‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد‬

‫هذه الحقيبة منشورة مجانًا" على موسوعة ابن عادل – ‪https://ebnadel.com‬‬

‫الحقوق للعامة‪ -‬أتنازل عن حقوق النشر والنسخ للجميع بحرية تامة‬

‫الحمد هلل كل المنشور في الموسوعة هو من أعمالي ومؤلفاتي الشخصية‪،‬‬
‫وأنا أعطي للكل الحق في حرية" النسخ‪ ،‬االقتباس‪ ،‬إعادة التوزيع‪ ،‬التعديل‪،‬‬
‫التغيير‪ ،‬واالشتقاق‪ ،‬سواء أكان ذلك ألغراض تجارية أو غير تجارية‪ ،‬حتى من‬
‫دون اإلشارة للمصدر األصلي أو السمي‪ ،‬ألني وهبت هذا العلم صدقة لوالدي‬
‫رحمه هللا ولوجه هللا‪ ،‬وأسألكم الدعاء له بالرحمة‪".‬‬

‫محمد بن عادل‬
‫األخصائي والمرشد" النفسي – مدرب إدارة األعمال‬

‫يوليو ‪2019‬‬
 ‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫جدول المحتويات‬

‫اإلدارة الناجحة ومستوياتها" ‪3.....................................................................‬‬

‫وظائف اإلدارة األساسية" ‪4........................................................................‬‬
‫استيعاب التخطيط اإلداري ‪5......................................................................‬‬
‫تطبيق التنظيم اإلداري‪6...........................................................................‬‬
‫إتقان التوجيه اإلداري‪7.............................................................................‬‬
‫ممارسة السيطرة اإلدارية ‪8......................................................................‬‬
‫القيام بالقيادة اإلدارية‪9............................................................................‬‬
‫اتخاذ القرارات وحل المشكالت‪10...............................................................‬‬
‫التعامل مع اإلنتاجية المتدنية ‪11................................................................‬‬
‫تفويض المهام لزيادة اإلنجاز‪12...................................................................‬‬
‫التعامل مع رئيسك بذكاء ‪13......................................................................‬‬
‫أدر وقتك بف َّعالية كمدير ‪14........................................................................‬‬

‫‪2‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫اإلدارة الناجحة ومستوياتها‬
‫عر ف اإلدارة على أنها عملية تطويع الموارد المتاحة ‪ -‬البشرية والمادية‬
‫ُت َّ‬
‫والوقتية" ‪ -‬لتحقيق أهداف المؤسسة‪ .‬إن اإلدارة هي فن وعلم في الوقت ذاته؛‬
‫ألنها تتعامل مع الموارد البشرية (فن التعامل مع اآلخرين)‪ ،‬ومع الموارد المادية"‬
‫والوقتية" (علم االستفادة من الثروات وتنميتها)‪ .‬اإلدارة الناجحة هي تلك التي‬
‫تح ّقق أهداف المؤسسة بف َّعالية وكفاءة‪ ".‬والف َّعالية تعني عمل الشيء السليم‪،‬‬
‫والكفاءة تعني إنجازه بالطريقة السليمة‪.‬‬

‫تنقسم مستويات اإلدارة في المؤسسات إلى ثالثة مستويات رئيسية‪:‬‬

‫مستوى اإلدارة العليا‪ ،‬ومستوى اإلدارة المتوسطة‪ ،‬ومستوى اإلدارة اإلشرافية‬
‫(أو التنفيذية)‪":‬‬

