ÔN KIỂM TRA QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Phân biệt QLDA và QLSX. VD minh hoạ

QLSX
Nhiệm vụ Có tính lặp đi lặp lại, liên tục
Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp
Một khối lượng hàng hóa dịch vụ được
sản xuất trong một thời kỳ
QLDA
Nhiệm vụ Không có tính lặp đi lặp lại
mà có tính chất mới mẻ
Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao
Tập trung vào 1 loại hay một số lượng
nhất định vào hàng hóa, dịch vụ

Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại cty, DN lâu dài Thời gian tồn tại dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê có sẵn và có hữu ích Các số liệu thống kê được sử dụng hạn
đối với việc ra quyết định chế trong dự án
Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Chi phí là vô cùng lớn, thậm chí là đổ
bể dự án nếu phán đoán sai
Tổ chức theo một nhóm là hình thức phổ Nhân sự mới cho mỗi dự án
biến
Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh Phân chia trách nhiệm tùy theo tính
theo thời gian chất từng dự án
Môi trường làm việc ổn đinh. Môi trường làm việc thường xuyên thay
đổi
Ví dụ:
QLDA: Xây dựng một tòa nhà cao tầng hay xây dựng một đường hầm là một dự án.
Quản lý dự án ở trong trường hợp này
QLSX: Nhà máy sản xuất ô tô là một ví dụ về quản lý sản xuất. Tại đây, quản lý sản
xuất liên quan đến việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng và quản lý
nguồn lực để sản xuất xe hơi với chất lượng cao và hiệu suất tối đa.
2. Phân biệt AOA và AON. VD minh hoạ
Phân biệt AOA và AON
AOA AON
Mỗi công việc được đặt trên 1 mũi Mỗi công việc được đặt vào 1
tên điểm nút (Ô)
Có thể sử dụng biến giả Không có biến giả
Có các sự kiện ở các điểm mút Không có các sự kiện
Các mũi tên không được giao nhau và Các mũi tên có thể giao cắt
không dùng các đường cong nhau
Cách xây dựng phức tạp và mất Cách xây dựng đơn giản, dễ
nhiều thời gian dàng hơn AOA
 Ví dụ minh họa
Công việc Công việc trước
A _
B _
C B
D A,B

