CHƢƠNG 7.

D
H
QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH
TM
VÀ THÔNG TIN
TRONG KHÁCH SẠN
_T
M
U
 CHƢƠNG 7.
QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH VÀ TT TRONG KS
7.1. Tổ chức bộ phận tài chính trong KS
7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS

D
7.3. Dự báo và lập ngân sách

H
7.4. Mua sắm trong KS

TM
7.5. Quản trị thông tin trong KS

_T
M
U
292
7.1. Tổ chức bộ phận tài chính trong KS

7.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của BP tài chính KS

7.1.2. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính KS
D
7.1.3. Nhiệm vụ một số chức danh của bộ phận tài
chính KS H
TM
_T
M
U
293
 7.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
của BP tài chính KS

 Chức năng

D
 Chịu trách nhiệm quản lý thu chi tài chính của KS

nhằm duy trì sự chủ động về tài chính của KS.

H
 Nhiệm vụ TM
 Quản lý thu chi tài chính của KS.

_T
M
U
294
7.1.2. Mô hình cơ cấu tổ chức BP tài chính KS
GĐ tài chính/
Kế toán trƣởng

QL phòng mua
D QL máy

H Kế toán
tổng hợp
tính

TM
Trợ lý phòng mua Thƣ ký phòng mua
Trợ lý QL
máy tính

_T
NV kho

M
Kế toán
NV doanh Kế toán Kế toán Kế
NV vận Thủ Kế toán NV

U
phòng thanh ngân toán
chuyển thu quỹ công nợ phòng
mua toán hàng giá máy
tính
Trợ lý
Kế kế toán
Trợ lý Thu
toán giá
kế toán ngân
hệ
doanh
295 thống
 7.1.3. Nhiệm vụ của các chức danh
BP tài chính KS
 Giám đốc tài chính
 Trợ lý giám đốc tài chính

D
 Phòng kế toán

H
• Kế toán tổng hợp

TM
• Kế toán doanh thu
• Kế toán công nợ

_T
• Kế toán giá
• Kế toán ngân hàng
• Kế toán thanh toán
• Thủ quỹ M
 Quản lý máy tính
 Quản lý phòng mua
U
• Nhân viên phòng mua
296
• Nhân viên kho
7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS
 Khái niệm hoạt động tài chính trong KS:
… là hệ thống các quan hệ kinh tế dưới hình thức tiền

D
tệ nảy sinh trong quá trình tạo lập và sử dụng các quỹ

H
tiền tệ của KS, nhằm đáp ứng nhu cầu KD KS.

TM
 Khái niệm quản trị tài chính trong KS:
… là việc nghiên cứu, phân tích để đưa ra các quyết định
điều chỉnh các mối quan hệ tài chính nhằm đạt được
_T
hiệu quả KD cao nhất cho KS.
 Nội dung quản trị tài chính:
M
Dự báo và lập ngân sách

U


 QL việc mua, bán hàng hóa

 QL kiểm kê tài sản của KS;
 QL lợi nhuận, CF và thất thoát
297
7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS
 Mục tiêu quản trị tài chính trong KS
• Tạo ra lợi nhuận
• Trách nhiệm xã hội
D
 Vai trò của quản trị tài chính
H
Giữ vai trò quyết định trong việc SD tối ưu các nguồn lực

TM

trong KS
 Là cơ sở cho việc phân phối và SD hiệu quả nguồn lực

_T
trong KS.
 Giám sát, kiểm tra chặt chẽ các hoạt động SXKD của

M
KS.