‫اإلدارة العليا‪ :‬يمثل هؤالء المديرون المستوى األعلى من اإلدارة‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫ويكونون على رأس المؤسسة‪ ،‬وتغطي مسئولياتهم األداء الشامل‬
‫للمؤسسة‪ ،‬وهم يمثلون أهمية كبيرة للبيئة" الخارجية‪ .‬يبحث مديرو‬
‫اإلدارة العليا دو ًما عن الفرص التي تؤدي إلى تطوير المؤسسة‪ ،‬من‬
‫خالل تحديد األهداف‪ ،‬ووضع االستراتيجيات‪ ،‬ومراقبة" البيئة الخارجية‪،‬‬
‫صا تلك المتعلقة‬ ‫وهم يتخذون القرارات المؤثرة في المؤسسة خصو ً‬
‫باألهداف طويلة" المدى‪.‬‬
‫اإلدارة الوسطى‪ :‬هؤالء المديرون هم المعنيون بتنفيذ اإلستراتيجيات"‬ ‫‪‬‬
‫من قبل اإلدارة العليا وتحويلها إلى واقع ملموس‪ .‬ويتوجه" اهتمامهم‬
‫نحو بناء وقيادة" فرص العمل الكبيرة‪ ،‬وإدارة المشاريع‪ ،‬وتطوير الخطط‬
‫التنفيذية‪ ،‬واتخاذ" القرارات المتعلقة بالعمليات" اليومية" المتكررة‪.‬‬
‫اإلدارة اإلشرافية‪ :‬المديرون في هذا المستوى تتعدد مهامهم‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وتشمل قيادة الفرق الصغيرة‪ ،‬وتقديم التقارير لإلدارة الوسطى‪،‬‬
‫واإلشراف المباشر على مرءوسين" ال يمارسون اإلدارة‪ ،‬وجدولة‬
‫األعمال اليومية واألسبوعية والشهرية‪ ،‬وتجميع األفكار التي يمكن‬
‫أن تؤدي إلى تحسين األداء التشغيلي‪ ،‬وتقييم أداء المرءوسين‪،‬‬
‫واقتراح التكليفات باألعمال الجديدة للمرءوسين‪ ،‬وشرح توقعات‬
‫اإلدارة حول أداء العاملين" المرءوسين‪ ،‬وإعالم المستويات األعلى‬
‫باحتياجات وحدات العمل‪ ،‬والقيام بتدريب العمال وتطوير أدائهم‬
‫لمقابلة معايير األداء‪ ،‬وتشجيع المرءوسين" المتميزين للمحافظة‬
‫على أدائهم‪.‬‬

‫‪3‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫وظائف اإلدارة األساسية‬
‫يمارس المديرون مجموعة أساسية من المهام تسمى وظائف" اإلدارة‪ .‬هذه‬
‫الوظائف اإلدارية تتكامل مع بعضها البعض‪ ،‬ويؤثر بعضها في بعض‪ .‬وهي‪:‬‬
‫التخطيط‪ ،‬والتنظيم‪ ،‬والتوجيه‪ ،‬والسيطرة‪ ،‬والقيادة‪:‬‬

‫في وظيفة التخطيط‪ :‬يقوم المدير بوضع االستراتيجيات على المدى‬ ‫‪‬‬
‫الطويل‪ ،‬ورسم الخطط على المدى القصير (األهداف التنفيذية)‪،‬‬
‫لتحقيق أهداف المؤسسة بنجاح‪".‬‬
‫في وظيفة التنظيم‪ :‬يقوم المدير برسم كيفية تطويع الموارد المتاحة‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬البشرية والمادية" والوقتية" ‪ -‬لتحقيق األهداف بأفضل صورة ممكنة‪.‬‬
‫في وظيفة التوجيه‪ ":‬يقوم المدير بتنسيق مهام الموظفين لتحقيق‬ ‫‪‬‬
‫الهدف‪ ،‬مع تطويرهم مهاريًّا‪.‬‬
‫في وظيفة السيطرة‪ :‬يقوم المدير بمراقبة ومتابعة وتقييم األداء‬ ‫‪‬‬
‫الخاص باألنشطة التنفيذية‪ ،‬للتأكّد من حسن تطويع الموارد المتاحة"‬
‫بصورة تتفق مع إنجاز األهداف‪.‬‬
‫في وظيفة القيادة‪ :‬يقوم المدير بصنع الرؤية اإلنسانية المح ّفزة‬ ‫‪‬‬
‫والملهمة للموظفين‪ ،‬مع العناية باحتياجاتهم اإلنسانية كموارد‬
‫بشرية قيمة‪".‬‬

‫‪4‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫استيعاب التخطيط اإلداري‬
‫التخطيط على المدى الطويل‪ :‬هو التخطيط لألهداف المطلوب تحقيقها‬
‫من الخطوات والتفاصيل‬
‫خالل ثالث سنوات فأكثر‪ ،‬وهذا النوع من التخطيط ال يتض َّ‬
‫التنفيذية‪.‬‬

‫أما التخطيط على المدى القصير فهو التخطيط لألهداف التنفيذية" المطلوب‬
‫من كافة‬‫إنجازها خالل أسبوع إلى ثالث سنوات‪ ،‬وهذا النوع من التخطيط يتض َّ‬
‫الخطوات والتفاصيل" التنفيذية‪".‬‬

