PUSAT LATIHAN PENGAJAR & KEMAHIRAN LANJUTAN

JALAN PETANI 19/1, SEKSYEN 19,

40900 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

NAMA PROGRAM /
KEMAHIRAN SOSIAL DAN NILAI SOSIAL
PROGRAM NAME

TAHAP / LEVEL 1 HINGGA 5

TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
KEMAHIRAN KEPELBAGAIAN TUGAS
COMPETENCY
TITLE

1. KEPELBAGAIAN TUGAS DALAM SUATU ORGANISASI

2. FAKTOR KEJAYAAN MELAKSANAKAN KEPELBAGAIAN
TUGAS
3. KEPENTINGAN KEPELBAGAIAN TUGAS
NO. DAN PENYATAAN 4. KEBURUKAN TIDAK MAMPU MELAKUKAN
AKTIVITI KERJA / KEPELBAGAIAN TUGAS
WORK ACTIVITIES NO. 5. KEPENTINGAN KEPELBAGAIAN TUGAS
AND STATEMENT 6. NILAI-NILAI SOSIAL YANG BERKAIT DENGAN
KEMAHIRAN KEPELBAGAIAN TUGAS
7. KAEDAH MELAKUKAN KEPELBAGAIAN TUGAS
8. SENARIO – KEMAHIRAN KEPELBAGAIAN TUGAS

JAM LATIHAN/TRAINING
4 JAM Muka Surat / Page : 1 Drp / Of 10
HOUR

TAJUK / TITLE:
KEMAHIRAN KERJA BERPASUKAN

TUJUAN/PURPOSE
Modul ini disediakan bertujuan untuk membolehkan perantis mempunyai kemahiran dan
pengetahuan dalam melaksanakan pelbagai tugasdalam tempoh masa yang diberikan.
 NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 10

Perantis yang berketerampilan dalam modul ini akan dapat menyelesaikan kepelbagaian
tugas yang diberikan oleh pihak berkaitan.

PENERANGAN / INFORMATION

Kepelbagaian tugas merupakan satu daripada kemahiran sosial yang perlu diterapkan
dikalangan perantis SLDN. Kepelbagaian tugas akan menyebabkan lahirnya penggunaan
pelbagai gaya, nilai dan idea yang berbeza dalam melaksanakan sesuatu
tugasan. Kepelbagaian tugas dapat memberikan idea, kemahiran, pengurusan masa,
tenaga dan daya tarikan dalam menyiapkan tugasan. Kepelbagaian tugas dapat
dihasilkan melalui pengurusan masa yang baik dan seseorang itu dapat mempraktikkan
ilmu yang dipelajari.

Kepelbagaian tugas merujuk kepada kebolehan untuk melaksanakan lebih

daripada satu tugas dalam masa yang sama. Dalam melakukan pelbagai tugas,
seseorang perantis hendaklah mempunyai teknik pengurusan masa yang baik agar kita
dapat mencapai matlamat dalam melakukan pelbagai aktiviti. Pengurusan masa yang
lemah banyak mendatangkan kerugian samada kepada individu atau organisasi dalam
menyelesaikan pelbagai tugas. Ia perlu diteliti dan dikaji agar pengurusan masa dapat
diperbaiki dari masa ke semasa.

1. Definisi

Kebolehan bagi menggunakan semua kemahiran, mempunyai sikap untuk berjaya

dan kemahiran mengatur dan mengurus waktu.
NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 10

2. Huraian

a. Tempat kerja (organisasi) merupakan sebuah tempat rasmi dimana

seseorang individu itu bekerja atau belajar. Antara contoh tempat kerja
adalah seperti di pasar raya, kilang, kawasan pembinaan, hospital, lading
dan lain-lain. Walapun seseorang itu bekerja di sesebuah organisasi yang
sama, namun tugas atau tanggungjawab yang diberikan adalah berlainan
antara satu sama lain. Majikan mempunyai alasan tertentu untuk
mengkhendaki seseorang itu melaksanakan pelbagai tugasan di sebabkan
pelbagai alasan tertentu.