U
298
 7.3. Dự báo tài chính và lập ngân sách

7.3.1. Dự báo tài chính

D
7.3.2. Lập ngân sách

H
7.3.3. Kiểm soát tài chính

TM
7.3.4. Kiểm soát điểm hòa vốn
7.3.5. Quản lý tận thu

_T
M
U
299
 7.3.1. Dự báo tài chính
 KN Dự báo tài chính trong KS là một kỹ
thuật dựa vào lịch sử các dữ liệu sẵn có kết
D
hợp với những mong muốn của KS, xu
H
hướng KD và kinh nghiệm của người dự báo
TM
để đưa ra các biến với các giá trị nào đó ở
một TG nhất định trong tương lai.
_T
M
U
300
 7.3.1. Dự báo tài chính
 Căn cứ để dự báo:
• Mục tiêu của KS

D
• Lịch sử các dữ liệu cùng kỳ KD

H
• Sự cạnh tranh
• Hình ảnh KS và rủi ro trong KD
TM
• Tình hình lãi suất, lạm phát, tỷ giá ngoại tệ
• Các yếu tố kinh tế khác

_T
• Cần có điều chỉnh phù hợp với thực tiễn và mong
muốn của KS

M
U
301
 7.3.1. Dự báo tài chính

 Mô hình dự báo trong KD KS

D DỰ BÁO

H
TM
Các số liệu thống kê Phán đoán

_T
Dự Xu M
Ý kiến Điều tra Kỹ
đoán
xu
hƣớng
hƣớng
theo
mùa
Xử lý
dữ liệu U
chuyên
gia
thị
trƣờng
thuật
Delphi

302
 7.3.2. Lập ngân sách

 Ngân sách
• Dự báo về tài chính trong tương lai
• D
Tóm lược trong thời kỳ 12 tháng
H
•
• TM
Chỉ rõ các khoản doanh thu và chi phí
Là kế hoạch hoạt động tài chinh cho kỳ tới
•
_T
Là công cụ kiểm soát
 Lập ngân sách
M
U
• là ước tính số doanh thu và chi phí phát
sinh trong năm

303
 7.3.2. Lập ngân sách
 Nội dung hoạch định ngân sách BP:
1. Dự báo biến động vốn cố định và vốn lưu động
D
2. Ước tính doanh thu
H
3. Chi phí
4. BP hỗ trợTM
5. Lãi/lỗ lũy tiến
6. Các tỉ số _T
M
U
304
 7.3.2. Lập ngân sách

 Quy trình xây dựng kế hoạch ngân sách:

•
D
Lập KH tháng 9 hàng năm, nộp giữa tháng 10
•
H
KH năm được duyệt vào nửa đầu tháng 11
•
• TM
KH năm được duyệt thì lập KH cho từng tháng
Bảng dự tính tháng tiếp theo phải được hoàn tất
vào tuần thứ ba trong tháng hiện tại.
_T
M
U
305
 7.3.3. Kiểm soát tài chính
Quá trình kiểm soát hoạt động KD khách sạn

D
H
Kế hoạch, mục đích
và tiêu chuẩn về
kinh doanh KS TM
Hoạt động kinh So sánh kết quả đạt

Điều chỉnh, phân

_T doanh đƣợc với mục đích,
tiêu chuẩn

bổ ngân sách
M
U
306
 7.3.3. Kiểm soát tài chính
Phƣơng pháp kiểm soát:
PP tỉ lệ, tức là so sánh giá trị các tỉ lệ của KS
với giá trị các tỉ lệ định mức
D

H
Nội dung kiểm soát tài chính

1. TM
Kiểm soát tiền mặt
2.
3. _T
Kiểm soát doanh thu
Kiểm soát tài sản cố định (**)
4. Kiểm soát chi phí
M
5.
U
Kiểm soát lợi nhuận của KS (*)

307
 7.3.4. Phân tích điểm hòa vốn
 Điểm hòa vốn là điểm tại đó không lãi cũng không lỗ
 Công thức:

D
Điểm hòa vốn = chi phí cố định/lãi gộp
Trong đó: H



TM
Lãi gộp = Giá bán 1 đơn vị SP – CF biến đổi của 1 đơn vị SP
Giá bán cho 1 đơn vị có thể là mức chi tiêu bình quân cho 1
khách;
_T

M
CF biến đổi trên 1 đơn vị có thể là CF biến đổi trên 1 khách.

