CASE STUDY 2

Request 1: Below is the narrative note of auditor after understanding the sale process
of HOS company. Highlight the key information that may reveal to you internal
controls/potential risks.
Yêu cầu 1: Bên dưới là ghi chú tự thuật của một kiểm toán viên sau khi đã hiểu được
quy trình kinh doanh của công ty HOS. Hãy highlight những thông tin quan trọng giúp
bạn phát hiện ra ra những rủi ro tiềm ẩn/kiểm soát nội bộ.
Request 2: Identifying the risk and control after auditor obtain the understanding of
the sale process in this kind of Company
Yêu cầu 2: Xác định rủi ro và kiểm soát sau khi kiểm toán viên đã hiểu được quy
trình kinh doanh của Công ty này.
Request 3: Answer should be presented in English
• Note 1: The author will suggest in which content would have risks and controls
correspondingly, you have to read clearly that paragraph then identify risks and
controls.
• Note 2: The control and risk in the initial content you identify may appeared more
than one in other content.
• Note 3: Besides the suggestions, if you can identify risks/controls in other content,
you would have 1 bonus point
Yêu cầu 3: Câu trả lời cần sử dụng tiếng Anh
- Chú ý 1: Trong mỗi nội dung tác giả sẽ đề cập đến từng rủi ro và kiểm soát tương
ứng, bạn cần đọc kĩ nội dung văn bản để có thể xác định được các rủi ro và kiểm soát
ấy.
- Chú ý 2: Các rủi ro và kiểm soát trong nội dung ban đầu mà bạn xác định có thể lần
nữa xuất hiện trong các nội dung khác.
-Chú ý 3: Bên cạnh các gợi ý sẵn có, nếu bạn có thể xác định các rủi ro/kiểm soát
khác, bạn sẽ được thêm 1 điểm cộng
HOS COMPANY
General Information (Thông tin khái quát)
PIC: Người có trách nhiệm:
- Cashier, cash accountant: Nhân viên thu phí, kế toán tiền mặt
- AR accountant: Kế toán công nợ
- Head of Drug Department: Trưởng phòng Dược phẩm
- Sale Department: Trưởng phòng Kinh doanh
General information: Thông tin chung
- The principal activities of the Hospital are providing medical services and selling
medicine. Hoạt động chính của Bệnh viện là cung cấp dịch vụ các y tế và kinh doanh
thuốc.
- The Hospital uses H System for the entire operation of medical services, sell
medicine. Bệnh viện sử dụng hệ thống H để vận hành các dịch vụ y tế và kinh doanh
thuốc.
- There are two kind of revenue: Revenue from medical services and revenue from
sales of medicines. Có hai loại doanh thu: Doanh thu từ các dịch vụ y tế và doanh thu
từ việc kinh doanh thuốc.
The familiar customers are Social Insurance Department in X Province, Insurance
companies such as … and companies that used the examine medical recently and
patients. The selling price was set as the following:
Các khách hàng quen thuộc là cục Bảo hiểm Xã hội ở tỉnh X, các công ty bảo hiểm
như…, các công ty gần đây sử dụng dịch vụ y tế để khám bệnh và các bệnh nhân. Giá
cả được định như sau:
+ In medical services: Unit price of services is set by Board of Management and fixed
for the whole year for all hospitals. The change in price must be approved by CA,
Deputy GCEO of Group, GD.
+Với các dịch vụ y tế: Đơn giá của các dịch vụ được quyết định bởi Ban Tổng giám
đốc và được điều chỉnh xuyên suốt trong năm ở tất cả bệnh viện. Việc thay đổi giá cả
cần phải được Kế toán trưởng, Phó giám đốc điều hành và Tổng giám đốc phê duyệt.
As mentioned above, there is service price of Social Insurance Department (SID) that
used for patients have Health Insurance card. This price is set by SID and noticed to
the Hospital for applying. IT department will update prices accordingly SID Notice.
Như đã đề cập, chi phí dịch vụ cho các bệnh nhân có thẻ bảo hiểm sức khỏe sẽ được
quyết định bởi cục Bảo hiểm Xã hội. Chi phí dịch vụ sau đó sẽ được thông báo đến
cho các bệnh viện áp dụng và phòng Công nghệ thông tin sẽ cập nhật chi phí theo
thông báo của cục Bảo hiểm xã hội.
+ In sales from medicines: The Hospital gross up the unit cost after using FIFO
method according to the tax rate applied to medicine (about 5% VAT). After that, HIS
multiply with surplus ratio of hospital, based on the unit cost of medicine and medical
tools. This ratio is set by Board of Management and is uploaded by IT Department.
The mark-up only available for no-social insurance cases.
+Với việc kinh doanh thuốc: Bệnh viện sẽ tổng hợp đơn giá sau khi áp dụng phương
pháp FIFO theo thuế suất đối với thuốc (khoảng 5% thuế GTGT). Sau đó, hệ thống
thông tin bệnh viện (HIS) sẽ đem nhân với tỷ lệ thặng dư của bệnh viện dựa trên đơn
giá của thuốc và dụng cụ y tế. Tỷ lệ này sẽ được Ban Tổng giám đốc quyết định và
phòng Công nghệ thông tin đăng tải lên. Mức tăng chỉ áp dụng cho các trường hợp
không có bảo hiểm xã hội.