b. Kepelbagaian tugas (multi-tasking) merujuk kepada pelbagai tanggungjawab

bagi setiap individu dengan individu yang lain dan sesetengahnya berbeza
bagi setiap orang. Kepelbagaian tugas turut dikaitkan dengan pernilaian
terhadap tahap pematuhan dan kebolehan seseorang dari perspektif
majikan bagi keberkesanan organisasi tertentu. Antara sebab kewujudan
kepelbagaian tugas adalah disebabkan faktor gender, orang kurang upaya
(OKU), umur dan kaum.

a. Keupayaan kepelbagaian tugas mengikut keutamaan akan melahirkan

individu yang mempunyai kemahiran berikut:
i. Menggunakan semua kemahiran dan pengalaman yang ada
ii. Mempunyai sikap untuk berjaya
iii. Kemahiran mengatur & mengurus waktu

3. Kepelbagaian Tugas Dalam Suatu Organisasi

a. Kebolehan melakukan pelbagai tugas secara sukarela yang tidak termasuk

dalam tanggungjawab formal seorang perantis boleh menjadikan fungsi
dalam organisasi menjadi lebih efektif. Ini membolehkan perantis
meningkatkan ilmu melalui pelaksanaan pelbagai tugas tambahan yang
berbeza.
NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 10

Kebolehan melaksanakan pelbagai tugas yang berbeza membuktikan

sumbangan perantis kepada organisasi adalah sangat bernilai melebihi
daripada peranan spesifiknya dalam kerja.

b. Kesediaan dan penglibatan untuk melakukan usaha yang lebih daripada

tanggungjawab formal dalam organisasi adalah merupakan sesuatu yang
efektif bagi meningkatkan keberkesanan tugas yang
dipertanggungjawabkan. Kejayaan melaksanakan kepelbagaian tugas
adalah disebabkan oleh motivasi diri sendiri, disertai oleh kehendak untuk
berjaya, berkebolehan dan rasa dihargai oleh majikan.

4. Faktor Kejayaan Melaksanakan Kepelbagaian Tugas

a. Kepuasan kerja dan komitmen terhadap organisasi.

Ini kerana komitmen yang berkesan adalah merupakan suatu konsep
kepercayaan dan penerimaan yang kuat terhadap matlamat organisasi dan
merupakan factor yang kuat untuk mengekalkan keanggotaan para pekerja.
Selain itu komitmen juga mengarah kepada tingkah laku yang tidak
mengharapkan ganjaran secara formal.

b. Pengiktirafan majikan
Faktor ini mempengarui kualiti perhubungan antara pihak atasan dan
perantis selaku pekerja bawahan. Contoh pengiktirafan majikan yang
berkait secara positif dengan kebolehan melakukan kepelbagaian tugas
adalah seperti memberi penghargaan terhadap kualiti tugas yang
ditunjukkan oleh para perantis.

c. Persepsi Keadilan
Ianya adalah merujuk kepada keadilan dari segi prosedur iaitu dimana
perantis merasa organisasi membuat keputusan secara saksama atau
pekerja merasa ia diberi peluang secara adil sama ada dari segi tahap
latihan, tanggungjawab dan bebanan tugas yang pelbagai (dikenali sebagai
keadilan dari segi pengagihan).
NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 5 Drp / Of 10

Kepelbagaian tugas hendaklah dipertanggungjawabkan oleh semua perantis

bagi mewujudkan persepsi keadilan sesama perantis dan juga untuk
mewujudkan hubungan positif dengan bebanan yang perlu dilaksanakan
oleh perantis.

d. Persepsi Peranan.
Perspsi tentang peranan ini didapati mempunyai perkaitan yang negatif dan
positif terhadap kepelbagaian tugas yang dipertanggungjawabkan. Antara
persepsi peranan yang mempunyai hubungan yang negatif ialah konflik
peranan dan kekaburan peranan. Manakala kejelasan peranan dan
pemudahan peranan mempunyai hubungan yang positif dengan
kepelbagaian tugas yang dipertanggungjawabkan oleh organisasi.

e. Perangai Individu.
Gelagat kepelbagaian tugas dilihat tidak bergantung kepada trait personaliti
inividu seperti introvert atau ekstrovert. Ini kerana konsep tentang gelagat
kepelbagaian tugas dilihat sebagai satu set tingkah laku asas yang
dipengaruhi oleh persepsi terhadap tempat kerja. Persoanaliti individu
mungkin dilihat sebagai alat untuk mengawal pengaruh tingkah laku atau
mengkaji pengaruh kesan personaliti terhadap tingkah laku tersebut.