AOA AON

A 3 D A

D
1 BĐ KT
4

B B C
2 C

3. Mục tiêu QLDA? Đánh đổi mục tiêu? VD minh hoạ

* Mục tiêu của QLDA:
Mục tiêu chung của các dự án là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu
cầu kĩ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời
gian cho phép. Ba mục tiêu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và có thể biểu hiện
bằng công thức sau:
C = f (P,T,S)
Trong đó:
- C: Chi phí
- P: Mức độ hoàn thành công việc
- T: yếu tố thời gian
- S: Phạm vi dự án
* Đánh đổi mục tiêu:
Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục
tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất
cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án.
Trên thực tế, không phải tất cả các dự án đều có thể thực hiện theo kế hoạch mà
thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau
nên đánh đổi mục tiêu là một kĩ năng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu
diễn ra suốt trong quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Ở mỗi giai đoạn
của dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân
thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có
ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác.
Khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án, thường đi theo 6 bước sau đây:
 Bước 1: Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc
 Bước 2: Nghiên cứu các mục tiêu của dự án
 Bước 3: Phân tích môi trường dự án và hiện trạng
 Bước 4: Xác định các lựa chọn
 Bước 5: Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất
 Bước 6: Điều chỉnh kế hoạch dự án
Sau khi đã xác định được phương án đánh đổi hợp lý, nhà quản lý dự án sẽ điều chỉnh
kế hoạch của dự án theo nhằm hoàn thành dự án theo đúng mục tiêu ban đầu đã đề ra
* Ví dụ minh hoạ:
Ví dụ minh hoạ về đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án có thể là một dự án xây
dựng công trình. Ban đầu, mục tiêu của dự án có thể là hoàn thành công trình trong
một khoảng thời gian nhất định và dưới ngân sách đã định. Tuy nhiên, sau khi tiến
hành công việc, nhóm quản lý dự án nhận ra rằng việc tuân thủ ngân sách ban đầu sẽ
dẫn đến giảm chất lượng công trình hoặc không đáp ứng đủ tiến độ.
Để đảm bảo an toàn và chất lượng công trình, nhóm quản lý dự án quyết định thay đổi
mục tiêu bằng cách tăng ngân sách để sử dụng vật liệu và công cụ tốt hơn, thuê thêm
nhân công và hợp đồng với các nhà cung cấp có uy tín hơn. Điều này sẽ kéo dài thời
gian hoàn thành công trình và tăng tổng chi phí.
Việc đánh đổi mục tiêu trong trường hợp này cho phép nhóm quản lý dự án tăng
cường chất lượng công trình và đảm bảo an toàn cho công nhân. Mặc dù thời gian và
ngân sách đã thay đổi, nhưng mục tiêu cuối cùng là hoàn thiện một công trình chất
lượng vẫn được đảm bảo.
4. Khái niệm, đặc điểm, ưu nhược điểm, các mô hình QLDA
Căn cứ vào điều kiện, năng lực của CĐT và yêu cầu của dự án:
+ CĐT trực tiếp quản lý dự án
+ Chủ nhiệm điều hành dự án
+ Mô hình chìa khoá trao tay
Trong phạm vi DN, căn cứ vào đặc điểm hình thành, vai trò và trách nhiệm của
ban quản lí dự án
+ Quản lí dự án theo chức năng
+ Quản lí dự án dạng chuyên trách
+ Quản lí dự án theo ma trận
1. Chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án: là hình thức tổ chức quản lí mà chủ đầu
tư hoặc tự thức hiện dự án ( tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự
chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lí dự án để
quán lí việc thực hiện các công việc dự án theo sự uỷ quyền.
Đặc điểm:
 Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện hay thành lập Ban QLDA để giúp CĐT tổ chức
thực hiện các dự án do CĐT yêu cầu
 Ban QLDA tham gia 2 hoặc 3 khâu trong chu kì của dự án
 Nếu thành lập Ban QLDA thì Ban QLDA là một tổ chức không có tư cách
pháp nhân độc lập vì vậy không được thành lập các Ban QLDA trực tiếp
 Ban QLDA được phép tổ chức quản lý nhiều dự án nếu được CĐT yêu cầu và
chịu trách nhiệm trước CĐT và pháp luật về công việc được giao
 CĐT toàn quyền quyết định trong quá trình thực hiện dự án và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả của dự án
Ưu điểm:
• Không phải đi thuê (giảm chi phí)
• Giảm thất thoát lãng phí (trực tiếp kiểm soát nên sát sao hơn)
• Thời gian thực hiện nhanh do luồng thông tin ngắn, chỉ trải qua 2 cấp, đồng thời
xử lý thông tin nhanh chóng, phản ứng nhanh trước những thay đổi
Nhược điểm:
• Đây không phải là mô hình QLDA chuyên nghiệp
• Bên cạnh đó đối với những dự án ĐT thường có rủi ro thì MH này nếu áp dụng
sẽ tập trung rủi ro (khi rủi ro phải gánh chịu 100%)
Điều kiện áp dụng:
• Những dự án có quy mô vốn nhỏ, tính chất kỹ thuật đơn giản, gắn với chuyên
môn sâu của CĐT
• Đối với CĐT: CĐT phải có đầy đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm quản lý
2. Chủ nhiệm điều hành dự án: Là mô hinhg tổ chức quản lí trong đó CĐT giao
cho ban quản lí dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lí có
 điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với qui mô, tính chất của dự án làm
chủ nhiệm điều hàn, quản lí việc thực hiện dự án.
Đặc điểm:

➢CĐT giao hoặc thuê 1 Ban QLDA chuyên ngành hoặc 1 tổ chức tư vấn có đầy
đủ điều kiện, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm quản lý làm chủ nhiệm điều hành
DA ➢ Chủ nhiệm điều hành DA là 1 tổ chức có tư cách pháp nhân độc lập, có
đăng ký về tư vấn và quản lý hđ đầu tư

➢ Mọi quyết định của CĐT liên quan đến dự án được triển khai thông qua chủ
nhiệm điều hành dự án

➢Chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm trước CĐT và pháp luật về quá
trình tổ chức quản lý thực hiện dự án
Ưu điểm
• Là mô hình QLDA chuyên nghiệp
• Là mô hình phân tán rủi ro
Nhược điểm
• Chi phí cao
• Thời gian thực hiện kéo dài, luồng thông tin trải qua nhiều cấp độ hơn
• Có thể gây thất thoát, lãng phí lớn
Điều kiện áp dụng:
- Quy mô vốn lớn
- Tính chất kỹ thuật phức tạp
- Sử dụng nguồn vốn nhà nước
3. Mô hình chìa khoá trao tay: là hình thức tổ chức trong đó ban quản lí dự án
không chỉ là đại diện toàn quyền của CĐT-chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án.
Đặc điểm

➢CĐT tự lập dự án hoặc thuê tư vấn lập dự án

➢Sau khi dự án được phê duyệt, CĐT tổ chức đấu thầu và lựa chọn Tổng thầu

➢Tổng thầu là một tổ chức có tư cách pháp nhân và được toàn quyền quyết định
trong quá trình thực hiện dự án và quản lý quá trình thực hiện dự án (CĐT k tham gia
sau khi lựa chọn Tổng thầu)

➢Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án hoặc được phép thuê các nhà thầu phụ tiến hành
một phần các công việc
➢CĐT phải thuê tư vấn giám sát quá trình thực hiện của Tổng thầu
Ưu điểm
• Là mô hình QLDA chuyên nghiệp
• Là mô hình phân tán rủi ro
• Luồng thông tin nhanh, thời gian thực hiện dự án nhanh
Nhược điểm
• Dễ gây thất thoát, lãng phí (yêu cầu CĐT phải thuê tư vấn GS nếu không rất dễ có sự
câu kết…)
• Thường có sự câu kết giữa tư vấn giám sát và nhà thầu
Điều kiện áp dụng:
- Quy mô vốn lớn
- Tính chất kỹ thuật phức tạp
- Sử dụng nguồn vốn nhà nước
4. Tổ chức dự án theo chức năng: là (1) dự án được đặt vào một phòng chức năng
nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào tính chất của dự án) và
(2) các thành viên quản lí dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác
nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lí của phòng chức năng nhưng lại đảm bảo phần
việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lí điều hành dự án.
Đặc điểm

➢Thành lập 1 nhóm QLDA và được đặt vào một phòng chức năng phụ thuộc vào đặc
điểm, tính chất của dự án

➢Các nhân viên trong nhóm QLDA được điều chuyển tạm thời từ các phòng chức
năng đến

➢Thông thường, trưởng phòng chức năng sẽ là trưởng nhóm QLDA

Ưu điểm
• Giảm chi phí
• Tận dụng được tối đa nguồn lực (một thành viên có thể thực hiện nhiều dự án)
• Không phải giải quyết vấn đề hậu dự án (các thành viên trở về vị trí ban đầu của
mình)
Nhược điểm
• Là mô hình tổ chức QLDA không chuyên nghiệp
• Sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm không cao, sự phối hợp giữa các thành
viên trong nhóm không nhịp nhàng, ăn khớp
• Luồng thông tin dài
• Các thành viên trong nhóm QLDA không nhận được sự ưu tiên đầy đủ, cần thiết cho
việc QLDA
• Trưởng nhóm QLDA không được trao quyền đầy đủ
Điều kiện áp dụng:
- Dự án nhỏ, kỹ thuật đơn giản
5. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lí dự án: là hình thức tổ chức quản lí mà các
thành viên ban quản lí dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn,
chuyên thực hiện quản lí điều hành dự án theo yêu cầu được giao.
Đặc điểm