Up to December 20XX, the price set in the system does not specified in any official
documents, it’s just the judgement of prior GD and set by him in the HIS. The
corporation is in progress to make an officical price for HOS Co.. The latest change in
price is in October, requested by CA, approval by GD, Deputy GCEO of Group (via
mail).
Tính đến tháng 12 năm 20XX, mức giá ghi trên hệ thống không được đề cập rõ trong
bất kỳ tài liệu chính thống nào mà chỉ là do cựu Tổng giám đốc tự quyết định trong hệ
thống thông tin bệnh viện (HIS). Công ty đang trong quá trình lập ra giá bán chính
thức để gửi đến cho công ty HOS… Lần điều chỉnh giá gần nhất là vào tháng 10, do
Kế toán trưởng yêu cầu và được phó Tổng, Tổng giám đốc phê duyệt. (thông qua
mail)
Any updated price on H system will be recorded in H system history.
Addition, price list is revised several times per year and got approval of BOD before
setting up on system.
Bất kỳ lần cập nhật giá nào trên hệ thống H đều được ghi lại trên lịch sử hoạt động.
Ngoài ra, danh sách giá cả còn được được xem xét nhiều đợt trong năm và đều được
Ban Tổng giám đốc phê duyệt trước khi đăng tải lên hệ thống.
Risk: Chi phí dịch vụ cho bệnh nhân có thẻ BHYT chỉ dựa vào đề nghị của Cục
bảo hiểm và sau đó phòng IT sẽ cập nhật dẫn đến thiếu sự kiểm soát của các bộ
phận quản lý chi phí có liên quan.
Risk: Mức giá ghi trên hệ thống không được đề cập rõ trong bất kỳ tài liệu chính
thống nào mà chỉ là do cựu Tổng giám đốc tự quyết định trong hệ thống thông
tin bệnh viện dẫn đến thiếu sự điều chỉnh phù hợp của lãnh đạo hiện tại, thiếu sự
tham gia các bên trong việc xây dựng giá phù hợp bối cảnh thị trường.
Control 1: Các bên có liên quan như trưởng kế toán, trưởng khoa chuyên môn
và phó giám đốc điều hành cần rà soát lại chi phí cho bệnh nhân có thẻ theo
chuẩn bệnh viện để tránh sai sót khi đối chiếu với cục bảo hiểm sức khỏe.
Control 2: Lãnh đạo hiện hành cần tham gia vào việc định giá, điều chỉnh giá
theo bối cảnh thị trường và phù hợp với đặc thù của bệnh viện. Bệnh viện nên
xây dựng quy trình điều chỉnh giá và các bên có liên quan tham gia.
I. Outpatient (Bệnh Nhân Ngoại Trú)
Initiation (Mở đầu)
Out-patients register at the front desk by filling basic information in the form given by
the receptionist. Based on patients demand and requests, the receptionist then assigns
them to relevant departments.
Bệnh nhân ngoại trú sẽ điền đầy đủ các thông tin cơ bản để đăng kí tại quầy lễ tân.
Dựa trên yêu cầu của các bệnh nhân mà lễ tân sẽ chỉ định họ đến các Khoa tương ứng.

Recording (Ghi chép)

Then, the receptionists enter patient’s detail onto H System and issue “Phiếu đăng ký
khám”. H system provides for each patient only one ID to record information and
medical history. Services for patient are selected based on his/her condition and price
is automatically applied.
Sau đó, lễ tân sẽ nhập thông tin bệnh nhận vào hệ thống H và in “Phiếu đăng ký
khám”. Hệ thống H sẽ cung cấp mã ID cho từng bệnh nhân để lưu thông tin và lịch sử
khám bệnh. Tùy vào tình trạng của bệnh nhân đó mà sẽ áp dụng dịch vụ y tế và chi
phí dịch vụ tương ứng.
Risk: Lễ tân không đủ chuyên môn để tư vấn khoa khám bệnh cho bệnh nhân.
Control 3: Thành lập bộ phận tiếp nhận ban đầu và tư vấn (chẩn đoán) bệnh cho
bệnh nhân. Sau đó, gặp lễ tân đăng kí dịch vụ và khoa khám phù hợp
Control 4: Có hệ thống ID cho mỗi bệnh nhân
Only receptionists are authorized to update patient’s information on H System
Chỉ có lễ tân mới có quyền cập nhật thông tin bệnh nhân trên hệ thống H.
Risk: Nhập sai thông tin bệnh nhân và các thông tin khám bệnh.
Control 5: Khoa chuyên môn cần tham gia vào quyền truy cập này và xác nhận
tình trạng bệnh nhân nhằm đảm bảo đúng chuyên môn, đúng khoa khám, lịch
sử khám,...
Next, with the patient without medical insurance card, they comes to cashier area for
payment as cashier check on H system based on patient’s ID and issue receipt note. H
system automatically record this payment. Patient’s information will not be
transferred to other departments until they make payment. Hsystem automatically
calculate amount to be paid. Cashier only is able to access and issue the receipts, they
cannot modify information of patients. With the patient who have medical insurance
card, they just make payment after finishing all the medical test and relating examine.
