7 Hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn - 2221eCIT0311 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HTTT KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

- - - 🙞🕮🙜 - - -
BÀI THẢO LUẬN

MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
TRÌNH BÀY ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH,
LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ BÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
SINH VIÊN. PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ
PHÒNG KHÁCH SẠN
Giảng viên: Vũ Diệu Hương

Nhóm thực hiện : 7
Lớp học phần: 2221eCIT0311
_Hà Nội, 2022_
1
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
STT Họ tên Nhiệm vụ

Sơ đồ mức ngữ cảnh, sơ đồ mức đỉnh
61 Hoàng Thị Kim Ngân
phần bài tập
62 Nguyễn Hồng Ngân Thuyết trình phần lý thuyết
Nghiệp vụ quản lý thuê phòng khách
63 Nguyễn Hoài Ngọc sạn, Mô tả hệ thống, phân nhóm chức
năng, sơ đồ phân rã chức năng
Khảo sát khách sạn, Sơ đồ mức dưới
64 Nguyễn Khôi Nguyên
đỉnh
Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý
65 Nguyễn Thị Nguyệt hoạt động NCKH sinh viên trường đại
học Thương mại
Powerpoint, chỉnh sửa bổ sung các nội
66 Nguyễn Thị Minh Nguyệt
dung lý thuyết
Thuận lợi khó khăn khi áp dụng hệ
67 Lê Hồng Nhung thống quản lý hoạt động NCKH sinh
viên
68 Nguyễn Thị Nhung Thuyết trình phần bài tập
Chỉnh sửa và bổ sung nội dung bài
69 Vũ Kim Oanh
thảo luận nhóm
Lý thuyết chung về hệ thống quản lý
70 Hồ Thị Quế
hoạt động NCKH sinh viên
2
BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN 1
I. Thông tin cuộc họp
1. Thời gian họp: 20h Ngày 01/3/2022
2. Địa điểm họp: google meeting
3. Thành viên tham dự:
Chủ trì: (nhóm trưởng): Vũ Kim Oanh
Thư ký: Nguyễn Thị Minh Nguyệt
Thành viên tham gia 10/10, vắng 0.
4. Mục tiêu buổi họp: Lựa chọn đề tài ở nội dung lý thuyết và nội
dung bài tập, phân chia công việc cho các thành viên.
II. Nội dung chi tiết buổi họp.
1. Lựa chọn đề tài:
Sau quá trình trao đổi nghiên cứu về các đề tài trước đó, buổi họp tiến
hành thống nhất giữa các thành viên về đề tài thảo luận của nhóm.
Trước đó nhóm đã tiến hành chọn đề tài nghiên cứu với lý thuyết là đề
tài số 7: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và bài tập là nghiệp vụ số 4.
Tuy nhiên do đăng ký có sự trùng lặp với các nhóm khác, và dựa trên ý
kiến tham khảo từ giảng viên bộ môn, các thành viên thống nhất lựa chọn
đề tài thảo luận chính như sau:
Lý thuyết: Hệ thống thông tin quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học
sinh viên
Bài tập: Nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý thuê phòng khách sạn
2. Phân chia công việc thảo luận như sau:
STT Họ tên Nhiệm vụ

Hoàng Thị Kim Ngân Sơ đồ mức ngữ cảnh, sơ đồ mức đỉnh
61
phần bài tập
62 Nguyễn Hồng Ngân Thuyết trình phần lý thuyết
Nguyễn Hoài Ngọc Nghiệp vụ quản lý thuê phòng khách
63 sạn, Mô tả hệ thống, phân nhóm chức
năng, sơ đồ phân rã chức năng
Nguyễn Khôi Nguyên Khảo sát khách sạn, Sơ đồ mức dưới
64
đỉnh
Nguyễn Thị Nguyệt Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý
65 hoạt động NCKH sinh viên trường đại
học Thương mại
Nguyễn Thị Minh Nguyệt Powerpoint, chỉnh sửa bổ sung các nội
66
dung lý thuyết
Lê Hồng Nhung Thuận lợi khó khăn khi áp dụng hệ
67
thống quản lý NCKH sinh viên
68 Nguyễn Thị Nhung Thuyết trình phần bài tập
3
Vũ Kim Oanh Chỉnh sửa và bổ sung nội dung bài thảo
69
luận nhóm
Hồ Thị Quế Lý thuyết chung về hệ thống quản lý
70
hoạt động NCKH sinh viên
III. Kết thúc

Thời gian: 22h ngày 01/03/2022
Hà Nội, 01/03/2022
Thư ký Nhóm trưởng
Nguyễn Thị Minh Nguyệt Vũ Kim Oanh
4
4. Mục tiêu buổi họp: Báo cáo tiến độ của từng thành viên.
Bài làm các thành viên được hoàn thành và nộp ở google doc,
nhóm trưởng cùng các thành viên tiến hành kiểm tra, nhận xét và yêu
cầu chỉnh sửa những nội dung cần thiết:
ST Họ tên Tiến độ Nhận xét/chỉnh sửa
T
61 Hoàng Thị Kim Ngân Hoàn thành Nộp đúng thời hạn, bài làm tốt
62 Nguyễn Hồng Ngân Hoàn thành Bài thuyết trình đã có sự chuẩn
bị tốt
63 Nguyễn Hoài Ngọc Hoàn thành Nộp đúng thời hạn, bài làm tốt
64 Nguyễn Khôi Nguyên Hoàn thành Nộp đúng thời hạn, bài làm tốt
65 Nguyễn Thị Nguyệt Hoàn thành Nộp đúng thời hạn
66 Nguyễn Thị Minh Nguyệt Hoàn thành Nộp đúng thời hạn, bài làm tốt
67 Lê Hồng Nhung Hoàn thành Nộp đúng thời hạn
68 Nguyễn Thị Nhung Hoàn thành Bài thuyết trình đã có sự chuẩn
bị tốt
69 Vũ Kim Oanh Hoàn thành Nộp đúng thời hạn, bài làm tốt
70 Hồ Thị Quế Hoàn thành Nộp đúng thời hạn, bài làm tốt
III. Kết thúc

Hà Nội, 20/03/2022
5
4. Mục tiêu buổi họp: Thành viên báo cáo kết quả và tính điểm thảo
luận
Thành viên báo cáo kết quả, và tính điểm:
Tổng điểm thảo luận của nhóm: 8.0
ST Họ tên Nhận xét quá trình tham gia Điểm
T thảo luận
61 Hoàng Thị Kim Ngân Nộp đúng thời hạn, bài làm dã bổ 8,3
sung và chỉnh sửa
62 Nguyễn Hồng Ngân Bài thuyết trình đã có sự chuẩn bị tốt 8,1
63 Nguyễn Hoài Ngọc Nộp đúng thời hạn, bài làm đã bổ 8,3
64 Nguyễn Khôi Nguyên Nộp đúng thời hạn, bài làm đã bổ 8,3
65 Nguyễn Thị Nguyệt Nộp đúng thời hạn, bài làm bổ sung 7
chưa tốt
66 Nguyễn Thị Minh Nộp đúng thời hạn, bài làm đã bổ 8,2
Nguyệt sung và chỉnh sửa
67 Lê Hồng Nhung Nộp đúng thời hạn, bài làm bổ sung 7,2
chưa tốt
68 Nguyễn Thị Nhung Bài thuyết trình đã có sự chuẩn bị tốt 8,1
69 Vũ Kim Oanh Nộp đúng thời hạn, bài làm đã bổ 8,4
70 Hồ Thị Quế Nộp đúng thời hạn, bài làm đã bổ 8,1
III. Kết thúc

Hà Nội, 11/05/2022
6
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường đại học Thương Mại
đã đưa môn học Hệ thống thông tin quản lý vào chương trình giảng dạy. Đặc biệt, em
xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên bộ môn – Cô Vũ Diệu Hương đã hướng
dẫn và tâm huyết truyền đạt những kiến thức quý giá cho em trong suốt thời gian học
tập vừa qua. Trong thời gian tham gia lớp học 2221eCIT0311 của cô, thành viên nhóm
đã trau dồi cho bản thân nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập nghiêm túc và hiệu
quả. Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức có giá trị sâu sắc, là hành trang để các thành
viên trong nhóm vững bước sau này. Bộ môn Hệ thống thông tin quản lý là môn học
thú vị, bổ ích và có tính thực tế cao. Đảm bảo cung cấp đầy đủ kiến thức, kỹ năng,
giúp sinh viên có thể ứng dụng vào thực tế. Tuy nhiên, do khả năng tiếp thu thực tế
còn nhiều hạn hẹp, kiến thức chưa sâu rộng. Mặc dù bản thân đã cố gắng hết sức
nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó tránh khỏi những thiếu sót, kính mong cô xem xét
và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện và tốt hơn.
Em xin chân thành cảm !
7
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN............................................................................................................................7
DANH SÁCH HÌNH ẢNH.......................................................................................................9
PHẦN I: LÝ THUYẾT...........................................................................................................10
1.1.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý hoạt nghiên cứu khoa học................................11
1.2 Chức năng của hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên...............13
1.3. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý các bài nghiên cứu khoa
học.............................................................................................................................................16
1.4. Thực trạng áp dụng hệ thống thông tin quản lý bài nghiên cứu khoa học tại trường
Đại học Thương Mại...............................................................................................................18
1.41. Thực trạng hoạt động áp dụng hệ thống......................................................................18
14.2. Tổng quan về hệ thống cũ: Tìm hiểu khái quát hoạt động của các bộ phận chức năng
trong hệ thống...........................................................................................................................20
1.4.3. Đánh giá hệ thống cũ: Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống cũ............................27
1.4..4 Giải pháp.....................................................................................................................31
PHẦN II: BÀI TẬP.................................................................................................................38
2.1.Khảo sát khách sạn Grandvrio City...............................................................................38
2.2. Đánh giá tổng quát về hệ thống Smile quản lý thuê phòng khách sạn.......................39
2.2.1. Lợi ích khi triển khai hệ thống....................................................................................39
2.2.2. Vai trò của hệ thống....................................................................................................39
2.2.3. Những đóng góp và hạn chế tồn tại trong hệ thống...................................................40
2.2.4. Đánh giá sơ bộ về lưu trữ cơ sở dữ liệu trên hệ thống Smile của khách sạn..............40
2.3. Nghiệp vụ quản lý hệ thống thuê phòng khách sạn......................................................41
2.4. Mô tả hệ thống:................................................................................................................42
2.4.1. Nhiệm vụ cơ bản.........................................................................................................42
2.1.2 Cơ cấu hệ thống:..........................................................................................................43
2.5.Gom nhóm chức năng.......................................................................................................44
2.6. Sơ đồ..................................................................................................................................46
2.6.1. Sơ đồ phân rã chức năng:..........................................................................................46
2.6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh............................................................................47
2.6.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.....................................................................................48
2.6.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh..................................................................................................49
PHẦN III: KẾT LUẬN..........................................................................................................53
8
DANH SÁCH HÌNH ẢNH
Hình 1: Sơ đồ mô hình hoá nghiệp vụ………………………………………………...43

