MỤC LỤC

1 TẠO HBL
2 TẠO MBL
3 TẠO BOOKING
4 IN BILL
5 IN DELIVERY ORDER
6 IN ARRIVAL NOTICE
7 IN MANIFEST
8 IN GIẤY ỦY QUYỀN
9 IN DEBIT (CHƯA CONFIRM)
10 IN PAYMENT REQUEST (CHƯA CONFIRM)
11 CONFIRM CHI PHÍ TRONG NƯỚC REVENUE
12 CONFIRM CHI PHÍ TRONG NƯỚC EXPENSE
13 CONFIRM CHI PHÍ NƯỚC NGOÀI
14 COPY & ĐỔI TÊN BILL
15 XÓA HBL & MBL
16 IN PROFIT TRÊN HBL
17 IN PROFIT TRÊN MBL
18 TẠO BÁO GIÁ (TARIFF)
19 TẠO CHI PHÍ (LCC) MỚI
20 TẠO KHÁCH HÀNG MỚI
21 TẠO GHI CHÚ
22 SET TỶ GIÁ THEO NGÀY
23 UPDATE TỶ GIÁ CUỐI THÁNG
24 TẠO CUSTOMS CLEARANCE
25 TẠO WAYBILL
26 TẠO QUOTATION
27 XEM DEBIT THÁNG/DOANH THU THÁNG
28 XEM CÔNG NỢ TRONG NƯỚC THÁNG
29 XEM CÔNG NỢ NƯỚC NGOÀI THÁNG
30 XEM PROFIT THÁNG
 Cách tạo HBL

Cách 1. Tạo HBL từ Order: Order plannin

Cách 2. Tạo HBL trực tiếp từ HBL
o HBL

der planning --> HBL entry

ếp từ HBL entry
HBL entry gồm 3 tab:
Tab Main: phần trang chính đ
bill và các chứng từ liên quan
hàng, Manifest và giấy ủy quy
Tab FRT Charge: dùn
+++ Ở MỤC REVE

1. Bill to party: tên K

liệu từ phần Main chí
Tuy nhiên KH vẫn có
mục Bill to party của

2. CURR/ Ex-rate: Tỷ
sử dụng và tỷ giá của
Tỷ giá này sẽ được áp
Khi nhập tỷ giá vào C
PRF CURR/Ex-Rate
Nếu người dùng muố
thể nhập tỷ giá khác ở

Nhập liệu chi phí: để

thêm dòng chi phí cầ
Ở mỗi dòng chi phí đ
3. LCC: code chi phí
4. LCC name: tên chi
 Nhập liệu chi phí: để
thêm dòng chi phí cầ
Ở mỗi dòng chi phí đ
3. LCC: code chi phí
4. LCC name: tên chi
5. P/C: Prepaid/ Colle
Tuy nhiên phần mềm
Hàng OUT: P- chi p
C- chi phí phả
Hàng IN: P- chi phí
C- chi phí phải t
Phần chọn P/C sẽ ảnh
dùng vui lòng chú ý k
6.Đơn vị của chi phí
7. Số lượng đơn vị cầ
8. Đơn giá
9. Loại tiền tệ cần tín
10. Loại thuế suất
11. Amount: số tiền,
12. Amount (L)- số ti
13. Amount (USD) -
14. VAT & TOTAL: t
VAT(F) & TOTA
nào nhập tiền USD sẽ
15. Cột Bill to Party:
Cột Partner: là cột thể
Trường hợp người dù
thay đổi thông tin ngư
16. Nếu là Chi phí th
PROXY
17. Tổng tiền và tổng
thay đổi thông tin ngư
16. Nếu là Chi phí th
PROXY
17. Tổng tiền và tổng

+++ Ở MỤC EXPEN

18. Tên nhà cung cấp

19. Loại chi phí: vì tr
phân bổ từ MBL.
Individual - Chi phí t
Common - Chi phí từ
Các thông tin còn lại
Tab B/L Infor
1. Tab này sẽ
và MBL
2. Thông tin I
Thông tin n
Nơi Dỡ hà
3. Thông tin n
mềm sẽ tự upd
4. PERFORM
 tab:
rang chính để nhập thông tin chính dùng để in
từ liên quan: Thông báo hàng đến, Lệnh giao
à giấy ủy quyền.
 Charge: dùng để nhập doanh thu và chi phí của lô hàng.
MỤC REVENUE - DOANH THU:

party: tên Khách hàng công ty cần thu tiền, tên KH này được l
hần Main chính được nhập trước đó.
n KH vẫn có thể nhập nhiều tên KH cần thu tiền ở mỗi dòng ch
to party của dòng chi phí đó.

R/ Ex-rate: Tỷ giá của lô hàng. Người dùng cần nhập loại tiền tệ
và tỷ giá của tiền tệ đó và nhấn Enter.
ày sẽ được áp dụng cho các dòng chi phí.
p tỷ giá vào CURR/Ex-Rate của Revenue sẽ tự động cập nhập x
RR/Ex-Rate của Expense.
ời dùng muốn sử dụng 1 tỷ giá khác cho phần Expense thì mìn
tỷ giá khác ở PRF CURR/Ex-Rate và ở MBL.

ệu chi phí: để nhập các dòng phí, người dùng nhấp vào dấu (+)
ng chi phí cần nhập.
òng chi phí đều có các mục
code chi phí
name: tên chi phí
ệu chi phí: để nhập các dòng phí, người dùng nhấp vào dấu (+)
ng chi phí cần nhập.
òng chi phí đều có các mục
code chi phí
name: tên chi phí
repaid/ Collect
ên phần mềm có logic:
UT: P- chi phí phải thu/trả trong nước
- chi phí phải thu/ trả ngoài nước
N: P- chi phí phải thu/ trả ngoài nước
hi phí phải thu/ trả trong nước
ọn P/C sẽ ảnh hưởng đến việc in debit cho KH trong nước nên n
lòng chú ý kỹ.
của chi phí cần nhập.
ợng đơn vị cần tính.
iá
iền tệ cần tính.
thuế suất
unt: số tiền, ở mục này là tùy thuộc vào loại tiền người dùng đã
unt (L)- số tiền được qui về tiền VND
unt (USD) - số tiền được qui về tiền USD
& TOTAL: thuế GTGT và tổng tiền ở tiền VND
(F) & TOTAL (F): thuế GTGT và tổng tiền ở tiền USD (những
p tiền USD sẽ show ở 2 cột này)
Bill to Party: là cột thể hiện tên KH trong nước cần thu tiền.
ner: là cột thể hiện tên KH nước ngoài cần thu tiền
hợp người dùng cần thu tiền từ nhiều KH khác nhau thì mình có
thông tin người cần thu tiền ở cột này
là Chi phí thu/chi hộ, người dùng nhớ clich chọn ô PAYMENT

tiền và tổng VAT những chi phí thu trong nước

thông tin người cần thu tiền ở cột này
là Chi phí thu/chi hộ, người dùng nhớ clich chọn ô PAYMENT

tiền và tổng VAT những chi phí thu trong nước

MỤC EXPENSE - CHI PHÍ

nhà cung cấp cần thanh toán chi phí.

chi phí: vì trong HBL sẽ bao gồm chi phí từ cả HBL và chi phí
từ MBL.
al - Chi phí từ HBL
n - Chi phí từ MBL
g tin còn lại trên mục Expense cũng tương tự như Revenue.
 ab B/L Information: Thông tin B/L
. Tab này sẽ thể hiện các liên kết của HBL với các menu khác:
à MBL
. Thông tin Incoterm
Thông tin nhà kho: Storage Place
Nơi Dỡ hàng: Unloading Place
. Thông tin người dùng - PIC tạo HBL này, thường thông tin nà
mềm sẽ tự update.
. PERFORM FIX Date: ngày fix dữ liệu
 hàng.

