‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

‫هذه الحقيبة منشورة مجانًا على موسوعة ابن عادل – ‪https://ebnadel.com‬‬

‫الحقوق للعامة‪ -‬أتنازل عن حقوق النشر والنسخ للجميع بحرية تامة‬

‫الحمد هلل كل المنشور في الموسوعة هو من أعمالي ومؤلفاتي الشخصية‪،‬‬
‫وأنا أعطي للكل الحق في حرية النسخ‪ ،‬االقتباس‪ ،‬إعادة التوزيع‪ ،‬التعديل‪،‬‬
‫التغيير‪ ،‬واالشتقاق‪ ،‬سواء أكان ذلك ألغراض تجارية أو غير تجارية‪ ،‬حتى من‬
‫دون اإلشارة للمصدر األصلي أو السمي‪ ،‬ألني وهبت هذا العلم صدقة لوالدي‬
‫رحمه هللا ولوجه هللا‪ ،‬وأسألكم الدعاء له بالرحمة‪.‬‬

‫محمد بن عادل‬
‫األخصائي والمرشد النفسي – مدرب إدارة األعمال‬

‫يوليو ‪2019‬‬
 ‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫جدول المحتويات‬

‫اإلدارة الناجحة ومستوياتها‪3 .................................................................‬‬

‫وظائف اإلدارة األساسية‪4 ....................................................................‬‬
‫استيعاب التخطيط اإلداري ‪5 ..................................................................‬‬
‫تطبيق التنظيم اإلداري ‪6 ......................................................................‬‬
‫إتقان التوجيه اإلداري ‪7 ........................................................................‬‬
‫ممارسة السيطرة اإلدارية‪8 ..................................................................‬‬
‫القيام بالقيادة اإلدارية ‪9 .......................................................................‬‬
‫اتخاذ القرارات وحل المشكالت ‪10 ...........................................................‬‬
‫التعامل مع اإلنتاجية المتدنية ‪11 .............................................................‬‬
‫تفويض المهام لزيادة اإلنجاز ‪12 ...............................................................‬‬
‫التعامل مع رئيسك بذكاء ‪13 ..................................................................‬‬
‫َّ‬
‫بفعالية كمدير ‪14 ....................................................................‬‬ ‫أدر وقتك‬

‫‪2‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫اإلدارة الناجحة ومستوياتها‬
‫ُتع َّرف اإلدارة على أنها عملية تطويع الموارد المتاحة ‪ -‬البشرية والمادية‬
‫والوقتية ‪ -‬لتحقيق أهداف المؤسسة‪ .‬إن اإلدارة هي فن وعلم في الوقت ذاته؛‬
‫ألنها تتعامل مع الموارد البشرية (فن التعامل مع اآلخرين)‪ ،‬ومع الموارد المادية‬
‫والوقتية (علم االستفادة من الثروات وتنميتها)‪ .‬اإلدارة الناجحة هي تلك التي‬
‫والفعالية تعني عمل الشيء السليم‪،‬‬ ‫َّ‬ ‫َّ‬
‫بفعالية وكفاءة‪.‬‬ ‫تح ّقق أهداف المؤسسة‬
‫والكفاءة تعني إنجازه بالطريقة السليمة‪.‬‬

‫تنقسم مستويات اإلدارة في المؤسسات إلى ثالثة مستويات رئيسية‪:‬‬

‫مستوى اإلدارة العليا‪ ،‬ومستوى اإلدارة المتوسطة‪ ،‬ومستوى اإلدارة اإلشرافية‬
‫(أو التنفيذية)‪:‬‬

