SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ THAY ĐỔI

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ THAY ĐỔI

GIỚI THIỆU

Quy trình quản lý thay đổi khi thực hiện dự án của Emes là một quy trình nội bộ áp dụng cho tất cả các
phòng ban tham gia vào dự án để thực hiện các yêu cầu thay đổi phát sinh từ chủ đầu tư, Quản lý dự
án, nhà thầu chính hay từ chính nhà thầu Emes.

Các thay đổi phải được ghi chép vào hồ sơ tổng hợp các thay đổi và được quản lý cũng như theo dõi
bởi chỉ huy trưởng của dự án và phải báo cáo cập nhật cho ban lãnh đạo công ty kịp thời.

Chi có những người với quyền quyết định về tài chính mới có thẩm quyền xác nhận hay chấp thuận về
giá của các thay đổi.

Các bước thực hiện quản lý thay đổi này sẽ giúp chỉ huy trưởng dự án theo dõi và cập nhật tiến trình
thực hiện các thay đổi từ lúc tiếp nhận cho tới lúc hoàn thành. Chỉ huy trưởng có nhiệm vụ cập nhật và
báo cáo cho ban lãnh đao công ty, nhà thầu chính, Quản lý dự án hay chủ đầu tư về tiến trình thực
hiện cũng như chi phí tổng dự án do các thay đổi gây ra một cách thường xuyên.

Các thay đổi phải được đánh giá chi tiết về các ảnh hưởng đến tiến độ, chi phi, phạm vi công việc
trước khi đệ trình xin phê duyệt.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN QUẢN LÝ THAY ĐỔI

Yêu Cầu Thay Đổi

Phê Duyệt Yêu Cầu Thay Đổi

Ghi Chép Các Thay Đổi

Theo Dõi Và Xác Nhận Các Thay

Đổi

CONFIDENTIAL INFORMATION – FOR EMES USE ONLY

 SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ THAY ĐỔI

Bước 1
BỘ PHẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ THAY ĐỔI
QUY TRÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

Vai trò & Trách nhiệm Quy trình Kết quả/Biểu mẫu/Ghi chép

Yêu cầu thay đổi / Danh sách

thay đổi
Chỉ huy trưởng
1
• Tiếp nhận các thay đổi từ CDT,
QLDA, GC. Tiếp nhận và xem xét các
yêu cầu thay đổi
•Chuẩn bị các yêu cầu chi tiết về
thay đổi để làm việc với các bên
nội bộ của cty như phòng D&T,
mua hang, kế toán, HR…

Chỉ huy trưởng/ Giám đốc DA 2

EMES PM Change Order Request
• Phân tích đánh giá các khía Điền thông tin vào biểu
Template
cạnh kỹ thuật và tài chính cho mẫu Yêu cầu thay đổi
các thay đổi.
• Tổ chức các cuộc thảo luận với
các bên liên quan như CDT,
QLDA, GC để làm rõ các yêu
cầu thay đổi. 3
Đệ trình các giải pháp pháp kỹ Đệ trình Yêu cầu thay đổi
thuật, các yêu cầu vật tư phục để các bên phê duyệt
vụ các thay đổi cho Giám đốc
DA đánh giá tác động đến chi
phí, thời gian cũng như phamk vi
công việc.
Đệ trình yêu cầu thay đổi lên ban
lãnh đạo công ty để phê duyệt
chi phí.
5
Đệ trình thay đổi cho các bên
Cập nhật các thay đổi vào EMES PM Change Register Template
liên quan để phê duyệt.
danh sách thay đổi với
đầy đủ các thông tin chi
tiết.
Chuẩn bị chỉ thị công trình EMES PM PMI Template
Chỉ huy trưởng
để phát hành cho nhà
• Tiếp nhận bản phê duyệt thay thầu phụ
đổi, cập nhật vào danh sách thay
đổi và chuẩn bị chỉ thị công trình
để thực hiện thay đổi
Giám đốc DA KEY
6
• Kiểm tra nội dung chỉ thị công
trình trước khi phát hành.
Phát hành chỉ thị công
trình cho nhà thầu phụ
 Phê Duyệt

thực hiện thay đổi

✓ Đánh giá tác động

CONFIDENTIAL INFORMATION – FOR EMES USE ONLY

 SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ THAY ĐỔI

Bước 2
BỘ PHẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ THAY ĐỔI
QUY TRÌNH & KẾT QUẢ THỰC HIỆN

Vai trò và trách nhiệm Quy trình Kết quả/Biểu mẫu/Ghi chép

Theo dõi và xác nhận các thay đổi

Chỉ huy trưởng
• Theo dõi quá trình thực hiện và
việc thanh toán các thay đổi
6
• Cập nhật thường xuyên ảnh
Cập nhật chi phí các thay
hưởng đến chi phí dự án theo
đổi trong báo cáo tuần,
mỗi yêu cầu thay đổi lên hệ
theo dõi việc thự hiện và
thống.
thanh quyết toán
• Đảm bảo các thanh quyết toán
theo đợt hay thanh lý hợp đồng
đã bao gồm đầy đủ các thay đổi
đã thực hiện.
Giám đốc dự án End

• Đảm bảo tất cả các yêu cầu và

các bước thực hiện trên đây
được Chỉ huy trưởng thực thi
đầy đủ và đúng.
•Cung cấp sự hỗ trợ cho Chỉ huy
trưởng trong việc giám sát các
bộ phận liên quan trong công ty
thực hiện các thay đổi.

KEY

 Phê Duyệt

✓ Đánh giá tác động

CONFIDENTIAL INFORMATION – FOR EMES USE ONLY

 SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ THAY ĐỔI

QUẢN LÝ THAY ĐỔI

Biểu mẫu đính kèm

EMES PM Change Order Request Template

EMES PM Change Register Template

EMES PM PMI Template

Ghi chú: Quy trình quản lý thay đổi này được thực hiện chung cho các dự án của Emes, nếu một dự
án nào đó có quy trình quản lý riêng được ban hành từ chủ đầu tư, QLDA, nhà thầu chính thì Chỉ huy
trưởng phải ưu tiên áp dụng quy trình, biểu mẫu được ban hành từ các đơn vị liên quan.

CONFIDENTIAL INFORMATION – FOR EMES USE ONLY