5. Kepentingan Kepelbagaian Tugas

Kebolehan melakukan pelbagai tugas adalah sangat penting bagi seorang

perantis, kerana:
a. Ia boleh memimpin perantis ke arah pemperolehan ilmu dengan lebih
meluas.
b. Mampu meningkatkan perasaan kawalan diri seseorang perantis.
c. Meningkatkan kebolehan untuk melakukan pelbagai tugas yang tidak
bersifat rutin, serta mempunyai peluang untuk mempelajari dan
mengembangkan ilmu yang baru ditemui.
d. Boleh mengurangkan perasaan ketegangan individu.
e. Membolehkan perantis untuk mengenalpasti tugas mengikut keutamaan.
NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 6 Drp / Of 10

6. Keburukan Tidak Mampu Melakukan Kepelbagaian Tugas

a. Banyak kerja tidak dapat diselesaikan

Apabila sesuatu kerja perlu diselesaikan juga tidak kira apa sebab atau
keadaannya maka kerja-kerja lain perlu ditangguhkan. Kesannya semua
kerja-kerja penting yang lain juga terpaksa ditangguhkan dan tidak dapat
diselesaikan tepat pada masanya. Ini akan menambahkan bebanan kerja
anda. Jadi anda perlu fikirkan bahawa sesuatu kerja yang tidak dapat
diselesaikan akan mendatangkan kesan pada kerja-kerja lain.

b. Tekanan
Anda akan merasa tertekan jika kerja yang perlu disiapkan tidak dapat
disiapkan dan banyak kerja-kerja lain yang perlu diselesaikan dan juga yang
sedang menanti. Kerja yang banyak dan perlu disiapkan juga akan
mengakibatkan tekanan kepada diri anda. Selagi kerja itu tidak selesai,
selagi itu anda tidak akan rasa tenang kerana orang di atas anda akan
sering bertanya tentang perkembangan kerja tersebut. Jangan seksa diri
anda dengan tekanan yang tidak sepatutnya kerana ini akan melepaskan
peluang untuk anda bergembira dengan kehidupan hari ini dan masa depan.
Rancanglah kerja-kerja anda agar ia dapat diselesaikan tepat pada
masanya. Elakkan tekanan dalam diri kerana ia akan menyebabkan
berbagai-bagai penyakit.

c. Tiada Masa Untuk Rehat

Kerja yang bertimpa-timpa tidak memberi peluang untuk anda berehat jika ia
tidak disusun dan dirancang mengikut keutamaan. Selesaikan satu kerja
terlebih dahulu sebelum melakukan kerja seterusnya. Sebelum membuat
kerja, rancang apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan kerja itu
terlebih dahulu. Ini akan memberikan anda peluang untuk berehat jika ia
dapat diselesaikan sebelum tempoh yang sepatutnya. Anda perlukan rehat
untuk mengembalikan tenaga yang telah digunakan.
NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 7 Drp / Of 10

Setelah berehat anda akan lebih bertenaga untuk meneruskan kerja-kerja

lain yang perlu diselesaikan mengikut keutamaan dalam tempoh yang telah
ditetapkan. Tanpa pengurusan masa kerja-kerja anda tidak dapat diatur
dengan baik dan anda tidak berpeluang untuk berehat. Uruslah masa anda
agar anda mempunyai masa untuk berehat.

d. Tidak Dapat Merancang Kerjaya

Apabila anda telah selesai menjalankan kerja sebelum tamat tempohnya
maka ini memberikan masa untuk anda merancang kerjaya dan masa depan
anda. Jika anda tidak dapat selesaikan tugas pada masa yang telah
ditentukan maka anda akan gunakan masa secara optimum untuk
menyelesaikan tugas tersebut. Akhirnya tiada masa untuk anda memikirkan
bagaimana meningkatkan diri anda untuk menjadi orang yang lebih berjaya
dalam karier anda.