‫• اإلدارة العليا‪ :‬يمثل هؤالء المديرون المستوى األعلى من اإلدارة‪،‬‬

‫ويكونون على رأس المؤسسة‪ ،‬وتغطي مسئولياتهم األداء الشامل‬
‫للمؤسسة‪ ،‬وهم يمثلون أهمية كبيرة للبيئة الخارجية‪ .‬يبحث مديرو‬
‫اإلدارة العليا دو ًما عن الفرص التي تؤدي إلى تطوير المؤسسة‪ ،‬من‬
‫خالل تحديد األهداف‪ ،‬ووضع االستراتيجيات‪ ،‬ومراقبة البيئة الخارجية‪،‬‬
‫صا تلك المتعلقة‬‫وهم يتخذون القرارات المؤثرة في المؤسسة خصو ً‬
‫باألهداف طويلة المدى‪.‬‬
‫• اإلدارة الوسطى‪ :‬هؤالء المديرون هم المعنيون بتنفيذ اإلستراتيجيات‬
‫من قبل اإلدارة العليا وتحويلها إلى واقع ملموس‪ .‬ويتوجه اهتمامهم‬
‫نحو بناء وقيادة فرص العمل الكبيرة‪ ،‬وإدارة المشاريع‪ ،‬وتطوير الخطط‬
‫التنفيذية‪ ،‬واتخاذ القرارات المتعلقة بالعمليات اليومية المتكررة‪.‬‬
‫• اإلدارة اإلشرافية‪ :‬المديرون في هذا المستوى تتعدد مهامهم‪،‬‬
‫وتشمل قيادة الفرق الصغيرة‪ ،‬وتقديم التقارير لإلدارة الوسطى‪،‬‬
‫واإلشراف المباشر على مرءوسين ال يمارسون اإلدارة‪ ،‬وجدولة‬
‫األعمال اليومية واألسبوعية والشهرية‪ ،‬وتجميع األفكار التي يمكن‬
‫أن تؤدي إلى تحسين األداء التشغيلي‪ ،‬وتقييم أداء المرءوسين‪،‬‬
‫واقتراح التكليفات باألعمال الجديدة للمرءوسين‪ ،‬وشرح توقعات‬
‫اإلدارة حول أداء العاملين المرءوسين‪ ،‬وإعالم المستويات األعلى‬
‫باحتياجات وحدات العمل‪ ،‬والقيام بتدريب العمال وتطوير أدائهم‬
‫لمقابلة معايير األداء‪ ،‬وتشجيع المرءوسين المتميزين للمحافظة‬
‫على أدائهم‪.‬‬

‫‪3‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫وظائف اإلدارة األساسية‬
‫يمارس المديرون مجموعة أساسية من المهام تسمى وظائف اإلدارة‪ .‬هذه‬
‫الوظائف اإلدارية تتكامل مع بعضها البعض‪ ،‬ويؤثر بعضها في بعض‪ .‬وهي‪:‬‬
‫التخطيط‪ ،‬والتنظيم‪ ،‬والتوجيه‪ ،‬والسيطرة‪ ،‬والقيادة‪:‬‬

‫في وظيفة التخطيط‪ :‬يقوم المدير بوضع االستراتيجيات على المدى‬ ‫•‬
‫الطويل‪ ،‬ورسم الخطط على المدى القصير (األهداف التنفيذية)‪،‬‬
‫لتحقيق أهداف المؤسسة بنجاح‪.‬‬
‫في وظيفة التنظيم‪ :‬يقوم المدير برسم كيفية تطويع الموارد المتاحة‬ ‫•‬
‫‪ -‬البشرية والمادية والوقتية ‪ -‬لتحقيق األهداف بأفضل صورة ممكنة‪.‬‬
‫في وظيفة التوجيه‪ :‬يقوم المدير بتنسيق مهام الموظفين لتحقيق‬ ‫•‬
‫الهدف‪ ،‬مع تطويرهم مهاريًّا‪.‬‬
‫في وظيفة السيطرة‪ :‬يقوم المدير بمراقبة ومتابعة وتقييم األداء‬ ‫•‬
‫الخاص باألنشطة التنفيذية‪ ،‬للتأكّد من حسن تطويع الموارد المتاحة‬
‫بصورة تتفق مع إنجاز األهداف‪.‬‬
‫في وظيفة القيادة‪ :‬يقوم المدير بصنع الرؤية اإلنسانية المح ّفزة‬ ‫•‬
‫والملهمة للموظفين‪ ،‬مع العناية باحتياجاتهم اإلنسانية كموارد‬
‫بشرية قيمة‪.‬‬

‫‪4‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫استيعاب التخطيط اإلداري‬
‫التخطيط على المدى الطويل‪ :‬هو التخطيط لألهداف المطلوب تحقيقها‬
‫خالل ثالث سنوات فأكثر‪ ،‬وهذا النوع من التخطيط ال يتض َّ‬
‫من الخطوات والتفاصيل‬
‫التنفيذية‪.‬‬

‫أما التخطيط على المدى القصير فهو التخطيط لألهداف التنفيذية المطلوب‬
‫إنجازها خالل أسبوع إلى ثالث سنوات‪ ،‬وهذا النوع من التخطيط يتض َّ‬
‫من كافة‬
‫الخطوات والتفاصيل التنفيذية‪.‬‬

