2.

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CUỘC HỌP BƯỚC 2_3

2.1. Mục tiêu- Nhiệm vụ: (sử dụng công cụ smart)

Trong cuộc họp này cần xác định được mục tiêu chung và lựa chọn được ít
nhất một hoạt động để nhóm thực hiện

2.2. Các nguồn lực cần thiết: (Các công cụ 5M)

+ Thành phần: … người; Chủ trì……..; Thư ký…… (Man)

+ Máy móc: máy tính, điện thoại nối mạng (Machine)

+Vật liệu: Giấy bút, Sổ tay ghi chép (Material)

+Kinh phí: Tiền internet (Tự túc) (Money)

2.3. Phương pháp thực hiện (Method và How)

Hình thức họp online trên nền tảng Zalo (Face book; MS Teams)

Cách 1. Nhóm trưởng đề xuất mục tiêu và hoạt động; Các thành viên cho ý kiến và
thống nhất lựa chọn

Cách 2. Mỗi thành viên nêu đề xuất của mình; Các thành viên cho ý kiến và biểu
quyết lựa chọn

2.4. Phương án phối hợp:

Bước 1. Liệt kê các công việc cần thiết

-Nhóm trưởng triệu tập cuộc họp

-Thành viên phản hồi

-Nhóm trưởng nhắc lại trước cuộc họp 30 phút

-Điểm danh

-Tuyên bố lý do chương trình cuộc họp

-Tuyên bố cách thức làm việc

-Thống nhất cách làm việc bằng biểu quyết

-Tiến hành xác định mục tiêu chung (Công việc 1)

-Tuyên bố đã xác định được mục tiêu (Biểu quyết hoàn thành công việc 1)

-Tiến hành lựa chọn hoạt động (Công việc 2)

-Tuyên bố hoạt động đã lựa chọn (Biểu quyết hoàn thành công việc 2)

-Thư ký đọc biên bản cuộc họp

Chủ trì tuyên bố kết thúc

Hoàn thiện biên bản

Bước 2. Xắp xếp hợp lý

-Nhóm trưởng triệu tập cuộc họp

-Thành viên phản hồi

-Nhóm trưởng nhắc lại trước cuộc họp 30 phút

-Điểm danh-

-Tuyên bố lý do chương trình cuộc họp

-Tuyên bố cách thức làm việc

-Thống nhất cách làm việc bằng biểu quyết

-Tiến hành xác định mục tiêu chung (Công việc 1)

Tuyên bố đã xác định được mục tiêu (Biểu quyết hoàn thành công việc 1)

Tiến hành lựa chọn hoạt động (Công việc 2)

Tuyên bố hoạt động đã lựa chọn (Biểu quyết hoàn thành công việc 2)

Thư ký đọc biên bản cuộc họp

Chủ trì tuyên bố kết thúc

Hoàn thiện biên bản

Bước 3. Gắn thời gian cho từng công việc

 Độ dài
Stt Tên công việc
(Phút)
1 -Nhóm trưởng triệu tập cuộc họp 5
2 -Thành viên phản hồi 10
3 -Nhóm trưởng nhắc lại trước cuộc họp 30 phút 5
4 -Điểm danh 5
5 -Tuyên bố lý do chương trình cuộc họp 5
6 -Tuyên bố cách thức làm việc 5
7 -Thống nhất cách làm việc bằng biểu quyết 5
8 -Tiến hành xác định mục tiêu chung (Công việc 1) 20
9 Tuyên bố đã xác định được mục tiêu (Biểu quyết hoàn thành công việc 1) 5
10 Tiến hành lựa chọn hoạt động (Công việc 2) 20
11 Tuyên bố hoạt động đã lựa chọn (Biểu quyết hoàn thành công việc 2) 5
12 Thư ký đọc biên bản cuộc họp 5
13 Chủ trì tuyên bố kết thúc 5
14 Hoàn thiện biên bản 1 ngày sau

Bước 4. Chọn thời điểm bắt đầu (Hoặc kết thúc)