Sau đó, những bệnh nhân không có thẻ bảo hiểm sức khỏe sẽ phải đến quầy thu phí để
thanh toán, nhân viên thu phí sẽ kiểm tra mã ID của bệnh nhân trên hệ thống H và
xuất hóa đơn cho họ. Hệ thống H sẽ tự động ghi chép lần thanh toán này. Thông tin
bệnh nhân sẽ không được chuyển đến các Khoa khác nếu như họ chưa hoàn tất thủ tục
thanh toán. Hệ thống H sẽ tự động tính toán số tiền cần phải trả. Nhân viên thu phí chỉ
có thể truy cập vào đó rồi xuất hóa đơn, và không thể chỉnh sửa thông tin của bệnh
nhân. Với bệnh nhân có thẻ bảo hiểm xã hội, họ có thể thanh toán sau khi đã hoàn tất
việc kiểm tra sức khỏe.
Risk: Sai thông tin tình trạng bệnh của bệnh nhân.
Risk: Số tiền thanh toán bị sai của hai đối tượng khách hàng là có bảo hiểm y tế
và không có bảo hiểm y tế, do sử dụng hệ thống H tự động tính toán.
Risk: Sai đối tượng hoặc loại bệnh được bảo hiểm chi trả => khám xong bệnh
nhân không có tiền trả bệnh.
Control 6: Nhân viên thu phí cần được cho phép quyền truy cập và điều chỉnh
thông tin dựa trên phiếu khám bệnh chi tiết của bệnh nhân để tránh sai sót
thông tin khám bệnh.
Control 7: Hệ thống H tự động tính toán phải có người quản lý có trách nhiệm
kiểm tra hệ thống.  Kiểm soát ứng dụng công nghệ thông tin.
Control 8: Cần kiểm tra đúng đối tượng được bảo hiểm chi trả hoặc bệnh nhận
tạm ứng chi phí khám bệnh trước và làm thủ tục BH sau.

Processing (Quy trình xử lý)

After payment, patient goes to the assigned department. The receptionist of department
will set out doctor for patients via H system. ID of patients will automatically transfer
to user of doctor.
Sau khi hoàn tất thanh toán, bệnh nhân sẽ đến Khoa được chỉ định. Lễ tân sẽ cử bác sĩ
đến cho bệnh nhân thông qua hệ thống H, và mã ID của bệnh nhân sẽ tự động chuyển
đến bác sĩ.
After initial checking, in case patient needs further checking (such as blood checking,
X-Radiography etc.), additional test(s) would be entered to H System and printed while
the patient is asked for making payment at the cashier’s desk before performing testing.
Sau khi khám lâm sàng, nếu bệnh nhân có nhu cầu kiểm tra kĩ hơn (như kiểm tra máu
hay X quang,..), các hoạt động khám bệnh khác sẽ được đưa vào hệ thống H và in ra
khi bệnh nhân được yêu cầu hoàn tất thủ tục thanh toán tại quầy thu phí trước khi tiến
hành khám.
After that, patient comes to related departments for the medical test. For each specific
test, when finished, it will be update as “used” on H system the results are given to
patient. Then, patient come to the doctor for final conclusion and get prescription (toa
thuốc) if any.
Sau đó, bệnh nhân sẽ đến các Khoa có liên quan để tiếp tục kiểm tra. Với từng lần
khám, sau khi hoàn tất sẽ được được cập nhật là “Hoàn thành” trên hệ thống H và trả
kết quả cho bệnh nhân. Bệnh nhân sau đó sẽ gặp bác sĩ để nghe kết luận và lấy thuốc
nếu cần thiết.
Risk: Kết luận của bác sĩ khác với kết luận của khoa.
Risk: Không nhất quán khâu thanh toán/Thanh toán sai.
Control 9: Bác sĩ cần được truy cập hệ thống để xem kết quả (kết luận) của từng
khoa cho bệnh nhân trước đó.
Control 10: Nhất quán, cập nhật thông tin đầy đủ trên hệ thống H sau đó bệnh
nhân đi thanh toán.
In case patient wants to buy medicines from Hospital, they will be guided to the
medication desk while “Phiếu cấp phát thuốc” – the note is issued base on ID. The note
will be transferred to cashier for calculating of the amount need to be paid by patients
via HIS.
Trong trường hợp bệnh nhân muốn mua thuốc tại bệnh viện, họ sẽ được dẫn đến quầy
thuốc và “Phiếu cấp phát thuốc” sẽ được cấp theo mã ID của họ. Tờ phiếu sẽ được
chuyển đến quầy thu phí để tính toán chi phí mà bệnh nhân cần trả thông qua hệ thống
thông tin bệnh viện (HIS).
After making payment, patients come to medication desk to received medicine. When
doctor exports the prescription, H system automatically deducts quantity to avoid
another doctor choose this medicine if it is out-of-stock. After delivering medicine to
patient, quantity officially deduct from stock list.