‫كّن المدير من تحقيق‬

‫إن التخطيط يدعم نجاح المدير في أعماله؛ ألنه ُيم ِ‬
‫أفضل عائد على الموارد المتاحة‪ .‬البداية مع التخطيط تكون من خالل صياغة‬
‫الخطة اإلستراتيجية" المتم ِثّلة في األهداف المطلوب تحقيقها على المدى‬
‫الطويل‪ ،‬بعد ذلك يتم تقسيم كل هدف إستراتيجي إلي مجموعة" من األهداف‬
‫التنفيذية‪ ،‬وصياغة" تفاصيل كل هدف تنفيذي بما يناسبه‪".‬‬

‫لصياغة" الهدف اإلستراتيجي أو التنفيذي‪:‬‬

‫ابدأ بمجموعة من األوراق الفارغة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اكتب عنوان الهدف أعلى صفحة جديدة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫صغ الهدف في فقرة واحدة قصيرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اذكر في هذه الفقرة بكلمات مح َّددة‪ ":‬الهدف‪ ،‬وكيفية تنفيذه‪ ،‬وكيفية‬ ‫‪‬‬
‫قياسه‪ ،‬ومدى واقعيته‪ ،‬وميعاد إنجازه‪.‬‬
‫ن ّقح هذه الفقرة مرات ومرات على ورقة جديدة في كل مرة‪ ،‬حتى‬ ‫‪‬‬
‫تصل إلى صياغة مقنعة ومتقنة‪".‬‬
‫لهدف تنفيذي مصوغ بصورة جيدة‪":‬‬ ‫مثال‬

‫"إن شاء هللا نستهدف الوصول إلى شركات الصناعات الدوائية‪ ،‬لكي يبتاعوا‬
‫‪ 400‬وحدة من حاسباتنا‪ ،‬بسعر ‪ 1000‬دوالر للوحدة‪ ".‬سيتم عمل ذلك من خالل‬
‫تطويع مجهود ‪ 8‬موظفين من فريق" التسويق والمبيعات لكامل الوقت‪ ،‬ومدير‬
‫الفريق" لنصف الوقت‪ ،‬مع ميزانية قدرها ‪ 60‬ألف دوالر‪ .‬ميعاد إنجاز هذا الهدف هو‬
‫عام واحد‪".‬‬

‫‪5‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫تطبيق التنظيم اإلداري‬
‫البداية مع التنظيم تكون من خالل االستعانة بالخطط الموضوعة وفهمها‬
‫بصورة جيدة‪ ،‬ثم حصر وتقسيم الموارد الالزمة لتحقيق أهداف هذه الخطط‪.‬‬

‫تنقسم الموارد إلى ثالثة أقسام‪ :‬بشرية‪ ،‬ومادية‪ "،‬ووقتية‪ ".‬الموارد البشرية‪":‬‬
‫هي عبارة عن الموظفين‪ ،‬والموارد المادية‪ ":‬هي عبارة عن المال واألصول‬
‫الملموسة‪ ،‬والموارد الوقتية‪ :‬هي عبارة عن المدد الزمنية‪ .‬التنظيم الذكي هو‬
‫ذلك التنظيم الذي يط ِوّع الموارد للحصول على أفضل العوائد‪.‬‬

‫عند تنظيم الموارد المتاحة‪ ،‬ينبغي عليك أن تتأكد" من توافرها أواًل ‪ ،‬ثم من‬
‫إتاحتها في الوقت المطلوب ثان ًيا‪ ".‬لتنظيم الموارد المتاحة‪:‬‬

‫ابدأ بمجموعة من األوراق الفارغة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اكتب عنوان الهدف أعلى صفحة جديدة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫د ِوّن بصورة دقيقة المخرجات" النهائية" لهذا الهدف وكيفية إنتاجها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قُم بتحليل المدخالت المطلوبة من الموارد إلنتاج كل مخرج من هذه‬ ‫‪‬‬
‫المخرجات‪".‬‬
‫صّل هذه التقديرات في صفحات جديدة‪،‬‬ ‫ابدأ بالتقديرات العامة‪ ،‬ثم ف ِ‬ ‫‪‬‬
‫حتى تصل ألفضل تنظيم متاح‪".‬‬

‫‪6‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫إتقان التوجيه اإلداري‬
‫إن وظيفة التوجيه مبنيَّة على وظيفتي التخطيط والتنظيم‪ ،‬فهي تستعين‬
‫جب عليهم عمله‪ ،‬وكيفية عمله‪،‬‬ ‫بمخرجاتهما" من أجل توجيه الموظفين نحو ما يتو َّ‬
‫من هذه الوظيفة أي ً‬
‫ضا تدريب الموظفين لتنمية‬ ‫لتحقيق األهداف التنفيذية‪ ،‬تتض َّ‬
‫مهاراتهم وأداء أعمالهم بصورة أفضل‪.‬‬