➢Thành lập một phòng hay ban QLDA chuyên biệt, đứng song song với các phòng
chức năng khác

➢Các thành viên của phòng QLDA tách biệt hoàn toàn với các phòng chức năng
khác, chuyên làm nhiệm vụ quản lý quá trình thực hiện dự án
Ưu điểm
• Mô hình tổ chức quản lý chuyên nghiệp
• Ổn định về mặt nhân sự
• Sự phối hợp giữa các thành viên nhịp nhàng, ăn khớp
• Nhận được sự ưu tiên đầy đủ cho việc quản lý dự án
• Chủ nhiệm điều hành dự án hay trưởng phòng QLDA được trao quyền đầy đủ để
giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến quá trùnh tổ chức, thực hiện DA
• Luồng thông tin ngắn
Nhược điểm
• Sử dụng không hợp lý thì sẽ gây lãng phí nhiều nguồn lực (Dự án nhiều nơi, thuê
thêm chuyên gia) => gia tăng chi phí
• Phải giải quyết vấn đề hậu dự án
Điều kiện áp dụng:
- Dự án lớn, kĩ thuật phức tạp, thời gian dài
6. Tổ chức dự án theo ma trận: là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức quản lí dự án
theo chức năng và mô hình tổ chức quản lí chuyên trách dự án.
Đặc điểm

➢Có một chủ nhiệm chương trình quản lý tất cả các dự án trong DN

➢Mỗi dự án có một chủ nhiệm dự án riêng

➢Trong mỗi dự án có 2 loại nhân viên:

➢Nhân viên toàn thời gian: nhân viên chuyên QLDA

➢Nhân viên bán thời gian: nhân viên điều chuyển từ các phòng chức năng, phụ trách
quản lý chuyên môn
Ưu điểm
• Mô hình tổ chức QLDA chuyên nghiệp
• Sử dụng linh hoạt và tối ưu nguồn lực trong DN
Nhược điểm
• Một nhân viên chịu sự quản lý của 2 thủ trưởng
• Dễ tạo nên “bệnh tập thể”
Điều kiện áp dụng:- Dự án có quy mô trung bình, nếu áp dụng cho những dự án lớn
thì dễ trở nên cồng kềnh, phức tạp và luồng thông tin dài
5.Khái niệm đường găng:
 Đường găng là đường nối các sự kiện găng hay các sự kiện có thời gian dự trữ
bằng 0
 Đường găng là đường dài nhất trong sơ đồ mạng, biểu hiện thời gian ngắn nhất
mà dự án có thể hoàn thành
 Đường găng là đường dài nhất đi từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối
Biến giả: là công việc không có thực, không có hao phí Thời gian và hao phí tài
nguyên nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ trước sau giữa các công việc và sự
kiện
Thời gian dự trữ toàn phần: là khoảng thời gian một công việc có thể chậm trễ hay
kéo dài nhưng không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án
Thời gian dự trữ tự do: là khoảng thời gian một công việc có thể chậm trễ hay
kéo dài nhưng không ảnh hưởng đến ngày bắt đầu của các công việc kế tiếp
6.Phân biệt sơ đồ PERT- sơ đồ GANTT
 GANTT PERT

Là biểu đồ cột Là biểu đồ mạng

Thường được sử dụng cho các dự án nhỏ Có thể được sử dụng cho các dự án lớn và
phức tạp
Tập trung vào thời gian cần thiết để hoàn Tập trung vào sự phụ thuộc các mối quan
thành một nhiệm vụ hệ

Dễ xây dựng, đơn giản và dễ hiểu hơn Đôi khi có thể gây khó hiểu và phức tạp
nhưng có thể được sử dụng để hình dung
đường dẫn quan trọng

