HẠCH TOÁN CHI TẠM ỨNG

VD: Chi tạm ứng cho anh Lê Quang Tuấn – Nhân viên Phòng kinh doanh – Số
tiền 6.000.000đ đi công tác.

Chọn phân hệ “Quỹ” Chọn “Chi tiền” Bảng “Phiếu chi” hiện ra:
 Thông tin chung:
- Đối tượng: Phần này phải khai báo danh mục nhân viên rồi điền vào. Nếu không
khai báo khi bấm “Cất” sẽ báo lỗi. Thông tin phần này sẽ được sao chép xuống cột
“Đối tượng” và “Tên đối tượng” ở tab “Hạch toán”
- Người nhận : Là người nhận tạm ứng ( Ở đây là Lê Quang Tuấn)
- Địa chỉ: Là bộ phận/phòng ban người nhận tạm ứng làm việc (Ở VD này là Phòng
kinh doanh)
- Lý do chi: Chọn “Tạm ứng cho nhân viên” - Đây là mục quan trọng nhất phải chọn
đúng.
 Chứng từ
- Nhập “Ngày hạch toán” và “ Ngày chứng từ” theo ???
Hạch toán
- Diễn giải: Bấm vào phần mềm tự điện theo phần diễn giải ở Lý do chi.
- TK Nợ: 141
- TK Có: 1111
- Số tiền:
 Kiểm tra lại lần cuối rồi bấm “Cất”
* Chú ý:
Quan trọng nhất trong nghiệp vụ này là phần Lý do chi phải chọn là “Tạm ứng cho
nhân viên”. Nếu không chọn đúng thì đến phần quyết toán tạm ứng thì phần mềm sẽ
không tự động hạch toán cho chúng ta được mà lúc đó chúng ta phải tự tổng hợp lấy
tự xử lý lấy.
 HOÀN ỨNG VÀ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG

Các chi phí khi đi công tác ở VD phần tạm ứng

1. Thu tiền hoàn ứng

2. Hạch toán chi phí

Chọn phân hệ “Tổng hợp” Chọn “Chứng từ quyết toán tạm ứng” Bảng hiện ra:
- Tích chọn  Quyết toán cho từng lần tạm ứng  Bấm nút bên cạnh để chọn chứng
từ tạm ứng

 Bảng “Chọn phiếu chi tạm ứng” hiện ra  Nhập tên nhân viên và khoảng thời
gian lọc dữ liệu rồi bấm “Lấy dữ liệu”  Danh sách phiếu chi tạm ứng hiện ra 
Tích chọn chứng từ tạm ứng thích hợp rồi bấm “Đồng ý”
 Trở lại bảng “ Chứng từ quyết toán tạm ứng”
 Thông tin chung: ( Phần mềm tự điền theo thông tin phiếu chi tam ứng đã chọn )
 Chứng từ : Chúng ta phải tự nhập theo thời gian trên giấy đề nghị thanh toán
Tab “Hạch toán”

- Diễn giải: Phần mềm tự điền và để giống nhau

-TK Nợ:
+ Nhân viên thuộc bộ phận bán hàng chọn: 6421 ( Theo TT133) hoặc 6411 ( theo TT
200)
+ Nhân viên thuộc bộ phận quản lý chọn: 6422 ( Theo TT133) hoặc 6421(Theo
TT200)
- TK Có: 141
- Số tiền: Nhập số tiền chi phí trước thuế chi tiết theo từng khoản mục chi phí.(Ở VD
này là có 4 khoản mục chi phí: 2 vé xe + 1 phòng nghỉ + 1 công tác phí)
- Diễn giải thuế: Phần mềm tự điền. Với những chi phí không có hóa đơn thì không
có phần thuế GTGT nên phải xóa bỏ dòng “Thuế giá trị gia tăng”
- % Thuế GTGT: Chọn % thuế suất cho những chi phí có thuế GTGT còn không có
thì để trống.
- Tiền thuế GTGT: Phần mềm tự tính tự điền
- TK thuế GTGT: Phần mềm tự điền. Những chi phí không có thuế GTGT thì cần xóa
bỏ và để trống.
 Tab “Hóa đơn”
- Diễn giải: Phần mềm tự điền và để giống nhau
- Không có hóa đơn: Những chi phí nào không có hóa đơn thì tích chọn
- Ngày hóa đơn: Nhập theo từng hóa đơn cụ thể
- Số hóa đơn: Nhập theo từng hóa đơn cụ thể
- Nhóm HHDV mua vào: Với chi phí không có hóa đơn thì để trống.
 Tab “Phiếu chi tạm ứng”: Không cần quan tâm
 Kiểm tra lại lần cuối rồi bấm “Cất”