‫?

‪What is an action plan‬‬

‫خطة العمل هي قائمة باملهام أو الخطوات التي تحتاج إلى إكمالها لتحقيق‬
‫ُ‬
‫أهدافك‪ .‬تعمل خطة العمل الفعالة مثل خطة إدارة املبادرات ‪ ،‬حيث تحدد‬
‫فيها الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها إلنجاح هذه األهداف األكبر‪ .‬حيث‬
‫ٌ‬
‫بمجرد االنتهاء من عملية تحديد األهداف ‪ ،‬قم بإنشاء خطة عمل بمهام وأطر‬
‫زمنية محددة للوصول إلى كل هدف على حدى‪.‬‬
‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪1‬‬
Marwan.Aljalal@hsa.com.ye 2
 ‫الخطوة ‪ :1‬تحديد هدف ‪SMART‬‬
‫عندما يتعلق األمر بتحديد األهداف ‪ ،‬فإن الوضوح هو أهم صفة‪ .‬باستخدام طريقة‬
‫الهدف ‪ ،SMART‬يتم تحديد هدفك بوضوح وتحقيقه‪ .‬ضع أهدافا محددة وقابلة للقياس‬
‫وقابلة للتحقيق وو اقعية ومحددة زمنيا لالستفادة من هذا التكتيك‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪3‬‬
 ‫الخطوة ‪ :2‬تحديد املهام‬
‫اآلن بعد أن تم تحديد هدفك وتدوينه بوضوح ‪ ،‬ستحتاج إلى تحديد الخطوات التي يجب‬
‫عليك اتخاذها للوصول إليه‪ .‬حدد جميع املهام التي تحتاج أنت وفريقك إلى إكمالها‬
‫للوصول إلى الخطوات املهمة للبدء ‪ ، milestones‬وفي النهاية ‪ ،‬الهدف الرئيس ي ‪.‬‬