Hình 2: Sơ đồ chức năng phân rã quản lý thuê phòng khách sạn……………………….44
Hình 3: Sơ đồ lường dữ liệu mức ngữ cảnh………………………………………………44
Hình 4: Sơ đồ luông dữ liệu mức đỉnh…………………………………………………….45
Hình 5: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý thuê, đặt phòng……………………...46
Hình 6: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý giao phòng…………………………..47
Hình 7: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý trả phòng…………………………….48
Hình 8: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng báo cáo thống kê……………………………..49
9
PHẦN I: LÝ THUYẾT
Với sự phát triển không ngừng của giáo dục nghiên cứu khoa học, giáo dục nghiên
cứu khoa học trở thành một loại công việc cốt lõi trong trường đại học. Việc xây dựng
hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học trong trường đại học đã trở thành một cách thiết
yếu để tăng cường trình độ quản lý nghiên cứu khoa học. Quản lý nghiên cứu khoa học
chủ yếu xoay quanh kết quả và quản lý dự án và nó là một loại chế độ quản lý tập
trung vào dữ liệu. Hiện tại, nếu công tác quản lý các bài nghiên cứu khoa học bằng
phương thức đơn giản bằng việc tự nhập dữ liệu, quản lý bằng giấy tờ thì đây là cách
quản lý tương đối lạc hậu. Cách này không chỉ làm tăng cường độ công tác quản lý mà
còn dẫn đến việc phân chia dữ liệu không toàn diện, nó không thể đáp ứng chính xác
các nghiên cứu khoa học của trường nói chung. Việc xây dựng hệ thống quản lý
nghiên cứu khoa học có thể tạo thành một trung tâm dữ liệu năng động của nền tảng
nghiên cứu và quản lý khoa học, hệ thống có thể thu thập, xử lý, lưu trữ và phản ứng
dữ liệu liên quan của cấp nghiên cứu khoa học trong nhà trường. Hệ thống giúp cải
thiện chất lượng công tác quản lý hoạt động khoa học công nghệ gắn với chiến lược
phát triển đối với cả quá trình triển khai chương trình NCKH tới sinh viên, giáo viên
và phòng ban quản lý. Hệ thống cũng có thể cung cấp hỗ trợ cho quyết định khoa học
bằng thông tin chính xác theo thời gian thực.
Để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, chức năng cũng như lợi ích mà HTTTQL nghiên cứu
khoa học đem lại, nhóm 7 xin phép được trình bày nội dung: “Trình bày đặc trưng và
các thành phần chính, lợi ích của hệ thống quản lý bài nghiên cứu khoa học sinh viên.
Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống”.
10
1.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý hoạt nghiên cứu khoa học
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với
nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một
mục đích nào đó ( Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất).
Hệ thống thông tin quản lý các bài nghiên cứu khoa học là hệ thống tích hợp các
yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL để phục vụ toàn bộ hoạt động NCKH. Đây là
một hệ thống được thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin
giúp các nhà quản lý, các phòng ban quản lý tốt cơ sở các hoạt động NCKH và trợ
giúp ra quyết định điều hành cho phù hợp. Một hệ thống quản lý được phân thành
nhiều cấp từ dưới lên trên và từ trên xuống dưới từ các đối tượng liên quan: Hội đồng
trường, Hội đồng khoa và Đào tạo, Hiệu Trưởng, Phòng quản lý khoa học, Khoa, Bộ
môn, Cán bộ giảng viên và các đơn vị khác.
Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học có nhiệm vụ: quản
lý, lưu trữ thông tin, quy trình của tất cả các đề tài, các cán bộ, giáo viên, sinh viên
tham gia NCKH; quản lý tiến trình thực hiện nhiệm vụ theo thời gian thực,....
Ngoài các chức năng chính như trên, hệ thống còn một số chức năng khác như:
quản lý hồ sơ; quản lý quá trình công tác; chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo,...
1.2. Chức năng của hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên
Quản lý nhà khoa học, chuyên gia:
Đây là các thực thể có vai trò đứng đầu trong việc đưa ra những chính sách, quyết
định cho việc quản lý quá trình NCKH. Hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp những
người đứng đầu có thông báo một cách nhanh chóng và kịp thời đối với các bộ phận
liên quan, công cụ này được các nhà quản lý, chuyên gia áp dụng trong một số công
việc như:
 Quản lý danh sách nhà khoa học
 Thêm, sửa, xóa lý lịch khoa học nhà khoa học
 Gửi đề xuất
 Chọn nhà khoa học làm chuyên gia
 Hiển thị danh sách chuyên gia
 Thêm, sửa, xóa thông tin chuyên gia
 Xuất dữ liệu danh sách nhà khoa học
11
 Đính kèm tài liệu liên quan
Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
Những đề tài NCKH trong từng giai đoạn phải đảm bảo một số yếu tố như: có tính
mới mẻ, tính áp dụng cao, có các tài liệu tham khảo liên quan, … Vì vậy, HTTT sẽ
tích hợp được những yếu tố cần thiết trong việc quản lý các đề tài để đưa ra những
đánh giá về sự mới mẻ và tính ứng dụng, từ đó sẽ đưa ra danh sách các đề tài được phê
duyệt để gửi về cho các bộ phận tham gia vào các đề tài nghiên cứu:
 Quản lý danh sách

 Lọc thông tin danh sách
 Xuất dữ liệu danh sách
 Xem, sửa, xóa thông tin đề xuất theo nhiều cấp
 Chọn hội đồng đánh giá
 Xác nhận sửa chữa theo yêu cầu hội đồng
 Gửi thuyết minh đề xuất nghiên cứu khoa học
 Tự động hiển thị và chuyển trạng thái đề xuất
Quản lý hội đồng
Mỗi bộ phận trong từng giai đoạn sẽ có những nhiệm vụ khác nhau, đòi hỏi phải có
những quy định cách thực hiện một cách chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả và chất
lượng của bài nghiên cứu. Mỗi hệ thống con sẽ có những người đứng đầu và tham gia
vào quá trình phân tích và thiết kế, hướng dẫn các đề tài NCKH:
 Quản lý danh sách hội đồng

 Thêm, sửa, xóa thông tin hội đồng
 Lọc danh sách hội đồng
 Xuất dữ liệu danh sách hội đồng
 Chọn đề xuất/đề tài cho hội đồng đánh giá
 Cập nhật kết quả đánh giá của hội đồng (đánh giá nhanh
 Tạo phiếu đánh giá (đánh giá qua phiếu)
 Tự động tổng hợp kết quả từ phiếu đánh giá
12
 Cập nhật thông tin nghiệm thu
Thống kê, báo cáo
Khi đã kết thúc thời gian cho các đề tài NCKH, hệ thống sẽ tổng hợp và đánh giá về
mức độ hoàn thành như: có bao nhiêu bản báo cáo NCKH, số lượng nhóm không hoàn
thành đề tài, … Mỗi đơn vị thuộc lĩnh vực khác nhau sẽ thu thập sau đó tổng hợp lại
thành bản báo cáo và gửi lên hội đồng Khoa:
 Thống kê theo trạng thái

 Thống kê theo đơn vị
 Thống kê theo lĩnh vực
 Thống kê theo cấp quản lý
 Xuất dữ liệu thống kê
 Xuất mẫu biểu sẵn các văn bản liên quan đề tài
Quản lý đơn vị, phòng ban
Mỗi đơn vị sẽ có những thể loại đề tài NC khác nhau. Và phòng quản lý sẽ có sự
phân chia trách nhiệm cho mỗi thành viên trong đơn vị, ví dụ như mỗi thành viên sẽ
tham gia làm giảng viên hướng dẫn tối đa 2 đề tài, sẽ có những trách nhiệm đối với các
học viên và đề tài nghiên cứu cho đến khi hết quá trình tham gia NCKH
 Quản lý danh sách phòng ban

 Thêm, sửa, xóa phòng ban theo nhiều cấp
 Hiển thị danh sách nhân sự trong phòng ban
 Gửi đề xuất NCKH
Quản lý quy trình:
Cán bộ Phòng Quản lý Khoa học và Đối ngoại nắm được quy trình làm việc, nhiệm
vụ, quyền hạn trong công việc được giao
Các cán bộ, giảng viên và sinh viên tham gia NCKH thực hiện đúng theo quy trình
về công tác NCKH của nhà trường
 Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học
13
 Bảo vệ đề cương đề tài NCKH
 Triển khai đề tài NCKH
 Báo cáo tiến độ triển khai đề tài NCKH
 Nghiệm thu đề tài NCKH
Quản lý dữ liệu liên quan:

