MODUL 7 : KESEDARAN PENGURUSAN PERUBAHAN

SUB MODUL 1 OBJEKTIF PENGURUSAN PERUBAHAN

NO KOD Z-009-4:2015-MO7/P(1/5)

SOALAN :
1. Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan perubahan ?

Perubahan pengurusan merupakan pendekatan yang berstruktur untuk memastikan

bahawa perubahan secara menyeluruh dan lancar dapat dilaksanakan, serta manfaat
perubahan yang berterusan dapat dicapai.

2. Apakah soalan pertama yang perlu dipertimbangkan, apabila anda ditugaskan untuk
menguruskan perubahan ?

Apabila kita ditugaskan dengan “ pengurusan perubahan “ ( tanpa mengira sama ada
atau tidak, kita melanggan satu pendekatan pengurusan perbahan tertentu ) soalan
pertama untuk dipertimbangkan adalah, dalam situasi kita, apakah sebenarnya
maksud pengurusan perubahan ini. Pengurusan perubahan tertumpu pada
perubahan orang. Serta tentang memnastikan perubahan secara menyeluruh dapat
dilaksanakan dengan lancar dan berterusan.

3. Bincangkan, bagaimana pengurusan perubahan akan berlaku dalam organisasi.

i. Mewujudkan budaya inovasi

ii. Mewujudkan prinsip – prinsip peruabahan

iii. Mewujudkan amalan terbaik untuk inovasi

iv. Melatih pemimpin perubahan

v. Memperkasakan agen perubahan

4. Senaraikan 5 (lima) peristiwa penting yang membantu pasukan pengurusan

perubahan memastikan perubahan yang lebih mudah dan cenderung untuk berjaya.

i. Menyampaikan keperluan projek

ii. Membuat garis panduan dan visi

iii. Mengenalpasti kepentingan umum

iv. Memberi peluang pekerja mengambil bahagian

v. Menyediakan pengukuhan dan ganjaran sebagai perhagaan kejayaan

5. Nyatakan aktiviti yang terlibat dalam perubahan pengurusan.

a) Memastikan terdapat penerangan yag jelas, bagi alas an untuk perubahan, dan
membantu penaja untuk menerangkannya.
 b) Mengenalpasti “ejen perubahan” dan orang lain yang perlu terlibat dalam aktiviti
perubahan tertentu, seperti reka bentuk, ujian, dan penyelesaian masalah, dan
siapakah yang kemudiannya boleh bertindak sebagai penyelaras untuk
perubahan.
c) Merancang pengelibatan pekerja dan aktiviti projek perubahan.
d) Merancang bagaimana dan bila perubahan akan diumaklumkan, serta mengatur
jadual bila mesej disampaikan.
e) Menilai kesan perubahan ke atas pekerja dan struktur organisasi.
f) Membuat perancangan aktiviti yang diperlukan untuk menangani kesan
perubahan.
g) Memastikan bahawa pekerja yang terlibat dengan perubahan memahami proses
perubahan.
h) Memastikan mereka yang terlibat atau terjejas mempunyai bantuan dan
sokongan semasa keadaan yang tidak menentu dan masa pergolakan.
i) Menilai keperluan latihan yang didorong oleh perubahan dan membuat
perancangan bila dan bagaimana ia akan dilaksanakan.
j) Mengenal pasti dan mempersetujui pertunjuk kejayaan untuk perubahan dan
memastikan mereka sentiasa dinilai dan dilaporkan.

6. Berdasarkan kajian Prosci, apakah aktiviti yang paling berkesan untuk melaksanakan
proses pengurusan perubahan ?

i. Ciri – ciri profil perubahan

ii. Profil atribut organisasi
iii. Strategi pengurusan perubahan
iv. Pasukan pengurusan perubahan
v. Penaja penilaian, struktur dan peranan

7. Senaraikan konsep tarikh akhir, demi memastikan proses pengurusan perubahan

dapat dicapai.

a) Komunikasi dua hala

b) Pecahan tugas

c) Masa pencapaian dan masa ketinggalan

d) Pelbagai tugas berbanding fokus

PRISCILLA ANAK MANI T982-001-4:2018 MODUL 7

 MODUL 7 : KESEDARAN PENGURUSAN PERUBAHAN
SUB MODUL 2 KAEDAH PENGURUSAN PERUBAHAN
NO KOD Z-009-4:2015-MO7/P(2/5)

SOALAN :
1. Bagaimana caranya bagi pengurus sesebuah organisasi melaksanakan pengurusan
perubahan yang berjaya ?

i. Kesedaran tentang perlunya perubahan

ii. Keinginan untuk menyertai dan menyokong perubahan

iii. Pengetahuan tentang cara untuk membuat perubahan

iv. Keupayaan untuk melaksanakan kemahiran dan tindakan yang diperlukan

v. Peneguhan usaha untuk mengekalkan perubahan

2. Apakah yang dimaksudkan dengan 3 – Peringkat Model Perubahan Lewin ?

i. Salah satu model asas untuk memahami perubahan organisasi telah

dibangunkan pada tahun 1947 oleh Kurt Lewin, seseorang ahli fizik dan ahli
sains sosial. Modelnya, yang masih diguna pakai sehingga ke hari ini, dikenali
sebagai Pencairan – Perubahan – Pembekuan semula, (Unfreeze – Change –
Refreeze ) dan merujuk tiga peringkat proses perubahan. Beliau menyifatkan
perubahan organisasi menggunakan anologi bentuk yang berubah – ubah
seperti perubahan blok ais.