Sau khi đã hoàn tất thanh toán, bệnh nhân sẽ đến nhận thuốc tại quầy. Khi bác sĩ kê
đơn, hệ thống H sẽ tự động khấu trừ số lượng để tránh tình trạng thuốc trong kho đã hết
mà bác sĩ khác cũng muốn chọn loại thuốc này. Sau khi phát thuốc cho bệnh nhân mới
chính thức khấu trừ số lượng trong danh sách kho.
Risk: Thanh toán tiền thuốc trước khi bác sĩ kê đơn => thanh toán rồi nhưng
không còn thuốc và phải điều chỉnh thì số tiền thanh toán không đúng.
Risk: bệnh nhân không lấy thuốc sau khi bác sĩ xuất đơn
Risk: Bệnh nhân không có khả năng tài chính trả tiền theo toa trong khi có thể
dùng loai thốc thay thế khác theo năng lực chi trả
Control 11: Bác sĩ kê đơn dựa trên tồn kho của thuốc trước khi thanh toán
Control 12: Sau khi giao thuốc số lượng mới được trừ
Control 13: Trao đổi với tổng số tiền toa thuốc cho bệnh nhân trước khi kê toa.
At the end of the workday (3:00 pm), cashiers prepare “Bảng kê hoá đơn thu chi ra
viện” include the kind of exemine department (khoa khám), patient, date of birth, total
receipt. In Addition, sale listing (Bảng kê bán hàng) which includes details of medicine
sold from 3.pm last day- 3.pm today will be printed out from
H system. This sale listing then will be sent to Head of Pharmaceutical department for
approval. Then, Sale listing, “Bảng kê hóa đơn thu chi ra viện” and total cash receipt
then will be sent to cashier to perform cash counting by using a counter machine &
stamp “Received” if there is no different. After that,
these documents will be sent to AR accountant to reconcile with H system, issue
invoice and record accounting. After that, AR accountant will print out Receipt Note
(receipt note includes accounting record) and send supporting document to CA for
approval and GD for final approval.
Hết giờ làm việc, nhân viên thu phí sẽ chuẩn bị “Bảng kê hóa đơn thu chi ra viện”, bao
gồm các phòng Khoa, bệnh nhân, ngày sinh, tổng biên lai. Ngoài ra, Bảng kê bán hàng
bao gồm chi tiết các loại thuốc đã bán từ 3h chiều ngày hôm trước – 3h ngày hôm nay
sẽ được in ra từ hệ thống H. Bảng kê bán hàng này sẽ được chuyển đến Trưởng phòng
Dược để kiểm tra và phê duyệt. Sau đó, bảng kê hóa đơn thu chi ra viện và tổng biên
lai tiền mặt sẽ được gửi đến thủ quỹ để thực hiện đếm tiền mặt bằng máy đếm và đóng
dấu “Đã nhận” nếu không có sai lệch gì. Sau đó, các chứng từ này sẽ được gửi đến kế
toán AR để đối chiếu với hệ thống H, xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán. Sau đó, kế toán
AR sẽ in Phiếu thu (phiếu nhận bao gồm hồ sơ kế toán) và gửi tài liệu hỗ trợ đến CA để
phê duyệt và GD phê duyệt lần cuối.
There are two ways that sale would be recorded in a work-day:
Có hai cách ghi nhận bán hàng trong một ngày làm việc:
1. The AR accountant would issue invoice as patient’s demand. Because H system is
not linked to S system (accounting system), the supporting document must be sent to
AR accountant to issue invoice.
1. Kế toán công nợ sẽ xuất hóa đơn theo yêu cầu của bệnh nhân. Bởi vì hệ thống H
không được liên kết với hệ thống S (hệ thống kế toán), nên những tài liệu hỗ trợ có liên
quan cần được gửi đến kế toán công nợ để tiến hành xuất hóa đơn.
2. For transactions of that invoices has not been issue, daily, AR accountant will base
on the total amount in “Bảng kê hóa đơn thu chi ra viện” (for revenue from medical
examine) and “Bảng kê bán hàng” (for revenue from selling medicine) to issue invoice
and record sales on S system.
Với những giao dịch chưa được xuất hóa đơn, mỗi ngày, kế toán công nợ sẽ phải dựa
trên tổng tiền ghi trên “Bảng kê hóa đơn thu chi ra viện” (đối với doanh thu từ việc
khám bệnh) và “Bảng kê bán hàng” (đối với doanh thu từ việc kinh doanh thuốc) để
xuất hóa đơn và ghi chép bán hàng trên hệ thống S.
At the end of each month, AR accountant will reconcile total cash receipt and sales
recorded, prepare cash count minute which needs approval from CA& GD.
Beside, some patients could demand the invoice after the day of testing, CA will locate
their information in H system, issue invoice and record the decrease in revenue in the
day patient perform claim.
Vào cuối mỗi tháng, kế toán công nợ sẽ kiểm tra đối chiếu tổng biên lai và doanh thu
ghi nhận, chuẩn bị biên bản kiểm đếm tiền mặt gửi đến Kế toán trưởng và Tổng giám
đốc phê duyệt. Bên cạnh đó một số bệnh nhân có thể yêu cầu hóa đơn sau ngày khám,
Kế toán trưởng sẽ xác định thông tin của họ trên hệ thống H, xuất hóa đơn và ghi nhận
doanh thu giảm ngay trong ngày bệnh nhân yêu cầu.