 Tích hợp tốt với hệ thống email nội bộ trong quá trình NCKH
 Trả ra được các báo cáo tiến độ liên quan đến các nhiệm vụ NCKH
 Lưu vết tất cả các thao tác của các tài khoản tham gia vào hệ thống
 Lưu lại tất cả các văn bản, quyết định liên quan theo các cấp
Ngoài những chức năng chính trong việc hỗ trợ ban quản lý trong quá trình hoàn
thành công tác kiểm tra các bài NCKH, thì việc xây dựng HTTT còn có thêm một số
chức năng như sau:
- Chức năng hệ thống: quản trị người dùng, phân quyền, cấp quyền sử dụng, đăng
nhập hệ thống.
- Chức năng quản lý hồ sơ: cập nhật các danh mục có liên quan, cập nhật hồ sơ đề
tài NCKH, tìm kiếm các đề tài đã triển khai, số lƣợng cán bộ, giáo viên, sinh
viên tham gia đề tài.
- Chức năng quản lý quá trình công tác: Cập nhật các thông tin phát sinh trong quá
trình nghiên cứu như các đề tài đã nghiệm thu, các. Thống kê báo cáo về quá
trình công tác.
- Chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo: Tổng hợp tình hình các tên đề tài trong
năm học đã và chưa được thực hiện để báo cáo lên Hiệu trưởng – Hội đồng khoa
học của nhà trường.
1.3. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý các hoạt động
nghiên cứu khoa học
Tầm quan trọng
Quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý có tầm quan trọng và mang lại tính
hiệu quả trong các hoạt động NCKH góp phần cải thiện chất lượng công tác quản lý
hoạt động khoa học công nghệ gắn với chiến lược phát triển đối với cả quá trình
NCKH:
14
Việc tiến hành triển khai đối với quy trình triển khai hoạt động NCKH được bao
quát hơn trong các giai đoạn, từ đó tối ưu được thời gian quản lý, lưu trữ:
- Lưu trữ các kế hoạch NCKH hàng năm và kế hoạch mới đã được xét duyệt qua
đó hệ thống hoá được tên đề tài, số lượng nhóm tham gia, …
- Lưu trữ các đề tài, các cán bộ, giáo viên, sinh viên tham gia làm đề tài NCKH
giúp xác định được sự mới mẻ, tài liệu tham khảo liên quan đối với từng đề tài.
- Lưu trữ quá trình hoạt động, nghiên cứu của đề tài, xem đề tài nào đạt, không
đạt, từ đó có sự phân tích, đánh giá để đi đến kết luận về chất lượng bài NCKH
một cách cụ thể hơn.
- Các thông tin mới nhất sẽ được cập nhật liên tục, giúp thông báo đến cán bộ,
sinh viên, các đơn vị liên quan đến việc làm các bài NCKH một cách nhanh
chóng và kịp thời.
Quá trình xử lý dữ liệu thông qua các phần mềm, thay vì làm các phương pháp thủ
công ở trên giấy:
- Các thông tin kế hoạch lưu trong kho dữ liệu tạo nên một hệ thống quản lý cụ
thể, phân cấp từng giai đoạn và có thể thu thập dữ liệu khi cần thiết.
- Các tên đề tài, giáo viên, cán bộ sinh viên được lưu trong kho dữ liệu giúp việc
quản lý thông tin một cách chính xác và khoa học hơn.
- Các thông tin diễn biến của quá trình hoạt động, nghiên cứu của đề tài được cập
nhật nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tạo tiền đề cho việc thông qua mức độ
hoàn thành trong từng giai đoạn.
Ý nghĩa:
Hệ thống thông tin trong các hoạt động NCKH góp phần làm cho quá trình quản
lý được cụ thể hoá, phân cấp từng giai đoạn rõ ràng, có sự điều chỉnh chính xác và kịp
thời đối với từng giai đoạn. Qua đó, việc xây dựng hệ thống thông tin sẽ bao quát được
toàn bộ quy trình thực hiện và đạt được kết quả một cách khách quan hơn. Nâng cao
chất lượng và số lượng sản phẩm báo cáo qua từng thời kỳ.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ khoa học sẽ giúp cho việc tạo lập dữ
liệu hồ sơ khoa học và quản lý thông tin về hồ sơ khoa học nhanh, chính xác, tra cứu
các công trình đã có để việc nghiên cứu không bị trùng lặp. Từ đó tạo điều kiện
nghiên cứu phát triển sâu hơn, tham gia vào quá trình tin học hóa trong trong công tác
quản lý tại các trường đại học.
15
Đánh giá hoạt động nghiên cứu khoa học của từng cán bộ, giáo viên trong trường,
hoạt động nghiên cứu khoa học của từng khoa, bộ môn; quản lý hồ sơ khoa học tốt sẽ
giúp việc đánh giá, xét, phong các danh hiệu hàng năm cho cán bộ, giáo viên nhanh,
chính xác
1.4. Thực trạng áp dụng hệ thống thông tin quản lý hoạt động nghiên cứu
khoa học tại trường Đại học Thương Mại
1.4.1. Thực trạng hoạt động áp dụng hệ thống
Tiếp thu những công nghệ tiến tiến trong lĩnh vực xây lắp cùng với sự năng động,
nhạy bén trong xã hội hiện nay, trong những năm qua Đại học Thương mại đã thi công
hàng trăm công trình nghiên cứu khoa học hiệu quả, có chất lượng cao. Trường đã xây
dựng và áp dụng Hệ thống quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học, tuân thủ những
nguyên tắc quản lý theo hệ thống, đồng bộ, giúp việc quản lý hoạt động hiệu quả hơn,
có tính ổn định lâu dài
Trường Đại học Thương mại áp dụng hệ thống quản lý các hoạt động nghiên cứu:
Với mục đích lưu trữ cũng như cải tiến các quá trình nội bộ, nâng cao hiệu quả hoạt
động của công tác kiểm soát, kiến thức kỹ năng và năng lực của cán bộ giảng viên. Hệ
thống quản lý phù hợp với đặc thù nghiên cứu. Sau khi toàn bộ hệ thống văn bản áp
dụng và khoá đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có kết quả, cán bộ đánh giá của nhà
trường tiến hành đánh giá chất lượng bài cuối mỗi đợt đánh giá ban chỉ đạo đã tìm ra
được các đề tài chất lượng nhất. Xây dựng và áp dụng hệ thống, quan trọng nhất là duy
trì và cải tiến liên tục làm cho Hệ thống này ngày càng hoàn thiện và vận hành trơn tru
hơn.
1.4.1.1. Mục đích khi áp dụng HTQL hoạt động sinh viên
Hoạt động nghiên cứu khoa học trở thành một vấn đề cốt lõi trong các trường đại
học. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học trong trường đại học
đã trở thành một phương thức quan trọng nhằm tăng cường trình độ, kỹ năng về quản
lý nghiên cứu khoa học. Do đó, khi xây dựng một hệ thống quản lý nghiên cứu khoa
học, hệ thống này cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng phù hợp cho mục đích
sử dụng của người quản lý, cán bộ nhà trường.
 Áp dụng hệ thống quản lý nhằm cải thiện dễ dàng hơn cho việc thu thập, xử lý,
lưu trữ và phản hồi các dữ liệu liên quan đến nghiên cứu khoa học của trường.
16
 Cán bộ nhà trường như hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, trưởng khoa,...có thể
được hệ thống cung cấp hỗ trợ cho các quyết định khoa học bằng những thông
tin chính xác theo thời gian thực tế.
 Hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học lưu trữ về kết quả của tất cả các bài
nghiên cứu khoa học của sinh viên từ các khoa, các ngành, các lớp khác nhau.
 Tăng cường cho công tác quản lý khác nhau, nghiệp vụ khác có liên quan đến
quản lý nghiên cứu khoa học như quản lý tổ chức, các đơn vị liên kết, quản lý
dự án, quản lý nhân sự, quản lý kết quả, thống kê báo cáo, bảo trì bảo mật hệ
thống.
 Thông qua hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học, các dữ liệu đầu vào và đầu ra
luôn được bảo toàn, các dữ liệu này được lưu trữ và sử dụng cho các hoạt động
khác nhau. Từ việc đầu vào là tên dự án, tên sinh viên thực hiện, tên giảng viên
hướng dẫn, …được nhập vào trong hệ thống nhờ các chức năng thêm, sửa, xóa
dự án cho tới khi có kết quả về điểm, giải thưởng, mức điểm cộng tương xứng
với quy định của trường từ Phòng quản lý Khoa học.
1.4.1.2. Hệ thống lưu trữ đề tài nghiên cứu khoa học của người học qua việc:
Các khoa quản lý chịu trách nhiệm lưu file mềm các đề tài NCKH của sinh viên
do Khoa quản lý
Phòng QLKH chịu trách nhiệm lưu kỷ yếu các đề tài NCKH của sinh viên, cao
học viên và nghiên cứu sinh đạt giải cấp trường hàng năm
Phòng QLKH gửi kỷ yếu các đề tài NCKH của sinh viên, cao học viên và nghiên
cứu sinh đạt giải cấp trường cho các khoa và Trung tâm Thông tin Thư viện lưu trữ.
Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học phổ biến trên tất
cả các khối phòng ban, tới từng khoa, từng đơn vị trực thuộc trường Đại học Thương
mại giúp dễ dàng cho công tác kiểm tra và đối chiếu.
Hệ thống thông tin quản lý sẽ chia nhỏ tới cấp thấp nhất của đơn vị để việc kiểm
tra được thường xuyên và sát sao nhất tới từng đơn vị mà không cần trực tiếp tới kiểm
tra thường xuyên tại các bộ phận.
Ngay tại các đơn vị nhỏ trực thuộc nhà trường như các khoa cũng đều được áp
dụng hệ thống thông tin quản lý đề tài nghiên cứu khoa học. của sinh viên nhằm quản
17
lý tốt nhất tất cả các đối tượng tham gia nghiên cứu: Từ giáo viên hướng dẫn tới sinh
viên tham gia nghiên cứu. Công tác theo dõi và quản lý từ đó trở nên dễ dàng hơn cho
kiểm soát.
Các văn bản, biểu mẫu luôn được cập nhật một cách nhanh chóng nhất giúp cho
cá nhân và tổ chức như các khoa bám sát được các chủ trương và quy định mới nhất do
nhà trường hay Bộ giáo dục để ra được áp dụng. Từ đó giúp quá trình điều hành của
trường trở nên hiệu quả hơn
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học tạo
nên sợi xích liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân tới đơn vị cấp hành chính là khoa, giữa
các phòng ban và ban giám hiệu
Hình thức tổ chức của hệ thống khá khoa học được chuyển giao công nghệ quy
cũ tới từng khoa, trong các thời điểm khác nhau.
1.4.1.3. Mô tả nghiệp vụ quản lý hoạt động NCKH sinh viên
Căn cứ vào định hướng triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên hằng
năm của các trường đại học, Ban quản lý, các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện
nghiên cứu khoa học sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch đầu năm học.
Dựa trên những kế hoạch được xây dựng, Phòng quản lý khoa học và đào tạo sẽ
thông báo kế hoạch NCKH đến các đơn vị vào một thời gian cố định được thống nhất
hàng năm.
Khi nhận được thông báo một cách chi tiết, cụ thể về thời gian cũng như cách thức
để tiến hành các hoạt động liên quan đến NCKH, các đơn vị sẽ có những thông báo cụ
thể bằng văn bản đến các bộ phận là giảng viên và sinh viên.
Tiếp nhận được thông báo, các sinh viên sẽ tự tạo lập nhóm thực hiện, lựa chọn
giảng viên hướng dẫn, thống nhất đề tài. Từ đó tổng hợp thành bản thông tin về thông
tin các cá nhân trong nhóm, thông tin về đề tài để gửi lên Ban quản lý hoạt động
NCKH.
Khi nhận được danh sách thông tin của tất cả các nhóm thuộc bộ phận quản lý,
Phòng quản lý sẽ tiến hành lập danh sách đề tài NCKH đã được Hội đồng khoa thông
qua, dựa trên các tiêu chí: Tính mới mẻ, tính sáng tạo, tính ứng dụng của đề tài, và các
tài liệu tham khảo liên quan tới đề tài.
18
Ban quản lý sẽ tổ chức một cuộc họp nhằm giới thiệu các nội dung và định hướng
cách làm hoạt động, những lợi ích đạt được khi có các bản báo cáo NCKH, thông qua
đó để kiểm tra tiến độ thực hiện của các nhóm NCKH.
Trong khoảng thời gian dự kiến, Ban quản lý sẽ gửi yêu cầu về thời gian nộp bản
báo cáo NCKH cho các nhóm thực hiện. Đúng hạn, Khoa sẽ tổng hợp lại bài làm của
các đề tài và tiến hành chấm đề tài NCKH của sinh viên.
Các đề tài đã được Khoa chấm sẽ chọn ra những bài đạt yêu cầu (có điểm từ 8 trở
lên), gửi lên Hội đồng Khoa để đánh giá chấm điểm, xét chọn đề tài dự thi cấp Khoa.
Sau khi có kết quả, Khoa sẽ tiến hành thông báo điểm về cho các nhóm đề tài
thuộc quản lý của Khoa.
Những bài được chọn tiêu biểu trong khoa sẽ được Hội đồng NCKH đánh giá và
xét chọn (từ 5-6 đề tài) tham gia dự thi NCKH cấp trường.
Hội đồng NCKH tổng hợp, tổ chức hội nghị đánh giá tất cả các Khoa để lựa chọn
bài dự thi cấp Bộ.
1.4.2. Tổng quan về hệ thống cũ: Tìm hiểu khái quát hoạt động của các
bộ phận chức năng trong hệ thống.
Hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học có thể được mô tả khái quát bao
gồm các chức năng chính như sau:
 Quản lý sinh viên tham gia NCKH
 Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
 Quản lý quy trình nghiên cứu khoa học
 Quản lý đơn vị phòng ban, khoa
 Quản lý hội đồng
 Quản lý kỷ yếu nghiên cứu khoa học
 Thống kê báo cáo
Khái quát hoạt động của các bộ phận chức năng trong hệ thống:
Quản lý sinh viên tham gia NCKH
Dữ liệu đầu vào: các dữ kiện, thông tin sinh viên đăng ký tham gia nghiên cứu
khoa học.
 Dữ liệu nội bộ: thông tin sinh viên( tên, mã sinh viên, ngày sinh, giới tính,
chuyên ngành, lớp, khoa, thông tin liên lạc…), số lượng sinh viên tham gia
NCKH, số lượng thành viên, giảng viên hướng dẫn, đề tài tham gia, kinh phí
19
thực hiện, các văn bản quy định của trường về việc tham gia NCKH đối với
sinh viên.
 Dữ liệu bên ngoài: Các văn bản, quyết định của bộ giáo dục về quy định đối với
sinh viên trong tham gia NCKH.
Những thông tin dữ liệu đầu vào này được ghi nhận thông qua những báo cáo đã
được tổng hợp từ thông tin đăng ký tham gia NCKH của sinh viên.
Quy trình xử lý: thu thập các dữ liệu từ thông tin sinh viên đăng ký tham gia
NCKH, tổng hợp, xử lý các thông tin sinh viên cung cấp. Hội đồng khoa phân loại
nhóm đề tài nghiên cứu có tính tương đồng, so sánh, phân tích, đánh giá tính khả thi.
Các chức năng con bao gồm: quản lý danh sách, lọc thông tin sinh viên, lọc thông tin
đề tài, xuất dữ liệu danh sách sinh viên, xuất dữ liệu danh sách đề tài, đề xuất thay đổi
thông tin, xác nhận thay đổi, hiển thị và chuyển trạng thái thông tin sinh viên, đính
kèm tài liệu liên quan. Để tổng hợp, cung cấp và xử lý kịp thời thông tin đối với chức
năng này, hoạt động quản lý sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học có thể sử dụng
một số phần mềm như: Microsoft Word (sử dụng để tổng hợp thông tin và thông báo
đến các bộ phận, nhóm liên quan…); Excel ( Tổng hợp thông tin và số lượng sinh viên
tham gia, phân loại, tính toán tổng số lượng sinh viên và đề tài…)
Dữ liệu đầu ra: các thông tin đáp ứng yêu cầu tham gia NCKH của sinh viên bao
gồm các thông tin cá nhân, thông tin đề tài, thông tin giảng viên, tiến độ thực hiện, kết
quả nghiệm thu
Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện, các đề tài được báo cáo từ các hoạt động đăng ký
đề tài như:
 Dữ liệu nội bộ bao gồm: tên và số lượng đề tài, giảng viên hướng, thành viên
trong nhóm NCKH, các văn bản yêu cầu về các đề tài NCKH của trường, mỗi
khoa (như là tính mới mẻ, tính sáng tạo, lĩnh vực nghiên cứu, …)
 Dữ liệu bên ngoài: Các văn bản, các quyết định của bộ giáo dục về triển khai
hoạt động đăng ký đề tài NCKH, các thông tin về việc đăng ký đề tài dự thi cấp
bộ; Thông tin về các đề tài của các trường khác, …
Thông tin dữ liệu đầu vào này được ghi nhận chủ yếu thông qua các báo cáo được
tổng hợp từ những thông tin liên quan đến đăng ký và lựa chọn đề tài do Phòng quản
20
lý nghiệm thu và tổng hợp từ các nhóm nghiên cứu, các bộ phận liên quan và dữ liệu
bên ngoài về quy định về đề tài NCKH, thực hiện đăng ký đề tài NCKH, …
Quy trình xử lý : bao gồm các nhóm công việc từ thu thập các dữ liệu do các
nhóm thực hiện đăng ký, đến việc phân loại, xử lý, so sánh với yêu cầu của việc lựa
chọn các đề tài dự thi nhằm cung cấp những thông tin chính thức để gửi đến các bộ
phận, các nhóm thực hiện NCKH cũng như hội đồng Khoa về số lượng, tính khả thi.
Quy trình quản lý đề tài NCKH đòi hỏi vận dụng hợp lý các phương pháp về so sánh,
phân tích và dự đoán mức độ và kết quả khả thi của đề tài trên cơ sở tuân thủ các
nguyên tắc, sử dụng các kỹ thuật và công nghệ phù hợp bởi sự đa dạng trong chức
năng con của hệ thống quản lý đề tài NCKH, bao gồm: Quản lý danh sách; Lọc thông
tin danh sách; Xuất dữ liệu danh sách đề tài; Đề xuất thay đổi về thời gian, nội dung,
kết quả, kinh phí thực hiện đề tài; Xác nhận thay đổi; Nghiệm thu cấp cơ sở/sơ bộ;
Nghiệm thu chính thức/cấp bộ; Hiển thị và chuyển trạng thái đề tài; Đính kèm tài liệu
liên quan. Để cung cấp, xử lý và thông báo một cách kịp thời và chi tiết đối với từng