‫بداية التوجيه" تكون من خالل االجتماع بالموظف وشرح الخطة له‪ ،‬مع‬
‫إطالعه على التنظيم الخاص بتنفيذ هذه الخطة‪ .‬يمكنك أن تعرض الخطة‬
‫والتنظيم كاملين" على الموظف‪ ،‬كما يمكنك االكتفاء بعرض األجزاء الخاصة بعمله‬
‫فقط عليه‪.‬‬

‫بالتعاون مع الموظف‪:‬‬

‫‪ ‬ابدأ بمجموعة من األوراق الفارغة‪ ،‬واكتب عنوان الهدف أعلى صفحة‬

‫جديدة‪.‬‬
‫‪ ‬د ِوّن بصورة دقيقة المهام المطلوب إنجازها من قِبَل الموظف لكي‬
‫يؤدّي دوره الخاص بهذا الهدف‪.‬‬
‫‪ ‬رتِ ّب المهام على شكل خطوات وسلسلها وف ًقا لألهمية‪.‬‬
‫‪ ‬اذكر الموارد المادية" والوقتية المتعل ّقة لكل مهمة من المهام‪.‬‬
‫‪ ‬قم بتنقيح هذه المهام كما يلزم على ورقة جديدة في كل مرة‪،‬‬
‫حتى تصل إلى جدول عمل للموظف (مجموعة مسلسلة من‬
‫المهام)‪.‬‬
‫‪ ‬امنح الموظف الفرصة ليراجع جدول عمله المتع ِل ّق بالهدف‪".‬‬
‫‪ ‬اطلب منه تنظيم المهام في جدول أعماله األسبوعي‪ ،‬والشهري‪،‬‬
‫والسنوي‪ ،‬مع عرض هذه الجداول عليك للموافقة مقد ًما‪.‬‬
‫ناقش مع الموظ ّف مقدرته المهارية واستعداده النفسي للقيام بمهامه"‬
‫على الوجه األكمل‪ ،‬وفّر له الدعم والتدريب الالزمين" لتأهيله بصورة كاملة قبل‬
‫البدء في العمل‪ .‬تأكّد" من استيعاب الموظف الكامل لهذه المعلومات‪ ،‬وأجب عن‬
‫أية أسئلة يطرحها بعناية واهتمام‪.‬‬

‫‪7‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫ممارسة السيطرة اإلدارية‬
‫إن مراقبة النتائج والسيطرة على سير العمل ضروريان لضمان النجاح‬
‫وتحقيق األهداف‪ ،‬ومفتاح ذلك يتمثَّل في تقييم أداء الموظفين بصورة وقتية‬
‫ودورية‪ ".‬يتم التقييم من خالل مطابقة جدول أعمال الموظف ‪ -‬الم َّتفق عليه سلفًا‬
‫أثناء توجيهه" ‪ -‬مع المخرجات الفعليَّة على أرض الواقع‪ ،‬واتّخاذ" الالزم بناء على‬
‫نتيجة تلك المطابقة‪ .‬قم بعمل اآلتي عند ممارسة وظيفة السيطرة‪:‬‬