H này được lấy dữ

mỗi dòng chi phí ở

ập loại tiền tệ cần

g cập nhập xuống

ense thì mình có

vào dấu (+) để

vào dấu (+) để

g nước nên người

gười dùng đã nhập.

USD (những phí

thu tiền.

u thì mình có thể

PAYMENT BY
 PAYMENT BY

BL và chi phí được

Revenue.
 menu khác: Order

g thông tin này phần

Cách tạo MBL
Sau khi tạo và save HBL, người dùng chọn
QUICK --> MBL Entry để tạo MBL
Khi qua menu MBL, hệ thống sẽ hiện sẵn giao
diện ở tab B/L Information: ở tab này thông
tin HBL sẽ được update và link với MBL
Trường hợp 1 MBL có nhiều HBL, người dùng
bấm dấu (+) và nhập số HBL ở ô B/L No rồi
nhấn enter để phần mềm tìm kiếm, update
và link HBL và MBL
Sau khi thông tin HBL update xong, người
dùng bấm House --> Master, chọn Yes để
update thông tin từ HBL sang MBL
Sau khi thông tin trên MBL đã được cập nhật
xong, người dùng nhập số MBL và số Mref No
- số quản lý MBL nội bộ, có thể trùng với số
MBL và lưu MBL.
Nhập chi phí trên MBL ở tab FRT charge
Tương tự HBL:
- Payee Name là tên nhà cung cấp công ty
phải trả tiền. Thường tên Payee phần mềm sẽ
tự động lấy dữ liệu từ Carrier
- CURR/Ex-rate: tỷ giá của lô hàng
- Với các chi phí trên MBL sẽ có Division:
Commons.
Quy tắc nhập liệu tượng tự như HBL.
Sau khi nhập xong, người dùng bấm SAVE để
lưu tất cả thông tin vừa nhập
ời dùng chọn
MBL
TẠO BOOKING
Sau khi tạo xo
++ Transit Po
++ Show Unlo
++ Show SI Cu
++ Show Pack

++ Print Rem
hiện ở cuối tr
--> PRINT
Sau khi tạo xong Booking, bấm PRINT --> Booking Note (VN)
++ Transit Port: cảng quá cảnh
++ Show Unloading Place: Yes/No
++ Show SI Cut Off: Yes/No
++ Show Package Code : CODE (Show dạng code)
SINGULAR FORM (Show đầy đủ
PLURAL tên Package)
++ Print Remark: nhập thông tin cần ghi chú vào, thông tin sẽ
hiện ở cuối trang trong mục NOTES
--> PRINT
Để tạo Booking: Người dùng vào
+ Hàng Sea: OCEAN --> HOUSE B/L --> BOOKING ENTRY
+ Hàng Air: AIR --> HAWB --> BOOKING ENTRY
Nhập thông tin tương tự như ở HBL/HAWB Entry
IN BILL
Khi in HBL, người dùng vào HBL entry--> Print --> House B/L
1. Chọn form bill cần in
2. Số bẩn gốc cần show trên bill
3. Attached rider:

- Include: các thông tin Description of goods, Marks no và Container no & seal no sẽ được
hết ở trang thứ 2.
- Include ( Sequentially): những thông tin Description of goods, Marks no và Container no
no sẽ show ở trang 1, nếu quá dài phần còn lại sẽ nhảy sang trang 2
- Not Print: sẽ không show trang 2.
-> Tùy vào nhu cầu người dùng cần show hay không để lựa chọn option.
4. Weight dot & CBM dot: show số chữ số thập phân của khối lượng và thể tích lô hàng
5. Image print: show khung bill
6. B/L Type mark:

- Not print: không show thông tin

- B/L type: dùng để show loại bill đã chọn ở mục B/L Class trên phần main HBL
- Check B/L và Copy B/L: khi in sẽ show chữ Check B/L /Copy B/L
7. Printing CONTAINER: người dùng có thể tùy chọn thông tin về container được show trê

8. Package code marking method: người dùng có thể show tên kiện hàng ở dạng Code/ Sin
Plural
9. Switch B/L: option này dùng cho Switch B/L cần dấu hoặc chuyển thông tin shipper và
consignee. Nếu là HBL thì option này chọn là N.

==> Sau khi đã chọn các option xong người dùng sẽ bấm Print để in bill.
8. Package code marking method: người dùng có thể show tên kiện hàng ở dạng Code/ Sin
Plural
9. Switch B/L: option này dùng cho Switch B/L cần dấu hoặc chuyển thông tin shipper và
consignee. Nếu là HBL thì option này chọn là N.

==> Sau khi đã chọn các option xong người dùng sẽ bấm Print để in bill.
 er no & seal no sẽ được show

arks no và Container no & seal

2

ption.
ng và thể tích lô hàng

ần main HBL
/L
container được show trên bill

n hàng ở dạng Code/ Singular/

ển thông tin shipper và

n bill.
n hàng ở dạng Code/ Singular/

ển thông tin shipper và

n bill.
 IN D/O
Để in DO- Lệnh giao hàng, menu hàng sea hiện đang hỗ trợ 2 mẫu DO, người dùng có thể tùy chọn
Hai mẫu đều có các option tương tự nhau:
- Attached rider:
++ Not Print: sẽ không thể hiển phần Description of goods và Mark no nếu quá dài. Chỉ sử dụng kh
++ Include (Sequentially): phần thông tin của phần Description of goods và Mark no sẽ được thể hi
++ Include: phần thông tin của phần Description of goods và Mark no sẽ được thể hiện trên trang 2
- Issuing date: ngày xuất file DO
- Weight dot: số thập phân của khối lượng được thể hiện trên DO
- Marking stamp: thể hiện con dấu công ty
- Outputs Notify in Case of to order of: thể hiện thông tin người được thông báo trong trường hợp l
- Printing AS PER BILL: thể hiện trên DO là AS PER BILL thay cho thể hiện thông tin Description
thông tin.
- Package code marking method: thể hiện mã hoặc tên của kiện hàng.
- Nội dung ở ô Print Remark sẽ được thể hiện lên mục Kính gửi trên DO

===> Sau khi đã điều chỉnh các option theo nhu cầu, người dùng bấm Print để in DO hoặc bấm biể
chữ tiếng việt.
ười dùng có thể tùy chọn form mẫu phù hợp.

quá dài. Chỉ sử dụng khi thông tin mô tả sản phẩm ngắn
Mark no sẽ được thể hiện cả trang 1 và 2
ược thể hiện trên trang 2

g báo trong trường hợp lô hàng theo lệnh.