chức năng trong từng giai đoạn, hoạt động quản lý đề tài NCKH có thể sử dụng một số
phần mềm như: Microsoft Word (sử dụng trong tổng hợp hoặc thông báo đến các bộ
phận và các nhóm về các văn bản liên quan; lập các bảng biểu theo yêu cầu, …), Excel
(Tổng hợp thông tin liên quan về đề tài đăng ký NCKH, thực hiện tính toán về tổng đề
tài, tổng chi phí dự kiến, …)
Dữ liệu đầu ra của chức năng quản lý đề tài NCKH: Là các thông tin đáp ứng
yêu cầu của các bộ phận liên quan, bao gồm các cấp quản lý phục vụ hoạt động triển
khai thực hiện đề tài NCKH trong nội bộ, cũng như các đối tượng bên ngoài như là
thông tin về đề tài dự thi để gửi cho cấp Bộ, …Thông tin tổng hợp và chi tiết về dữ
liệu đầu ra bao gồm báo cáo về danh sách đề tài tham dự trong năm ở mức cấp khoa,
cấp trường, cấp Bộ; các thống kê về tài chính trong từng giai đoạn trong việc hỗ trợ
thực hiện các đề tài NCKH.
Quản lý quy trình nghiên cứu khoa học
Dữ liệu đầu vào:
 Dữ liệu nội bộ: các đề tài đã triển khai, dữ liệu thu tập được khi giảng viên
nghiên cứu hoặc giảng viên thực hiện đầu vào dữ liệu đăng ký (danh tính chủ
nhiệm, danh tính các thành viên), thông tin về chức danh nghiên cứu, hoặc
chức danh dịch vụ, tóm tắt / mô tả, năm thực hiện.
21
 Dữ liệu bên ngoài: Văn bản Thông tư số ban hành quy định về quản lý đề tài,
thông tin từ phòng quản lý đào tạo, thông tin về hội đồng trường.
Quy trình xử lý: thu thập các dữ liệu từ thông tin sinh viên đăng ký tham gia
NCKH, lập kế hoạch nghiên cứu khoa học, bảo vệ đề cương đề tài NCKH, triển
khai đề tài NCKH, báo cáo tiến độ triển khai đề tài NCKH, nghiệm thu đề tài
NCKH
Dữ liệu đầu ra: Các danh mục có liên quan, hồ sơ đề tài NCKH, số lượng cán bộ,
giáo viên, sinh viên tham gia đề tài. Các thông tin phát sinh trong quá trình nghiên cứu
như các đề tài đã nghiệm thu
Quản lý đơn vị phòng ban, khoa
 Dữ liệu nội bộ: các danh sách phòng ban, danh sách các khoa trong trường,
danh sách nhân sự của từng phòng ban, các văn bản quy định từng khoa, cơ sở
định hướng phát triển khoa học và công nghệ, nhiệm vụ khoa học và công nghệ
các cấp của trường, văn bản về hoạt động nghiên cứu khoa học của trường,....
 Dữ liệu bên ngoài: quy định về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ sở giáo
dục đại học, hoạt động đào tạo, quy định về nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của
giảng viên do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, …
Các dữ liệu đầu vào này chủ yếu thông qua các văn bản, danh sách cán bộ nhân
viên, danh sách các khoa,... được tổng hợp lại và chuyển tới các khoa.
Quy trình xử lý:
Thực hiện công việc tổng hợp các danh sách cán bộ giảng viên của trường, danh
sách khoa, các văn bản thông tư liên quan đến quyền hạn, quy chế của các cán bộ,
giảng viên. Sắp xếp, phân loại, xử lý các thông tin sau đó gửi đến các phòng ban. Quy
trình quản lý đơn bị phòng ban, khoa thực hiện tổng hợp số lượng cán bộ giảng viên
trong từng phòng ban và các khoa, chức vụ của cán bộ giảng viên. Thực hiện lưu
chuyển các văn bản, chính sách của trường, các cấp, của Bộ Giáo dục và Đào tạo đến
bộ phận từng Khoa để đảm nhận kịp, nắm bắt kịp thời. Sử dụng phần mềm Microsoft
Word để xây dựng văn bản, thông báo của từng giai đoạn, lập danh sách cán bộ giảng
viên trong từng khoa, từng phòng ban; nắm bắt được chức vụ của các cán bộ giảng
viên. Trích xuất sang file Excel thể có thể lọc, sắp xếp, tìm kiếm, tính tổng hay thêm
xóa dễ dàng các danh sách cán bộ giảng viên,....
22
Dữ liệu đầu ra: Sau khi chuyển giao các văn bản, thông tư về cán bộ nhân viên,
các văn bản khác đến các khoa, phòng ban, khi đó các cán bộ từng phòng ban thực
hiện chuyển giao xuống các bộ phận cấp dưới triển khai. Với hoạt động nghiên cứu
khoa học, cán bộ giảng viên triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học xuống các lớp,
đồng thời đưa ra đề xuất về các nghiệp vụ khoa học để gửi lên trường tổng hợp, xem
xét và đánh giá.
Quản lý hội đồng
 Dữ liệu nội bộ: Danh sách thành viên hội đồng, danh sách đề tài nghiên cứu
khoa học đăng ký,Thông tin về người chịu trách nhiệm chính thực hiện đề tài;
danh sách sinh viên đăng ký NCKH của các khoa; danh sách đề tài nghiên cứu
đạt yêu cầu, phiếu đánh giá đề tài NCKH sinh viên; phiếu đánh giá đề tài
NCKH người học; kế hoạch tổ chức hội nghị và tọa đàm về hoạt động NCKH;
văn bản quy định hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ trường
ĐHTM, báo cáo tiến độ hoạt động NCKH sv; văn bản quy định về quản lý
khoa học và công nghệ trường ĐHTM, văn bản quy định quản lý hoạt động
đăng ký, xét duyệt và công nhận sáng kiến trong Trường Đại học Thương mại;
văn bản kế hoạch tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học; văn bản thông tư
hướng dẫn việc đánh giá, nghiệm thu đề tài;·
 Dữ liệu bên ngoài: Văn bản Thông tư số ban hành quy định về quản lý đề tài
KHCN cấp Bộ của BGD&ĐT, văn bản Quy định quản lý hoạt động nâng cao
năng lực khoa học và công nghệ quốc gia do Quỹ phát triển khoa học và công
nghệ Quốc gia hỗ trợ; Quy định quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ
cấp quốc gia; Văn bản Thông tư của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành
quy chế xét tặng giải thưởng “Sinh viên nghiên cứu khoa học”; thông tin về
hội nghị, thư mời viết bài hội nghị về hoạt động nghiên cứu khoa học sinh
viên
Dữ liệu đầu vào bao gồm danh sách, văn bản quy định và kế hoạch hoạt động
nghiên cứu khoa học do Khoa tổng hợp báo cáo lên Hội đồng Khoa và Hội đồng
NCKH và phòng quản lý khoa học tiếp nhận và gửi tới các cán bộ, nhân viên.
23
Các thông tin dữ liệu đầu vào của chức năng quản lý hội được cung cấp từ
phòng quản lý khoa học, hội đồng Khoa, hội đồng NCKH và phòng quản lý
trường ĐH TM. Danh sách thành viên hội đồng được hội đồng khoa Khoa, hội
đồng NCKH cung cấp thông qua file dữ liệu excel, word. Phòng quản lý khoa
học sẽ dựa vào thông tin nhận được đăng tải dữ liệu lên hệ thống quản lý hoạt
động nghiên cứu khoa học sinh viên. Danh sách đề tài nghiên cứu khoa học
đăng ký,Thông tin về người chịu trách nhiệm chính thực hiện đề tài; danh sách
sinh viên đăng ký NCKH của các khoa; danh sách đề tài nghiên cứu đạt yêu cầu
được nhóm nghiên cứu khoa học, giáo viên hướng dẫn, Khoa và hội đồng Khoa
cung cấp thông qua file dữ liệu dưới dạng excel và word. Hội đồng Khoa sẽ dựa
vào những yêu cầu về đề tài nghiên cứu khoa học sẽ tiến hành lựa chọn đánh
giá đề tài và tạo danh sách sinh viên đăng ký NCKH của các khoa chuyển cho
Hội đồng NCKH phê duyệt. Hội đồng NCKH tiến hành đánh giá bài NCKH
bằng việc lập phiếu đánh giá và phòng quản lý khoa học sẽ cập nhật đánh giá
của hội đồng về đề tài. Dữ liệu đầu ra là kết quả nghiên cứu khoa học sinh viên
sau khi Hội đồng NCKH tổng hợp các phiếu đánh giá và được phòng quản lý
khoa học cập nhật ,dữ liệu được lưu dưới dạng file excel. Thông tin đánh giá
kết quả nghiên cứu khoa học của sinh viên do Hội đồng NCKH đánh giá, các
báo cáo về tiến độ hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên do Khoa và phòng
quản lý khoa học cung cấp được lưu trữ dưới dạng word. Phòng quản lý khoa
học cập nhật dữ liệu và dữ liệu đầu ra là thông báo về kết quả nghiên cứu khoa
học sinh viên lưu dưới dạng excel.
Dữ liệu đầu ra: Danh sách thành viên hội đồng chính thức, biên bản họp hội
đồng đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học của người học; kết quả nghiên cứu khoa
học sinh viên; hướng dẫn viết tóm tắt báo cáo đề tài NCKH của sinh viên,; văn bản
hướng quy định hình thức trình bày báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học
của sinh viên, tham gia xét giải thưởng , sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường;
văn bản quy định về quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của trường đại học
thương mại; thông tin về tổ chức hội nghị và tọa đàm về hoạt động NCKH, đơn đề
nghị hỗ trợ tham gia nhiệm vụ khoa học và công nghệ, đơn đề nghị hỗ trợ phí đăng
bài báo quốc tế.
Quản lý kỷ yếu nghiên cứu khoa học
24
Dữ liệu nội bộ: Tổng hợp danh sách các bài nghiên cứu khoa học của sinh viên,
danh sách sinh viên tham gia nghiên cứu và giảng viên giám sát,
Quy trình thực hiện:
Thực hiện công việc thu thập các bài nghiên cứu khoa học của sinh viên trong
năm, lọc ý chính, tóm tắt mục đích của nghiên cứu, lọc từ khóa chỉnh của nghiên cứu.
Thiết kế sách điện tử để chứa các toàn bộ thông tin của các bài nghiên cứu.
Dữ liệu đầu ra: Sách điện tử bao gồm các bài nghiên cứu của sinh viên, danh sách
các bài nghiên cứu, bản tóm tắt của nghiên cứu và từ khóa chính, danh sách ban tổ
chức, mục lục, lời cảm ơn
Thống kê báo cáo
Dữ liệu đầu vào: (dữ liệu nội bộ) Danh sách sinh viên tham gia nghiên cứu khoa
học,Danh sách các bài nghiên cứu khoa học, Danh sách thành viên hội đồng chính
thức, kết quả nghiên cứu khoa học sinh viên, danh sách tham gia xét giải thưởng , sinh
viên nghiên cứu khoa học cấp trường, các thống kê về tài chính trong từng giai đoạn
trong việc hỗ trợ thực hiện các đề tài NCKH
Quy trình: Sau hoạt động nghiên cứu khoa học, hệ thống sẽ thống kê các danh
sách văn bản thành các số liệu đánh giá như tỷ lệ số bài nghiên cứu khoa học đạt điểm
8 trở lên, tỷ lệ bài NCKH nộp/số đề tài đăng ký tham gia,... quy trình thống kê có thể
theo
 Thống kê theo trạng thái: Thống kê trạng thái của đề tài nghiên cứu khoa học đã
hoàn thành, có trùng lặp hay không, thống kê số lượng bài nghiên cứu được
đăng kỷ yếu, đạt giải và tham gia NCKH cấp trường, cấp bộ
 Thống kê theo lĩnh vực: Thống kê các bài nghiên cứu nằm ở những lĩnh vực
nào, đưa ra đánh giá so sánh các NCKH đã có tính mới hay chưa, có phù hợp
với hiện tại hay không
 Xuất dữ liệu thống kê: Xuất các thống kê đề tài, sinh viên tham gia NCKH theo
khoa, khóa, giảng viên hướng dẫn, thống kê giải thưởng, tài chính,...
 Xuất mẫu biểu sẵn các văn bản liên quan đề tài
Dữ liệu đầu ra: Bản báo cáo số lượng bài nghiên cứu khoa học, số bài NCKH đạt
giải tham gia hội thảo và kỷ yếu, bản báo cáo tài chính chi phí cho hoạt động NCKH,
bản báo cáo số lượng nhóm không hoàn thành đề tài,....
25
1.4.3. Đánh giá hệ thống cũ: Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống cũ
1.4.3.1. Ưu điểm
Ưu điểm các chức năng hệ thống quản lý hoạt động NCKH sinh viên
HTQL NCKH sinh viên bao gồm 7 chức năng, các chức năng này đã giúp HTQL
NCKH sinh viên giải quyết được những vấn đề trong quản lý NCKH sinh viên như
sau:
 Đầu tiên, giải quyết được vấn đề quản lý sinh viên đăng ký tham gia NCKH. Hệ
thống thu thập các dữ liệu từ thông tin sinh viên đăng ký tham gia NCKH, tổng
hợp, xử lý các thông tin sinh viên cung cấp. Từ đó thống kê được số lượng sinh
viên tham gia nghiên cứu và có thể quản lý dễ dàng hơn.
 Thứ hai, quản lý đề tài nghiên cứu khoa học. Giúp giải quyết vấn đề về lưu trữ
các đề tài, các cán bộ, giảng viên, sinh viên tham gia làm đề tài NCKH và giúp
cho việc tạo lập dữ liệu hồ sơ khoa học và quản lý thông tin về đề tài nghiên
cứu khoa học nhanh, chính xác, tra cứu các công trình đã có để việc nghiên cứu
không bị trùng lặp.
 Thứ ba, quản lý quy trình NCKH. Chức năng này giúp giải quyết việc lưu trữ
quá trình hoạt động, nghiên cứu của đề tài, xem đề tài nào đạt, không đạt, từ đó
có sự phân tích, đánh giá để đi đến kết luận về chất lượng bài NCKH một cách
cụ thể hơn.
 Thứ tư, Chức năng quản lý đơn vị phòng ban, khoa; chức năng quản lý hội
đồng và chức năng quản lý kỷ yếu NCKH. Chức năng này giúp giải quyết vấn
đề về quản lý tổng quát về các sinh viên NCKH, các bộ, giảng viên, đề tài và
quy trình nghiên cứu. Từ đó thống kê và báo cáo các sản phẩm đề tài nghiên
cứu đạt chuẩn, thông báo về các chương trình, hoạt động nghiên cứu và những
nhóm đề tài được chọn đăng kỷ yếu.
 Cuối cùng, chức năng báo cáo thống kê. Chức năng này là phần tổng hợp một
cách tổng quát nhất về các chức năng trên, giúp quản lý việc thống kê báo cáo
kết quả các sản phẩm nhóm NCKH đạt giải. Danh sách tham gia xét giải
thưởng, sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường, các thống kê về tài chính
trong từng giai đoạn trong việc hỗ trợ thực hiện các đề tài NCKH,...
Ưu điểm các phần mềm sử dụng
26
Hiện tại Hệ thống đang sử dụng các phần mềm như excel, word để lưu trữ các văn
bản mẫu, cơ sở dữ liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu khoa học, người tham gia và
giảng viên hướng dẫn,... Các phần mềm này có ưu điểm là:
 Quen thuộc và dễ sử dụng đối với cán bộ quản lý, sinh viên tham gia nghiên
cứu.
 Các thông tin kế hoạch lưu trong kho dữ liệu tạo nên một hệ thống quản lý cụ
thể, phân cấp từng giai đoạn và có thể thu thập dữ liệu khi cần thiết.
 Các tên đề tài, giáo viên, cán bộ sinh viên được lưu trong kho dữ liệu giúp việc
quản lý thông tin một cách chính xác và khoa học hơn.
 Các thông tin diễn biến của quá trình hoạt động, nghiên cứu của đề tài được
cập nhật nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tạo tiền đề cho việc thông qua mức
độ hoàn thành trong từng giai đoạn.
Các phần mềm ứng dụng khác như trên zalo, facebook, email.. giúp trao đổi thông
tin dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời giữa cán bộ, giáo viên hướng dẫn với các sinh viên
tham gia nghiên cứu khoa học.
Ưu điểm của hệ thống quản lý hoạt động NCKH sinh viên
 Thứ nhất, Hệ thống tích hợp đầy đủ dữ liệu thông tin của tất cả cán bộ, giảng
viên và sinh viên trong toàn trường, bên cạnh đó, khi triển khai Hệ thống sẽ
giúp cho việc số hóa toàn bộ dữ liệu, thông tin về hoạt động nghiên cứu khoa
học, lưu giữ chính xác và đầy đủ các công trình khoa học (đề tài nghiên cứu
khoa học, sách, giáo trình, tài liệu tham khảo, bài báo...). Bên cạnh đó, phương
tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể di chuyển đem theo dễ dàng, việc
tra cứu sửa chữa được tiến hành mà không cần những điều kiện cầu kỳ như máy
móc, trang thiết bị hiện đại và các điều kiện phụ trợ như: Môi trường làm việc,
điều kiện điện áp…
 Thứ hai, Phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp số liệu, tra cứu dữ liệu trên
phần mềm điện tử, trao đổi thông tin về hoạt động nghiên cứu, công trình khoa
học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Trường.
 Thứ ba, Cơ cấu quản lý chặt chẽ và logic nếu thực hiện đúng các nguyên tắc
của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo hiệu quả
cũng như yêu cầu dạy học. Giúp cho cán bộ, giảng viên và sinh viên tìm hiểu,
xây dựng cho mình những định hướng nghiên cứu phù hợp.
27
 Thứ tư: Hệ thống có tính năng nhắc việc trên cơ sở tích hợp thời hạn về tiến độ
thực hiện công trình nghiên cứu đề tài khoa học, biên soạn giáo trình theo thời
gian thực trong hợp đồng đã ký kết giữa chủ biên giáo trình, tài liệu; chủ nhiệm
đề tài phục vụ cho việc quản lý tiến độ thực hiện các hoạt động nghiên cứu đề
tài khoa học các cấp; tiến độ thực hiện biên soạn giáo trình, tài liệu dạy học của
cá nhân và các đơn vị trong toàn trường nhằm đảm bảo theo đúng tiến độ hợp
đồng đã ký kết.
 Thứ năm, Việc quản lý dựa vào sức người là chính, nên trong quá trình quản lý
luôn đi sát với tình hình thực tiễn của nhà trường, điều này là rất quan trọng đặc
biệt đối với công tác quản lý con người. Giúp cho mục tiêu cải cách hành chính
các khâu trong công tác quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của trường;
phục vụ cho công tác báo cáo, thống kê số liệu về hoạt động nghiên cứu khoa
học theo năm học của cán bộ, giáo viên và các đơn vị trong toàn trường.
1.4.3.2. Nhược điểm