‫في بداية كل شهر‪ ،‬اطلب ورقة مكتوبة من الموظف توضح المطلوب‬ ‫‪‬‬
‫ما تم‪،‬‬
‫إنجازه خالل الشهر‪ ،‬وفي نهاية الشهر‪ ،‬اطلب تقري ًرا مكتو ًبا ع َّ‬
‫واعقد اجتماعً ا لمناقشة هذا التقرير‪.‬‬
‫في بداية كل أسبوع‪ ،‬اطلب ورقة مكتوبة من الموظف توضح المطلوب‬ ‫‪‬‬
‫ما‬
‫إنجازه خالل األسبوع‪ ،‬وفي نهاية األسبوع‪ ،‬اطلب تقري ًرا مكتوبًا ع َّ‬
‫تم‪ ،‬واعقد اجتماعً ا سريعًا لمناقشة هذا التقرير‪.‬‬
‫في بداية كل يوم‪ ،‬استعلم بصورة عامة عن المطلوب إنجازه‪ ،‬وفي‬ ‫‪‬‬
‫ما تم‪.‬‬
‫نهاية اليوم استعلم ع َّ‬
‫اهتم بالتفاصيل" الدقيقة عند مراقبة األداء‪ ،‬وراقب أية أنماط جديدة عند‬ ‫‪‬‬
‫ظهورها‪ ،‬وناقش" المشكالت في مهدها وقبل استفحالها‪.‬‬
‫قم بتقييم األداء كتابة" بصورة شاملة" كل ثالثة إلى ستة أشهر‪ ،‬واعقد‬ ‫‪‬‬
‫اجتماعً ا مط َّواًل لهذا الغرض مع الموظف‪ .‬اعرض في االجتماع تقييمك‬
‫للنقاط اإليجابية" والسلبية بصورة موضوعية" وبعي ًدا عن المجامالت‪ ،‬ثم‬
‫أعط الفرصة للموظف ليدلي بدلوه حول ما ذكرت‪ .‬اتّفق مع الموظف‬
‫على ما سيتم عمله لزيادة" اإليجابيات وتفادي السلبيات‪ ،‬ووثِ ّق نتائج‬
‫هذا االجتماع كتابة‪.‬‬
‫اعمل على إيجاد منظومة مهيكلة وشبه ثابتة لعمليات التقييم الوقتية"‬
‫حة" تتعلَّق باألداء‪ ،‬ال تنتظر ميعاد‬
‫والدورية‪ ".‬في حالة" وجود" مشكلة هامة" ومل ّ‬
‫التقييم الدوري القادم‪ ،‬واعقد فو ًرا اجتماعً ا مع الموظف المختص لمناقشة هذه‬
‫المشكلة وضبط المسار‪ .‬اعرض الحقائق في بداية االجتماع بهدوء" وموضوعية‪،‬‬
‫صل معه إلى اتفاق عملي للحل الواجب وكيفية تنفيذه‪.‬‬ ‫واستمع للموظف‪ ،‬ثم تو َّ‬
‫تكررت المشكلة‪ ،‬عاقب الموظف وأنذره من مغبة التكرار‪.‬‬ ‫َّ‬ ‫إذا‬

‫‪8‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫القيام بالقيادة اإلدارية‬
‫إن وظائف اإلدارة األربع األولى تتعامل مع األشياء والمهام واألعمال‬
‫واإلنجاز‪ ،‬فيما تتعامل الوظيفة الخامسة واألخيرة‪ ،‬وظيفة القيادة‪ ،‬مع األفراد‬
‫والرؤية" واإللهام والتحفيز‪ُ ".‬تساعد القيادة الناجحة" على كسب عقول وقلوب‬
‫األفراد‪ ،‬كما تجني التزامهم الشخصي تجاه تحقيق أهداف المؤسسة من خالل‬
‫العطاء المتميّز والمخلص‪".‬‬

‫إن القيادة‪ -‬بوصفها عملية إنسانية" في المقام األول ‪ -‬تستهدف إيجاد‬

‫وتنمية المساحة المشتركة ما بين رغبات الموظفين الشخصية وأهداف‬
‫المؤسسة اإلستراتيجية‪ ،‬ويتم عمل ذلك بداية من خالل صياغة الرؤية"‬
‫المؤسسية الملهمة لألفراد‪".‬‬

‫إن صياغة الرؤية المؤسسية تعني كتابة فقرة توضّح اتجاه المؤسسة نحو‬
‫هدف معيّن‪ ،‬ورسم صورة لهذا الهدف عند تح ُّققه على أرض الواقع‪ ،‬ومن شأن‬
‫الرؤية المصوغة بصورة ج ِي ّدة إلهام وتحفيز الموظفين؛ ألنها ُتشعرهم بأنهم جزء"‬
‫من شيء أكبر وعمل راق وق ِي ّم في أهدافه‪".‬‬

‫مثال لرؤية" مؤسسية مصوغة بصورة جيدة‪:‬‬

‫دمة من‬‫"نسعى للريادة" في مجال ابتكار وتصنيع الحاسبات اآللية المتق ّ‬

‫أجل خدمة العمالء لكي يرتقوا معرفيًّا" ومهنيًّا" وعمليًّا على كافة" األصعدة‪".‬‬

‫ُتعد الرؤية المؤسسية هي نقطة االنطالق لك كقائد من أجل تحفيز‬

‫موظفيك‪ ،‬وهي طريقة ضمن العديد من الطرق المتاحة لهذا الغرض‪ ،‬ومن" أهم‬
‫هذه الطرق تلبية طموحات الموظفين عندما يخدمون طموحات المؤسسة‪ ،‬وذلك"‬
‫عبر منحهم الراتب‪ ،‬والعالوات‪ ،‬والترقيات‪ ،‬واالمتيازات‪ ،‬والشهادات‪ ،‬والمكافآت"‬
‫المناسبة لمقدار الجهد المبذول‪ .‬كما يزيد من حافز الموظف إشعاره باالستقرار‬
‫الوظيفي‪ ،‬وتقديره فرديًّا‪ ،‬معنويًّا أمام اآلخرين‪ ،‬والتح ُّدث" اإليجابي عن إنجازاته‬
‫وارتباطها بالرؤية المؤسسية العامة‪".‬‬