ện thông tin Description of goods. Người dùng có thể tùy chọn thể hiện

để in DO hoặc bấm biểu tượng PDF để xuất file PDF không bị lỗi font
IN A/N
Để in Thông báo hàng đến, người dùng vào Print --> Arrival notice, trên hộ
những option sau:
1. Attached Rider: chọn thể hiện thông tin Description of goods trên AN khi
trang 2. Cũng có 3 options tương tự như DO
- Not Print: không thể hiện tệp đính kèm
- Include: thể hiện tất cả thông tin trên tệp đính kèm
- Include( Sequentially): thể hiện thoong tin cả trên AN và trên tệp đính kèm
2.Weight dot: số chữ số thập phân được thể hiện trên AN
3. Select Description, Item name: thể hiện Mô tả hàng hóa hoặc tên hàng hó
Tuy nhiên để sử dụng option Item name, người dùng phải nhập tên hàng ở ô
Main của HBL

4. Making " Not include VAT" : Y- thể hiện "Not include VAT"
N- thể hiện "Include VAT"
5. Freight condition
- Basic Freight: AN chỉ show các chi phí ở tiền tệ được nhập như trên phần
- Include Local charge: các phí sẽ được quy đổi sang tiền VND nhưng khôn
VAT
- Include VAT: sẽ thể hiện VAT ở tiền VND và phần tổng tiền sẽ là tiền VND
- Include VAT (USD): sẽ thể hiện VAT ở tiền USD và phần tổng tiền sẽ là tiề
6. Outputs notify in Case of To order of: Nếu lô hàng theo lệnh thì người dù
option này để thể hiện thông tin người được thông báo thay cho người nhận
7. Printing AS PER BILL: trên An sẽ show AS PER BILL thay cho tên và m
8. Ex-change Rate print: người dùng có thể chọn thể hiện hoặc không tỷ giá
9. Package code marking method: option cho phép người dùng thể hiện tên
10. No Freight Notation: Người dùng có thể thể hiện chi phí lô hàng hoặc k
11. Print Remark: người dùng có thể note thêm các thông tin khác trên AN b
thông tin đó ở ô này.
Hoặc tạo sẵn note rồi tích chọn ở biểu tượng cuốn sách và thể hiện lên AN
10. No Freight Notation: Người dùng có thể thể hiện chi phí lô hàng hoặc k
11. Print Remark: người dùng có thể note thêm các thông tin khác trên AN b
thông tin đó ở ô này.
Hoặc tạo sẵn note rồi tích chọn ở biểu tượng cuốn sách và thể hiện lên AN
Arrival notice, trên hộp thoại có

of goods trên AN khi quá dài ở trên

N và trên tệp đính kèm.

AN
hóa hoặc tên hàng hóa
hải nhập tên hàng ở ô Item trên tab

de VAT"

c nhập như trên phần mềm

ền VND nhưng không bao gồm tiền

ng tiền sẽ là tiền VND

phần tổng tiền sẽ là tiền USD
heo lệnh thì người dùng có thể chọn
thay cho người nhận hàng.
LL thay cho tên và mô tả hàng hóa
ện hoặc không tỷ giá lô hàng
ười dùng thể hiện tên loại kiện
hi phí lô hàng hoặc không lên AN
ng tin khác trên AN bằng cách nhập

và thể hiện lên AN

hi phí lô hàng hoặc không lên AN
ng tin khác trên AN bằng cách nhập

và thể hiện lên AN

IN MANIFEST
Để xuất file Manifest, người dùng chọn Print --> Customs Manifest(VN) --> PRIN
Trên mục này có 1 số option:
1. Excel Form: loại forrm dùng để xuất file Manifest. File được sử dụng chủ yếu là
Version 2
2. Weight Unit: đơn vị dùng cho khối lượng trên Manifest. Phần mềm hỗ trợ 2 loại
đơn vị KGS và KGM, tùy nhu cầu người dùng sẽ sử dụng loại đơn vị phù hợp.
3. CORP REG no: Mã số thuế của công ty KH.
4. Company name, Address, TEL no, FAX no, E-mail : tên, địa chỉ, SĐT, số FAX v
địa chỉ e-mail. Thường những thông tin này người dùng sẽ nhập khi tạo tên KH ở
mục Customer entry.
5. Place of Delivery: ở option này phần mềm hỗ trợ thể hiện thông tin trên file exce
mã cảng hoặc tên cảng, mã kho hoặc trên kho. Tùy người dùng lựa chọn khi xuất fi

6. Remark: nội dung ở cột này phần mềm hỗ trợ thể hiện thông tin Mark & No hoặ
thông tin Loại và số lượng container.
 nifest(VN) --> PRINT.

ợc sử dụng chủ yếu là

ần mềm hỗ trợ 2 loại

đơn vị phù hợp.

a chỉ, SĐT, số FAX và

ập khi tạo tên KH ở

hông tin trên file excel

g lựa chọn khi xuất file

ng tin Mark & No hoặc

IN GIẤY ỦY QUYỀN
Y ỦY QUYỀN

Để in Giấy ủy q
--> GIẤY ỦY Q
1. Report Type:
dùng Normal F
2. Dear: người
kính gửi ở mục
quyền.
Để in Giấy ủy quyền, người dùng vào Print
--> GIẤY ỦY QUYỀN
1. Report Type: loại form sử dụng. Thường sẽ
dùng Normal Form
2. Dear: người dùng sẽ nhập tên cơ quan cần
kính gửi ở mục này trước khi in Giấy ủy
quyền.
 IN DEB
Khi chi phí chưa được
tự HBL: Quick --> Shi
- Sau đó POP UP sẽ hiệ
1. TITLE: người dùng
2. Report Form: Người
++ Customer Invoice
++ ISSUE Invoie
++ Customer Invoice (

3. Left: Những thông ti

4. Right: : Những thôn
dòng
Nếu khi chọn quá 6 dò

5. Ở mục này, người d

- FRT sum: gộp các ch
- SHIPPER/ CONSIGN
- PIC: thông tin người
- Total AMT By CURR

- Tax code: mã số thuế

- Tax code: mã số thuế
- Payment by Proxy: ti
Người dùng sử dụng op
phải trả cho công ty.
Corporation Invoice: ch
Client invoice: chi phí
- Details of Bank Acco
debit note
- USD Invoice: khi chọ
- Write Container no: S
đủ nên chỉ show được 1
 IN DEBIT KHI CHƯA CONFIRM CHI PHÍ
hi chi phí chưa được confirm, các chi phí còn màu đen thì người dùng có thể in Debit note trực tiếp
HBL: Quick --> Shipper invoice print.
Sau đó POP UP sẽ hiện ra
TITLE: người dùng có thể thay đổi tiêu đề của chứng từ cần in
Report Form: Người dùng có thể chọn 1 trong 3 loại form Debit note phần mềm đang hỗ trợ
+ Customer Invoice
+ ISSUE Invoie
+ Customer Invoice (Cargo)

Left: Những thông tin được show trên debit ở cột bên trái
Right: : Những thông tin được show trên debit ở cột bên phải. Mỗi bên chỉ show được tối đa 6
òng
ếu khi chọn quá 6 dòng phần mềm sẽ báo như hình dưới.

Ở mục này, người dùng chỉ cần tích chọn theo hình.
FRT sum: gộp các chi phí cùng tên
SHIPPER/ CONSIGNEE: Thông tin shipper hoặc consignee
PIC: thông tin người làm debit này
Total AMT By CURR: tổng số tiền cần thu

Tax code: mã số thuế của KH

Tax code: mã số thuế của KH
Payment by Proxy: tiền thu hộ
gười dùng sử dụng option này để show trên debit chi phí nào là thu chi hộ, phân biệt với chi phí
hải trả cho công ty.
orporation Invoice: chi phí phải trả cho công ty
ient invoice: chi phí công ty thu hộ KH
Details of Bank Account: thông tin chi tiết của tài khoản ngân hàng được show ở dưới cùng của
bit note
USD Invoice: khi chọn options này thì trên debit sẽ show là total ở tiền USD
Write Container no: Show số container của lô hàng. Tuy nhiên vì số lượng dòng trên debit không
ủ nên chỉ show được 1 số container của lô hàng.
note trực tiếp

hỗ trợ

c tối đa 6
ới chi phí

cùng của

ebit không
 IN CREDIT KHI CHƯA CONFIRM CHI PHÍ
Để in Credit, người dùng vào Quick --> Priting Disbursement.
Sau đó, POP UP sẽ hiện ra:
1. TITLE: người dùng có thể thay đổi tiêu đề của chứng từ cần in
2. Report Form: Người dùng có thể chọn 1 trong 2 loại form Credit note phần mềm đang hỗ trợ
++ Disburse
++ Disburse (Cargo)

3. Left: Những thông tin được show trên debit ở cột bên trái
4. Right: : Những thông tin được show trên debit ở cột bên phải. Mỗi bên chỉ show được tối đa 6
dòng
Nếu khi chọn quá 6 dòng phần mềm sẽ báo như hình dưới.