ii. Model Perubahan Lewin ialah rangka kerja mudah dan senang difahami untuk
menguruskan perubahan melalui tiga peringkat yang berbeza. Ia bermula
dengan mewujudkan motivasi untuk berubah ( pencairan unfreeze ) dan
bergerak melalui proses perubahan dengan menggalakkan komunikasi yang
berkesan dan memberi kuasa kepada orang ramai untuk menggunakan cara
bekerja yang baharu ( perubahan, “change” ). Proses ini berkahir apabila
organisasi ini Kembali kepada suasana kestabilan ( pembekuan semula
“refreeze”), yang mana terdapat kewujudan keyakinan untuk memulakan,
perubahan yang tidak dapat dielakkan. Setiap satu daripada tiga fasa di atas
mencadangkan aktiviti khusus bagi menangani motivasi, perlaksanaan dan
pematuhan kepada organisasi.

3. Apakah keluk perubahan ?

i. Keluk perubahan adalah berdasarkan model asalnya yang dibangunkan pada

1980-an oleh Elisabeth Kobler-Ross untuk menerangkan proses merasa
kesedihan. Ia merupakan modal yang kuat untuk menggambarkan peringkat
peralihan peribadi yang terlibat dalam kebanyakan perubahan organisasi. Ia
membantu memahami bagaimana orang akan bertindak balas kepada
perubahan, memberikan bantuan untuk peralihan peribadi mereka sendiri,
dan memastikan mereka mempunyai bantuan dan sokongan yang mereka
perlukan.
 ii. Pengetahuan Keluk Perubahan boleh mengurangkan kesan negative
perubahan dan membantu orang ramai menyesuaikan diri dengan lebih cepat.
Dengan adanya maklumat ini dan penyediaan laluan yang betul. Ia boleh
membantu mempercepatkan perubahan dan meningkatkan pencapaian ke
arah kejayaan. Seterusnya apabila organisasi matang, ramai yang
menimbulkan corak negatif, terhadap proses, damn tabiat yang telah
membawa kepada penciptaan perubahan pengurusan organisasi. Terdapat
banyak toeri perubahan organisasi. Antara perubahan yang terbaik bagi
sesebuah organisasi bergantung pada banyak pekara, termasuk cara
mengatasi halangan dalam organisasi.

4. Apakah Metodologi Pengurusan Perubahan Prosci ?

i. Pada tahun 2022, berikutan kajian penanda aras pengurusan perubahan

ketiga mereka, Prosci membuat satu pembangunan proses pengrusan
perubahan organisasi. Ia telah dibangunkan mengikut dasar kajian dengan
lebih 1600 peserta dalam masa sepuluh tahun lebih. Ia adalah penyatuan
pelajaran kolektif yang dipelajari oleh mereka yang memperkenalkan
perubahan di seluruh dunia. Ia dibina dalam beberapa rangkapan yang mana
satu pasukan projek boleh melengkapakan perubahan tertentu atau dengan
inisiatif yang disokong.

ii. Metodologi Prosci mengintegrasikan pengurusan perubahan individu dengan

pengurusan perubahan organisasi untuk memastikan pencapaian keputusan
dalam perniagaan. Pautan ini antara pengurusan perubahan individu dengan
pengurusan perubaha organisasi adalah perbezaan utama daripada
kebanyakan metodologi pengurusan perubahan.

5. Mengapa kita memerlukan pelan pengurusan kakitangan ?

i. Memahami tujuan hakiki

ii. Lakukan dengan tepat
iii. Gunakan templat yang baik
iv. Berhubung
v. Latihan
vi. Ganjaran dan kesan
vii. Pertimbangan

PRISCILLA ANAK MANI T982-001-4:2018 MODUL 7

 MODUL 7 : KESEDARAN PENGURUSAN PERUBAHAN
SUB MODUL 2 INISIATIF PENGURUSAN PERUBAHAN
NO KOD Z-009-4:2015-MO7/P(3/5)

SOALAN :

1. Apakah yang dimaksudkan dengan Sikap Mental Positif ( PMA ) ?

Sikap mental positif ialah falsafah yang mempunyai keadaan optimis dalam setiap
kehidupan seseorang yang menerima perubahan positif dan meningkatkan
pencapaian. Pengikut falsafah ini menggunakan keadaan pemikiran yang terus –
menerus mencari cara perlaksanaan untuk berjaya, atau mendapatkan hasil yang
dihajati, tanpa mengira keadaan. Ia bertentangan dengan perasaan negatif, sikap
kalah dan putus asa. Keyakinan dan harapan adalah amat penting kepada
pembangunan PMA.

