HẠCH TOÁN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC

( Gồm 2 bước: Hạch toán + phân bổ chi phí )

- Chi phí trả trước là những chi phí thuê ( Thuê xe, thuê văn phòng, thuê địa điểm
kinh doanh)
- Nếu chi phí nhỏ dưới 20 triệu và đã thanh toán bằng tiền mặt thì chọn phân hệ
“Quỹ”
- Nếu chi phí lớn hơn 20 triệu và đã thanh toán qua chuyển khoản thì chọn phân hệ “
Ngân hàng”
- Nếu chưa thanh toán chúng ta chọn phân hệ “ Mua hàng” Chọn “ Chứng từ mua
dịch vụ”
- Hoặc có thể chọn phân hệ “ Tổng hợp”  Chọn “ Chứng từ nghiệp vụ khác”
VD: Thuê văn phòng trong 12 tháng với giá thuê 6.500.000đ/tháng.
I- Hạch toán chi phí trả trước
 Chọn phân hệ “ Mua hàng”  Chọn “ Chứng từ mua dịch vụ”  Bảng “ Chứng
từ mua dịch vụ” hiện ra:
- Chọn “ Nhận kèm hóa đơn”
-  Là chi phí mua hàng: Nếu quá trình mua hàng phát sinh các chi phí mua hàng
mà những chi phí này cần phân bổ vào giá trị hàng mua thì chúng ta cần tích chọn để
MISA hiểu đây là một chi phí mua hàng và MISA sẽ phân bổ chi phí này cho từng
mặt hàng cụ thể. Nếu không phải là chi phí mua hàng thì chúng ta không tích chọn
dòng này. Ở ví dụ này ta không tích chọn.
 Thông tin chung:
- Nhà cung cấp: Là đơn vị bán hàng/dịch vụ
- Diễn giải: Nếu đã khai báo nhà cung cấp phần mềm sẽ tự điền nhưng chúng ta nên
diễn giải theo cách của mình cho rõ ràng. ( VD: Thuê văn phòng năm 2017)
- NV mua hàng: Có thể bỏ qua
 Chứng từ
- Nhập “Ngày chứng từ” và “Ngày hạch toán” theo ngày ghi trên hóa đơn.
 Tab “ Hạch toán”

- Mã dịch vụ: Nếu là nghiệp vụ ít lặp lại chúng ta có thể tự đánh vào. Nếu là nghiệp
vụ lặp lại nhiều lần ta nên tiến hành khai báo danh mục dịch vụ:
Bấm vào mũi tên màu đen  Kích đúp vào dấu cộng màu xanh Bảng “Thêm vật
tư, hàng hóa, dịch vụ” hiện ra ta tiến hành khai báo cho nghiệp vụ của mình.
- Tên dịch vụ: Phần mềm tự điền nếu chúng ta đã khai báo mã dịch vụ.
- TK chi phí/TK Kho: 242 ( Chi phí trả trước)
- TK công nợ: 331
- TK Số lượng: Nhập số lượng ghi trên hóa đơn
- TK đơn giá: Nhập đơn giá ghi trên hóa đơn
 Thuế

Ta chỉ cần chọn thuế suất ở cột “% Thuế GTGT” và điền số hóa đơn vào cột “Số hóa
đơn”. Nếu khi khai báo danh mục dịch vụ chúng ta đã chọn thuế suất thì đến đây
phần mềm tự điền.
 Đối chiếu thông tin giữa phần mềm và hóa đơn xem khớp thông tin chưa rồi
bấm “Cất”

II- Phân bổ chi phí trả trước.

Chọn menu “ Nghiệp vụ”  “Tổng hợp” “ Chi phí trả trước”  “ Danh sách chi
phí trả trước” Chuột phải chọn “ Chi phí trả trước”  Bảng “ Chi phí trả trước”

hiện ra:
 Thông tin chung
- Mã CP trả trước: Đặt cho chi phí trả trước một mã hiệu. ( VD: Thuê VP 2017)
- Tên CP trả trước: Diễn giải rõ ràng về chi phí trả trước (VD: Thuê văn phòng năm
2017)
- Ngày ghi nhận: Là ngày ghi trên chứng từ mua hàng hóa/dịch vụ
- Số kỳ phân bổ: Số tháng
- Số tiền PB hàng kỳ: Bằng số tiền trước thuế chia cho số kỳ PB
- TK chờ phân bổ: Phần mềm tự chọn 242 ( Chi phí trả trước)
- Số tiền: Là tổng số tiền trước thuế ghi trên hóa đơn mua hàng hóa/dịch vụ.
 Thiết lập phân bổ
- Đối tượng phân bổ: Chi phí này dùng cho bộ phận nào trong công ty mình. ( ở VD
này là Bộ phận quản lý với mã là QL)
- Tên đối tượng phân bổ: Phần mềm tự điền nếu đã khai báo phần cơ cấu tổ chức.
- Tỷ lệ PB (%): Chọn tỷ lệ phân bổ tính theo % cho đối tượng phân bổ ( Ở VD này là
100%)
- TK chi phí: Chọn tài khoản chi phí tương ứng với đối tượng phân bổ ( Ở VD này
phân bổ cho Bộ phận quản lý nên chọn TK chi phí là : 6422 ( Hệ thống TK 133) hoặc
6428 ( Nếu hạch toán theo hệ thống TK 200))
- Khoản mục CP: Có thể bỏ trống.
 Tập hợp chứng từ
Phần này không liên quan đến việc phân bổ chi phí trả trước mà chủ yếu làm rõ
nguồn gốc của phân bổ chi phí trả trước.
Bấm “ Chọn chứng từ” Bảng “ Chọn chứng từ” hiện ra  Chọn khoảng thời gian
lọc giữ liệu ( Cứ chọn từ đầu năm đến cuối năm)  Bấm “ Lấy dữ liệu”  Tích chọn
chứng từ tương ứng với chi phí trả trước rồi bấm “ Đồng ý”

 Kiểm tra lại một lần nữa thông tin rồi bấm “Cất”
* Chú ý:

/?/ Thắc mắc:

- Ở VD này thì kỳ phân bổ ở đây tính là tháng mà văn phòng thuê trong 12 tháng với
giá thuê mỗi tháng là 6.500.000đ nên số kỳ phân bổ nhập là : 12 còn số tiền phân bổ
hàng kỳ nhập là: 6.500.000đ. Nếu kỳ hạch toán tính là Quý thì nhập thế nào?Số kỳ
phân bổ nhập là: 4 ??? ; Số tiền PB hàng kỳ : 3 x 6.500.000đ ???