5. Các thông tin ở option này sẽ set tương tư như hình;

- FRT sum: gộp các chi phí cùng tên
- Total AMT By CURR: tổng số tiền cần thu
- PIC: thông tin người làm debit này
- Payment by Proxy: tiền thu hộ
Người dùng sử dụng option này để show trên debit chi phí nào là thu chi hộ, phân biệt với chi phí
phải trả cho công ty.
Corporation Invoice: chi phí phải trả cho công ty
Client invoice: chi phí công ty thu hộ KH
- SHIPPER/ CONSIGNEE: Thông tin shipper hoặc consignee
- Write Container no: Show số container của lô hàng. Tuy nhiên vì số lượng dòng trên debit không
đủ nên chỉ show được 1 số container của lô hàng
- SHIPPER/ CONSIGNEE: Thông tin shipper hoặc consignee
- Write Container no: Show số container của lô hàng. Tuy nhiên vì số lượng dòng trên debit không
đủ nên chỉ show được 1 số container của lô hàng

KHI CHƯA CONFIRM CHI PHÍ

ần mềm đang hỗ trợ

hỉ show được tối đa 6

ộ, phân biệt với chi phí

g dòng trên debit không

g dòng trên debit không
 CONFIRM PHÍ REVENUE

Để confirm phí Revenue trong nước cho kế toán thấy, OP sẽ cần

làm FIXING SALE INVOICE. Cách làm FIXING SALE
INVOICE
1. Ở trên HBL, Quick --> FIXING SALE INVOICE
2. Phần mềm sẽ chuyển qua menu FIXING SALE INVOICE như
hình thứ 2.
Ở đây người dùng tích vào dấu cộng đầu dòng, phần mềm sẽ xổ
các chi phí cần confirm. Người dùng có thể làm confirm 1 lần tất
cả phí hoặc 1 số phí cần làm confirm trước bằng cách tích chọn
vào ô màu hồng như trên hình.
Sau đó bấm INDIVIDUAL PROCESS để confirm chi phí.
3. Sau khi confirm xong màn hình sẽ hiện như hình thứ 3
***Nếu có phí thu/chi hộ trong lô hàng, thì cần confirm phí
thu/chi hộ riêng với các phí còn lại
CONFIRM REVENUE NHIỀU B/L THÀNH 1 INVOIVE
CONFIRM REVENUE NHIỀU B/L THÀNH 1 INVOIVE

Để confirm gộp phí Revenue của nhiều B/L, OP cũng làm tại
menu FIXING SALE INVOICE:
1. Nhập tên KH Bill-to Party (nếu muốn confirm gộp các B/L
phải có chung Bill-to Party, không nhập sẽ không confirm gộp
nhiều B/L được)
2. Nhập Order No (nếu cần)
3. Nhấn NEW để seach data
4. Click chọn những lô và phí cần confirm gộp
5. Bấm SUMMING PROCESS để confirm

IN DEBIT SAU KHI CONFIRM

Sau khi confirm chi phí người dùng sẽ không in được debit trực
tiếp trên HBL - Shipper Invoice Print.
Lúc này để in DEBIT NOTE người dùng cần vào:
FIXING SALE INVOICE --> PRINT--> INVOICE
Các bước sau tương tự như khi in debit ở Shipper invoice print
1. Nếu muốn in Debit Note riêng cho từng B/L -> chọn HBL#
2. Nếu muốn in Debit Note gộp nhiều B/L vào 1 trang -> chọn
INV#

***Nếu muốn in phân riêng phí thu/chi hộ và phí khác => click
chọn ô PAYMENT BY PROXY
2. Nếu muốn in Debit Note gộp nhiều B/L vào 1 trang -> chọn
INV#

***Nếu muốn in phân riêng phí thu/chi hộ và phí khác => click
chọn ô PAYMENT BY PROXY

CANCEL CHI PHÍ ĐÃ LÀM CONFIRM

 CANCEL CHI PHÍ ĐÃ LÀM CONFIRM

Khi cần thay đổi thông tin chi phí, người dùng
cần cancel chi phí đã làm confirm như sau:
1. Vào lại FIXING SALE INVOICE
2. Tích vào ô trống đầu dòng lô hàng cần cancel --
> Bấm CANCEL
*** Nếu trường hợp các chi phí trên HBL đã
chuyển sang màu xanh lam và lục thì các chi phí
này đã được kế toán thực hiện hạch toán và thu
chi tiền. OP lúc này cần báo kế toán cancel các
hạch toán rồi mới cancel được confirm.
ấy, OP sẽ cần
SALE

E
INVOICE như

n mềm sẽ xổ
nfirm 1 lần tất
ch tích chọn

chi phí.
h thứ 3
nfirm phí
1 INVOIVE
 1 INVOIVE

ng làm tại

ộp các B/L
onfirm gộp

ợc debit trực

E
nvoice print
họn HBL#
ang -> chọn

hác => click

ang -> chọn

hác => click

CONFIRM
CONFIRM

người dùng
hư sau:
E
g cần cancel --

n HBL đã
hì các chi phí
toán và thu
cancel các
irm.
 CONFIRM CHI PHÍ EXPENSE

Để Confirm chi phí cần trả trong nước cho kế toán thấy, OP
sẽ cần làm FIXING PURCHASE INVOICE. Cách làm
FIXING PURCHASE INVOICE
1. Ở trên HBL, Quick --> FIXING PURCHASE INVOICE
2. Phần mềm sẽ chuyển qua menu FIXING PURCHASE
INVOICE như hình thứ 2.
Ở đây người dùng tích vào dấu cộng đầu dòng, phần mềm sẽ
xổ các chi phí cần confirm. Người dùng có thể làm confirm 1
lần tất cả phí hoặc 1 số phí cần làm confirm trước bằng cách
tích chọn vào ô màu hồng như trên hình.
Sau đó bấm INDIVIDUAL PROCESS để confirm chi phí.
3. Sau khi confirm xong màn hình sẽ hiện như hình thứ 3
 IN PAYMENT REQUEST/CREDIT NOTE

Sau khi confirm chi phí người dùng sẽ không in

được credit trực tiếp trên HBL - Shipper invoice
print.
Lúc này để in PAYMENT REQUEST/CREDIT
NOTE người dùng cần vào:
FIXING PURCHASE INVOICE --> PRINT
Các bước sau tương tự như khi in credit ở menu
PRINTING DISBURSEMENT

CANCEL CHI PHÍ ĐÃ LÀM CONFIRM

Khi cần thay đổi thông tin chi phí, người dùng cần cancel chi phí
đã làm confirm như sau:
1. Vào lại FIXING PURCHASE INVOICE
2. Tích vào ô trống đầu dòng lô hàng cần cancel --> Bấm
CANCEL
*** Nếu trường hợp các chi phí trên HBL đã chuyển sang màu
xanh lam và lục thì các chi phí này đã được kế toán thực hiện
đã làm confirm như sau:
1. Vào lại FIXING PURCHASE INVOICE
2. Tích vào ô trống đầu dòng lô hàng cần cancel --> Bấm
CANCEL
*** Nếu trường hợp các chi phí trên HBL đã chuyển sang màu
xanh lam và lục thì các chi phí này đã được kế toán thực hiện
hạch toán và thu chi tiền. OP lúc này cần báo kế toán cancel các
hạch toán rồi mới cancel được confirm.
, OP