Nhược điểm về các chức năng của hệ thống
Phần mềm đã bao gồm các chức như quản lý quy trình nghiên cứu khoa học,
quản lý đề tài nghiên cứu, quản lý hội đồng, đơn vị phòng ban,... đã giải quyết được
khá nhiều vấn đề trong quy trình quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên,
các chức năng quản lý vẫn còn rời rạc và chưa đồng bộ về kỹ thuật phần mềm trong hệ
thống quản lý. Một số chức năng vẫn chưa được hệ thống hóa như:
 Quản lý thông tin thông báo đến người học tham gia nghiên cứu khoa
học: các thông báo gửi đến sinh viên chủ yếu qua sự giới thiệu và tư vấn
của giảng viên, thông tin của website nhà trường, thông tin của các trang,
nhóm liên quan đến sinh viên và trường Đại học Thương mại, chưa có
một chức năng quản lý thống nhất để sinh viên tiếp cận và cập nhật được
thông tin.
 Quản lý các tài khoản người dùng của hệ thống: cần xây dựng chức năng
này với các nhiệm vụ nhỏ bao gồm thêm sửa xóa tài khoản, phân quyền
để các tác nhân trong như các đơn vị phòng ban, hội đồng có thể tham
gia vào hệ thống, duy trì các nghiệp vụ quản lý, tác nghiệp đối với từng
công việc của cá nhân
28
 Quản lý các tài liệu tham khảo cho người tham gia NCKH, kết hợp với
thư viện tổ chức chức năng thêm sửa xóa, đề xuất các tài liệu tham khảo,
các tài liệu NCKH liên quan phục vụ cho giảng viên và người tham gia
NCKH.
Hạn chế của các phần mềm ứng dụng
Hiện tại hệ thống sử dụng các phần mềm truyền thống như word, excel, để lưu
trữ các văn bản mẫu, cơ sở dữ liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu khoa học, người
tham gia và giảng viên hướng dẫn,... Các phần mềm này tuy có ưu điểm quen thuộc dễ
sử dụng nhưng cũng có nhiều nhược điểm:
 Các chức năng quản lý còn rời rạc, khó có cái nhìn bao quát đến toàn bộ
hệ thống, nắm bắt và quản lý chung cho các tác nhân trong hệ thống.
 Việc lưu trữ hồ sơ của đề tài nghiên cứu khoa học cũng như các thông
tin cần thiết trong công tác quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công
bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ trong nhiều
năm, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều
thời gian và công sức cho những người trực tiếp điều hành với những
biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kê phức tạp.Khi có
nhiều dữ liệu về các đề tài nghiên cứu, bài kỷ yếu khoa học sẽ gây khó
khăn trong lưu trữ và bảo quản dữ liệu, dễ mất các dữ liệu liên quan.
 Tốn nhiều thời gian trong cập nhập dữ liệu, sắp xếp truy xuất dữ liệu liên
quan. Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp truyền thống, dễ xảy ra sai
sót, và nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn. Chẳng hạn
muốn sửa thông tin trong sổ điểm phải gạch bằng bút đỏ rồi sửa lại ở bên
cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần.
 Tốn nhân lực vì trong mỗi khâu cần một số người quản lý và giúp việc.
 Việc đăng kí đề tài nghiên cứu khoa học của giáo viên và đăng kí tham
gia nghiên cứu khoa học của sinh viên đôi khi rườm rà và mất thời gian,
dẫn tới làm chậm tiến độ thực hiện đề tài.
 Công tác hỗ trợ sinh viên tra cứu tài liệu báo cáo là rất kém. Việc mượn
tài liệu bản cứng là rất khó khăn, hơn nữa trường không lưu tài liệu báo
cáo bản mềm nên tài liệu không phong phú và đôi lúc thiếu.
Khó khăn gặp phải khi áp dụng hệ thống vào hoạt động quản lý NCKH
29
Mặc dù trong phạm vi của trường, những do số lượng cũng như quy mô các đề tài
nghiên cứu ngày càng tăng và phức tạp, các thông tin về đề tài nghiên cứu chủ yếu lưu
giữ trên các túi hồ sơ giấy. Phục vụ cho công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học,
làm cho việc tổng hợp, tra cứu, phân loại, theo dõi các đề tài gặp nhiều khó khăn vậy
nên khi bắt đầu áp dụng còn gặp một số khó khăn:
 Số lượng các bài nghiên cứu khoa học lớn gây mất thời gian trong quá trình
chuyển đổi hệ thống từ cũ sang mới.
 Trình độ tin học của 1 phần lớn người sử dụng còn hạn chế nên gặp nhiều bất
cập trong quá trình sử dụng và quản lý hệ thống. Những nhân viên cũ có chuyên
môn và kinh nghiệm lâu năm nhưng lại không có đủ kiến thức kỹ thuật số
chuyên sâu đề xây dựng và vận hành phần mềm. Đây cũng là rào cản lớn đối
với thành công của hệ thống. Mặc dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy
trình thủ công nhưng đòi hỏi người sử dụng cần có trình độ và kỹ năng làm việc
trên phần mềm.
 Cơ sở và hạ tầng tin học còn chưa đủ mạnh (tốc độ đường truyền yếu,...), khiến
việc xử lý trở nên chậm trễ gây nhiều hạn chế.
 Trong quá trình sử dụng hệ thống còn phát sinh nhiều chi phí như: Nâng cấp
công nghệ mới, đào tạo nhân sự, nâng cấp phần cứng,…
1.4.4. Giải pháp
Trên vấn đề thực trạng hiện nay của hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa
học của trường Đại học Thương Mại, nhóm 7 xin đưa ra những đề xuất giải pháp:
 Nâng cấp hệ thống: Bổ sung thêm chức năng quản trị hệ thống
 Xây dựng website quản lý các hoạt động NCKH sinh viên
 Xây dựng Chương trình tập huấn bồi dưỡng ứng dụng công nghệ thông tin với
cán bộ, nhân viên, giáo viên
1.4.3.1. Nâng cấp hệ thống
. Hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học hiện nay được sử dụng và quản
lý bởi trực tiếp cán bộ nhân viên phòng quản lý Khoa học. Hình thức truy cập hệ thống
là hình thức trực tiếp, người dùng không cần đăng nhập tài khoản khi truy cập hệ
thống. Đây là hình thức tiềm ẩn nhiều rủi ro trong việc duy trì hệ thống và không tận
dụng được hết nguồn nhân lực trong quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học. Chính vì
vậy, việc nâng cấp hệ thống là điều vô cùng cấp thiết. Sau thời gian học tập, tích luỹ
30
kiến thức trên lớp kết hợp với tìm hiểu tài liệu tham khảo, nhóm 7 xin đưa ra giải pháp
là bổ sung chức năng quản trị hệ thống
Vai trò của Chức năng quản trị hệ thống: Bằng hình thức thiết lập tài khoản truy
cập cho người dùng, chức năng quản trị hệ thống sẽ quản lý thông tin người truy cập,
thiết lập danh sách người dùng và phân quyền người dùng theo chức năng và vị trí
Đối tượng cấp quyền truy cập: Cán bộ phòng quản lý Khoa học
Chức năng con chức năng của quản trị hệ thống bao gồm:
 Quản lý danh sách tài khoản người dùng
 Thêm, sửa, xóa danh sách người dùng
 Lọc danh sách người dùng
 Thiết lập lại mật khẩu người dùng
 Phân quyền tùy theo chức năng, vị trí
Dữ liệu đầu vào của chức năng: danh sách người dùng, thông tin người dùng,
danh sách phân quyền chức năng, vị trí người dùng
Dữ liệu đầu ra của chức năng: Danh sách người dùng đã truy cập, danh sách cập
nhật người dùng đã truy cập, thông tin người dùng
Với mỗi người dùng được cấp quyền truy cập hệ thống sẽ được cấp tài khoản,
phòng quản lý Khoa học tiến hành lập danh sách người dùng để khai báo thông tin để
đăng nhập tài khoản và dữ liệu được lưu dưới dạng file word. Thông tin người dùng
được lưu vào hệ thống và tạo thành một tài khoản kèm theo chức vụ và vị trí trong
khai báo thông tin đăng nhập. Dữ liệu đầu ra là danh sách người dùng đã truy cập,
danh sách người dùng được cập nhật được xuất và lưu dưới dạng file excel.
1.4.3.2. Xây dựng website quản lý các hoạt động NCKH sinh viên
Hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên hiện nay chỉ cho phép
cán bộ phòng quản lý Khoa học được quyền cập nhật, sửa, xoá và thêm thông tin trong
hệ thống. Vì vậy, việc kiểm soát dữ liệu và thời gian quản lý gặp khó khăn. Giải pháp
nhóm 7 đề ra là xây dựng website quản lý các hoạt động NCKH sinh viên.
Mục đích của giải pháp:
 Nâng cao chất lượng dạy và học: trường đã và đang phấn đấu để bắt kịp tiêu
chuẩn giáo dục và đào tạo của khu vực, và trở thành trung tâm tốt nhất của
Việt Nam.
31
 Mở rộng phạm vi cũng như đa dạng hóa các hình thức đào tạo: được sự cho
phép của Bộ giáo dục và đào tạo, trường lập kế hoạch để áp dụng hình thức
đào tạo theo tín chỉ, hiện đang rất phổ biến trên thế giới trong vài năm gần
đây, và tổ chức hệ đào tạo chất lượng cao.
 Hiện đại hóa nội dung cũng như quá trình đào tạo và quản lý hành chính.
Trường cố gắng để tin học hóa tất cả các hoạt động quản lý đào tạo và sinh
viên, cũng như các hoạt động điều hành công việc. Tiến tới xây dựng một
Đại học số hóa đầu tiên ở Việt Nam.
Hiện trạng tổ chức và năng lực của đơn vị
Các cán bộ trong trường:
 Trình độ nghiệp vụ: thông thạo, làm tốt các công việc được giao.
 Trình độ công nghệ thông tin: phần lớn đều có hiểu biết sâu, rộng và đã
từng làm việc trên các hệ thống tin học hóa khác.
Lợi ích của hệ thống mới
Từ phía người sử dụng:
 Đăng ký dễ dàng, từ xa qua hệ thống mạng nội bộ
 Đẩy nhanh hiệu quả, cũng như tiến độ thực hiện đề tài thông qua các
hoạt động trợ giúp tìm tài liệu, hỗ trợ hoạt động hướng dẫn giữa cán bộ
hướng dẫn và sinh viên thực hiện
Từ phía chủ đầu tư dự án :
 Nâng cao vị thế của trường với các dự án tin học hóa
 Đẩy mạnh chất lượng nghiên cứu cũng như chất lượng đào tạo
 Tiếp cận những công nghệ mới
 Những lợi ích kinh tế
Từ phía người quản lý
 Nâng cao năng suất làm việc, hiệu quả công việc quản lý
Yêu cầu đối với hệ thống mới
Chính vì những nhược điểm nói trên, đứng trước yêu cầu của sự phát triển khoa
học và kỹ thuật, nguyện vọng của đông đảo các thầy cô giáo làm công tác quản lý
và giảng dạy, mong muốn thiết thực của mọi sinh viên đã đang và sẽ tham gia
nghiên cứu khoa học, đòi hỏi hệ thống quản lý và hỗ trợ nghiên cứu khoa học của
trường phải có sự thay đổi, cụ thể là cần phải được tin học hóa.
32
Hệ thống mới được thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu trong công tác quản lý, khắc
phục được những nhược điểm của hệ thống cũ phân chia lại các chức năng một cách
hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và trao đổi đồng thời phát huy được
vai trò quyết định của người quản lý, sử dụng khoa học kỹ thuật mà ở đây là máy
tính điện tử vào một số khâu trong qui trình quản lý của toàn hệ thống. Hệ thống
mới cần có được phần mềm đảm bảo các tính năng sau:
 Lưu trữ đề tài khoa học (nội dung, danh sách người tham gia…)
 Lưu trữ tài liệu báo cáo khoa học (bản mềm)
 Quản lý người sử dụng hệ thống (người quản trị, giáo viên, sinh viên)
 Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
 Trợ giúp tra cứu đề tài khoa học, tài liệu báo cáo nghiên cứu (liên kết với các
nguồn tài liệu từ các thư viện các trường đại học lớn trên thế giới, từ các cán
bộ của trường đang học tập tại các trường đại học nước ngoài)
 Hỗ trợ giao tiếp giữa người hướng dẫn nghiên cứu khoa học (giáo viên) và
người tham gia nghiên cứu khoa học (sinh viên) học (hay hỗ trợ hoạt động
nghiên cứu khoa học, hỗ trợ hoạt động hướng dẫn từ
 các giáo sư, tiến sĩ, nghiên cứu sinh của trường đang nghiên cứu ở nước
ngoài, hoặc các giáo sư các trường đại học nước ngoài)
 Hỗ trợ kết hợp giữa đề tài nghiên cứu nhỏ vào trong các dự án lớn của Khoa,
Trường, các đơn vị khác.
Bởi đây là các phần việc thường xuyên phải thực hiện và có khả năng thực hiện
bằng máy tính điện tử. Yêu cầu đối với các phần mềm này là:
 Phần mềm có một giao diện thân thiện, dễ sử dụng
 Tạo ra mối liên hệ logic và chặt chẽ giữa các tệp dữ liệu
 Việc tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác
 Đảm bảo việc bảo mật cho người sử dụng, đảm bảo người sử dụng thực
hiện đúng phạm vi chức năng.
Chức năng của hệ thống
Hệ thống có các chức năng phục vụ các đối tượng sử dụng khác nhau. Các đối
tượng sử dụng đó bao gồm: người quản trị hệ thống, giáo viên và sinh viên tham
gia và không tham gia nghiên cứu khoa học.
Các chức năng phục vụ chung
33
• Đăng kí sử dụng hệ thống (dành cho sinh viên và giáo viên chưa là thành
viên sử dụng hệ thống)
• Tra cứu đề tài khoa học (dành cho mọi đối tượng)
• Tra cứu tài liệu báo cáo (dành cho mọi đối tượng)
• Tìm kiếm thông tin chung (dành cho mọi đối tượng)
• Trợ giúp (giới thiệu, hỏi đáp - dành cho mọi đối tượng)
• Cập nhật thông tin cá nhân (dành cho thành viên của hệ thống: giáo viên
và sinh viên tham gia nghiên cứu, người quản trị hệ thống)
• Thông báo
Các chức năng phục vụ giáo viên
• Đăng kí đề tài nghiên cứu khoa học

