TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

HƯỚNG DẪN NỘP YÊU CẦU THANH TOÁN

VÀ HÓA ĐƠN TRÊN CONCUR

1
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

Bảng từ viết tắt/giải nghĩa từ

1. Admin: Chuyên viên quản lý ngân sách và hỗ trợ huấn luyện
2. Certify: Trả bài để đủ điều kiện đứng lớp
3. CFO: Phó tổng Giám Đốc Tài Chính của Sun Life Việt Nam
4. OS: Bộ phận dịch vụ văn phòng
5. SFA Number: Số tờ trình
6. TTT: Hướng dẫn phương pháp huấn luyện và Chuyển giao tài liệu huấn luyện

2
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

TRAVEL REQUEST
 Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.concursolutions.com/home.asp và thực hiện đăng
nhập vào tài khoản cá nhân đã được cung cấp.

 Bước 2: Chọn mục Requests.

3
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

→ Chọn New Request.

 Bước 3: Điền các thông tin trong mục Request Header.

o Request Name: Tên của yêu cầu (VD: Huan luyen SBS4_KTU0122_04)
o Start Day: Ngày bắt đầu chuyến công tác.
o End Day: Ngày kết thúc chuyến công tác.
o Purpose: Mục đích của chuyến công tác.
o Foreign Travel: Công tác ở nước ngoài. Chọn “Yes” nếu có, chọn “No” nếu không có.
o Spousal Travel: Có thêm vợ/chồng cùng tham gia chuyến công tác. Chọn “Yes” nếu có, chọn
“No” nếu không có.
o Covid: Chọn “Yes” nếu có, chọn “No” nếu không có.
Sau đó ấn Save, hệ thống sẽ tự động chuyển qua trang Expenses.

4
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 4: Điền các thông tin trong trang Expenses.

o Chọn Expense Type:

- Đối với các chuyến đi công tác phục vụ mục đích huấn luyện sẽ chọn là Agency Training
và ghi chú trong Description và Comment là chi phí gì.
- Đối với các chuyến đi công tác để phục vụ cho việc TTT & Certify thì sẽ chọn
Tuition/Training Reimbursement và ghi chú trong Description và Comment là chi phí gì.
o Các chi phí cần thiết khi làm trong 1 chuyến công tác:
- Chi phí di chuyển: bao gồm xe taxi, xe buýt, vé máy bay: chọn đúng Expense type và liệt
kê rõ từng dòng đó là chi phí gì.
- Chi phí khách sạn (Hotel) chọn đúng Expense type và liệt kê rõ từng dòng đó là chi phí
gì, và số tiền sẽ theo hướng dẫn của kế toán. Tham khảo tệp Expense Disbursement
Operating Guideline_Mar 2022 trong ổ Public (P) thư mục Accounting → thư mục
Guideline.
- Chi phí perdiem (công tác phí): theo hướng dẫn là 250.000VND/ 1 ngày, tính theo số
ngày đi công tác. Tuy nhiên nếu lớp kết thúc vào ngày hôm trước nhưng ngày hôm sau
mới di chuyển về thì ngày hôm sau không được tính tiền công tác phí.
o Sau khi xác định được Expense Type, điền các mục như sau:
- Transaction date: ngày bắt đầu chuyến công tác.
- Transaction amount: số tiền tổng trong từng loại chi phí.
- Description và Comment: Ghi chú cụ thể thông tin về loại chi phí đó.

5
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

o Sau đó chọn Allocate.

→ Tích vào ô trống ngay trước số 100 và chọn Save.

6
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

→ Sau đó chọn Save để lưu lại 1 lần nữa. Làm tương tự với các chi phí khác.

 Bước 5: Sau khi điền các chi phí xong, kiểm tra lại một lần nữa và chọn mục Attachments →
Attach Documents.

7
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 6: Chọn Submit Request → Hệ thống sẽ chuyển đến Quản lý và Trưởng Bộ phận để duyệt,
sau đó sẽ chuyển đến kế toán để tạo số SFA.

 Bước 7: Sau khi có số SFA chọn Print/Email. Khi cửa sổ mở ra trang mới, chọn PDF để lưu tờ
trình vào máy.
 Bước 8: Gửi tờ trình đến OS kèm theo các dịch vụ cần đặt như khách sạn, vé máy bay để OS
chuyển qua đối tác du lịch đặt.
 Bước 9: Đối với các chi phí như xe taxi, xe buýt, … chuyên viên huấn luyện chủ động đặt, lấy vé
xe, hóa đơn để làm thanh toán sau.

8
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

EXPENSE REPORT
 Bước 1: Vào đường link https://www.concursolutions.com/home.asp và thực hiện truy cập vào
tài khoản cá nhân đã được cung cấp.

 Bước 2: Chọn mục Expense.

9
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

→ Chọn Create New Report.

 Bước 3: Nhập các thông tin trong tab bên dưới, lưu ý nhập tất cả là tiếng Anh hoặc tiếng Việt
không dấu.
o Report Name: Tên của báo cáo.
o Report date: Ngày viết báo cáo.
o Business Purpose: Mục đích của báo cáo.
o Covid: Chọn “Yes” nếu có, chọn “No” nếu không có.

10
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 4: Chọn mục Add ở phía dưới chữ Covid, tích chọn tất cả các Travel Request cần thanh
toán, sau đó chọn Add, hệ thống sẽ chuyển sang trang tiếp theo.