ICE
E

ềm sẽ
firm 1
cách

phí.
3
1. PARTNER SETTLEMENT (dùng cho hàng Sea và Air)
Sau khi CANCEL chi phí, người dùng quay trở lại HBL Entry click vào dòng B/L No. và n

Click vào dòng B/L No.

và nhấn ENTER
2. OVERSEA SETTLEMENT (dùng cho Sea, Air, Inland và Customs Clearance
Trường hợp khi mở OVERSEA SETTLEMENT (ORDER) từ menu H
nếu hệ thống không hiện chi phí để confirm
-> KH click NEW -> hiện bản search theo Partner và Shipper/Cons
3. In Partner Settlement/Oversea Settlement trong Outstanding Statemen

Để in những chi phí làm từ menu Partner Settlement, chọn Job là OCEAN
Để in những chi phí làm từ menu Oversea Settlement (Order), chọn Job là
ick vào dòng B/L No. và nhấn ENTER để update tình trạng phí
Customs Clearance)
ORDER) từ menu HBL Entry/AWB Entry/Waybill Entry/Customs Clearance Entry

er và Shipper/Consignee, chọn Partner cần làm và click CONFIRMATION

tstanding Statement và Partner Settlement List

chọn Job là OCEAN và AIR -> click SEARCH

(Order), chọn Job là ORDER -> click SEARCH
 LÀM PARTNER SETTLEMENT

- Các chi phí cần thu/ trả đầu nước ngoài để làm DEBIT hoặc
PAYMENT REQUEST, người dùng cần làm PARTNER
SETTLEMENT. Cách làm Partner settlement
HBL --> Quick --> Partner settlement
** Các chi phí được tô vàng là các chi phí trên cần được làm Partner
settlement. Và đây là các chi phí ở trên HBL. Nên khi người dùng
làm Partner trên HBL thì chỉ các chi phí trên HBL mới xuất hiện.
**Các chi phí được tô xanh là các chi phí trên MBL, để làm Partner
settlement các phí này, người dùng cần vào MBL --> Partner
settlement ( tương tụ như khi làm trên HBL)

- Sau khi đã chọn Partner settlement, phần mềm sẽ chuyển qua

menu Partner settlement như hình 2. Tất cả chi phí trên HBL đều
được show lên.
1. REV/EXP: cột này thể hiện chi phí này là chi phí ở REVENUE-
R hay chi phí ở EXPENSE -E. Người dùng có thể làm partner cho
chi phí và doanh thu cùng 1 lần hoặc tách làm 2 lần.
2. Người dùng tích chọn vào ô SELECT và SHARE để chọn chi phí
cần làm và share profit. Rồi bấm SETTLEMENT
Khi bấm SETTLEMENT, tổng số tiền cần thu /trả sẽ hiện lên ô
BALANCE.
Nếu số tiền không hiện lên ở ô Balance, người dùng cần kiểm tra
các chi phí mình đã chọn là đúng chi phí cần thu/ trả nước ngoài
hay không.
3. Sau đó người dùng bấm SAVE để hoàn tất Partner settlement như
hình thứ 3.

- Nếu chi phí ở Master B/L:

mở tab MBL/MAWB Entry -> QUICK -> PARTNER
SETTLEMENT -> sau đó làm tương tự như House B/L
 IN DEBIT/ CREDIT

Để in debit/ credit cho đầu nước ngoài, người dùng vào

Partner settlement ---> PRINT ---> CREDIT/ DEBIT NOTE
---> PRINT

Vì lô hàng lúc làm Partner settlement bao gồm cả chi phí

Revenue và Expense nên khi in debit sẽ bao gồm:
1. INCOME: các chi phí cần thu- lấy từ Revenue
2. COST: các chi phí cần trả- lấy từ Expense
3. DEBIT: chi phí cần thu
CREDIT: chi phí cần trả
 CANCEL CHI PHÍ ĐÃ LÀM PARTNER

Để thay đổi thông tin chi phí đã làm Partner, người dùng cần
vào Partner settlement --> DELETE để partner và có thể
thay đổi thông tin ở trên HBL.
** Trường hợp chi phí đã chuyển màu xanh lục hoặc lam,
OP cần báo với kế toán cancel các hạch toán đã làm trước
đó thì mới cancel được chi phí này.
- Cách làm Oversea Settlement:TTLEMENT
ORDER PLANNING --> QUICK --> OVERSEA SETTLEMENT
(ORDER)

- Sau khi đã chọn Oversea Settlement, phần mềm sẽ chuyển qua

menu Oversea Settlement như hình 2. Tất cả chi phí đầu nước ngoài
đều được show lên.
1. REV/EXP: cột này thể hiện chi phí này là chi phí ở REVENUE-
R hay chi phí ở EXPENSE -E. Người dùng có thể làm partner cho
chi phí và doanh thu cùng 1 lần hoặc tách làm 2 lần.
2. Điều khoản thanh toán của cước phí:
P- Prepaid
C- Collect
Tùy thuộc lô hàng là IN/OUT mà người dùng tích chọn. Ở lô hàng
này là hàng IN, các chi phí cần thu và trả đầu nước ngoài là P-
Prepaid.

- Người dùng tích chọn vào ô SELECT và SHARE để chọn chi phí
cần làm và share profit. Rồi bấm SETTLEMENT.
Khi bấm SETTLEMENT, tổng số tiền cần thu /trả sẽ hiện lên ô
BALANCE.
Nếu số tiền không hiện lên ở ô Balance, người dùng cần kiểm tra
các chi phí mình đã chọn là đúng chi phí cần thu/ trả nước ngoài
hay không.

- Sau đó người dùng bấm SAVE để hoàn tất Oversea Settlement.

- Cách in tương tự như PARTNER SETTLEMENT

hay không.

- Sau đó người dùng bấm SAVE để hoàn tất Oversea Settlement.

- Cách in tương tự như PARTNER SETTLEMENT

ms Clearance Entry,

FIRMATION
BIT hoặc
ER

ược làm Partner

hi người dùng
ới xuất hiện.
để làm Partner
Partner

huyển qua
ên HBL đều

ở REVENUE-
m partner cho

để chọn chi phí

hiện lên ô

cần kiểm tra

nước ngoài

settlement như

R
B/L
ời dùng vào
T/ DEBIT NOTE

ồm cả chi phí
o gồm:
venue
e
ùng cần
thể

lam,
trước
 RSEA SETTLEMENT

mềm sẽ chuyển qua

ả chi phí đầu nước ngoài

à chi phí ở REVENUE-

có thể làm partner cho
m 2 lần.

ng tích chọn. Ở lô hàng

u nước ngoài là P-

SHARE để chọn chi phí

MENT.
hu /trả sẽ hiện lên ô

ười dùng cần kiểm tra

n thu/ trả nước ngoài

Oversea Settlement.

MENT
Oversea Settlement.