• Nhận hướng dẫn sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học
• Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học (sửa thông tin, nội dung, yêu cầu xóa
đề tài nghiên cứu khoa học)
• Quản lý tài liệu báo cáo nghiên cứu khoa học (ghi nhận tài liệu báo cáo
khoa học, cập nhật tài liệu báo cáo khoa học…)
• Hỗ trợ giao tiếp với sinh viên nghiên cứu thông qua diễn đàn hoạt động
nghiên cứu khoa học (diễn đàn phục vụ riêng cho từng đề tài) Các chức
năng phục vụ sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học
• Đăng kí tham gia nghiên cứu khoa học
• Quản lý tài liệu báo cáo khoa học (cập nhật tài liệu báo cáo)
• Hỗ trợ giao tiếp với giáo viên hướng dẫn thông qua diễn đàn hoạt động
nghiên cứu khoa học (diễn đàn phục vụ riêng cho từng đề tài)
Các chức năng phục vụ quản trị hệ thống
• Quản trị người sử dụng (thêm, xóa, sửa thông tin người sử dụng hệ thống,
phân quyền truy cập cho người dùng)
• Quản trị đề tài (thêm, xóa, sửa thông tin đề tài nghiên cứu khoa học)
• Quản trị tài liệu báo cáo (thêm, xóa, sửa tài liệu báo cáo khoa học)
• Quản trị thông tin chung của hệ thống (thông tin về các bộ môn, thông tin
về các lớp trong khoa…)
• Quản trị thông tin của các diễn đàn (xóa, sửa nội dung mẩu tin)
• Thông báo tin mới (cập nhật thông tin chung của website)
34
Lựa chọn công cụ
Lựa chọn công cụ đúng là một yếu tố quyết định rất lớn đối với hiệu quả và
thành công của một ứng dụng. Yêu cầu của bài toán cho việc lưu trữ CSDL ngày
càng cao với một lượng thông tin cần lưu trữ. xử lý ngày càng nhiều, với nhiều
người truy cập cùng một lúc và hỗ trợ môi trường mạng... Hiện nay có rất nhiều hệ
quản trị cơ sở dữ liệu hữu ích giải quyết tốt những yêu cầu đó như hệ quản trị
Oracle, SQL Server trên môi trường Windows, PostgresQL trên môi trường
Linux ...Trong đó hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySql là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
chuyên nghiệp, ổn định, rẻ (có bản miễn phí dùng tốt) và chạy trên cả môi trường
Unix-Linux và Windows, là thích hợp trong việc sử dụng để xây dựng hệ thống.
Đối với ngôn ngữ lập trình, Php với Jscript là bộ ngôn ngữ lập trình thông dụng,
thường được sử dụng để phát triển các ứng dụng web có sử dụng hệ quản trị cơ sở
dữ liệu MySql. Php dễ lập trình, chạy ổn định, nhanh và với mã nguồn mở phong
phú ta có thể dễ dàng tái sử dụng các module sẵn có để phát triển hệ thống. Hơn nữa
Php có thể chạy trên cả môi trường Windows và Unix-Linux.
Do vậy hệ thống được phát triển trên nền ngôn ngữ lập trình Php với Javascript
và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL.
Đề xuất phương án
Dựa vào những phân tích trên, phương án giải quyết bài toán được đưa ra là xây
dựng hệ thống trở thành website “Nghiên cứu khoa học” có đầy đủ các chức năng
chức năng của hệ thống được mô tả trên. Trong đó sử dụng một máy tính chủ của
trường làm công cụ lưu trữ thông tin của hệ thống và xử lý, thực hiện những chức
năng của hệ thống mà máy tính có thể thực hiện được đó là các thao tác quản trị cơ
sở dữ liệu (thông tin người sử dụng, đề tài khoa học, tài liệu báo cáo…). Người sử
dụng hệ thống có thể truy cập trực tiếp vào website và sử dụng hệ thống bằng các
máy nối mạng nội bộ tại trường hoặc từ xa bằng máy tính có kết nối mạng Internet
Phương án này phù hợp với yêu cầu thực tế đồng thời giải quyết được vấn đề tránh
lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và công sức lao động, xử lý các thông tin một cách
tự động, chính xác với mội khối lượng lớn và trong nhiều năm tạo điều kiện thuận lợi
cho thầy cô cùng sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học.
1.4.3.3. Xây dựng Chương trình tập huấn bồi dưỡng ứng dụng công nghệ thông tin
với cán bộ, nhân viên, giáo viên
35
Mục đích:
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong dạy và học.
- Phát huy vai trò của công nghệ thông tin và các thành tựu khoa học - công
nghệ hiện đại trong quản lý nhà nước về giáo dục, đào tạo.
- Từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, đặc biệt là hạ tầng công nghệ
thông tin
Công tác bồi dưỡng ứng dụng CNTT cho giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục
Một số nội dung cần bồi dưỡng:
a) Các ứng dụng phục vụ dạy và học: Công nghệ e-Learning, các phần mềm thí
nghiệm ảo, khai thác các nguồn học liệu, kỹ năng khai thác Internet…
b) Các ứng dụng quản lý và điều hành nhà trường;
c) Khai thác các phần mềm văn phòng nguồn mở vào các hoạt động nói trên.
Tập huấn sử dụng phần mềm nguồn mở NukeViet.
Hình thức, phương tiện bồi dưỡng giáo viên:
- Nên kết hợp giữa học từ xa với học trực tiếp để tiết kiệm chi phí và tăng sự
linh hoạt cho người học.
- Có thể sử dụng mô hình web conference để thảo luận trực tiếp thay vì mô hình
video conference để tiết kiệm chi phí.
Tài liệu tập huấn nên cung cấp cho giáo viên tham khảo trước, có những gợi ý,
định hướng cụ thể để giáo viên có thể tự học. Do vậy, phần bồi dưỡng trực tiếp chỉ chủ
yếu tập trung vào phần bồi dưỡng kĩ năng cốt lõi.
Trong công tác tuyển dụng giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục, cần kiểm tra
kiến thức và kỹ năng tối thiểu về CNTT bằng khả năng đáp ứng được yêu cầu công
việc thực tế; không áp dụng theo hình thức kiểm tra việc có hay không có chứng chỉ
tin học ứng dụng A, B, C.
36
PHẦN II: BÀI TẬP
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hơn đem đến sự tiện nghi, hiện đại
hơn cho cuộc sống. Cùng với đó là sự phát triển của công nghệ thông tin rộng rãi
trong mọi lĩnh vực cần tin học hóa để đơn giản công việc và dễ dàng hơn trong công
tác quản lý, thực hiện. Từ kinh tế, giáo dục, quốc phòng cho đến những công việc
phổ biến và đơn giản hơn như quản lý nhà hàng, khách sạn, siêu thị v..v.. đều có thể
sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho những nghiệp vụ riêng.
Để xây dựng được những ứng dụng công nghệ thông tin vào những cơ quan, tổ chức
như vậy bắt buộc phải thực hiện phân tích thiết kế hệ thống để mô phỏng nắm bắt
được hiện tượng, quy trình nghiệp vụ từ thế giới thực để từ đó xây dựng hệ thống để
giải quyết các yêu cầu đề ra trong bối cảnh cần thiết này
Nhóm 7 thực hiện nghiên cứu nội dung với đề tài “Hệ thống quản lý thuê phòng
khách sạn” với mục đích giải. quyết các vấn đề trong khâu quản lý đặt, thuê phòng
cũng như các yêu cầu dịch vụ của khách hàng ở mức độ vừa và nhỏ. Nhóm chọn đề tài
này do đã tiếp xúc với hệ thống này từ môn học trước đó nên đã nghiên cứu sơ bộ về
quy trình nghiệp vụ và sẽ cố gắng hoàn thiện thêm trong môn học này.
2.1. Khảo sát khách sạn Grandvrio City
 Hiện tại khách sạn Grandvrio City sử dụng hệ thống phần mềm quản lý
khách sạn SMILE
 Phần mềm này được triển khai cho mọi bộ phận của khách sạn như: lễ tân,
quầy bar, nhà hàng, spa…
37
 Mỗi nhân viên có một tài khoản được cấp quyền truy cập thông tin, nhận
thông tin, và thông tin nhận được sẽ tùy theo bộ phận và cấp bậc của nhân viên
đó. Quản lý, Giám đốc có toàn quyền truy cập thông tin
 Nhân viên nhập thông tin cá nhân của khách hàng như hộ chiếu, chứng minh
nhân dân, nhập các phiếu thanh toán cho các dịch vụ như ăn uống, spa, đưa
đón… vào phần mềm. Các công việc này đều phải nhập bằng tay để cho lên
phần mềm quản lý
38
2.2. Đánh giá tổng quát về hệ thống Smile quản lý thuê phòng khách sạn
2.2.1. Lợi ích khi triển khai hệ thống
Đối với khách sạn, khi thực hiện triển khai xây dựng hệ thống quản lý, hệ thống
này đã thúc đẩy sự cải tiến trong các khâu quản lý giấy tờ, sổ sách và lưu trữ thông tin
khách hàng. Đồng thời, hệ thống còn hỗ trợ các cá nhân như giám đốc có thể tiện theo
dõi tiến trình làm việc của phòng ban, của các bộ phận chức năng khác nhau; đối với
nhân viên khách sạn là cải tiến quy trình làm việc, xử lý thủ tục được dễ dàng. Đối với
doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, hệ thống cải thiện vấn đề mà bất kì doanh nghiệp
nào cũng quan tâm, đó là:
 Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí về lương của nhân viên, chi phí in ấn
giấy tờ, giảm thiểu những sai sót về mặt thông tin, giấy tờ lưu trữ trực tiếp
mà khách sạn không mong muốn. Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát
trong quá trình kinh doanh.
 Tối ưu hóa hiệu quả của nhân viên, tăng năng suất làm việc, cải thiện về mặt
thời gian và không gian làm việc.
 Giảm thiểu chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên chưa nắm rõ nghiệp
vụ. Rút bớt chi phí dự kiến cho việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi
phí từ quá trình kinh doanh.
 Thông tin và giấy tờ được lưu trữ trực tiếp, bảo mật cao trên hệ thống giúp dễ
dàng giám sát và tăng tính minh bạch cho đội ngũ thanh tra quản lý giấy tờ.
2.2.2. Vai trò của hệ thống