U
 Cách tính điểm hòa vốn?:
• Tính điểm hòa vốn bằng tiền
• Tính điểm hòa vốn theo số khách

308
 7.3.5. Quản lý tận thu
Quản trị doanh thu tối ƣu
…là PP tối ưu hóa doanh thu hoạt động KD thông qua
việc tính toán định mức giá SPDV của DN một cách
D
hợp lý nhất cho các phân đoạn thị trường khác
H
nhau dựa trên thống kê cầu thực tế theo thời gian

Giá bán
TM
thực và các thuật toán tối ưu hóa.
Số phòng bán Công suất Doanh thu
$115 100
_T 100% $11.500

M
$150 60 60% $ 9.000
$185 35 35% $ 6.475
Bán kiểu tận thu
$185 35
U $ 6.475
$150 60 $ 9.000
$115 5 $ 575
 7.3.5. Quản lý tận thu

 Định nghĩa:

D
Bán đúng loại chỗ cho đúng đối tượng khách với

H
mức giá đúng vào đúng thời điểm (American Airline,
1987)
TM
• Lấy được càng nhiều tiền từ khách càng tốt

_T
• PP gắn kết k.soát giá bán với SL buồng để tối đa
hóa LN
 Định hƣớng:
M
U
• Cầu cao: tăng giá bán để tối đa hóa doanh thu
• Cầu thấp: tối đa hóa công suất buồng

310
 7.3.5. Quản lý tận thu

Hàng không Khách sạn

D
H ĐỐI

TM
TƢỢNG

_T
M
Nhà Hàng

U
 7.3.5. Quản lý tận thu

 Đo lƣờng hiệu quả tận thu :

Doanh thu/ buồng = Doanh thu buồng
Dthực tế /Tổng số buồng KS có
H
TM
_T
Tỷ lệ tận thu = (Doanh thu buồng thực tế /
Doanh thu buồng tối đa tiềm năng) x 100 %
M
U
312
 7.3.5. Quản lý tận thu

Doanh thu = Tổng số buồng x Công suất

D
buồng thực tế buồng x Giá bán buồng thực tế TB

H
Doanh thu TM
buồng tối đa
= Tổng số buồng KS có x Giá
tiềm năng _T công bố

M
Công suất phòng tận thu tƣơng tự
U
= Công suất buồng hiện tại x (Giá bán hiện
tại/Giá bán mới) x100%
 7.3.6. Báo cáo kết quả kinh doanh
 Báo cáo
• Phân tích tổng chỉ tiêu doanh thu

D
• Phân tích chỉ tiêu tổng chi phí

H
• Phân tích lợi nhuận của khách sạn

TM
 Sử dụng báo cáo kết quả KD
• So sánh doanh số từng tháng, năm;

_T
• So sánh các khoản DT, CF với các thời điểm của kỳ
trước;

M
• So sánh kết quả giữa các BP để đánh giá hiệu quả KD;
• SD các chỉ số để đánh giá.
 Các chỉ số U
• (1) Chỉ số hiệu quả hoạt động
• (2) Chỉ số lợi nhuận
314
 7.4. Mua sắm trong KS

 Định nghĩa

D
• Mua sắm trong KS là việc tiến hành áp dụng các

H
biện pháp để tập trung hàng hóa từ các nguồn
khác nhau đưa vào KS nhằm phục vụ tốt cho việc
TM
cung ứng DV và đáp ứng nhu cầu của KH.

_T
M
U
315
 7.4. Mua sắm trong KS
 Trách nhiệm Phòng thu mua:
 Xác định thời gian đặt hàng

D
 Kiểm soát mức tồn kho

H
 Thiết lập và XD quy chuẩn chất lượng

TM
 Cụ thể hóa tiêu chuẩn và tiêu chí kỹ thuật
 Tổ chức lấy báo giá cạnh tranh

_T
 Kiểm tra và đánh giá nhà CC
 Lập kế hoạch tài chính, thời hạn và cách thức
thanh toán
M
U
 Giám sát công việc giao nhận HH
 Thương lượng điều khoản trả HH
 Chỉnh sửa và thay đổi kế hoạch mua hàng
 Sắp xếp và bố trí lưu kho
316
 7.4. Mua sắm trong KS
Quy trình mua hàng trong khách sạn