Risk: Sai lệch chi phí khám và số tiền đề nghị xuất hóa đơn của bệnh nhân.
Risk: Hạch toán bị sai. Do gửi bảng kê bán hàng và Bảng kê đơn thu chi viện đến
từng bộ phận riêng lẻ.
Control 14: Kế toán công nợ cần được quyền truy cập phần mềm H để nắm được
chi phí khám của bệnh nhân và đối chiếu trước khi xuất hóa đơn.
Control 15: Hàng tháng, kế toán AR sẽ đối chiếu tổng thu tiền mặt và doanh thu
bán hàng, lập biên bản kiểm đếm tiền trình Giám đốc phê duyệt
II. Inpatient (Bệnh nhân nội trú)
Initiation (Mở đầu)
Each inpatient is required to pay in advance. “Điểm tiếp nhận nội trú” issues “Advance
request” and also inputs information to generate ID for patients. Amount to be advance
will be set by Board of Management based on number of hospitalization days and
treatment required.
Mỗi bệnh nhân nội trụ sẽ được yêu cầu thanh toán trước. Điểm tiếp nhận nội trú sẽ đề
xuất yêu cầu tạm ứng và tiến hành nhập thông tin để xuất mã ID cho bệnh nhân. Số tiền
tạm ứng sẽ được Ban Tổng giám đốc quyết định dựa trên số ngày nằm viện và phương
pháp điều trị cần thiết.
Recording (Ghi chép)
Like outpatient, inpatient is provided only one ID to record information and medical
history on system.
Cũng giống như bệnh nhân ngoại trú, bệnh nhân nội trú được cung cấp cho một mã ID
để ghi chép thông tin và lưu trữ lịch sử khám bệnh trên hệ thống.
Risk: Bệnh nhân không có khả năng tạm ứng, hoặc không được lựa chọn phương
pháp điều trị.
Control 16: Cần trao đổi trước với bệnh nhân về tổng thể tình trạng bệnh và phác
đồ điều trị để bệnh nhân lựa chọn phương pháp phù hợp với năng lực tài chính và
khả năng sức khỏe của họ.
Only “Điểm tiếp nhận nội trú” can input and update information to H System.
Then, patient comes to cashier and makes payment. The cashier uses the ID of patient
to check on H system and uses H system to issue receipt and H system will
automatically record this payment in system.
Chỉ có “Điểm tiếp nhận nội trú” có thể nhập và cập nhật thông tin vào hệ thống H. Sau
đó bệnh nhân sẽ đến quầy thu phí để thanh toán. Nhân viên thu phí sẽ kiểm tra mã ID
của bệnh nhân trên hệ thống H và sử dụng hệ thống H để xuất hóa đơn. Hệ thống H sẽ
tự động ghi chép thủ tục thanh toán vào hệ thống.
Risk: Sai lệch thông tin, phác đồ điều trị trên hệ thống do thiếu kiểm duyệt của
bác sĩ
Control 17: Hệ thống ghi nhận cần được kiểm duyệt của bác sĩ điều trị.
H system automatically calculate amount to be paid by client. Cashier only is authorize
to access and issue receipt note, they cannot modify information of patients.
Hệ thống H sẽ tự động tính toán tổng chi phí mà bệnh nhân cần trả. Nhân viên thu phí
chỉ có thể truy cập và xuất hóa đơn, ngoài ra không có quyền chỉnh sửa bất kì thông tin
nào của bệnh nhân.

Processing (Quy trình xử lý)

Following to requirement of doctors mentioned in “Medical history File”, medicines will
be provided as well as testing will be performed to inpatients day by day. After patient
uses medicines, nurse will update to H system by tick “used”. Drug issued for medical
treatment will be monitored day by day by Drug
Department by each department and booked to Accounting Software at the end of each
month.
Dựa theo yêu cầu của bác sĩ viết trong “ Hồ sơ bệnh án”, bệnh nhân nội trú sẽ được cung
cấp thuốc và tiến hành kiểm tra hằng ngày. Sau khi bệnh nhân đã uống thuốc, điều
dưỡng sẽ đánh đấu “đã uống” để cập nhật vào hệ thống H. Thuốc kê để chữa bệnh sẽ
được phòng Dược và từng Khoa theo dõi kiểm tra hằng ngày, và được hạch toán trên
Phần mềm Kế toán vào mỗi cuối tháng.
When an inpatient discharge from hospital nurse will export “Bảng Kê viện phí” which
is reconciled with medical history file. Patient will review and sign on “Bảng kê viện
phí”.
Khi bệnh nhân xuất viện, điều dưỡng sẽ lập “Bảng Kê viện phí” để kiểm tra đối chiếu
với hồ sơ bệnh án. Bệnh nhân sẽ kiểm ra và ký tên vào Bảng kê viện phí.
Risk: Bảng kê viện phí thiếu giám sát của khoa điều trị.
Control 18: Cần được kiểm duyệt của khoa trên bảng kê viện phí.