MENT
Sau khi đã sa
thể tự đổi số
Lúc này để đ
(1) COPY -->
số HBL mới
- Source No:
- Object No:
=> sau đó bấ
 COP

Người dùng có thể co

(1) COPY --> (2) CO
mới ở OBJECT NO--
người dùng nên chọn
mềm nhảy số order tự
HBL mới.
 ĐỔI SỐ HBL

Sau khi đã save lại HBL thì người dùng không

thể tự đổi số HBL ngay trên ô B/L no được nữa.
Lúc này để đổi số HBL người dùng:
(1) COPY --> (2) chọn REPLACE --> (3) nhập
số HBL mới vào ô OBJECT NO
- Source No: số bill cũ
- Object No: số bill mới cần thay đổi.
=> sau đó bấm SAVE để đổi số bill.
 COPY HBL

Người dùng có thể copy HBL bằng cách:

(1) COPY --> (2) COPY --> (3) nhập số HBL
mới ở OBJECT NO--> ở mục Base Division:
người dùng nên chọn khoảng trắng để phần
mềm nhảy số order tự động. ---> Save để lưu
HBL mới.
XÓA HBL & MBL
Để xóa HBL khi đ
xóa trực tiếp trên H
- Ở hình 1, khi ngư
liên kết với MBL,
PROCESSED AS
MBL.
Lúc này người dùn
liên kết.
- Người dùng vào
> bấm dấu (-) --> r
Sau đó người dùng
để kiểm tra HBL đ
- Sau khi xóa liên
HBL reload lại HB
no.

Ngoài ra người dù
có đang làm SALE
PARTNER SETTL
các bước đã thực h
Nếu không cancel
dùng xóa liền, phầ
AS INVOICE- Dữ
được HBL. (hình 5
Các bước cancel IN
người dùng vào m
- Sau khi đã cance
người dùng về HB
khi xóa như hình 6

**** Xóa MBL tư

xóa hết các liên kế
mới xóa MBL.
Để xóa HBL khi đã liên kết với MBL, người dùng không thể
xóa trực tiếp trên HBL ngay.
- Ở hình 1, khi người dùng bấm delete trên HBL khi vẫn còn
liên kết với MBL, phần mềm sẽ thông báo IT IS A DATA
PROCESSED AS CONSOL - dữ liệu đang được liên kết với
MBL.
Lúc này người dùng cần vào MBL mà HBL này đang được
liên kết.
- Người dùng vào tab B/L Information--> chọn HBL cần xóa--
> bấm dấu (-) --> rồi bấm save (hình 2)
Sau đó người dùng cần nhấp vào ô Mref no để reload lại MBL
để kiểm tra HBL đã được xóa liên kết với MBL (hình 3)
- Sau khi xóa liên kết giữa HBL và MBL, người dùng trở về
HBL reload lại HBL sẽ thấy không còn số Mref no và MBL
no.

Ngoài ra người dùng cần qua tab FRT charge để xem chi phí
có đang làm SALE/ PURCHARE INVOICE CONFIRM hoặc
PARTNER SETTLEMENT (hình 4). Nếu có thì cần cancel
các bước đã thực hiện với chi phí.
Nếu không cancel các bước đã thực hiện với chi phí mà người
dùng xóa liền, phần mềm sẽ báo IT IS A DATA PROCESSED
AS INVOICE- Dữ liệu đã thực hiện invoce và không xóa
được HBL. (hình 5)
Các bước cancel INVOCIE và PARTNER SETTLEMENT ,
người dùng vào manual để đọc.
- Sau khi đã cancel INVOICE và PARTNER SETTLEMENT,
người dùng về HBL và nhấn DELETE để xóa bill. HBL sau
khi xóa như hình 6

**** Xóa MBL tương tự, tuy nhiên với MBL người dùng cần
xóa hết các liên kết giữa HBL và MBL ---> save. Rồi sau đó
mới xóa MBL.
IN PROFIT TRÊN HBL
Để in Profit trên HBL, người dùng cần
vào:
HBL --> Quick --> Profit loss list

Phần mềm sẽ chuyển qua menu Profit

loss list, người dùng tích chọn ở dòng
chi phí và chọn Print. (như hình 2)

HOUSE PROFIT sẽ show tất cả chi

phí hiện ở trên tab FRT Charge, ở tiền
tệ USD.

=> Profit khi in từ HBL sẽ cho người

dùng thấy được lợi nhuận của 1 HBL
là bao nhiêu
IN PROFIT TRÊN MBL
Trường hợp, lô hàng có 1 MBL và nhiều HBL, người dùng muốn
xem tổng lợi nhuận của lô hàng thì có thể vào MBL để xem tổng lợi
nhuận
MBL--> PRINT --> Profit/loss sheet --> Print

Hình thứ 2 là form profit được in từ MBL:

1. Là doanh thu và chi phí của HBL 1.
2. Là doanh thu và chi phí của HBL 2.
3. Từng chi phí cụ thể trên MBL
4. Những chi phí đã làm partner settlement.
TẠO BÁO GIÁ
To create Tariff:
OPERATION ---> JOB
> AR/AP RATE MANA

Explan information:
1. JOB: cargo type (Ocea
2. Buyer: Customer Nam
3. Purchase/ sale division

4. Effective Period: Effec

5. Input Cargo Type & A
6. Input freights

==> Then click SAVE

To create Tariff:
OPERATION ---> JOB OPERATION MANAGEMENT --
AR/AP RATE MANAGEMENT

Explan information:
. JOB: cargo type (Ocean/Air/Inland/Warehouse)
. Buyer: Customer Name will apply the tariff
. Purchase/ sale division: Sale is use for Revenue
Purchase is use for Expense
. Effective Period: Effective time for tariff
. Input Cargo Type & Airport/Port from and to
. Input freights

=> Then click SAVE

After created Tariff: Open B/L -> Click FRT Charge tab
-> (1) Click TARIFF to open the TARIFF page on the
bottom and click a case to automatically enter freight.
-> (2) Input necessary information -> (3) click search
-> (4) tick LCC freight user want to choose -> (5)
confirmation.
TẠO CHI PHÍ (LCC) MỚI
Để tạo LCC code mới, người dùng vào :
BASIC CODE MANAGEMENT--> COMMON CODE --
> LCC MANAGEMENT

Người dùng chọn thư mục cần tạo phí mới, nhấp chuột
đến thư mục cần tạo rồi nhấn NEW
1. LCC : mã code của phí mới
2. LCC name: tên phí mới tiếng Anh
LCC NM (L): tên phí mới tiếng Việt
3. JOB: có thể tìm chi phí này trong loại hàng nào
4. REVENUE: phần này sẽ setting thuế suất, loại tiền tệ
khi sử dụng phí ở phần Revenue.
5.EXPENSE: phần này sẽ setting thuế suất, loại tiền tệ khi
sử dụng phí ở phần Expense
- Code of Tax (I): thuế suất cho phí này trong lô hàng
nhập
- Currency (I): loại tiền tệ cho phí này trong lô hàng nhập
- Code of Tax (O): thuế suất cho phí này trong lô hàng
xuất
- Currency (O): loại tiền tệ cho phí này trong lô hàng xuất
6. Các mục ở phần này người dùng nhập tương tự như các
loại phí đã nhập trước đó.
- B/L MARKING: chọn ALL
- INCLUDED PERFORMANCE: có thể hiện phí này trên
báo cáo hay không -> chọn ALL
- ACCOUNTING OBJECT: chi phí có thể hiện sang
menu kế toán hay không -> chọn ALL
- SETTLED TO: chi phí cho làm partner settlement hay
không -> chọn ALL
7. SALE PERFROMANCE: chi phí này có được thể hiện
trên profit loss sheet hay không. --> chọn YES.
 7. SALE PERFROMANCE: chi phí này có được thể hiện
trên profit loss sheet hay không. --> chọn YES.