‫‪9‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫اتخاذ القرارات وحل المشكالت‬
‫كثي ًرا ما يواجه المدير مسائل تحتاج إلى البت في شأنها‪ ،‬أو مشكالت‬
‫تحتاج إلى حلها‪ ،‬والمدير" الناجح هو الذي ي َّتبع سلسلة مهيكلة وموحدة من‬
‫الخطوات للتعامل" مع المسائل على اختالفها‪.‬‬

‫عند الحاجة" إلى اتخاذ قرار ما أو حل مشكلة معينة‪ ،‬ابدأ بمجموعة من‬
‫األوراق الفارغة‪ ،‬واكتب عنوان الهدف الذي ترغب في تحقيقه أعلى صفحة‬
‫عرّف الوضع الحالي‪ .‬اذكر الحقائق الموضوعية التي تخص الوضع القائم‬ ‫جديدة‪ ،‬ثم ِ‬
‫دد الوضع المستهدف بصورة واضحة‪ ،‬ثم اطرح‬ ‫باستفاضة‪ ،‬وحل ّله بدقة‪ ،‬بعد ذلك ح ّ‬
‫االقتراحات التي تراها مناسبة" لتحقيق الهدف‪ ،‬واذكر تفاصيل هذه االقتراحات من‬
‫ناحية قابليتها" للتنفيذ وجودة" نتائجها المتوقّعة‪.‬‬

‫قُم بتنقيح ما كتبت كما يلزم على ورقة جديدة في كل مرة‪ ،‬وركّز على‬
‫االقتراح األكثر مناسبة" للهدف‪ ،‬ثم اختر البديل األكثر مالءمة لهدفك‪ ".‬بعد التنفيذ‪،‬‬
‫خذ‪ ،‬وبناء على ذلك طوّر من قراراتك المستقبلية‪.‬‬ ‫قيّم القرار المت ّ‬

‫‪10‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫التعامل مع اإلنتاجية المتدنية‬
‫أحيانًا ما تواجه كمدير مواقف ال يتم إنجاز العمل فيها كما ينبغي من قِبَل‬
‫الموظف‪ ،‬ومشكالت اإلنتاجية يمكن تقسيم أسبابها بوجه عام إلى ثالثة أقسام‪:‬‬
‫أسباب تتعلَّق بقدرة الموظف المحدودة" في التنظيم أو تحمُّل المسئولية‪ ،‬أو‬
‫تتعلَّق بمستوى مهاراته‪ ،‬أو تتعلَّق بالتغيير‪.‬‬

‫إن المشكلة تتعلَّق بقدرة الموظف المحدودة في التنظيم أو تحمُّل‬

‫المسئولية" عندما" ال يستطيع هذا الموظف ترتيب أولوياته‪ ،‬تنظيم عمله‪ ،‬االنضباط"‬
‫في أدائه‪ ،‬أو تحمُّل مسئولية إنجاز ما عليه من المهام‪ ،‬وهذا النوع من المشكالت‬
‫يرجع إلى تكاسل الموظف واستهتاره بالعواقب‪ ،‬والحل يكمن في التنبيه‪ ،‬متبوعً ا‬
‫بالعقاب‪ ،‬ثم اإلنذار بالعواقب األسوأ‪ ،‬ثم االستغناء عنه في النهاية‪.‬‬

‫أما عندما يواجه الموظف مهمة أكبر من قدراته على األداء‪ ،‬فإن المشكلة‬
‫تتعلَّق بمستوى مهاراته المتدني‪ ،‬والحل يكمن في توجيه الموظف نحو التدريب‬
‫والتطوير ودعمه في ذلك‪".‬‬

‫أحيانًا أخرى فإن اإلنتاجية" المتدنية قد تقترن بتغيير إداري شامل يطول‬
‫الموظفين‪ ،‬وفي مثل هذه الحالة فإن التدني الملحوظ في اإلنتاجية" ُيعد من‬
‫العالمات" الصامتة الدالة على مقاومة" التغيير‪.‬‬