Sơ đồ PERT

Sơ đồ GANTT
7.So sánh 2 chương trình điều chỉnh 1 với 2
Chương trình điều chỉnh 1 Chương trình điều chỉnh 2
Kế hoạch cp cực tiểu Kế hoạch tăng giảm cp của chương trình
đẩy nhanh
Xuất phát chương trình bình thường Xuất phát chương trình đẩy nhanh
-Tg dài -tg ngắn nhất
- chi phí không quá cao -chi phí cao
Tác động vào công việc găng giảm thời Tác động vào công việc không găng
gian CPTT<= CPGT Kéo dài TGDTtd -> CPTT giảm
Kết quả Kết quả
- Dự án nhanh hơn - Thời gian nhanh
- Chi phí dự án tăng ít nhất - Chi phí giảm

8.Nội dung công tác quản lý chất lượng dự án

a. Lập kế hoạch chất lượng dự án:
Là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức
để đạt các tiêu chuẩn đó.
 Để lập kế hoạch chất lượng dự án cần những yếu tố đầu vào sau đây:
- Chính sách chất lượng của doanh nghiệp.
- Phạm vi dự án.
- Các tiêu chuẩn và qui định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng
đến chất lượng dự án
 Nội dung của công tác lập kế hoạch chất lượng dự án:
- Xây dựng chương trình, chiến lược, chính sách và kế hoạch hoá chất
lượng.
- Xác định những yêu cầu chất lượng phải đạt tối trong từng thời kỳ, từng
giai đoạn của quá trình thực hiện dự án.
- Phân tích tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án, chỉ
ra phương hướng kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện
thành công kế hoạch chất lượng
b.Đảm bảo chất lượng dự án
- Là tất cả cáo hoạt động có kế hoạch và hệ thống được thực hiện trong phạm vi
hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng
tương ứng.
- Là việc đánh giá thường xuyên tình hình hoàn thiện để đảm bảo dự án sẽ thoả
mãn các tiêu chuẩn chất lượng đã định.
- Đòi hỏi dự án phải được xây dựng theo những hướng dẫn quy định, tiến hành
theo các quy trình được duyệt, trên cơ sở những tính toán khoa học, theo lịch
trình, tiến độ kế hoạch…
c. Kiểm soát chất lượng dự án
- Là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem đã tuân thủ các
tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm các biện pháp để loại bỏ những nguyên
nhân không hoàn thiện.
- Được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Công tác kiểm soát chất lượng là sử dụng rất nhiều kiến thức thống kê
9. So sánh giám sát dự án với quản lý dự án

Tiêu thức so sánh Giám sát dự án Đánh giá dự án

Cả hai phương pháp đểu
Giống nhau liên quan đến việc đo lường
thực hiện so với mục tiêu
Khác nhau
1. Nhân sự thực hiện Cán bộ quản lý dự án
2. Thời gian thực hiện Thường xuyên liên tục
Nhấn mạnh khu vực nội tại
3. Phạm vi xem xét
của dự án
Các chi tiết thường ngày,
4. Sử dụng dữ liệu
không tổng hợp lại
Thông tin cấp bách, khẩn
5. Tính cấp bách của
trương để phản hồi nhanh
thông tin
cho các cấp quản lý
6. Các nguyên tắc và Các chính sách và nguyên
chính sách tắc được chấp nhận trong
Những người đánh giá
dự án không phải là
cán bộ dự án mà ở
bên ngoài dự án
Rời rạc, thường là
giữa kỳ và vào lúc dự
án đã hoàn thành
Xem xét các tác động
rộng lớn hơn của dự
án bao gồm các tác
động kinh tế, môi
trường, xã hội và giới
Dữ liệu được tổng
hợp lạỉ để đạt được
một bức tranh chung
vé các mục tiêu của
dự án
Không cấp bách
Chính sách và nguyên
tắc được kiểm tra và
 xem xét lại nếu trong
quá trình giám sát
đánh giá thấy cẩn thiết
Liên quan đến mục
Liên quan chủ yếu đến các
tiêu, mục đích dể
7. Nội dung xem xét hoạt động, các đầu ra và
nhận dạng và rút ra
kiểm tra quá trình triển khai
các bài họ