Việc xây dựng và phát triển phần mềm các hệ thống thông tin quản lý đang ngày
một đáng kể, nắm giữ vai trò nhất định đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Nó cung
cấp những khả năng vượt trội và sự tiện lợi đối với người sử dụng trong hệ thống. Tối
ưu hóa công việc, ví dụ:
- Khâu xử lý thu thập thông tin từ bên ngoài (khách hàng) và trích xuất thông tin
từ khách sạn cho khách hàng được nhanh chóng, đơn giản thủ tục hơn. Khách
hàng có thể dễ dàng truy cập để đăng ký thuê phòng, nhân viên có thể trực tiếp
tiếp nhận và xử lý các vấn đề.
- Hệ thống liên kết giữa các bộ phận trong khách sạn lại với nhau, giữa các bộ
phận thực hiện chức năng tại khách sạn. Các bộ phận chuyển trực tiếp thông tin,
hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ, chức năng với nhau qua hệ thống.
39
- Khâu quản lý nhân viên được đồng nhất, quán triệt theo đúng trình tự. Tiết
kiệm thời gian, giảm thiểu khối lượng công việc trực tiếp viết tay.
2.2.3. Những đóng góp và hạn chế tồn tại trong hệ thống
❖ Đóng góp
- Smile cung cấp các thủ tục, giấy tờ và hóa đơn mẫu được thiết lập sẵn trên hệ
thống. Nhân viên khách sạn nhập thông tin bằng tay lên mẫu có sẵn hoặc tự tạo.
- Hệ thống được thiết kế đơn giản, dễ hiểu mà nhân viên có thể dễ dàng thực hiện
nghiệp vụ
- Với đội ngũ giám đốc, đội ngũ quản lý: Smile đa phần cung cấp toàn bộ mọi
quyền cho lớp đối tượng người dùng này. Vì vậy, họ có thể sử dụng với mong
muốn quản lý toàn bộ các vấn đề trong khách sạn trong thời gian ngắn nhất,
cũng như minh bạch thông tin, giám sát nhân viên.
- Hệ thống có hỗ trợ cổng kết nối máy đọc thông tin Passport để lấy thông tin
khách hàng nhập lên Smile mà không cần nhập tay.
❖ Hạn chế
- Về ngôn ngữ: Smile không cung cấp tiếng việt, ngôn ngữ hệ thống là tiếng anh,
do đó, một số đối tượng sử dụng không thành thạo tiếng anh khó có thể sử
dụng.
- Về bảo trì: sự cố hệ thống cần bảo trì phải nhờ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật từ bên
Smile, điều này dẫn tới quá tải công việc đối với người phát triển hệ thống
Smile, đồng thời ùn tắc công việc của khách sạn
- Về quyền truy cập: mỗi nhân viên đều được cấp 1 tài khoản và được cài đặt
quyền truy cập thông tin, lấy và xuất thông tin. Tuy nhiên, hầu như nhân viên
nào cũng có truyền cập thông tin cá nhân của khách hàng. Có thể làm thất thoát
hoặc lộ thông tin khách hàng ra bên ngoài.
2.2.4. Đánh giá sơ bộ về lưu trữ cơ sở dữ liệu trên hệ thống Smile của khách sạn
❖ Thuận lợi
Cơ sở dữ liệu được lưu trữ dưới dạng file bên trong các thư mục để phục vụ cho
các mục đích khác nhau. Khi cần là có ngay, do đó, tốc độ triển khai sẽ nhanh. Người
dùng thuận tiện truy cập và lấy dữ liệu dù không có chuyên môn về công nghệ thông
tin. Bên cạnh đó, hệ thống thiết lập để lưu trữ cơ sở dữ liệu cho phép truy xuất thông
tin theo nhiều cách từ nhiều người và từ thiết bị khác nhau. Hệ thống mở rộng khả
40
năng chia sẻ thông tin cho các đối tượng. Nhờ vậy, việc thông tin bị lưu đè sẽ được
hạn chế.
- Bộ phận tài chính lưu trữ các giao dịch, hóa đơn, chi phí phát sinh
- Bộ phận lễ tân cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng theo từng đặc điểm
yêu cầu, lưu trữ toàn bộ thông tin của khách hàng cùng một lúc.
- Cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, chăm sóc khách hàng phù hợp (dựa
theo lịch sử khách hàng được lưu trước đó).
- Bộ phận hành chính- dịch vụ lưu trữ các giao dịch, hóa đơn và phiếu về yêu cầu
dịch vụ,...của khách sạn
❖ Khó khăn
- Cơ sở dữ liệu chỉ được lưu trên phần cứng của hệ thống cài đặt cho mỗi khách
sạn. Nếu thay mới phần cứng có thể làm thất thoát dữ liệu.
- Nhân viên tốn 30-40% thời gian công việc để tìm kiếm thông tin và khai thác
thông tin vì dữ liệu trên hệ thống quá nhiều, thời gian trung bình cho 1 tài liệu
có thể mất 18 phút.
- Các giấy tờ được lưu trữ nhiều khi không phản ánh hết toàn bộ và hoàn toàn
chính xác với thực tế. Người quản lý và giám đốc có thể tốn rất nhiều thời gian
để tổng hợp thông tin cần thiết.
2.3. Nghiệp vụ quản lý hệ thống thuê phòng khách sạn
Khách hàng muốn đặt phòng thì phải khai báo đầy đủ các thông tin họ tên,
SĐT, chứng minh thư, địa chỉ và những thông tin này sẽ được quản lý trong thời gian
khách hàng ở tại khách sạn. Khách hàng có thể đặt phòng trước thông qua điện thoại,
fax hoặc trên website khách sạn . Đầu tiên Nhân viên lễ tân kiểm tra yêu cầu thuê
phòng của Khách hàng, kiểm tra trạng thái phòng của khách sạn thông qua danh sách
thuê phòng (gồm Phòng đã thuê, phòng đã được đặt trước, phòng còn trống), Danh
sách đặt phòng.. Nếu trạng thái phòng không còn trống hoặc đã được đặt trước thì từ
chối yêu cầu thuê phòng của Khách hàng. Nếu trạng thái phòng còn trống, Nhân viên
lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (CMND/Passport, Họ tên, Số điện
thoại..), nếu thông tin hợp lệ Nhân viên lễ tân sẽ lập phiếu thuê phòng cho khách hàng
và phiếu giao phòng (bao gồm thông tin Phòng, thông tin Khách hàng, ngày nhận,
ngày trả…) gửi cho Nhân viên phục vụ phòng.
41
Nhân viên lễ tân sẽ giao thẻ phòng cho Khách hàng. Sau khi xác nhận đã giao
phòng, Nhân viên lễ tân sẽ cập nhật lại trạng thái phòng vào Sổ nhật ký trạng thái
phòng đồng thời lưu lại phiếu giao phòng vào Danh sách phiếu thuê phòng. Khách
hàng có thể yêu cầu sử dụng dịch vụ của Khách sạn. Khi có yêu cầu dịch vụ từ khách
hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra số phòng, và tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của khách
hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ. Dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa đơn
thanh toán dịch vụ và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau đó chuyển trực
tiếp phục vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng.
Nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra hạn trả phòng của khách hàng thông qua Sổ nhật
ký thuê phòng. Nếu hết hạn sử dụng phòng, nhân viên lễ tân sẽ gửi thông báo đến
khách hàng yêu cầu thanh toán hóa đơn tiền sử dụng phòng và sử dụng dịch vụ của
khách sạn. Nếu khách hàng yêu cầu gia hạn sử dụng thì nhân viên tiếp tân kiểm tra
trạng thái phòng trong sổ nhật ký đặt phòng, nếu phòng chưa được đặt trước thì nhân
viên tiếp tân cập nhật ngày thuê phòng của khách sạn và lập hóa đơn thanh toán sau
này, ngược lại nếu phòng không đáp ứng được do đó khách hàng khác đặt trước, nhân
viên tiếp tân sẽ lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng, nhân viên phục vụ sẽ nhận
phòng, nhân viên lễ tân sau khi thanh toán cho khách hàng sẽ lưu hóa đơn thanh toán
vào sổ hóa đơn thanh toán, đồng thời cập nhật lại trạng thái phòng vào sổ nhật ký
thuê phòng.
Nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra thời gian trả phòng cho khách và thông báo cho
khách
Đến cuối kỳ hoạch toán, nhân viên kế toán sẽ thống kê doanh thu, công nợ dựa
trên danh sách các hóa đơn thanh toán (thông tin thuê phòng, thông tin sử dụng dịch
vụ…) sau đó lập bản báo cáo gửi đến Trưởng Phòng. Trưởng Phòng xác nhận và kiểm
tra bản báo cáo. Nếu thông tin hợp lệ sẽ gửi thông báo cho phép nhân viên kế toán lưu
lại bản báo cáo vào sổ thành danh sách thống kê, báo cáo.
2.4. Mô tả hệ thống:
2.4.1. Nhiệm vụ cơ bản
Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn thực hiện các chức năng như sau:
- Quản lý thuê, đặt phòng
- Quản lý giao phòng
- Quản lý trả phòng
42
- Báo cáo, thống kê
Các bộ phận thực hiện các chức năng trên bao gồm: Nhân viên lễ tân (Bộ phận lễ
tân), Nhân viên phục vụ phòng (Bộ phận hành chính - dịch vụ) , dịch vụ, nhân viên kế
toán (Bộ phận tài chính).
Các tác nhân ngoài bao gồm: Khách hàng, Trưởng phòng ( do ở hệ thống quản lý
này, trưởng phòng là người nhận báo cáo thống kê theo hàng kỳ.
2.1.2 Cơ cấu hệ thống:
Cơ cấu của hệ thống bao gồm các bộ phận và thực hiện các nhiệm vụ như sau:
 Bộ phận lễ tân: Nhân viên lễ tân sau khi thấy được yêu cầu thuê phòng, đặt
phòng đến từ khách hàng, nhân viên sẽ kiểm tra lại yêu cầu thuê, đặt phòng của
khách hàng. Đồng thời kiểm tra trạng thái phòng, nếu phòng không còn trống
hoặc đã được đặt trước thì từ chối yêu cầu thuê phòng của Khách hàng. Nếu
trạng thái phòng còn trống, Nhân viên tiếp tân sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp
thông tin (CMND/Passport, Họ tên, Số điện thoại..). Sau đó, nhân viên sẽ xác
thực thông tin khách hàng, nếu hợp lệ Nhân viên tiếp tân sẽ lập phiếu thuê
phòng gửi cho khách hàng và phiếu giao phòng (bao gồm thông tin Phòng,
thông tin Khách hàng, ngày nhận, ngày trả…) gửi cho Nhân viên phục vụ
phòng. Sau khi khách hàng xác nhận nhận phòng, nhân viên lễ tân sẽ cập nhật
lại tình trạng phòng, và lưu phiếu giao phòng vào danh sách phiếu thuê phòng.
Khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra số phòng cùng
thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách hàng để lập phiếu yêu
cầu dịch vụ, lập hóa đơn thanh toán dịch vụ rồi gửi cho bộ phận tài chính. Nhân
viên lễ tân sẽ kiểm tra hạn trả phòng của khách hàng thông qua Sổ nhật ký
thuê phòng, gửi thông báo đến khách hàng yêu cầu thanh toán hóa đơn tiền sử
dụng phòng và sử dụng dịch vụ của khách sạn. Nếu khách hàng yêu cầu gia hạn
sử dụng thì nhân viên tiếp tân kiểm tra trạng thái phòng trong sổ nhật ký đặt
phòng, nếu phòng chưa được đặt trước thì nhân viên tiếp tân cập nhật ngày thuê
phòng của khách sạn và lập hóa đơn thanh toán sau này, ngược lại nếu phòng
không đáp ứng được do đó được khách hàng khác đặt trước, nhân viên tiếp tân
sẽ lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng . Nhân viên tiếp tân sau khi thanh
toán cho khách hàng sẽ lưu hóa đơn thanh toán vào sổ hóa đơn thanh toán,
đồng thời cập nhật lại trạng thái phòng vào sổ nhật ký thuê phòng
43
 Bộ phận hành chính - dịch vụ: Nhân viên phục vụ phòng sau khi nhận phiếu
giao phòng từ nhân viên lễ tân sẽ thực hiện giao phòng cho khách hàng. Khi
nhân được yêu cầu từ khách hàng, sau khi nhân viên lễ tân gửi thông tin yêu
cầu dịch vụ thì nhân viên phục vụ phòng, dịch vụ sẽ thực hiện cung cấp dịch vụ
cho khách hàng. Sau khi nhận thông tin khách hàng trả phòng, nhân viên phục
vụ phòng sẽ thực hiện nhận lại phòng.
Bộ phận tài chính: Nhân viên kế toán nhận các hóa đơn từ bộ phận lễ tân. Đến cuối kỳ
hoạch toán, nhân viên kế toán sẽ thống kê doanh thu, công nợ dựa trên danh sách các
hóa đơn thanh toán (thông tin thuê phòng, thông tin sử dụng dịch vụ…) sau đó lập bản
báo cáo gửi đến Trưởng Phòng. Trưởng Phòng xác nhận và kiểm tra bản báo cáo. Nếu
thông tin hợp lệ sẽ gửi thông báo cho phép nhân viên kế toán lưu lại bản báo cáo vào
sổ thành danh sách thống kê, báo cáo.
2.5. Gom nhóm chức năng
Với mô tả nghiệp vụ như trên, nhóm chưa thành 4 chức năng chính như sau:
- Quản lý thuê, đặt phòng bao gồm các chức năng như: Kiểm tra yêu cầu thuê và
trạng thái phòng khi có yêu cầu thuê phòng, đặt phòng từ khách hàng. Tiếp
nhận yêu cầu từ khách hàng. Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin. Xác nhận
lại thông tin của khách hàng. Và cuối cùng là lập phiếu giao phòng gửi cho
nhân viên phục vụ phòng.
- Quản lý giao phòng bao gồm các chức năng như: Giao phòng cho khách hàng.
Cập nhật lại tình trạng phòng. Tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ từ khách
hàng. Và cuối cùng là Lập phiếu yêu cầu dịch vụ.
- Quản lý trả phòng bao gồm các chức năng như: Kiểm tra hạn trả phòng của
khách hàng. Xử lý yêu cầu gia hạn của khách hàng (nếu có). Lập hóa đơn thanh
toán phòng và sử dụng dịch vụ. Cập nhật lại tình trạng phòng sau khi khách trả
phòng.
- Báo cáo, tài chính bao gồm các chức năng như: Thực hiện thống kê doanh thu,
công nợ. Lập bản báo cáo gửi cho Trưởng phòng.
44
45
Hình 1: Sơ đồ mô hình hoá nghiệp vụ
2.6. Sơ đồ
2.6.1. Sơ đồ phân rã chức năng:
46
Hình 2: Sơ đồ chức năng phân rã quản lý thuê phòng khách sạn
2.6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hình 3: Sơ đồ lường dữ liệu mức ngữ cảnh