Control 19: Đối chiếu công nợ 3 bên (Hóa đơn, “Bảng kê hóa đơn thu chi ra
viện”/Bảng kê bán hàng, Biên lai “Phiếu thu – Kiêm phiếu hạch toán”).
3-way matching (invoice, “Bảng kê hoá đơn thu chi ra viện”/ “Bảng kê bán hàng”,
Receipt “Phiếu thu – kiêm phiếu hạch toán”)
Đối chiếu công nợ 3 bên (Hóa đơn, “Bảng kê hóa đơn thu chi ra viện”/Bảng kê bán
hàng, Biên lai “Phiếu thu – Kiêm phiếu hạch toán”)
III. Health examination service (Dịch Vụ khám sức khỏe)
Initiation (Mở đầu)
When received order from customers (Companies), Sale Department issues contract
which is reviewed and signed by GD. The contract then is sent to client for signing.
Khi nhận yêu cầu từ khách hàng (công ty), Phòng Kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng cho
Tổng giám đốc kiểm tra và phê duyệt. Hợp đồng sau đó sẽ được gửi đến khách hàng để
ký tên.
Risk: Tên trên hợp đồng và khách hàng đến khám sẽ không trùng khớp.
Control 20: Phòng Kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng cho Tổng giám đốc kiểm tra
và phê duyệt. Hợp đồng sau đó sẽ được gửi đến khách hàng để ký tên.

Recording (Ghi chép)

Sale department staff set out a list of services on H system based on the contract. Phòng
kinh doanh sẽ tiến hành lên danh sách dịch vụ trên hệ thống H dựa trên hợp đồng.

Processing (Quy trình xử lý)

When employee of customer takes a health tests, all the expenses will be recorded on the
list based on cost of tests. As the contract has been carried out, an invoice will be
generated and signed by CA. The invoice then will be sent to client.
Khi nhân viên của khách hàng kiểm tra sức khỏe, tất cả chi phí sẽ được ghi vào danh
sách dựa trên giá của từng loại khám bệnh. Khi thực hiện hợp đồng, Kế toán trưởng sẽ
chuẩn bị và ký phê duyệt hóa đơn, hóa đơn sau đó được gửi đến khách hàng.
Risk: Khách hàng sẽ không khám đủ theo các danh mục đã ký trong hợp đồng (DN
đăng ký khám định kỳ thông đồng đưa nhân viên đến khám tại bệnh viện). Gian
lận vấn đề danh mục khám.
Risk: Phòng KD áp giá sai danh mục. sai sót trong khâu áp giá chưa có sự phân
công nhiệm vụ trong phòng kinh doanh.
Control 21: Kế toán trưởng sẽ chuẩn bị và ký phê duyệt hóa đơn, hóa đơn sau đó
được gửi đến khách hàng.

Reporting (for all sale stream) (Báo cáo tất cả các nguồn doanh thu)
Record Entry: Bút toán
When issuing invoice, AR accountant will automatically generated entries to record
Sales : Khi xuất hóa đơn, kế toán công nợ sẽ tiến hành bút toán để ghi nhận kinh
doanh:
Dr 131111 – Receivable(Các khoản phải thu)/ 11* - Cash (Tiền mặt)
Cr 511** - Sale (Doanh thu bán hàng)
Cr 333111 – Tax (Thuế)
Patients don’t have health insurance card (Bệnh nhân không có thẻ bảo hiểm y tế):
Dr 13111x – Account receivable from patients (Các khoản phải thu từ bệnh nhân)
Cr 51131 – Revenue from medical services (Doanh thu từ dịch vụ y tế)
Cr 51111 – Revenue from sales of medicines (Doanh thu từ kinh doanh thuốc)
Patients have health insurance card (Bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế):
In case the patient has this card, the total fee that must be paid is less than base on the
kind of theservices used. According to the Letter from SID, hospital will apply price
insurance for the patient. Price insurance and price of hospital are recorded in Cashier
report that is sent to AR accountant to record
sales. The patients just pay the variance be-tween two kinds of price above. The rest fee
is recorded to receivable from SID. At the end of each quarter, HOS Co.prepare the list
of receivable from SID and sent to this department.
Trong trường hợp bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế, tổng chi phí phải thanh toán sẽ ít hơn
dựa trên các loại dịch vụ đã dùng. Căn cứ theo văn bản từ cục Bảo hiểm Xã hội, bệnh
viện sẽ áp dụng chi phí đã có bảo hiểm cho bệnh nhận. Chi phí đã có bảo hiểm và chi phí
của bệnh viện đều được Nhân viên thu phí ghi chép trong báo cáo để gửi đến Kế toán
công nợ thống kê doanh thu. Bệnh nhân chỉ cần thanh toán phần chênh lệch của hai loại
chi phí trên. Phần phí còn lại được ghi nhận vào khoản phải thu từ cục Bảo hiểm xã hội.
Vào cuối mỗi quý, Công ty HOS sẽ soạn danh sách các khoản phải thu từ cục Bảo hiểm
xã hội và gửi đến họ.