2. Apakah 5 inisiatif pengurusan yang boleh membantu mengatasi kesan pengurusan

perubahan ?

i. Tanamkan sikap yang betul untuk pemikiran yang positif

ii. Sokong pekerja untuk menjadi lebih positif

iii. Memperkenalkan skim mentor untuk membantu kakitangan berkelakuan lebih

positif

iv. Galakkan pekerja untuk merekodkan pencapaian mereka

v. Galakkan pekerja untuk menyumbang sesuatu

3. Apakah prosedur mitigasi dan adaptasi yang pengurusan boleh tawarkan ?

i. Bertindak sebagai sokongan kepada kakitangan

ii. Lakukan sesuatu untuk membantu pekerja faham

iii. Jadikan mereka selesa

iv. Laksanakan peralihan dengan lancar

v. Menjimatkan masa dalam tempoh penyesuaian

PRISCILLA ANAK MANI T982-001-4:2018 MODUL 7

 MODUL 7 : KESEDARAN PENGURUSAN PERUBAHAN
SUB MODUL 2 PERLAKSANAAN BIMBINGAN DAN MENTOR
NO KOD Z-009-4:2015-MO7/P(4/5)

SOALAN :

1. Apakah itu kaunseling ?

Kaunseling ditakrifkan sebagai perbincangan mengenai masalah emosi pekerja,

dengan tujuan untuk mengurangkannya. Oleh itu, kaunseling;

a) Berurusan dengan masalah emosi.

b) Adalah satu tindakan komunikasi.

c) Secara umumnya untuk memahami dan/atau mengurangkan gangguan emosi

pekerja.

d) Boleh dilakukan oleh kedua – duanya, pengurus dan kaunselor yang terlatih
secara professional.

2. Apakah itu bimbingan ?

Ia ditakrifkan sebagai kaedah pengarahan, mengarahkan dan melatih seseorang atau

satu kumpulan, dengan tujuan untuk mencapai matlamat atau membangunkan
kemahiran tertentu. Terdapat banyak cara untuk membimbing, jenis bimbingan dan
kaedah untuk membimbing. Arahan boleh termasuk ceramah motivasi dan latihan
mungkin termasuk seminar, bengkel, dan amalan yang diselia.

3. Apakah perbezaan di antara bimbingan dan mentor ?

Secara umumnya panduan bimbingan individu memberi tumpuan kepada prestasi

kerja dan bertujuan untuk seseorang sahaja. Pebimbing secara khusunya menasihati
orang itu bagaimana untuk menangani dan melaksanakan tugas tertentu, mereka
menyediakan maklumbalas yang membina dan mewakilkan tugas yang serupa,
menetapkan matlamat atau peringkat tugas yang lebih tinggi untuk seseorang
selesaikan. Pebimbing dalam kebanyakan kes akan menjadi penyelia segera atau
pengurus yang akan mempunyai tanggungjawab menyeluruh ke atas prestasi
keseluruhan jabatan. Bimbingan adalah tentang mempunyai hubungan yang positif di
mana orang yang dibimbing menghormati, percaya dan mengenali pembimbing.

PRISCILLA ANAK MANI T982-001-4:2018 MODUL 7

 MODUL 7 : KESEDARAN PENGURUSAN PERUBAHAN
SUB MODUL 3 PENJENAMAAN ORGANISASI
NO KOD Z-009-4:2015-MO7/P(5/5)

SOALAN :

1. Terangkan apakah itu organisasi ?

Sebuah organisasi merupakan sebuah entiti yang terdiri daripada beberapa orang
seperti sebuah imstitusi atau sebuah pertubuhan yang mempunyai matlamat
Bersama. Sudah diakui secara meluas bahawa organisasi yang berbeza mempunyai
budaya tersendiri. Definisi yang biasa digunakan bagi budaya organisasi ialah “car
akita melihat dan melakukannya di sini “.

2. Bolehkah penjenamaan mendorong pelanggan ?

Boleh
Strategi pemasaran yang melibatkan ciptaan nama dan imej yang berbeza, selalunya
menggunakan logo dan/atau kata tanda supaya diingati, menarik perhatian dan
mengekalkan pelanggan.

3. Mengapakah budaya organisasi itu penting ?

i. Budaya menyatukan pekerja melalui rasa kebersamaan indentiti dalam

sesebuah organisasi.

ii. Budaya membolehkan organisasi untuk membezakan antara sesebuah

organisasi dengan organisasi lain.

iii. Budaya selalunya menimbulkan komitmen, mengatasi kepentingan peribadi.

iv. Budaya membentuk norma organisasi, peraturan dan standard. Dengan itu,
budaya membolehkan pekerja berfungsi dalam sesebuah organisasi dengan
mengajar mereka bagaimana untuk berkelakuan baik.

v. Budaya menjadi sangat penting dalam program / projek berdasarkan

organisasi. Dalam sesebuah organisasi, hierarki adalah mendatar dan proses
membuat keputusan bergerak mengikut matlamat projek / program sesebuah
unit dan jabatan. Dalam konteks ini, budaya membekalkan panduan untuk
mencapai matlamat objektif .

PRISCILLA ANAK MANI T982-001-4:2018 MODUL 7