‫مكّن المدير من تحقيق‬

‫إن التخطيط يدعم نجاح المدير في أعماله؛ ألنه ُي ِّ‬
‫أفضل عائد على الموارد المتاحة‪ .‬البداية مع التخطيط تكون من خالل صياغة‬
‫الخطة اإلستراتيجية المتم ِّثّلة في األهداف المطلوب تحقيقها على المدى‬
‫الطويل‪ ،‬بعد ذلك يتم تقسيم كل هدف إستراتيجي إلي مجموعة من األهداف‬
‫التنفيذية‪ ،‬وصياغة تفاصيل كل هدف تنفيذي بما يناسبه‪.‬‬

‫لصياغة الهدف اإلستراتيجي أو التنفيذي‪:‬‬

‫ابدأ بمجموعة من األوراق الفارغة‪.‬‬ ‫•‬

‫اكتب عنوان الهدف أعلى صفحة جديدة‪.‬‬ ‫•‬
‫صغ الهدف في فقرة واحدة قصيرة‪.‬‬ ‫•‬
‫اذكر في هذه الفقرة بكلمات مح َّددة‪ :‬الهدف‪ ،‬وكيفية تنفيذه‪ ،‬وكيفية‬ ‫•‬
‫قياسه‪ ،‬ومدى واقعيته‪ ،‬وميعاد إنجازه‪.‬‬
‫ن ّقح هذه الفقرة مرات ومرات على ورقة جديدة في كل مرة‪ ،‬حتى‬ ‫•‬
‫تصل إلى صياغة مقنعة ومتقنة‪.‬‬
‫لهدف تنفيذي مصوغ بصورة جيدة‪:‬‬ ‫مثال‬

‫"إن شاء هللا نستهدف الوصول إلى شركات الصناعات الدوائية‪ ،‬لكي يبتاعوا‬
‫‪ 400‬وحدة من حاسباتنا‪ ،‬بسعر ‪ 1000‬دوالر للوحدة‪ .‬سيتم عمل ذلك من خالل‬
‫تطويع مجهود ‪ 8‬موظفين من فريق التسويق والمبيعات لكامل الوقت‪ ،‬ومدير‬
‫الفريق لنصف الوقت‪ ،‬مع ميزانية قدرها ‪ 60‬ألف دوالر‪ .‬ميعاد إنجاز هذا الهدف هو‬
‫عام واحد‪".‬‬

‫‪5‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫تطبيق التنظيم اإلداري‬
‫البداية مع التنظيم تكون من خالل االستعانة بالخطط الموضوعة وفهمها‬
‫بصورة جيدة‪ ،‬ثم حصر وتقسيم الموارد الالزمة لتحقيق أهداف هذه الخطط‪.‬‬

‫تنقسم الموارد إلى ثالثة أقسام‪ :‬بشرية‪ ،‬ومادية‪ ،‬ووقتية‪ .‬الموارد البشرية‪:‬‬
‫هي عبارة عن الموظفين‪ ،‬والموارد المادية‪ :‬هي عبارة عن المال واألصول‬
‫الملموسة‪ ،‬والموارد الوقتية‪ :‬هي عبارة عن المدد الزمنية‪ .‬التنظيم الذكي هو‬
‫ذلك التنظيم الذي يط ِّوّع الموارد للحصول على أفضل العوائد‪.‬‬
‫عند تنظيم الموارد المتاحة‪ ،‬ينبغي عليك أن تتأكد من توافرها ً‬
‫أوال‪ ،‬ثم من‬
‫إتاحتها في الوقت المطلوب ثانيًا‪ .‬لتنظيم الموارد المتاحة‪:‬‬

‫ابدأ بمجموعة من األوراق الفارغة‪.‬‬ ‫•‬

‫اكتب عنوان الهدف أعلى صفحة جديدة‪.‬‬ ‫•‬
‫د ِّوّن بصورة دقيقة المخرجات النهائية لهذا الهدف وكيفية إنتاجها‪.‬‬ ‫•‬
‫ُقم بتحليل المدخالت المطلوبة من الموارد إلنتاج كل مخرج من هذه‬ ‫•‬
‫المخرجات‪.‬‬
‫صّل هذه التقديرات في صفحات جديدة‪،‬‬ ‫ابدأ بالتقديرات العامة‪ ،‬ثم ف ِّ‬ ‫•‬
‫حتى تصل ألفضل تنظيم متاح‪.‬‬

‫‪6‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫إتقان التوجيه اإلداري‬
‫إن وظيفة التوجيه مبنيَّة على وظيفتي التخطيط والتنظيم‪ ،‬فهي تستعين‬
‫جب عليهم عمله‪ ،‬وكيفية عمله‪،‬‬ ‫بمخرجاتهما من أجل توجيه الموظفين نحو ما يتو َّ‬
‫من هذه الوظيفة أي ً‬
‫ضا تدريب الموظفين لتنمية‬ ‫لتحقيق األهداف التنفيذية‪ ،‬تتض َّ‬
‫مهاراتهم وأداء أعمالهم بصورة أفضل‪.‬‬