 Bước 5: Chọn mục Expense Type tương ứng với từng hóa đơn và công tác phí.
o Nếu là chuyến đi công tác để huấn luyện lớp thì sẽ chọn Agency Training.
o Nếu là chuyến đi để được TTT và Certify sẽ chọn Tuition/Training Reimbursement.

11
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 6: Các lưu ý khi nhập thông tin của từng dòng Expense Type:
o Transaction day: Ngày di chuyển đi công tác hoặc ngày thể hiện trên hóa đơn, bảng kê, vé
xe…
o English description: diễn giải chi phí bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.
o Vendor name: Nhập thông tin tên của nhà cung cấp thể hiện trên hóa đơn, biên nhận…
o City: Nhập thành phố thể hiện trên hóa đơn, biên nhận.
Mục City nếu trên hóa đơn không có thông tin thì có thể chọn Ho Chi Minh.
o Amount: nhập số tiền trên hóa đơn. Tuy nhiên đối với các hóa đơn có chi phí VAT phải tách
làm 2 dòng, 1 dòng là số tiền trước thuế, 1 dòng là số tiền thuế và ghi chú vào mục
Comment.
o Budget code: Nhập DT0000.
o SFA Number: Nhập số SFA của hóa đơn lấy từ tờ trình Travel Request.
o Vietnam description: Diễn giải chi phí bằng tiếng việt. Riêng với dòng 2 chi phí VAT phải
diễn giải là “VAT - loại chi phí cùng thời gian trên hóa đơn”. Ví dụ: VAT - chi phi xang xe
08/2021.
o Tax ID of invoice: Nhập mã số thuế của đơn vị xuất hóa đơn.
o Invoice Number: Nhập số hóa đơn theo trình tự Mẫu số - Ký Hiệu – Số (VD: 01GTKT0/001-
SL/20E- 0008039).
o Nếu các chi phí không có nhà cung cấp như công tác phí… thì các thông tin như Vendor
name, Tax ID of invoice, Invoice Number nhập là Non.

12
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 7: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, kiểm tra lại 1 lần nữa là chọn Allocate. Thao tác
tương tự như lúc làm Travel Request.

→ Tích vào ô trống ngay trước số 100 và chọn Save.

13
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 8: Kiểm tra lại và tải các chứng từ liên quan lên Concur ở mục Attach Receipt, bao gồm:
o Tất cả các hóa đơn, vé xe, … phát sinh trong chuyến công tác.
o Danh sách điểm danh.
o Bảng kê chi phí taxi (nếu có sử dụng taxi trong chuyến đi).
Thực hiện tương tự với các chi phí còn lại, đảm bảo mỗi chi phí là 1 lần nhập.

 Lưu ý: Sau khi đính kèm xong chọn Save rồi kiểm tra kỹ lại 1 lần nữa ở mục View Available
Receipts để đảm bảo các chứng từ đều đã đầy đủ trong Expense Report.

14
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 8: Kiểm tra lại hết 1 lần nữa và ấn Submit Report.

 Bước 9: Vào mục Print/Email chọn Report Summary rồi lưu tệp PDF về. In tệp đã lưu và kẹp
vào các chứng từ liên quan.
 Lưu ý: Nếu trong bộ thanh toán chỉ có các loại hóa đơn điện tử, thì không cần gửi bất cứ
chứng từ nào kể cả Report Summary.

15
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Bước 9: Gửi toàn bộ chứng từ đến Admin → Admin kiểm tra, trình duyệt cho Trưởng Bộ phận
để chấp nhận trên Concur, sau đó gửi chứng từ đến kế toán để thanh toán.
 Lưu ý:
o Đối với các vé xe ghi toàn bộ thông tin bằng tay thì phải làm đơn Non-Deductible gửi lại
cho Admin để trình ký CFO.
o Đối với các hóa đơn xe taxi thì phải làm Bảng kê kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng.

16
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

HƯỚNG DẪN ĐIỀN ĐƠN NON-DEDUCTIBLE VÀ BẢNG KÊ KÈM THEO HÓA ĐƠN GIÁ
TRỊ GIA TĂNG
Đơn Non-Deductible
Tham khảo đơn Non-Deductible tại đây:

 Điền đầy đủ các thông tin trong bảng.

o STT: Số thứ tự
o Ngày: Ngày xuất hóa đơn
o Số tiền: Tổng số tiền thể hiện trên hóa đơn
o Lý do không có hóa đơn VAT: Nêu rõ lý do không xuất hóa đơn VAT

Bảng kê kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng

Tham khảo Bảng kê kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng tại đây:

17
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

 Điền đầy đủ các thông tin trong bảng.

o STT: Số thứ tự
o Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ lộ trình di chuyển của mỗi hóa đơn sử dụng xe taxi
o Đơn vị tính
o Số lượng
o Đơn giá
o Thành tiền

LƯU Ý KHI THANH TOÁN

Cách lấy hóa đơn điện tử
 Bước 1: Truy cập vào trang web hóa đơn điện tử, ví dụ http://tracuu.cyberbill.vn
 Bước 2: Nhập mã hóa đơn cần tra cứu (Ví dụ: 28WB6E91F1LC).
 Bước 3: Tải tệp dạng PDF và đính kèm vào hồ sơ trên Concur.

18
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

19
 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

Các hóa đơn điện tử hợp lệ

20
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

21
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

22
TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ

23