5.

Recruit the right team and establish a project office

(Akin namang tutunghayan ang pag-recruit/Pag-kalap ng

tamang team/pangkat at matatag ng project office)

Bago pa man din simulan ang proyekto, panahon na para si project manager ay
bumuo ng project team. Dahil walang proyektong masisimulan kung wala pang na-
assemble na project team.

Ang pag recruit ng tamang team ay napaka importante o crucial sa parte ng project
initiation. Dahil sinisiguro nito ang isang project team ay nabubuo ng mga indibidwal
ng may kakayahan at kagalingan na may angkop na kasanayan at karanasan upang
magawa ang kanilang mga tungkulin sa proyekto. Upang gawin ito, kailangan ni
project manager na malaman kung sinu-sino nmga ba ang kailangan para sa
proyektong ito.

Bukod sa pag-recruit ng project team, mahalagang magtatag ng isang Project office

sa pangangasiwa ng konstruksyon. Ang isang project office, kadalasan ay tinatawag
na project management office o PMO, ay nagiging sentro ng impormasyon na may
kaugnayan sa proyekto, kasali na rito ang mga plano ng proyekto, schedule, budget,
at mga status report. Nakatutulong ito upang masiguro na lahat ng mga miyembro
ng Project team ay may access sa mga kinakailangang impormasyon at kagamitan
upang maipatupad ng epektibo ang kanilang mga tungkulin.

6. Set the foundation for a project plan

(Itakda ang pundasyon para sa isang plano ng proyekto/Project Plan)

Habang ang mga task ay nadedevelop sa plannning stage, pwede mo simulan ang
paghahanda ng mga sumusunod:

 WBS/ work breakdown structure - ay nagbibigay ng detalyadong plano ng

mga gawain at mga deliverables na kinakailangan sa bawat bahagi ng
proyekto. Ang WBS ay nagpapakita ng hierarchy ng mga gawain, mula sa
malawak na layunin ng proyekto hanggang sa mga detalyadong mga
gawain at mga task.
 Resource management plan -ay isang dokumento sa pamamahala ng
proyekto na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kinakailangang
resources para sa proyekto, kabilang ang mga tao, materyales,
kagamitan, at iba pa. Ito ay mayroong malaking papel sa tagumpay ng
proyekto dahil nagbibigay ito ng detalyadong plano sa paggamit ng mga
resources upang matiyak na magagamit ng wasto ang mga ito sa life
cyccle ng proyekto.

 Schedules - ay nagpapakita ng serye ng mga gawain na dapat gawin at

kailan dapat gawin upang makumpleto ang proyekto sa tamang oras.
Ang schedule ay nagbibigay rin ng tamang direksyon sa mga miyembro ng
koponan kung ano ang kanilang mga responsibilidad at kailan dapat
nilang tapusin ang kanilang mga gawain.

 Budget - Ito ay naglalaman ng isang detalyadong listahan ng mga gastos

sa buong proyekto, kabilang ang mga materyales, labor, teknolohiya, at
iba pang mga gastos na kailangan upang makumpleto ang proyekto.

Ang tamang pagpaplano at paggastos ng badyet ay mahalaga upang

matiyak na ang proyekto ay mai-deliver sa tamang presyo at kalidad, nang
hindi nagiging sanhi ng labis na gastos o pagbaba ng kalidad ng output.

 Risk management plan -ay naglalayong maprotektahan ang proyekto

mula sa mga hindi inaasahang pangyayari o problema. Ito ay tumutukoy
sa mga hakbang na gagawin upang maagapan at malunasan ang mga
posibleng problema at risk na maaaring makaapekto sa proyekto.Ito rin
ay magbibigay ng kumpiyansa sa mga stakeholder ng proyekto, dahil
alam nila na ang mga potensyal na problema ay kinilala at may mga
solusyon na naipapakita sa Risk Management Plan.

 Quality management plan - Ito ay naglalaman ng mga detalyadong

patakaran at pamantayan, mga gawain sa pagsusuri at pagsubaybay sa
kalidad, at mga hakbang sa pagpapabuti ng kalidad ng mga produkto o
serbisyo. At naglalayong mapanatili ang kumpiyansa at umayon sa
pangangailangan ng mga stakeholders.
Bakit kailangan mong gumamit ng Project charter ?

Ang Project ay isang mahalagang dokumento sa pamamahala ng proyekto. Ito ay

nagbibigay ng malinaw na pang-unawa sa layunin, kalagayan, at mga tuntunin ng
proyekto sa lahat ng mga interesadong partido, pati na rin sa mga kasapi ng
proyekto.Narito ang tatlong dahilan kung bakit dapat mong isaalang-alang ang
paggamit ng charter ng proyekto:

1. Nagpapabuti ng pamamahala sa oras - Ang pagkakaroon ng project charter ay

nakatutulong upang magkaroon ng maayos na pamamahala sa oras dahil nakalagay
dito ang mga mahahalagang panahong kailangan upang matapos ang mga gawain sa
proyekto.

2. Nagpapakristal sa badyet - Nakatutulong ang project charter upang ma-establish

ang badyet ng koponan. Ang malinaw na badyet ay nangangahulugan ng mas
kaunting pagkakagastos at mas magandang tsansa ng tagumpay ng proyekto!

3. Nakakatulong sa morale ng koponan - Sa pamamagitan ng paglalagay ng mga

layunin at mga responsibilidad sa charter ng proyekto, nakatutulong ito sa bawat
miyembro ng koponan na malaman ang kani-kaniyang tungkulin, kaya't
nababawasan ang pagkakaroon ng kalituhan at hindi pagkakaintindihan sa loob ng
grupo.

-NICOLE GANGAN SCRIPT