‫بداية التوجيه تكون من خالل االجتماع بالموظف وشرح الخطة له‪ ،‬مع‬
‫إطالعه على التنظيم الخاص بتنفيذ هذه الخطة‪ .‬يمكنك أن تعرض الخطة‬
‫والتنظيم كاملين على الموظف‪ ،‬كما يمكنك االكتفاء بعرض األجزاء الخاصة بعمله‬
‫فقط عليه‪.‬‬

‫بالتعاون مع الموظف‪:‬‬

‫• ابدأ بمجموعة من األوراق الفارغة‪ ،‬واكتب عنوان الهدف أعلى صفحة‬

‫جديدة‪.‬‬
‫• د ِّوّن بصورة دقيقة المهام المطلوب إنجازها من قِّبَل الموظف لكي‬
‫يؤدّي دوره الخاص بهذا الهدف‪.‬‬
‫• رتِّ ّب المهام على شكل خطوات وسلسلها وف ًقا لألهمية‪.‬‬
‫• اذكر الموارد المادية والوقتية المتعلّقة لكل مهمة من المهام‪.‬‬
‫• قم بتنقيح هذه المهام كما يلزم على ورقة جديدة في كل مرة‪،‬‬
‫حتى تصل إلى جدول عمل للموظف (مجموعة مسلسلة من‬
‫المهام)‪.‬‬
‫المتعل ّق بالهدف‪.‬‬
‫ِّ‬ ‫• امنح الموظف الفرصة ليراجع جدول عمله‬
‫• اطلب منه تنظيم المهام في جدول أعماله األسبوعي‪ ،‬والشهري‪،‬‬
‫والسنوي‪ ،‬مع عرض هذه الجداول عليك للموافقة مقد ًما‪.‬‬
‫ناقش مع الموظّف مقدرته المهارية واستعداده النفسي للقيام بمهامه‬
‫على الوجه األكمل‪ ،‬وفّر له الدعم والتدريب الالزمين لتأهيله بصورة كاملة قبل‬
‫البدء في العمل‪ .‬تأكّد من استيعاب الموظف الكامل لهذه المعلومات‪ ،‬وأجب عن‬
‫أية أسئلة يطرحها بعناية واهتمام‪.‬‬

‫‪7‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫ممارسة السيطرة اإلدارية‬
‫إن مراقبة النتائج والسيطرة على سير العمل ضروريان لضمان النجاح‬
‫َّ‬
‫يتمثل في تقييم أداء الموظفين بصورة وقتية‬ ‫وتحقيق األهداف‪ ،‬ومفتاح ذلك‬
‫ودورية‪ .‬يتم التقييم من خالل مطابقة جدول أعمال الموظف ‪ -‬الم َّتفق عليه سل ًفا‬
‫أثناء توجيهه ‪ -‬مع المخرجات الفعليَّة على أرض الواقع‪ ،‬واتّخاذ الالزم بناء على‬
‫نتيجة تلك المطابقة‪ .‬قم بعمل اآلتي عند ممارسة وظيفة السيطرة‪:‬‬