7. Kaedah Melakukan Kepelbagaian Tugas

a. Melaksanakan tugasan yang mudah dahulu.

b. Menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dan teknologi
terkini dalam menyiapkan tugasan.
c. Membahagikan dan mengatur masa dengan berkesan dalam menyelesaikan
tugasan.
d. Mendapatkan informasi, mengurus maklumat dan mendokumentasi kerja.
e. Berusaha mencipta kreativiti dan inovasi dalam melakukan kepelbagaian
tugas secara serentak.

8. Nilai-nilai Sosial yang berkait dengan Kemahiran Kepelbagaian Tugas

a. Kepatuhan
b. Ketekunan
c. Ketelitian
d. Kesabaran
e. Keberdikarian
NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 8 Drp / Of 10

f. Kekreatifan

9. Senario – Kemahiran Kepelbagaian Tugas

Anda diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan pelbagai tugas yang

berlainan. Masa yang diberikan untuk menyiapkan tugasan tersebut hanya 1
hari. Majikan memberikan sepenuh kepercayaan kepada anda untuk
menyiapkan pelbagai tugasan tersebut. Kadangkala anda merasa sangat
tertekan dengan tanggungjawab yang diberikan.

Apakah yang harus anda buat?

a. Oleh kerana majikan telah memberi sepenuh kepercayaan, saya akan

melaksanakan tugasan tersebut dengan sukarela.
b. Saya akan menyiapakan tugasan yang senang dahulu.
c. Saya akan menggunakan semua kemahiran dan pengalaman yang ada
untuk menyiapakan tugasan.
d. Saya mesti mempunyai sikap untuk berjaya dan membuktikan kepada
majikan bahawa saya boleh melaksanakan tugasan yang
dipertanggungjawabkan.
e. Secara tidak langsung, saya dapat meningkatkan kemahiran mengatur &
mengurus waktu berdasarkan tempoh masa yang diberikan.
 NO. KOD / CODE NO. Muka Surat / Page : 9 Drp / Of 10

SOALAN/QUESTION

1. Apakah yang anda faham berkenaan dengan Kepelbagaian Tugas (Multi Tasking)?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. Nyatakan 3 kepentingan kepelbagaian tugas di dalam suatu Organisasi?

i. _________________________________

ii. _________________________________

iii. _________________________________

3. Nyatakan 3 jenis kaedah kepelbagaian tugas

i. _________________________________

ii. _________________________________

iii. _________________________________
 Muka Surat / Page : 10 Drp / Of
NO. KOD / CODE NO.
10

RUJUKAN / REFERENCES:

1. Stephen P Robbins & David A Decenzo; 3rd. Edition (2001), Fundamentals of

Managements: Essential Concepts and Applications, Prentice-Hall. ISBN 0- 13-
065133-8.
2. J. David Hunger & Thomas L. Wheelen; 3rd Edition (2003), Essentials of Strategic
Managements; Prentice Hall.
3. Lecture Notes BB2120 Organisational Behaviour
4. Don Hellriegel, Susan E. Jackson, John W Slocum, Jr. 8th Edition, (1999),
Management, South-Western College Publishing, ISBN 0-538-87672-7
5. Richard L Daft, 4th Edition, (1997), Management, The Dryden Press, ISBN 0-03-
017989-0
6. “Leadership: Do Traits Really Matter?” by S. A. Kirkpatrick and E. A. Locke by
permission of Academy of Management Executive, May 1991, pp. 48—60. © 1991
by Academy of Management Executive.
7. "http://en.wikipedia.org/wiki/Operant_conditioning" 14:28, 24 April 2007