- Input: Thông tin yêu cầu thuê phòng, Thông tin khách hàng, Các yêu cầu dịch
vụ, Thông tin phản hồi gia hạn, Thông tin thanh toán, Thông tin phản hồi.
47
- Output: Thông tin tình trạng phòng, Phiếu thuê- giao phòng, Phiếu yêu cầu dịch
vụ, Thông báo gia hạn phòng, Hóa đơn thanh toán phòng- dịch vụ, Bản thống
kê doanh thu- công nợ, Bản báo cáo.
- Tác nhân ngoài: Khách hàng, Trưởng phòng
- Tác nhân trong: Lễ tân, Nhân viên phục vụ, Kế toán
2.6.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 4: Sơ đồ luông dữ liệu mức đỉnh

- Input: Thông tin yêu cầu thuê phòng, Thông tin khách hàng, Các yêu cầu dịch
vụ, Thông tin phản hồi gia hạn, Thông tin thanh toán, Thông tin phản hồi.
- Output: Thông tin tình trạng phòng, Phiếu thuê- giao phòng, Phiếu yêu cầu dịch
vụ, Thông báo gia hạn phòng, Hóa đơn thanh toán phòng- dịch vụ, Bản thống
kê doanh thu- công nợ, Bản báo cáo.
- Tác nhân ngoài: Khách hàng, Trưởng phòng
- Tác nhân trong: Lễ tân, Nhân viên phục vụ, Kế toán
- Kho dữ liệu: Danh sách khách hàng, Danh sách phòng, Phiếu thuê- giao phòng,
Phiếu yêu cầu dịch vụ, Hóa đơn, Thống kê- Báo cáo.
- Quy trình thực hiện: Quản lý thuê- đặt phòng, Quản lý giao phòng, Quản lý trả
phòng, Báo cáo- Thống kê.
2.6.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh
48
2.6.4.1. Sơ đồ quản lý thuê, đặt phòng
- Nhiệm vụ: Khách hàng muốn đặt phòng thì phải khai báo đầy đủ các thông tin
họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ và những thông tin này sẽ được quản lý
trong thời gian khách hàng ở tại khách sạn. Khách hàng có thể đặt phòng trước
thông qua điện thoại, fax hoặc trên website khách sạn . Đầu tiên Nhân viên tiếp
tân kiểm tra yêu cầu thuê phòng của Khách hàng, kiểm tra trạng thái phòng của
khách sạn thông qua sổ nhật ký thuê phòng (gồm Phòng đã thuê, phòng đã được
đặt trước, phòng còn trống), Sổ nhật ký đặt phòng.. Nếu trạng thái phòng không
còn trống hoặc đã được đặt trước thì từ chối yêu cầu thuê phòng của Khách
hàng. Nếu trạng thái phòng còn trống, Nhân viên tiếp tân sẽ yêu cầu khách hàng
cung cấp thông tin (CMND/Passport, Họ tên, Số điện thoại..), nếu thông tin hợp
lệ Nhân viên tiếp tân sẽ lập phiếu thuê phòng gửi cho khách hàng và phiếu giao
phòng (bao gồm thông tin Phòng, thông tin Khách hàng, ngày nhận, ngày trả…)
gửi cho Nhân viên phục vụ phòng.
- Tác nhân ngoài: khách hàng, lễ tân
- Kho dữ liệu: Danh sách phòng, danh sách thuê phòng, danh sách khách hàng,
phiếu thuê giao phòng
Hình 5: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý thuê, đặt phòng
2.6.4.2. Sơ đồ quản lý giao phòng
49
- Nhiệm vụ: Nhân viên phục vụ phòng sẽ giao phòng cùng với phiếu giao phòng
cho Khách hàng. Sau khi xác nhận đã giao phòng, Nhân viên tiếp tân sẽ cập
nhật lại trạng thái phòng vào Sổ nhật ký trạng thái phòng đồng thời lưu lại
phiếu giao phòng vào Sổ phiếu thuê phòng. Khách hàng có thể yêu cầu sử dụng
dịch vụ của Khách sạn. Khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ
kiểm tra số phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách
hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ. Dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa
đơn thanh toán dịch vụ và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau đó
chuyển trực tiếp phục vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách
hàng.
- Tác nhân ngoài: khách hàng, lễ tân, nhân viên phục vụ
- Kho dữ liệu: phiếu hóa đơn, phiếu thuê giao phòng, sổ nhật ký trạng thái phòng,
danh sách khách hàng, phiếu yêu cầu dịch vụ
Hình 6: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý giao phòng

2.6.4.3. Sơ đồ quản lý trả phòng
- Nhiệm vụ: Nhân viên tiếp tân sẽ kiểm tra hạn trả phòng của khách hàng thông
qua Sổ nhật ký thuê phòng. Nếu hết hạn sử dụng phòng, nhân viên tiếp tân sẽ
gửi thông báo đến khách hàng yêu cầu thanh toán hóa đơn tiền sử dụng phòng
và sử dụng dịch vụ của khách sạn. Nếu khách hàng yêu cầu gia hạn sử dụng thì
nhân viên tiếp tân kiểm tra trạng thái phòng trong sổ nhật ký đặt phòng, nếu
50
phòng chưa được đặt trước thì nhân viên tiếp tân cập nhật ngày thuê phòng của
khách sạn và lập hóa đơn thanh toán sau này, ngược lại nếu phòng không đáp
ứng được do đó được khách hàng khác đặt trước, nhân viên tiếp tân sẽ lập hóa
đơn thanh toán cho khách hàng, nhân viên phục vụ sẽ nhận phòng, nhân viên
tiếp tân sau khi thanh toán cho khách hàng sẽ lưu hóa đơn thanh toán vào sổ
hóa đơn thanh toán, đồng thời cập nhật lại trạng thái phòng vào sổ nhật ký thuê
phòng.
- Tác nhân ngoài: khách hàng, lễ tân
- Kho dữ liệu: phiếu hóa đơn, danh sách thuê phòng, sổ nhật ký đặt phòng
Hình 7: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý trả phòng

2.6.4.4. Sơ đồ báo cáo thống kê
- Nhiệm vụ: nhân viên kế toán sẽ thống kê doanh thu, công nợ dựa trên danh sách
các hóa đơn thanh toán (thông tin thuê phòng, thông tin sử dụng dịch vụ…) sau
đó lập bản báo cáo gửi đến Trưởng Phòng. Trưởng Phòng xác nhận và kiểm tra
bản báo cáo. Nếu thông tin hợp lệ sẽ gửi thông báo cho phép nhân viên kế toán
lưu lại bản báo cáo vào sổ thành danh sách thống kê, báo cáo.
- Tác nhân ngoài: kế toán, trưởng phòng
51
- Kho dữ liệu: phiếu hóa đơn, danh sách thuê phòng, phiếu yêu cầu dịch vụ,
phiếu thuê giao phòng, sổ nhật ký đặt phòng, sổ nhật ký trạng thái phòng, danh
sách khách hàng, danh sách thuê phòng
Hình 8: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng báo cáo thống kê
52
PHẦN III: KẾT LUẬN
Quá trình thực hiện đề tài thảo luận của nhóm 7 với hai nội dung đề tài là “ Trình
bày đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý bài nghiên cứu
khoa học của sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ
thống” và “Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn” đã cung cấp cho các thành viên
nhóm những kiến thức sâu về quy trình nghiệp vụ, lợi ích, vai trò cũng như khó khăn,
hạn chế về hệ thống nói chung và hai hệ thống: quản lý bài nghiên cứu khoa học và
quản lý thuê phòng khách sạn nói riêng.
Bên cạnh đó, việc thực hiện đề tài còn gặp nhiều khó khăn khi tiếp cận thu thập
thông tin với nội dung thực trạng của hệ thống khi áp dụng tại doanh nghiệp và tổ
chức. Công tác tìm kiếm và thu thập bị cản trờ lớn do thời gian gấp rút và khoảng cách
không gian địa lý khiến cho bài làm còn chưa được hoàn thiện, những đánh giá còn
nhiều thiếu sót.
Thông qua quá trình tìm hiểu đề tài, các thành viên trong nhóm nhận thấy được tầm
quan trọng của hệ thống quản lý trong ứng dụng thực tế cũng như các bộ môn khác có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Từ đó, thành viên trong nhóm ý thức được việc thực
hiện nghiên cứu và hoàn thiện tốt đề tài không chỉ giúp bản thân nâng cao kiến thức về
môn học còn là bước đệm cho quá trình học tập cũng như ứng dụng vào trong học tập
và công tác sau này.
53

7 Hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn - 2221eCIT0311 1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

7 Hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn - 2221eCIT0311 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HTTT KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

BÀI THẢO LUẬN

Giảng viên: Vũ Diệu Hương

_Hà Nội, 2022_

STT Họ tên Nhiệm vụ

STT Họ tên Nhiệm vụ

III. Kết thúc

III. Kết thúc

III. Kết thúc

Hình 1: Sơ đồ mô hình hoá nghiệp vụ………………………………………………...43

Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học

 Quản lý danh sách

Quản lý hội đồng

 Quản lý danh sách hội đồng

Thống kê, báo cáo

 Thống kê theo trạng thái

Quản lý đơn vị, phòng ban

 Quản lý danh sách phòng ban

Quản lý quy trình:

 Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học

Quản lý dữ liệu liên quan:

1.4.1.3. Mô tả nghiệp vụ quản lý hoạt động NCKH sinh viên

1.4.3.2. Nhược điểm

Các chức năng phục vụ giáo viên

• Đăng kí đề tài nghiên cứu khoa học

2.2.2. Vai trò của hệ thống

2.6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 3: Sơ đồ lường dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 4: Sơ đồ luông dữ liệu mức đỉnh

Hình 6: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý giao phòng

Hình 7: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý trả phòng

Hình 8: Sơ dồ mức dưới đỉnh chức năng báo cáo thống kê

You might also like