‫فيما يلي بعض األمثلة على خطة العمل مع املهام ألنواع مختلفة من األهداف‪:‬‬
‫الهدف‪ :‬توسيع الفريق من سبعة إلى تسعة أعضاء بحلول يونيو‪.‬‬
‫املهام‪:‬‬
‫• االجتماع مع املوارد البشرية ملناقشة حملة التوظيف‪.‬‬
‫• إنشاء مشروع قالب لتعقب املرشحين‪.‬‬
‫• حدد موعدا لثالث مقابالت في األسبوع‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪4‬‬
 ‫الخطوة ‪ :3‬تخصيص املوارد‬
‫بمجرد تحديد جميع مهامك ‪ ،‬يمكنك تخصيص املوارد املطلوبة مثل أعضاء الفريق أو ميزانية املشروع أو‬
‫املعدات الالزمة‪ .‬سواء كان األمر يتعلق بتعيين أعضاء الفريق ملهام معينة ‪ ،‬أو التقدم بطلب للحصول‬
‫على ميزانية ‪ ،‬أو جمع أدوات مفيدة ‪ -‬فقد حان الوقت اآلن للتخطيط واإلعداد‪ .‬في بعض األحيان ‪،‬‬
‫ال يمكنك تخصيص جميع مواردك قبل وضع خطة العمل الخاصة بك موضع التنفيذ ‪ .‬ربما يتعين عليك‬
‫التقدم بطلب للحصول على التمويل أوال أو تحتاج إلى مو افقة تنفيذية قبل أن تتمكن من املض ي قدما في‬
‫‪.‬‬ ‫املهمة‪ .‬في هذه الحالة ‪ ،‬اجعل املورد عنصرإجراء في خطتك حتى تتمكن من االهتمام به الحقا‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪5‬‬
 ‫الخطوة ‪ :4‬تحديد أولويات املهام‬
‫عندما يكون فريقك واضحا بشأن أولوياتهم ‪ ،‬فإنهم يعرفون العمل الذي يجب القيام به أوال والعمل‬
‫الذي يمكنهم إعادة جدولته إذا لزم األمر‪ .‬لذا فإن أفضل طريقة لتمكين فريقك هي إخبارهم باملهام التي‬
‫لها أولوية عالية وأيها أكثر مرونة‪ .‬ولتوضيح ذلك‪ ،‬قم بفرز جميع عناصر العمل حسب األولوية‬
‫والتسلسل‪:‬‬
‫األولوية‪ :‬املهام املهمة واألقل أهمية – ترتيب تنازلي ‪.‬‬
‫التسلسل‪ :‬الترتيب الذي يجب إكمال املهام به حتى يتمكن اآلخرون من البدء‪.‬‬
‫عند تنظيم عناصر العمل وتحديد أولوياتها‪ ،‬ستالحظ أن بعض عناصر العمل تعتمد على عناصر أخرى‪.‬‬
‫بمعنى آخر ‪ ،‬ال يمكن أن تبدأ مهمة واحدة حتى تكتمل املهمة السابقة‪ .‬قم بتمييز هذه التبعيات وعامل‬
‫التسلسل في تحديد أولوياتك‪ .‬فهذا سيقلل من االختناقات ‪ ،‬ويزيل العقبات التي من شأنها أن تجعل‬
‫عنصر العمل األقل أهمية يؤخر بندا ذا أولوية عالية‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪6‬‬
 ‫الخطوة ‪ :5‬تحديد املواعيد النهائية و خطوات الهامة للبدء بالتنفيذ‪.‬‬
‫عندما يعرف فريقك ما الذي يعملون من أجله ‪ ،‬يكون لديهم السياق لتحديد أولويات العمل بشكل‬
‫فعال والدافع إلنجاز عمل رائع‪ .‬يميل أعضاء الفريق إلى أن يكونوا أكثر تحفيزا عندما يفهمون بشكل‬
‫مباشركيف يساهم عملهم في تحقيق أهداف أكبر‪.‬‬
‫إلشراك زمالئك في الفريق من البداية ‪ ،‬قم بتعيين مواعيد نهائية لجميع عناصر العمل وحدد‬
‫الخطوات‪ .‬تشير املعالم إلى نقاط محددة على طول الجدول الزمني ملشروعك والتي تحدد متى تم‬
‫االنتهاء من األنشطة أو متى تبدأ مرحلة جديدة أنش ئ مخططا زمنيا أو مخطط جانت للحصول على‬
‫نظرة عامة أفضل على املهام واملعالم واملواعيد النهائية ذات األولوية‪.‬‬
‫يعمل الجدول الزمني الخاص بك أيضا كطريقة مرئية لتتبع تواريخ البدء واالنتهاء لكل مهمة في خطة‬
‫العمل الخاصة بك‪.‬‬
‫يمكنك استخدامه كخط أساس للتأكد من بقاء فريقك على املسار الصحيح‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪7‬‬
 ‫الخطوة ‪ :6‬مر اقبة ومراجعة خطة العمل الخاصة بك‬
‫إن قدرتك على البقاء على اطالع دائم بالتغييرات والتكيف معها هي ما يجعلك مدير‬
‫مشروع رائعا‪ .‬من األهمية بمكان أن تر اقب تقدم فريقك ومراجعة الخطة عند‬
‫الضرورة‪.‬‬
‫ان أفضل طريقة لتتبع األولويات أو املواعيد النهائية التي يحتمل أن تتغير هي استخدام‬
‫أداة ديناميكية مثل برنامج إدارة العمل‪ .‬بهذه الطريقة ‪ ،‬يمكنك تحديث املهام والتبعيات‬
‫في الوقت الفعلي ‪ ،‬والحفاظ على فريقك على نفس الصفحة ‪ ،‬مع الحفاظ على‬
‫ديناميكية خطة العمل بشكل مستمر ‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪8‬‬