‫• في بداية كل شهر‪ ،‬اطلب ورقة مكتوبة من الموظف توضح المطلوب‬

‫إنجازه خالل الشهر‪ ،‬وفي نهاية الشهر‪ ،‬اطلب تقريرًا مكتوبًا ع َّ‬
‫ما تم‪،‬‬
‫ً‬
‫اجتماعا لمناقشة هذا التقرير‪.‬‬ ‫واعقد‬
‫• في بداية كل أسبوع‪ ،‬اطلب ورقة مكتوبة من الموظف توضح المطلوب‬
‫إنجازه خالل األسبوع‪ ،‬وفي نهاية األسبوع‪ ،‬اطلب تقريرًا مكتوبًا ع َّ‬
‫ما‬
‫اجتماعا سري ًعا لمناقشة هذا التقرير‪.‬‬
‫ً‬ ‫تم‪ ،‬واعقد‬
‫• في بداية كل يوم‪ ،‬استعلم بصورة عامة عن المطلوب إنجازه‪ ،‬وفي‬
‫نهاية اليوم استعلم ع َّ‬
‫ما تم‪.‬‬
‫• اهتم بالتفاصيل الدقيقة عند مراقبة األداء‪ ،‬وراقب أية أنماط جديدة عند‬
‫ظهورها‪ ،‬وناقش المشكالت في مهدها وقبل استفحالها‪.‬‬
‫• قم بتقييم األداء كتابة بصورة شاملة كل ثالثة إلى ستة أشهر‪ ،‬واعقد‬
‫اجتماعا مط َّو ًال لهذا الغرض مع الموظف‪ .‬اعرض في االجتماع تقييمك‬
‫ً‬
‫للنقاط اإليجابية والسلبية بصورة موضوعية وبعي ًدا عن المجامالت‪ ،‬ثم‬
‫أعط الفرصة للموظف ليدلي بدلوه حول ما ذكرت‪ .‬اتّفق مع الموظف‬
‫على ما سيتم عمله لزيادة اإليجابيات وتفادي السلبيات‪ ،‬ووثِّ ّق نتائج‬
‫هذا االجتماع كتابة‪.‬‬
‫اعمل على إيجاد منظومة مهيكلة وشبه ثابتة لعمليات التقييم الوقتية‬
‫حة تتعلَّق باألداء‪ ،‬ال تنتظر ميعاد‬
‫والدورية‪ .‬في حالة وجود مشكلة هامة ومل ّ‬
‫اجتماعا مع الموظف المختص لمناقشة هذه‬ ‫ً‬ ‫التقييم الدوري القادم‪ ،‬واعقد فورًا‬
‫المشكلة وضبط المسار‪ .‬اعرض الحقائق في بداية االجتماع بهدوء وموضوعية‪،‬‬
‫صل معه إلى اتفاق عملي للحل الواجب وكيفية تنفيذه‪.‬‬ ‫واستمع للموظف‪ ،‬ثم تو َّ‬
‫إذا تك َّررت المشكلة‪ ،‬عاقب الموظف وأنذره من مغبة التكرار‪.‬‬

‫‪8‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫القيام بالقيادة اإلدارية‬
‫إن وظائف اإلدارة األربع األولى تتعامل مع األشياء والمهام واألعمال‬
‫واإلنجاز‪ ،‬فيما تتعامل الوظيفة الخامسة واألخيرة‪ ،‬وظيفة القيادة‪ ،‬مع األفراد‬
‫والرؤية واإللهام والتحفيز‪ .‬تُساعد القيادة الناجحة على كسب عقول وقلوب‬
‫األفراد‪ ،‬كما تجني التزامهم الشخصي تجاه تحقيق أهداف المؤسسة من خالل‬
‫العطاء المتميّز والمخلص‪.‬‬

‫إن القيادة‪ -‬بوصفها عملية إنسانية في المقام األول ‪ -‬تستهدف إيجاد‬

‫وتنمية المساحة المشتركة ما بين رغبات الموظفين الشخصية وأهداف‬
‫المؤسسة اإلستراتيجية‪ ،‬ويتم عمل ذلك بداية من خالل صياغة الرؤية‬
‫المؤسسية الملهمة لألفراد‪.‬‬

‫إن صياغة الرؤية المؤسسية تعني كتابة فقرة توضّح اتجاه المؤسسة نحو‬
‫تحققه على أرض الواقع‪ ،‬ومن شأن‬‫ُّ‬ ‫هدف معيّن‪ ،‬ورسم صورة لهذا الهدف عند‬
‫الرؤية المصوغة بصورة ج ِّي ّدة إلهام وتحفيز الموظفين؛ ألنها تُشعرهم بأنهم جزء‬
‫من شيء أكبر وعمل راق وق ِّي ّم في أهدافه‪.‬‬

‫مثال لرؤية مؤسسية مصوغة بصورة جيدة‪:‬‬

‫دمة من‬‫"نسعى للريادة في مجال ابتكار وتصنيع الحاسبات اآللية المتق ّ‬

‫أجل خدمة العمالء لكي يرتقوا معرفيًّا ومهنيًّا وعمليًّا على كافة األصعدة‪".‬‬

‫تُعد الرؤية المؤسسية هي نقطة االنطالق لك كقائد من أجل تحفيز‬

‫موظفيك‪ ،‬وهي طريقة ضمن العديد من الطرق المتاحة لهذا الغرض‪ ،‬ومن أهم‬
‫هذه الطرق تلبية طموحات الموظفين عندما يخدمون طموحات المؤسسة‪ ،‬وذلك‬
‫عبر منحهم الراتب‪ ،‬والعالوات‪ ،‬والترقيات‪ ،‬واالمتيازات‪ ،‬والشهادات‪ ،‬والمكافآت‬
‫المناسبة لمقدار الجهد المبذول‪ .‬كما يزيد من حافز الموظف إشعاره باالستقرار‬
‫ُّ‬
‫والتحدث اإليجابي عن إنجازاته‬ ‫الوظيفي‪ ،‬وتقديره فرديًّا‪ ،‬معنويًّا أمام اآلخرين‪،‬‬
‫وارتباطها بالرؤية المؤسسية العامة‪.‬‬