‫قد ُي قاوم الموظفون التغيير لخوفهم من الفشل‪ ،‬أو لعدم رغبتهم في بذل‬
‫المجهود اإلضافي للتأقلم" مع الوضع الجديد‪ ،‬أو العتقادهم بعدم جدوى التغيير أو‬
‫ضرورته‪ ،‬أو لقلة خبراتهم واطالعهم‪ ،‬والحل يكمن في شرح التغيير وضرورته‬
‫باقتضاب‪ ،‬ثم مواجهة المعارضين بحزم‪ ،‬من خالل اإلنذار‪ ،‬ثم العقاب‪ ،‬ثم االستغناء‬
‫عن الموظف في النهاية‪".‬‬

‫‪11‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫تفويض المهام لزيادة اإلنجاز‬
‫يٌدرك المدير الناجح أنه ال يمكنه القيام بجميع المهام بنفسه‪ ،‬ألن وقته‬
‫المحدود بساعات العمل لن يكفي أب ًدا للقيام بذلك‪ ،‬والمدير صاحب الخبرة يعلم‬
‫ضرورة االعتماد على التفويض كل ّما زادت مسئولياته اإلدارية‪ ،‬من أجل إنجاز أكثر‬
‫في وقت أقل‪.‬‬

‫إن التفويض يعني إعطاء أحد المساعدين الفرصة لتنفيذ مهمة من مهامك‬
‫اإلدارية (تفويضه)‪ ،‬مع تحمُّلك الكامل للمسئولية" المتع ِل ّقة بهذه المهمة‪ .‬أي أن‬
‫الموظف يمتلك حق التنفيذ‪ ،‬فيما تمتلك أنت المهمة ومسئولية إنجازها من‬
‫عدمه؛ وذلك" ألن المهمة هي مطلوبة منك أنت أصاًل ‪.‬‬

‫من المهم للغاية أن تقوم بانتقاء المساعدين" المناسبين لتحمُّل المسئولية"‬

‫أمامك‪ ،‬حيث يجب أن يكونوا أصحاب مهارات وخبرات تؤهلهم ألداء المهام بكفاءة‬
‫عالية وامتياز‪.‬‬

‫عند تفويض إحدى المهام‪ ،‬اجتمع مع الموظف واشرح له كتابة" ما تريد‬

‫إنجازه‪ ،‬وأعلمه بمعايير التقييم‪ ،‬وأسلوب التنفيذ‪ ،‬وميعاد التسليم‪ .‬أجب على‬
‫أسئلته‪ ،‬وتأ َّكد" من استعداده المهاري للقيام بالمهمة على أكمل وجه‪.‬‬

‫أثناء قيام الموظف بالمهمة‪ ،‬راقب سير العمل‪ ،‬ور ِكّز على النتائج عوضًا عن‬
‫خل في األسلوب إال إذا كانت النتائج غير‬
‫التركيز على أسلوب األداء‪ ،‬وال تتد َّ‬
‫مرضية‪".‬‬

‫جعه على التطوير واإلتقان‪ ،‬مع‬ ‫أعط الموظف الفرصة إلثبات جدارته‪ ،‬وش ّ‬
‫توجيهه بهدوء عند اللزوم‪ .‬واعلم أن التفويض يتطل ّب منك الكثير من الجهد والصبر‪،‬‬
‫صا في البداية‪ ،‬لكن العائد في النهاية يستحق ذلك بالتأكيد‪".‬‬
‫خصو ً‬

‫‪12‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫التعامل مع رئيسك بذكاء‬
‫إن الحصول على دعم رئيسك في العمل يجب أن يكون من أهم أولوياتك؛‬
‫ألن رئيسك هو أفضل من يمكنه أن يدعم تفوقك الوظيفي وترقيك" المهني‪ .‬البداية‬
‫تكون بمعرفة نقاط قوة رئيسك واالستفادة منها‪ ،‬ومعرفة" نقاط قصوره وتفاديها"‬
‫كلية‪.‬‬

‫إن تحمُّلك للمسئولية" الكاملة عند التعامل مع رئيسك في العمل‪،‬‬

‫واالجتهاد" التام في ترقية" العالقة معه نحو األفضل‪ ،‬واالبتعاد عن اتخاذ رئيسك‬
‫مبرّ ًرا ألدائك السيئ معه‪ ،‬سيجعلك متمي ًزا في عالقتك المهنية واالحترافية" معه‬
‫ِ‬
‫على كافة" األصعدة‪.‬‬