Risk: Thông tin bệnh nhân có thể ghi trùng lắp hoặc khai khống nhằm giảm chi phí
thanh toán. Hoặc bệnh nhân không đúng tuyến sẽ xin giấy chuyển viện để nhằm
hưởng chế độ bệnh nhân có thẻ BHYT. Doanh thu của BV sẽ giảm.
Control 22: Bệnh nhân chỉ cần thanh toán phần chênh lệch của hai loại chi phí
trên. Phần phí còn lại được ghi nhận vào khoản phải thu từ cục Bảo hiểm xã hội.
Vào cuối mỗi quý, Công ty HOS sẽ soạn danh sách các khoản phải thu từ cục Bảo
hiểm xã hội và gửi đến họ.
Prices automatically applied by HIS.
Giá sẽ tự động được hệ thống thông tin bệnh viện áp dụng.
At the end of next quarter, SID checks this receivable amount and prepared the report
confirm total amount that SID will pay back to hospital. Usually, the amount receivable
from SID and the amount that SID will pay back is difference. This was mainly due to
hospital doesn’t understand the Letter clearly, so they have wrong transactions. They are
waiting for confirmation from SID to issue invoice and make the provision for the
difference balance.
Vào cuối mỗi quý, cục Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm tra khoản phải thu này và
chuẩn bị báo cáo xác nhận tổng tiền phải thanh toán cho bệnh viện. Thông thường,
khoản phải thu từ cục Bảo hiểm xã hội và khoản mà cục thanh toán sẽ không đồng nhất.
Điều này phần lớn là do bệnh viện không hoàn toàn hiểu rõ Văn bản từ cục, tạo nên các
sai sót trong giao dịch. Bệnh viện sẽ phải chờ cục Bảo hiểm xã hội xác nhận để tiến hành
xuất hóa đơn và lập dự phòng cho khoảng chênh lệch đó.
Dr 131111 – Account receivable (Các khoản phải thu)
Cr 51131 – Revenue from medical services (Doanh thu từ dịch vụ y tế)
Cr 51111 – Revenue from sales of medicines (Doanh thu từ kinh doanh thuốc)
Patients with Membership Health card of Insurance companies (Bệnh nhân có thẻ
thành viên của các công ty bảo hiểm)
This is services card which is issued by Insurance companies, which made contract with
HOS Co.. This is a first step for the implementation of medical with the simplification of
procedures for patients, and management of patient through information in technology
networks, in order to minimize many procedures previously. We note that patient with
Membership Health card making payment after using services. The cashier confirm on
system “kham cong no”, information of patients will be transferred to Department.
Customer Services select what services are paid by Insurance Companies.
Đây là thẻ dịch vụ được cung cấp bởi các công ty bảo hiểm đã ký hợp đồng với công ty
HOS, là bước đầu trong việc triển khai y tế bằng việc đơn giản hóa các thủ tục cho bệnh
nhân và quản lý bệnh nhân dựa trên thông tin trên mạng lưới công nghệ, nhằm giảm
thiểu các thủ tục trước đây.
Risk: Thông tin khách hàng có thể bị khai khống.
Control 23: Vào cuối mỗi quý, cục Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm tra khoản
phải thu này và chuẩn bị báo cáo xác nhận tổng tiền phải thanh toán cho bệnh viện.
Patient with this card get some incentives such as save time, simply procedure.
Total fee is deducted directly in card. When patient comes to hospital and use the card,
HOS Co. will fax the Guarantee Request to Insurance companies, then Insurance
companies will agree by fax to HOS Co. After patient finishes, Customer Services will
prepare a set of document and issue invoice and send them to Insurance companies to get
the payment.
Bệnh nhân với thẻ thành viên sẽ được nhiều phúc lợi như tiết kiệm rất nhiều thời gian,
thủ tục đơn giản. Tổng chi phí sẽ được khấu trừ trực tiếp vào thẻ. Khi bệnh nhân đến
bệnh viện và sử dụng thẻ này, công ty HOS sẽ gửi fax đơn yêu cầu chứng nhận đảm bảo
đến các công ty bảo hiểm, các công ty sau đó sẽ gửi fax lại cho công ty HOS để xác
nhận đồng ý. Sau khi bệnh nhân khám xong, dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ chuẩn bị
một tập tài liệu và xuất hóa đơn gửi đến các công ty bảo hiểm thanh toán chi phí.
Dr 131111 – Account receivable from Insurance companies (Các khoản phải thu từ công
ty bảo hiểm)
Cr 51131 – Revenue from medical services (Doanh thu từ dịch vụ y tế)
Cr 51111 – Revenue from sales of medicines (Doanh thu từ kinh doanh thuốc)
 Summary of
WCGW
No WCGW Controls Control Frequency
Type
1 Các rủi ro về doanh Control 1: Các bên có liên quan Ngăn
thu y tế của bệnh như trưởng kế toán, trưởng khoa chặn thủ
viện chuyên môn và phó giám đốc điều công
hành cần rà soát lại chi phí cho
bệnh nhân có thẻ theo chuẩn bệnh
viện để tránh sai sót khi đối chiếu
với cục bảo hiểm sức khỏe.