TAB Setting slip journalizing, bộ phận OP báo cho kế

toán để kế toán setting các tài khoản kế toán phù hợp với
công ty mình. Để các chi phí sau khi OP nhập liệu và kế
toán làm hạch toán về đúng tài khoản kế toán như khi
setting LCC
TẠO KHÁCH HÀNG MỚI
Khi cần tạo KH mới, người dùng vào
BASIC DATA --> COMMON CODE -->
CUSTOMER ENTRY --> click NEW
1. Customer code: Mã code của KH
2. Customer Divison: phân loại KH:
- Customer
- Supplier
- Forwarder
- Bank
3. Company name: Tên KH, người dùng lưu ý
nhập tên KH cả tiếng 2 ô tiếng việt và tiếng anh
4. Tax code: mã số thuế của KH
5. ADDRESS: Địa chỉ thông tin KH
Người dùng lưu ý nhập địa chỉ ở cả 2 cột tiếng
việt và tiếng anh, để khi in các chứng từ trong và
ngoài nước, phần mềm xuất đúng và đủ dữ liệu.
TẠO GHI CHÚ
Có một số chứng từ cần note những
phần ghi chú cố định, để tạo những ghi
chú cố định người dùng vào
OPERATION --> SYSTEM SETTING
--> ABBREVIATION DICTIONARY
--> NEW
1. Code: Tên ghi chú
2. Name: nội dung ghi chú
==> click SAVE
Khi in chứng từ cần sử dụng ghi chú đã
tạo:
- Chọn vào biểu tượng cuốn sách
- Khi menu WORDS DICTIONARY
INQUIRY, bấm nút search.
- Chọn ghi chú cần in
- Bấm Confirmation
SET TỶ GIÁ
Để xác định công ty setting tỷ giá theo cột nào,
người dùng vào
++ OPERATION --> USER INFORMATION -->
COMPANY INFORMATION ---> vào tab ADD
SET, người dùng nhìn ở dòng BASIC
APPLICABLE RATE OF EXCHANGE. ở dòng
này hiển thị cột nào thì khi vào menu nhập tỷ giá
người dùng nhập đúng cột đó thì tỷ giá mới được
update.
++ OPERATION --> JOB OPERATION
MANAGEMENT-->EXCHANGE RATE để tiến
hành nhập tỷ giá vào đúng cột đã nhìn thấy ở
APPLICABLE RATE OF EXCHANGE. Người
dùng có thể set tỷ giá theo các ngày khác nhau.
UPDATE TỶ GIÁ CUỐI THÁNG
Để update tỷ giá cuối tháng, người dùng vào:
++ PURCHASE/SALES MANAGEMENT -->
PURCHASE/SALES MANAGEMENT -->
PURCHASE/SALES PLAN MANAGEMENT

++ Nhập các thông tin để tìm lô hàng:

1. Job: Sale: chi phí ở Revenue
Purchase: chi phí ở Advance
2,3,4,5,6 nhập thông tin loại hàng, ngày tháng,
tên KH, số bill
7. Bấm NEW để search những lô chưa update tỷ
giá, SEARCH để tìm lại những lô đã update
8. Ex-Rate APP Date: Thời gian cuối cùng người
dùng chốt lại để update tỷ giá
CURR: chọn tiền tệ
Applicable Exchange: nhập tỷ giá
9. Click chọn những lô cần update tỷ giá
10. Click vào dấu chọn ngày update tỷ giá
11. Bấm BATCH APP(EX-RATE) để update tỷ
giá những lô đã chọn
12. SAVE
1. TẠO TRỰC TIẾP TỪ CUSTOMS CLEARANC ENTRY
2. TẠO THÔNG QUA HOUSE B/L
3. NHẬP CHI PHÍ Ở TAB FRT CHARGE
NTRY
1
++ Tab FRT Charg
dùng nhập tương t
Muốn làm Debit/Payment Request đ
ngoài, người dùng chọn QUICK -->
SETTLEMENT (ORDER).
Sau đó người dùng làm tương tự như
** Note: Tuy nhiên với menu Overse
CR/DR sẽ lấy theo số Order (người d
Khi tìm dữ liệu trên menu này cũng s
Cách 1: Người dùng có thể nhập trực tiếp từ menu
Customs clearance entry.
++ CUSTOMES CLEARANCE MANAGEMENT -->
CUSTOMS CLEARANCE MANAGEMNT -->
CUSTOMES CLEARANCE ENTRY.
Người dùng tiến hành nhập các thông tin chính sau:
1. Custom Clearance No.: Numbering on Saving
2. Shipper, Consignee: thông tin người gửi hàng, người
nhận hàng.
3. Partner: thông tin đại lý từ nước ngoài
4. Port of Loading, Port of Discharge: tên cảng xếp,
cảng dỡ
5. Vessel (Flight): Tên tàu (chuyến bay)
6. ETD/ETA: Ngày hàng đi và đến.
7. Declaration Card No.: Số tờ khai
8. Issue Date of Declaration
9. Report Result: Kết quả phân luồng
10. Container info: Nhập số cont, số seal, loại cont
(size), khối lượng, thể tích, số kiện.
Những thông tin còn lại người dùng nhập chi tiết theo
từng lô hàng cụ thể.

=> Click SAVE

2. Cách 2: Người dùng có thể nhập thông qua HBL
Trong trường hợp người dùng đã nhập dữ liệu cho HBL
trước đó thì có thể chuyển thông tin sang customs bằng
cách:
++ Nhập B/L No. để tìm HBL đã làm.
++ Chọn HBL cần liên kết. (như hình 1)
++ Chọn House -> Customs --> Yes
Sau đó người dùng tiến hành nhập các thông tin (hình 2)
++ Declaration Card No.: Số tờ khai
++ Issue Date of Declaration
++ Report Result: Kết quả phân luồng

=> Click SAVE

++ Issue Date of Declaration
++ Report Result: Kết quả phân luồng

=> Click SAVE

Tab FRT Charge người
g nhập tương tự như HBL
ebit/Payment Request để thu/trả đầu nước
dùng chọn QUICK --> OVERSEAS
NT (ORDER).
i dùng làm tương tự như Partner Settlement.
nhiên với menu Overseas Settlement, số
y theo số Order (người dùng có thể đổi số này).
ệu trên menu này cũng sẽ tìm theo số Order.
ừ menu

EMENT -->
T -->

hính sau:
aving
hàng, người

ảng xếp,

oại cont

hi tiết theo
CÁCH 1: NHẬP TRỰC TIẾP TỪ WAYBILL
CÁCH 2: NHẬP THÔNG QUA HOUSEB B/L
Cách 1: Muốn nhập trực tiếp Waybill, người dùng
tiến hành:
++ INLAND TRANSPORT MANAGEMENT -->
TRANSPORT MANAGEMENT --> WAYBILL
ENTRY.
Người dùng tiến hành nhập các thông tin chính sau:
++ Custom Clearance No.: nhập số Waybill hoặc
dùng Auto No
++ Shipper, Consignee: thông tin người gửi hàng,
người nhận hàng.
++ Partner: thông tin đại lý từ nước ngoài
++ Port of Loading, Port of Discharge: tên cảng xếp,
cảng dỡ
++ Vessel (Flight): Tên tàu (chuyến bay)
++ ETD/ETA: Ngày hàng đi và đến.
++ Declaration Card No.: Số tờ khai
++ Issue Date of Declaration
++ Report Result: Kết quả phân luồng
++ Container info: Nhập số cont, số seal, loại cont
(size), khối lượng, thể tích, số kiện.
Những thông tin còn lại người dùng nhập chi tiết theo
từng lô hàng cụ thể.