‫در خبراته‪ ،‬وأعطه األولوية في‬‫لكي تكسب رئيسك‪ ،‬احترم قدراته وق ِّ‬
‫العالقة" من خالل االستماع ألوامره ورغباته‪ ،‬والسعي المخلص إلرضائه وتنفيذ ما‬
‫يريد‪ .‬كُن مباد ًرا في تلبية احتياجاته" من قبل أن يطلبها‪ ،‬واعمل له أكثر مما هو‬
‫مطلوب منك‪ ،‬واطلب منه النصيحة حول أدائك وكيفية تطويره‪ ،‬واظهر الود والراحة"‬
‫عند التعامل معه في كافة األوقات‪.‬‬

‫إذا حدث واختلفت مع رئيسك حول أي موضوع‪ ،‬اعمل على تصفية الخالف‬
‫ما؛ ألن العالقة مع رئيسك تحكمها قاعدتان‪:‬‬‫على الفور‪ ،‬واعلم بأنك المخطئ دائ ً‬
‫ما على حق‪ ،‬والثانية تقول بأنه" في حالة" الشك ارجع‬‫األولى تقول بأن رئيسك دائ ً‬
‫إلى القاعدة األولى‪.‬‬

‫اعلم دو ًما أن الطريقة الوحيدة لكي ترتقي في عملك ومهنتك ومنصبك"‬

‫هي من خالل التماشي مع رغبات رئيسك في العمل‪ ،‬وليس ضدها‪ ".‬لذا‪ ،‬كن‬
‫حليف رئيسك تكن أفضل حليف لنفسك‪.‬‬

‫‪13‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬

 ‫أدر وقتك بف َّعالية كمدير‬
‫جا‪ ،‬كما‬
‫إن تخطيطك اليومي لما هو مطلوب منك مقد ًما سيجعل يومك منت ً‬
‫سيجعلك أكثر إقبااًل على العطاء واإلنجاز‪ ".‬إن التخطيط ليومك مقد ًما ُيضاعف من‬
‫إنتاجيتك بصورة كبيرة؛ وذلك ألن التخطيط مقد ًما يجعلك تتفادى األداء المتواضع‪،‬‬
‫ويضعك في مصافّ المحترفين‪".‬‬

‫لقد أثبتت األبحاث أن كل دقيقة تمضيها في التخطيط توفّر عشر دقائق" في‬
‫التنفيذ‪ .‬إن اتباعك نظا ًما للرقابة" الذاتية سيمنحك شعو ًرا باإلنجاز واالجتهاد‪ ،‬مما‬
‫سيح ّفزك دو ًما على االستمرار والعطاء أكثر‪.‬‬

‫أفضل األوقات" للتخطيط اليومي هي بعد صالة الفجر مباشرة‪ ،‬أو فور وصولك‬
‫لعملك وقبل بداية أنشطتك‪.‬‬

‫فيما يأتي خطوات التخطيط اليومي الناجح‪:‬‬

‫اجلس في مكان هادئ لمدة ‪ 15‬دقيقة في بداية اليوم وأمامك‬ ‫‪‬‬

‫مستنداتك لتنظيم الوقت‪".‬‬
‫انظر نظرة سريعة على قائمة" األهداف الشهرية وقائمة" األهداف‬ ‫‪‬‬
‫األسبوعية‪.‬‬
‫دد مواعيد المقابالت واالتصاالت ليومك الحالي (ابدأ بهذه ألنها‬ ‫ح ِّ‬ ‫‪‬‬
‫التزامات ثابتة)‪.‬‬
‫ضع قائمة بأهدافك اليومية التي ستقوم بإنجازها" خالل اليوم‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وقسمها وف ًقا لألولويات‪ ،‬ورتّبها وف ًقا لتسلسل إنجازها‪".‬‬‫ّ‬
‫ضع أية مالحظات قد تحتاجها" أثناء اليوم‪ ،‬أو أية مذكّرات تطرأ خالله‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫في خانة المالحظات‪.‬‬
‫دمك الفعلي في مستنداتك لتنظيم‬ ‫جل" تق ّ‬
‫ابدأ بالعمل فو ًرا‪ ،‬وس ّ‬ ‫‪‬‬
‫الوقت‪.‬‬
‫بعد انتهاء اليوم‪ ،‬راجع ما تم إنجازه وأجل ما لم يتم إتمامه لأليام‬ ‫‪‬‬
‫القادمة‪ ،‬وانقل المالحظات الهامة المدوّنة لمكان آخر‪ ،‬وقيّم أداءك‬
‫في نهاية اليوم الستخالص الدروس‪.‬‬

‫‪14‬‬ ‫حقيبة تدريب مهارات المدير الجديد"‬