1. Xác định nhu cầu 2. Tìm kiếm thông tin 3. Lựa chọn NCC

D
- Trao đổi với các BP liên - Theo sự giới thiệu của các - Kinh nghiệm
quan về nhu cầu hàng

H công ty, đối tác đã sử dụng - Uy tín

TM
giá, vật tƣ NCC - Giá
- Hợp tác với BP hoặc - Quan hệ cá nhân - Địa điểm
đối tác liên quan nhằm - Danh bạ - Quy mô

_T
xây dựng đặc tính kỹ
thuật đối với HH, vật tƣ
4. Đánh giá quy trình cung cấp
sẽ mua

M
- Xác định ngƣời đánh giá
- Chất lƣợng

U
- Mức độ chia sẻ, hợp tác, thông tin
- Đảm bảo và tôn trọng tiến độ giao hàng
- Sự linh động trong quá trình cung cấp
- Mức độ phụ thuộc vào nhà cung cấp

317
 7.5. Quản trị thông tin trong KS

7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông

tin trong KS
D
7.5.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu
H
TM
_T
M
U
318
 7.5.1. Khái niệm và nội dung
quản trị thông tin trong KS

 Thông tin trong KS

• Thông tin trong KS được hiểu là sự phản
D
ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ
H
giữa các đối tượng, thành phần trong KS và
TM
giữa KS với môi trường bên ngoài.

_T
M
U
319
 7.5.1. Khái niệm và nội dung
quản trị thông tin trong KS

 Quản trị thông tin trong KS

D
• Là việc KS sử dụng các phương thức để lập kế

H
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm
soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các
TM
thông tin của KS.
• Quản trị nguồn thông tin
_T
• Quản trị công nghệ thông tin

M
• Quản trị xử lý thông tin
• Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách
U
320
 7.5.1. Khái niệm và nội dung
quản trị thông tin trong KS

 Các hoạt động quản lý thông tin

•
D
Phân tích hoạt động
•
H
Xác định nhu cầu thông tin
•
•
TM
Xây dựng kho thông tin
Xác định các thông tin thừa và thiếu
• _T
Duy trì danh mục nội dung thông tin
•
M
Xác định chi phí và giá trị các thông tin của
KS
U
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong KS
321
 7.5.1. Khái niệm và nội dung
quản trị thông tin trong KS

 Nội dung quản lý thông tin

•
D
Quản lý khách hàng
• H
Quản lý việc đăng ký thuê và trả phòng
• TM
Quản lý hiện trạng từng phòng
• Quản lý các DV mà KS cung cấp
• _T
Quản lý tài chính của KS
• M
Quản lý phòng, nhân viên
U
322
 7.5.1. Khái niệm và nội dung
quản trị thông tin trong KS

 PP quản lý thông tin hiệu quả

D
• Thông tin bên trong

H
• Thông tin bên ngoài
TM
_T
M
U
323
 7.5.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu

D
H
TM
_T
M
U
324
 7.5.3. Khai thác dữ liệu
Mô hình quản lý thông tin tại bộ phận lễ tân khách sạn
Modul đặt phòng
•Dự báo công suất phòng
•Bảng ghi đặt phòng

D •Xác nhận đặt phòng

H
•Tính giá phòng
•Quản lý doanh thu

TM
Modul quản lý chung
•Phân tích doanh thu, số liệu hoạt
động
_T
•Phân tích tài chính, lƣu hồ sơ khách

M
Modul quản lý phòng
•Tình trạng phòng
•Đăng ký phòng
U
Modul kế toán khách
•Quản lý hóa đơn tổng
•Quản lý tín dụng
•Phân bổ phòng •Theo dõi các giao dịch
•Thông tin về giá phòng
325
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 7
1. Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của
từng chức danh trong bộ phận tài chính?

D
2. Trình bày khái niệm quản trị tài chính, vai trò, chức

H
năng, nhiệm vụ của bộ phận tài chính trong khách sạn.

khách sạn. TM
3. Phân tích nội dung dự báo và lập ngân sách trong

4. Phân tích nội dung mua sắm trong khách sạn.

_T
5. Trình bày khái niệm và nội dung quản trị thông tin
trong khách sạn.
M
U
326