=> Sau khi đã nhập xong , click SAVE

Cách 2: Người dùng có thể tạo Waybill từ HBL
có sẵn bằng cách:
++ Nhập số B/L No. hoặc bấm search tìm B/L
No.
++ Chọn House-> Waybill để update thông tin
của HBL sang Waybill

=> Click SAVE

++ Tab FRT Charge người
dùng nhập tương tự như HBL
ùng

-->
L

h sau:
ặc

ng,

g xếp,

cont

iết theo
aybill từ HBL

arch tìm B/L

date thông tin

Muốn tạo Quotation/Contract người dùng tiến hành:
++ SALE MANAGEMENT --> CONTRACT MANAGEMENT --> QUOTATION/CO
Người dùng tiến hành nhập các thông tin chính sau:
1. Contract No.: nhập số hợp đồng
2. Customer: Tên khách hàng
3. Job: loại hàng áp dụng cho hợp đồng
4. IN/OUT
5. From, To
6. Salesman: chọn thông tin Salesman
7. Effective Period: Ngày hiệu lực của hợp đồng.
8. Supplier INFO:
- Nhập lại tên KH
- Chọn các thứ áp dụng trong tuần (nếu không cần theo thứ thì tích chọn tất cả)
- DIR/TS: Direct/TS
9. Basic Freight: nhập tỷ giá
10. Basic Freight: Click chọn BASIC FREIGHT SETTING: chọn Container Size và ch
Confirmation -> nhập CURR và RATE cho chi phí
11. Ancillary Expense: nhập tỷ giá
12. Ancillary Expense: nhập chi phí phụ (nếu có)
13. Click SAVE
QUOTATION/CONTRACT ENTRY

ọn tất cả)

tainer Size và chi phí chính cho hợp đồng ->

Để xem Debit tháng hoặc khoảng thời gian nào đó, người dùng tiến
hành:
++ PURCHASE/SALES MANAGEMENT --> PURCHASE/SALES
MANAGEMENT --> SALES INVOICE LIST
1. Invoicing/Non-invoicing: Xem các chi phí đã được confirm/ Xem
các chi phí chưa được Confirm.
2. Slip Process:

++ Process: Đã thực hiện hạch toán

++ Unprocessed: Chưa được hạch toán
3. Processed Statement:

++ Process: Đã thu tiền

++ Unprocessed: Chưa thu tiền
4. Job: Người dùng có thể chọn xem chi phí hàng Ocean, Air, Inland,
Customs; Hàng nhập, xuất.
5. Chọn các mốc thời gian cần xem báo cáo

6. Nhập tên khách hàng cần thu tiền

7. Bấm SEARCH
8. Bấm PRINT
Để xem công nợ tháng hoặc trong khoảng thời gian nào đó, người
dùng tiến hành:
++ PURCHASE/SALES MANAGEMENT --> PURCHASE/SALES
MANAGEMENT --> DISBURSEMENT SLIP LIST
1. Disbursement Report/Non-disburse: Xem các chi phí đã được
Confirm/ Xem các chi phí chưa được Confirm
2. Slip Process:

++ Process: Đã thực hiện hạch toán

++ Unprocessed: Chưa thực hiện hạch toán
3. Processed Statement:

++ Process: Đã trả tiền

++ Unprocessed: Chưa trả tiền
4. Job: Người dùng có thể chọn xem chi phí hàng Ocean, Air, Inland,
Customs; Hàng nhập, xuất.
5. Chọn khoảng thời gian cần xem báo cáo. Người dùng có thể chọn
các mốc thời gian:

++ Ngày tàu đi, tàu đến

++ Ngày làm purchase confirm
6. Người dùng có thể nhập người cần trả tiền (Payee) để tìm kiếm
7. Chọn SEARCH
8. Chọn PRINT
7. Chọn SEARCH
8. Chọn PRINT
Để xem công nợ nước ngoài theo tháng hoặc khoảng thời gian
nào đó, người dùng tiến hành:
++ FREIGHT SETTLEMENT --> PARTNER SETTLEMENT --
> OUTSTANDING STATEMENT
Sau đó, người dùng tiến hành nhập các thông tin:
1. Partner: Tên đại lý đầu nước ngoài
2. Job:

+ Với các chi phí làm Partner Settlement, người dùng có thể
chọn Ocean/Air
+ Với các chi phí làm Overseas Settlement, người dùng chọn
Order
3. Chọn mốc thời gian cần xem báo cáo

+ Credit/Debit Date: Ngày làm Partner Settlement

+ Onboard/Arrival Date: Ngày đi đối với hàng OUT và Ngày
đến đối với hàng IN
+ Onboard Date: Ngày hàng đi
+ Arrival Date: Ngày hàng đến
4. Bấm PRINT
CÁCH 1
CÁCH 2
Để xem lợi nhuận theo tháng hoặc khoảng thời
gian mà người dùng muốn xem, tiến hành:
++ OCEAN --> OCEAN PERFORMANCE
MANAGEMENT --> OCEAN
PERFORMACE CONVERT (EXCEL)
++ Chọn IN/OUT để xem cho hàng nhập/xuất,
ALL để xem tất cả các lô hàng.
++ Chọn khoảng thời gian cần xem
++ Chọn các thông tin ở B/L INFO cần show
++ Bấm SEARCH để ra các loại Revenue và
Expense
++ Chọn EXCEL để xuất bảng profit sang file
Excel.
TƯƠNG TỰ VỚI HÀNG AIR

Để xem lợi nhuận theo tháng hoặc khoảng thời

gian mà người dùng muốn xem, tiến hành:
++ AIR --> AIR PERFORMANCE
MANAGEMENT --> AIR PERFORMACE
CONVERT (EXCEL)
EDI SEND
EDI RECEIPTION
Để tạo EDI và gửi cho Partner: Người dùng vào
AIR --> MANIFEST REPORT/EDI --> EDI SEND
1. Click chọn Air Sending Between Head
Office
2. Nhập thông tin bill cần gửi
++ Loại hàng: IN/OUT
++ Số B/L ( có thể thay đổi loại B/L bằng cách
chọn )
++ Shipper: Tên người gửi hàng (không bắt
buộc)
++ Airport of Depart: Tên sân bay đi (không
bắt buộc)
++ ETD Date: Ngày hàng đi
3. Nhấn Search tìm thông tin cần gửi
4. Click chọn những B/L gần gửi
5. Click SEND để gửi thông tin cho Partner
Để nhận thông tin EDI : Người dùng vào AIR -->
MANIFEST REPORT/EDI --> EDI RECEPTION
1. Click chọn Air Receiving Between Head
Office
2. Nhập Reception Date: Ngày nhận EDI
3. Nhấn File Down
4. Nhấn Search
5. Click vào ô thông tin cần lưu
( 생성 여부 : B/L đã tạo MAWB hay chưa)
6. Change Bound: chọn YES
7. Nhấn Save thông tin
Để tạo Invoice Form: Người dùng vào
OPERATION --> SYSTEM SETTING --> SETTING
INVOICE FORM
1. Chọn New
2. Job: Sales/Purchase
Form: BL#: B/L Information sẽ hiện thông tin
của House B/L
ORDER#: B/L Information sẽ hiện
thông tin tương tự như trong Order, bao gồm
House B/L, Inland, Custom Clearance
3. B/L Information: những tiêu đề được chọn
sẽ show trong Invoice Form
4. LCC: những phí được chọn sẽ show trong
Invoice Form
5. Click vào mũi tên để chuyển thông tin vào
Form
6. Set số tiền trong tiêu đề và phí đó chỉ show
AMOUNT hay AMOUNT + VAT
7. SAVE