‫‪9‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫اتخاذ القرارات وحل المشكالت‬
‫كثيرًا ما يواجه المدير مسائل تحتاج إلى البت في شأنها‪ ،‬أو مشكالت‬
‫تحتاج إلى حلها‪ ،‬والمدير الناجح هو الذي ي َّتبع سلسلة مهيكلة وموحدة من‬
‫الخطوات للتعامل مع المسائل على اختالفها‪.‬‬

‫عند الحاجة إلى اتخاذ قرار ما أو حل مشكلة معينة‪ ،‬ابدأ بمجموعة من‬
‫األوراق الفارغة‪ ،‬واكتب عنوان الهدف الذي ترغب في تحقيقه أعلى صفحة‬
‫جديدة‪ ،‬ثم ع ِّرّف الوضع الحالي‪ .‬اذكر الحقائق الموضوعية التي تخص الوضع القائم‬
‫دد الوضع المستهدف بصورة واضحة‪ ،‬ثم اطرح‬ ‫باستفاضة‪ ،‬وحلّله بدقة‪ ،‬بعد ذلك ح ّ‬
‫االقتراحات التي تراها مناسبة لتحقيق الهدف‪ ،‬واذكر تفاصيل هذه االقتراحات من‬
‫ناحية قابليتها للتنفيذ وجودة نتائجها المتوقّعة‪.‬‬

‫ُقم بتنقيح ما كتبت كما يلزم على ورقة جديدة في كل مرة‪ ،‬وركّز على‬
‫االقتراح األكثر مناسبة للهدف‪ ،‬ثم اختر البديل األكثر مالءمة لهدفك‪ .‬بعد التنفيذ‪،‬‬
‫خذ‪ ،‬وبناء على ذلك طوّر من قراراتك المستقبلية‪.‬‬‫قيّم القرار المت ّ‬

‫‪10‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫التعامل مع اإلنتاجية المتدنية‬
‫أحيانًا ما تواجه كمدير مواقف ال يتم إنجاز العمل فيها كما ينبغي من قِّبَل‬
‫الموظف‪ ،‬ومشكالت اإلنتاجية يمكن تقسيم أسبابها بوجه عام إلى ثالثة أقسام‪:‬‬
‫ُّ‬
‫تحمل المسئولية‪ ،‬أو‬ ‫أسباب تتعلَّق بقدرة الموظف المحدودة في التنظيم أو‬
‫تتعلَّق بمستوى مهاراته‪ ،‬أو تتعلَّق بالتغيير‪.‬‬
‫ُّ‬
‫تحمل‬ ‫إن المشكلة تتعلَّق بقدرة الموظف المحدودة في التنظيم أو‬
‫المسئولية عندما ال يستطيع هذا الموظف ترتيب أولوياته‪ ،‬تنظيم عمله‪ ،‬االنضباط‬
‫تحمل مسئولية إنجاز ما عليه من المهام‪ ،‬وهذا النوع من المشكالت‬ ‫ُّ‬ ‫في أدائه‪ ،‬أو‬
‫ً‬
‫متبوعا‬ ‫يرجع إلى تكاسل الموظف واستهتاره بالعواقب‪ ،‬والحل يكمن في التنبيه‪،‬‬
‫بالعقاب‪ ،‬ثم اإلنذار بالعواقب األسوأ‪ ،‬ثم االستغناء عنه في النهاية‪.‬‬

‫أما عندما يواجه الموظف مهمة أكبر من قدراته على األداء‪ ،‬فإن المشكلة‬
‫تتعلَّق بمستوى مهاراته المتدني‪ ،‬والحل يكمن في توجيه الموظف نحو التدريب‬
‫والتطوير ودعمه في ذلك‪.‬‬

‫أحيانًا أخرى فإن اإلنتاجية المتدنية قد تقترن بتغيير إداري شامل يطول‬
‫الموظفين‪ ،‬وفي مثل هذه الحالة فإن التدني الملحوظ في اإلنتاجية ُيعد من‬
‫العالمات الصامتة الدالة على مقاومة التغيير‪.‬‬

