‫‪11/28/23, 1:04 PM‬‬ ‫‪Best practices for building a communication plan | Coursera‬‬

‫أفضل الممارسات لبناء خطة االتصال‬

‫لقد تعلمت في الفيديو السابق كيفية وضع خطة تواصل أساسية‪ .‬لقد تعلمت أيًض ا كيفية توثيق األشخاص الذين يجب أن يشاركوا في التواصل مع‬
‫المشروع‪ ،‬وكيفية التواصل معهم‪ ،‬وسبب التواصل‪ ،‬وعدد المرات التي يجب أن يحدث فيها هذا االتصال‪.‬‬
‫في هذه القراءة‪ ،‬سنعزز أهم النصائح التي يجب وضعها في االعتبار عند إنشاء خطة االتصال للتأكد من أنها أداة فعالة لك ولفريق مشروعك‪.‬‬
‫نصائح إلنشاء خطة االتصال الخاصة بك‬
‫تحديد‪ ،‬تحديد‪ ،‬تحديد‬

‫قبل البدء في إنشاء الخطة‪ ،‬أجب عن هذه األسئلة للتأكد من حصولك على جميع المعلومات ذات الصلة‪:‬‬
‫أصحاب المصلحة في المشروع ‪ :‬هل قمت بإنشاء مخطط ‪ RACI‬أو خريطة أصحاب المصلحة لجميع أصحاب المصلحة لديك؟ من‬
‫هو جمهورك؟ من سيحتاج إلى أن يكون على علم في نقاط مختلفة خالل دورة حياة المشروع؟‬
‫وتيرة وطريقة االتصال ‪ :‬متى وكم مرة يجب عليك التحقق من أصحاب المصلحة لديك؟ ما هي طرق التواصل التي يفضلونها؟ ما‬
‫مقدار التفاصيل التي يحتاجها كل صاحب مصلحة؟‬
‫األهداف ‪ :‬ما هو الهدف من اتصاالتك؟ هل تحتاج إلى رد؟ هل تحاول تشجيع المشاركة أم مجرد تقديم تحديث؟‬
‫العوائق ‪ :‬هل هناك أي قيود على المنطقة الزمنية؟ حواجز اللغة؟ هل يحتاج بعض أصحاب المصلحة إلى وقت للرد أو االستجابة (على‬
‫سبيل المثال‪ ،‬مسؤول تنفيذي)؟ هل هناك أي مشاكل تتعلق بالخصوصية أو الوصول إلى اإلنترنت؟‬
‫توثيق وتطوير‬
‫اختر أداة أو قالًبا لتوثيق جميع احتياجات االتصال الخاصة بك‪ ،‬وابدأ في تطوير خطتك‪ .‬بمجرد فهم العناصر األساسية (أصحاب المصلحة‪،‬‬
‫وطرق االتصال‪ ،‬واألهداف‪ ،‬والعوائق)‪ ،‬فقد حان الوقت للعمل على التفاصيل! هنا بعض النصائح‪:‬‬
‫إضافة عمود للمالحظات‪.‬‬
‫إدارة المشاريع ليست ذات مقاس واحد يناسب الجميع‪ ،‬وهناك الكثير من األجزاء التي تحتاج إلى تتبع‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬إذا كنت‬
‫تتواصل مع أحد كبار القادة أو المسؤولين التنفيذيين‪ ،‬فهل تحتاج إلى نسخ رسالة البريد اإللكتروني من أي شخص آخر؟ إذا كان أحد‬
‫أصحاب المصلحة خارج المكتب أو غير متاح في تواريخ معينة‪ ،‬فهل لديك خطة احتياطية؟ أضف مالحظات لتعيين التذكيرات وأي‬
‫تفاصيل إضافية ذات صلة‪.‬‬
‫استخدم التنسيق لتسليط الضوء على أي تفاصيل رئيسية في الخطة‪.‬‬
‫هل هناك إعالن إطالق أو قرار عاجل ضروري للمضي قدمًا بالمشروع؟ قم بتمييز هذه العناصر المحورية بلون أو حجم خط مختلف‬
‫للتأكيد على أهميتها‪.‬‬
‫تأكد من أن الفريق يمكنه الوصول إلى المستند الخاص بك‪.‬‬
‫شارك الخطة مع فريقك‪ .‬إن السماح لفريقك بمراجعة المستند يضمن أنهم على علم بالخطة ويمنحهم فرصة لتقديم التعليقات‪ .‬تعمل‬
‫مشاركة المستند أيًض ا بمثابة فحص إضافي للتأكد من عدم فقدان أي أجزاء مهمة‪.‬‬
‫اختبر خطتك‪.‬‬
‫إذا كنت ترسل بريًدا إلكترونًيا أو رابًطا على مستوى الفريق‪ ،‬فأرسل بريًدا إلكترونًيا تجريبًيا إلى نفسك أو إلى زميلك‪ .‬إذا كنت تخطط‬
‫لعرض تقديمي افتراضي‪ ،‬فتأكد من اختبار الجوانب المرئية والصوتية والجوانب الفنية األخرى مسبًقا‪ .‬وبهذه الطريقة‪ ،‬يمكنك تقليل أي‬
‫مشاكل فنية‪.‬‬
‫تحقق في‬
‫بمجرد نشر خطة االتصال الخاصة بك في العالم‪ ،‬تحقق مع جمهورك من مدى فعالية خطتك‪ .‬ستساعدك جدولة عمليات تسجيل الوصول‬
‫الروتينية على فهم ما يعمل وما ال يعمل حتى تتمكن من تحسين خطتك‪ .‬تريد التأكد من أن خطة االتصال الخاصة بك توصل المعلومات‬
‫الصحيحة إلى أصحاب المصلحة المناسبين في الوقت المناسب‪ .‬باإلضافة إلى ذلك‪ ،‬تأكد من التحقق مرة أخرى من أن أصحاب المصلحة‬
‫الرئيسيين لم يتغيروا بمرور الوقت‪.‬‬
‫قم بتقييم المكان الذي قد تكون فيه مفرًطا أو ناقًص ا في مشاركة المعلومات أو تفتقد أصحاب المصلحة‪ .‬يمكنك القيام بذلك من خالل‪:‬‬
‫نماذج المسح مجهولة المصدر‬
‫استطالعات الرأي أو جلسات التعليقات المفتوحة أثناء اجتماعات الفريق‬
‫محادثات فردية وتسجيالت مع أصحاب المصلحة الرئيسيين‬

‫ضع هذه النصائح في االعتبار أثناء إنشاء خطة االتصال التالية وستكون جاهًز ا لتحقيق نجاح التواصل!‬

‫‪https://www.coursera.org/learn/project-planning-google/supplement/J5Zpk/best-practices-for-building-a-communication-plan‬‬ ‫‪1/1‬‬