Bắt đầu cuộc họp vào 19 giờ hôm nay

St Thời gian bắt
Tên công việc
t đầu
1 -Nhóm trưởng triệu tập cuộc họp 19 giờ tuần trước
19 giờ 05 tuần
-Thành viên phản hồi
2 trước
3 -Nhóm trưởng nhắc lại trước cuộc họp 30 phút 18 giờ 30
4 -Điểm danh 19 giờ
5 -Tuyên bố lý do chương trình cuộc họp 19 giờ 5
6 -Tuyên bố cách thức làm việc 19 giờ 10
7 -Thống nhất cách làm việc bằng biểu quyết 19 giờ 15
8 -Tiến hành xác định mục tiêu chung (Công việc 1) 19 giờ 20
Tuyên bố đã xác định được mục tiêu (Biểu quyết hoàn thành công
9 việc 1) 19 giờ 40
10 Tiến hành lựa chọn hoạt động (Công việc 2) 19 giờ 45
Tuyên bố hoạt động đã lựa chọn (Biểu quyết hoàn thành công việc
11 2) 20 giờ 05
12 Thư ký đọc biên bản cuộc họp 20 giờ 10
13 Chủ trì tuyên bố kết thúc 20 giờ 15
14 Hoàn thiện biên bản
Bước 5. Lập bảng phân tích công việc
St Ký Độ dài Thời điểm bắt
Tên công việc
t hiệu (Phút) đầu
1-Nhóm trưởng triệu tập cuộc họp 0 5
2-Thành viên phản hồi A 10 Sau O
3-Nhóm trưởng nhắc lại trước cuộc họp 30 phút B 5 Sau A
4-Điểm danh C 5 Sau B
5-Tuyên bố lý do chương trình cuộc họp D 5 Sau C
6-Tuyên bố cách thức làm việc E 5 Sau D
7-Thống nhất cách làm việc bằng biểu quyết G 5 Sau E
8-Tiến hành xác định mục tiêu chung (Công việc 1) H 20 Sau G
Tuyên bố đã xác định được mục tiêu (Biểu quyết hoàn
9 thành công việc 1) K 5 Sau H
1
Tiến hành lựa chọn hoạt động (Công việc 2)
0 L 20 Sau K
1 Tuyên bố hoạt động đã lựa chọn (Biểu quyết hoàn thành
1 công việc 2) M 5 Sau L
1
Thư ký đọc biên bản cuộc họp
2 N 5 Sau M
1
Chủ trì tuyên bố kết thúc
3 O 5 Sau N
1
4 Hoàn thiện biên bản P 1 ngày sau Sau O

Bước 6. Lập sơ đồ Gantt

Thời gian (Phút)
Stt Ký hiệu
5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5' 5'
1 0
2 A
3 B
4 C
5 D
6 E
7 G
8 H
9 K
10 L
11 M
12 N
13 O
14 P
2.5. Phương pháp đánh giá:

Đánh giá công việc

-Mục tiêu phải thỏa SMART

-Hoạt động phải phù hợp Mục tiêu

Đánh giá thành viên:

-Tham gia đầy đủ và đúng giờ

-Phát biểu tích cực

-Có tính xây dựng và tinh thần làm việc nhóm

2.6. Phương án dự phòng:

Dựa vào phương án phối hợp để nêu các phương án dự phòng

-Khi thành viên không xác nhận triệu tập

-Khi thành viên không tham gia buổi họp

-Khi nền tảng họp trực tuyến bị sự cố

-Khi có thành viên kẹt lịch học

….

2.7. Dự trù kinh phí

Stt Mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành Ghi chú

tiền

Tổng cộng
2.8. Báo cáo kết quả

Công việc Nội dung Thời gian Phụ trách Kinh phí

Đã làm Triệu tập cuộc Trước 1 tuần Nhóm trưởng

họp

Đang làm Chuẩn bị nội 1 ngày Ban cán sự

dung cuộc họp nhóm

Sẽ làm Tất cả thành

viên

Kết thúc Hoàn thiện Sau 1 ngày Thư ký

biên bản cuộc
họp