‫قد ُيقاوم الموظفون التغيير لخوفهم من الفشل‪ ،‬أو لعدم رغبتهم في بذل‬
‫المجهود اإلضافي للتأقلم مع الوضع الجديد‪ ،‬أو العتقادهم بعدم جدوى التغيير أو‬
‫ضرورته‪ ،‬أو لقلة خبراتهم واطالعهم‪ ،‬والحل يكمن في شرح التغيير وضرورته‬
‫باقتضاب‪ ،‬ثم مواجهة المعارضين بحزم‪ ،‬من خالل اإلنذار‪ ،‬ثم العقاب‪ ،‬ثم االستغناء‬
‫عن الموظف في النهاية‪.‬‬

‫‪11‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫تفويض المهام لزيادة اإلنجاز‬
‫يٌدرك المدير الناجح أنه ال يمكنه القيام بجميع المهام بنفسه‪ ،‬ألن وقته‬
‫المحدود بساعات العمل لن يكفي أب ًدا للقيام بذلك‪ ،‬والمدير صاحب الخبرة يعلم‬
‫ضرورة االعتماد على التفويض كلّما زادت مسئولياته اإلدارية‪ ،‬من أجل إنجاز أكثر‬
‫في وقت أقل‪.‬‬

‫إن التفويض يعني إعطاء أحد المساعدين الفرصة لتنفيذ مهمة من مهامك‬
‫المتعل ّقة بهذه المهمة‪ .‬أي أن‬
‫ِّ‬ ‫ُّ‬
‫تحملك الكامل للمسئولية‬ ‫اإلدارية (تفويضه)‪ ،‬مع‬
‫الموظف يمتلك حق التنفيذ‪ ،‬فيما تمتلك أنت المهمة ومسئولية إنجازها من‬
‫ً‬
‫أصال‪.‬‬ ‫عدمه؛ وذلك ألن المهمة هي مطلوبة منك أنت‬
‫ُّ‬
‫لتحمل المسئولية‬ ‫من المهم للغاية أن تقوم بانتقاء المساعدين المناسبين‬
‫أمامك‪ ،‬حيث يجب أن يكونوا أصحاب مهارات وخبرات تؤهلهم ألداء المهام بكفاءة‬
‫عالية وامتياز‪.‬‬

‫عند تفويض إحدى المهام‪ ،‬اجتمع مع الموظف واشرح له كتابة ما تريد‬

‫إنجازه‪ ،‬وأعلمه بمعايير التقييم‪ ،‬وأسلوب التنفيذ‪ ،‬وميعاد التسليم‪ .‬أجب على‬
‫َّ‬
‫وتأكد من استعداده المهاري للقيام بالمهمة على أكمل وجه‪.‬‬ ‫أسئلته‪،‬‬
‫وركّز على النتائج عو ً‬
‫ضا عن‬ ‫ِّ‬ ‫أثناء قيام الموظف بالمهمة‪ ،‬راقب سير العمل‪،‬‬
‫َّ‬
‫تتدخل في األسلوب إال إذا كانت النتائج غير‬ ‫التركيز على أسلوب األداء‪ ،‬وال‬
‫مرضية‪.‬‬

‫جعه على التطوير واإلتقان‪ ،‬مع‬‫أعط الموظف الفرصة إلثبات جدارته‪ ،‬وش ّ‬
‫توجيهه بهدوء عند اللزوم‪ .‬واعلم أن التفويض يتطلّب منك الكثير من الجهد والصبر‪،‬‬
‫خصو ً‬
‫صا في البداية‪ ،‬لكن العائد في النهاية يستحق ذلك بالتأكيد‪.‬‬

‫‪12‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫التعامل مع رئيسك بذكاء‬
‫إن الحصول على دعم رئيسك في العمل يجب أن يكون من أهم أولوياتك؛‬
‫ألن رئيسك هو أفضل من يمكنه أن يدعم تفوقك الوظيفي وترقيك المهني‪ .‬البداية‬
‫تكون بمعرفة نقاط قوة رئيسك واالستفادة منها‪ ،‬ومعرفة نقاط قصوره وتفاديها‬
‫كلية‪.‬‬

‫تحملك للمسئولية الكاملة عند التعامل مع رئيسك في العمل‪،‬‬ ‫ُّ‬ ‫إن‬

‫واالجتهاد التام في ترقية العالقة معه نحو األفضل‪ ،‬واالبتعاد عن اتخاذ رئيسك‬
‫مب ِّرّرًا ألدائك السيئ معه‪ ،‬سيجعلك متمي ًزا في عالقتك المهنية واالحترافية معه‬
‫على كافة األصعدة‪.‬‬
‫لكي تكسب رئيسك‪ ،‬احترم قدراته وق ِّّ‬
‫در خبراته‪ ،‬وأعطه األولوية في‬
‫العالقة من خالل االستماع ألوامره ورغباته‪ ،‬والسعي المخلص إلرضائه وتنفيذ ما‬
‫يريد‪ُ .‬كن مبادرًا في تلبية احتياجاته من قبل أن يطلبها‪ ،‬واعمل له أكثر مما هو‬
‫مطلوب منك‪ ،‬واطلب منه النصيحة حول أدائك وكيفية تطويره‪ ،‬واظهر الود والراحة‬
‫عند التعامل معه في كافة األوقات‪.‬‬