1 Các rủi ro về doanh Control 2: Lãnh đạo hiện hành cần Ngăn
thu y tế của bệnh tham gia vào việc định giá, điều chặn thủ
viện chỉnh giá theo bối cảnh thị trường công
và phù hợp với đặc thù của bệnh
viện => xây dựng quy trình điều
chỉnh giá và các bên có liên quan.
2 Các rủi ro về doanh Control 3: Thành lập bộ phận tiếp
thu y tế của bệnh nhận ban đầu và tư vấn (chẩn đoán)
viện bệnh cho bệnh nhân => sau đó, gặp
lễ tân đăng kí dịch vụ và khoa
khám phù hợp.
2 Bộ phận thông tin có Kiểm soát 4: Có hệ thống ID cho
thể thông đồng với mỗi bệnh nhân.
bộ phận thu phí
Bộ phận thông tin có Kiểm soát 7: Hệ thống H tự động
thể thông đồng với tính toán phải có người quản lý có
bộ phận thu phí trách nhiệm kiểm tra hệ thống. 
Kiểm soát ứng dụng công nghệ
thông tin.
2 Doanh thu bán thuốc Control 5: Khoa chuyên môn cần
thất thoát tham gia vào quyền truy cập này và
xác nhận tình trạng bệnh nhân
nhằm đảm bảo đúng chuyên môn,
đúng khoa khám, lịch sử khám,...
3 Rủi ro về thu phí Control 6: Nhân viên thu phí cần
được cho phép quyền truy cập và
điều chỉnh thông tin dựa trên phiếu
khám bệnh chi tiết của bệnh nhân
để tránh sai sót thông tin khám
bệnh.
Rủi ro về thu phí Kiểm soát 10: Nhất quán, cập nhật
thông tin đầy đủ trên hệ thống H
sau đó bệnh nhân đi thanh toán.
4 Doanh thu bán thuốc Control 9: Bác sĩ cần được truy cập
thất thoát hệ thống để xem kết quả (kết luận)
của từng khoa cho bệnh nhân trước
đó.
4 Doanh thu bán thuốc Control 11: Bác sĩ kê đơn dựa trên
thất thoát tồn kho của thuốc trước khi thanh
toán
4 Doanh thu bán thuốc Control 12: Sau khi giao thuốc số
thất thoát lượng mới được trừ.
4 Doanh thu bán thuốc Control 13: Trao đổi với tổng số
thất thoát tiền toa thuốc cho bệnh nhân trước
khi kê toa.
5 Doanh thu khám Control 14: Kế toán công nợ cần
bệnh thất thoát được quyền truy cập phần mềm H
để nắm được chi phí khám của
bệnh nhân và đối chiếu trước khi
 xuất hóa đơn.
5 Doanh thu khám Control 15: Hàng tháng, kế toán Hàng tháng
bệnh thất thoát AR sẽ đối chiếu tổng thu tiền mặt
và doanh thu bán hàng, lập biên
bản kiểm đếm tiền trình Giám đốc
phê duyệt.
5 Doanh thu khám Control 16: Cần trao đổi trước với
bệnh thất thoát bệnh nhân về tổng thể tình trạng
bệnh và phác đồ điều trị để bệnh
nhân lựa chọn phương pháp phù
hợp với năng lực tài chính và khả
năng sức khỏe của họ.
4 Rủi ro về sai lệch Control 17: Hệ thống ghi nhận cần
thông tin được kiểm duyệt của bác sĩ điều trị.
5 Doanh thu khám Control 18: Cần được kiểm duyệt
bệnh thất thoát của khoa trên bảng kê viện phí.
5 Doanh thu khám Control 19: Đối chiếu công nợ 3
bệnh thất thoát bên (Hóa đơn, “Bảng kê hóa đơn
thu chi ra viện”/Bảng kê bán hàng,
Biên lai “Phiếu thu – Kiêm phiếu
hạch toán”).
Thông tin khách Control 8: Cần kiểm tra đúng đối
hàng bị khai khống tượng được bảo hiểm chi trả hoặc
bệnh nhận tạm ứng chi phí khám
bệnh trước và làm thủ tục BH sau.
6 Thông tin khách Control 20: Phòng Kinh doanh sẽ
hàng bị khai khống soạn thảo hợp đồng cho Tổng giám
đốc kiểm tra và phê duyệt. Hợp
đồng sau đó sẽ được gửi đến khách
hàng để ký tên.
6 Thông tin khách Control 21: Kế toán trưởng sẽ
hàng bị khai khống chuẩn bị và ký phê duyệt hóa đơn,
hóa đơn sau đó được gửi đến khách
hàng.
6 Thông tin khách Control 22: Bệnh nhân chỉ cần Cuối quý
hàng bị khai khống thanh toán phần chênh lệch của hai
loại chi phí trên. Phần phí còn lại
được ghi nhận vào khoản phải thu
từ cục Bảo hiểm xã hội. Vào cuối
mỗi quý, Công ty HOS sẽ soạn
danh sách các khoản phải thu từ
cục Bảo hiểm xã hội và gửi đến họ.
6 Thông tin khách Control 23: Vào cuối mỗi quý, cục Cuối quý
hàng bị khai khống Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm
tra khoản phải thu này và chuẩn bị
báo cáo xác nhận tổng tiền phải
thanh toán cho bệnh viện.