط‬ ‫الوثيقة ‪:‬‬
‫ميكروفيلم‪ ،‬وعاء إلكتروني‪. )...‬‬

‫الوحدة ‪ :‬أصغر وحدة أرشيفية‪ ،‬يمكن أن تكون ورقة‪ ،‬صورة‪ ،‬مخطط‪ ،‬أو خريطة ‪.‬‬

‫الملف ‪ :‬مجمل الوحدات الملمة بقضية واحدة و مصنفة و مرتبة وفق نظام منطقي ‪.‬‬

‫وثيقة جارية ‪ :‬وثيقة ذات استعمال دائم ( جاري) ألغراض إدارية أو قانونية ‪.‬‬

‫وثيقة وسيطة ‪ :‬وثيقة ذات االستعمال المؤقت ألغراض إدارية أو قانونية ‪.‬‬

‫وثيقة عديمة النشاط ‪ :‬وثيقة فقدت استعمالها اإلداري أو القانوني واكتسبت قيمة الديمومة‬
‫( تاريخية) ‪.‬‬

‫مجمل الوثائق المدونة على نفس السند أو الوعاء‪ ،‬و المستعملة لنفس الغرض ‪.‬‬ ‫سلسلة ‪:‬‬

‫بالنسبة لمجمل وثائقها الجارية‬ ‫تعمل كل هيئة على تحديد‬ ‫جدول الحفظ ‪ :‬وثيقة بموجبها‬
‫و الوسيطة‪ ،‬مدد استعمالها و سند حفظها‪ ،‬إلى جانب تحديده للوثائق ذات البعد‬
‫النهائي الموجهة للحفظ الدائم ( تدفع لتحفظ باألرشيف الوطني ) و أيضا الوثائق‬
‫الموجهة لإلقصاء ‪.‬‬

‫الحفظ المؤقت ‪ :‬تنظيم و تسيير الوثائق على مستوى مصالح األرشيف ( مركز الحفظ المؤقت )‬
‫للهيئة المنشأة و ذلك فيما يخص استقبال المدفوعات‪ ،‬و المحافظة على تهيئتها‬
‫لوضعها في متناول المصالح اإلدارية مع العمل على تنفيذ اإلقصاء المنظم في‬
‫إطاره القانوني قبل دفعها لألرشيف الوطني ‪.‬‬

‫‪46‬‬
 ‫دليل إعداد جدول حفظ الوثائق اإلدارية‬

‫الدفع ‪ :‬إجراء قانوني تحول بموجبه وثائق هيئة عمومية‪ ،‬لتحفظ باألرشيف الوطني لتخضع للحماية‬
‫القانونية و تبلغ وفق شروط تنظيمية و قانونية و تندرج ضمن التراث الوطني‪.‬‬

‫المعاينة ‪ :‬أخذ عينات من الملفات تمثل مجمل الوثائق و تعكس مضمونها وفق معايير و شروط‬
‫محددة ‪.‬‬

‫الترتيب ‪ :‬تصنيف و تنظيم الوثائق وفق منظومة معينة وواضحة ‪.‬‬

‫إعادة الترتيب ‪ :‬إعادة فرز و ترتيب بعض الملفات أو الوثائق على مستوى الرصيد من خالل‬
‫استخراجها لغرض اإلقصاء إذا كانت قد استوفت مدة استغاللها أو إعادة ترتيبها‬
‫وفق نظامها األصلي ‪.‬‬

‫(‪ )1‬مصطلحات مستخلصة من مراجع أرشيفية أو مستوحاة من القانون رقم ‪ 09 / 88‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬

‫‪47‬‬