‫إذا حدث واختلفت مع رئيسك حول أي موضوع‪ ،‬اعمل على تصفية الخالف‬
‫على الفور‪ ،‬واعلم بأنك المخطئ دائ ً‬
‫ما؛ ألن العالقة مع رئيسك تحكمها قاعدتان‪:‬‬
‫ما على حق‪ ،‬والثانية تقول بأنه في حالة الشك ارجع‬‫األولى تقول بأن رئيسك دائ ً‬
‫إلى القاعدة األولى‪.‬‬

‫اعلم دو ًما أن الطريقة الوحيدة لكي ترتقي في عملك ومهنتك ومنصبك‬

‫هي من خالل التماشي مع رغبات رئيسك في العمل‪ ،‬وليس ضدها‪ .‬لذا‪ ،‬كن‬
‫حليف رئيسك تكن أفضل حليف لنفسك‪.‬‬

‫‪13‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

 ‫َّ‬
‫بفعالية كمدير‬ ‫أدر وقتك‬
‫إن تخطيطك اليومي لما هو مطلوب منك مقد ًما سيجعل يومك منت ً‬
‫جا‪ ،‬كما‬
‫ً‬
‫إقباال على العطاء واإلنجاز‪ .‬إن التخطيط ليومك مقد ًما ُيضاعف من‬ ‫سيجعلك أكثر‬
‫إنتاجيتك بصورة كبيرة؛ وذلك ألن التخطيط مقد ًما يجعلك تتفادى األداء المتواضع‪،‬‬
‫ّ‬
‫مصاف المحترفين‪.‬‬ ‫ويضعك في‬

‫لقد أثبتت األبحاث أن كل دقيقة تمضيها في التخطيط توفّر عشر دقائق في‬
‫التنفيذ‪ .‬إن اتباعك نظا ًما للرقابة الذاتية سيمنحك شعورًا باإلنجاز واالجتهاد‪ ،‬مما‬
‫سيح ّفزك دو ًما على االستمرار والعطاء أكثر‪.‬‬

‫أفضل األوقات للتخطيط اليومي هي بعد صالة الفجر مباشرة‪ ،‬أو فور وصولك‬
‫لعملك وقبل بداية أنشطتك‪.‬‬

‫فيما يأتي خطوات التخطيط اليومي الناجح‪:‬‬

‫اجلس في مكان هادئ لمدة ‪ 15‬دقيقة في بداية اليوم وأمامك‬ ‫•‬

‫مستنداتك لتنظيم الوقت‪.‬‬
‫انظر نظرة سريعة على قائمة األهداف الشهرية وقائمة األهداف‬ ‫•‬
‫األسبوعية‪.‬‬
‫دد مواعيد المقابالت واالتصاالت ليومك الحالي (ابدأ بهذه ألنها‬ ‫ح ِّّ‬ ‫•‬
‫التزامات ثابتة)‪.‬‬
‫ضع قائمة بأهدافك اليومية التي ستقوم بإنجازها خالل اليوم‪،‬‬ ‫•‬
‫وقسمها وف ًقا لألولويات‪ ،‬ورتّبها وف ًقا لتسلسل إنجازها‪.‬‬
‫ّ‬
‫ضع أية مالحظات قد تحتاجها أثناء اليوم‪ ،‬أو أية مذكّرات تطرأ خالله‪،‬‬ ‫•‬
‫في خانة المالحظات‪.‬‬
‫دمك الفعلي في مستنداتك لتنظيم‬ ‫جل تق ّ‬
‫ابدأ بالعمل فورًا‪ ،‬وس ّ‬ ‫•‬
‫الوقت‪.‬‬
‫بعد انتهاء اليوم‪ ،‬راجع ما تم إنجازه وأجل ما لم يتم إتمامه لأليام‬ ‫•‬
‫القادمة‪ ،‬وانقل المالحظات الهامة المدوّنة لمكان آخر‪ ،‬وقيّم أداءك‬
‫في نهاية اليوم الستخالص الدروس‪.‬‬

‫‪14‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